EFS Västerbotten Protokoll ST Distriktsstyrelse 2012-02-11 EFS Skellefteå Närvarande: Astrid Sjöström, ordf Johan Andersson Ulf Andersson Marianne Berglund Cathrine Eiderhäll Åke Hägglund Roger Lidman Anita Lundqvist 1-28 Anna Thorén Roland Wiklund Frånvarande: Håkan Holmlund Karin Paulsson Adjungerade: Monica Andersson, pch Eva S Bäckström, ech Kristoffer Hedman, df Inledning Val av protokolljusterare Val av protokollsekreterare Godkännande av dagordningen Föregående protokoll ST 111119 ST 111205 1 Johan hälsar alla välkomna och inleder med att läsa ur Jag lutar åt Gud av Tomas Sjödin, vi ber tillsammans. 2 att välja Ulf Andersson och Catherine Eiderhäll att tillsammans med ordförande justera dagens protokoll. 3 att välja Eva S Bäckström till dagens sekreterare. 4 Föredragningslistan godkänns. 5 Kommentarer: - 172/11 Ulf redogör för situationen gällande Mobackenfastigheterna. att lägga protokollen till handlingarna.
IDEOLOGI/SAMTAL/DAGENS ÄMNE Genomlysningen 6 Styrgruppen presenterar sina tankar om prioriteringar och tillvägagångssätt i ett arbetsdokument som styrelsen tagit del av. Samtal förs och styrelsen konstaterar att tre områden bör prioriteras under kommande månader: distriktsbegreppet, organisationen och resursanvändandet. En övergripande fråga om balansgången mellan ökad arbetsorganisatorisk professionalisering och förstärkning av den ideella verksamheten hänskjuts till PAU. Distriktsbegreppet: behöver begreppet distriktet definieras och hur skall det i så fall kommuniceras till medlemmar, anställda etc? att Anita Lundqvist (smk), Kristoffer Hedman och Stefan Gelfgren gör ett underlag där begreppet distriktet kan beskrivas. att underlaget är klart till styrelsens sammanträde den 31 mars 2012. Organisationen: behöver den ändras utifrån den form som finns idag? Hur ser vi på styrnings- och ledningsprocessen? att tillsätta en arbetsgrupp bestående av Astrid Sjöström (smk), Kristoffer Hedman, Cathrine Eiderhäll, Ulf Andersson och Teresa Bergner, som ska arbeta med organisation samt styrnings- och ledningsprocessen. att underlaget är klart till styrelsens sammanträdeshelg 28-30 september 2012. Resursanvändning: hur används våra resurser idag, har vi outnyttjade resurser, behöver vi bättre kostnadsredovisningar? Hur utvecklar och kommunicera vi hur resurserna används? att tillsätta en arbetsgrupp som formulerar ett uppdrag till df bestående av Johan Andersson (smk), Åke Hägglund och Eva S Bäckström att underlaget till uppdraget är klart till styrelsens sammanträde den 11 juni 2012. att frågan om en arbetsgrupp som arbetar med professionalism/ lekmannaskap- alternativa vägar behandlas vid PAUs kommande sammanträde. att resterande punkter i styrgruppens dokument behandlas vid styrelsens sammanträdeshelg den 28-30 september 2012 att uppdra till df att utforma en folder, en light-version av PU-
konsults redovisningsdokument som ska gå till distriktspersonal, övriga intervjugrupper och samtliga föreningsordföranden. BESLUTSPUNKTER Redovisning av 2011 års handlingsplan PAU 24/12 7 Df presenterar utfallet av handlingsplanen för 2011 års verksamhet och konstaterar att delar av handlingsplanen inte aktualiserats i någon högre grad t ex inventering av diakonalt arbete och att utveckla relationer i och kring samarbetskyrkorna/samverkansförsamlingarna. Vad förväntar sig styrelsen för rapport? Styrelsen har sagt att handlingsplanen inte ska uppta det kontinuerliga distriktsarbetet. Om den ordinarie verksamheten inte ska värderas utifrån programförklaringen, bara fortsätta i gamla fotspår, hur blir det? Styrelsen mottar rapporten och lägger den till handlingarna. Fastställande av 2012 års handlingsplan PAU 25/12 Meddelande om uppsägning PAU 7/12 8 Df presenterar ett utkast till handlingsplan för perioden 120101-130630. PAU föreslår df att förslaget till slutlig handlingsplan arbetas fram tillsammans med tjänstemän och utskott/råd och fastställas vid styrelsens sammanträden den 31 mars 2012. enligt PAUs förslag. 9 Från Per Bäckman, ungdomspastor/diakoniassistent 100 % i Ersmarkskyrkan, Umeå, föreligger ett meddelande om uppsägning från del av hans anställning i EFS Västerbotten, 50 %, med sista anställningsdag 111231. Per lämnar ungdomspastorstjänsten för en anställning av Sensus studieförbund. Styrelsen mottar uppsägning av 50% tjänst från Per Bäckman. Verksamhetsberättel se 2011 10 Df presenterar förslag till verksamhetsberättelse för EFS Västerbotten 2011. Styrelsen mottar förslaget. Slutdokumentet kommer att fastställas vid styrelsens möte den 31 mars 2012. Intern valberedning 2012 11 Styrelsen har att välja en intern valberedning till nomineringsarbetet inför det konstituerande sammanträdet i maj 2012. att välja Roger Lidman och Roland Wiklund.
Nominering till valberedning för EFS Riks 2012 Val av ombud till rikskonferensen 2012 CFU- Centrum för utveckling, gemensamt lärande och utvecklingsarbete i EFS EFU 7/12 12 EFS Västerbotten har att utse en ordinarie och en suppleant till EFS riks valberedning inför årsmötet 2013. att nominerar Anita Lundqvist till ordinarie ledamot och Lars-Martin Lund till suppleant till valberedningen för EFS riks inför årsmötet 2013. 13 EFS Västerbotten har att välja två ombud till EFS riks årsmöte i Uppsala 17-20 maj enligt uppdrag från EFS Västerbottens årsmöte. att välja Marianne Berglund och Kristoffer Hedman som ombud till EFS riks årsmöte 2012. 14 Berne Persliden, CFU har besökt Västerbotten och mött folkhögskolornas rektorer, representanter ur distriktsstyrelsen samt distriktets ledningsgrupp. CFU vill förnyas och omformas till att bli en tankesmedja närmare de olika verksamheter som finns inom EFS (distrikt, fhs, J-lund, riks mfl). Genom att alla dessa deltar kan lärandet inom EFS flyttas närmare verkligheten och öka korsbefruktningen. EFS riks har beslutat att genomföra 3-års projektet vilket kommer att hanteras av Johannelund att distriktet går med i 3-års projektet att distriktet bidrar med 30 tkr per helår, dvs. 90 tkr totalt att bidraget tas ur ordinarie verksamhetsbudget Distriktskontorets lokaler i Umeå EFU 9/12 15 I samband med hyreskontraktets förlängning och med hänsyn till att distriktets resurser ska användas på rätt sätt, har EFU gjort en analys av likvärdiga lokaler i centralt läge. EFU konstaterar att nuvarande lokaler har en hyra tydligt lägre i den jämförelsen. Om nuvarande lokaler fungerar bra både för anställda och ideella bör den behållas. : att behålla distriktsexpeditionens nuvarande lokal att om möjligt, skriva ett 2-årigt hyresavtal i stället för 3 år för att möta eventuella förändringar i framtiden att förhandla om en uppfräschning av ytskikten i lokalen utan hyreshöjning
Gåvor 2011 EFU 11/12 16 Från föreningar och enskilda insamlades under årets sista månad 1 758 tkr vilket är ett fantastiskt decemberresultat! För hela året når distriktet dock inte upp till målet på 8 miljoner utan stannar på 7 461 tkr. EFU uppmanar styrelsen att uppdra till styrelseledamöterna att kontakta föreningar som tappat mycket eller gett mer, dvs. avviker +/- 10 %. Skälet är att visa engagemang från distriktet mot föreningarna och lyssna in både varför föreningarna tror att man inte klarat budgeten så väl som vad anledningen är till att man överträffat budgeten. Distriktets årsmöte 2012 PAU 28/12 17 Antalet ombud på distriktets årsmöten har minskat de senaste åren. Ett flertal föreningar har inte haft några ombud representerade. Vid höstens storsamlingar har en punkt varit att samtala om årsmötet och hur intresset för årsmötet kan höjas att uppdra till ledamöterna att ringa till alla föreningsordföranden för att lyssna in tankar om årsmötet att hos de föreningar där inskickade gåvor avvikit tydligt (+/- 10%) lyssna in vad förändringen beror på och hur man ser på distriktsgemensamt arbete att uppdra till df att iordningsställa fördelningslistor och samtalsmanualer till ledamöterna. PM om arvodering PAU 26/12 18 Studerande ungdomar får idag ett mindre arvode som ersättning för varje dygn de är ledare på läger (med vissa undantag). Ett förslag föreligger från samordningskonsulenterna om att ta bort ersättningen på alla läger förutom konfirmandlägren. En remissrunda till berörda grupper (VUR-n, VUR-s och lägerkommittéerna) har gjorts med stor variation på svaren, vilket betyder att svaren inte kunnat vara vägledande för ledningsgruppen (ersättningen ska vara kvar som tidigare, vara kvar på vissa läger, valfritt om man vill ta emot ersättning, tackmiddag, present, biocheck.). Styrelsen för ett längre samtal om arvoderingsfrågan och är vid dagens sammanträde inte beredda att ändra det arvoderings-pm som gäller idag. Styrelsen är dock överens om att ytterligare förstärka begreppet volontärskap. att PAU inför novembersammanträdet förbereder frågan och arbetar fram ett tydligt underlag för ett beslut i arvoderingsfrågan. EFS Västerbottens vision om sina folkhögskolor 19 Df presenterar ett uppdaterat dokument om vilka visioner/förväntningar vi har kring våra folkhögskolor i distriktet.
ST 174/11 Storsamlingar 2012 PAU 30/12 20 Styrelsens ordförande redogör för vad som har framkommit på de sk Storsamlingarna under 2011. Styrelsen för ett samtal om inriktning och fortsatt arbetssätt inför 2012 års samlingar. Viktigt med upplägget av storsamlingarna är att de samlade får med sig något matnyttigt till sin egen förening. att programförklaringens ledord sätts som rubrik och bearbetas under kommande storsamlingar, ett ledord per samling. Blåsprojekt i Boliden PAU 29/12 21 En önskan har inkommit från Bolidens EFS, VUR-n och NMU att EFS Västerbotten ska inrätta en Blåskonsulenttjänst. : att uppdra till PAU att i samband med arbetet med bemanningsplan för 2013 beakta önskan om en blåskonsulent i norra Västerbotten att ledningsgruppen snarast ser över möjligheten att tillskapa medel för att Björn Wallin ska kunna fortsätta sitt arbete med ledarutveckling Anita Lundqvist deltar inte i beslutet. RAPPORTER OCH MEDDELANDEN Ideellt Forums idédagar 2011 22 Cathrine Eiderhäll rapporterar från idédagarna och uppmanar styrelsen: att se ledarskola som en mycket viktig aktivitet, både i norra och södra länsdelen att ta lärdom från Kåge församling i det arbete de gör för att bredda deltagandet i gudstjänster och engagemang i församlingsarbetet att leda ideella- en utbildning som syftar till att arbeta med en lokalt förankrad utvecklingsplan för engagemang och delaktighet. Detta bör prioriteras av styrelsen. Nära Jesuskonferens 2012 EFS och Salts missionshelg Följ mig 2012 23 Df rapporterar från planeringsgruppens arbete och förslag till program. 24 Konferensen genomförs 16-18 mars 2012 i Betlehemskyrkan. Deltagarna från förra årets missionshelg har goda erfarenheter från arrangemanget. Ordförande uppmanar styrelseledamöterna att meddela intresse att
åka till konferensen. EFS Västerbotten kommer att representeras av Kristoffer Hedman och Lotten Markström. Samarbetsrådet i Luleå stift 25 Samarbetsrådet möts den 28/2 2012 och styrelsen skickar med några frågeställningar med de representanter som kommer från EFS Västerbotten. 26 Nedlagda föreningar Meddelande om nedlagda missionsföreningar under 2011: EFS missionsförening i Brännland och EFS missionsförening i Överboda. Bibelfjäll Ekonomiskt avtal 120701-140630 ST 176/11 EFU 6/12 27 Df rapporterar EFUs beslut enligt delegering i ST 111119: att fastställa förelagd budget under förutsättning att så görs av övriga parter och att ett ekonomiskt avtal skrivs mellan parterna att det ekonomiska ansvaret fördelas procentuellt i förhållande till insatsen, men att EFS Västerbotten och SMK i Övre Norrland delar lika på det övergripande ekonomiska ansvaret att Bibelfjäll from 2013 ingår i ordinarie budget för distriktet och att medel därmed inte tas ur Offensiva fonden Information/ kommunikation 28 Df rapporterar om hur arbetet med det förändrade informationsarbetet fortgår. 29 Utsända protokoll Datum Kommentar ST 111119, 111205 PAU 120119 EFU 120124 VUR-s 111117 VUR-n 111107, 120117 IR 111130, 120201 KR 111122, 120131
Bibelfjälls 111214 styrgrupp Salt Vbn 111203, 120121 För kännedom. EFS Riks styrelse 30 Anna Thorén rapporterar från EFS Riks styrelsearbete. LG Västerbotten 31 Kristoffer Hedman rapporterar från distriktets ledningsgrupps arbete. Övriga frågor 32 Inga övriga frågor har noterats under sammanträdet. Avslutning 33 Ordförande tackar styrelsevärd Johan Andersson med fru för dagens insatser. Mötet avslutas med bön. Dag som ovan Astrid Sjöström ordförande Ulf Andersson justerare Cathrine Eiderhäll justerare