Valnämnden 2014-11-26 1 (9) Plats och tid Kommunhuset i Älmhult onsdagen den 26 november 2014 kl. 14.00 16.10 Beslutande Anders Krook (M) Anita Håkansson (C), ordförande Ingrid Årdh-Strid (S), vice ordförande Einar Holmquist (S) Övriga deltagande Henrik Dahlström, sekreterare Utses att justera Ingrid Årdh-Strid Justeringens plats och tid Kommunhuset i Älmhult 2014-12-03 Underskrifter Sekreterare... Paragrafer 38 44 Henrik Dahlström Ordförande... Anita Håkansson Justerande... Ingrid Årdh-Strid Organ ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Valnämnden 2014-11-26 Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokollet Datum för 2014-12-05 anslags nedtagande 2014-12-27 Kommunledningsförvaltningen Underskrift...
Valnämnden 2014-11-26 2 38 Utvärdering av val till riksdag kommun och landsting 2014 enkät Valnämndens sekreterare fick 2014-09-24, 36 i uppdrag att skicka ut en enkät till alla röstmottagare vid förtidsröstning och på valdagen. Frågorna skulle beröra utbildning, lokaler, röstmottagning, transport och inlämning. En webbenkät har gjorts bland alla röstmottagare, totalt cirka 90 personer. Röstmottagarna har fått information om enkäten via post eller e-post. Totalt svarade 36 personer på enkäten. Den webbenkät som gjorts bygger på ett formulär med 14 frågor inom följande områden: Utbildning Lokaler Material och utrustning Arbetet i val- och röstningslokalerna Transport och inlämning Övrigt 6 av frågorna är frågor där de tillfrågade har fått gradera från 1 (mycket dåligt) till 5 (mycket bra) hur väl respektive område fungerade under valet. Övriga frågor är huvudsakligen fritextfrågor för kommentarer till graderingen. Resultatet av enkäten är överlag mycket positivt. Alla enskilda graderingsfrågor har fått ett medelbetyg på minst 4,0. Ingen svarande har gett betyget 1 på någon fråga och ingen fråga har fått betyget 2 mer än en gång. Fritextfrågorna resulterade i både positiva och negativa kommentarer alla värdefulla för framtida planering. De flesta kommentarer är dock specifika för det valdistrikt eller den röstningslokal som den svarande arbetade i. Det är svårt att dra några generella slutsatser eller identifiera några generella problem utifrån kommentarerna. Enkäten ger emellertid stöd åt några punkter som togs upp vid valnämndens utvärderingsmöte 2014-09-24 eller har noterats av tjänstemän efter valet: Valnämnden bör till nästa val hitta en bättre lokal till valdistrikt Centrum än kommunhusets cafeteria.
Valnämnden 2014-11-26 3 Alternativ till vallokaler i distrikten Diö-Stenbrohult och Göteryd bör övervägas, eventuellt genom att använda andra lokaler i Diö skola respektive Delarygården. Utbildningen var bra, men förbättringspotential finns. Fler valskärmar i metall behöver köpas in, så att träskärmarna helt kan tas ur bruk. Valnämndens mottagning i kommunhuset på valnatten fungerade mycket bra. Beslutsunderlag Kommunledningsförvaltningens tjänsteskrivelse daterad 2014-11-18 Sammanställning av enkätsvar, daterad 2014-11-17 Sammanställning av fritextsvar, daterad 2014-11-17 - Valnämnden lägger enkäten till handlingarna. Resultatet, analysen och slutsatserna av enkäten ska användas som planeringsunderlag till kommande val.
Valnämnden 2014-11-26 4 39 Dokumenthanteringsplan för valnämnden Kommunledningsförvaltningen har upprättat förslag till ny dokumenthanteringsplan för valnämnden. Dokumenthanteringsplanen är en viktig del i den kommunala nämndadministrationen. I planen fastställs hur och om olika handlingar ska bevaras och förvaras, samt om och när de får gallras. Dokumenthanteringsplanen ska i så stor utsträckning som möjligt omfatta alla typer av handlingar som förekommer inom nämndens verksamhetsområde. Planen ska ses över regelbundet och fastställas av nämnden. Nuvarande dokumenthanteringsplan är från år 2000 och har inte reviderats på länge. Kommunledningsförvaltningens nya förslag utgår ifrån rekommendationer från Sveriges Kommuner och Landsting. Beslutsunderlag Kommunledningsförvaltningens tjänsteskrivelse daterad 2014-11-13 Förslag till dokumenthanteringsplan daterat 2014-10-31. - Valnämnden fastställer dokumenthanteringsplan för valnämndens verksamhetsområde, enligt förslag daterat 2014-10-31. Den nya dokumenthanteringsplanen ersätter befintlig plan, upprättad år 2000.
Valnämnden 2014-11-26 5 40 Arkivbeskrivning för valnämnden Kommunledningsförvaltningen har upprättat förslag till ny arkivbeskrivning för valnämnden. Enligt både offentlighets- och sekretesslagen (kap. 4, 2) och arkivlagen ska varje myndighet upprätta en beskrivning av myndighetens allmänna handlingar. I arkivlagen (6 ) kallas denna arkivbeskrivning. Arkivbeskrivningen ska ses över varje mandatperiod, revideras vid mindre organisationsförändringar och göras om vid större förändringar. Den senaste arkivbeskrivningen för valnämnden upprättades 2000-03-09. Beskrivningen ska ge en överblick över hanteringen av de allmänna handlingarna och hur myndigheten är organiserad. Beskrivningen ska utgå från dess arbetsuppgifter och organisation och redovisa dessa så att den som söker information kan göra sig en föreställning om vilka handlingstyper som alstras. Beslutsunderlag Kommunledningsförvaltningens tjänsteskrivelse daterad 2014-11-13 Förslag till arkivbeskrivning daterad 2014-11-10 - Valnämnden fastställer arkivbeskrivning för valnämnden, enligt förslag daterat 2014-11-10.
Valnämnden 2014-11-26 6 41 Statistik valdeltagande information Sekreteraren presenterar statistik för valdeltagandet i valen 14 september. Valdeltagandet i kommunfullmäktigevalet var 82,6 %, vilket är det högsta valdeltagandet i kommunen sedan 1994. Bland förstagångsväljarna var valdeltagandet 79,7 %, en ökning med 4,8 procentenheter sedan 2010.
Valnämnden 2014-11-26 7 42 Budget 2014 uppföljning information Sekreteraren redogör för aktuell ekonomisk ställning för valnämnden 2014-11-14. Vid tidpunkten återstod 125 160 kronor av valnämndens medel för 2014. Ytterligare kostnader om mellan 10 000 och 15 000 kronor beräknas uppstå innan årets slut. Skillnaden mellan budgeterat utfall och faktiskt utfall beror huvudsakligen på att kostnaderna för information och marknadsföring blev lägre än beräknat.
Valnämnden 2014-11-26 8 43 Inköp av utrustning Valnämnden och sekreteraren diskuterar behov av komplettering av kommunens valutrustning. Bland annat behövs en helt ny uppsättning valsedelsställ. Dessutom behöver en del valskärmar och valurnor bytas ut. Sekreteraren uppskattar att mellan 65 000 och 75 000 kronor behövs till detta. Då åtminstone 110 000 kronor finns tillgängliga i 2014 år budget finns möjlighet att göra de kompletterande inköpen under innevarande år. - Sekreteraren får i uppdrag att göra de inköp som behövs innan 2014 års slut, till ett värde av högst 75 000 kronor.
Valnämnden 2014-11-26 9 44 Redovisning av delegeringsbeslut Valnämndens sekreterare 2 Ersättning till förvaltningar, enheter med flera för arbete med förtidsröstning 2014, 2014-11-13. - Valnämnden godkänner redovisningen.