Granskning av målstyrning och mätetal svar på revisionsskrivelse från Huddinge kommuns revisorer



Relevanta dokument
Ändring av namnet på Arvodeskommittén till Kommittén för arvodes- och partistödsfrågor samt fastställande av reglemente för kommittén

Rehabiliteringspolicy för Huddinge kommun

Revisionsberättelse för Södertörns brandförsvarsförbund avseende verksamhetsåret Prövning av ansvarsfrihet

Huddinge kommuns ombud på 2014 års bolagsstämmor i SRV återvinning AB innefattande direktiv till ombudet

Ansökan om överlåtelse av förskolan Atlas från Förskolan Luna ekonomisk förening

Granskning av anpassnings- och förändringsarbete utifrån nya skollagen

Ändring av egenavgiften för familjerådgivning

Kallelse till Huddinge brottsförebyggande råd

Kommunstyrelsen TJÄNSTEUTLÅTANDE HUDDINGE KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING

Frågor rörande kommunens bolag med anledning av ändrade bestämmelser i 3 kap. 17 och 6 kap. kommunallagen

Framställan om förändrad trängselskatt i Stockholm (Fi2013/2867) - svar på remiss från Finansdepartementet

L! arienummar. Samtliga styrelser/nämnder bör vidta åtgärder för att säkerställa rutiner angående bisyssla så att riktlinjen följs.

Anmälan av delegationsbeslut till kommunstyrelsens sammanträde den 29 april 2015

Planerings- och personalutskottet

Återvinningsstation för glas, plåt, plast, kartong på Palissadvägen svar på medborgarförslag väckt av Fransisco Garcia Gonzalez

Revisionsrapport Landskrona stad. Kommunstyrelsens styrning och ledning avseende servicekontorets städavdelning.

Granskning av lagen om valfrihetssystem (LOV) yttrande över en revisionsrapport

Gratis SL-kort till alla gymnasieelever Svar på motion väckt av Marie Fors (S)

Återrapportering av ekonomiskt stöd till lokalt brottsförebyggande projekt

Modell för styrningen i Kungälvs kommun - Från demokrati till effekt och tillbaka

Ändring av egenavgiften för familjerådgivning

Granskning av manuella utbetalningar svar på revisionsskrivelse

Tilläggsavtal 3 till avtal om ändring och tillägg till mark- och exploateringsavtal för fastigheten Orren 7 i Stuvsta

Verksamhetsplan för Huddinge brottsförebyggande råd 2014

Revidering av konsortialavtal, namnändrat till aktieägaravtal, avseende SRV återvinning AB, revidering av bolagsordning samt införande av ägardirektiv

Trygg och effektiv utskrivning från sluten vård (SOU 2015:20) yttrande

Alingsås kommun. Utredning avseende leasing HIP' EY Building a better working world

Uppföljning av korttidsvistelse - Habiliteket AB

Riktlinjer för bisysslor

Kommunstyrelsen TJÄNSTEUTLÅTANDE KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING DATUM DIARIENR SIDA KS-2014/ (3)

Strategi för samverkan med högskolor och universitet - remissvar

Äldreombudsmannens årsrapport 2015

Svar på uppdrag att utreda behovet av en handlingsplan för hur arbetet för jämlikhet och social hållbarhet ska bedrivas

e-strategi i utbildningen

Basgranskning av byggnadsoch miljöskyddsnämnden 2015

Äldreombudsmannens rapport - oktober till december 2015

MER-styrning - Lekeberg kommuns styrmodell

Basutbud till skolan från folkbiblioteksverksamheten

Kommunstyrelsen 21 oktober

Revisionsrapport av vård- och omsorgsnämnden

Uppföljning av särskilt boende - funktionshinderområdet, egen regi

Trygg och effektiv utskrivning från sluten vård (SOU 2015:20) yttrande

Granskning av demensvård yttrande över revisonsrapport

Inköpsrapportering för Strängnäs kommun 2014

Granskning av redovisad måluppfyllelse i 2010 års förvaltningsberättelse

Ändring av riktlinjer för äldreomsorgsnämnden (HKF 7530) avseende den nya regleringen i 4 kap 1 b SoL om parboendegaranti

Revisionsrapport* Sjukfrånvaro. Krokoms kommun. Mars 2008 Maj-Britt Åkerström. *connectedthinking

Hällefors kommun. Kommunstyrelsens uppsikt över de kommunala bolagen Revisionsrapport. Offentlig sektor KPMG AB Antal sidor: 11

Revisionsrapport Kommunstyrelsens arbete för en ekonomi i balans

Årstidsplan för bokslut och årsprognoser KS-2012/754

Förändring av ersättning till utförare av särskilt boende

Inför möjligheten för personalen på servicecenter att skicka meddelanden via sms - medborgarförslag väckt av Lilly-Anne Nässén

Yttrande över Socialstyrelsens förslag till föreskrifter om hem för vård eller boende

Kommunhuset, Administrativ service

Verksamhetsplan. Överförmyndarnämnden

Detta dokument vänder sig till upphandlare inom staden samt de som fattar beslut i inköps- och upphandlingsfrågor.

Ramavtal och planuppdrag rörande fastigheterna Kurvan 2 och Kurvan 5 i Kungens kurva

Anmälan av delegationsbeslut till kommunstyrelsens sammanträde den 21 oktober 2013

Hyra av skolpaviljong till Vistaskolan

Köp av fastigheterna Palmen 3, Palmen 4, Olivträdet 2, Olivträdet 4, Hörningsnäs 1:26 och Hörningsnäs 1:27 i Storängen

1(9) Ägardirektiv. Styrdokument

Statsmedel för ökad bemanning inom äldreomsorgen

ABCD. Ärendehantering Granskningsrapport. Säters kommun. Offentlig sektor KPMG AB Antal sidor:6 Säter är hant.docx

Hällefors kommun. Styrning och ledning Bildningsnämnden Granskningsrapport

Öppna en ungdomsgård i Vårby Haga/Masmomedborgarförslag

Egenkontroll avseende riskhantering

Socialnämndens arbetsutskott PROTOKOLL Verksamhetsplan och internbudget 2016 för socialnämnden SN-2015/289. Beslut

Ledningssystem för kvalitet

Månadsuppföljning per den 30 april 2014

Årsbokslut 2015 och årsredovisning för koncernen Stockholms Stadshus AB

Nämndernas verksamhetsplaner 2014

BARN- OCH UNGDOMSNÄMNDEN. Ärende nr 4

Hällefors kommun. Uppföljning av intern kontroll Revisionsrapport. Offentlig sektor KPMG AB Antal sidor: 13

PM Uppföljning av granskningen angående implementering av FN:s barnkonvention

Uppföljning - Ägarstyrning av kommunens företag

Söderhamns kommun Enkät kommunstyrelsen

Västernorrlands läns landsting. Översiktlig granskning av delårsrapport Revisionsrapport KPMG AB. Antal sidor: 13

Kommunrevisorerna granskar

Plan för tillsyn enligt alkohollagen, tobakslagen och lagen om handel med vissa receptfria läkemedel

Handlingsplan för jämställdhetsintegrering

Upphandling och inköp

Mål- och resultatstyrning i Kungsörs kommun

Riktlinje för mobil användning av IT - remissvar

Granskning av ekonomiskt bistånd

Revisionsrapport Övergripande granskning

Uppföljning av 2012 års interna kontrollplaner för nämnderna.

Översyn av riktlinjer för att motverka mutor

Hyra av skolpaviljong för fyra klasser till Utsäljeskolan

Granskning av årsredovisning 2015

Riktlinjer för Kungälvs kommuns styrdokument

Kallelse till Huddinges råd för funktionshinderfrågor

Gör kvinnorna mer synliga i gatunamnen i Huddinge - svar på motion väckt av Britt Björneke (V)

Varbergs kommun. Granskning av verksamhetsbokslut och god ekonomisk hushållning Granskningsrapport

Månadsuppföljning per den 30 september 2013

Förstudie 2012 Genomförd på uppdrag av revisorerna November Öckerö kommun Förstudie av implementeringen av den nya Planoch bygglagen

Tillsynsrapport omsorgskonsulenter 2012

Ånge Fastighets och Industri AB Kommunstyrelsen. För kännedom: Kommunfullmäktiges presidium. Revisionsrapport: Granskning av bisysslor

Kvalitetsgranskning vid besök i verksamhet

Årsredovisning Västra Mälardalens Kommunalförbund år Från Västra Mälardalens Kommunalförbund har inkommit årsredovisning för år 2013.

Revisionsrapport egenkontroll avseende riskhantering fungerar egenkontrollen med verktyget RH-check på ett tillfredsställande sätt?

Transkript:

27 september 2012 KS-2012/708.912 1 (7) HANDLÄGGARE Frida Hägglund 08-535 302 05 frida.hagglund@huddinge.se Granskning av målstyrning och mätetal svar på revisionsskrivelse från Huddinge kommuns revisorer Förslag till beslut Som svar på Huddinge kommuns revisorers skrivelse Granskning av målstyrning och mätetal, överlämnas kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteutlåtande daterat den 27 september 2012. Sammanfattning Ernst & Young har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna granskat ändamålsenligheten i kommunens användande av mål, mått och mätetal för att säkra effektivitet och kvalitet. Tre nämnder har granskats, kommunstyrelsen, äldreomsorgsnämnden och förskolenämnden. Den sammantagna bedömningen är att nämnderna har bra underlag för att bedöma kvalitet och effektivitet i verksamheterna. Följande förbättringsområden har identifierats: att delmål och mått utvecklas så att hänsyn tas till att kommunen har ansvar för både kommunalt utförd verksamhet och privat utförd verksamhet. att vid metodbrister så som låg svarsfrekvens i undersökningar, överväga att använda andra metoder, göra bortfallsanalys eller avstå från att dra slutsatser. att målområdet Effektiva processer bör utvecklas, speciellt inom äldreomsorgen och förskolan. Eventuellt bör kommunstyrelsen ompröva ambitionerna med detta mål. att de mål som saknar mått och mätmetoder bör förses med detta eller tas bort. Utöver dessa fyra generella förbättringsområden finns konkreta exempel på andra brister som gäller respektive nämnd. Förvaltningen instämmer till stora delar i de synpunkter och förslag på förbättringar som ges i granskningsrapporten. Flera åtgärder för att komma till rätta med brister i linje med dem som lyfts i granskningen pågår och ytterligare är planerade. POSTADRESS Kommunstyrelsens förvaltning Ekonomiavdelningen 141 85 Huddinge BESÖKSADRESS Kommunalvägen 28 Huddinge TELEFON (VX) OCH FAX 08-535 300 00 E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se www.huddinge.se

27 september 2012 KS-2012/708.912 2 (7) Beskrivning av ärendet Ernst & Young har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna granskat ändamålsenligheten i kommunens användande av mål, mått och mätetal för att säkra effektivitet och kvalitet. Tre nämnder har ingått i granskningen, kommunstyrelsen, äldreomsorgsnämnden och förskolenämnden. Ansatsen i granskningen har i första hand varit att se på nämndens informationsbehov för den verksamhet nämnden är ansvarig för. Granskningen baseras på dokumentstudier och intervjuer. Dokumentationen som har granskats är styr- och uppföljningsdokument såsom verksamhetsplan, delårsrapport och verksamhetsberättelse. Av rapporten framgår att det i valet av uppföljningsparametrar, mätmetoder och nyckeltal inte finns någon tydlig bedömningsgrund som visar vad som är rätt eller fel. Granskningen är gjord utifrån etablerad praxis och aktuell kunskap i ämnet hos Ernst & Young. Kommunen har två övergripande mål nöjda invånare och hållbar samhällsutveckling. Dessa kompletteras med tre strategiska mål, attraktiv arbetsgivare, sund ekonomi och effektiva processer som tillsammans syftar till att nå de övergripande målen. Det är dessa fem mål som bildar strukturen för de uppföljningsparametrar som används i kommunen. Rapporten väljer att kalla de fem målen för övergripande mål. Den sammantagna bedömningen är att nämnderna har bra underlag för att bedöma kvalitet och effektivitet i verksamheterna. Följande generella förbättringsområden har identifierats: att delmål och mått utvecklas så att hänsyn tas till att kommunen har ansvar för både kommunalt utförd verksamhet och privat utförd verksamhet. att vid metodbrister såsom låg svarsfrekvens i undersökningar, överväga att använda andra metoder, göra bortfallsanalys eller avstå från att dra slutsatser. att målområdet Effektiva processer bör utvecklas, speciellt inom äldreomsorgen och förskolan. Eventuellt bör kommunstyrelsen ompröva ambitionerna med detta mål. att de mål som saknar mått och mätmetoder bör förses med detta eller tas bort. Utöver dessa fyra generella förbättringsområden finns konkreta exempel på andra brister som gäller respektive nämnd.

27 september 2012 KS-2012/708.912 3 (7) Förbättringsområden för kommunstyrelsen Avsnittet inleds med att konstatera att kommunen har fem övergripande mål. Målen bildar struktur för de uppföljningsparametrar som används för att följa upp verksamheten. Att de fem övergripande målen bildar struktur för alla verksamhetsberättelser, delårsrapporter, årsredovisningar och budgetar gör det relativt enkelt för en läsare att ta del av rapportering och uppföljning. Rapporten lyfter fram följande brister och tveksamheter i kommunstyrelsens måltabeller. När det gäller målet Attraktiv arbetsgivare så är detta perspektiv ett problemområde i många kommuner i samband med att antalet privata utförare blir fler. Ska kommunstyrelsens förvaltning visa sjukfrånvarosiffror för den egna förvaltningen eller för hela kommunen? Hur ska måtten för personalen bland de kommunala utförarna i de olika valfrihetssystemen följas upp? Måtten under målet Nöjda invånare består av både invånarnas upplevelser samt faktiska mått som exempelvis svarstider på e-post. De upplevelsebaserade måtten baseras på egna brukarundersökningar eller SCB:s medborgarundersökning. Svarsfrekvensen på de egna brukarundersökningarna redovisas inte medan svarsfrekvensen för SCB:s undersökning var 42 procent. Flera av måtten bygger på undersökningar vars svarsfrekvens är låg och det kan ifrågasättas om dessa mått fyller den funktion de borde göra i kommunstyrelsens styrdokument. En översyn av måttens och delmålens kvalitet i meningen att det går att dra några slutsatser kan med fördel göras. När det gäller bedömningen av mål och mått för området Effektiva processer är bedömningen att parametrarna är relativt väl valda. Mått på kostnadseffektivitet eller produktivitet skulle kunna komplettera uppföljningen av effektiva processer. De mål och mått som finns under målet valfrihet är bra men de är inte relaterat till något mål och inte heller tidsatta. Om de fem existerande målen ska finnas med som mätbara parametrar så bör de kommenteras i texten efter måtten. Tveksamma mål och mått samt mål som saknar mått bör tas bort. Under målet Attraktiv arbetsgivare finns än så länge två mått och båda anger frånvaro. Måttet processorientering är helt odefinierat. Delmålet bör tas bort fram till dess att kommunen vet vad det är som kommunen vill sträva mot.

27 september 2012 KS-2012/708.912 4 (7) Det finns ett antal mål och mått vars relevans inte framstår helt klar. Delmålet långsiktig styrning genom funktionella styrdokument kan anses vara ett viktigt delmål i sig men målet är för löst definierat och svårt att tidsätta. Likaså är målet ändamålsenlig samordning av tveksamt värde. Förvaltningens synpunkter Inom kommunstyrelsens förvaltning finns ambitionen att kontinuerligt förbättra planerings- och uppföljningsprocessen bland annat vad gäller redovisning och analyser av verksamheternas resultat via mått och indikatorer. Under 2013 kommer kommunstyrelsen att genomföra en granskning och analys av dagens mål- och resultattabeller. Alla riktlinjer som finns idag för vad som ska mätas och hur resultat ska redovisas ska föras samman. Utifrån den sammanställningen ska utseendet på mallen för måloch resultatbilderna i kommunens planerings- och uppföljningsdokument ändras och en beskrivning med vilka aspekter vi ska analyser måtten för att mäta måluppfyllelse ska tas fram. Därmed kommer kommunstyrelsens måloch resultatbild formas om. Förvaltningen instämmer till stora delar i de synpunkter och förslag på förbättringar som ges i granskningsrapporten. Nedan följer förvaltningens synpunkter kring de fyra generella förslagen på förbättringsområden som rapporten listat samt de nämndspecifika bristerna. Bristerna är sorterade under respektive generell punkt. Att delmål och mått utvecklas så att hänsyn tas till att kommunen har ansvar för både kommunalt utförd verksamhet och privat utförd verksamhet Rapporten lyfter fram att kommunstyrelsen måste definiera måtten under Attraktiv arbetsgivare så att det tydligt framgår vad som mäts. Redovisas sjukfrånvaron för den egna förvaltningen eller för alla kommunanställda? Hur ska personalen bland de kommunala utförarna i de olika valfrihetssystemen redovisas och följas upp? Förvaltningens uppfattning är att de övergripande målen Nöjda invånare och Hållbar samhällsutveckling bör gälla nämndens hela ansvarsområde oavsett vem som är utförare av tjänsterna, det vill säga både privata utförare och utförare i egen regi. Medan de tre strategiska målen Attraktiv arbetsgivare, Sund ekonomi och Effektiva processer enbart riktas till den verksamhet som bedrivs i egen regi. I och med anvisningarna till nämnderna inför verksamhetsplanen 2013 ombeds nämnderna att tydligt redovisa vilka mål som gäller hela ansvarsområdet oavsett utförare respektive vilka mål som rör egenregin.

27 september 2012 KS-2012/708.912 5 (7) Förvaltningen anser att det inte är aktuellt att redovisa och följa upp personal hos de externa utförarna då det strategiska målet Attraktiv arbetsgivare inte avser privata utförare, och att nämnden inte ansvarar för hur den privata utföraren väljer att arbeta för att vara en attraktiv arbetsgivare. Det som presenteras i kommunstyrelsens måltabell under Attraktiv arbetsgivare är mått som gäller den egna förvaltningen. Att vid metodbrister såsom låg svarsfrekvens i undersökningar, överväga att använda andra metoder, göra bortfallsanalys eller avstå från att dra slutsatser I de fall där undersökningar ligger till grund för mått i måltabellerna kommer förvaltningen att bli tydligare med att alltid ange svarsfrekvens. Dock sker redan i dag bortfallsanalys och granskning av resultaten för att säkerställa att de går att använda Att målområdet Effektiva processer bör utvecklas, speciellt inom äldreomsorgen och förskolan. Eventuellt bör kommunstyrelsen ompröva ambitionerna med detta mål Kommunstyrelsens förvaltning kommer att arbeta vidare med målet effektiva processer och stötta förvaltningarna i deras arbete. Ett förtydligande av ambitionerna med målet kommer att göras. Rapporten konstaterar att kommunstyrelsens parametrar är väl valda men mått på kostnadseffektivitet eller produktivitet skulle kunna komplettera uppföljningen av effektiva processer. I Mål och budget för 2013 finns mått på kostnadseffektivitet för att komplettera uppföljningen av effektiva processer. Att de mål som saknar mått och mätmetoder bör förses med detta eller tas bort I rapporten går att läsa De mål och mått som finns under målet valfrihet är bra och baseras på fakta men de är inte relaterade till något mål och inte heller tidsatt. Om de fem existerande målen ska finnas med som mätbara parametrar så bör de kommenteras i texten efter måtten. I rapporten, texten ovan, har begreppen blandats samman. Under nämndmålet valfrihet finns inga delmål vilket inte heller är nödvändigt då måtten som finns relaterar direkt till nämndmålet. Då valfrihet anses viktigt i kommunen används måtten under valfrihet som indikatorer, därmed sätts inga etappmål att följa över tid. Indikatorer används i flera sammanhang och bidrar till att ge en beskrivande bild av läget i kommunen. Vissa indikatorer anses vara så viktiga att följa att de står med i måltabellerna. Måtten kommer fortsättningsvis att kommenteras i texten.

27 september 2012 KS-2012/708.912 6 (7) Rapporten lyfter fram att under målet Attraktiv arbetsgivare finns än så länge bara två mått och båda anger frånvaro. Skälet till att det inte fanns fler mått i verksamhetsplanen för 2013 var att det hösten 2011 var klart att det skulle bli en ny medarbetarenkät och att utformningen av den, som då inte var känd, skulle leda fram till nya mått. Detta har nu åtgärdats i Mål och budget 2013 där mått för ledarskapsprofil, medarbetarprofil och prestationsnivå har lyfts in. Måttet processorientering under målet Effektiva processer är helt odefinierat. Rapporten föreslår att delmålet tas bort fram till dess att kommunen vet vad det är som kommunen vill sträva mot. Förvaltningen har definierat ett mått om att mäta antalet identifierade processer per avdelning som kommer att presenteras i verksamhetsplanen för 2013. Rapporten lyfter fram att det finns ett antal mål och mått vars relevans inte framstår helt klart. Delmålet långsiktig styrning genom funktionella styrdokument under målet Nöjda invånare kan anses vara ett viktigt delmål i sig men målet är för löst definierat och svårt att tidsätta. Likaså är målet ändamålsenlig samordning av tveksamt värde. Kommunstyrelsen kommer att ta bort ovan nämnda mål och istället beskriva i text vad som är relevant kring detta. Delmål som är otydliga eller som saknar mått kommer att ses över och antingen tas bort eller förtydligas. I vissa fall är det relevant med mål utan mått då det bedrivs arbete kopplade till målen utan att det är möjligt att mäta på ett bra sätt. Målen kan dock ändå vara tillräckligt viktiga för att presenteras i måltabellerna och inte enbart i texten. Vesna Jovic Kommundirektör Toralf Nilsson Administrativ direktör Frida Hägglund Statistiker

27 september 2012 KS-2012/708.912 7 (7) Bilaga Granskning av målstyrning och mätetal - Revisionsskrivelse Beslutet delges Huddinge kommuns revisorer Förskolenämnden Äldreomsorgsnämnden