Elevers övergångar från grundskola till gymnasium

Revisionsrapport Elevers övergångar från grundskola till gymnasium Katrineholms kommun April 2010 Marie Lindblad

2010-05-06 Marie Lindblad Kerstin Svensson

Innehållsförteckning 1 Sammanfattning...1 2 Bakgrund och uppdrag...2 2.1 Uppdrag och revisionsfråga...2 2.2 Avgränsning och metod...3 3 Granskningens resultat...3 3.1 Styrdokument och organisation...3 3.2 Våra kommentarer...4 3.3 Samarbete och övergångar mellan grundskola och gymnasium...4 3.4 Våra kommentarer...7 3.5 Planering av gymnasieskolans anpassning till förändringar...7 3.6 Våra kommentarer...8 4 Revisionell bedömning...9

1 Sammanfattning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Katrineholms kommun har Komrev inom PricewaterhouseCoopers granskat elevers övergångar från grundskola till gymnasiet. Arbetet med övergångar på övergripande nivå samt överlämningen av medicinsk information mellan skolsköterskorna fungerar bra sedan flera år tillbaka. Övergångarna har dock haft brister på individnivå när det gäller informationsöverföring och kontakter mellan skolformerna. Bildningsförvaltningen har under läsåret 2009/2010 tagit fram en handlingsplan för övergången år 9/Gymnasieskolan tillsammans med reviderade rutiner och en gemensam blankett. De reviderade rutinerna tydliggör hur den övergripande planeringen av övergången ska ske, vad som gäller för elevdokumentation och hur uppgifter ska hanteras mellan de båda skolformerna. Den reviderade rutinen introduceras nu i år. De tidigare rutiner som funnits är från den tid då verksamheterna fanns i två olika nämnder. Bildningsnämnden har genom flera insatser visat att den har en beredskap och en aktiv styrning i förändringsarbetet. Det som kan försvåra detta förändringsarbete är om man inte lyckas få gymnasieverksamheten i ekonomisk balans. Den revisionsfråga som bedömts är: Har bildningsnämnden en säkerställd och ändamålsenlig styrning och organisation av övergångar från grundskolan till gymnasiet? Om bedömningen av revisionsfrågan görs utifrån de övergångar som skedde inför det pågående läsårets start är vår bedömning att nämnden inte har en säkerställd och ändamålsenlig styrning och organisation vad gäller övergångar mellan grundskolan och gymnasiet. Vi bedömer att de åtgärder som nu vidtagits av bildningsförvaltningen med bland annat den reviderade rutinen ger goda möjligheter till en ändamålsenlig organisation för övergångar mellan grundskola och gymnasium. Detta förutsätter dock att all personal ges information om förändringarna och att alla följer de reviderade rutinerna. Vi bedömer vidare att Bildningsnämnden genom de åtgärder den vidtagit visat att den har en beredskap och en aktiv styrning för att möta förändringar av elevantal och elevers valmönster. Vi bedömer att en förutsättning för att nämnden ska kunna behålla denna aktiva styrning är att den lyckas få gymnasieverksamheten i ekonomisk balans. Det är därför av största vikt att nämnden vidtar åtgärder för att få en gymnasieverksamhet (inklusive interkommunala ersättningar och bidrag till fristående skolor) i ekonomisk balans. 1

2 Bakgrund och uppdrag Synen på gymnasieskolan har förändrats över tid. Från en frivillig skolform som många ungdomar har valt till att allt mer betraktats som en naturlig fortsättning på grundskolan. I läroplanen för det offentliga skolväsendet, förskoleklassen och fritidshemmet Lpo94 finns Övergång och samverkan som ett målområde. För att stödja elevernas utveckling och lärande i ett längre perspektiv skall skolan också sträva efter att nå ett förtroendefullt samarbete med förskolan samt med de gymnasiala utbildningar som eleverna fortsätter till. I läroplanen tydliggörs också att läraren ska utbyta kunskaper och erfarenheter med personalen i förskolan och i gymnasieskola och gymnasiesärskola samt i samarbetet särskilt uppmärksamma elever i behov av särskilt stöd. Rektor har också ett särskilt ansvar för att samverkan med skolor utvecklas så att eleverna får konkreta erfarenheter av betydelse för deras val av fortsatt utbildning och yrkesinriktning. I läroplanen för de frivilliga skolformerna Lpf 94 finns Utbildningsval arbete och samhälle som ett målområde. Där framgår bland annat att de frivilliga skolformerna ska samverka med den obligatoriska skolan. Antalet elever i den kommunala gymnasieskolan varierar både beroende på elevkullarnas storlek och de val av gymnasieprogram och gymnasieskola som eleverna gör. Det krävs en god beredskap för att kunna hantera dessa förändringar över tid med en ekonomi i balans. 2.1 Uppdrag och revisionsfråga På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Katrineholms kommun har Komrev inom PricewaterhouseCoopers granskat elevers övergångar från grundskola till gymnasiet. Den revisionsfråga som bedömts är: Har bildningsnämnden en säkerställd och ändamålsenlig styrning och organisation av övergångar från grundskolan till gymnasiet? Granskningen har inriktats mot följande kontrollmål: Finns en ändamålsenlig organisation för att ge elever en bra övergång från grundskolan till gymnasiet? Finns rutiner för hur övergången ska ske och är dessa kända och tillämpas dessa? Finns en god beredskap i de kommunala gymnasieskolorna för att möta förändringar i elevantal och elevers valmönster? 2

2.2 Avgränsning och metod Granskningen är avgränsad till Bildningsnämnden. Granskningen har genomförts genom studier av styrdokument, rutiner och uppföljningar samt intervjuer med förvaltningschef och verksamhetschefer, nämndens presidium samt elever på Duveholmsgymnasiet, samtal med specialpedagoger, webbenkät till rektorerna för grundskolans skolår 7-9 och gymnasieskolan. Andra kommuners skolor och fristående gymnasier ingår inte i granskningen. 3 Granskningens resultat 3.1 Styrdokument och organisation Bildningsnämnden är ansvarig nämnd för såväl förskola, grundskola och gymnasieskola. Detta medför att grundskolan och gymnasieskolan tillhör samma förvaltning, bildningsförvaltningen. Den kommunala styrningen av verksamheten sker genom kommunens skolplan, budget och fastställda riktlinjer. I skolplanen för åren 2009-2011 finns inget som direkt kan kopplas till övergångar mellan grundskola och gymnasium. Under läsåret 2009/2010 har förvaltningen tagit fram en handlingsplan för övergången år 9/Gymnasieskolan tillsammans med reviderade rutiner och en gemensam blankett. De reviderade rutinerna tydliggör hur den övergripande planeringen av övergången ska ske, vad som gäller för elevdokumentation och hur uppgifter ska hanteras mellan de båda skolformerna. Den reviderade rutinen introduceras nu i år. De tidigare rutiner som funnits var från den tid då verksamheterna fanns i två olika nämnder. Grundskolorna är organiserade i spår och det finns i kommunen fyra grundskolor som har elever i skolåren 7-9, Södra skolan, Valla skola, Tallåsskolan och Nyhemsskolan. De har alla tillgång till studie- och yrkesvägledare. Inom grundskolan och gymnasiet finns en organisation som kallas för BIBAS-skolan. Den hjälper till med kompensatoriska hjälpmedel för elever som har behov av detta. Den kommunala gymnasieverksamheten bedrivs på Duveholmsgymnasiet, Lindengymnasiet och Ellwynska skolan. Utöver elever från Katrineholm tar gymnasieskolorna också emot elever från andra kommuner, främst från Vingåker. 3

Av statistiken nedan framgår att antalet elever i gymnasieåldern minskat 2009 samtidigt som 49 fler katrineholmselever valt att studera hos annan huvudman. Antalet elever från andra kommuner har minskat med 10 elever hösten 2009. Gymnasieskola 2007 2008 2009 Antal elever på ht på gymnasium 1795 1825 1681 Antal katrineholmelever på annan ort 211 218 267 Andel katrineholmselever på annan ort 11,8 11,9 15,9 Antal elever från andra kommuner 466 454 444 Grundskola Antal avgångselever skolår 9 496 500 445 Andel elever behöriga till nationellt program 82,9 85,2 84,7 Andelen elever behöriga till nationellt program påverkar hur många platser som behöver finnas inom det individuella programmet och hur stor andel av eleverna som kommer att gå på gymnasieskolan i fyra år istället för tre år. På det individuella programmet (IV) studerar elever som inte har behörighet till nationellt program. IV kan delas in i IVIK (för elever med kort tid i Sverige), PRIV (eleven följer ett nationellt program samtidigt som man läser in det ämne som saknas för behörighet till programmet) samt basgrupper på olika nivåer. På IV-programmet kan man förutom att studera för att få godkända betyg i svenska, matematik och engelska även läsa andra grundskoleämnen som man saknar betyg i. I kommunen får i princip alla som är behöriga, även elever med mycket låga meritvärden, en plats på ett nationellt program. Det är dock inte alltid som elevens förstahandsval kan tillgodoses. Detta leder ibland till avhopp vilket innebär att eleven kommer till IV. Skolan försöker då ordna med praktik i det ämnesområde som eleven vill studera. Eleven söker därefter det önskade programmet det kommande läsåret. 3.2 Våra kommentarer Att ha en gemensam nämnd och förvaltning för grundskola och gymnasieskola ger fördelar som ännu inte utnyttjats fullt ut vad gäller till exempel informationsöverföring och samarbete vid övergångar. De reviderade rutinerna för övergångar ser vi dock som ett steg i rätt riktning. 3.3 Samarbete och övergångar mellan grundskola och gymnasium Rektorerna för grundskolans skolår 7-9 och gymnasieskolorna träffas minst en gång per månad. Lärarna i de båda skolformerna träffas ibland vid gemensamma studiedagar, men några systematiska träffar dem emellan finns inte. En del lärare deltar på eget initiativ i 4

nätverksträffar mellan de olika skolformerna. Studie- och yrkesvägledarna(syv) i de båda skolformerna träffas regelbundet. På våren ordnas en gymnasiemässa för eleverna i skolår 8. Under hösten är eleverna sedan välkomna till gymnasiet på öppet hus-kvällar. Vid intervjun med förvaltningsledningen framkommer att den övergripande planeringen för övergångar mellan grundskola och gymnasieskola har fungerat bra i flera år. I detta arbete träffas rektorer och SYV två gånger per år. Vid träffarna deltar även representanter från Vingåkers kommun. Vid träffarna planeras övergångarna och genomförda övergångar följs upp avseende exempelvis avhopp. Tidigare år har det varit många omval för elever från fristående skolor och elever som studerat i andra kommuner. Detta antal har minskat i år. Studie- och yrkesvägledarna arbetar mycket med information om att det inte alltid fungerar att byta gymnasieskola och/eller gymnasieprogram mitt under läsåret. Även skolsköterskornas överlämning avseende hälso- och medicinska frågor mellan de båda skolformerna har fungerat bra. Det har däremot varit brister i den individuella elevinformationen mellan de båda skolformerna. Den information som gymnasieskolorna har fått (exempelvis har gått i liten grupp ) har ofta varit för fåordig för att kunna ge gymnasiet möjlighet att anpassa gymnasieutbildningen efter elevens behov. Detta har ibland inneburit att stöd har satts in onödigt sent. Skolorganisationen har också burit på ett arv från en tidigare förvaltningschef som innebar synsättet att eleven ska själv bära sin information. Detta synsätt fick ibland till följd att elever med stora behov av stöd (där behoven av informationsöverföring var störst) valde att inte berätta något om detta för gymnasiet. Förvaltningsledningens bild är att föräldrar ofta tar för givet att gymnasiet fått information om elevens behov av stöd med mera från grundskolan. Arbetet med att införa nya rutiner för övergångar har försenats av att det funnits delar av förvaltningen som varit tveksam till om de får lämna över handlingar till andra delar av förvaltningen. Eftersom de båda skolformerna lyder under samma nämnd kan dock handlingar fritt föras mellan skolformerna. Svaren på webbenkäten till rektorerna är svårtolkade. Detta eftersom man i en del svar tydligt kopplar till den reviderade rutinen som ska användas för första gången nu i år medan det för andra svar är mer oklart huruvida svaret avser såsom det har varit eller såsom man hoppas att det blir. Samtliga rektorer har en förhoppning och tilltro till att de nya rutinerna ska göra att övergångarna fungerar bättre. Gymnasierektorernas svar har en stor spridning på frågan om huruvida individuell utvecklingsplan och skriftliga omdömen överlämnas mellan skolformerna. Hälften svarar aldrig och den andra hälften alltid. 5

När det gäller om åtgärdsprogram överlämnas så svarar grundskolan ofta eller alltid medan gymnasiet svarar i skalan ibland, ofta, alltid. Majoriteten av rektorerna uppger att lärarna har kunskap om hur olika dokument ska hanteras vid överlämningar. Den reviderade rutinen innebär bland annat att elever och föräldrar ska få ett inflytande över vilken information som ska ges till den mottagande gymnasieskolan. Detta ska dokumenteras på en blankett i samband med avslutningssamtalet på grundskolan. Denna information skickas därefter till den mottagande gymnasieskolans rektor efter den slutliga intagningen (i augusti). Om eleven väljer ett program på en fristående gymnasieskola så finns materialet klart att skicka över om det efterfrågas från skolan. Personligt överlämnande av muntlig och skriftlig information sker även mellan speciallärare i de båda skolformerna enligt Handlingsplan för övergången år 9/Gymnasieskolan. De kompensatoriska hjälpmedel eleven har haft i grundskolan utvärderas av BIBASskolan och om behov av hjälpmedel fortfarande finns följer de med inom den kommunala verksamheten. (Det kan även finnas elever som får diagnos och sina hjälpmedel först i gymnasiet.) Elever som börjar studera hos andra huvudmän uppmanas att informera den nya skolan om sina behov. BIBAS-skolan tillhandahåller även handledning/utbildning av lärare i både grundskolan och gymnasiet. Gymnasiet genomför under hösten en enkät till sina nya elever för att få deras bild av övergången och sin första tid på gymnasiet. Hösten 2009 genomfördes dock inte enkäten på Duveholmsgymnasiet p.g.a. byte av skolledning. Vi har endast kunnat ta del av enkätresultatet för Ellwynska skolan. Deras enkätresultat visar att eleverna i stor utsträckning är nöjda med den information de fick innan valet och sin första tid på gymnasiet. I kvalitetsredovisningen 2009 för grundskolan redovisas att ytterst få skolor nämner något om övergången mellan grundskola och gymnasium i sin egen kvalitetsredovisning. En 6-9-skola beskriver att kontakten med mottagande gymnasieskolor har förbättrats de senaste åren. Av kvalitetsredovisningen för gymnasieskolan 2009 beskrivs att det på Ellwynska skolan finns tydliga rutiner för information till elever och föräldrar vid övergången och att grundskoleelever har möjlighet att göra studiebesök vid flera tillfällen, inte enbart då skolorna anordnar öppet hus. Vid vår intervju med några elever på Duveholmsgymnasiet framkommer att eleverna har varierande upplevelser av vilken information de fått om de olika gymnasieprogrammen. Eleverna är överens om att de inte fått tillräcklig information om hur det är att studera på gymnasiet när de gick i grundskolan. Någon elev hade ett avslutningssamtal, de andra hade det inte. Samtliga elever har efter eget initiativ fått stöd på gymnasieskolan. Flera av 6

dem trodde att information om deras behov skulle föras över från grundskolan till gymnasiet men upplever att så inte har skett. Vid samtal med specialpedagoger framkommer att de upplever sig få bristande information om de elever som de tar emot. 3.4 Våra kommentarer Det är positivt att arbetet med övergångar på övergripande nivå samt den medicinska överlämningen mellan skolsköterskorna fungerar bra sedan flera år tillbaka. Övergångarna har dock haft brister på individnivå när det gäller informationsöverföring och kontakter mellan skolformerna. De rutiner som tidigare funnits har inte hanterats på ett likvärdigt sätt på skolorna. Vi bedömer att övergångarna är ett förbättringsområde som förvaltningen också arbetar med genom den nya handlingsplanen, den reviderade rutinen och den nya blanketten. För att rutinen ska fungera är det viktigt att all personal, mentorer såväl som specialpedagoger och speciallärare, ges god information om den nya rutinen. Detta är en förutsättning för att övergångarna ska ske på ett likvärdigt sätt för eleverna. Övergångarna följs idag upp i de gemensamma mötena mellan SYV och rektorerna samt genom elevenkät på gymnasiet och i kvalitetsredovisningarna. Vi anser att uppföljningen behöver förbättras både vad gäller att samtliga skolor ska genomföra enkäten samt att skolorna i kvalitetsredovisningarna tydligare ska följa upp arbetet med övergångar. Vid intervjuerna med eleverna framkom att de inte tycker sig ha fått tillräcklig information om hur det är att studera på gymnasiet under sin grundskoletid. Vi anser att nämnden bör analysera denna fråga för att ta ställning om informationen till grundskoleeleverna behöver förändras/förbättras. 3.5 Planering av gymnasieskolans anpassning till förändringar Antalet elever i gymnasieåldern har nu börjat minska i Katrinholms kommun. Under 2009 minskade dessutom antalet elever från andra kommuner som går på gymnasieskolor i Katrineholm samtidigt som antalet katrineholmselever som går i andra huvudmäns gymnasieskolor ökade. Det samlade ekonomiska underskottet för gymnasieverksamheten inklusive interkommunal ersättning till andra kommuner och bidrag till fristående skolor uppgick för 2009 till 11 mnkr. Av de 11 mnkr var det 8,1 mnkr som avsåg interkommunal ersättning och bidrag till fristående skolor. Nämnden vidtog under 2009 åtgärder för att reducera gymnasiets kostnader. Bildningsnämnden stängde hösten 2008 Citygymnasiet. I januari 2009 gav nämnden förvaltningen i uppdrag att utreda det framtida lokalbehovet för Katrineholms gymnasieskolor. I den rapport som nämnden fick i september 2009 framgår att det finns flera olika pa- 7

rametrar som påverkar lokalbehovet. Dessa är främst ett minskat elevunderlag (både i kommunen och i kommuner med samverkansavtal), antalet nyanlända barn och ungdomar, etablering av nya skolor i närområdet samt gymnasiereformen. Vid intervjun med förvaltningsledningen framkommer att en stor utmaning är de nyanlända ungdomar som kommer till Katrineholm. Antalet nyanlända är mycket svårt att prognostisera. När antalet elever ett år blir fler än vad man trott utifrån prognosen medför det utökade elevantalet inte något automatiskt tillskott av ytterligare medel till nämnden vilket gör situationen svår att hantera. Prognoserna över antalet elever har tidigare haft en mycket bra träffbild och har det fortfarande med undantag för nyanlända barn och ungdomarna. Vid intervjuerna med nämndens presidium och förvaltningsledning framkommer att de vill försöka behålla bredden i programutbudet. Det förs diskussioner om att göra en sektorsindelning av gymnasiet och lokalmässigt försöka flytta ihop program som kan ha samordningsmöjligheter vad gäller samläsning. För att möta gymnasiereformen har nämnden slutat med intag på lokala inriktningar. Ett citat från bildningsnämndens budget för 2010 tydliggör att det finns en medvetenhet om de utmaningar som gymnasieskolan står inför. Gymnasieskolan står även inför stora utmaningar i samband med det minskande elevantalet. För att möta minskningen som kulminerar 2012 krävs organisationsförändringar och troligen nedläggningar av gymnasieprogram eller inriktningar av program. En lokalutredning pågår med målet att nå ett effektivt nyttjande av lokalerna utifrån såväl verksamhetens behov som ett ekonomiskt perspektiv. I intervjun med nämndpresidiet framförs att det är viktigt att få bra konsekvensbeskrivningar inför beslut, både av olika beslutsalternativ men också av konsekvenserna av att inte fatta något beslut alls. 3.6 Våra kommentarer Nämnden har genom flera insatser (nedläggning av gymnasium, beslut om lokalutredning, slutat med intag på lokala inriktningar och vidtagna besparingar på gymnasiet) visat att den har en beredskap och en aktiv styrning i förändringsarbetet. Det som kan försvåra detta förändringsarbete är om man inte lyckas få gymnasieverksamheten i ekonomisk balans. En ekonomi i balans är en förutsättning för att nämnden ska kunna ha en god beredskap för att kunna hanterade förändrade behov. Det är därför av största vikt att nämnden vidtar åtgärder för att få en gymnasieverksamhet (inklusive interkommunala ersättningar och bidrag till fristående skolor) i ekonomisk balans. 8

4 Revisionell bedömning Den revisionsfråga som bedömts är: Har bildningsnämnden en säkerställd och ändamålsenlig styrning och organisation av övergångar från grundskolan till gymnasiet? Om bedömningen av revisionsfrågan görs utifrån de övergångar som skedde inför det pågående läsårets start är vår bedömning att nämnden inte har en säkerställd och ändamålsenlig styrning och organisation vad gäller övergångar mellan grundskolan och gymnasiet. Detta baserar vi på att: Den övergripande planeringen av övergångar fungerade väl. Övergången på elevnivå mellan grundskola och gymnasium hade dock klara brister vad avser informationsöverföring, kontakter mellan specialpedagoger med mera. De rutiner som funnits har inte använts av samtliga skolor. Vi bedömer att de åtgärder som nu vidtagits av bildningsförvaltningen med bland annat den reviderade rutinen ger goda möjligheter till en ändamålsenlig organisation för övergångar mellan grundskola och gymnasium. Detta förutsätter dock att all personal ges information om förändringarna och att alla följer de reviderade rutinerna. Vi bedömer vidare att Bildningsnämnden genom de åtgärder den vidtagit visat att den har en beredskap och en aktiv styrning för att möta förändringar av elevantal och elevers valmönster. Vi bedömer att en förutsättning för att nämnden ska kunna behålla denna aktiva styrning är att den lyckas få gymnasieverksamheten i ekonomisk balans. Det är därför av största vikt att nämnden vidtar åtgärder för att få en gymnasieverksamhet (inklusive interkommunala ersättningar och bidrag till fristående skolor) i ekonomisk balans. 9