ON2016/15 2016-03-30 1 (16) Plats och tid 2016-03-30, Hamngatan 12, Långön vån 1, kl 13:15 16:40 ande Övriga deltagare Justerare Se nästa sida Se nästa sida Stefan Wigö Plats och tid för justering Avser paragrafer 18-28 Sekreterare Maria Thuman Ordförande Robert Sten Justerare Stefan Wigö ANSLAGSBEVIS et är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Nämnd/Styrelse Sammanträdesdatum 2016-03-30 Datum då anslaget sätts upp 2016-04-13 Datum då anslaget tas ned 2016-05-04 Förvaringsplats för protokollet Omsorgskontoret Underskrift Sekreterare
ON2016/15 2016-03-30 2 (16) Närvarolista ande ledamöter Hossam Abu Rweileh (M) Robert Sten (S), Ordförande Marie Frestadius (S), 1:e vice ordförande Stefan Wigö (S) Karin Eriksson (S) Sven-Olof Evermo (S) Veronica Wernersson (C) Anna Karin Modin (L) Anna-Lena Wannberg (V) Roger Bengtsson (SD) Lars Lindgren (M), 2:e vice ordförande Närvarande ersättare Gun Björklund (S) Anna-Greta Elfström Ohlsson (C) Annikki Bengtsson (SD) Anna Frestadius (S) Ej närvarande ersättare Therese Kjellberg (S) Stefan Hedlund (S) Maj Johansson (S) Åke Welander (V) Jeanette Forsén (KD) Övriga deltagare Karin Jonsson, Förvaltningschef Maria Thuman, Nämndsekreterare/utredare Maria Lindkvist, Enhetschef Marie Boråker, Förvaltningsekonom Birgitta Swedlund, Förvaltningsekonom Mats Åkerblom, Samordnare Kicki Bro, Chef handläggarenheten Maria Hanning, MAS
ON2016/15 2016-03-30 3 (16) Innehållsförteckning 18 Ekonomi...4 19 Ändring av beslut (2016-02-23 9) gällande fördelning avseende investeringsmedel 2016...5 20 Underlag till Kommunplan 2017 2019...6 21 Nämndens interna kontroll 2016...7 22 Svar till revisionen avseende systematiskt kvalitetsarbete inom omsorgsverksamheten...8 23 Komplettering av beslut (2016-02-23 8) gällande omsorgsnämndens verksamhetsberättelse för år 2015...10 24 Redovisning av integrationsprojekt...12 25 Utse utskott...13 26 Utse kontaktpolitiker...14 27 Delegationsbeslut...15 28 Information och rapporter...16
ON2016/15 2016-03-30 4 (16) ON2016/6 18 Ekonomi en beslutar att godkänna den ekonomiska rapporten janfeb 2016 en Intern rapportering, belopp i tkr jan-feb 2016 Års-budget Periodiserat Prognos Kommun- Övriga Kostnader Resultat Denna Föreg bidrag intäkter månad månad Ankomstregistrerade poster 0 0 0 Nämnden 973-973 54 Administration och ledning 80 465 610-81 075 1 861 4 000 Ordinärt boende ÄO 128 474 28 595-157 069-1 070 Vård- och omsorgsboende ÄO 214 795 41 065-255 860-761 Dagl o öppen verksamhet ÄO 8 073 2 143-10 216-165 Hemsjukvård 19 738 792-20 530-74 Ordinärt boende HO 10 016 781-10 797 286 Vård- och omsorgsboende HO 75 896 7 514-83 410-606 Dagl öppen verksamhet HO 14 385 395-14 780 118 Personlig assistans 38 350 40 493-78 843 699 Övriga insatser enl LSS 15 161 115-15 276 339 S:a en 606 326 122 503-728 829 681 4 000 0 Kommentarer till resultat och prognos: Januari är en kostsam månad eftersom jul- och nyårshelgernas höga kostnader för OB-ersättning och vikarier belastar resultatet. Inget beslut är taget om hur bufferten med 4 mkr enligt BS ska användas. Vad gäller övriga verksamhetsområden kan inte några större budgetavvikelser ses nu. sunderlag Ekonomisk uppföljning tom feb 2016 Dnr: ON2016/6
ON2016/15 2016-03-30 5 (16) ON2016/6 19 Ändring av beslut (2016-02-23 9) gällande fördelning avseende investeringsmedel 2016 en beslutar att godkänna följande ändring av beslut 9 2016-02-23 gällande Läkarstigen 1 avseende investeringsmedel till omsorgens verksamhet 2016. Läkarstigen 1 har ändrats till ansvar 310000 och verksamhet 50011. Verksamhet Inv.objekt Kronor Ansvar Vht Projnr Vallbacksgården Lekstuga 20 000 310300 51395 8705 Hedgrind Möbler 35 000 320300 51310 8706 Karl-Johan demens Möbler 65 000 326100 51051 8707 Karl-Johan rehab Möbler 30 000 333000 51030 8708 Rosengården Möbler 80 000 333100 51030 8709 Rehab Möbler och 70 000 336000 51030 hjälpmedel 8710 Hemsjukvården Möbler 60 000 336100 50013 8711 Läkarstigen 1 Möbler 50 000 310000 50011 8712 Summa 410 000 sutdrag skickas till Helena Zellner, ekonomikontoret
ON2016/15 2016-03-30 6 (16) ON2016/25 20 Underlag till Kommunplan 2017 2019 en beslutar att 1. anta upprättat Underlag till Kommunplan för 2017-2019 2. paragrafen omedelbart justeras För nämndens arbete med Underlag till Kommunplan har en nämndspecifik mall tagits fram. I mallen har text under vissa rubriker som förslag hämtats från budget 2016. För varje perspektiv anges nämndens framgångsfaktorer, mål och mått 2016. Följande rubriker ska ingå; Målgrupp och verksamhetsuppdrag, Verksamhetsbeskrivning, Volymer/verksamhetsmått, mål, Verksamhetsförändringar, Verksamhetsförändringar på lång sikt, Investeringar, Ekonomiska resurser sunderlag Underlag till Kommunplan 2017-2019 UTK 2017, Bil 1, Ekonomiska konsekvenser UTK 2017, Bil 2, Investeringar Dnr; ON2016/25 sutdrag skickas till Diariet, Kommunstyrelsen
ON2016/15 2016-03-30 7 (16) ON2016/41 21 Nämndens interna kontroll 2016 en beslutar att anta upprättat förslag till nämndens interna kontroll 2016 Kontrollområden (se även bilaga 1) ens kontrollområden Kontroll av narkotikaklassade läkemedel Kontroll av hantering av privata medel Kommunstyrelsen (KS2016/53) beslutar att uppdra åt respektive nämnd att genomföra intern kontroll avseende: Direktupphandling Genomförande av uppdrag från nämnd/styrelse Genomförande av föreslagna åtgärder från intern kontroll 2015 sunderlag Reglementet för intern kontroll (KS 2007/561 162) Tjänsteskrivelse dnr; KS2016/53 Tjänsteskrivelse dnr; ON2016/41 sutdrag skickas till Diariet, Kommunstyrelsen
ON2016/15 2016-03-30 8 (16) ON2016/48 22 Svar till revisionen avseende systematiskt kvalitetsarbete inom omsorgsverksamheten en beslutar att lämna förvaltningens svar som sitt svar till revisionen om hur förbättringsområden/brister som påpekats i rapporten kommer att åtgärdas. PwC har på Kommunrevisionen uppdrag genomfört en övergripande granskning avseende det systematiska kvalitetsarbetet inom omsorgsverksamheten. Rapporten har överlämnats med önskemål om skriftligt svar från omsorgsnämnden avseende hur de avser att åtgärda de förbättringsområden/brister som påtalats i revisionsrapportern. PwC rekommenderar omsorgsnämnden: att verka för ett skyndsamt införande av ett IT-baserat ledningssystem för det fortsatta kvalitetsarbetet, och att fortsätta med aktiviteter som säkerställer att alla medarbetare, oavsett anställningsform, som på ett eller annat sätt fullgör uppgifter inom äldreomsorgen och omsorgen om funktionshindrade dels ges möjlighet att delta och dels motiveras att delta i verksamhetens kvalitetsarbete. Som svar till revisionen avser nämnden att, genom ett aktivt deltagande med bl a kravställande, i det kommunövergripande arbetet med att upphandla ett gemensamt IT-system för kvalitetsarbete, verka för att snarast möjligt införa ett kvalitetsledningssystem som motsvarar dagens krav. Nämnden avser även att fortsätta det påbörjade arbetet med att tydliggöra strukturen för arbetet i linjeorganisationen och därigenom även tydliggöra och öka alla medarbetares möjlighet till delaktighet i förbättrings- och kvalitetsarbete. Genom detta arbetssätt kommer även förändringar att förankras på ett enklare sätt hos medarbetarna. sunderlag Bilaga, revisionsrapporten Systematiskt kvalitetsarbete inom omsorgsverksamheten Dnr; ON2016/48
ON2016/15 2016-03-30 9 (16) sutdrag skickas till Diariet, Kommunstyrelsen samt Jan Hiller och Louise Cedemar PwC senast 2016-05-13
ON2016/15 2016-03-30 10 (16) ON2016/39 23 Komplettering av beslut (2016-02-23 8) gällande omsorgsnämndens verksamhetsberättelse för år 2015 en beslutar att godkänna följande komplettering av beslut (2016-02-23 8) gällande omsorgsnämndens verksamhetsberättelse för år 2015. Dokumentet för balanserad styrning om omsorgsnämndens måluppfyllelse 2015 kompletteras med nedanstående sammanfattande analys och måluppfyllelse. Medborgare Arbetet för att öka inflytande och delaktighet har gett positivt resultat. Inom samtliga områden redovisas ett i jämförelse gott resultat. Inom området information finns sannolikt mer att göra för att ytterligare utveckla och anpassa den till samtliga målgrupper. Tydlighet i informationen är en av flera viktiga förutsättningar som möjliggör inflytande och delaktighet. Medarbetare Inom förvaltningen sker omfattande förändringsarbeten och strukturändringar, dessa påverkar medarbetarna direkt och/eller indirekt. Trots detta så upplevs medarbetarna engagerade och kreativa. Satsningar på kompetensutveckling samt samverkansarbete upplevs som satsningar som stärker medarbetarna. Tyvärr kan några resultat inte redovisas på årets enkät, på grund av för låg svarsfrekvens. Hållbar samhällsutveckling Bemötandefrågor, kunskaper i rehabiliterande förhållningssätt samt kvalitetssäkrad vård och omsorg generellt, är utvecklingsområden som är i ständigt fokus. Detta arbete bidrar sannolikt till att de områden som mäts i stort sett behålls på tidigare nivåer och för vissa områden ökar. Ekonomi Arbetet inom enheterna har i stor utsträckning bidragit till de positiva resultat som redovisas. Omvärld Förvaltningen har genomfört, och fortsätter satsa på, satsningar för att öka kunskaper kring olika kulturer. Det finns en ambition att försöka utveckla utbytet med omvärlden.
ON2016/15 2016-03-30 11 (16) sunderlag Bilaga; ON BS mål 2015, Dnr; ON2016/39 sutdrag skickas till Diariet, Kommunstyrelsen samt ekonomikontoret, Kerstin Ryding och Helena Zellner
ON2016/15 2016-03-30 12 (16) ON2016/58 24 Redovisning av integrationsprojekt en beslutar att 1. godkänna omsorgsförvaltningens redovisning av integrationsprojektet 2. paragrafen omedelbart justeras Omsorgsförvaltningen erhöll projektmedel från arbetslivsförvaltningen på 1 000 000 kr, för att arbeta särskilt med integration angående språkpraktik och handledning. Projektet pågår från den 1 september 2015 31 augusti 2016. Inför projektåret planerades för att ta emot 30 språkpraktikanter i perioder om tre. Det genomfördes genom att 25 befintliga handledare fick vidareutbildning i språkpraktik. Utifrån projektmedel har ersättning getts till handledare för att kunna lägga mer tid på språkpraktikanten som handletts. Verksamheten har därmed kunnat anställa vikarier för språkhandledare vid handledning som varit schemalagd, samt vid olika aktiviteter som skett via omsorgsförvaltningen, som exempelvis studiecirklar i bemötande som anordnats för språkpraktikanter, där handledaren varit viktig i kontakten med praktikanten. Till den 31/1 2016 har 267 500 kr nyttjats av erhållna medel om 1 000 000 kr (se bifogat kalkylblad). sunderlag Tjänsteskrivelse samt ekonomisk kalkyl, Dnr; ON2016/58 sutdrag skickas till Arbetslivsnämnden/förvaltningen senast 2016-03-31
ON2016/15 2016-03-30 13 (16) 25 Utse utskott en beslutar att utse Lars-Olof Lindgren (M) till omsorgsnämndens utskott. Vissa ärenden inom omsorgsnämndens ansvarsområde får delegeras till ett utskott, nämnden måste fatta beslut om att utse ledamöter som ska ingå i utskottet. sutdrag skickas till Susanna Gaddenius, diariet Kommunstyrelsen
ON2016/15 2016-03-30 14 (16) 26 Utse kontaktpolitiker en beslutar att utse Anna-Greta Elfström Olsson (C) och Karin Eriksson (S) att besöka Årsunda hemtjänst och boende Vid nämndens sammanträden utses kontaktpolitiker för valda enheter. I rollen som kontaktpolitiker företräder ledamoten hela omsorgsnämnden, inte det parti politikern tillhör. I uppdraget som kontaktpolitiker ingår att informera sig om verksamheten vid enheterna. Vid nästkommande nämndssammanträde förväntas kontaktpolitikerna återrapportera från uppdraget. Uppdraget som kontaktpolitiker innebär att; - vara ambassadör för nämndens verksamhet samt företräda nämnden - vara brobyggare mellan brukare, verksamhet och politisk organisation få bättre förutsättningar att fatta beslut genom en egen bild av verksamheten ge nämnden information och kunskap genom återrapportering från uppdraget Uppdraget som kontaktpolitiker innebär inte att - agera i frågor kring utförandet vid enheterna - agera i personalpolitiska frågor
ON2016/15 2016-03-30 15 (16) 27 Delegationsbeslut en beslutar att lägga delegationsbesluten till handlingarna. Delegationsbeslut som inkommit till omsorgsnämnden sedan föregående sammanträde avseende biståndsbeslut, avslutade förhandlingar enligt MBL och nya tillsvidareanställningar finns i en pärm som cirkulerar bland ledamöterna under sammanträdet.
ON2016/15 2016-03-30 16 (16) 28 Information och rapporter en har tagit del av informationen. - SVG-protokoll - 160322 - Aktuell kö djupare rapport - Domar - Kostnadsanalys/plan statliga medel (utbildning baspersonal, psykiatri och våld i nära relation) - Lex Sarah - Kompetensplan - Etableringsmedel från Arbetslivsnämnden - Revisionsrapport Granskning av personal- och kompetensförsörjning - Trainee - Nattbemanning - Presentation av ny MAS - Årsredovisning 2015 Folkhälsa - Rådet för Folkhälsa och Trygghet - Utskottsbeslut - KHR/KPR - råden har fått information om samtliga förvaltningars UTK - Övrigt