Kvalitetsberättelse Innehållsförteckning 1. Verksamhetens innehåll - Hemtjänst Olir AB 2 2. Organisationsskiss, ansvarsfördelning 3 3. Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete, centrala delar i ledningssystemet 4 4. Systematiskt kvalitetsarbete 5 5. Hur hemtjänst Olir AB bedriver ett systematiskt kvalitetsarbete 6. Systematiskt förbättringsarbete (riskanalys, egenkontroll, avvikelsehantering) 7. Riskanalys Åtgärder från riskanalys 8. Egenkontroll Åtgärder från egenkontroll 9. Avvikelsehantering Åtgärder från avvikelsehantering 8 9 9 12 17 10. Samverkan och samarbete 18 11. Personalens medverkan i kvalitetsarbetet 21 12. Sammanfattning 23 1
1. Verksamhetens innehåll Inledning Olir AB är ett litet hemtjänstföretag. Vi utför omvårdnads- och servicetjänster till personer som bor i eget boende i Solna stad, Vaxholm stad, Vallentuna kommun, Upplands Väsby kommun och som på grund av ålder, funktionshinder eller sjukdom inte längre klarar sin dagliga livsföring på egen hand. Vi bedriver verksamhet i 7 år. Vårt huvudmål med verksamheten är att alla brukare ska känna trygghet, ha inflytande, uppleva tillgänglighet, få ett gott bemötande och uppleva en hög kontinuitet av personal. Hemtjänstinsatserna baseras på biståndsbeslut enligt SoL. Kommunens mål och riktlinjer är grunden för vår insats. Vi följer naturligtvis lagar, förordningar och föreskrifter som gäller för hemtjänstverksamhet. Vår personal består av undersköterskor och vårdbiträden med stor social kompetens och lång erfarenhet inom vården. Vi jobbar kontinuerligt med kompetensutveckling för vår personal. Det finns en kompetensutvecklingsplan som omfattar samtlig personal och som utgår från en individuell kompetensinventering. Vi har specialkompetens inom utvecklingsstörning/funktionshinder. Vi bedriver systematiskt arbetsmiljöarbete för att uppnå en god fysisk och psykosocial arbetsmiljö för våra arbetstagare. Det skapar trygghet och utveckling. Inom hemtjänstverksamheten jobbar vi med värdighet och god kvalitet som värdegrund. Det allra viktigaste inom vår verksamhet är att den vård och service vi erbjuder är av högsta möjliga kvalitet. Vårt kontor ligger i Täby på Åkerbyvägen 114. Vi finns tillgängliga alla dagar mellan 07.00-22.00. Tel. 072 0344494, e-post: oliridag@gmail.com, fax: 08 44683631. Vi har en god och stabil ekonomi. Både företaget och personalen har ansvar försäkring hos Länsförsäkringar som täcker skador upp till 10 miljoner kr. 2
2. Organisationsskiss: VD Irina Tchebotareva Styrelsen Jelena Milinovic Hemtjänst Verksamhetschef Irina Tchebotareva Samordnare Jelena Milinovic Ledsagarservice Avlösarservice Arbetsmiljö Irina Tchebotareva Personal Jelena Milinovic Irina Tchebotareva Ekonomi Irina Tchebotareva IT-service Irina Tchebotareva Medarbetare (undersköterskor och vårdbiträde) Olir AB består av: verksamhetschef Irina Tchebotareva samordnare - Jelena Milinovic 6 7 undersköterskor 2 3 vårdbiträde Vi har mer än 20 kunder. I Solna kommun har vi 7 kunder. Ansvarsfördelning Verksamhetschef Irina Tchebotareva har det övergripande ledningsansvaret för SoL-verksamhetens uppdrag, genomförande och uppföljning samt övergripande ansvar för verksamheternas ekonomi, personal, arbetsmiljö och kvalitet. 3
Irina Tchebotareva är huvudadministratör för IT-baserad systemet. Irina Tchebotareva är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter. Irina Tchebotareva ansvarar för den dagliga ledningen i verksamheten. Irina Tchebotareva är tillgänglig på kontor alla dagar mellan 07.00-18.00 samt dygnet runt per telefon, fax eller e-post. Tel.072 0344494 verksamhetschef Irina Tchebotareva E-post: irina336@yahoo.se, oliridag@gmail.com Fax: 08-44683631 Samordnare/arbetsledare Jelena Milinovic ansvarar för den dagliga ledningen i verksamheten Olir AB. Jelena har det operativa ansvaret i verksamheten med att stödja personal i deras arbete, följa upp att beslutade arbetsflöden efterföljs och samverka med brukare och deras anhöriga. Arbetsledare Jelena Milinovic är tillgänglig dygnet runt per telefon, fax eller e-post. Tel.070 3819790 arbetsledare Jelena Milinovic E-post: jelena.m75@gmail.com Jelena ingår i ledningsgrupp tillsammans med verksamhetschef Irina Tchebotareva. Medarbetare (undersköterskor/vårdbiträde) Medarbetare ansvarar för genomförande av insatser enligt upprättad genomförandeplan. Medarbetarna är skyldiga att medverka i verksamhetens kvalitetsarbete. 3. ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete Ett ledningssystem är ett verktyg för att uppnå kvalitet. Det är ett stöd för både ledning och medarbetare att systematiskt och fortlöpande utveckla, följa upp och säkra kvaliteten i verksamheten. För ledningsnivån Ledningssystemet gör det möjligt för ledningen att styra verksamheten så att rätt sak görs vid rätt tillfälle och på rätt sätt. Ledningssystemet möjliggör också ordning och reda i verksamheten så att händelser som kan leda till vårdskador, missförhållanden eller andra avvikelser från de krav och mål som gäller för verksamheten enligt lagar och andra föreskrifter kan förebyggas. 4
För verksamheten Med hjälp av ledningssystemet får verksamheten stöd i det dagliga arbetet med att planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra kvaliteten. Centrala delar i ledningssystemet för systematiskt kvalitetsarbete är: tydliga processer, aktiviteter och rutiner som behövs för att säkra verksamhetens kvalitet samverkan - intern och extern för att säkra kvaliteten på de insatser som ges i verksamheten systematiska förbättringsarbetet som består av följande komponenter: riskanalys, egenkontroll, utredning av avvikelser (klagomål och synpunkter, rapporteringsskyldighet, sammanställning och analys), förbättrande åtgärder i verksamheten, förbättring av processerna och rutinerna personalens medverkan i kvalitetsarbetet dokumentationsskyldighet Hemtjänst Olir AB har ett utarbetat ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Ledningssystemet är uppbyggt efter de krav och mål som finns i Socialstyrelsens föreskrift SOSFS 2011:9 och efter de processer, aktiviteter och rutiner som finns i verksamheten. I vårt arbete följer vi även kommunens lagar och riktlinjer gällande vård och omsorg. Med hjälp av processer och rutiner samt ett systematiskt förbättringsarbete ska verksamheten uppnå kvalitet. 4. Systematiskt kvalitetsarbete Om systematiskt kvalitetsarbete För att genomföra tjänster med god kvalitet till brukarna krävs ett systematiskt kvalitetsarbete. Det innebär bland annat att rutiner ska finnas så att åtgärder ska kunna vidtas för att säkra verksamhetens kvalitet. Det som sker på verksamhetsnivå ska bidra till mål och strategier på ledningsnivå och på så vis påverka hela verksamheten på alla nivåer. Kvalitetsbegreppet enligt SOSFS 2011:9 innebär att en verksamhet uppfyller de krav och mål som gäller för verksamheten enligt lagar och föreskrifter. På Olir AB sätter vi alltid kvaliteten i första rummet. Med det menar vi att Verksamhet ska bedrivas i samarbete med andra berörda samhällsorganisationer och myndigheter 5
Verksamhet ska vara grundad på respekt för den enskildes självbestämmanderätt och integritet Den enskilde ska i största möjliga utsträckning ges inflytande och delaktighet över insatser som ges Kvaliteten i verksamhet ska systematiskt och fortlöpande utvecklas och säkras För verksamheten ska det finnas den personal som behövs för att ett gott stöd och en god service och omvårdnad kunna ges Kvalitetsarbete i hemtjänst Olir AB pågår dygnets alla timmar, veckans alla dagar. Alla medarbetare deltar i kvalitetsarbete. Kvalitetshjulet är vår modell för systematiskt kvalitetsarbete. Hjulets fyra delar planering, genomförande, utvärdering och utveckling innehåller arbetssätt och metoder för det dagliga arbetet samt verktyg för att mäta, följa upp och utveckla våra insatser. 6
Identifiera krav och mål i lagstiftningen Planera arbetet för att säkerställa dessa krav och mål ta fram processer och rutiner, fördela ansvar Riskanalyser Planera Arbeta utifrån fastställda processer och rutiner Ta emot rapporter, klagomål och synpunkter utred, sammanställ och analysera Samla in information och utvärderingar Genomföra Förbättra Utvärdera Utveckla och förbättra processer och rutiner arbeta för att uppnå krav och mål Följa upp och utvärdera resultatet - egenkontroll Upprätta kvalitetsberättelse Förbättringshjulet visar hur kvalitetsarbetet går till. Efter att man har planerat och genomfört verksamheten följer man upp och åtgärdar brister. Åtgärderna ligger till grund för den nya planeringen så att erfarenheterna från uppföljning och åtgärder tas till vara. På så sätt skapas ständiga förbättringar. Kvalitetsorganisation Vår ambition är att alla medarbetare ska vara delaktiga i kvalitetsarbetet. Det viktigaste kvalitetsarbetet sker i vår ledningsgrupp (verksamhetschef och samordnare). Ledningsgruppen träffas varje månad och analyserar de avvikelser och händelser som skett i verksamheten, föreslår åtgärder för att förhindra upprepning samt utvärderar om åtgärder haft önskad effekt. Arbetet protokollförs och verksamhetschef granskar protokollet för att säkerställa att arbetet sker systematiskt. Alla vidtagna åtgärder diskuteras på arbetsplatsträffar. 7
5. Hur hemtjänst Olir AB bedriver ett systematiskt kvalitetsarbete Planering I planeringsfasen beskrivs vad som ska göras, av vem och när. Arbetet planeras utifrån lagar, krav och förordningar som styr verksamhet. Det är viktigt att sätta mätbara mål, identifiera processer, aktiviteter och rutiner, ha en tydlig ansvarsfördelning samt säkerställa att resurser används på bästa möjliga sätt. Brukarnas genomförandeplaner, levnadsberättelse, riskanalyser och andra beskrivningar av de insatser som brukarna behöver utgör grunden för planeringen. Vi planerar grundschema för varje medarbetare utifrån geografiskt område, kompetens, hjälptider och insatsens tyngd. Vi planerar samverkan - intern och extern för att säkra kvaliteten på de insatser som ges i verksamheten. Planeringsarbetet dokumenteras i verksamhetsplanen i början av år. Genomförande I genomförandefasen genomförs det som är sagt i planeringsfasen. Riktlinjer och rutiner beskriver hur de olika tjänsterna ska utföras och hur målen ska uppnås. Planeringsblad och checklistor används för att säkerställa att alla omsorgsinsatser genomförs. Arbetet underlättas också av en rad policy, handböcker och broschyrer. Brukarnas kontaktpersoner samt vårt arbete med händelsehantering (rapporter, klagomål och synpunkter) och analys har stor betydelse för kvaliteten i det dagliga arbetet. Arbetet dokumenteras löpande för att möjliggöra utvärdering och uppföljning. Uppföljning Verksamhetsuppföljningen är en del av vårt kvalitetsarbete. Att följa upp, utvärdera och analysera resultaten från genomförandefasen är viktigt för att utveckling ska kunna ske och för att kunna säkra kvaliteten i det som görs. Vi fortlöpande följer upp resultat av utförda insatser på individnivå och på verksamhetsnivå. Exempel på vår uppföljning är egenkontroll. Vi följer upp kvaliteten varje månad inom vissa områden. Olika metoder och verktyg som till exempel målundersökning, granskning av sociala 8
dokumentationen, hantering av avvikelser och synpunkter och klagomål, jämförelser, brukarundersökningar, riskanalyser, analys av checklistor, mm. kan användas. Vi analyserar resultatet och vid behov vidtar förbättringsåtgärder i syfte att utveckla verksamheten. Vi sprider resultatet av verksamhetsuppföljningen till alla medarbetare i hemtjänst Olir AB. Kvalitetsarbetet dokumenteras bland annat genom årlig kvalitetsberättelse. Uppföljningsarbetet dokumenteras i uppföljningsplanen i slutet av år. Utveckling I förbättringsfasen lär vi oss av erfarenheterna och resultaten. Utifrån resultaten och analyserna, vad kan göras bättre? Vilka åtgärder ska genomföras i verksamheten för att säkra kvaliteten? Vilka processer och rutiner kan behöva ändras? Förbättringsåtgärderna som kan behövas ska dokumenteras i handlingsplanen för kvalitet. Medarbetarnas kompetensutveckling är en viktig del i hela vårt kvalitetsarbete. Ledningsgrupp bevakar nyheter, innovationer och senaste forskningen och för löpande ut det i verksamheten. 6. Systematiskt förbättringsarbete Det systematiska förbättringsarbetet är en viktig del av kvalitetsarbetet och består av riskanalyser, egenkontroller, utredning av avvikelser, rapporter, synpunkter och klagomål, förbättrande åtgärder samt förbättring av processer och rutiner. 7. Riskanalys Utförare som bedriver hemtjänst ska enligt nämndens uppdragsbeskrivning utföra riskanalyser för att bedöma om det finns risk för att händelser skulle kunna inträffa i verksamheten som kan medföra brister i verksamhetens kvalitet. Syfte Syftet med en riskanalys är att identifiera och värdera risker, identifiera de bakomliggande orsakerna och att föreslå åtgärder som minskar riskerna eller dess konsekvenser. Mål Målet med riskanalys är att säkra verksamhetens kvalitet. 9
Metod/Ett verktyg i vårdskadeförebyggande arbete På Olir AB har vi under 2018 arbetat ytterligare med riskanalyser i verksamheten. Vi har lagt fokus på att medarbetarna ska förstå varför det är viktigt att analysera ev. risker och vad man kan göra för att motverka risker i verksamheten. Övergripande riskanalys initieras av ledningsgrupp (verksamhetschef och arbetsledare/samordnare) och genomförs årligen i samband med verksamhetsplaneringen. Verksamhetschef är ansvarig för vidtagande av åtgärder. Riskanalys inom respektive verksamhet för att identifiera, analysera och bedöma riskerna initieras också av ledningsgrupp och sker löpande samt i samband med upprättande av verksamhetens arbetsplan. Arbetsledare/samordnare ansvarar för att åtgärder vidtas. Varje anställd inom verksamheten har skyldighet att uppmärksamma risker och rapportera dem genom att skriva avvikelserapport. Dessa avvikelserapporter lämnas sedan till verksamhetschef/arbetsledare som ansvarar för vidare hantering. Riskanalyser är ett sätt att arbeta förebyggande genom att identifiera händelser/företeelser som kan utgöra en risk i verksamheten. I riskanalysarbetet värderas riskernas sannolikhet och vilka konsekvenser som de kan innebära och utifrån detta beslutas det sedan om vilka åtgärder som ska vidtas för att begränsa de identifierade riskerna. Riskanalyser genomförs t.ex. för att begränsa risker vid omorganisationer, vid införande av ny teknisk utrustning, inför semesterperioder, utifrån riskområden som identifierats via inrapporterade avvikelser (Lex Sarah rapport, tillbudsrapport, fallrapport, synpunkter/klagomål, mm), genom egenkontroller, skyddsronder, intervjuer med kunder och personal, dvs. vid upptäckta brister i verksamheten. Riskanalysens olika steg: Kartlägga arbetsprocessen Samla in och gå igenom information, t ex biståndsbeslut, genomförandeplaner, samtal med anhöriga, avvikelserapporter, egenkontroller, checklistor, mm Identifiera tänkbara risker Utifrån tillgänglig information vilka risker kan tänkas uppstå? Vad beror ev. risker på och vad kan de leda till? Vilka negativa konsekvenser kan bli följden? Bedöma riskerna utifrån sannolikhet, allvarlighetsgrad och konsekvens samt identifiera de bakomliggande orsakerna 10
Gör en prioritering av riskerna utifrån den bedömning som gjorts om hur sannolikt det är att de inträffar respektive konsekvenser Förslag till åtgärder, när ska det ske och vem är ansvarig? Ledningsgrupp beslutar om åtgärdsförslag De åtgärder som inte kan genomföras omedelbart förs in i en handlingsplan där man också bestämmer vem som är ansvarig för att åtgärden genomförs, när den ska vara genomförd och när man ska följa upp att den blivit genomförd. Genomförande av åtgärder Uppföljning Följ upp att åtgärderna genomförts och om man kunnat utläsa någon effekt. Vi undersöker och bedömer risker med verksamheten fortlöpande och systematiskt. Alla risker som kommit fram skriver vi ner. Vi beskriver risken och var den finns samt bedömer om den är allvarlig eller inte. Huvudregeln är att risker åtgärdas omedelbart. Vi börjar med de allvarligaste riskerna. De åtgärder som inte kan genomföras omedelbart förs in i en handlingsplan där man också bestämmer vem som är ansvarig för att åtgärden genomförs, när den ska vara genomförd och när man ska följa upp att den blivit genomförd. Handlingsplan ska hela tiden hållas uppdaterad. Olir AB uppför en skriftlig plan över hur man ska agera i händelse av en allvarlig händelse eller kris, såsom exempelvis brand, längre tid- el- eller vattenavbrott eller om personal eller brukare skadas allvarligt i bostaden. Denna plan är känd av personalen. Vi gör riskanalyser på såväl individnivå samt verksamhetsnivå. Individnivå: Riskanalys på individnivån genomförs för att förebygga skador för den enskilde kunden eller medarbetare. Vi undersöker och bedömer risker hos varje ny kund (fritt arbetsutrymme, dörröppningar, rökning i hemmet, våld och hot situationer, risk för smitta, tillräcklig kunskap om god arbetsteknik, förflyttningsteknik, mm hos personal). Kundens anhöriga erbjuds att vara delaktiga vid genomförande av riskanalysen. Verksamhetsnivån: Riskanalys på verksamhetsnivån genomförs både gällande befintliga processer och i samband med verksamhetsförändringar, införande av ny teknik eller nya metoder. 11
Personalens kompetens Alla medarbetare i hemtjänst Olir AB har bra kunskaper, kompetens och erfarenhet av arbete inom vård och omsorg. Alla medarbetare i hemtjänst Olir AB har intern utbildning Riskbedömning. En gång per månad har vi obligatoriskt APT - möte där bl. a. diskuterar vi arbetsmiljöfrågor och varje medarbetare är delaktig i arbetsmiljöarbetet. Alla nyanställda genomgår en grundlig introduktionsutbildning. Riskanalys/riskbedömning ingår som en del i introduktionsutbildning. Åtgärder från riskanalys Under 2018 gjordes flera riskanalyser: Riskbedömning hos en ny kund gällande fritt arbetsutrymme, risk för fall i lägenhet, rökning i hemmet, strömavbrott, brand, mm Riskbedömning hos alla kunder gällande risk för brand Riskanalys vid införande av ny teknisk utrustning installation av digitala låsvred och NFC - etiketter Riskanalys gällande befintliga processer och rutiner som uppfattas osäkra, där riskerna inte är helt kända, t ex brandskyddsarbete Utifrån riskanalyserna har vi skrivit handlingsplan med konkreta åtgärder som ska vidtas under året. Åtgärder: Vi har bytt en del av utrustning i sovrum för att göra fritt arbetsutrymme hemma hos kund Vi har hjälpt kunden att installera en ny brandvarnare Vi har hjälpt kunden att installera en ny brandsläckare Ny rutin för tidsredovisning med hjälp av mobiltelefoner, digitala låsvred och NFC - etiketter har tagits fram och sedan diskuterats på APT Ny förbättrade rutin (brandskyddsarbete) har tagits fram och sedan diskuterats på APT 8. Egenkontroll Egenkontrollen är en systematisk uppföljning och utvärdering av den egna verksamheten och kontroll av att den bedrivs enligt de processer och rutiner som ingår i verksamhetens ledningssystem. Den ska ske med den frekvens och i den omfattning som krävs för att säkra verksamhetens kvalitet. 12
Egenkontroll i hemtjänst Olir AB Egenkontroll är en central del i vårt systematiska förbättringsarbete. För varje egenkontroll har vi arbetssätt och instruktioner som finns att hämta på kontoret. Egenkontroll för hela verksamheten genomförs av ledningsgrupp i början av år (januari). Föregående års protokoll och vidtagna åtgärder gås igenom och nytt protokoll upprättas. Där brister identifieras är åtgärder vidtas alt. planeras att vidtas. Sedan fortsätter vi arbeta med egenkontroll kontinuerligt hela året. Allt arbete fördelas, dokumenteras och följs upp enligt plan/protokoll. Under år 2018 har gjorts följande egenkontroller: Målundersökningar 2018 års kvalitetsmål var kvalitetsuppföljning med fokus på bemötande. Målundersökning har visat att bemötande var med god kvalitet. Förhållningssätt. Undersökning av om det finns förhållningssätt och attityder hos personalen som kan leda till brister i verksamhetens kvalitet. Olir AB arbetar med värdegrundsfrågor en gång per år på APT för att frambringa en gemensam värdegrund för medarbetarna som skall leda till en höjd kvalitet i verksamheterna. Undersökning har visat att personal arbetar utifrån en gemensam värdegrund. Det finns dock små brister i kunskaper om en nationell värdegrund. Analys av avvikelser, missförhållanden, synpunkter och klagomål. 2018 års undersökning har visat att det finns tydliga skriftliga rutiner för hur tillbudsrapporter, fallrapporter, Lex Sarah rapporter, klagomål och synpunkter ska anmälas, utredas samt sammanställas och analyseras. Undersökning har visat även att kunder vet vart man kan vända sig om man vill framföra synpunkter eller klagomål. Vi informerar personalen om skyldigheten att rapportera vid nyanställning. Vi diskuterar skyldigheten att rapportera på APT. 13
Det finns dock brister i personalens kunskaper gällande avvikelsehantering. Sammanställning av samtliga avvikelser följs upp på ledningsgruppsmöte 1 gång per månad. Resultat sammanställs i en rapport och utifrån resultatet skapas en handlingsplan med förslag på förbättringsåtgärder. Uppföljning av handlingsplanen sker kontinuerligt på ledningsgruppsmöte. Granskning av den sociala dokumentationen. Vi gör granskning av journaler, akter, genomförandeplaner, mm. Granskning av den sociala dokumentationen gör vi på ledningsgruppsmöte varje månad samt vid behov. Vid identifierade förbättringsområden återkopplas detta till respektive medarbetare samt vid APT. Uppföljning sker av verksamhetschef vid nästa granskning eller vid behov. 2018 års granskning har visat att alla planerna är uppdaterade och dokumenterade. Aktuella genomförandeplaner finns för alla kunder med service och omvårdnadsinsatser inom hemtjänsten Olir AB. Undersökning har visat emellertid att det finns små brister i genomförandeplaner (t.ex. inhämtat samtycke till informationsöverföring saknas och finns inte dokumenterat hos några kunder, signaturlista saknas i kundens pärm hos några kunder, mm). Löpande dokumentation finns om faktiska omständigheter och händelser av betydelse. Alla vidtagna åtgärder vid uppföljning av insatsen har dokumenterats. Detsamma gäller åtgärder som har vidtagits för att följa upp insatsen mot fastställda mål och den planering som har gjorts tillsammans med den enskilde. Dokumentationen förvaras på ett betryggande sätt så att obehöriga inte får tillgång till den. Granskning av annan dokumentation såsom rutiner och riktlinjer. Granskning av rutiner och riktlinjer gör vi minst 1 gång per år på ledningsgruppsmöte där vi kopplar ihop våra skrivna rutiner till gällande riktlinjer och lagstiftning. Dessa rutiner och ev. förändringar förankras sedan på APT eller på andra relevanta möten. 14
2018 års granskning har visat att verksamhet har tydliga skriftliga rutiner och riktlinjer. Det saknas eller måste förbättras dock några nödvändiga rutiner t.ex. rutin för behandlingen av personuppgifter individuell kompetensutvecklingsplan hos några medarbetare checklista för introduktion av nyanställda medarbetare skriftligt introduktionsmaterial att lämna till nyanställda medarbetare Jämförelser av verksamhetens resultat med uppgifter i öppna jämförelser. Resultatet tas upp på ledningsgruppsmöte en gång per år. Användandet av öppna jämförelser har som mål att stödja verksamhet i arbetet med att främja en god vård och omsorg för den enskilde. Vi använder nästa jämförelser inom äldreomsorgen: Vad tycker de äldre om äldreomsorgen? Kommun- och enhetsundersökningen Äldreguiden Jämförelser av verksamhetens resultat med resultat för andra verksamheter. Resultatet tas upp på ledningsgruppsmöte en gång per år. Vi har gjort jämförelse mellan Olir AB och andra hemtjänst avseende vilken kompetens personalen har samt vilken fortbildning personalen genomgått under det gångna året. Dokumentet innehåller följande delar: Hemtjänstpersonal: omvårdnadsprogrammet eller motsvarande Fortbildning hemtjänstpersonal Fortbildning verksamhetsansvarig 2018 års jämförelse har visat att medarbetare i hemtjänst Olir AB har bra kompetens: alla medarbetare har lång praktisk erfarenhet av arbete inom vård ock omsorg (mer än 3 år), 6 av 10 medarbetare som jobbar i Solna kommun har undersköterska utbildning (en medarbetare studerar undersköterska utbildning på distans). Vissa medarbetare far fått internutbildningar under år 2018: Nationell värdegrunden för äldreomsorgen Solna stads kvalitetsdeklaration (Kontaktmannen informerar om kvalitetsdeklarationen varje ny kund vid vårdplaneringar. 15
Vi bör bli bättre på att använda kvalitetsdeklarationen i det dagliga arbetet som ett stöd för att utföra och följa upp vård och omsorg) Värdegrundsgarantier till kunder inom hemtjänst Olir AB Basala hygienrutiner Systematiskt brandskyddsarbete mm Verksamhetschef har fått nästa fortbildningar under år 2018: Kurs i systematiskt kvalitetsarbete utifrån SOFS 2011:9 Riskanalys Äldreomsorgens nationella värdegrund Arbetsmiljöarbete för hälso- och sjukvårdssektorn Hot och våld i nära relationer Brandutbildning Arbetsrättutbildning Miljöutbildning steg1 och steg2 (pågående utbildning) Samordnare har fått nästa fortbildningar under år 2018: Arbetsmiljöutbildning Brandutbildning Lex Sarah utbildning Arbetsrättutbildning Socialrätt för arbetsledare (pågående utbildning) Jämförelser av verksamhetens nuvarande resultat med tidigare resultat genom uppföljningar av utförd insats med brukare. Resultat tas upp på ledningsgruppsmöte en gång per år. 2018 års jämförelse har visat att verksamhetens nuvarande resultat är bättre än tidigare resultat. Brukarundersökningar. Görs en gång per år med brukare. Resultatet från brukarundersökningen ger oss en uppfattning om hur kunderna/brukarna upplever kvaliteten i hemtjänst Olir AB. Resultatet av undersökningen återkopplas till brukare och medarbetare. Resultatet från brukarundersökningen har visat att alla brukare är nöjda med hemtjänst Olir AB. ID kort Alla medarbetare i Olir AB har synlig ID bricka. Egen uppföljning av om vidtagna åtgärder leder till tänkt förbättring. 16
2018 års undersökning har visat att vidtagna åtgärder har lett till förbättringar i verksamheten. Verksamhetens nuvarande resultat är bättre än tidigare resultat. Åtgärder från egenkontroll Under 2018 gjordes flera egenkontroller. Egenkontroller gav nästa åtgärder: Vi har arbetat med att förbättra vår sociala dokumentation Ny checklista för introduktion av nyanställda medarbetare har tagits fram Skriftligt introduktionsmaterial att lämna till nyanställda medarbetare har tagits fram 9. Utredning av avvikelse Hemtjänst Olir AB hanterar olika typer av avvikelser: synpunkter och klagomål, tillbudsrapporter, fallrapporter, Lex Sarah rapporter, mm. Varje medarbetare har till uppdrag att rapportera avvikelser i verksamheten. Medarbetarna har fått information/utbildning för hantering av avvikelser genom introduktion vid anställning, obligatorisk intern utbildning Hantering av avvikelse, APT, arbetsledning. Hemtjänst Olir AB redovisar avvikelser i pappersformat samt i IT-system. Synpunkter och klagomål Klagomål och synpunkter från den enskilde, närstående, anhöriga och andra är en viktig del av det systematiska kvalitetsarbetet. De kan vara generella synpunkter om verksamheten eller handla om en enskild persons situation. När synpunkter eller klagomål inkommer handläggs dessa enligt Olir AB:s rutiner. Det diarieförs och utreds. Utredningens resultat återkopplas till den som har skickat in klagomålet. En omedelbar åtgärd som alltid görs är att den ansvariga chefen tar kontakt med den som skickat in klagomålet och undersöker var verksamheten har brustit. Hemtjänst Olir AB arbetar vidare med att analysera synpunkter och klagomål och göra åtgärder och förbättringar. Det görs bland annat genom kvalitetsråd, kvalitetsmöten, arbetsplatsträffar och andra personalmöten samt genom kontinuerlig arbetsledning och handledning i vardagen. Tillbudsrapport Alla tillbud ska anmälas internt och därefter utredas. Syftet med att anmäla tillbud är att förebygga risker i arbetsmiljön. 17
Det är viktigt att alla medarbetare får information om inträffade tillbud, vilka åtgärder som vidtagits i förebyggande syfte och om vilka risker som kvarstår, en kopia på tillbudsanmälan ska finnas i Arbetsmiljöpärmen. Lex Sarah Om den som fullgör uppgifter enligt SoL för Olir AB:s räkning får kännedom om ett missförhållande eller en påtaglig risk för ett missförhållande ska denne genast rapportera detta till verksamhetschef. Rapportering sker på särskild blankett (rapport enlig Lex Sarah). Rapport kan lämnas muntligt men ska dokumenteras av verksamhetschef. En Lex Sarah rapport kan inte lämnas anonymt. Rapporterna hanteras och utreds av verksamhetschefen. En skriftlig rapport skickas till kommunen. Om utredningen konstaterar att det rör sig om ett allvarligt missförhållande eller påtagliga risker för allvarliga missförhållanden ansvarar verksamhetschefen för att göra en anmälan till Inspektionen får vård och omsorg (IVO). Inkomna rapporter, klagomål och synpunkter sammanställs och analyseras Alla inkomna rapporter, synpunkter och klagomål registreras och dokumenteras i pärm Inkomna rapporter, följs upp i ledningsgruppsmöten (verksamhetschef med samordnare/arbetsledare), APT samt i verksamhetsberättelsen. Åtgärder från avvikelse Vi har under år 2018 haft sex avvikelser. En avvikelse gällande risk att falla. Två avvikelser gällande personalens kompetens. En avvikelse gällande kvalitet på insatsens utförande och två avvikelse gällande dokumentation. Åtgärder: Samtal med brukare att han måste köpa mattunderlag så personal och brukare kan skydda sig mot halkmatta. En dags utbildning i förflyttningsteknik. Samtal med berörda medarbetare individuellt samt i grupp. Kontaktperson har gjort granskning av kundens pärm. 10. Samverkan och samarbete Hemtjänst Olir AB har internt och externt samarbete och samverkan: Intern samverkan med kunder och medarbetare Alla medarbetare har ansvar att samverka utifrån kundens behov och omsorg. Detta innebär att informera om förändringar till övriga medarbetare som kan komma att påverka insatserna. 18
Beroende på grad av förändring kan detta ske muntligt eller skriftligt. För att diskutera, besluta och följa upp gemensamma verksamhetsfrågor och säkerställa kundernas och medarbetarnas delaktighet har Olir AB nästa möten: Regelbundna arbetsplatsträffar (APT) en gång per månad Regelbundna möten mellan verksamhetschef Irina Tchebotareva och samordnare Jelena Milinovic 2 gång per månad Regelbundna möten med den enskilde 4 gånger per år och vid behov Planerade möten vid rekrytering och anställning av personal, mm. Planerade möten vid upprättandet av genomförandeplan Planerade personalmöten vid diskussion av arbetsmiljöfrågor, utbildnings- och kompetensutvecklingsfrågor (bl.a. introduktion av nyanställda), mm Alla möten dokumenteras. Ansvarig för möten vid anställning av personal, upprättandet av genomförandeplan, arbetsmiljö- och kvalitetsmöte verksamhetschef Irina Tchebotareva. Ansvarig för APT, regelbundna möten med den enskilde, planerade personalmöten vid utbildnings- och kompetensutvecklingsfrågor samordnare Jelena Milinovic. Alla medarbetare har ansvar för att känna till och arbeta i enlighet med de lokala rutiner och riktlinjer för god kvalitet som finns. Extern samverkan Alla medarbetare ansvarar för att underhålla en god kontakt mellan verksamheten, anhöriga, larm, primärvård, kommun, mm. Olir AB samverkar med olika aktörer utifrån den enskildes behov av insatser. Syfte skapa bästa möjliga förutsättningar för tjänstens genomförande och rätt stöd och service för den enskilde. Samverkan med Kommun, t.ex. vid beställning av insatser, vid förändring av hemtjänstbehov, bostadsanpassning, färdtjänst, hjälpmedelsanpassning, bytt till annan hemtjänstutförare, mm. Samverkansträffar genomförs regelbundet under året. Vid träffarna 19
tar man bland annat upp riktlinjer, kommunikation, vad som utgör grund vid bedömningen av grundläggande behov, gemensamma problem och hur man kan lösa dessa. Samverkan med Skatteverket, t.ex. att betala skatter och redovisa avdragna skatter och arbetsgivaravgifter varje månad, få annan nödvändig information. Samverkan med Socialstyrelsen för att få information, råd och stöd vid systematiskt kvalitetsarbete, Lex Sarah mm. Samverkan med Arbetsmiljöverket vid behov, beställa nödvändig litteratur/ få informationer. Samverkan med hälso- och sjukvården, t.ex. att utarbeta tekniska hjälpmedel och medicinskt stöd med arbetsterapeut och distriktssköterska. Om Olir AB ska utföra hälso- och sjukvårdsuppgifter (t.ex. läkemedelshantering), kan detta endast ske efter delegering från ansvarig, legitimerad sjuksköterska inom primärvården. Samverkan med andra hemtjänster. Samverkan med andra för kunden viktiga personer och organisationer i syfte att tillgodose den enskildes sociala, kulturella och existentiella behov i den utsträckning kunden medger detta. Samverkan med nationella myndigheter och organisationer för att lämna statistik och uppgifter som efterfrågas. Samverkan kan ske genom exempelvis samrådsmöten eller möten för informationsutbyte, antingen i grupp eller enskilt. Ansvarig för extern samverkan är verksamhetschef Irina Tchebotareva. Olir AB säkerställer en god samverkan och ett gott samarbete: Riktlinjer och rutiner gällande samverkan internt och externt tas fram. Planering av samordnade insatser sker ändamålsenligt. Handlingsplaner (överenskommelser) upprättas om internt och externt samarbete kring brukare myndighet - utförare/ansvarig för insatsen. Rutiner för informationsöverföring mellan vårdgivare, förvaltningar, huvudmän, mm finns. Återkoppling till brukaren sker genom regelbundet möte med brukaren 4 20
gånger per år, speciella mötet vid behov samt per telefon, sms, e-post. 11. Personalens medverkan i kvalitetsarbetet All personal omfattas av kompetenskrav. Att personal har rätt kompetens är en förutsättning för att de ska kunna medverka i kvalitetsarbetet och ge en god vård och omsorg. Utan rätt kompetens har personalen inte förutsättningar för att fullgöra sin rapporteringsskyldighet eller i övrigt delta i kvalitetsarbetet, till exempel genom att lämna in klagomål och synpunkter. Verksamheten behöver många olika sorters personalkompetenser för att leva upp till behov och kvalitetsmål. Det är viktigt att det i personalgruppen finns personal med såväl bred allmän kunskap som spetskompetens inom sitt arbetsområde. En del av våra medarbetare har en speciell utbildning i demensvård, en del avslutade kurser i systematiskt kvalitetsarbete enligt SOFS 2011:9, arbetsmiljöarbete för hälso- och sjukvårdssektor, hot och våld i nära relationer, systematiskt brandskyddsarbete, arbetsrättutbildning, socialrätt för arbetsledare under år 2018. I hemtjänst Olir AB finns personal med språkkunskaper utöver svenska och med kunskap om andra kulturer, vilket ytterligare bidrar till att möjliggöra en god vård och omsorg. Vi som arbetar på Olir AB strävar ständigt efter att bibehålla och utveckla vår professionella kompetens. Detta sker genom: kontinuerlig utbildning (intern och extern) och utveckling i form av deltagande vid kurser, föreläsningar och seminarier regelbundet arbetsplatsträffar utvecklingssamtal informationsbroschyrer samarbete med andra professioner som berör vårt verksamhetsområde introduktion av nyanställda ledning Utbildning (intern och extern) Personalen utvecklas kontinuerligt genom intern och extern utbildning. Olir AB erbjuder alla sina anställda utbildningar i syfte att: Ge möjlighet till att reflektera kring arbetet som undersköterska Utbyta erfarenheter 21
Ge fördjupade kunskaper som leder till trygghet i arbetet och skapar en god arbetsmiljö Förebygga belastningsskador För att kompetensutvecklingen skall vara utvecklande och kompletterande behöver den vara planerad och systematiseras i en kompetensutvecklingsplan. Hemtjänst Olir AB upprättar och följer upp verksamhetens utbildningsoch kompetensutvecklingsplan en gång per år. Fortbildning för Olir AB:s medarbetare sker också kontinuerligt i form av personalmöten, föreläsningar och utvecklingssamtal. Arbetsplatsträffar Olir AB genomför arbetsplatsträffar (APT) en gång per månad där löpande verksamhetsfrågor diskuteras. Medarbetare har möjlighet att lämna förslag på förbättringsåtgärder gällande verksamheten. Arbetsplatsträffarna dokumenteras i protokoll. Ansvarig verksamhetschef Irina Tchebotareva. Utvecklingssamtal Olir AB har utvecklingssamtal med varje anställd en gång per år. I samband med medarbetarsamtal tar verksamhetschefen upp med varje anställd om deras individuella behov och önskemål av utbildnings- och kompetensutveckling samt behovet av handledning för att förbättra verksamheten. Ansvarig verksamhetschef Irina Tchebotareva. Informationsbroschyrer Informationsbroschyrer t.ex. Grundkurs i systematiskt kvalitetsarbete enligt SOSF 2011:9, Att utveckla anhörigstöd, Hemsjukvård, Om demenssjukdom för hemtjänsten, Stroke, Arbetsmiljöhandbok, Phoniro Care, mm. finns i vår lokal (Åkerbyvägen 114, TÄBY) och är tillgängliga för alla medarbetare. Samarbete med andra professioner Utveckling går genom samarbete med andra professioner som berör vårt verksamhetsområde. Vi kan utföra t.ex. uppgifter på delegering av läkare och distriktssköterska gällande t.ex. att dela ut medicin, ta blodsockertest, göra såromläggningar, sätta på medicinsk stödstrumpa mm. 22
Introduktion av nyanställda Utveckling genom introduktion av nyanställda. För alla våra nyanställda är det obligatoriskt att genomgå introduktion. Nyanställda får god tid på sig att komma in i arbetet genom att gå inskolning med en mer erfaren medarbetare. Ledning Alla medarbetare får kontinuerligt ledning efter behov för att kunna arbeta hos kunden på bästa sätt. Möjlighet till kontakt med en verksamhetsansvarig person finns dygnet runt. Verksamhetschef Irina Tchebotareva och samordnare Jelena Milinovic är tillgängliga dygnet runt per telefon, fax eller e-post. Vid akuta situationer direkt kontakt också dygnet runt. Tel. 072 034 44 94 verksamhetschef Irina Tchebotareva Tel. 070 381 97 90 samordnare Jelena Milinovic Fax: 08-446 836 31 Mail: oliridag@gmail.com Våra medarbetare har lång praktisk erfarenhet av arbete inom vård och omsorg. En del av medarbetare har undersköterskeutbildning. Vi strävar efter att erbjuda varje person som arbetar i hemtjänst Olir AB undersköterskeutbildningar under år 2018/2019. 12. Sammanfattning Kvalitetsberättelsen är en redovisning av kvalitetsarbetet och av kvalitetsledningssystemets effekt. Sammanfattningsvis vill vi lyfta fram 2018 som ett positivt år där Olir AB strävat efter att få medarbetarna ännu mer delaktiga i kvalitetsarbetet och att höja kompetensnivån inom alla områden. Vi har bra ansvarsfördelning och organisation för kvalitetsarbetet. Det viktigaste kvalitetsarbetet sker i vår ledningsgrupp (verksamhetschef och samordnare). Verksamhetschef har det yttersta ansvaret för att verksamheten har en god kvalitet. Vi har tydliga processer, aktiviteter och rutiner som behövs för att säkra verksamhetens kvalitet. Vi samverkar med olika aktörer utifrån den enskildes behov av insatser. Syfte skapa bästa möjliga förutsättningar för tjänstens genomförande och rätt stöd och service för den enskilde. 23
Vi bedriver ett systematiskt förbättringsarbete som består av följande komponenter: riskanalys, egenkontroll, utredning av avvikelser (klagomål och synpunkter, rapporteringsskyldighet, sammanställning och analys), förbättrande åtgärder i verksamheten, förbättring av processerna och rutinerna. Vår personal har kännedom om sin skyldighet att medverka i kvalitetsarbetet. Vår ambition är att alla medarbetare ska vara delaktiga i kvalitetsarbetet. Utbildning och kompetens inom verksamheten har höjts genom att all personal har fått tillgång till distansutbildning till att utbilda sig till undersköterska. Verksamhetschef och samordnare har fått påbyggnadsutbildningar inom sitt yrke under år 2018, bl.a. arbetsmiljöutbildning, brandutbildning, arbetsrättutbildning, socialrätt för arbetsledare, mm. Vi dokumenterar alla delar av det systematiska kvalitetsarbetet, såväl ledningssystemets grundläggande uppbyggnad som det systematiska förbättringsarbetet. Den totala sjukfrånvaron i verksamheten har varit ca 1%, det betyder att personalen har en bra arbetsmiljö och trivs med sitt arbete. Resultatet från brukarundersökningen har visat att alla brukare är nöjda med hemtjänst Olir AB. Vi ser fram emot ett 2019 där utvecklingen av kvalitetsarbetet kommer att vara i fortsatt fokus. 24