PLANERING AV PROJEKTET Ett projekts mål och förväntade slutresultat definieras i ett direktiv/uppdrag Uppdraget klargör de parametrar som ska styra projektet. Avgränsningen utgår från planeringens första tre steg: Intressentanalys Kravanalys Målformulering Utan en tydlig avgränsning är målet och förutsättningarna för projektet otydliga. Med avgränsningen har vi alltså definierat VAD som ska göras. Kärnan i uppdraget/direktivet är därmed fastställt. Förutsättningar Krav Önskemål Kostnadsramar Tider för t ex inflyttning/användning/lansering Fysiska förutsättningar Bestämmelser/restriktioner Kapacitet Funktion Kvalitet Samband Storlekar Projektets planering Planeringen i projektet är beroende på projekteringens omfattning och komplexitet. I större projekt genomförs ofta planeringen i tre steg grovplanering, normalplanering och detaljplanering. Grovplaneringen inleder projektet och utgår från program och direktiv. Planeringen genomförs ofta på olika organisationsnivåer och olika skeden. Grovplanering Normalplanering Detaljplanering Normalplanering Detaljplanering Detaljplanering Detaljplaneringen avser endast planering för att nå delmål till skillnad från grov- och normalplaneringen som avser att nå slutmålet. Här utförs planeringen på en mer detaljerad nivå och den utförs inför varje nytt skede i projekteringen. Alla planering utgår i princip från de elva logiska planeringsstegen: 1
Avgränsa Planera Organisera 1) Intressentanalys 2) Kravanalys 3) Målformulering 4) Strategival 5) Strukturera arbetet 6) Uppskatta tid & resurser 7) Analysera beroenden 8) Tidplan 9)Budget 10) Organisera 11) Planera kommunikation Källa: Jansson & Ljung, Projektledningsmetodik Innehållet under respektive planeringsnivå pekar på de principiella skillnader som finns i planeringsnivåerna. Grovplanering Tydliggör bakgrund, syfte och mål Fastställ strategi Skapa arbetspaket Gör en skedesindelning för hela projektet Gör en tidssättning av varje skede Fastlägg resursbehovet Gör en kalkyl för varje skede Fastställ kommunikationsstrategi Normalplanering Planera för kravanalys stäm av Upprätta tidplan stäm av med metaplanen Gör en organisationsplan Gör en kostnadsplan Klargör roller och ansvarsområden Upprätta kommunikationsplan - Adresslista - Distributionssystem - Mötesplan Detaljplanering Fastställ delmålet Strukturera delmål Definiera tidsschemat för skedet inkluderande avstämningspunkter Stäm av funktionskraven och ev nya beroenden Komplettera organisationsplanen Se över kommunikationsplanen 2
De elva logiska planeringsstegen Projektet utgår från en idé eller från en beställning som i princip kan byggas upp i form av en PBS (Product Breakdown Structure). En PBS visar det förväntade slutresultatets olika delar. Avgränsa Exempel på PBS 1) Analysera intressentsituationen Gör en intressentanalys 2) Analysera krav och behov Utarbeta en kravspecifikation 3) Fastställ förväntat mål och slutresultat Tydliggör projekt- och effektmål Planera 4) Välj strategi Utgå från förutsättningar och mål 5) Strukturera projektarbetet Identifiera alla aktiviteter som ingår i projektet. Gör en WBS med arbetspaket och aktiviteter. Välj nivå beroende på strategi. Exempel på WBS 3
6) Uppskatta tids- och resursåtgång Gör en kalkyl för respektive arbetspaket 7) Analysera beroenden Hitta interna och externa beroenden som påverkar arbetspaketen och aktiviteterna. Hitta milstolpar. 8) Gör tidplan Gör en tidplan över hela projektet i form av ett Ganttschema. Gantt-scheman förekommer i många olika versioner, men visar alltid aktiviteterna som parallellt liggande staplar. Längst till vänster listas arbetspaket och aktiviteter. I schemats överkant finns en tidsaxel. Varje aktivitet symboliseras av en linje som visar när aktiviteten beräknas genomföras. Ett utvecklat Gantt kan innehålla möten, milstolpar, ansvariga etc. Exempel på mer utvecklat Gantt-schema 9) Ta fram budget Utgå från den tidigare kalkylen och från tidplanen Organisera 10) Organisera Tydliggör roller, funktioner och ansvar. 11) Planera kommunikation Fastställ möten, upprätta kontaktlistor och gör en informationsplan. Plans are nothing, planning is everything. (Dwight D. Eisenhower) 4
PMMR PMMR är en enkel och mycket användbar planeringsmodell; såväl i denna lilla detaljplanen som i den övergripande metaplanen. P Problem M Mål M Metod R Resurs PMMR fyller en viktig funktion som checklista. Ofta när vi ställs inför en situation går vi direkt på metod för att lösa situationen. Det finns en vits med att börja med att konkretisera vad är problemet, därefter sätta mål som verkligen är till för att lösa problemet och slutligen finna lämplig metod och därefter räkna på vilka resurser som krävs. Många gånger arbetar vi bakvänt utifrånordningen RMMP. Det innebär att vi först i diskuterar resurser t ex vem som ska ha ansvar för olika aktivteter och vilken roll man ska ha, vad det får kosta eller hur lång tid det får ta. Därtill brukar diskussionen hamna mycket kring hur vi ska lösa det här. Det slutar ofta att man glidit långt ifrån det ursprungliga problemet och något mål har man överhuvudtaget inte diskuterat. Det problem som uppstår i diskussionen är att man diskuterar tillvägagångssätt utan att ha en säkrad och gemensam mål- eller problembild. Då kan det vara lämpligt att en insiktsfull projektledare drar i handbromsen och fokuserar diskussionen på att arbeta sig igenom frågeställningen strukturerat, dvs börja med problem och mål, och relaterat till dessa hitta metoder och resurser. Arbetsgången är följande: Börja med att fokusera på problemet / situationen Vad är problemet? Vem ser problemet? Hur ser problemet ut hur kan det beskrivas? Varför har det uppstått, är det symptom på något annat? Utifrån problemet sätter vi upp mål Vad vill vi? Hur vill vi ha det istället? Vad är målet? Hur ser det ut när det är klart? Vart ska vi? Efter precisering av mål är det dags att hitta lämplig metod / metoder Hur ska vi göra? 5
Måste vi ha flera metoder för att nå ett mål? Vilken är bästa metoden för att nå målet? Finns det metoder vi inte har prövat? Slutligen är det dags att se på vilka resurser som metoden kommer att kräva: Vad krävs för metoden? Vilka personer bör involveras? Hur lång tid kommer det ta? Vd kommer det att kosta? Hur mycket får det kosta? Har vi inte tillräckliga resurser får vi backa tillbaka till metod. Kan vi hitta en mindre resurskrävande metod? Kan vi inte hitta någon lämplig metod får vi backa ytterligare ett steg och se över målen. Ska målet revideras eller styckas upp över tid? 6