Utvecklingsmyndighet Bolagsverket

AD 340/2011 RAPPORT TILL REGERINGSKANSLIET Klassificeringsid: 1.2.1 Utvecklingsmyndighet Bolagsverket N 2011/1368/ITP Företag och Företagande Datum: 2014-01-30 Version: 0.9 Upprättad av: Hans Ekstål

Hans Ekstål 2014-01-31 2 (25) INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 SAMMANFATTNING... 4 2 INLEDNING... 6 3 UTVECKLINGSOMRÅDE... 7 3.1 Bolagsverkets tolkning av uppdraget... 7 3.2 Måluppfyllelse... 8 4 GENOMFÖRDA OCH PÅBÖRJADE AKTIVITETER... 8 4.1 Dialogdagar... 8 4.2 Analys av pågående utveckling inom sektorn... 9 4.3 Förslag till förvaltningsgemensamma tjänster... 9 4.4 verksamt.se... 10 4.5 Kartläggning av företags uppgiftslämnande... 11 4.6 Myndighetsgemensamt arbetet kring återanvändning av uppgifter.. 12 4.6.1 Grundläggande uppgifter (GU)... 12 4.6.2 Ekonomisk information (Räkenskapsinformation)... 13 4.6.3 Offentlig upphandling... 14 4.6.4 Ärendeinformation... 14 4.7 Mina meddelanden... 15 4.8 Visningstjänst för fullmakter... 15 4.9 Översikt över finansieringsformer för e-förvaltning... 15 4.10 Internationellt arbete... 16 4.11 Övrigt... 16 5 PLANERADE AKTIVITETER... 17 5.1 Arena för erfarenhetsutbyte... 18 5.2 Uppföljning av utveckling inom sektorn... 18 5.3 Genomförande av förslag till förvaltningsgemensamma tjänster... 18 5.4 Fortsatt utveckling verksamt.se... 18 5.5 Fortsatta insatser för ett förenklat och minskat uppgiftslämnande för företag... 18 5.6 Mina meddelanden... 20 5.7 Referensgrupp för visningstjänst fullmakter... 20 5.8 Internationellt arbete... 20 6 IDENTIFIERADE PROCESSER OCH BEHOV AV STÖD I SAMVERKAN... 21 7 FÖRUTSÄTTNINGAR OCH HINDER... 22 7.1 Generella framgångsfaktorer... 22 7.2 Juridiska framgångsfaktorer... 22 7.3 Finansiella framgångsfaktorer... 23 7.4 Samverkansformer... 23

Hans Ekstål 2014-01-31 3 (25) 7.5 Styrning och organisation... 23 8 BILAGOR... 25

Hans Ekstål 2014-01-31 4 (25) 1 SAMMANFATTNING Bolagsverket är sedan 2011 utvecklingsansvarig myndighet för området företag och företagande. Denna rapport gäller utvecklingsuppdragets genomförande under 2013. Bolagsverket har i genomförandet av utvecklingsuppdraget utgått från regeringens intentioner med e-förvaltningen som de framgår av utvecklingsuppdraget samt från regeringens e-förvaltningsstrategi "Med medborgaren i centrum - För en digitalt samverkande statsförvaltning". Bolagsverket har likt tidigare år valt ett arbetssätt som innebär samverkan med e- delegationen, SKL och övriga utvecklingsmyndigheter. Då en stor del av arbetet går ut på att starta genomföranden via information, dialog och förankring så har denna samverkan varit ett bra sätt att nå ut till relevanta målgrupper inom offentlig sektor. Bolagsverket vill betona att regeringsuppdraget haft en avgörande betydelse för de resultat som redovisas i denna och tidigare rapporter. Det utpekade ansvaret har underlättat för Bolagsverket att kunna sprida information, skapa arenor för diskussioner omkring aktuella frågor och få gehör för att starta upp arbeten i samverkan med andra aktörer. Generellt sett så har konceptet med utvecklingsansvariga myndigheter gjort myndighetssamverkan inom e-förvaltning till ett accepterat arbetssätt för många myndigheter. Bolagsverket har under året bedrivit ett antal aktiviteter med syfte att bidra till regeringens mål när det gäller förenkling av den myndighetsgemensamma e- förvaltningen. Sammanfattningsvis kan aktiviteterna beskrivas så här. Analys av pågående utveckling inom sektorn. Bolagsverket har under 2013 samlat in och analyserat utvecklingsplaner från 19 myndigheter med företagare som målgrupp. I analysen av dessa har verket sett att det finns en stor effektiviseringspotential i utökad samverkan kring och anslutning till förvaltningsgemensamma tjänster som Mina meddelanden och verksamt.se. Vidare kan verket se att Statens servicecenter som leverantör av standardapplikationer är ett koncept som kan vidareutvecklas. En ytterligare iakttagelse är att det finns samverkanspotential på andra områden än systemutveckling. För att nå bästa effekt av vår samlade verksamhetsutveckling bör myndigheterna till exempel samverka bättre i användning av spetskompetens inom teknik, juridik, kommunikation, verksamhetsarkitektur etc. Utvecklingsmyndigheten har deltagit i framtagandet av ett antal förslag till förvaltningsgemensamma tjänster som ska förbättra det digitala mötet mellan offentlig sektor och medborgare/företagare. Förslagen som tas upp till beslut av e-delegationen under inledningen av 2014 är o Kalenderfunktion/viktiga datum o Min pärm/mitt arkiv

Hans Ekstål 2014-01-31 5 (25) o Förbättrad guidning, vägledning och stöd. o Samlad åtkomst till förvaltningsgemensamma tjänster Verksamt.se. Företagarsajten verksamt.se är en av produkterna inom myndighetssamarbetet Starta och driva företag. Webbplatsen är numera en etablerad digital kontaktyta som bidrar med fördelar för såväl företagaren som för de myndigheter som har företagaren som målgrupp. Bolagsverket lägger därför, både som utvecklingsmyndighet, registreringsmyndighet och som en av förvaltarna, stort fokus på att förstärka innehållet och effekterna av verksamt.se. För tillfället pågår förstudien verksamt 2.0 där en utökad version av verksamt.se belyses. Den utökade versionen ska ge stöd till företagaren även i kontakter med kommunala myndigheter. Sedan föregående rapportering har nya versioner och nya funktioner levererats och driftsatts. Verksamt.se har numera en helt ny design som innebär att den automatiskt anpassar sig till formatet på en dator, telefon eller läsplatta. Verksamt.se är också tillgänglighetsanpassad och fungerar numera i alla moderna webbläsare. Från och med 2014 kommer myndighetsamarbetet Start och driva företag, där verksamt är en av produkterna, att utvidgas med Patent- och registreringsverket. Även Jordbruksverket, Lantmäteriet, Pensionsmyndigheten och Statistiska centralbyrån har visat intresse för anslutning. Förenklat och minskat uppgiftslämnande för företag. Även under 2013 har 14 statliga myndigheter haft regeringens uppdrag att kartlägga företags uppgiftslämnande. Genom uppdraget finns aktuell kunskap om vilka uppgifter som samlas in och när en uppgift lämnas fler än en gång från företag. Arbetet har bedrivits i nära samverkan mellan myndigheterna och uppdraget slutrapporterades den 29 november 2013. Erfarenheterna från uppdraget visar att myndigheter gör olika insatser för att förenkla och minska uppgiftslämnandet. Nu återstår ett viktigt arbete för att ta tillvara genomförd kartläggning och de ytterligare förbättringsmöjligheter som finns. Som ett led i det har myndigheter som omfattats av uppdraget startat arbeten för att främja ökad återanvändning av uppgifter. Det är inom områden som utifrån kartläggningen bedöms ha särskilt stor potential; grundläggande uppgifter, ekonomisk information (räkenskapsinformation), offentlig upphandling och ärendeinformation. Mina meddelanden har under 2013 fortsatt arbetet med den tekniska utvecklingen parallellt med anslutning av nya avsändare. I oktober 2013 beslutade regeringen att även kommuner ska inkluderas och därför har nu även kommuner möjlighet att ansluta sig till Mina meddelanden. E-delegationen har utsett Bolagsverket till färdledande myndighet för utveckling av en visningstjänst för fullmakter. Resultatet av den effektanalys som verket genomförde i samverkan med privata och offentliga fullmaktsaktörer under 2013, visar att det behövs ytterligare förberedelser för att fullmakter ska kunna visas upp. För att skapa bra

Hans Ekstål 2014-01-31 6 (25) förutsättningar för en fortsatt utveckling kommer Bolagsverket att initiera en referensgrupp inom området. Syftet är bland annat att erbjuda ett kunskaps- och erfarenhetsforum kring fullmaktshantering. Bolagsverket har tillsammans med andra sektorsmyndigheter under året deltagit i ett antal internationella e-förvaltningsprojektet med syfte att underlätta företagares rörlighet över EU-gränserna. Mest tid har lagts på projekten esens (Electronic Simple European Networked Services) och BRIS (Business Registers Interconnection System). För att de initiativ som tagits och de aktiviteteter som identifierats ska göra avsedd nytta finns ett antal framgångsfaktorer. En stor generell framgångsfaktor när det gäller gemensamma införanden av infrastruktur är behovet av myndighetsgemensamma införande- och tidplaner för utveckling. För att nå effektivitet i gemensamma e-förvaltningsprojekt krävs att utvecklingen går i takt. Utvecklingsmyndigheten kan se att dagens avsaknad av gemensamma planer ger myndigheterna möjlighet att göra egna prioriteringar, vilket sannolikt minskar möjligheterna till en effektiv samordnad utveckling. Bolagsverket vill också peka på att utvecklingsuppdraget i sig är en framgångfaktor då det ger ytterligare förutsättningar för att skapa nytta genom effektivare e-förvaltning i samverkan Ett självpåtaget ansvar som sektorsmyndighet inom företag och företagande hade sannolikt inte att gett samma effekt. Viktiga kvarstående grundläggande framgångsfaktor jämfört med föregående års rapport är även att En tydlig process för eskalering av utvecklingsfrågor införs. En bred anpassning av regelverken görs. Detta för att ge en bättre plattform för e-förvaltning i samverkan. 2 INLEDNING Denna rapport gäller utvecklingsuppdragets genomförande under 2013. I den rapport som verket lämnade för verksamhetsåret 2012 beskrevs grundläggande förutsättningar som utvecklingsuppdragets omfattning, status för myndighetssamverkan inom sektorn, befintligt underlag som processkartor etc. Dessa förutsättningar kommer inte att upprepas i detalj i denna rapport. Fokus ligger på det som tillkommit och genomförts under 2013. Den del av rapporten som beskriver ett myndighetsgemensamt arbete kring återanvändning av uppgifter (sid 11) beskrivs mer detaljerat än övriga aktiviteter. Anledningen till det är att de aktuella insatserna inte har en egen kanal för rapportering till Näringsdepartementet, men är en påvisad effekt av regeringens uppdrag att kartlägga företags uppgiftslämnande (sid 10). Arbetet som utförts under året ger ett väsentligt bidrag till målet om ett förenklat och minskat uppgiftslämnande för företag.

Hans Ekstål 2014-01-31 7 (25) 3 UTVECKLINGSOMRÅDE Regeringen utsåg 2011 Bolagsverket till utvecklingsmyndighet inom sektorn Företag och företagande. Uppdraget innebär ett ansvar för att främja och samordna myndigheters utvecklingsarbete avseende olika aspekter av e-tjänster och e-förvaltning. Utvecklingsansvaret är ett led i regeringens arbete med att förbättra styrningen av myndigheternas arbete med e-förvaltning genom att nå en högre grad av samverkan och integration mellan myndigheter inom e- förvaltningsområdet. Övriga utvecklingsansvariga myndigheter är Lantmäteriet för Geografisk information, Skatteverket när det gäller Privatpersoner samt Transportstyrelsen för Fordon och förare. Uppdraget till Bolagsverket finns beskrivet i detalj i regeringsuppdraget 1. Uppdraget ska slutredovisas senast den 31 december 2014. 3.1 Bolagsverkets tolkning av uppdraget Bolagsverket har i genomförandet av utvecklingsuppdraget utgått från regeringens intentioner med e-förvaltningen som de framgår av utvecklingsuppdraget samt från regeringens e-förvaltningsstrategi "Med medborgaren i centrum - För en digitalt samverkande statsförvaltning". Utifrån denna tolkning har verket lagt visst fokus på samverkan med e- delegationen, e-legitimationsnämnden, SKL och övriga utvecklingsmyndigheter. Verket anser att detta ger en bra grund för att identifiera, förenkla och digitalisera de myndighets- och sektorsövergripande processer som är problematiska för användaren eftersom det inte begränsar endast till företagarperspektivet. Enligt uppdraget ska Bolagsverket avgränsa utvecklingsområdet genom att identifiera målgruppernas och intressenternas behov av myndighetsövergripande e-tjänster. För att strukturera denna del av uppdraget har verket utgått ifrån företagets livscykel och de behov som uppstår där. Verket har därför använt redan påbörjade aktiviteter som plattformar, exempelvis Myndighetssamarbetet Starta & driva företag (där verksamt.se ingår) samt utredningsuppdraget Förenklat och minskat uppgiftslämnande 2. En del av uppdraget till Bolagsverket är att verka för att årliga verksamhetsplaner för insatser inom e-förvaltningsområdet samlas in. Baserat på dessa ska Bolagsverket sedan ta fram en handlingsplan för utvecklingsområdet. Verket har därför samlat in och analyserat utvecklingsplaner från 19 myndigheter med företagare som målgrupp. En sammanfattning av analysen finns nedan (sid 8). En analysrapport finns även bifogad till denna rapport. Arbetet med att identifiera myndighetsövergripande processer, nödvändiga aktörer samt de myndighetsövergripande e-tjänster som det finns behov av är av en 1 Bolagsverket är utvecklingsmyndighet inom området Företag och företagande (N2011/1368/ITP). 2 Dir. 2012:35, http://www.regeringen.se/sb/d/108/a/192585

Hans Ekstål 2014-01-31 8 (25) löpande och ständigt pågående natur. Vilket medför att arbetet måste fortsätta över lång tid, troligen längre än detta uppdrag sträcker sig. 3.2 Måluppfyllelse Utvecklingsansvaret utgår från regeringens övergripande mål för e-förvaltning. Bolagsverkets interna målbild 2015 samt den målbild för 2020 som är under framtagande, utgår från samma övergripande mål. Målbilden för Myndighetssamarbetet Starta och driva företag har också sin utgångspunkt i regeringens övergripande mål Så enkelt som möjligt för så många som möjligt. Det arbete Bolagsverket genomfört under året har bidragit till regeringens mål. Användningen av verksamt.se har ökat och trenden är att ökningen fortsätter. Enligt de behovsanalyser verket gjort så behöver företagaren ett sammanhållet processtöd för sina myndighetskontakter. Verksamt.se tjänar detta ändamål väl. Utredningen Förenklat och minskat uppgiftslämnande kommer vid ett genomförande att avsevärt förenkla för företagare och medborgare genom att myndigheterna återanvänder inlämnade uppgifter. Utvecklingsmyndigheten har under året även lagt mycket tid och kraft på att skapa kontaktvägar och sprida information. Detta för att främja och skapa förutsättningar för ökad nytta genom effektivare e-förvaltning i samverkan. Regeringsuppdraget och det utpekade ansvar som det ger har underlättat för Bolagsverket att nå fram med information och att starta arbeten i samverkan. Utan den plattform och den trovärdighet som följer med regeringsuppdraget, hade Bolagsverket sannolikt inte uppnått de resultat som denna rapport visar på. Generellt sett så har konceptet med utvecklingsansvariga myndigheter gjort myndighetssamverkan inom e-förvaltning till ett accepterat arbetssätt för många myndigheter. Genom detta helhetsperspektiv har arbetet bidragit till att Bolagverket via samarbetet med myndigheter och andra tagit till vara de fördelar som kan vinnas för enskilda samt för staten som helhet (6 myndighetsförordningen 3 ). 4 GENOMFÖRDA OCH PÅBÖRJADE AKTIVITETER 4.1 Dialogdagar Under 2013 har Bolagsverket inte hållit några nya dialogdagar. Verket har i stället utvärderat, återkopplat och följt upp de dialogdagar som hölls under 2011 och 2012. Uppföljningen samt den analys myndigheten gjort utifrån insamlande verksamhetsplaner från sektorn (se särskild rubrik nedan) är nu underlag för 3 Myndighetsförordning (2007:515)

Hans Ekstål 2014-01-31 9 (25) pågående planering av en dialogdag som utvecklingsmyndigheten har för avsikt att hålla under våren 2014. 4.2 Analys av pågående utveckling inom sektorn Bolagsverket har under 2013 samlat in och analyserat utvecklingsplaner från 19 myndigheter 4 med företagare som målgrupp. Några slutsatser från vår analys är: De flesta av de inrapporterade utveckligsinsatserna är planerade förbättringar av den egna kärnverksamheten som i många fall leder till förbättringar för den målgrupp som myndigheten riktar sig till. Det är inte lika vanligt med insatser som tar sikte på att uppnå en större samhällsnytta genom samverkan över myndighetsgränser. Det finns planerade och pågående utvecklingsaktiviteter inom e- tjänsteområdet som kan effektiviseras genom anslutning till förvaltningsgemensamma tjänster och serviceåtaganden. Många planerade e-tjänster skulle t.ex. kunna visas ut via verksamt.se. E-tjänster som syftar till att underlätta kommunikation mellan myndigheter och företag bör ansluta till mina meddelanden. Andra utveklingsinitiativ skulle kunna samordnas i gemensamma förstudier eller utvecklingsprojekt som syftar till att ta fram förvaltningsgemensamma komponenter. Statens servicecenter som leverantör av standardapplikationer är ett koncept som kan vidareutvecklas. Den totala effektiviteten inom förvaltningen ser ut att kunna ökas om drift och förvaltning av standardkomponenter som exempelvis ekonomi- och HR-system hanteras gemensamt. En iakttagelse är att det finns samverkanspotential på andra områden än systemanvändning. För att nå bästa effekt av vår samlade verksamhetsutveckling bör myndigheterna till exempel samverka bättre i användning av spetskompetens inom teknik, juridik, kommunikation, verksamhetsarkitektur, behovsanalys etc. De aktiviter som föreslås i slutrapporten har förts till en särskild handlingsplan. Det är värt att betona att Bolagsverkets roll i genomförandet av aktiviteterna i handlingsplanen dels kan vara att leda och ansvara för genomförandet av aktiviteten, dels att ansvara för koordinering och uppföljning när annan myndighet eller aktör är ansvarig för genomförandet. Det senare är att föredra då en stor del av rollen som utvecklingsmyndighet syftar till att skapa förutsättningar för sektorns aktörer att samordna sig och samverka med varandra. Slutrapporten från verkets analys av sektorns verksamhetsplaner bifogas till denna rapport. 4.3 Förslag till förvaltningsgemensamma tjänster I september 2012 inrättade E-delegationen arbetsutskottet helhet. Syftet med utskottet var att möjliggöra en effektivare utveckling av den gemensamma e- 4 Se bilaga 1 Sektorns verksamhetsplaner

Hans Ekstål 2014-01-31 10 (25) förvaltningen genom att ta fram en plan för hur befintliga och planerade förvaltningsgemensamma tjänster ska användas inom offentlig sektor. I augusti 2013 slogs utskottet ihop med arbetsutskottet för interoperabilitet och bildade arbetsutskottet för digital samverkan. Utvecklingsmyndigheten har där deltagit och samordnat arbeten gällande bland annat behovsanalys, koncernarkitektur och vägledningar. Inom det nya utskottet fortsätter framtagandet av förslag till de förvaltningsgemensamma tjänster som ska förbättra det digitala mötet mellan offentlig sektor och medborgare/företagare. Förslagen är: Kalenderfunktion/viktiga datum Min pärm/mitt arkiv Förbättrad guidning, vägledning och stöd Samlad åtkomst till förvaltningsgemensamma tjänster Arbetet ska sträva efter att uppnå en hög användarnytta och utgå från den livssituation en medborgare befinner sig i. Slutrapport 5 Målbild Det digitala mötet är lämnad och förslagen bereds nu inför e-delegationens beslut om eventuella genomföranden. 4.4 verksamt.se Företagarsajten verksamt.se är en av produkterna inom Myndighetssamarbetet Starta och driva företag 6. Sajten är numera en etablerad digital kontaktyta som bidrar med fördelar för såväl företagaren som för de myndigheter som har företagaren som målgrupp. Bolagsverket lägger därför, som utvecklingsmyndighet, registreringsmyndighet och som en av förvaltarna, stort fokus på att förstärka innehållet och effekterna av verksamt.se och övriga samverkansprodukter. Sedan föregående rapport har nya versioner och nya funktioner levererats och driftsatts. Verksamt.se har numera en helt ny design som innebär att den automatiskt anpassar sig till formatet på en dator, telefon eller läsplatta. Det finns nya ingångar till e-tjänsterna som utgår från kundernas behov, verksamt är också tillgänglighetsanpassad och fungerar numera i alla moderna webbläsare. Under året har Patent- och registreringsverket anslutits som ny medlemsmyndighet i Myndighetssamarbetet. Det pågår ett kontinuerligt arbete med att ansluta fler myndigheter som har i sina uppdrag att stödja företagaren. Även Jordbruksverket, Lantmäteriet, Pensionsmyndigheten och Statistiska centralbyrån har visat intresse för anslutning. Ett projekt för att tillgängliggöra verksamtinnehållet som öppet data pågår. En första leverans bestående av RSS-flöde, ordlista och statistikuppgifter som öppet data har gjorts. Projektet ska enligt plan göra sin slutleverans under våren 2014. 5 http://www.edelegationen.se/publikationer/rapporter-och-pm 6 Samarbetet består av Arbetsförmedlingen, Bolagsverket, Försäkringskassan, Patent- och registreringsverket, Skatteverket, Tillväxtverket och Tullverket

Hans Ekstål 2014-01-31 11 (25) Under 2013 slutförde Bolagsverket, Tillväxtverket och Skatteverket tillsammans med SKL och Linköpings universitet utredningen DUKAT för restaurangföretagare visioner om ett samlat informationssystem 7 som belyser verksamt och kommunperspektivet. Utredningen utgick från hur en samordning mellan statliga och kommunala myndigheter kan skapa nytta för en restaurangföretagare. Resultatet från utredningen är nu, tillsammans med det EUperspektiv på företagsstart som utreds inom esens-projektet, underlag för förstudien verksamt 2.0. Förstudien ska ta fram förutsättningar och övergripande krav för en ny version av verksamt.se där företagaren får ett utökat stöd för de många kontakter som den behöver ha med kommunala myndigheter. De erfarenheter som myndigheterna har från utvecklingen av verksamt.se har också visat sig vara värdefull för liknande samverkansprojekt inom andra sektorer. Utvecklingsmyndigheten har under året förordat och samordnat aktiviter där verksamtmyndigheterna delat med sig av sina erfarenheter. Sedan föregående rapportering har även ett antal nya funktioner levererats och driftsatts. Här kan nämnas regionala verksamtsidor för Värmland. Funktionen är resultatet av ett pilotprojekt med syfte att skapa ett utrymme för självadministration av regional information. Syftet med pilotprojektet är ytterst att skapa ett koncept som kan återanvändas av fler regioner. 4.5 Kartläggning av företags uppgiftslämnande På uppdrag av regeringen har 14 statliga myndigheter genomfört en kartläggning av företags uppgiftslämnande. Kartläggningen har genomförts i två omgångar, den första under våren 2012, och en uppdaterad under våren 2013. Syftet var att få aktuell kunskap om vilka uppgifter som samlas in och när en uppgift lämnas fler än en gång från företag. Bolagsverket ansvarade för att koordinera och leda arbetet, som genomfördes i nära samverkan mellan myndigheterna. Resultatet lämnades i en slutrapport 8 till regeringen den 29 november 2013. Kartläggningen visar att det i lagar, förordningar eller föreskrifter finns mer än 1 300 krav på att lämna uppgifter till de 14 myndigheterna. Den samlade bilden över uppgiftslämnandet ger möjlighet att upptäcka och genomföra åtgärder som underlättar för företag. Resultatet från kartläggningen används i viss utsträckning redan idag som underlag för olika insatser. Under kartläggningens genomförande och efter beslut av regeringen i april 2012 tillsattes en särskild utredare, som ska utreda och föreslå lösningar som leder till ett förenklat och minskat uppgiftslämnande för företag. Utredningen, kallad Uppgiftslämnarutredningen, och detta kartläggningsuppdrag har pågått parallellt och haft återkommande utbyten. 7 DUKAT (Direkt Utan Krångel Alla Tillstånd). http://www.skl.se. 8 Bilaga 2 Kartläggning av företags uppgiftslämnande till 14 myndigheter (N2012/311/ENT).

Hans Ekstål 2014-01-31 12 (25) 4.6 Myndighetsgemensamt arbetet kring återanvändning av uppgifter Till följd av arbetet med att kartlägga företags uppgiftslämnande har de 14 myndigheterna identifierat fyra områden som särskilt intressanta att fördjupa, för att bidra till målet om ett förenklat och minskat uppgiftslämnande för företag. Myndighetsgemensamma arbetsgrupper har startats för att skapa förutsättningar och genomföra insatser för främst ökad återanvändning av uppgifter inom de olika områdena. Arbetsgrupperna har utgått från den återanvändning som är möjlig att göra utifrån dagens förutsättningar, såsom kostnader för informationsutbyte och rådande lagstiftning. Utöver det har grupperna identifierat förändringar som behövs och hänvisat aktuella frågor till lämpliga mottagare. De olika grupperna har haft en samordnande myndighet och deltagare från andra intresserade myndigheter. Bolagsverket har ansvarat för en övergripande samordning. Nedan beskrivs de fyra områdena tillika arbetsgrupperna. 4.6.1 Grundläggande uppgifter (GU) Kartläggningen av företags uppgiftslämnande visar att företagen lämnar grundläggande uppgifter, exempelvis kontaktuppgifter, i nästan varje ärende till de 14 olika myndigheterna. Utifrån det beslutade Bolagsverket (samordnare), Skatteverket och Statistiska centralbyrån (SCB) att starta ett gemensamt arbete. Syftet var att möjliggöra ökad återanvändning av redan inlämnade grundläggande uppgifter för att förenkla och minska företagens uppgiftslämnande. De uppgifter som ingått avser företag och arbetsställen. Arbetsgruppen har tagit fram gemensamma begrepps- och informationsutbytesmodeller samt en katalog och guide. Dessa produkter innehåller centrala begrepp och informationsobjekt, som kan vara aktuella för återanvändning mellan myndigheter. Rapport, modeller samt katalog och guide finns tillgängliga på Bolagsverkets webbplats 9. Arbetet har förankrats hos de 14 myndigheterna och även presenterats i andra forum. Rekommendationen från arbetsgruppen är att arbetet fortsätter och att myndigheter ökar sin återanvändning av grundläggande uppgifter, istället för att samla in dem från företag. För det krävs att varje myndighet med stöd av det material som arbetsgruppen tagit fram ser över sin egen insamling. Modellerna och beskrivningarna är viktiga för att den som återanvänder uppgifter ska kunna förstå vilken information som tas emot och kunna hantera den på ett korrekt sätt i sina register och informationssystem. Utgångspunkten bör vara att sluta samla in uppgifter som går att återanvända eller som inte behövs för att handlägga ärenden för uppgiftskrav. 9 http://uppgiftskrav.bolagsverket.se/gu

Hans Ekstål 2014-01-31 13 (25) Myndigheterna i arbetsgruppen planerar fortsatta aktiviteter såsom spridning av resultat för att återanvändningen ska öka och bli mer kvalitativ kring grundläggande uppgifter. 4.6.2 Ekonomisk information (Räkenskapsinformation) En arbetsgrupp startade under våren 2013 med Skatteverket som samordnande myndighet. I arbetet deltog även Bolagsverket, Jordbruksverket, SCB och Transportstyrelsen. Gruppen har gått igenom uppgiftskraven inom det ekonomiska området och identifierat vad som skulle underlätta uppgiftslämnande både för företag och för myndigheter. Arbetsgruppen skriver i sin rapport 10 att det måste bli enklare att lämna korrekt ekonomisk information till myndigheterna. Dagens krångel, med olika hantering hos olika myndigheter, är inte enbart kostsamt för företagen utan också för myndigheter. Företagens krav på ett enklare förfarande när de ska lämna ekonomiska uppgifter till statliga myndigheter bedöms vara rimligt. Myndigheternas målsättning e-vägen hela vägen mellan företagens affärssystem och myndigheternas verksamhetssystem är en bra effektivisering för hantering av ekonomiska uppgifter om företag. Dagens elektroniska kommunikation behöver byggas ut, så att andelen maskinläsbara ekonomiska uppgifter ökar. Gruppen har identifierat fyra delar som kan genomföras var för sig, dock blir resultatet bäst om alla delar genomförs: Eget utrymme för företag (servicetjänst). Myndigheter ska kunna erbjuda en sammanhållen lösning på behovet att lämna en viss ekonomisk uppgift endast en gång. En möjlig lösning som behöver utredas är ett införande av det rättsliga konceptet eget utrymme, där valda ekonomiska uppgifter skulle kunna hållas av staten för företagets räkning och företaget godkänner att uppgifterna får hämtas av myndigheter. Arbetsgruppen föreslår att en förstudie görs. Formatet XBRL. Ett successivt införande av ett gemensamt elektroniskt format för redovisningsinformation. Arbetsgruppen anser att XBRLformatet är det klokaste att välja eftersom det används inom den finansiella sektorn och är på väg att bli EU-standard. Vidare bygger formatet på en öppen standard. Gemensam begreppsmodell för redovisningsinformation. De ekonomiska begreppen behöver definieras och ensas så att det blir tydligt för alla intressenter så som användare, företag, ombud, programvaruföretag och myndigheter, vad en viss lämnad uppgift står för. Det viktigaste skälet för det är att minska risken för oavsiktligt dålig kvalitet i uppgifterna. Författningsreglering. Arbetsgruppen föreslår att regeringen överväger att ålägga sina myndigheter att i första hand använda sådana uppgifter som 10 Lätt att lämna rätt! Skatteverkets diarienummer 131 649840-13/1211

Hans Ekstål 2014-01-31 14 (25) redan finns hos en statlig myndighet om det inte finns skäl för myndigheten att begära uppgiften direkt från företagen eller annan enskild organisation. Om eget utrymme används behöver regleringen eventuellt justeras efter detta. 4.6.3 Offentlig upphandling En arbetsgrupp om offentlig upphandling har undersökt potentialen för samordning mellan myndigheter om den kontroll som sker av anbudsgivande företag. Samtliga myndigheter gör samma kontroll och begär därmed in samma uppgifter, till exempel om företaget är godkänt för F-skatt enligt lagen om offentlig upphandling. Arbetet har samordnats av Tillväxtverket med Arbetsförmedlingen, Bolagsverket och Trafikverket som deltagande myndigheter. En enkätundersökning har genomförts till myndigheter för att fördjupa kunskapen om deras insamling. För ett fortsatt arbete rekommenderas bland annat aktiviteter för att öka myndigheternas användning av befintliga tjänster och att inhämta uppgifter först i ett senare skede av upphandlingsprocessen. Ytterligare en rekommendation är att utreda någon form av certifiering, det vill säga ett system där företag som lämnar många anbud kan kvalificera sig till och som gör att de inte behöver kontrolleras av myndigheten vid varje tillfälle. 4.6.4 Ärendeinformation Skatteverket har samordnat en arbetsgrupp bestående av Arbetsförmedlingen, Bolagsverket, Försäkringskassan, Kronofogdemyndigheten och Transportstyrelsen. Gruppen har arbetat med att utveckla en gemensam begreppsmodell för begrepp inom ärendeinformation utifrån en modell som Skatteverket tagit fram. Syftet var att säkerställa att återanvändning av uppgifter mellan myndigheterna utgår ifrån en gemensam terminologi. Detta för att kunna ge en bra service till företagare och medborgare samt skapa förutsättningar för gemensamma lösningar över myndighetsgränserna. Arbetet har sammanställts i en rapport 11 och föreslås av deltagande myndigheter att gå vidare inom E-delegationen. Arbetsgruppens resultat är ett konkret exempel på hur myndigheter kan skapa förutsättning för återanvändning av uppgifter från varandra. Myndigheterna ser nytta med en omgående fortsättning av insatser. På kort sikt föreslår de att det tas fram en informationsutbytesmodell baserat på den framtagna begreppsmodellen. Det behövs även konkreta användningsområden för att påvisa hur begreppsmodellen bör användas i myndigheternas verksamhet. På längre sikt är förslaget att bland annat utöka modellerna för ärendebegrepp och informationsutbyte, samt arbeta med förankring hos ytterligare myndigheter. 11 Förenklat uppgiftslämnande av ärendeinformation. Skatteverkets diarienummer 1 31 674821-13/1211

Hans Ekstål 2014-01-31 15 (25) 4.7 Mina meddelanden Mina meddelanden är ett av e-delegationens strategiska utvecklingsprojekt och har fram tills nu utvecklats och finansierats i samverkan av Bolagsverket, Skatteverket och Tillväxtverket. Skatteverket är från 2014 ensam färdledande myndighet för utvecklingsinitiativet. Enligt förordningen (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte ska Skatteverket tillhandahålla en öppen myndighetsgemensam infrastruktur för elektronisk kommunikation från myndigheter till privatpersoner och företag. Skatteverket ska möjliggöra för tillhandahållare av elektroniska postbefordringstjänster och elektroniska brevlådor att ansluta till infrastrukturen. I oktober 2013 beslutade regeringen att även kommuner ska inkluderas och därför har nu också kommuner möjlighet att ansluta sig till Mina meddelanden. I slutet av 2012 beslutades att samtliga delegationens myndigheter skulle ta fram en plan för anslutning till Mina meddelanden. Som färdledande myndighet har Skatteverket administrerat planen och på e-delegationsmötet i mars redovisades den för delegationen. Detta är ett stort steg framåt mot realiserandet av initiativets nyttoeffekter dels genom att det kommer ge en viss volym av meddelanden, dels därför att delegationsmyndigheterna enats om detta är mycket viktigt. 4.8 Visningstjänst för fullmakter E-delegationen har inom programsatsningen Mina fullmakter prioriterat utvecklingen av en visningstjänst, som ska erbjuda en samlad bild över alla fullmakter som en person lämnat eller fått. Det är ett resultat av tidigare förstudier och bedömningen om att en utvecklad fullmaktshantering och en visningstjänst, bidrar till att förenkla vardagen för privatpersoner och företag. Det ligger också i linje med politikens inriktning och strategi för e-förvaltningens och e-samhällets utveckling. Under 2012 utsågs Bolagsverket av E-delegationen till färdledande myndighet för att utveckla en visningstjänst för fullmakter. Till följd av det har Bolagsverket under 2013 genomfört en effektanalys för att undersöka förutsättningar för att utveckla och ansluta till en sådan tjänst. I effektanalysen har närmare 20 myndigheter och aktörer med fullmaktshantering medverkat. Gemensamt är att de hanterar en stor mängd fullmakter årligen för privatpersoner och företag. Några av dem har redan idag sökbara fullmaktsregister och elektroniska fullmaktstjänster. Men merparten fullmakter är inte digitaliserade ännu, vilket är en förutsättning för att nå målet med en nationell visningstjänst. För verklig användarnytta läggs därför fokus på att utöka den digitala fullmaktshanteringen, medan realisering av en visningstjänst får växa fram i takt med de ökade volymerna. 4.9 Översikt över finansieringsformer för e-förvaltning En viktig förutsättning för en samordnad e-förvaltning är att det finns ett informationsutbyte mellan myndigheternas verksamhetssystem. För att

Hans Ekstål 2014-01-31 16 (25) informationsutbytet ska fungerar effektivt krävs inte bara teknisk och semantisk interoperabilitet. Det behövs även finansieringsformer samt pris- och affärsmodeller som underlättar utbyte av information mellan myndigheter. En vägledning för detta är under framtagande. Arbetet sker i samverkan mellan e- delegationens myndigheteter. 4.10 Internationellt arbete Bolagsverket har under året deltagit i projektet esens (Electronic Simple European Networked Services) vars syfte är att underlätta företagares rörlighet över EU-gränserna. Bolagsverket deltar tillsammans med Ekonomistyrningsverket, Tillväxtverket och Stockholms universitet i ett delprojekt som syftar till att ta fram en fungerande gränsöverskridande digital process för företagsregistrering. Fokus i arbetet ligger på att få skilda nationella e- legitimationer att fungera för identifiering och signering i de olika ländernas e- tjänster, bland annat genom tillvaratagandet av det arbete som gjorts inom de parallella EU-projekten STORK (Secure identity across borders linked) och SPOCS (Simple Procedures Online for Cross border Services). För närvarande är Norge det samarbetsland som deltar i pilotutvecklingen. Syftet med utvecklingen är dels att komplettera befintliga e-tjänster så att de kan användas av utländska företagare, dels att skapa en standard som ger stöd för andra Svenska e-tjänster som behöver stöd för inloggning och signering. Arbetet stäms löpande av med E- legitimationsnämnden och Skatteverket. Under året har Bolagsverket utifrån utvecklingsansvaret även deltagit i EUinitierade arbeten så som LEI (Legal Entity Identifier). Utvecklingsmyndigheten har deltagit i en utredning angående ett eventuellt införande av internationella ID-begrepp för företag. BRIS (Businesss Register Interconnection System). Bolagsverket har deltagit i en utredning angående EU-direktivet 2012/17/EU sammankoppling av företagsregister. Målen med direktivet är att förbättra gränsöverskridande tillgång till företagsinformation, säkerställa att uppdaterad information sparas i filialregistret och inrätta tydliga kommunikationskanaler mellan registren i gränsöverskridande registreringsförfaranden. EBR (European Business Register). EBR:s infrastruktur är en möjlig grund för ett europeiskt sammankopplat företagsregister. Fokus här har legat på de områden som verket ser kan ha betydelse för det kommande arbetet på den svenska e-förvaltningsnivån och då främst kopplat till sektorn företag och företagande. 4.11 Övrigt Under året har Bolagsverket även bidragit till att stärka e-förvaltningen inom sektorn på följande sätt.

Hans Ekstål 2014-01-31 17 (25) Samarbete med SKL och ett antal e-delegationsmyndigheter i en utredning om insatser för att främja digitalisering och digital samverkan Förutsättningar för digital samverkan. Deltagit i myndighetsövergripande projekt med syfte att ta fram mallar och metoder för samverkan i e-förvaltningsprojekt. Deltagit i e-delegationens arbete med att ta fram en projektportfölj och en portföljstyrning som underlag för regeringens styrning av e- förvaltningen. Deltagit i projekt inom Myndighetsnätverket (Bolagsverket, Centrala studiestödsnämnden (CSN), Försäkringskassan, Statens tjänstepensionsverk (SPV), Länsstyrelsen i Västernorrlands län, Mittuniversitetet, Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, Specialpedagogiska skolmyndigheten och Tullverket). Myndighetsnätverket samverkar bland annat inom verksamhetsutveckling, utbildning, kompetensförsörjning och administration. Deltagit i utredningsarbeten inom e-legitimationsnämnden Samverkan med Lantmäteriet angående gemensamma processer för hantering av företagsinteckningar och fastighetsinteckningar. Bistått Lantmäteriet med hantering av information rörande Samfällighetsföreningar i verksamt.se samt vidareutveckling av Samfällighetsföreningsregistret inför en kommande e- registreringshantering i verksamt.se. I detta arbete har även Trafikverket varit delaktigt utifrån sitt ansvar för fördelning av statsbidrag för enskilda vägar, vilka i många fall är samfällighetsföreningar. Deltagit i framtagande av juridiska vägledningar inom e-delegationens expertgrupp för rättsliga frågor, nu senast Juridisk vägledning för verksamhetsutveckling inom e-förvaltningen 12 Utfört en inventering av juridiska hinder för e-förvaltning i samverkan. En rapport 13 är lämnad till e-delegationens arbetsgrupp 20 december. 5 PLANERADE AKTIVITETER Flera av de pågående arbeten som redovisas ovan är stora insatsområden. Dessa kommer att fortsätta i ett antal genomförandeaktiviteter. Vidareutvecklingen handlar i de flesta fall om att skapa nytta genom att utöka användningen av en förvaltningsgemensam tjänst som verksamt.se eller mina meddelanden. När det gäller resultatet av kartläggningen av uppgiftskrav är det av största vikt att resultat och erfarenheter tas om hand innan det blir inaktuellt. 12 http://www.edelegationen.se/publikationer/vagledningar 13 Se bilaga 3 Inventering av juridiska hinder för att vi ska lyckas med e-förvaltning.

Hans Ekstål 2014-01-31 18 (25) 5.1 Arena för erfarenhetsutbyte Under 2012 arrangerades dialogdagar för aktörer inom sektorn. Bolagsverket planerar för ett liknande evenemang 2014. Utgångspunkten är den analys verket gjort utifrån insamlande verksamhetsplaner från sektorn (se särskild rubrik ovan). 5.2 Uppföljning av utveckling inom sektorn Det insamlande och den analys verket gjort under 2013 av sektorsmyndigheternas verksamhetsplaner kommer under 2014 att vara underlag för ett antal uppföljningsaktiviteter. Syftet med aktiviteterna är att utifrån vår helhetssyn bidra till återanvändning och samverkan. 5.3 Genomförande av förslag till förvaltningsgemensamma tjänster I augusti 2013 slogs utskottet ihop med arbetsutskottet för interoperabilitet och bildade arbetsutskottet för digital samverkan. Utvecklingsmyndigheten kommer att fortsätta att delta och samordna bland annat begreppsmodellering och övrigt arkitekturarbete inom utskottet. Ett viktigt pågående arbete inom utskottet är att färdigställa de förslag till de förvaltningsgemensamma tjänster som ska förbättra det digitala mötet mellan offentlig sektor och medborgare/företagare. Förslagen ska nu ligga till grund för en uppdragsspecifikation. Specifikationen ska visa hur förslagen från rapporten 14 Målbild Det digitala mötet ska omhändertas med hjälp av ett antal utvalda livshändelser och de behov av effektiva myndighetskontakter som uppstår ur dessa. Beslut om eventuellt genomförande av förslagen tas upp på e-delegationsmöte tidigt 2014. Vid ett beslut om genomförande, kommer Bolagsverket att delta i uppstarten av de förstudier, som är den troliga genomförandeformen. 5.4 Fortsatt utveckling verksamt.se Utvecklingen av verksamt.se fortsätter i enlighet med den digitala agendan för Sverige, det regeringsuppdrag Bolagsverket fått från Näringsdepartementet om bland annat hanteringen av öppen data samt det uppdrag verksamt och de deltagande myndigheterna har från UD ang. tjänstedirektivets elektroniska kontaktpunkt. Regeringen har också satt mål för vad de vill att företagssajten verksamt.se ska åstadkomma fram till 2020. Förutom att verksamt.se ska ha fler besökare 2020 än 2012 så ska merparten av dem som använt verksamt.se tycka att den gör det enklare att starta och driva företag. I verksamhetsplanen för 2014 är det övergripande målet att 75 % av de som besöker verksamt.se ska tycka att webbplatsen är användbar utifrån deras behov. 5.5 Fortsatta insatser för ett förenklat och minskat uppgiftslämnande för företag Regeringens uppdrag till 14 myndigheter att kartlägga uppgiftskrav har satt fokus på företags uppgiftslämnande och myndigheternas insamling. Faktum är att myndigheter redan nu gör insatser för att förenkla, exempelvis genom att förändra blanketter, utveckla e-tjänster och arbeta för regelförenkling. Myndigheterna som 14 http://www.edelegationen.se/publikationer/rapporter-och-pm

Hans Ekstål 2014-01-31 19 (25) omfattats av uppdraget har under det senaste året initierat nya arbeten för främjad återanvändning av uppgifter. Resultatet från kartläggningen visar att det finns mer som kan förbättras och omsättas till praktisk handling. Några tydliga områden är: Ökad återanvändning av uppgifter. Fler uppgifter borde kunna återanvändas mellan myndigheter redan idag istället för att hämtas från företag. Myndigheterna behöver göra en översyn av de uppgifter som samlas in, vad som kan återanvändas och vad som inte är nödvändigt för ärendets handläggning. Bättre information. Det saknas information om uppgiftskrav på en betydande del av myndigheternas webbplatser. Myndigheterna kan även tydligare förklara vilka uppgifter som företag ska lämna in och vilka som är frivilliga. Användning av e-tjänster. E-tjänster finns i huvudsak för uppgiftskrav med stora volymer. En förbättringspotential finns i att utveckla e-tjänster för uppgiftskrav med mindre volymer. Händelser och tidpunkter. Företag har med flera myndigheter att göra vid vissa händelser. Även vid vissa tidpunkter på året ska företag lämna uppgifter till flera olika myndigheter. Här finns goda möjligheter för myndigheter att samordna och ta del av varandras uppgifter. Förenkling för små företag. Små företag undantas från mycket få uppgiftskrav. Här finns möjlighet för ytterligare förenkling. De myndigheter som ingått i uppdraget har ambitionen att fortsätta arbetet för att hitta lösningar som leder till ett ytterligare förenklat och minskat uppgiftslämnande för företag, utifrån kartläggningens resultat. Det handlar om insatser på respektive myndighet och gemensamt mellan myndigheter. Utöver det behövs förutsättningar på ett mer övergripande plan, bland annat för att arbeta bort de hinder som finns för återanvändning av uppgifter. Genom kartläggningen finns en aktuell källa, som med fördel kan utgöra grunden för ett uppgiftskravsregister. I registret kan det framgå vilka uppgifter som samlas in och när en uppgift lämnas fler än en gång. De kunskaper och erfarenheter som nåtts inom detta uppdrag kan användas i det arbete som nu tar vid. Uppgiftslämnarutredningen har efter sitt betänkande 15 (SOU 2013:80) i november 2013 fått förlängt uppdrag till den 30 mars 2015. I uppdraget ingår bland annat ett fortsatt arbete med att omhänderta, kvalitetssäkra och vidareutveckla resultatet av de 14 myndigheternas kartläggning av företagens uppgiftslämnande. 15 http://www.regeringen.se/sb/d/108/a/230039

Hans Ekstål 2014-01-31 20 (25) 5.6 Mina meddelanden Under 2014 är anslutning av nya avsändare och brevlådeoperatörer fortsatt prioriterad. Även införandet av organisation och processer för förvaltning har fortsatt hög prioritet under 2014. Övriga centrala delar i verksamhetsplaneringen för 2014 är. Kommunikation/Marknadsföring Utredningar. Bland annat om informationssäkerhet och förutsättningar för eventuell framtida avgiftsfinansiering. Adresseringsmodell, d.v.s. kunna adressera på mer detaljerad nivå än organisationsnummer. Dubbelriktad kommunikation, fördjupad juridisk utredning. Bilagetyper. Fler format. Nu kan endast PDF skickas. Förbättrade möjligheter för statistikuttag. Anpassning till eid2. Från och med 2014 kommer projektet Mina meddelanden att drivas i Skatteverkets regi. Mina meddelanden har tidigare varit ett delprojekt inom Myndighetssamarbetet Starta och driva företag (verksamt.se). 5.7 Referensgrupp för visningstjänst fullmakter Framväxten av e-tjänster bedöms ge ett ökat behov av fullmakter. Digitalisering av fullmakter är på motsvarande sätt en ingång till ökad användning av verksamheters e-tjänster. I ett samhällsperspektiv ger fullmakter fler tillträde till det digitala samhället, vilket också bidrar till att motverka det digitala utanförskapet. Allt fler fullmaktsaktörer ser därför nyttan med att utveckla den egna fullmaktshanteringen. En nationell visningstjänst är en direkt följd av fullmaktsaktörers förmåga att utveckla sin hantering, och som växer i värde med ett ökat antal fullmaktsregister och fullmaktstjänster. Det är en förutsättning för att samlat kunna visa upp fullmakter. Bolagsverkets rekommendation är därför att berörda parter prioriterar och avsätter resurser för ändamålet. Det finns enligt genomförd effektanalys för visningstjänst ett behov hos myndigheter och aktörer att ha utbyten kring frågor om fullmaktshantering. Bolagsverket, i egenskap av färdledande myndighet, planerar att under 2014 initiera en referensgrupp inom området. Syftet är att erbjuda ett kunskaps- och erfarenhetsforum, samt att i ett tidigt skede möjliggöra en harmonisering till kommande visningstjänst och bedöma lämplig tidpunkt för införande. 5.8 Internationellt arbete Under 2014 kommer Bolagsverket att delta i de internationella samarbeten som verket ser kommer att påverka vår sektor. Fokus kommer även fortsättningsvis att ligga på deltagande i EU-projekten esens och BRIS.

Hans Ekstål 2014-01-31 21 (25) 6 IDENTIFIERADE PROCESSER OCH BEHOV AV STÖD I SAMVERKAN Bolagsverket har i samverkan med andra sektorsmyndigheter sedan länge arbetat utifrån en gemensamt identifierad process för start av företag. Denna process har bland annat utgjort underlag för utvecklingen av verksamt.se. När det gäller den fortsatta utvecklingen av stödet till de som driver företag så är inte underlaget lika komplett som det som finns för start av företag. Det underlag som finns är det som tagits fram i arbeten som t.ex. SKL/verksamt-samarbetet DUKAT. Bolagsverket kommer under 2014 därför att fortsätta med att identifiera företagarens processer. Arbetet kommer till största delen att bedrivas i myndighetssamarbetet och verksamts regi. I pågående processkartläggning har utvecklingsmyndigheten sett att utgångspunkten ska vara användarens behov och inte de interna myndighetsprocesserna. Det är svårt för användaren att administrera sina myndighetsövergripande ärenden när det stöd som finns ofta är byggt utifrån myndigheternas specifika uppdrag. Det ska vara enkelt för användaren att få information och stöd utifrån den fråga man har. Det är tydligt att det är myndigheterna som ska samordna sig efter användarens livsituation och livshändelser och inte tvärtom. Bilden nedan har använts inom e-delegationens utskott för digital samverkan och visar hur de kundprocesser som startas utifrån livssituation och livshändelse kräver att myndigheterna samverkar i sina verksamhetsprocesser.

Hans Ekstål 2014-01-31 22 (25) 7 FÖRUTSÄTTNINGAR OCH HINDER Det finns ett antal kritiska framgångsfaktorer när det gäller utvecklingsansvarets målbild. 7.1 Generella framgångsfaktorer En stor generell framgångsfaktor när det gäller samordning av e-förvaltningen är behovet av gemensamma införande- och tidplaner. För att göra gemensamma införanden av infrastruktur och regelverk krävs att organisationerna går i takt. I dagens läge förmår samverkande organisationer att ta gemensamma inriktningsbeslut om gemensamma utvecklingsmål, ex. mina meddelanden, men när inte gemensamma tidplaner finns så ger det myndigheterna möjlighet att göra olika prioriteringar. Sannolikheten för ett tidsmässigt samordnade konsensusbeslut (vilket krävs i de flesta samverkande e-förvaltningsprojekten) blir ytterst små när varje myndighet gör sina egna prioriteringar. Man behöver bara gå till myndigheternas egna verksamheter och fundera över hur prioriteringen av rekommendationer från t.ex. e-delegationen jämfört med egna centrala IT-projekt ser ut. Om denna prioriteringsproblematik överförs till de förutsättningar som större myndigheter har, så blir det tydligt att bristen på samordnad planering kommer att vara ett mycket stort hinder på vägen mot en effektivare offentlig e- förvaltning. Ovan gäller också i högsta grad när det gäller juridiken. Här behövs ett helhetstag för att skapa en regelverksplattform för en samordnad e-förvaltning. I dagsläget blir många e-tjänster alltför svåranvända då reglerna ofta är skrivna för den tidigare analoga hanteringen. Att det på vissa områden skett en anpassning hjälper inte helt eftersom det planerade e-stödet ofta är tänkt att betjäna processer som är myndighetsövergripande och löper över flera områden, vilket inte regelverken gör. I likhet med föregående års rapportering kan det konstateras att det finns behov av en definierad process för eskalering av utvecklingsfrågor. Ex. en förvaltningsgemensam tjänst är beroende av en viss insats från vissa myndigheter under ett bestämt tidsfönster. I utvecklingsansvaret finns inget mandat att styra andra myndigheters utvecklingsplaner. Det behöver heller inte vara så men avsaknad av styrinstrumentet kräver då att det finns en mottagare för sådana problemställningar. Mottagaren i denna eskaleringsprocess ska ha mandat att styra utveckling och införande. 7.2 Juridiska framgångsfaktorer Regelverken behöver, i den mån det är nödvändigt anpassas för att ge en bättre plattform för e-förvaltning Regelverken behöver anpassas så att de möjliggör myndighetsgemensamma processer och system. Begreppen allmän handling och direktåtkomst måste i lagstiftningen ges en betydelse som främjar en myndighetsspecifik och en myndighetsgemensam förvaltning. Regler för informationssäkerhet behöver samordnas.