SÄFFLE KOMMUN PROTOKOLL 1 Paragrafer 54-63 Plats och tid Stadshuset, Trätäljarummet, klockan 15.30-18.15 ande Övriga deltagare Kerstin Einevik Bäckstrand (c) Henrik Olsson (c) Maria Olsson (c) Bo Andersson (m) Erik Fogelberg (siv) Allan Magnusson (s) tjg. ers. Hans Kleimert (s) Stefan Ljung (s) Ingrid Strengsdal, kulturchef Helena Karlsson, bokningsansvarig Medborgarhuset, 54 Jesper Byh, fritidsgårdsföreståndare Bylunda, 54 Henrik Karlsson, fritidsgårdsföreståndare Bylunda, 54 Xhevdet Muli, projektanställd Ungdomsinitiativ, 54 Eva Harstad, assistent Protokolljusterare Underskrifter Sekreterare... Eva Harstad Ordförande... Kerstin Einevik Bäckstrand Justerare... Stefan Ljung BEVIS OM ANSLAG Instans Kulturnämnden Sammanträdesdatum 2010-08-31 Justeringsdatum 2010-09-02 Anslagsdatum 2010-09-06 Tidigast datum för anslagets nedtagande 2010-09-30 Protokollets förvaringsplats Kulturkansliet Namnteckning...
SÄFFLE KOMMUN PROTOKOLL 2 (15) Kun 54 Nya medarbetare i kulturförvaltningen Följande nya medarbetare presenterar sig på dagens möte med kulturnämnden; Henrik Karlsson, anställd som vik. fritidsgårdsföreståndare Bylunda,100 %, under tiden 2010-09-01 2011-08-31. Vikarierar för Jesper Byh som har begärt och fått tjänstledigt under denna tid. Helena Karlsson, tillsvidareanställd som, bokningsansvarig på Medborgarhuset, 100 %, från 1 augusti.i samband men nyrekryteringen har tjänstens innehåll delvis förändrats, dels kommer en större tyngd ligga på säljfunktion för Medborgarhuset, dels kommer all bokning av Medborgarhusets lokaler att ske av bokningsansvarig. Xhevdet Muli, anställd from 1 september på projekttjänst Ungdomsinflytande, 75 %, 10 månader. Xhevdet har påbörjat information ute i skolorna om sitt brobyggande kommunikation mellan ungdomar, politiker och tjänstemän. Kulturnämnden hälsar alla nyanställda välkomna och tackar för presentationen.
SÄFFLE KOMMUN PROTOKOLL 3 (15) Kun 55 Dnr Kun 2009-59 Ekonomisk uppföljning efter juli 2010 kulturnämnden Kulturnämnden beräknas i nuläget redovisa ett underskott med 90 tkr (maj - 95 tkr). Störst avvikelse i förhållande till budget visar Medborgarhuset, där prognosen pekar på underskott om 230 tkr. Fortfarande ligger kostnadssidan något högt i förhållande till budget, efter juli är den totala förbrukningen (netto) endast 180 tkr mindre än 2009 vilket inte är tillräckligt. Det skall samtidigt noteras att total budget för 2010 har minskats med ca 870 tkr jämfört med 2009. Förvaltningen vidtar åtgärder för att försöka komma tillrätta med underskottet. Den viktigaste åtgärden är att arbeta för att dra ned på kostnadssidan för Medborgarhusets verksamhet. Under hösten kommer Medborgarhuset återigen att vara arrangör för betydligt färre arrangemang än under våren 2010. Detta innebär mindre intäkter men också mindre kostnader. Medborgarhuset planerar för sju nya Mässarrangemang, vilket beräknas ge ökade intäkter om 70 tkr. Prissättning på Medborgarhuset ändras från och med 1 juli 2010, vilket beräknas ge högre intäkter än budgeterat. Det är dock svårt att ange en summa. sunderlag Kulturförvaltningens tjänsteskrivelse, 2010-08-13 Protokoll kulturnämndens arbetsutskott, 54, 2010-08-17 Kulturnämnden har tagit del av den ekonomiska uppföljningen för juli 2010. Utdrag 1009 Kommunledningskontoret
SÄFFLE KOMMUN PROTOKOLL 4 (15) Kun 56 Dnr Kun 2010-11 Förslag till investeringsbudget 2011 -kulturnämnden Kommunstyrelsen, 70, 2010-03-19, fastställer följande preliminära investeringsramar för 2011-2013: Nämnd Prel ram 2011 Prel ram 2012 Prel ram 2013 Kulturnämnd 200 200 200 Förslag till investeringsbudget för 2011-2013 ska inlämnas av nämnden till kommunledningskontoret senast den 17 september 2010. Därefter behandlas förslag i budgetberedningen i slutet av september inför den fortsatta processen med slutligt beslut i kommunfullmäktige. Inom kulturnämndens verksamhetsområde finns det idag främst ett betydande investeringsbehov på Medborgarhuset både vad avser behov som åligger hyresgästen och behov som åligger hyresvärden. Förvaltningen har inventerat det investeringsbehov som åligger hyresgästen och av inventeringen framkommer att det finns ett totalt investeringsbehov om drygt 650 tkr. Behovet fördelas över hela Medborgarhuset, såväl Rotundan som Foajén och teatersalongen. I beloppet ingår även investeringar för att förbättra miljön för bokningsfunktionen. Utrustningen i köket avseende spis, ugn och köksberedare är gammal och i behov av utbyte. Det finns en betydande risk att utrustningen kan haverera i princip när som helst. Den investeringen uppgår till ca 115 tkr. I Rotundan är investeringsbehovet störst avseende nya bord samt ljusstyrning. Detta uppgår till 60 tkr. Det finns betydande investeringsbehov i teatersalongen men det högst prioriterade investeringen där är att fortsätta investera i kraftpaket för 25 tkr. Behovet av ytterligare en biljettskrivare är stort och högt prioriterat. En biljettskrivare bidrar till att höja servicenivån vid arrangemang då man kan skriva ut biljetter även vid entrén. Som det ser ut i dag finns den enda biljettskrivare i Medborgarhusets kontorslokal. Beräknad kostnad uppgår till 40 tkr. Medborgarhuset planerar för att kunna utveckla verksamheten bland annat genom att höja nyttjandegraden av Foajén. För att göra Foajén mer attraktiv för mässor mm krävs en del åtgärder. Dessa åtgärder är främst ljudabsorbenter, nya dynor och bord samt mörkläggningsgardiner. Genom
SÄFFLE KOMMUN PROTOKOLL 5 (15) att göra dessa investeringar ökar uthyrningsmöjligheterna och möjligheterna för Medborgarhuset att profilera sig som en bra och genomtänkt mässlokal. Det finns en marknad inom detta område som Medborgarhuset relativt nyligen börjat agera inom. Förvaltningen föreslår att kulturnämnden i sin investeringsbudget för 2011 äskar extra medel av kommunfullmäktige för att möjliggöra genomförande av investeringarna. sunderlag Protokoll kommunstyrelsen, 70, 2010-03-19 Protokoll kulturnämndens arbetsutskott, 49, 2010-06-10 Kulturförvaltningens tjänsteskrivelse, 2010-08-11 Protokoll kulturnämndens arbetsutskott, 55, 2010-08-17 MBL 19 och 11, 2010-08-25 Yrkanden Kerstin Einevik Bäckstrand (c) yrkar följande tillägg till investeringsbudgetbeslutet: Kulturnämnden uppmärksammar kommunstyrelsen och budgetberedningen på följande frågor: - Behovet av att i samband med investeringsplanering för 2011-2013 aktualisera behovet av genomgripande upprustning av Medborgarhuset och utbyggnad till modernt Kulturhus samt att arbete med tidsplan, ambitionsnivå och möjliga finansieringsvägar påbörjas under 2010 i samarbete mellan kommunstyrelsen och kulturnämnden. - Pågående diskussion om hur frågan om en biograf i Säffle ska lösas på ett på ett långsiktigt och stabilt sätt kan komma att kräva investeringar de närmaste åren - Önskemål som finns om att finna mer centralt belägna lokaler för Bylundas verksamhet och som också kan komma att kräva investeringar under de närmaste åren I samtliga dessa frågor förutsätts att en dialog förs mellan kommunstyrelsen och kulturnämnden. Dialogen bör lämpligen starta i samband med den budgetberedning som hålls i september 2010 inför investeringsbudget 2011-2013.
SÄFFLE KOMMUN PROTOKOLL 6 (15) sgång Ordföranden ställer proposition på förslag och finner att kulturnämnden beslutat dels enligt arbetsutskottets förslag, dels enligt ordförandens tilläggsyrkande. Kulturnämnden beslutar 1. Kulturnämnden äskar extra medel i investeringsbudget 2011 med 150 tkr för investeringar i Medborgarhuset. Dessa extra medel kommer att användas till investeringar i Foajén (120 tkr) för att kunna utveckla verksamheten och höja nyttjandegraden i Foajén. För att göra Foajén mer attraktiv som mässlokal krävs en del åtgärder, främst ljudabsorbenter, nya dynor och bord samt mörkläggningsgardiner Resterande del kommer att användas till investering i teatersalongen (25 tkr). 2. Den investeringsram som kulturnämnden tilldelats inbegriper åtgärder i köket (115 tkr), Rotundan (60 tkr) samt åtgärder vid entrén i form av biljettskrivare (40 tkr). 3. Kulturnämnden uppmärksammar kommunstyrelsen och budgetberedningen på följande frågor: - Behovet av att i samband med investeringsplanering för 2011-2013 aktualisera behovet av genomgripande upprustning av Medborgarhuset och utbyggnad till modernt Kulturhus samt att arbete med tidsplan, ambitionsnivå och möjliga finansieringsvägar påbörjas under 2010 i samarbete mellan kommunstyrelsen och kulturnämnden. - Pågående diskussion om hur frågan om en biograf i Säffle ska lösas på ett på ett långsiktigt och stabilt sätt kan komma att kräva investeringar de närmaste åren - Önskemål som finns om att finna mer centralt belägna lokaler för Bylundas verksamhet och som också kan komma att kräva investeringar under de närmaste åren
SÄFFLE KOMMUN PROTOKOLL 7 (15) I samtliga dessa frågor förutsätts att en dialog förs mellan kommunstyrelsen och kulturnämnden. Dialogen bör lämpligen starta i samband med den budgetberedning som hålls i september 2010 inför investeringsbudget 2011-2013. Utdrag 100910 till Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige Kommunledningskontoret, ekonomienheten
SÄFFLE KOMMUN PROTOKOLL 8 (15) Kun 57 Dnr Kun 2010-11 Ansökan om förskottering av investeringsmedel från 2011 års budget I den preliminära investeringsramen för 2011 finns 200 tkr avsatta till kulturnämnden. I arbetet med investeringsbudget för 2011 framkommer ett omfattande investeringsbehov om drygt 650 tkr på Medborgarhuset. Behovet fördelas över hela Medborgarhuset. Utrustningen i köket avseende spis, ugn och köksberedare är gammal och i behov av utbyte. Det finns en betydande risk att utrustningen kan haverera i princip när som helst. Investeringen i utrustning till köket uppgår enligt kostnadsberäkning till ca 115 tkr. Förvaltningen har i arbetet med investeringsbudgeten gjort en prioritering av åtgärderna som framkom i inventeringen. Ovanstående åtgärder finns med i denna prioritering från kulturförvaltningen. Åtgärderna är också prioriterade enligt förslaget från kulturnämndens arbetsutskott den 17 augusti. Kulturnämnden behandlar förslaget till investeringsbudget 2011 vid möte den 31 augusti. Förvaltningen föreslår att kulturnämnden ska föreslå kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige att förskottera 115 tkr ur investeringsbudget 2011 för ovanstående åtgärder på Medborgarhuset. sunderlag Kulturförvaltningens tjänsteskrivelse, 2010-08-24 Kulturnämnden beslutar Kulturnämnden ansöker hos kommunfullmäktige om förskottering av 115 tkr ur kulturnämndens investeringsbudget för 2011 för åtgärder i Medborgarhuset. Utdrag 100910 till Kommunfullmäktige Kommunledningskontoret, ekonomienheten
SÄFFLE KOMMUN PROTOKOLL 9 (15) Kun 58 Dnr Kun 2010-65 Revidering av beslutsattester inom kulturförvaltningen - fritidsgårdsverksamheten Förvaltningen har, med anledning av tjänstledighet, sett över beslutsattester inom fritidsgårdsverksamheten och föreslår revidering under tiden 1 september 2010 till och med 31 juli 2011 enligt nedanstående förslag. Ansvar Verksamhet Attestant 12012 441 Fritidsgårdsverksamhet Henrik Karlsson I samband med större översyn av nämndens delegeringsordning kommer frågan om vilken instans som fattar beslut om revidering av beslutsattester att hanteras. Troligen kommer det i denna översyn att föreslås att frågan delegeras till kulturchefen. Kulturnämnden beslutar Henrik Karlsson utses till beslutsattestant för följande konto under perioden 1 september 2010 till och med 31 juli 2011: Ansvar 12012, verksamhet 441 (fritidsgårdsverksamhet) Utdrag 100910 till Bylunda Kommunledningskontoret, kassan
SÄFFLE KOMMUN PROTOKOLL 10 (15) Kun 59 Dnr Kun 2010-43 Inbjudan till detaljplan för Brännsvall Miljö- och byggnadsnämnden har upprättat ett nytt förslag, daterat 2010-07- 05, till detaljplan över området kring Brännsvall (Säffle 7:13). Planområdet ligger i sydöstra kanten av tätorten Säffle, söder om Knusesunds herrgård, mellan Byälven och Näsvägen/länsväg 533 ca en kilometer från Säffle centrum. Syftet med detaljplanen är att göra det möjligt att uppföra ca 28 nya friliggande enbostadshus. Synpunkter på förslaget ska framföras skriftligt till miljö- och byggnadsnämnden senast den 18 augusti. sunderlag Miljö- och byggnadsnämndens samrådsinbjudan, 2010-05-11 Miljö- och byggnadsnämndens samrådsinbjudan, 2010-07-05 Protokoll kulturnämnden, 48, 2010-06-22 Protokoll kulturnämndens arbetsutskott, 57, 2010-08-17 Kulturnämnden har inget att erinra mot upprättat förslag till detaljplan över området kring Brännsvall (Säffle 7:13). Utdrag 100910 till Miljö- och byggnadsnämnden
SÄFFLE KOMMUN PROTOKOLL 11 (15) Kun 60 Dnr Kun 2009-27 Konstnärlig utsmyckning och utomhuskonst vid Medborgarhuset - nulägesrapport Kommunfullmäktige uppdrog 2005 till dåvarande tekniska nämnden att utreda, projektera och kostnadsberäkna lokaler för musikskolan i Medborgarhuset. För projektet bildades en styrgrupp bestående av representanter från teknikoch fritidsnämnden, barn- och utbildningsnämnden, kulturnämnden och kommunstyrelsen. Under 2006 presenterades rapport till styrgrupp som innebär en projekteringskostnad på 3,4 mnkr för ombyggnation av lokalerna i Medborgarhuset för musikskolans räkning. Säffle kommun har antagit en princip för den s.k. 1 % -regeln, en regel som innebär att 1 % av projekteringskostnaden ska utgå till konstnärlig utsmyckning. För att få en helhetsbild gjordes en grov kostnadsuppskattning avseende ombyggnation av hela Medborgarhuset. Med denna uppskattning som utgångspunkt beslutade kommunfullmäktige 2006 att avsätta 200 tkr för den konstnärliga utsmyckningen på Medborgarhuset. Dessutom avsatte kulturnämnden 150 tkr från överskott i budget från tidigare år. Totalt avsattes alltså 350 tkr. Säffle kommun ansökte om bidrag från Statens Konstråd till konstnärlig utsmyckning och fick i mars 2009 positivt besked när rådet beslutade att avsätta totalt 396 tkr till projektet. Detta betyder att projektet med konstnärlig utomhusgestaltning och utsmyckning vid Medborgarhuset har en projektbudget på 746 tkr. För projektet har det bildats en arbetsgrupp bestående av representanter för kulturnämnden, barn- och utbildningsnämnden, teknik- och fritidsnämnden, miljö- och byggnadsnämnden samt Säfflebostäder AB. Arbetsgruppen har, med godkännande från Statens Konstråd, beslutat utse norska konstnären Viel Bjerkeset Andersen, att utforma den konstnärliga utsmyckningen. I konstnärens förslag ingår även en helhetslösning där Medborgarhusets omgivning och gräsytor har beaktats. Den anslagna budgeten täcker genomförande av utsmyckningen inom området i sydöstra hörnet intill musikskolan. I december 2009 presenterades skissförslaget till utsmyckning för arbetsgruppen i form av modell samt material i pdf-format. Ambitionen var
SÄFFLE KOMMUN PROTOKOLL 12 (15) att utsmyckningen skulle vara klar i september 2010 och kunna invigas i samband med Kulturnatten. Vid dagens möte rapporterar kulturchefen om att projektet kommer att försenas något pga att ytterligare markarbeten måste genomföras. Gräsytan vid området intill Medborgarhuset är i mindre bra skick och behöver ytterligare åtgärder för att nå ett tillfredsställande resultat. Anbudsunderlag/förfrågan kring markarbetena måste genomföras och datum för invigning kommer därför att senareläggas. Konstrådet har inget att invända mot den uppkomna situationen. Kulturnämnden har tagit del av informationen.
SÄFFLE KOMMUN PROTOKOLL 13 (15) Kun 61 Anmälan av beslut enligt kulturnämndens delegeringsordning Ärende Datum Delegat p.21 100616 Arbetsutskottet (extra) Säffle konstförening beviljas 5 000 kr till konst- och familjeresa, hösten 2010, från nämndinitierade projekt. Dnr Kun 2010-56 p.19 100705 Kulturchef Anställning av vik fritidsgårdsföreståndare Henrik Karlsson, 100816-110731. Dnr Kun 2010-45 p.19 100705 Verksamhetschef Anställning av projektledare Xhevdet Muli, Ungdomsinflytande, 75%, 100823-100630, Dnr Kun 2010-38 p.19 100705 Verksamhetschef Anställning av vik. Biblioteksassistent Karin Wernberger, 75%, 100901-101231 p.21 100817 Arbetsutskott Arbetsutskottet beslutar att ianspråkta 15 tkr för delning av Medborgarhusets lokalbokningssystem. Medlen tas från kulturnämndens nämndinitierade projekt (Ansvar 1201, vht 400 50) Dnr Kun 20010-62 Kulturnämnden har tagit del av delegeringsrapporten
SÄFFLE KOMMUN PROTOKOLL 14 (15) Kun 62 Kulturchefen informerar Kulturchef Ingrid Strengsdal informerar om följande; - Sagabiografen; Hyresavtalet är inte uppsagt från hyresgästens sida. Kulturförvaltningen bevakar frågan. - Stöd till studieförbunden; Representant för studieförbund, kultursekreteraren samt kulturchefen ska ta fram nytt förslag till regelverk. Förslaget ska presenteras till arbetsutskottet den 21 oktober. - Kulturchefen informerar om annonseringen för kulturarrangemang i Säffle-Tidningen. I dagsläget kan alla som vill annonsera om kulturprogram själva ordna detta under vinjetten Kultur. Det är inte begränsat till en utgivningsdag per vecka utan alla utgivningsdagar är möjliga att annonsera på. Det finns fortsatta önskemål om alternativ för att utforma en tydligare annonsering för kulturarrangemang. Kulturförvaltningen arbetar vidare med olika möjliga lösningar.
SÄFFLE KOMMUN PROTOKOLL 15 (15) Kun 63 Anmälda handlingar a) Inbjudan till kulturkonferens i Västerås 11-12 oktober 2010-06-23 b) Inbjudan Fokus Matglädje nu lyfter vi den offentliga måltiden c) Kf 89, 100621 Budgetramar 2011-2013 för Säffle kommun d) Kf 98, 100621 Biblioteksplan för Säffle kommun Dnr Kun 2007-46 e) Distriktsaktuellt från Bygdegårdarnas riksförbund, juni 2010 f) Ks 137, 100809, Projekttjänst Ungdomsinflytande val av styrgrupp Dnr Kun 2010-38 g) Ks 144, 100809, Budget 2010 fördelning av anslag för omstrukturering Dnr Kun 2010-53 h) Inbjudan till Kulturnatten och invigning av nya Kanaltorget, 3 september