Vetenskapsrådet. Granskning av BBMRI.se organisation och ekonomisk redovisning. 22 April 2016

Vetenskapsrådet Granskning av BBMRI.se organisation och ekonomisk redovisning 22 April 2016

Innehållsförteckning 1 Bakgrund... 6 2 Summering av observationer... 7 3 Inledning... 8 3.1 Bakgrund...8 3.2 Syfte...9 3.3 Metod...9 3.4 Avgränsning...9 4 Intervjuer...11 5 Beslut och villkor för BBMRI.se...12 5.1 Bakgrund... 12 5.2 Beslut... 12 5.3 Projektorganisation enligt Vetenskapsrådets villkor för bidrag... 12 5.3.1 Placering vid värduniversitet... 13 5.3.2 Styrelse... 13 5.3.3 Rådgivande kommittéer... 13 5.3.4 Styrdokument... 14 5.4 Efterlevnad av bidragsvillkor - granskning av projektorganisation... 14 5.4.1 Styrelsens sammansättning och tillsättande... 14 5.4.2 Föreståndare... 15 5.4.3 Rådgivande kommittéer... 15 5.4.4 Styrdokument... 16 5.5 Sammanfattande noteringar avseende eventuella brister i bidragsvillkorens efterlevnad - projektorganisation... 16 6 Ekonomisk redovisning...18 6.1 Granskning av underlag från verifikationslista... 18 6.1.1 Konsultarvoden... 18 6.1.2 Reskostnader... 19 6.1.3 Övriga kostnader... 19 6.2 Fördelning av Vetenskapsrådets bidrag mellan parter... 21 6.3 Budget... 22 6.3.1 Budget 2015 kritiserad förändring av budget avseende WP2... 25 6.4 Medfinansiering... 26 6.5 Sammanfattande noteringar avseende ekonomisk redovisning... 26 7 Övrigt...28 7.1 Statistik som visar biobankens användning... 28 7.2 Placering och utvärdering av pilotprojekt... 28 7.3 Kvalitetsrapporter... 30 7.4 Missvisande minnesanteckningar... 31 2

Bilageförteckning EY1 EY2 EY3 EY4 EY5 EY6 EY7 EY8 EY9 EY10 EY11 Intervjuade personer Faktura avseende konsultarvode Faktura avseende reskostnader Faktura avseende förmedling av lägenhet Faktura avseende inköp av reservdelar Fakturor avseende domän för lifegene.se m.m. Faktura avseende utbildning Sammanställning förbrukade medel inom WP6 Inventarieförteckning, WP6 Budget och utfall 2012-2015, WP6 E-postkorrespondens avseende budget för 2015 inom WP2 3

Ordlista Ord/förkortning Arbetspaket Förklaring Se Work package BBMRI:se Contribution in-kind Forskningsinfrastruktur MEB MKR Nationell samordningsgrupp NBR Nod Nodsamordnare Principal Investigator Scientific Advisory Committee SSB Scientific Council Tilldelningsbeslut TKR BioBanking and Molecular Resource Infrastructure of Sweden Insats med befintliga resurser, t.ex. tidsinsats från redan anställd och avlönad personal Verktyg för forskning, exempelvis databaser eller biobanker Institutionen för medicinsk epidemiologi och biostatistik, KI Miljoner svenska kronor Se Scientific Council nedan Nationellt biobanksråd Organisatorisk enhet hos en part där BBMRI.se driver verksamhet Samordnare för arbetspaketen vid en Nod Ansvarig forskare som ofta har funktionen som ledare för en forskargrupp Internationell rådgivande kommitté Nationell storskalig biobank, biobanksfacilitet placerad vid KI Nationell samordningsgrupp rådgivande till styrelsen Vetenskapsrådets finansiering av BBMRI.se har fattats genom tilldelningsbeslut daterat den 29 oktober 2009. Tusental svenska kronor 4

VR-Anslag Värduniversitet/Värdorganisation Beviljade bidrag från Vetenskapsrådet Med värduniversitet/ värdorganisation avses i enlighet med Vetenskapsrådets beslut om bidrag KI. Huvudsakligen ansvarig för samverkan. Work package, WP Arbetspaket, satsningen inom BBMRI har varit indelad i åtta arbetspaket 5

1 Bakgrund Vetenskapsrådet har i oktober 2009 beviljat bidrag till BBMRI.se (Biobanking and Molecular Resource Infrastructure of Sweden). Värdorganisation för BBMRI.se är Karolinska Institutet ( KI ), som också är den part som har mottagit bidraget. KI ska, enligt avtalet med Vetenskapsrådet, administrera och fördela Vetenskapsrådets bidrag mellan samverkansparter (universitet). Vidare ska KI, tillsammans med andra universitet, forma och på lång sikt tillgodose behovet av en nationell infrastruktur för biobanksverksamhet och analys av biologiska prover. I december 2015 inkom en skrivelse, angående påstådda missförhållanden inom BBMRI.se till Vetenskapsrådet. Skrivelsen har undertecknats av nodföreståndare för tre ingående samverkansparter. Skrivelsen berör och kritiserar ett flertal områden av såväl organisatorisk art, som fördelning av medel mellan ingående samverkansparter inom BBMRI.se. Vetenskapsrådet har med anledning av den inkomna skrivelsen gett Ernst & Young AB ( EY ) uppdrag att genomföra en gransking av huruvida BBMRI.se har uppfyllt de bidragsvillkor som formulerats av Vetenskapsrådet 1. Uppdraget har också omfattat en genomgång av ekonomisk redovisning, i syfte att kartlägga hur medel har fördelats mellan lärosäten samt identifiera om det har förekommit någon form av ekonomiska oegentligheter vid hanteringen av bidraget. För den del av vår granskning som berör fördelning av medel mellan lärosäten har denna i stort sett uteslutande begränsats till att avse fördelning av bidrag inom WP6 2. Vi har genomfört intervjuer med, för uppdraget, relevant personer samt analyserat dokumentation såsom fakturor, avtal, styrelseprotokoll, protokoll från möten i rådgivande kommittéer, strategisk plan verksamhetsplan, budget m.m. 1 Beslut och villkor för BBMRI.se, dnr 829-2009-6285. 2 Detta har gjorts med anledning av att kritik som framförts i skrivelse till Vetenskapsrådet avseende fördelning av anslag uteslutande har avsett WP6. 6

2 Summering av observationer Vi har i vår genomgång noterat att styrelsen för BBMRI.se har inte tillsattes förrän ca 1,5 år efter att tilldelningsbeslut har fattats av Vetenskapsrådet och efter det att verksamheten påbörjats i BBMRI.se. Vi har också noterat att styrelsen under de första åren har sammanträtt i relativt ringa omfattning. 3 Avseende de till styrelsen rådgivande kommittéerna, har noterats att dessa i perioder inte fungerat så som villkoren föreskriver. 4 Vi har avseende organisationsstruktur noterat att KI utsetts till värduniversitet samtidigt som KI också är den samverkanspart som utser styrelsen och tillsätter föreståndaren. Den centraliserade styrningen till KI har sannolikt påverkat förtroende för ledning/styrelse på ett negativt sätt. Vi har i vår genomgång av den ekonomiska redovisningen noterat ett antal fakturor som möjligen felaktigt har belastat BBMRI.se. Vi har vidare noterat att den budget avseende WP6 som lämnats i ansökan till Vetenskapsrådet, och som utgjort underlag för styrning under de första två åren innan styrelsen har tillsatts, har frångåtts både avseende personal- och investeringskostnader. 5 Kostnad för utrustning som bekostats inom WP6, men som placerats utanför KI, uppgår enligt erhållen inventarieförteckning till TKR 4,6*. I övrigt har anslaget om MKR 63,4 avseende WP6, förbrukats inom BBMRI.se verksamhet som förlagts till KI. 6 För budget avseende 2013 och 2014 har vi noterat att TKR 10 000 respektive TKR 5 000 har budgeterats inom WP6 avseende satsning på utrustning på noderna. Enligt uppföljning av utfall mot budget som har upprättats av BBMRI.se framgår att budgeterad satsning inte genomförts. Vi har också noterat att styrelsen inte har skickat budget för 2015 för kännedom till noderna trots att de enligt konsortialavtalet ska göra detta. 7 3 Se avsnitt 5.4.1 nedan. 4 Se avsnitt 5.4.3 nedan. 5 Se avsnitt 6.1 och 6.3 nedan. 6 Se avsnitt 6.2 nedan. 7 Se avsnitt 6.3 nedan. * Ska vara MKR 4,6 (se korrekt siffra punkt 6.2, sid 22 7

3 Inledning 3.1 Bakgrund Vetenskapsrådet har gett EY i uppdrag att genomföra en granskning av bidrag som utbetalats under perioden 2010-2015 till uppbyggnad och drift av en svensk nationell infrastruktur för biobankverksamhet och analys av biologiska prover - BioBanking & Molecular Resource Infrastructure of Sweden, härefter BBMRI.se. Vetenskapsrådet beviljade under år 2009 bidrag till BBMRI.se och totalt har ca MKR 170 utbetalats under perioden 2010-2015. Värdorganisation för bidraget är Karolinska Institutet, härefter KI, vilket också är den part som mottagit bidraget. KI skall, enligt avtal med Vetenskapsrådet, administrera och fördela Vetenskapsrådets bidrag mellan ingående parter. Vidare ska KI, tillsammans med andra universitet, forma och på lång sikt tillgodose behovet av en nationell infrastruktur för biobanksverksamhet och analys av biologiska prover. De lärosäten, förutom KI, som är samverkansparter i BBMRI.se är: Lunds Universitet, härefter LU Göteborgs Universitet, härefter GU Linköpings Universitet, härefter LiU Örebro Universitet, härefter ÖU Uppsala Universitet, härefter UU Umeå Universitet, härefter UmU Ovan lärosäten har ingått ett konsortialavtal som bland annat behandlar organisation, ekonomiska antaganden (medfinansiering) och rapportering. Projektet har bestått av åtta arbetspaket. Fem arbetspaket har letts av representanter för KI, två arbetspaket har letts av representanter för UU och ett arbetspaket har letts av en representant för UmU. Kritik avseende KI:s förmåga att leda verksamheten, så att den speglar hela nationens intresse, har inkommit till Vetenskapsrådet. Den huvudsakliga kritiken har avsett arbetspaket sex, härefter WP6, som leds av representanter för KI. WP6 är det arbetspaket som tilldelats störst budget från Vetenskapsrådet. 8

3.2 Syfte Granskningen syftar till att besvara nedan frågeställningar: Hur har beslut om bidragets användning fattats? Har man brutit mot bidragsvillkoren? Hur har medel fördelats mellan lärosätena? Har bidraget använts för forskning? Har det förkommit andra oegentligheter i hanteringen av bidraget? 3.3 Metod Uppdraget har genomförts genom en kombination av insamlingsmetoder. Vi har erhållit och granskat material såsom avtal, styrelseprotokoll, protokoll från Nodsamordnar-/Scientific Councilmöten, strategisk plan för samtliga år, verksamhetsplan för samtliga år, budget för samtliga år m.m. Vi har även genomfört sticksprovsvisa kontroller av transaktionsunderlag såsom fakturor och attester. Vi har också tagit del av material såsom skrivelser till Vetenskapsrådet, e-postkonversationer, kvalitetsrapporter etc. från nodföreståndare. Intervjuer med för uppdraget relevanta personer har genomförts. För förteckning över genomförda intervjuer, se bilaga EY1. 3.4 Avgränsning Vid granskning av erhållet material samt vid intervjuer har framkommit att den huvudsakliga kritiken avseende KI:s hantering av Vetenskapsrådets bidrag har riktats mot WP6. Med anledning av detta har vi valt att i vissa delar avgränsa vår granskning till att i huvudsak omfatta WP6. I skrivelse till Vetenskapsrådet, daterad 15 februari 2013, har uppfattning om jävsförhållande mellan Vetenskapsrådet och KI presenterats. Det har inte ingått i vårt uppdrag att utreda eventuella jävsförhållanden. Vidare har det inte heller ingått i vårt uppdrag att granska den kritik som har förekommit avseende konsortialavtalets innehåll. I mars 2013 har samtliga parter undertecknat konsortialavtalet och därmed accepterat dess innehåll. Vår granskning avser tidsperioden 2010-2015 och berör endast det avtal som signerats för perioden 2010-2014. Syftet med vårt uppdrag har preciserats i samråd med Vetenskapsrådet och presenteras i avsnitt 3.2 enligt ovan. Det har inte ingått i vårt uppdrag att ta ställning till alla delar i den kritik mot BBMRI.se som har framkommit i skrivelser och/eller vid intervjuer. Vi har dock, där vi funnit stöd i skriftligt material, berört lämnad kritik då den har relevans för uppdragets syfte. Denna rapport har inte blivit faktagranskad av KI, eller någon av samarbetsparterna inom BBMRI.se innan den publicerades. 9

Uppdraget är inte att betrakta som en revision enligt ISA eller översiktlig granskning enligt ISRE med syfte att bestyrka den ekonomiska redovisningen eller de granskade rutinerna. 10

4 Intervjuer Vi har genomfört intervjuer med de nodföreståndare som står bakom de skrivelser om kritik mot BBMRI.se, som har inkommit till Vetenskapsrådet. Vi har dessutom genomfört kortare avstämningar med samtliga nodföreståndare som representerar part/universitet i konsortialavtalet. Syftet med dessa avstämningar har varit att bereda samtliga nodföreståndare möjlighet att ge sin syn på hur arbetet i BBMRI.se har fungerat. Intervjuer har genomförts genom personliga möten och/eller telefonmöten. Vid intervjuer/avstämningar med nodföreståndare har, enligt vår uppfattning, en splittrad bild av verksamheten i BBMRI.se framkommit. Å ena sidan har en gruppering som anser att arbetet och verksamheten inom BBMRI.se har fungerat bra och tjänat sitt syfte väl framkommit. Å andra sidan har en gruppering som varit kritisk till BBMRI.se:s verksamhet och organisation framträtt. Den huvudsakliga kritiken från dessa har riktats mot hur KI har frångått de överenskommelser som enligt forskarna har gjorts, och som framgår av den ansökan som har lämnats till Vetenskapsrådet. Ansökan har i deras mening frångåtts i ett flertal fall utan förankring i varken styrelse eller nationell samordningsgrupp. Nodföreståndare som står bakom den kritik som lämnats till Vetenskapsrådet menar att en effektiv nationell förvaringslösning skulle placeras på en plats i Rosersberg nära Arlanda. De menar vidare att satsningen i WP6 skulle genomföras som ett pilotprojekt och utvärderas därefter. Därtill kritiseras KI:s transparens i satsningen gentemot övriga landet samt att biobanksfaciliteten inom WP6 under de första åren i princip uteslutande har nyttjats av forskare vid KI, vilka med stöd av subventioner från BBMRI.se har kunnat hålla lägre priser för insamling i jämförelse med faciliteter i övriga landet. Kritik har även framförts mot att satsningen enbart gjorts inom KI och att överenskommen satsning på noderna inte genomförts. KI har vidare kritiserats för sitt uteblivna agerade avseende den kritik som skriftligen tillställts KI i egenskap av värduniversitet. Avseende WP2 har kritik avseende transparens i budgeten för 2015. Enligt vad som har framkommit har nedskärning i budget om TKR 700 från 2014 till 2015 inte kommunicerats med noden som ansvarar för WP2 förrän i november 2015. Kritik har även framförts mot den utdelning av strategiskt överskott som genomfördes, trots nedskärning i budget avseende WP2, (efter omröstning i Scientific Council) av styrelsen per den 26 augusti 2015. 11

5 Beslut och villkor för BBMRI.se 5.1 Bakgrund Bestämmelser för hur BBMRI.se ska administreras har avtalats i Vetenskapsrådets villkor för bidrag 8. Villkoren är daterade den 7 juni 2010. Av villkoren framgår bl.a. att KI, tillsammans med andra svenska universitet, ska forma och på lång sikt tillgodose behovet av en nationell infrastruktur för biobanksverksamhet och analys av biologiska prover. KI ska vara värduniversitet för BBMRI.se och verka för att samtliga medicinska universitet deltar som noder. KI ska under den överenskomna perioden driva och utveckla BBMRI.se som en brett inriktad nationell forskningsinfrastruktur. 5.2 Beslut Vetenskapsrådet har beviljat bidrag till KI för att utveckla BBMRI.se till en nationell forskningsinfrastruktur vars verksamhet syftar till att bygga upp och utveckla effektiva system för sparande och analys av biologiska prover. Målet är att skapa en världsledande resurs för att stärka svensk medicinsk forskning inom akademi och industri med målsättningen att främja hälso- och sjukvård. KI ska administrera och fördela Vetenskapsrådets bidrag mellan ingående samverkansparter. KI respektive övriga noders universitet ska ha arbetsgivaransvar för de anställda, tillhandahålla administrativ service samt ställa lokaler till förfogande och bidra till lokalkostnader. Vetenskapsrådet lämnar för åren 2010-2014 bidrag till BBMRI.se med MKR 148. Efter utvärdering under tredje året kommer bidraget för nästa period att beslutas 9. Av beslutet framgår att KI ska bidra med minst MKR 30 under åren 2010-2014. Beslutet har signerats av Harriet Wallberg-Henriksson, dåvarande rektor vid KI samt Lars Börjesson, Rådet för forskningens infrastrukturer, Vetenskapsrådet. 5.3 Projektorganisation enligt Vetenskapsrådets villkor för bidrag 10 BBMRI.se kommer, som en del av den nationella servicen, bedriva verksamhet vid flera deltagande universitet, högskolor, landsting m.fl. Konsortialavtal omfattande perioden fram till 2011-12-31 ska upprättas i samråd med VR och undertecknas av samtliga ingående parter. 8 Bidrag till uppbyggnad och drift av en Svensk nationell infrastruktur för biobanksverksamhet och analys av biologiska prover (BioBanking & Molecular Resource Infrastructure of Sweden (BBMRI.se). 9 BBMRI.se har även mottagit bidrag avseende 2015 utan ytterligare ansökan. Ansökan för ny bidragsperiod har istället lämnats av BBMRI.se under 2015. Beslut avseende denna ansökan har ännu inte tagits av Vetenskapsrådet vid tidpunkt för upprättande av denna rapport. 10 Dnr 829-2009-6285. 12

5.3.1 Placering vid värduniversitet BBMRI.se ska drivas som en tydligt avgränsad verksamhet vid KI. Styrelsen och föreståndaren ska vara underställda rektor vid KI. Den operativa verksamheten ska bedrivas inom ramen för befintliga institutioner vid de deltagande universiteten på uppdrag av styrelse och föreståndare. 5.3.2 Styrelse BBMRI.se ska ledas av en styrelse som ska agera självständigt relativt den operativa ledningen i BBMRI.se. Styrelsen ska ansvara för övergripande strategiska frågor och ekonomisk uppföljning. Styrelsen ska årligen fastställa budget och verksamhetsplan, ansvara för återrapportering och vara talesperson för infrastrukturen. Styrelsen ska rapportera till KI:s ledning och ge Vetenskapsrådet fortlöpande information om verksamheten. KI ska i samråd med Vetenskapsrådet och efter samråd med Vinnova, Sveriges kommuner och landsting och Svenskt näringsliv utse styrelsen och dess ordförande. Styrelsen ska vara sammansatt så att den kan anlägga ett nationellt perspektiv och anta en helhetssyn kring utvecklingen av BBMRI.se. Styrelsen ska ha 5-8 ledamöter varav Vetenskapsrådet ska nominera två ledamöter och den nationella samordningsgruppen för BBMRI.se ska nominera en ledamot. Styrelsens ledamöter utses för perioden 2010-01-01 2012-12-31 med möjlig förlängning till 2014-12-31. KI ska i samråd med Vetenskapsrådet utse en föreståndare med ansvar för verksamheten. Föreståndaruppdraget bör utgöra ungefär 50 % av en heltid. 5.3.3 Rådgivande kommittéer 5.3.3.1 Internationell rådgivande kommitté Styrelsen ska utse en internationell rådgivande kommitté (Scientific Advisory Committee), som bör sammanträda minst en gång per år för att följa upp verksamheten och ge råd för den vetenskapliga och internationella utvecklingen. 5.3.3.2 Nationell rådgivande kommitté En nationell vetenskaplig samordningsgrupp för BBMRI.se ska vara rådgivande till styrelsen. Samordningsgruppen utgörs av en biobankskunnig vetenskaplig expert från varje universitet/högskola som deltar i BBMRI.se och ledamöterna ska tillsättas av sina respektive universitet/högskolor. Styrelsen kan välja att tillsätta ytterligare max tre ledamöter i samordningsgruppen. Till dessa tre platser kan parter i BBMRI.se nominera kandidater. 13

5.3.4 Styrdokument 5.3.4.1 Strategisk plan Av villkoren framgår att BBMRI.se ska ha en långsiktig strategisk plan för verksamhetens utveckling. Den strategiska planen ska fastställas av styrelsen i samråd med Vetenskapsrådet och ska ses över årligen. 5.3.4.2 Verksamhetsplan En preciserad verksamhetsplan som beskriver verksamheten ska upprättas årligen. Verksamhetsplanen ska fastställas av styrelsen och innehålla mätbara nyckeltal för verksamheten vilka ska återrapporteras till Vetenskapsrådet. 5.4 Efterlevnad av bidragsvillkor - granskning av projektorganisation 5.4.1 Styrelsens sammansättning och tillsättande Beslut om styrelsens tillsättande har fattats av KI den 4 maj 2011. Det första styrelsemötet har enligt styrelseprotokoll genomförts den 22 juni 2011. BBMRI.se har således fungerat i ca 12 månader utan att styrelse har tillsatts. 11 Vid intervju av representanter från KI har framkommit att processen kring att tillsätta styrelse påbörjades direkt efter att villkor från VR signerats. Arbetet med att få fram styrelseledamöter tog lång tid med anledning av att instruktionerna var komplicerade att få till stånd. Under den tid som styrelse saknats för BBMRI.se har en rad beslut om investeringar fattats, för ytterligare information se avsnitt 6.3 nedan. Generaldirektören för Vetenskapsrådet har tillstyrkt förslaget till styrelse, dels i samband med att den första styrelsen tillträdde och dels i samband med ombildande av styrelsen 2013. Vetenskapsrådet har vid sina tillstyrkanden beaktat nationellt perspektiv. Under 2011 har styrelsen, enligt styrelseprotokoll, sammanträtt vid tre tillfällen. Därefter har styrelsen sammanträtt tre gånger under 2012, tre gånger under 2013, sex gånger under 2014 samt sju gånger under 2015 12. Vi noterar således att styrelsen har sammanträtt sparsamt under BBMRI.se:s tre första verksamhetsår i förhållande till efterföljande år. Av Delegations- och arbetsordning för styrelse och föreståndare vid BBMRI.se framgår att styrelsen ska sammanträda minst två gånger om året men vi noterar att det med anledning av styrelsens ansvar för bl.a. strategiska frågor kan finnas skäl för styrelsen att i ett uppstartsskede sammanträda mer frekvent för att ha möjlighet att påverka organisationens inriktning, investeringsbeslut m.m. 11 Anslag beviljades i oktober 2009 och uppstart av verksamhet påbörjades i början av året 2010. 12 Enligt tillhandahållna styrelseprotokoll. 14

Konsortialavtal omfattande perioden fram till 2011-12-31 har inte upprättats så som framgår av Vetenskapsrådets villkor för bidrag. Arbetet med att få ett avtal på plats pågick från att villkoren undertecknats till dess det signerats av samtliga parter i början av 2013. 5.4.2 Föreståndare Beslut om föreståndare och biträdande föreståndare har fattats av KI den 8 juni 2010. Av beslutet framgår att Joakim Dillner har utsetts till föreståndare och att Jan-Eric Litton har utsetts till biträdande föreståndare. Nytt beslut om föreståndare har fattats den 23 augusti 2011. Av beslutet framgår att Jan-Eric Litton har utsetts till föreståndare och att Joakim Dillner har utsetts till biträdande föreståndare. Av beslut daterat den 22 maj 2012 framgår att Jan-Eric Litton har utsetts till föreståndare för period fram till 2014-12-31 samt att Joakim Dillner för samma period har utsetts till biträdande föreståndare. Därefter har beslut om föreståndare fattats den 27 januari 2015. Av beslutet framgår att Joakim Dillner har utsetts till föreståndare under perioden 2015-01-27--2015-12-31. Beslut om att tillsätta Gunnel Tybring som tillförordnad föreståndare har fattats den 8 mars 2016. Föreståndare och/eller biträdande föreståndare har enligt styrelseprotokollen deltagit vid samtliga styrelsemöten. 5.4.3 Rådgivande kommittéer Av styrelseprotokoll daterat den 24 november 2011, framgår att ledamöter till Scientific Advisory Board (internationell rådgivande kommitté) har beslutats vid detta möte. Av protokoll för Scientific Advisory Board framgår att dessa sammanträtt vid två tillfällen (september 2012 respektive 2013). Vi har inte erhållit dokumentation som styrker att denna kommitté har sammanträtt därefter. Avseende den nationella, till styrelsen rådgivande grupperingen, har framkommit att denna har sammankallats till möten under 2010. Under period för den första föreståndarens tjänstledighet kom gruppen därefter inte att sammankallas under en längre period. Regelbundna möten har därefter genomförts sedan februari 2014 under benämningen Nodsamordnargrupp samt Scientific Council. Vidare har framkommit att den skrivargrupp med medlemmar från BBMRI.se samt NBR som bildades i samband med att ny ansökan om bidrag för perioden 2016-2023 skulle upprättas till Vetenskapsrådet i december 2014, har omvandlats till en gruppering benämnd NBSC. Gruppen har letts av ordförande Göran Larson, BBMRI.se:s nodsamordnare vid GU. Av minnesanteckningar från mötet framgår att gruppen inledningsvis så gott som uteslutande bedrivit arbete rörande upprättande av gemensam ansökan till Vetenskapsrådet. Under sommaren/hösten 2015 har upprättade kvalitetsrapporter samt andra spörsmål avseende BBMRI.se:s första anslagsperiod diskuterats inom gruppen. Av minnesanteckning daterad den 26 november 2015 framgår att föreståndaren meddelat att han inte 15

kommer att delta i mötet eftersom begreppet NBSC inte ingår i något av BBMRI.se:s styrdokument och att föreståndaren gjort bedömningen att det vore formellt felaktigt att delta i möten avseende NBSC. Av minnesanteckningen framgår att övriga gruppen diskuterat att NBSC nu egentligen är Scientific Council och att föreståndaren därmed borde delta i möten. Arbete i Scientific Council och NBSC har således bedrivits parallellt under 2015. Av villkor från Vetenskapsrådet, framgår att samordningsgruppen (som i konsortialavtalet benämns Scientific Council ) ska utgöras av en biobankskunnig expert från varje universitet/högskola som deltar i BBMRI.se, och ledamöterna ska tillsättas av sina respektive universitet/högskolor. Styrelsen kan därutöver välja att tillsätta ytterligare max tre ledamöter i samordningsgruppen. Vi har inte funnit dokumentation som visar att styrelsen har valt att tillsätta representanter för NBR i BBMRI.se:s samordningsgrupp. 5.4.4 Styrdokument 5.4.4.1 Strategisk plan Strategisk plan har upprättats av föreståndaren den 17 juni 2011. Denna har därefter antagits av styrelsen. Vid styrelsemöte den 18 december har föreståndaren framfört till styrelsen, att BBMRI.se enligt bidragsvillkoren är förpliktigade att ha en uppdaterad strategisk plan. En uppdaterad strategisk plan beslutades därefter av styrelsen den 22 januari 2015. 5.4.4.2 Verksamhetsplan Verksamhetsplaner har upprättats och beslutats årligen av styrelsen. 5.5 Sammanfattande noteringar avseende eventuella brister i bidragsvillkorens efterlevnad - projektorganisation Vi har i vår genomgång noterat att styrelse för BBMRI.se har tillsatts ca 1,5 år efter att tilldelningsbeslut har fattats av Vetenskapsrådet men att verksamheten påbörjats kort tid efter datum för tilldelningsbeslut. Vi har också noterat att styrelsen under de första åren har sammanträtt i relativt ringa omfattning. Avseende de rådgivande kommittéerna har noterats att den internationella rådgivande kommittéen har sammanträtt vid två tillfällen under 2012 och 2013. Avseende nationell vetenskaplig samordningsgrupp har framkommit att denna inte har sammanträtt under tid för föreståndaren Joakim Dillners tjänstledighet. Vi har erhållit styrelseprotokoll som styrker gruppens regelbundna möten fr.o.m. februari 2014. Under 2015 har skrivargrupp med deltagare från BBMRI.se och NBR som inledningsvis har arbetat med att upprätta ansökan inför ny anslagperiod kommit att benämnas NBSC. Av Vetenskapsrådets villkor framgår inget stöd för arbete inom en sådan gruppering. 16

Avseende föreståndaren har vi noterat att det saknats formellt beslut om föreståndare för perioden 2015-01-01--2015-01-27 samt 2016-01-01--2016-03-08. Vi bedömer att organisationsstrukturen där KI utsetts till värduniversitet samtidigt som KI också är den samverkanspart som utser styrelsen och tillsätter föreståndaren har centraliserat styrningen till KI på ett sätt som sannolikt har påverkat förtroende för ledning/styrelse på ett negativt sätt. Denna organisationsstruktur leder sannolikt också till att styrelsen inte kan förutsättas agera självständigt relativt den operativa ledningen så som framgår av Vetenskapsrådets villkor. 17

6 Ekonomisk redovisning Vi har för vår granskning efterfrågat huvudböcker avseende BBMRI.se för samtliga år. Vi har fått information om att det inte finns någon gemensam huvudbok för BBMRI.se. Det finns inte heller några systemgenerade balansräkningar eller resultaträkningar i Agresso för hela BBMRI.se. För BBMRI.se inom KI MEB 2013-2015 har resultat- och balansräkningar upprättats. Noderna har skickat rekvisitioner till KI som visat deras kostnader. Rekvisitionerna och övriga utbetalningar har betalats ut från KI centralt. Summeringar som avser hela verksamheten har upprättats i Excel, men det har inte varit möjligt för oss att kontrollera fullständiga specifika transaktioner utifrån huvudbok. Vi har för vår granskning utgått från verifikationslistor (som dock inte visar fullständiga konteringar eftersom utbetalningar sker från KI centralt och således bokas som betalning där). Sammanställningar över hela verksamheten (alla noder inkluderade) har upprättats av ekonom på KI och granskats av oss. 6.1 Granskning av underlag från verifikationslista Vi har erhållit verifikationslistor för åren 2010-2015 13. Dessa har granskats utifrån transaktionstext och kontering. För de transaktioner som har bedömts vara intressanta för vår granskning har underliggande handlingar såsom fakturaunderlag och attestflöden stickprovsvis begärts från administrationen på KI 14. Nedan lämnar vi redogörelse för de noteringar vi har bedömt intressanta avseende de underlag som har granskats. 6.1.1 Konsultarvoden Vi har noterat kostnader för konsultarvoden om TKR 570 (exkl. moms) för perioden januari april 2010. Kostnaderna framgår av två fakturor utställda av Per Spångeus. Dessa avser utvärdering utifrån ett forskningsperspektiv av logistik, utrustning och konsumtionsvaror för storskalig biobank. Projektledning för implementering av storskalig biobank. Av den andra fakturan framgår även enligt konsultkontrakt tecknat 12/4-2010 med KI Biobank. 13 Avser transaktioner inom KI:s del av BBMRI.se. 14 Totalt har fakturaunderlag m.m. för 57 transaktioner erhållits. 18

Avseende Per Spångeus noteras att lön för perioden januari-mars 2010 har bokförts med TKR 179. Spångeus har enligt anställningsavtal varit anställd som projektledare på avdelning/enhet C8 51083 Biobanken. Vi har således noterat att Per Spångeus har erhållit lön och konsultarvode för samma perioder samt att konsultkontrakt har tecknats mellan Per Spångeus och KI biobank. Avtal där kostnaden belastar BBMRI.se borde rimligen signeras av BBMRI.se. För fakturor m.m., se bilaga EY2. 6.1.2 Reskostnader Vi har noterat att TKR 57 har bokförts som kostnad för inköp av SJ årskort till Joakim Dillner. Av beslut som daterats den 23 augusti 2010 och som bifogats verifikationen framgår att prefekten vid Institutionen för medicinsk epidemiologi och biostatistik vid KI har beslutat att Dillner för forskningspengar får köpa ett årskort på SJ av typen Silver Plus. Årskortet kommer att användas för arbetsresor i Sverige eftersom Joakim Dillner är Director för den nya nationella biobankssatsningen BBMRI.se. Beslutet har utöver prefekten signerats av personalchefen vid KI. Vi har noterat att beslut om detta inte har fattats av styrelsen för BBMRI.se. Vi noterar att parterna (universiteten) enligt konsortialavtalet åtar sig det fulla arbetsgivaransvaret för de av dess anställda som utför arbete för BBMRI.se. Vi noterar även att BBMRI.se inte har arbetsgivaransvar utan att kostnader som uppstår i anställningen ska hanteras av respektive universitet. Vi bedömer därmed att denna kostnad möjligen felaktigt har belastat BBMRI.se. För faktura m.m., se bilaga EY3. 6.1.3 Övriga kostnader 6.1.3.1 Förmedling av lägenhet Vi har noterat att TKR 7 har bokförts som kostnad avseende förmedling av lägenhet till nyinflyttad personal. Faktura från Bostadskonsult Relocation har daterats 22 september 2010. Fakturan avser house finding search för Maria Anderberg. Vi har noterat att lönekostnader avseende Maria Anderberg/Hortlund saknas i verifikationslista för 2010 och 2011. Av återrapportering till VR framgår att Maria Hortlund började på BBMRI i september 2010, tjänsten har utgjort 10 % av heltidsanställning. Vi bedömer att denna kostnad möjligen felaktigt har belastat BBMRI.se. 19

För faktura m.m., se bilaga EY4. 6.1.3.2 Reservdelar Av faktura från Tecan Nordic AB framgår att underhållskit för robotar har köpts in. Kostnaden har uppgått till TKR 77,2 (exkl. moms) och avser material till två robotar, C809002705 samt C810270016. Vi har noterat att robot med id.nummer C809002705 inte finns med i BBMRI.se inventarieförteckning daterad 31 dec 2015. Enligt information från KI är roboten inventarieregistrerad på KI biobanks core facility. Roboten har finansierats av core-facilitetens anslag och tillhör således inte BBMRI.se. Vi bedömer att inköp av material om TKR 38,6 (TKR 77,2/2) som avser robot med id.nummer C809002705 möjligen felaktigt har belastat BBMRI.se. För faktura, se bilaga EY5. 6.1.3.3 Förnyelse av domän- Lifegene Av faktura daterad 10 augusti 2012 från ExpertSSL International AB framgår att kostnad om TKR 4 avseende förnyelse av domänen www.lifegene.se har belastat BBMRI.se. Vi bedömer med anledning av att Lifegene är en kund till BBMRI.se, att denna kostnad sannolikt felaktigt belastat BBMRI.se. Av faktura daterad 2013-11-08 från Domaininfo AB framgår att kostnad om SEK 443 avseende årlig avgift samt förnyelseavgift avseende lifegene.in har belastat BBMRI.se. Vi bedömer att även denna kostnad sannolikt felaktigt har belastat BBMRI.se. För fakturor, se bilaga EY6. 6.1.3.4 Utbildning Av faktura daterad 28 augusti 2013 från Hamilton Robotics AB framgår att kostnad om TKR 33 belastat BBMRI.se avseende utbildning i Venus Software för tre personer. Av fakturan framgår att James Thompson, Ann-Christina Carman och Rafat Samara har deltagit i utbildningen. Vi har noterat att lönekostnader avseende James Thompson saknas i verifikationslista för BBMRI.se avseende 2013. Vi har inte heller kunnat hitta annan information som styrker att Thompson arbetat i BBMRI.se under 2013. Vi bedömer med anledning av detta att TKR 11 möjligen felaktigt har belastat BBMRI.se. För faktura, se bilaga EY7. 20

6.2 Fördelning av Vetenskapsrådets bidrag mellan parter BBMRI.se har under åren 2010-2015 förbrukat TKR 157 067 av bidrag lämnade av Vetenskapsrådet. Detta har redovisats till Vetenskapsrådet i den ekonomiska redovisning som BBMRI.se lämnat i februari 2015. Medel har fördelats mellan de ingående lärosätena enligt tabell 1 nedan. Tabell 1: Fördelning av bidrag mellan lärosäten, tkr Universitet 2010 2011 2012 2013 2014 2015 Totalt % Karolinska Institutet 9 016 18 892 31 944 18 991 20 431 8 048 107 322 68% Lunds Universitet - 352 426 419 2 302 2 426 5 925 4% Göteborgs Universitet - 388 326 341 297 273 1 625 1% Linköpings Universitet - 465 464 480 481 337 2 227 1% Umeå Universitet 287 2 545 2 693 2 860 2 628 1 624 12 637 8% Uppsala Universitet 973 3 395 5 567 5 299 6 053 4 722 26 009 17% Örebro Universitet - - - - 300-300 0% KTH - - 225 213 383 201 1 022 1% Totalt 10 276 26 037 41 645 28 603 32 875 17 631 157 067 100% Av tabellen framgår att TKR 107 322 av lämnade bidrag har använts till BBMRI.se:s verksamhet som har bedrivits inom KI. Av tabellen framgår vidare att TKR 49 745 har använts för verksamhet inom arbetspaket som har bedrivits vid övriga lärosäten. Detta innebär att ca 68 % av förbrukade medel har använts inom BBMRI.se:s verksamhet som har bedrivits inom KI. Av skrivelser som inkommit till Vetenskapsrådet har framkommit specifik kritik avseende hantering av medel inom WP6, för vilken KI är arbetspaketsledare. Vetenskapsrådets lämnade bidrag, som har förbrukats inom WP6, har fördelats enligt tabell 2 nedan. Tabell 2: Förbrukade VR-medel inom WP6 WP6 2010 2011 2012 2013 2014 2015 Totalt Karolinska Institutet 8 351 10 262 20 446 10 285 11 363 2 792 63 499 Av sammanställningen framgår att samtliga VR-anslag om TKR 63 499 15 har förbrukats inom WP6 under åren 2010-2015 har använts av KI. Därtill har KI lämnat medfinansiering om TKR 29 212 som har använts inom WP6. KI-MEB avgifter 16 har uppgått till TKR 24 295 som även de har använts inom WP6. För sammanställningen i sin helhet, se bilaga EY8. 15 Av sammanställning över BBMRI.se Outcome 2010-2015 framgår att VR anslag om TKR 62 217 förbrukats inom WP6. Anledning till differens har inte framkommit. 16 Avgifter som tas ut av forskare för nyttjande av biobanken. 21

Utrustning som bekostats inom WP6 i viss mån har placerats vid andra lärosäten än KI. Av inventarieförteckning daterad 2015-12-31 framgår att utrustning uppgående till totalt TKR 13 518 har finansierats av Vetenskapsrådet inom WP6. Kostnad för utrustning inom WP6 som placerats vid KI uppgår till TKR 8 899. Av inventarieförteckningen framgår att utrustning som bekostats inom WP6 även har placerats i Göteborg, Malmö, Skåne och Linköping. Kostnad för utrustning som bekostats inom WP6 men som placerats utanför KI uppgår till TKR 4 619. Av medfinansiering om ca MKR 30 som har lämnats av KI har TKR 14 899 använts för inköp av utrustning som har placerats vid KI. För inventarieförteckning som även innehåller uppgift om finansieringspart, se bilaga EY9. Av intervju med nodföreståndare från Göteborg har framkommit att den utrustning som har placerats i Göteborg har beslutats av föreståndaren utan kommunikation med nodföreståndare som representerar Göteborg. 6.3 Budget Av konsortialavtalet 17 framgår att styrelsen för varje år, i samråd med part, ska upprätta och besluta om en budget där parternas andel av kostnader och anslag framgår. Styrelsen ska tillse att budgeten skickas till samtliga parter för kännedom. Budget har upprättats och godkänts årligen av styrelsen fr.o.m. 2012. För 2010 och 2011 har budget som upprättats i samband med ansökan utgjort det budgetunderlag som styrt verksamheten under de första åren. Budget avseende WP6 som har lämnats i samband med ansökan framgår av tabell 3 nedan. 17 Konsortialavtal avseende samlad svensk infrastruktur för biobanking och analys av biologiska prover (BBMRI.se), dnr KI 7425/2012-604. 22

Tabell 3: Budget för WP6 enligt ansökan Year, investments 2010 2011 2012 2013 2014 Site fitting investment 3,4 0 0 0 0 1 x FE500 sorting robot, leasing 5 years 0,6 0,6 0,6 0,6 0,6 2 x Freedom Evolizer, leasing 5 years 1,2 1,2 1,2 1,2 1,2 1 x automatic test tube for sealer 1 Development of semiautomatic LN2 tank system 3 1,5 1,5 1,5 0 Development of automatic repacking station with -80 storage buffer 7 7 5 4 1 Development high throughput process robots (e.g. DNA/RNA and cells) 2,5 1,7 1,7 1,7 1 Total investment needed 18,7 12 10 9 3,8 Ackumulated investments 18,7 30,7 40,7 49,7 53,5 Runnings costs Rent facility 1 1 1 1 1 Heating for pilot site 0,1 0,1 0,1 0,1 0,1 Electricity machines + site 0,1 0,1 0,1 0,1 0,1 Nitrogen for vessels 0 0,1 0,1 0,2 0,2 Consumables 0 0,5 0,5 0,5 0,5 Nitrogen vessel service cost 0,03 0,03 0,03 0,03 0,03 Robot service 0,35 0,45 0,45 0,45 0,45 Salary Quality researcher/responsible 0,75 0,75 0,75 0,75 0,75 Salary Site manager/pi 0,375 0,75 0,75 0,75 0,75 Salary development engineer/researcher 0,375 0,75 0,75 0,75 0,75 Salary 2 BMA personnel 0 0,9 0,9 0,9 0,9 Salary 1 IT personnel 0 0,7 0,7 0,7 0,7 Salary personnel for technology spread to other universities 0 0,5 1 1 1 Administrative expenses (travel, IT etc) 0,7 0,7 0,7 0,7 0,7 Total running cost 3,8 7,3 7,8 7,9 7,9 Yearly cost (investments + running cost) 22,5 19,3 17,8 16,9 11,7 Revenues KI Financing 3 3,5 3,5 1,5 1,5 Revenues from customers - financing basic organization 0,0 1,0 3,0 5,0 6,5 Total revenues 3,0 4,5 6,5 6,5 8,0 Running Cost - revenues 0,9 2,9 1,4 1,5 0,0 Yearly VR cost (investments + running costrevenues) 19,5 14,8 11,3 10,4 3,7 Av budgeten framgår att lönekostnader har uppskattats till MKR 1,5 för 2010 och MKR 4,35 för 2011. Av sammanställning som visar utfall för samma år, se bilaga EY2, framgår att lönekostnader i WP6 23

har uppgått till MKR 5,99 för respektive år 2010 och 2011. Detta innebär att utfall avseende lönekostnader har varit MKR 4,49 respektive MKR 1,64 högre än budget. Av budgeten framgår vidare att investeringskostnader avseende 2010 och 2011 har uppskattats till MKR 18,7 respektive MKR 12. Av sammanställning över utfall framgår att investeringskostnader inom WP6 har uppgått till MKR 8,9 respektive MKR 11,3 för åren 2010 och 2011. Vi har således noterat att den budget avseende WP6 som lämnats i ansökan till Vetenskapsrådet och som utgjort underlag för styrning under de första två åren innan styrelsen tillsattes har frångåtts markant avseende både personal- och investeringskostnader. Av intervju med nuvarande föreståndare har framkommit att det är arbetspaketledaren som har fattat beslut om inköp och investeringar inom lagd budget innan styrelsen tillsatts. Attestflöden som granskats avseende 2010 och 2011 visar att arbetspaketledaren attesterat inköp av utrustning. Avseende budget som har godkänts av styrelsen för 2013 (WP6) har vi noterat att TKR 10 000 har budgeterats avseende Lab automation nodes outside SSB. Avstämning av budget mot utfall visar att 0 kr har satsats på noderna under året. Därtill noteras att budgeterat belopp avseende Lab automation nodes outside SSB för 2013 har korrigerats till TKR 5 000 vid uppföljning av budgetens utfall. För budget och utfall för åren 2012-2015, se bilaga EY10. Av protokoll från styrelsemöte den 22 november 2012, där budgeten för 2013 fastställts, framgår att styrelsen fått information om att mer utrustning inom WP6 ska satsas på noderna. Av protokollet framgår också att styrelsen lämnat kommentarer till föreståndaren, biträdande föreståndaren samt arbetspaketledaren för WP6 18. Avseende WP6 framgår att styrelsen till dessa framfört att resonemanget med att skapa en plan för central utveckling kontra utveckling på noderna måste vara transparent. Noderna måste veta exakt hur finansiering ser ut avseende BBMRI.se för att kunna argumentera för lokal medfinansiering. Av protokollet framgår också att det måste finnas beskrivet hur en nod ska kunna få ta del av pengarna. Styrelsen uppger att denna information finns i WP6 Blue Print men bör även återfinnas i verksamhetsplanen. Av verksamhetsplanen 2013 avseende WP6 framgår att man inom WP6 planerar för att investera i utrustning för insamling vid noderna i Umeå, Örebro och Linköping m.m. Avseende budget som har godkänts av styrelsen för 2014 (WP6) har vi noterat att TKR 5 000 har budgeterats avseende Lab automation nodes outside SSB (Umeå & Linköping) Avstämning av budget mot utfall visar att 0 kr har satsats på noderna under året. Av verksamhetsplanen för 2014 framgår att det under 2013 stod klart att noderna i Umeå, Örebro och Linköping inte var redo för 18 Samtliga tillhör organisatoriskt KI. 24

investeringar i WP6 så som planerats under 2012 utan att dessa universitet behöver längre tid till föreberedelser. Vi har i styrelseprotokollen inte kunna notera att styrelsen har följt upp detta. 6.3.1 Budget 2015 kritiserad förändring av budget avseende WP2 Av bilaga sex till skrivelse daterad 2015-12-07 19 har kritik avseende hanteringen av budget för 2015 avseende WP2 framförts. Skrivelsen har upprättats per den 12 november 2015 med styrelsen för BBMRI.se som mottagare. Av skrivelsen framgår att avsändaren uppfattar att föreståndaren vid flera protokollförda möten 20 har hävdat att personalbudgeten är oförändrad för 2015. Avsändaren uppfattar att förändringar i budget aldrig kommunicerats på förhand utan information om budgetnedskärning om TKR 700 avseende WP2 kom noden tillhanda först 2015-10-15. Avsändaren kritiserar i samband med detta också utdelningen av det strategiska överskott som BBMRI.se styrelse delat ut till diverse projekt 2015-08-26 21. Det är avsändarens uppfattning att sådan utdelning inte skulle ha accepterats om nedskärningen i budgeten avseende personalkostnader inom WP2 hade varit kända. Av mottagen e-postkorrespondens framgår att information om förändring i budget avseende WP2 har framkommit i samband med att noden har rekvirerat medel för Q3. Noden har per mail erhållit information om att noden rekvirerat över tilldelad budget för 2015. För e-postkorrespondens, se bilaga EY5. Av konsortialavtalet framgår avseende budget, att styrelsen ska tillse att budgeten skickas till samtliga parter för kännedom. Vi har av styrelsen efterfrågat dokumentation som visar hur kommunikation avseende budget för 2015 har hanterats. Av erhållet svar från styrelsens ordförande framgår att information om budget har redogjorts för på nodsamordnarmöten samt att alla protokoll från styrelse- och nodsamordnarmöten publiceras på webbsida för BBMRI.se. Vi har inte erhållit dokumentation som visar att styrelsen, enligt instruktion i konsortialavtalet, har skickat budget för kännedom till samtliga parter. 19 Adresserad Björn Halleröd samt Tove Andersson, Vetenskapsrådet samt till rektor vid Karolinska Institutet. 20 Protokollförda möten inom Scientific Council, vår uppfattning. 21 Efter omröstning i Scientific Council, vår kommentar. 25

6.4 Medfinansiering Medfinansieringen är avsedd att gå till verksamhet inom BBMRI.se, oavsett om den sker med pengar eller s.k. contribution in-kind. KI betalar avseende medfinansiering in pengar till BBMRI.se:s centrala konto, så att medlen är med i BBMRI.se budget. Övriga universitet sköter själva administrationen av medfinansieringen. Av styrelseprotokoll framgår att styrelsen önskat full insyn i hela budgeten (även medfinansieringen) och har efterfrågat redovisning av nodernas medfinansiering 2013 samt budget för hur man avser använda den under 2014. Underlag avseende detta har lämnats till föreståndaren. Vid intervju med föreståndaren har framkommit att han upplever att möjlighet till insyn i övriga parters medfinansiering har varit begränsad. På vissa noder har det enligt föreståndaren, varit en otydlig separation mellan BBMRI.se och respektive universitets ekonomi. Noderna har i samband med konsortialavtalets upprättande varit tydliga med att de velat administrera sin egen ekonomi. Föreståndaren uppger att han kommit att ifrågasätta modellen där medfinansiering ställs till styrelsens förfogande under förutsättning att medel ska användas på hemuniversitetet och där noderna administrerar medfinansieringen själv. Flera noder har framfört att deras medfinansiering överstiger redovisade om investeringar i egna biobanker inkluderas. Man upplever att medfinansieringen från KI är att jämföra med investering i egen biobank eftersom faciliteten är placerad i anslutning till KI, samt att majoriteten av användare är forskningsgrupper från KI 22. Det har inte ingått i vårt uppdrag att utreda detta, men vi noterar att ett system med medfinansiering som bygger på att finansieringen administreras och används vid det egna universitetet är problematiskt avseende uppföljning och nytta för den gemensamma organisationen. 6.5 Sammanfattande noteringar avseende ekonomisk redovisning Vi har i vår genomgång noterat ett antal fakturor som möjligen felaktigt har belastat BBMRI.se. Vi har vidare noterat att den budget avseende WP6 som lämnats i ansökan till Vetenskapsrådet och som utgjort underlag för styrning under de första två åren innan styrelsen tillsattes har frångåtts avseende både personal- och investeringskostnader. För budget avseende 2013 och 2014 har noterats att TKR 10 000 respektive TKR 5 000 har budgeterats inom WP6 avseende satsning på utrustning på noder. Detta har inte genomförts. Vi har inte noterat uppföljning av utebliven budgeterad satsning på noderna. Vi har också noterat att styrelsen inte har skickat budget för 2015 för kännedom till noderna trots att de enligt konsortialavtalet ska göra detta. 22 För mer information om nyttjande av biobanken, se avsnitt 0 nedan. 26

Vidare har vi noterat att det inte finns en gemensam huvudbok för BBMRI.se där samtliga verifikationer inom BBMRI.se återfinns. Det finns inte heller några systemgenerade balansräkningar eller resultaträkningar i Agresso för hela BBMRI.se. För BBMRI.se inom KI MEB 2013-2015 har resultat- och balansräkningar upprättats. Dock saknas detta för åren 2010-2012. 27

7 Övrigt 7.1 Statistik som visar biobankens användning Vi har granskat statistik som visar fördelning avseende organisationstillhörighet för de forskare som nyttjat biobanken. Statistik har erhållits för åren 2010-2015 och presenteras i nedan tabell Tabell 4: Statistik över nyttjande av biobanken - organisationstillhörighet År Forskargrupper totalt, antal Varav SLL/KI, antal Varav extern, antal SLL/KI nyttjande, procent 2010 66 60 6 91% 2011 76 68 8 89% 2012 71 65 6 92% 2013 112 92 20 82% 2014 121 97 24 80% 2015 108 84 24 78% Totalt 554 466 88 84% Av tabellen framgår att forskare vid SLL/KI under åren 2010-2015 har varit dominerande avseende nyttjande av biobanken. Vi noterar att trenden avseende nyttjande av biobanken av användare utanför SLL/KI ökar årligen 23, men i begränsad takt. För 2014 och 2015 har vi mottagit uppgifter om studier som omfattar nationell insamling av prov. Uppgifterna visar att 28 studier avseende 2014 samt 25 studier avseende 2015 har omfattat nationell insamling av prov 24. Av intervju med föreståndaren har framkommit att BBMRI.se under de första åren uteslutande har arbetat med att marknadsföra BBMRI.se hos samverkansparter utanför KI. Ingen marknadsföring har under de första åren genomförts i Stockholm. Föreståndarens uppfattning är dock att det har varit svårt att attrahera forskargrupper ute i landet för nyttjande av SSB. Han har dock påpekat att trenden avseende användartillhörighet går åt rätt håll och att målet är att servicen ska nyttjas nationellt. 7.2 Placering och utvärdering av pilotprojekt En del av den kritik som har lämnats avseende BBMRI.se har avsett förändring av överenskommen lokalisering av WP6 samt utebliven utvärdering av densamma. Vid intervjuer har uppfattning om att forskarna i ansökan överenskommit att WP6 skulle lokaliseras i Rosersberg nära Arlanda framkommit. Vi har noterat att det i ansökan inte framgår att biobanken skulle förläggas till Rosersberg. Av ansökan framgår istället att faciliteten ska förläggas till en hyrd 23 Bortsett från år 2012 där antalet användare från SLL/KI istället har ökat. 24 Att jämföra med 121 respektive 108 genomförda studier totalt enligt tabell 4 ovan. Sammanställning över studier (inklusive studier som har inkluderat nationell insamling av prover) har erhållits från Gunnel Tybring. Vi har inte haft möjlighet att kontrollera riktigheten i uppgifterna. 28

lokal i Stockholm-Uppsala området. Vid intervjuer har framkommit att en lokalisering av faciliteten till KI vid tidpunkten för projektets start var det enda möjliga alternativet. Det har inte ingått i vårt uppdrag eller varit möjligt för oss att utreda diskussioner som föregått ansökans upprättande. Vi uppfattar att lokaliseringen till KI överensstämmer med ansökan där Stockholm-Uppsala området framgår. Av ansökan framgår dessutom att BBMRI.se kommer att dela organisation med KI biobank med möjlighet till flexibilitet avseende personal och kompetens. Vid intervjuer har vidare uppfattning om att forskarna i ansökan överenskommit att satsningen inom WP6 ska genomföras som ett pilotprojekt framkommit. Vi har noterat att det av ansökan framgår WP6 is ready to start Phase I development immediately after funding and it will become operational in 2010. Results from the Phase I implementation will support establishment of a nationwide network of centralized costefficient and high quality biobank facilities in Sweden. Av ansökan framgår vidare The Phase I facility will have a common organization and share the same personnel and resources as KI Biobank at the Karolinska Institute. The Phase I facility will be operational by the end of 2010 allowing for one or more large-scale studies to start using the facility. It will be built in a scalable and modular fashion in coming years, with a continuously increasing degree of automation. Practical experience obtained will guide continued strategic development and future applications for funding of additions needed for a more full-scale system. As described in WP1 on management, both BISC at the Swedish Research Council and the LifeGene Steering Group with appointed members from all Swedish medical universities will be involved in the evaluation and design of the scientific strategies in WP6. Med anledning av att man i ansökan specifikt har uttryckt Results from Phase I anser vi det rimligt att anta att man i ansökningsfasen har planerat för en utvärdering av projektet i syfte att sammanfatta resultatet. Av ansökan framgår dock ingen tidpunkt för utvärderingen eller specificering av hur en sådan ska genomföras. Detta styrks också av styrelseprotokoll daterat den 3 juni 2014 där föreståndaren har efterfrågat styrelsens synpunkt om internationell granskning av BBMRI.se svensk storskalig biobank (SSB). Föreståndaren har under mötet informerat om att ett stödbrev från Göran Sandberg (rektor) på Umeå Universitet från 2009 nämner det. Stödbrevet har upprättats i samband med att ansökan har lämnats till Vetenskapsrådet. Av protokoll från efterföljande styrelsemöte, den 19 september 2014 framgår att styrelsen diskuterat organisationen av SSB. Av styrelseprotokollet framgår vid skapandet av BBMRI.se var ett centralt tema en pilot för en Nationell biobanksfacilitet (SSB) som hade som mål att kunna ge service till kunder över hela landet för att uppnå storskalighet och undvika dubbelarbete. Av protokollet framgår vidare Det har riktats kritik mot SSB beträffande om servicen huvudsakligen varit nationell eller regional till sin karaktär. I ansökan stod att SSB skulle lanseras som ett strategiskt samarbete med KI Biobank för att snabbare och på ett mer kostnadseffektivt sätt kunna leverera. Det visar sig nu att huvudmän och kunder uppfattar SSB mera som en utbyggnad av regional service än som en nationell 29