Förbättringsprogram PROGRAMRAPPORT Förbättringsarbete i vårdprocesser HDMI projektet (Hip Dementia Macula Improvement) Teammedlemmar/deltagare Enhetschef: Mia Löfgren, mia.lofgren@gotland.se Omvårdnadsansvarig sjuksköterska: Birgitta Benéus, birgitta.beneus@gotland.se Administratör: Monica Nypelius Thomsson, monica.nypelius-thomsson@gotland.se Administratör: Jeanette (Netta) Ekman, jeanette.ekman@gotland.se Patientansvarig läkare: Bo (Bosse) Wahlstedt, bo.wahlstedt@gotland.se Arbetsplats Tingsbrogården, 32 boendeplatser för personer med demenssjukdom Syfte med deltagandet i förbättringsprogrammet Att utifrån arbetet kring BPSD-registret hitta kvalitetshöjande förbättringsåtgärder som täcker alla dygnets timmar, både för boende och personal på demensboendet Tingsbrogården. Bakgrund/problem Projektgruppen upplever att det finns möjligheter till ytterligare förbättringar utifrån hur Tingsbrogården vid förbättringsprojektets start i september 2013 arbetar med BPDS-registret. Den största framgångsfaktorn för att lyckas med förbättringsarbetet tror projektgruppen kan vara att från grunden arbeta igenom hela processen kring hur arbetet är utformat. Genom det tillvägagångssättet tror projektgruppen att behov av nya rutiner kommer att identifieras. En viktig målstolpe i arbetet är att få nattpersonalen mer involverad i arbetet och att deras kunskaper lyfts fram mer än det hitintills gjorts så att en mer dygnstäckande bild av de boendes tillvaro skapas. Mål Att genom processkartläggning identifiera och utveckla nya rutiner och arbetsmetoder så att insatserna utifrån bemötandeplanerna är individanpassade och kända av och i grunden förankrade hos hela personalgruppen.
Delmål 1: Påvisa att personalgruppen känner ökad motivation och värde att delta vid utformningen av bemötandeplanerna samt att sedan arbeta utifrån dessa. Delmål 2: Påvisa att nyttjandet/behovet av neuroleptika (mot aggressivitet) i någon mån minskas under projektets gång. Mått Om det hade varit möjligt att mäta brukarnas upplevelse av vården innan och efter förbättringsprojektet hade det naturligtvis varit det bästa. Utifrån att brukarna har sina demensdiagnoser får vi nöja oss med de enklare mätvariabler vi beslutat oss för. Vi har beslutat oss för att utifrån bemötandeplanerna med tillhörande signeringslista, mäta antalet möjligt signerade insatser mot verkligt utföra insatser. Vi vill att minst 90 % av insatserna efter projektets genomförande ska vara signerade och utförda. Mätningarna kommer att genomföras vid projektets inledning i september 2013 samt mot projekts slut i april 2014. Vidare tänker vi genom en enkätundersökning vid två tillfällen, mäta personalens upplevda motivationsnivå vid motsvarande tillfällen som i ovan nämnda del utifrån två frågeställningar. 1. Minst 80 % av personalen skall minst ligga på motivationsnivå 8 i en 10-gradig skala när det gäller frågan Jag upplever att bemötandeplanerna har betydelse för brukarnas tillvaro efter projektets genomförande. 2. Samt minst 80 % av personalen skall minst ligga på motivationsnivå 8 av en 10 gradig skala när det gäller frågan Jag upplever att bemötandeplanerna har ett värde i mitt arbete Mätningen kommer att ske i september 2013 samt april 2014. Vi har även valt att titta på om användandet av neuroleptika procentuellt i någon mån skall ha minskat mellan mätningen i september 2013 fram till mätningen i halva mars 2014. Hur gjordes mätningarna? När det gäller den första mätvariabeln, antalet möjligt utförda insatser hos de brukare som har en signeringslista koppat till sin bemötandeplan, mot verkligt utföra insatser, hade vi tänkt att räkna hur många tillfällen insatsen blivit signerad mot hur många tillfällen som varit möjliga
om alla insatser blivit utförda. Vid sammanräkningen tänkte vi inte hänsyn till hur många brukare det handlat om utan hur många insatser som varit möjligt att totalt signera för alla med signeringslista. För att ta reda på personalens motivationsnivå har vi i september 2013 genomfört en enkätundersökning genom att under personalmöten dela ut enkäten som även samlats in vid samma möte. Enkäten har bestått av två frågor där personalen kunna svara på en 10 gradig skala där 1 motsvarat instämmer inte alls och 10 instämmer helt. När det gäller användandet neuroleptika har vi utgått ifrån statistiken i BPSD-registret. Sifferunderlaget avser sep 2013 samt halva mars 2014. Förändringar som testats/pgsa: Tingsbrogården har utifrån tidsbrist valt att göra en stor PGSA, den inledande processkartläggningen, i stället för att genomföra flera mindre förbättringsprojekt. Innovationer som har kommit fram under ert förbättringsarbete Ett av projektets syften var att hitta sätt att ta tillvara på nattpersonalens kunskaper i arbetet kring BPSD-registret. Bl.a. för att få en mer heltäckande bild av hur de boendes dygn ser ut. En viktig faktor när bemötandeplanen upprättas. Arbetet kring denna förbättring startade när processkartan upprättades. Utifrån kartan bestämdes hur vi skulle uppnå önskemålet att i högre utsträckningen få nattpersonalen känna sig delaktiga samt använda oss av och deras kunskaper. Det vi kom fram till var att vid upprättandet av bemötandeplanerna skulle nattpersonalen ha gjort en egen skriftlig skattning av den aktuella brukaren, utifrån natt personalens upplevelse. Vid behov, exempelvis vid extra svårlösta situationer, skulle även nattsjuksköterskan närvara vid själva skattningstillfället. I detta arbete har lyckats bra då nattpersonalen gemensamt gjort skattningar som funnits med vid ex uppföljningsmöten men nattsjuksköterskan har även fysiskt deltagit vid skattningstillfället/uppföljningen, när det funnits behov av det. En annan förhoppning var ju att utifrån processkartläggningen upprätta nya rutiner, vilket också gjordes. Det problem som vi har som vi måste (och gör) arbeta vidare med är att få rutinerna kända för och i grunden förankrade hos alla medarbetare. Upplevelsen är dock att vi är på god väg och att många medarbetare verkligen tar detta arbete på allvar. Det är vissa delar av den nya rutinen som vi måste arbeta lite mer intensivt med för att genomföra. Det vi bl.a. kommit fram till för att motverka detta är att utbilda ytterligare några medarbetare i att registrera i BPSD-registret. Genom detta kommer varje avdelning på Tingsbrogården att ha en BPSD- administratör som kan hjälpa till att föra arbetet framåt. Upplägget som varit har inneburit ett för stort ansvar för de som registrerat även åt annan avdelning. Trots att alla inte helt bekanta med rutinen så kan vi ändå se konkreta exempel på skillnader när rutiner (bemötandeplaner) har följts och inte. Ex så märks det att på en av våra brukare som om planen följs, inte får lika många vredesutbrott mot om planen inte följs. Vidare beskrivs förbättringar såsom att det snabbare att läsa in sig på och sedan agera.
Här följer ett axplock över ytterligare förbättringar som projektgruppen beskrivit utifrån förbättringsprojektet: - Lättare att få gemensamma mål och arbeta mer lika, tryggare vardag för brukarna, personalen hjälper till med det som behövs och inte mer - Tydligare var som förväntas av kontaktpersonen - Om vi lyckas få brukarna lugnare (vilket händer) så har även arbetsmiljön blivit lugnare/säkrare - Genom den lugnare miljön hinner vi med fler aktiviteter och fler trevliga stunder för alla - Absolut helt klart en kvalitetsförbättring, medvetandegör hur viktigt personcentrerad vård är - Underlättar den medicinska bedömningen när/om rutinen följs - Genom registreringen kan man få fram en tydligare bild av vården kring brukaren, även genom statistiska kurvor - Intressant och viktigt att se läkemedelsanvändningen över tid Aktiviteter: Den viktigaste aktiviteten var processkartan där vi la grunden och gjorde planeringen för byggandet och införandet av nya rutiner. Samt att vi påbörjat arbetet med att implementera de nya rutinerna. Resultat: Utifrån delmål 1 ville vi genomföra en mätning utifrån bemötandeplaner med tillhörande signeringslista, hur många av de beslutade/tänka/föreslagna insatserna som verkligen blev utförda. Det har visat sig vara omöjligt att genomföra denna mätning framför allt pga. av några viktiga faktorer. Det har bl.a. inte varit tydligt vem som skall se till att det finns en signeringslista att fylla i för aktuell månad. Genom denna otydlighet så har det inte alltid funnits någon signeringslista att fylla i. Dessutom har de ursprungliga signeringslistorna vart för ambitiösa och därigenom inte tilltalande eller möjligt att arbete utifrån. Vi hade från början missförstått hur vi skulle fylla i bemötandeplanen och vilka insatser vi skulle använda oss av. De blev genom detta för omfattande. Vidare så har det inte funnit tillräckligt med administratörer på Tingsbrogården under projektets gång. Hade det funnits en på varje avdelning hade troligtvis signeringslistorna funnits där de skulle.
Vi ville under delmål 1 även mäta personalens upplevda motivation och värdet av att arbeta med bemötandeplanerna. Här nedan redovisas resultatet från 1 mätningen som genomfördes i september 2013 samt i april 2014 Kommentar: Målet 80 % är uppnått när det gäller första delen av det vi ville förbättra nämligen att personalen skulle uppleva att bemötandeplanerna har betydelse för brukarnas tillvaro. Vi tror att den inställningen faktiskt leder till en bättre tillvaro för våra brukare. Ett resultat att vara stolta över. Däremot så har vi inte fullt ut lyckats när det gäller att få personalen att känna att bemötandeplanerna har ett värde i deras arbete. Det som kunnat höras runt i huset bland den ordinarie personalen är att resultatet kring upplevelsen kan hänga samman med att våra vikarier, framför allt de som kommer via Regionens resursteam, upplevs inte tar sig tid att läsa planerna och troligtvis inte heller ser värdet i att läsa dessa. Den ordinarie personalen beskriver att de ändå vet vad som står i planerna och att de jobbar efter dessa. Men det gör inte våra vikarier. Genom detta fenomen så tycker en del av personalen att det är lite ogjort arbete att upprätta bemötandeplaner.
Redovisning resultat användande Neuroleptika Blå linje =Män Orange linje = Kvinnor Brun linje = Sammanlagt Tittar man på resultatet när det gälleranvändandet av Neuroleptika ser vi glädjande nog att ingen kvinna medicinerade med preparat mot aggressioner/oro vid slutet av projektets genomförande. När det gäller männen har nyttjandegraden tyvärr ökat ganska markant. Förklaringen tror vi kan ligga i att det flyttat in nya brukare som varit både mer aggressiva och förhållandevis väldigt oroliga. Sammanfattning kring måluppfyllelse: Följande resultat har vi sammanfattningsvis lyckats uppnå eller identifierat som förbättringsområden: Vi har upprättat nya rutiner utifrån de behov vi identifierade genom att vi gjorde vår processkarta. Vi har också under projektets gång identifierat några punkter som vi måste lägga till i vår rutin för att arbetet skall fungera hela vägen ut. Vi tycker att nattpersonalen på ett naturligt sätt har blivit mer involverade i arbetet kring BPSD-skattningarna. Vi har utvecklat våra signeringslistor så att de är mer realistiska i sitt innehåll. Vi kommer även att i juni 2014 utbilda två administratörer till så att fler kan hjälpas åt. Vi har delvis lyckats med att öka personalens upplevelse när det gäller bemötandeplanens värde för brukarnas tillvaro. Däremot har vi arbete kvar att göra när det gäller att få planerna
att användas, även av vikarierna. Vår bestämda uppfattning är dock att bemötandeplanerana och deras värde finns med i våra dagliga diskussioner på ett sätt som de inte fanns förut. Det kan inte uteslutas att vi genom detta förbättringsarbete och den utveckling detta medfört av våra insatser, att vi i någon mån lyckats minska behovet av neuroleptika hos våra kvinnliga brukare. Tyvärr har vi inte lyckats i samma utsträckning när det gäller männen men som sagt är vi relativt säkra på att förklaringen till detta är att flera manliga brukare med stora omvårdnadsbehov flyttat in på Tingsbrogården. Hur har nu skapat kundinflytande? Vi kan nog inte säga att vi skapat mer brukarinflytande än vi hade innan förbättringsprojektet men vi försöker alltid ha våra brukares kroppsspråk för våra ögon som ett naturligt utgångsläge i vårt arbete, så också i detta läge. Hur har ni skapat delaktighet på hemmaplan? När vi bildade arbetsgruppen kring processkartläggningen, gjorde vi det genom att personal fick anmäla sitt intresse att delta. Genom detta tillvägagångssätt får man helt naturligt en arbetsgrupp som verkligen vill hjälpa till att uppnå förbättring. Dessa personer har även efter att arbetet med själva processkartan var avklarat, fortsatt att vara positiva budbärare. Utifrån denna grund fortsätter vi vårt arbete, även efter projektets slut, att exempelvis vara noga med att använda oss av kontaktpersonernas kunskap och inte minst, nattpersonalens kunskap om brukaren, när vi skapar bemötandeplanerna. Att arbeta med systematiskt förbättringsarbete - Fördelar: Systematik i sitt arbete. - Nackdelar: Inga. - Mest givande: Se resultaten, både de lyckade och de mindre lyckade. - Svårast: Få med hela gruppen, ha tålamodet att vänta ut resultaten. - Lärdomar: Ta i mindre i vissa delar så att förutsättningen för att lyckas ökar. Framtiden: - Vi kommer att bygga upp arbetet mer utifrån våra nya administratörer per avdelning. - Uppdatera och justera den nya rutinen samt arbeta vidare med implementeringen. - Fundera på hur vi kan få våra vikarier mer involverade i att arbeta utifrån bemötandeplanerna. Skicka rapporten till handledaren. Alla programrapporter kommer att länkas upp på Utvecklingscentrums webbplats: www.skane.se/utvecklingscentrum