RUTIN Version Datum Utfärdat av Godkänt 1.0 2018-11-06 1.1 2019-01-29 1.2 2019-03-13 1.3 2019-03-20 Fredrik Ekman Lotta Fagerell 1 (6) Datum 2018-05-11 Rutin för hantering av digitala nycklar och lås. Bakgrund Förvaltningsledningen i Vård & Omsorg har tagit beslut om att införa ett digitalt nyckelhanteringssystem i syfte att ge den enskilde en ökad säkerhet och trygghet samt förenkla nyckelhantering för alla medarbetare. Inga fysiska nycklar ska förvaras på de enskilda enheterna utan ersätts av en digital nyckel. Den digitala nyckeln behöver synkroniseras i en synkstation och kan sedan användas för att öppna dörrar, värde och läkemedelskåp samt läkemedelsförråd. Samtliga kunder med trygghetslarm och/eller kunder som inte själva kan öppna dörren berörs av förändringen genom att en nyckelgömma eller duo-lås installeras på dörren. Detta gäller även sommargäster. Samtliga kunder på vård- och omsorgsboenden som har ett värdeskåp berörs av förändringen genom att samtliga låscylindrar byts ut. Slutligen berörs samtliga kunder med läkemedelsövertag och som har ett läkemedelskåp, se rutinen för läkemedelskåpshantering. Vård & Omsorg Fredrik Ekman Direkt 0300-83 83 83 fredrik.ekman@kungsbacka.se Kungsbacka kommun Kvarboende Box 10409 434 22 Kungsbacka Besöksadress Borgmästaregatan 5 A Telefon 0300-83 40 00 Fax 0300-154 63 vard.omsorg@kungsbacka.se www.kungsbacka.se
2 (6) Ansvar och genomförande Rutiner: Sökväg för interna utförare: Insidan/Stöd & Tjänster/System & Verktyg/Swedlock. Sökväg för externa utförare: Kungsbacka.se/Näringsliv och Arbete/Driva och utveckla företag/för utförare/vård och Omsorg/Digitala nycklar. Biståndshandläggarens ansvar: Ansvara för att informera kund om digital nyckelhantering, samt lämna ut informationsmaterial om de digitala låsen till kund. Ansvara för att informera kund i kvarboende om att en nyckel kan behövas till bostaden vid lås och larminstallation, beroende på vilken typ av lås som installeras. Ansvara för att meddela larmorganisationen förändringar av bistånd i form av trygghetslarm. Sjuksköterskans ansvar: Ansvara för att skicka meddelande i Combine till larmorganisationen för att beställa montering av digitalt lås, för patient i kvarboende med enbart hälsooch sjukvårdsinsats, då patient inte själv kan öppna dörren. Ansvara för att skicka meddelande i Combine till larmorganisationen för att avsluta ett digitalt lås för patient i kvarboende med enbart hälso- och sjukvårdsinsats. Enhetschefens ansvar: Ansvara för att informera medarbetare om att de digitala nycklarna ska användas på samma sätt som tidigare, alltså vid larm och planerade besök, där kunden inte själv kan öppna dörren. Ansvara för att beställa digitala nycklar genom webbanmälan till service direkt eller via telefon till support. Förvara digitala nycklar på ett säkert sätt på enheten. Ansvara för att vid nyanställning göra en webbanmälan till service direkt. Kryssa i rutan för Swedlock, och registrera vilket nyckelnummer som medarbetaren ska ha. Ansvara för att informera medarbetare om gällande rutiner för digital nyckelhantering samt informera om sökväg så medarbetare hittar rutinerna. Ansvara för att dela ut digital nyckel till medarbetare. Ansvara för att vikarie som arbetar inom kvarboende får en digital nyckel vid anställning. Ansvara för att vikarie som enbart arbetar på Vård & Omsorgsboende får en digital nyckel när det blir aktuellt med medicindelegering.
3 (6) Ansvara för att informera Vikarieenheten om vikarier som endast arbetar på Vård och Omsorgsboende behöver en digital nyckel. Ansvara för att informera medarbetare om att endast använda sin digitala nyckel till läkemedelsskåp där man har medicindelegering. Ansvara för att informera medarbetaren om hur den digitala nyckeln ska användas till värdeskåp. Vikarier ska inte ha behörighet till värdeskåp. Upprätta lokal rutin. Ansvara för att kontakta support då medarbetare arbetar i annan verksamhet inom vård och omsorg, och redan har en digital nyckel. Meddela support att medarbetaren nu också arbetar i berörd enhetschefs verksamhet. Support utökar då behörighet på digital nyckel. Ansvara för att kontakta support som begränsar behörigheten för digital nyckel, då medarbetare inte längre arbetar i berörd enhetschefs verksamhet. Ansvara för att vid avslut av anställning göra en webbanmälan till service direkt eller via telefon till support och meddela vilken digital nyckel som ska avregistreras och vilken medarbetare som avses. Ansvara för att vid förlorad digital nyckel kontakta support som spärrar digital nyckel. Ansvara för att vid längre ledighet ex föräldraledighet ta in digital nyckel och göra en webbanmälan alt, ringa 4444 för avregistrering av digital nyckel. Ansvara för att vid avslut av anställning, kontrollera att medarbetaren återlämnat digital nyckel till enhetschef. Ansvarar för att vid behov av loggningsrapport, kontakta support för underlag. Medarbetarens ansvar Ansvara för att förvara den digitala nyckeln på ett säkert sätt, då den digitala nyckeln ska hanteras som en värdehandling. Ansvara för att din digitala nyckel under inga omständigheter överlåts eller lånas ut till någon annan, då digital nyckel är personlig. Ansvara för att ta med digitala nyckeln till varje arbetspass. Ansvara för att synka in din digitala nyckel då du startar ditt arbetspass, samt synka ut digital nyckel efter avslutat arbetspass. Syfte att säkerställa spårbarhet för digital nyckel. Trygghet för dig som medarbetare att vid ev. utredning kvalitetssäkra att du inte har använt digital nyckel utanför tjänst. Kvalitetssäkra att du arbetat hos de kunder där du har planerade insatser. Ansvara för att endast använda din digitala nyckel till kunders ytterdörrar vid larm, samt planerade besök där kund själv inte kan öppna dörren. Ansvara för att endast använda din digitala nyckel till läkemedelsskåp där du har medicindelegering. Ansvara för att endast använda din digitala nyckel till värdeskåp dit du har behörighet, enligt lokal rutin i verksamheten.
4 (6) Ansvara för att om du har glömt digitala nyckel hemma, i första hand åka hem och hämta din digitala nyckel. Ansvara för att vid förlorad digital nyckel först leta efter digital nyckel och kontrollera de platser du varit på under dagen. Ansvara för att vid förlorad digital nyckel, dagtid meddela ansvarig enhetschef omgående för vidare bedömning av åtgärd. Ansvara för att vid förlorad digital nyckel under jourtid ringa support för att spärra digital nyckel och maila ansvarig enhetschef för kännedom. Ansvara för att inhämta godkännande från enhetschef för att få använda digital ersättningsnyckel enligt gällande rutin för digital ersättningsnyckel. Ansvara för att om digital nyckel går av och fastnar i lås, kontakta support 4444. Är digital nyckel trasig lämnas den till Support för åtgärd. Ansvara för att vid längre ledighet ex föräldraledighet/avslut av tjänst återlämna digital nyckel till enhetschef. Hemtjänstensutförarens ansvar: Ansvara för att skicka meddelande i Combine till Lås och Larmorganisationen för att beställa montering av lås till kunder som inte har trygghetslarm men har hemtjänstinsatser och ej själva kan öppna dörren. Ansvara för att skicka meddelande i Combine till Lås och Larmorganisationen för att beställa montering av lås till allmänna utrymmen såsom tvättstuga och soprum. Ansvara för att vid tillfällen där hemtjänstinsatser påbörjas innan digitalt lås blivit monterat, skriftligen kvittera ut en vanlig bostadsnyckel hos kund. Använd blankett för nyckelkvittens. Kunds bostadsnyckel ska tillsammans med nyckelkvittens förvaras i låst skåp. Ansvara för att efter montering av duo-lås, lämna tillbaka bostadsnyckel till kund, som kvitterar återtag av bostadsnyckel. Lämna nyckelkvittens till Lås och Larmorganisationens administratör via internpost. Ansvara för att koordinator på varje enhet dokumenterar i Intraphone om hur digital nyckel ska användas till kund. Kodning: Larmnyckel=Använder nyckeln endast vid larm. Hemtjänstnyckel=Använder nyckeln att öppna hos kund vid planerad insats. Ansvara för att vid tillfällen när kund byter lås, se till att bostadsnyckel byts i nyckelgömman, tidigare bostadsnyckel lämnas tillbaka och kvittera ut. Kvittera in ny bostadsnyckel. Lämna ny nyckelkvittens till Lås och Larmorganisationen administratör via intern post. Ansvara för att vid tillfällen då nyckel i nyckelgömman sitter löst, spänna åt nyckel. Verktyg finns i hemtjänstens lokal och i nattpatrullens bilar. Förvaras enligt lokal rutin på enheten. Instruktioner finns att tillgå, sökväg samma som rutiner för digitala nycklar. Ansvara för att vid avslut av ärende kontakta Lås och Larmorganisationen som monterar ner nyckelgömma/ duolås. Lås och Larmorganisationen ansvarar för att administrera återlämnande av kunds bostadsnyckel.
5 (6) Larmorganisationen ansvar: Ansvara för att ta emot och bekräfta nybeställningar samt avbeställningar på trygghetslarm/lås i kvarboende. Ansvara för att före montering av lås kontrollera att samtycke inhämtats av fastighetsägare (gäller hyresrätt/bostadsrätt). Finns inget samtycke, ska fastighetsägaren kontaktas för att inhämta samtycke. Ansvara för att kontakta kund i kvarboende inför montering av duolås/ nyckelgömma. Ansvara för att inhämta samtycke genom underskrift av kund med egen bostad i samband med montering. Ansvara för att förvara kunders underskrift om samtycke. Ansvara för att förvara nyckelkvittenser. Skriftliga underlag då kund kvitterat ut bostadsnyckel, samt då kund kvitterat återtag av bostadsnyckel. Ansvara för att registrera monterade lås i systemet. Ansvara för att skicka arbetsorder till Swedlock support om larmorganisationen inte själva kan hantera/montera ett digitalt lås. Ansvara för att vid samtliga avslut av ärenden kontrollera att det inte finns pågående hälso-sjukvårdsinsatser innan digitalt lås monteras ner. Ansvara för montering och nedmontering av nyckelgömma/duo-lås och återställa dörr med silikon efter avslut. Ansvara för att vid avslut skruva ner nyckelgömma, lämna tillbaka bostadsnyckel till kund efter att kund skrivit under nyckelkvittens för återtag av bostadsnyckel. Ansvara för att förvara en lista över adress och lägenhetsnummer där digitalt lås är monterat i Äldrelägenhet. Ansvara för att registrera digitalt lås i Äldrelägenhet som vilande/ ingen då låset inte används. Personal har då inte behörighet att komma in i låset när låset registrerats som vilande. Ansvara för att vid montering av duo-lås förvara delar till orginallås. Ansvara för att köpa in och lagerhålla nyckelgömmor och duo-lås. Supportadministratörens ansvar: Ansvara för att beställa digitala nycklar i e-handel. Ansvara för att kontakta berörd enhetschef inför utlämnande av digital nyckel. Ansvara för att digitala nycklar kommer ut till verksamheten. Ansvara för att registrera och avregistrera digitala nycklar och lås till värde/läkemedelsskåp i systemet.
6 (6) Ansvara för att lämna en 6-siffrig pinkod till enhetschefen. Ansvara för att då enhetschef meddelar att medarbetare arbetar i berörd enhetschefs verksamhet, utöka behörighet på digital nyckel. Ansvara för att då enhetschef meddelar att medarbetare inte längre arbetar i berörd enhetschefs verksamhet, begränsa behörigheten för digital nyckel. Ansvara för att i ärenden där nyckel gått av och fastnat i låset, dagtid kommunicera med koordinator, jourtid kommunicera med berörd medarbetare så att informationen går fram. Informera om aktuell upphandlad låsservice, kom överens om vem som vid tillfället ska ha kontakt med låsfirma som ska åtgärda problemet. Ansvara för att skicka in trasiga nycklar för reparation till Swedlock. Ansvara för att i de situationer då räddningstjänst tillkallats vid fara för liv på grund av att det har varit omöjligt att öppna låset, meddela Swedlock för kännedom. Externa utförare beställer digitala nycklar och lås: Ansvara för beställning av digitala lås, nycklar, registrering och avregistrering genom att ringa supporten, 4444 eller genom att göra en webbanmälan via Kungsbackas hemsida. Ansvar i övrigt enligt rutin ovan. Uppföljning Årligen av biträdande verksamhetschefer inom Vård & Omsorg.