Lokalförsörjningplan/ investeringsplan

Revisionsrapport Lokalförsörjningplan/ investeringsplan Landstinget Gävleborg Lars-Åke Ullström Rolf Hammar Augusti 2013

Innehållsförteckning Innehållsförteckning Sammanfattning och revisionell bedömning 1 1. Inledning 3 1.1 Bakgrund och syfte 3 1.2 Revisionsfråga 3 1.3 Metod och avgränsning 3 2. Organisation/process 4 2.1 Allmänt 4 2.2 Organisation 4 2.3 Processer 4 2.3.1 Process för planering och budget 4 2.3.2 Beslutsprocess för enskilda investeringar 6 2.3.3 Investeringsprocess 7 2.3.4 Intern hyresmodell 8 2. Lokalförsörjningsplan 9 2.1 Beslut 9 2.2 Vad innehåller lokalförsörjningsplanen? 9 2.3 Lokaldispositionsplaner 11 3. Investeringsplan 12 3.1 Tidigare revisionella iakttagelser 12 3.2 Investeringsverksamheten 12 5. Sammanfattande kommentarer 16 Landstinget Gävleborg

Sammanfattning och revisionell bedömning har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Landstinget Gävleborg genomfört en granskning av landstingstyreslens arbete med lokalförsörjning och investeringsplanering. Granskningens resultat kan sammanfattas enligt följande; Under senare år har arbetet med att få en struktur och en fungerande process kring byggnadsinvesteringar förstärkts vilket är positivt. Arbetet staratde 2010 då en lokalresursplan tog fram. Organisationen förstärktes då med bildandet av en Lokalresursplaneringsgrupp (LRP) samt rekrytering av en lokalstrateg med central placering direkt underställd landstingsdirektören. I den lokalförsörjningsplan som antogs av fullmäktige juni 2013 återfinns en beskrivning av vad som ska ingå i en lokalförsörjningsplan samt en modell för såväl budget- som beslutsprocess för investeringar i lokaler. Det återstår dock insatser för att arbetssättet i sin helhet skall följa den modell som fullmäktige antagit. Utgår investeringsplanen från både lokalförsörjningsplan och verksamhetsplanering? I granskningen har framkommit att verksamhetsperspektivet/delaktigheten nu fått ett större genomslag i planeringen. Behovsbeskrivningar i enskilda projekt utarbetas i större utsträckning nu än tidigare. Det finns emellertid inte en lokalförsörjningsplan utifrån den modell som landstingsfullmäktige lagt fast. Detta förhållande har påverkat kvaliteten i investeringsplanen. Tänkta investeringar i investeringsplanen genomförs i många fall inte inom den tid som angetts. Även investeringsbeloppen förändras över tid. Är lokalförsörjnings- och investeringsplaneringen förankrad i verksamheten? Det nya arbetssättet har inneburit att förankringen i verksamheten utvecklats. Inrättandet av LRP gruppen och tillsättandet av en lokalstrateg har påverkat processen i rätt riktning. Genomförs investeringar enligt tidplan och till belopp utifrån de underlag som beslutats av fullmäktige? Landstingsfullmäktige antar årligen en investeringsplan i samband med budgeten. Under åren 2010-2012 har inte investeringarna nått upp till budgeterade nivåer. Det är även vanligt förekommande att det blir förskjutningar i tidplaner. Avvikelser mot beslutad investeringsplan förklaras eller analyseras inte i delårsrapport eller årsredovisning. Landstinget Gävleborg 1 av 18

I vilken omfattning görs driftkostnadskalkyler inför investeringar? Hyres- och driftkostnadskalkyler har inte utarbetats på ett systematiskt sätt. Sommaren 2013 genomfördes en första beräkning över hyresnivåer inkl kapitalkostnader för beslutade/pågående projekt i investeringsplanen. Den har presenterats för LRP-gruppen. Nästa steg är att ta fram hyresnivåer för projekt aktuella 2015 och framåt. Ett arbete för att bedöma förändringar av driftskostnader för det nya operationshuset i Gävle pågår för närvarande. Finns det en tydlig och ändamålsenlig organisation för att hantera investeringsprocessen med dess relationer till både lokalförsörjningsplan och verksamhetsplanering? Fr o m år 201o finns en organisation och ett arbetssätt som skall möjliggöra en helhetssyn från idé till investering. Delarna i processen måste dock utvecklas för en tydlig och ändamålsenlig organisation. Några exempel; Behovsbedömningar måste genomföras på ett mer systematiskt sätt. Den behovsinventering som funnits med i lokalförsörjningsplanen (daterad september 2012) måste uppdateras utifrån syftet i det dokument som fullmäktige antagit. En lokalförsörjningsplan som innehåller samtliga investeringar som avses genomföras inom en 3-5 årsperiod inkl prioritering. Planen skall även innehålla förslag till ändrad/flyttad verksamhet, ombyggnader, nybyggnader, tillbyggnader etc. Beräkningar över vilka hyreskostnader och driftskostnadsförändringar som olika investeringsprojekt medför måste ingå i ett beslutsunderlag i samband med investeringsbeslut. Ett tydligare koncernperspektiv där landstingets samtliga lokaler/fastigheter ingår. En tydlig återrapportering till landstingsfullmäktige över lokalförsörjning/investeringar i samband med delårsrapport och årsredovisning. Sammanfattande revisionell bedömning Arbetsättet vad gäller lokalförsörjning/investeringsplanering har till vissa delar utvecklats positivt under senare år. Den sammanfattande revisionella bedömningen är dock att Landstingsstyrelsen inte har säkerställt att arbetet med lokalförsörjning och investeringsplanering bedrivs på ett ändamålsenligt sätt utifrån den modell som fullmäktige beslutat om i juni 2013. Landstinget Gävleborg 2 av 18

1. Inledning 1.1 Bakgrund och syfte Hösten 2012 presenterade styrelsen en lokalförsörjningsplan för fullmäktige. Planen blev dock återremitterad och ett nytt förslag ska enligt plan presenteras för fullmäktige våren 2013. För en ändamålsenlig investeringsverksamhet är det väsentligt med väl genomarbetade underlag för beslut. Revisionen har under flera år noterat och kommenterat att budgeterade och utförda investeringar har bristande följsamhet. Detta gäller även 2012 då faktiska investeringar uppgick till 314 mnkr vilket är 234 mnkr lägre än den budgeterade investeringsramen som var 548 mnkr. I en granskning av det nya operationshuset från 2011 visade det sig bl a att de kostnadsberäkningar som inledningsvis presenterats för fullmäktige inte var aktuella då byggnationerna inleddes. Det var även förskjutningar i byggstart. Mot bakgrund av ovan och utifrån genomförd riskanalys har landstingets revisorer gett i uppdrag att granska landstingets arbete med lokalförsörjning och investeringsplanering. 1.2 Revisionsfråga Det övergripande syftet med granskningen är att klargöra varför det är så stora variationer mellan planerade investeringar och redovisat utfall. I granskningen ingår följande kontrollfrågor: Utgår investeringsplanen från både lokalförsörjningsplan och verksamhetsplanering? Är lokalförsörjnings- och investeringsplaneringen förankrad i verksamheten? Genomförs investeringar enligt tidplan och till belopp utifrån de underlag som beslutats av fullmäktige? Finns det en tydlig och ändamålsenlig organisation för att hantera investeringsprocessen med dess relationer till både lokalförsörjningsplan och verksamhetsplanering? I vilken omfattning görs driftkostnadskalkyler inför investeringar? 1.3 Metod och avgränsning Granskningen har genomförts genom intervjuer med lokalstrateg, ansvarig vid X- fastigheter, ekonomidirektör, divisionschefer för medicin/psykiatri samt operation, ledamöter i fastighets- och teknikutskottet. Genomgång har skett av lokalförsörjningsplan, senare års investeringsplaner samt dokument som ingår i själva lokalförsörjningsprocessen. Landstinget Gävleborg 3 av 18

2. Organisation/process 2.1 Allmänt För att stärka den interna kontrollen och uppnå en bättre styrning i samband med byggnadsinvesteringar utarbetades 2010 en lokalresursplan inom landstinget. 2.2 Organisation För hantering av lokalförsörjningen finns ett antal funktioner där några är nya; Lokalstrateg (ny) Landstinget anställde en lokalstrateg under hösten 2011. Strategen ska driva lokalförsörjningsprocessen samt värna om den långsiktiga planeringen och samordningen. Tidigare har den strategiska funktionen angående lokaler varit knuten till chefen för dåvarande X-fastigheter. LRP-grupp (LokalResursPlanering) (ny) LRP-gruppen ska ansvara för den kort och långsiktiga planeringen av lokalfrågor. En uppgift är bland annat att prioritera investeringar. I gruppen ingår landstingsdirektören, divisionscheferna, representanter från FM-avdelningen, ekonomidirektören, avtalsdirektören samt lokalstrateg. Syftet med gruppen är att den ska bidra till en helhetssyn, mer samarbete och att lokalerna ska utnyttjas på ett optimalt sätt. Enligt modellen i lokalförsörjningsplanen har LRP-gruppen ett ansvar för planering och beredning. Koncernledning Koncernledningen godkänner/beslutar om LRP-gruppens förslag. Efter beslut kan ett mer detaljerat programarbete påbörjas. Koncernledningen, som leds av landstingsdirektören, har fokus på strategiska frågor samt operativ ledning av hälso- och sjukvården. Gruppen består av funktioner med koncernövergripande ansvar inom olika områden, några strategiska kompetenser samt cheferna för divisionerna inom hälso- och sjukvården. Lokalstrategen medverkar då lokalförsörjningsfrågor är på agendan. 2.3 Processer 2.3.1 Process för planering och budget Iakttagelser Budgetprocessen för investeringar i fastigheter/lokaler finns beskriven i lokalförsörjningplan som beslutats av landstingsfullmäktige i juni 2013 (se bilaga 1). Landstinget Gävleborg 4 av 18

Processen innehåller Behovsbeskrivning Behovsbeskrivningar för pågående projekt som är påbörjade 2010-2011 finns i regel inte framtagnna. Arbetet med behovsbeskrivningar utvecklas dock successivt vilket säkerställer underlagen i enskilda projekt. Behovsbeskrivningar finns dock inte för alla nu pågående projekt. Lokalförsörjningsplan Syftet enligt det dokument som fullmäktige antagit är att samordna behovet av större investeringar i fatsigheter och lokaler där samtliga investeringar som uppskattas överstiga 500.000 kronor sammanställs och prioriteras. Prioriteringen skall redovisa och beskriva både de investeringar som föreslås genomföras samt de investeringar som inte valts att prioriteras. Arbetet skall resultera i en plan för vilka projekt som skall genomföras de nästkommande åren. Beslutsunderlaget är en lista med prioriterade projekt för landstinget. En lokalförsörjningsplan utifrån beslutad modell finns inte framtagen. I den lokalförsörjningsplan som presenterade för fullmäktige hösten 2012 och återremitterades fanns en projektredovisning med som bilaga, dock inte i dokumentet som fullmäktige antog juni 2013. Ny lokalförsörjningsplan för 2014-2018 ska fastställas samtidigt som som definitivt belsut om budget 2014 och plan 2015-2016 (normalt november). Prioriteirng av projekten sker i lokalförsörjningsplanen för att kunna lyftas in i investeringsbudgeten. Investeringsplan Planen som är 3 årig baserar sig på den prioritering som genomförts vid framtagande av lokalförsörjningsplanen. Planen innehåller en lista med prioriterade investeringar för landstinget. Planerade investeringar nästkommande år skall preciseras i samband med att budgeten beslutas i oktober/november. Det är vanligt förekommande att investeringsprojekt förskjuts framåt i tiden samtidigt som redovisade investeringskalkyler justeras. Landstinget Gävleborg 5 av 18

Bedömning I intervjuer framkommer att processen utvecklats under senare år vilket bl a hänger samman med en tydligare struktur för styrning och ledning inom området. Verksamhetens möjligheter till påverkan/delaktighet har tydliggjorts. Intrycken är emellertid att behovsbeskrivningar utifrån modellen inte genomförts på ett systematiskt sätt samt att nuvarande lokalförsörjningsplan inte är upprättad utifrån den modell som skisserats. Behovsbeskrivningar börjar dock genomföras på ett mer systematiskt sätt. Detta har i sin tur sannolikt påverkat kvaliteten på de investeringsplaner som årligen tas fram i samband med budget. Förskjutningar i tidplaner för projekt medtagna i investeringsplaner senare år styrker denna iakttagelse. Ett nytt arbetssätt kan förbättra kvaliteten. För att även kunna ta hänsyn till driftskostnadförändringar i specifika projekt hade det varit värdefullt om investeringsprojekt nästkommande år var tydliggjorda redan då fullmäktige antar budget- och planeringsförutsättningarna i juni. Detta skulle möjligggöra för divisioner och förvaltningar att även beakta driftkostnadsförändringar i budgetarbetet för nästkommande år. 2.3.2 Beslutsprocess för enskilda investeringar Iakttagelser En del i arbetet med lokalresursplan var att ta fram en modell för att planera, besluta och följa upp investeringar. Den har successivt utvecklats (se bilaga 1). Behovsbeskrivning Inom verksamheterna kommuniceras behov av lokalförändringar på tre års sikt. Större investeringar (överstigande 500.000 kronor) ska beskrivas utförligt så att motiv, vinster, kostnader, konsekvenser och möjliga alternativ framgår. Beslutsunderlagen i denna fas är en ifylld behovsmall med investeringsbeskrivning. Diskussioner och prioritering sker inom divisionerna. En del av beslutsunderlaget utgörs av en prioritering, som görs utifrån viktning i enlighet med en fastställd modell. Prioritering görs utifrån sex olika punkter, bland annat lagkrav, processförbättring, patientsäkerhet och arbetsmiljö. Underlaget går vidare till LRP gruppen. Landstinget Gävleborg 6 av 18

I intervjuer framkommer behovsbeskrivningar hittills inte utarbetas på ett systematiskt sätt. LRP-grupp Divisionschef tillsammans med lokalstrateg aktualiserar ett lokalärende i gruppen. Ett resultat av gruppens arbete kan vara beslut om att inleda programarbete, genomförande eller att avbryta/avslå beslutsunderlag efter avslutat programarbete. Koncernledning Enligt antagen beslutsprocess är koncernledningens ansvar att Besluta om LRPgruppens förslag om lokalförändring. I samband med granskningen har framkommit att beslut i regel tas i LRP-gruppen. Beslut Beslut om enskilda lokalinvesteringar tas på olika nivåer beroende på investeringens storlek. Landstingsdirektör Upp till 2,2 mnkr Fastighets- och teknikutskottet 2,2-8,8 mnkr Landstingsfullmäktige Mer än 8,8 mnkr I beslutsprocessen finns ett flertal beslutspunkter där avstämningar kan göras innan processen går vidare. En viktig punkt i arbetet är LRP-gruppen. Där kan olika förslag vägas samman och prioriteras utifrån en helhetssyn. I intervjuer har framkommit att gruppen alltmer funnit sina arbetsformer. Bedömning Den del som fortsatt kan utvecklas är den inledande delen dvs behovsbeskrivningen. Om behovsbeskrivningar inte finns framtagna innebär det att nästa led har svårare att gör en helhetsbedömning vad gäller påverkan på andra verksamheter och driftkostnadsförändringar. Det bör även tydliggöras var i processen beslut tas om lokalförändringar koncernledning och/eller LRP-grupp. 2.3.3 Investeringsprocess Efter investeringsmedgivande och beslut om ramar för ett projekt vidtar investeringsprocessen. Uppdrag lämnas att genomföra projekt utifrån de beslutsunderlag som finns framtagna. Landstinget Gävleborg 7 av 18

Iakttagelser Progeramledare utses för de projekt som skall starta. I samråd med verksamhetsföreträdare klargörs alla förutsättningar för projektet ex el, VVS, telefoni, säkerhet. Samma arbetssätt används för stora som små investeringar. Samtidigt utses en byggledare som följer projektet och tar över ansvaret då själva byggandet vidtar. Controller inom FM-avdelningen (tidigare X-fastigheter) följer projektets utveckling. Rapporter lämnas till LRP gruppen samt fastighets- och teknikutskottet 4 ggr/år. Lokalstrateg och controller inom koncernstaben följer projekten månadsvis. Om ytterligare ställningstaganden behövs under program och byggtid tas frågan upp i LRP gruppen. Vid större förändringar kan det även bli aktuellt att föra upp ärendet på politisk nivå. I intervjuer har framkommit att samverkan mellan de som kan verksamhet och byggfunktioner utvecklats positivt. Efter att ett projekt är byggklart vidtar driftsprocessen som innehåller utrustning av nya lokaler, flyttning av verksamheter, tester och planering inför själva drifttagandet. Bedömning Den nya modellen har positivt utvecklat samverkan mellan olika aktörer. 2.3.4 Intern hyresmodell I samband med den nya lokalresursplanen togs även en ny internhyresmodell fram. Iakttagelser I den tidigare modellen stod respektive verksamhet för de kostnader som uppstod i samband med en investering. I den nya modellen fördelas investeringskostnader ut på landstingets alla verksamheter efter en fördelningsnyckel. Den nya hyresmodellen har enligt FM-avdelningen medfört vissa svårigheter att lämna uppgift om hur mycket en investering innebär i hyresförändring för den enskilda verksamheten. Vid LRP- gruppens möte innan sommaren 2013 redovisades för första gången påverkan på internhyrorna för beslutade och pågående projekt. Internhyran avser endast kostnaden för fastigheten, ej inventarier. Till detta kommer eventuella kostnader för maskiner/inventarier etc. Det har i dagsläget heller inte tagits fram omställningskostnader som uppkommer i befintliga lokaler efter omflyttningar etc. Landstinget Gävleborg 8 av 18

I början av hösten 2013 kommer LRP gruppen även att få en redovisning över hyreskostnader för önskade projekt dvs projekt som ännu inte är godkända för vidare process. Några av dessa projekt är akutmottagning Gävle sjukhus, hus 30 Gävle sjukhus (lättvård, akutmottagning), onkologiskt centrum och Söderhamns sjukhusområde. Bedömning Det är väsentligt att det arbete som påbörjats vad gäller hyresmässiga konsekvenser för landstingets verksamheter fortsätter utvecklas med anledning av de stora investeringar som landstinget står inför. Hyreskostnaden utgör en väsentlig faktor att hantera i samband med budgetarbetet. En utveckling kan ske så att även kostnaderna för större investeringar i maskiner och inventarier tydliggörs. Följs beslutad process innehåller beslutsunderlag även ovanstående iakttagelser vad gäll förändrade hyresnivåer och omställningskostnader. 2. Lokalförsörjningsplan 2.1 Beslut Hösten 2012 presenterade styrelsen en lokalförsörjningsplan för fullmäktige. Syftet med planen var att etablera en modell och struktur för att hantera det samlade lokalbehov inkl investeringar som föreligger under perioden 2013-15 samt en utblick även över 2016-17. Efter debatt i fullmäktige beslutades att ärendet skulle återremitteras (minoritetsåterremiss). Yrkandet på återremiss utgick bl a ifrån att planen inte innehöll någon grundläggande behovsanalys som underlag till ställningstaganden i enskilda investeringsärenden. Landstingstyrelsen behandlade därefter ärendet vid sitt sammanträde i juni 2013 ( 224). Samverkan Gävleborg lämnade in en reservation. Vid landstingsfullmäktige i juni 2013 antogs planen. 2.2 Vad innehåller lokalförsörjningsplanen? Syftet med planen är enligt landstingsfullmäktiges beslut i juni 2013 Att upprätta en modell för överskådlighet och säkerställande av underlag inför investeringsbeslut och genomförande av dito beslut avseende lokaler och fastigheter Att med utgångspunkt i denna modell tillhandahålla produktions- och kostnadseffektiva lokaler till kärnverksamheten samt förebygga s k förgävesinvesteringar samt utveckla landstingets fastighetstillgångar och upprätthålla en hög yteffektiviseringsgrad. Landstinget Gävleborg 9 av 18

Att kontinuerligt upprätthålla en uppdaterad behovsinventering (kallas lokalförsörjningsplan) för Landstinget Gävleborg som sträcker sig 2013-2017 och som innehåller behov och förslag utifrån lagda verksamhetsmål och ekonomiska mål utifrån ett långsiktigt användnings- och förvaltningsperspektiv. Att redovisa förslag till ändrad/flyttad verksamhet, ombyggnader, nybyggnader, tillbyggnader, avyttring/rivning och konsekvenser av detta. Planen beskriver flera typer av mål och framgångsfaktorer samt hur planen är kopplad till andra mer specifika planer. Ett avsnitt behandlar modeller för investeringsprocess, budgetprocess, beslutsprocess och beslutsstruktur. Planen avslutas med en samlad bedömning av kärnverksamhetens behov av lokaler som grundar sig på preliminärt beräknade summor från september 2012 och ett förslag till funktionella lokalkategorier. Iakttagelser Under återremissen genomfördes vissa förändringar av lokalförsörjningsplanen bl a avsnitt om samverkande planer, strategier för långsiktighet, samutnyttjande och ett avsnitt om beslutsprocess. De två första att-satserna i syftet behandlas i lokalförsörjningsplanen. De två avslutande att-satserna i syftet behandlas emellertid inte i den antagna planen. Vi kan notera att då styrelsen fick information om pågående arbete med lokalförsörjningsplan vid sammanträdet 17/10 2012 angavs att planen även skulle innehålla dessa delar. Planen innehåller till övervägande delen en beskrivning av modell, struktur etc dvs en utgångspunkt för en lokalförsörjning och avslutningsvis en behovsinventering som kan sägas utgöra en grund för en mer detaljerad lokalförsörjning. Det dokument som landstingsfullmäktige behandlade i juni 2013 avser 2013-2015, 2016-2017 men själva beslutet gäller perioden 2014-2015, 2016-2017. Kärnverksamhetens behov av lokaler utgår från en inventering från 120922 och ligger till grund för budgetarbetet 2013 och således nu även 2014. Det anges att behovet har förändrats sedan inventeringen genomfördes men några förändringar i underlag återfinns inte i den plan som fullmäktige behandlade i juni 2013. Enligt uppgift har underlagen reviderats och redovisats för fastighets- och teknikutskottet i augusti 2013. Vi har noterat att det i budget- och planeringsförutsättningarna för 2014-2016 (beslutades av fullmäktige juni 2013) anges att lokalförsörjningsplanen kommer att beakta framförallt hälso- och sjukvårdens långsiktiga behov av lokaler. Skrivelserna i lokalförsörjningsplanen, objektbeskrivningar etc har i huvudsak ett sjukhusperspektiv. Utvecklingsfrågor vad gäller lokaler för ex fastigheter som Nämnden för Tillväxt och Regional har inom sitt verksamhetsfält berörs inte i planen, vilket även tagits upp av nämnden i ett remissyttrande om planen. Landstinget Gävleborg 10 av 18

Primärvården som dels finns i landstingsägda lokaler men även hyr ett stort antal lokaler berörs inte. Det kan även noteras att fastigheter/lokaler inom Folktandvården AB, som är ett helägt landstingsbolag, inte behandlas i lokalförsörjningsplanen. Bedömning Kärnverksamhetens behov av lokaler utgår från en inventering från 120922 och ligger till grund för budgetarbetet 2013. Underlagen förändrades inte inför den förnyade behandlingen av lokalförsörjningsplanen i juni 2013. Ett arbete pågår nu med att uppdatera underlagen. Förskjutningen innebär att det finns en ökad osäkerhet i behovens omfattning inför budget 2014 då budget- och planeringsförutsättningar inför 2014 beslutades av fullmäktige i juni 2013. Nuvarande dokument som benämns lokalförsörjningsplan är inte tillräckligt utvecklad för att ha den styrande effekt på landstingets långsiktiga lokalbehov som eftersträvas enligt syftet med planen. Koncernperspektivet måste beaktas i en plan som berör landstingets verksamheter. Några områden har berörts ovan och till detta kommer även de lokaler som Folktandvården AB disponerar. Någon samordning av Folktandvårdens lokaler har inte skett i lokalförsörjningsplanen. I ägardirektivet för Folktandvården AB nämns att bolaget omfattas av landstingsövergripande beslut i tillämpliga delar. 2.3 Lokaldispositionsplaner Lokaldispositionsplaner innehåller en beskrivning av hur lokalerna inom en fastighet disponeras/används samt ett utvecklingsperspektiv utifrån pågående/beslutade förändringar. Iakttagelser För Gävle sjukhus finns en plan från 2011 där lokalanvändningen som den såg ut då redovisas tillsammans med en framtidsbild där hänsyn tagits till pågående/ planerade förändringar. Enligt uppgift är planen på väg att revideras. Ett motsvarande arbete bedrivs för Hudiksvalls sjukhus. I dagsläget finns dock ingen aktuell plan framtagen eller antagen. Bedömning För en helhetsbild är det väsentligt att lokalförsörjningen visualiseras för att klargöra samband etc inom en fastighet eller ett sjukhusområde. Revideringar av befintliga lokaldispositionsplaner bör därför prioriteras och ingå som en del i en lokalförsörjningsplan och beslutsunderlag. Landstinget Gävleborg 11 av 18

3. Investeringsplan 3.1 Tidigare revisionella iakttagelser Ur bilaga till revisionsberättelse 2011; I budgeten finns en del investeringar som är beslutade men inte påbörjade när budgetåret är slut. Detta medför att flera investeringar ligger med i budgeten under flera år innan de påbörjas. Bedömningen är att brister i beslutsunderlagen, bland annat genom att de inte fullt ut har byggt på realistiska förutsättningar, har medfört att prioritering och styrning har varit otillfredsställande. Ur bilaga till revisionsberättelse 2012 Vi noterar att de totala investeringarna för 2012 uppgick till 314 mnkr, vilket var ca 234 mnkr lägre än budget. Det hade varit värdefullt med en tydligare redovisning av investeringar vilka projekt som pågår, när projekt kommer att starta, följsamhet till tidplaner, påverkan på driftkostnader etc. 3.2 Investeringsverksamheten Investeringsplanen för det närmaste året samt utblick på 2-3 års sikt finns med i det budgetdokumentet som fullmäktige antar årligen. Fr o m 2013 gäller att endast investeringar som är pågående finns med i investeringsplanen. I nedanstående tabell redovisas investeringsvolym mellan åren 2010-2012. mnkr 2010 2011 2012 Utfall Budget Utfall Budget Utfall Budget Maskiner och inventarier 118,3 167,3 120,4 196,9 87,2 190,0 Byggnadsinvesteringar 150,6 202,7 134,3 331,7 225,1 358,0 Immateriella investeringar 2,9 0,0 7,6 4,0 1,4 0,0 Totalt 271,8 370,0 262,3 532,6 313,7 548,0 Iakttagelser Investeringsvolymerna har ökat under senare. Investeringarna når dock inte upp till budgeterad nivå något av åren 2010-2012. Byggnadsinvesteringarna har generellt en tendens att förskjutas tidsmässigt. En negativ effekt av detta är att det byggs upp förväntningar i verksamheten som sedan inte infrias. En annan påverkan är på likviditetsplanering då kapital reserveras för investeringar som i annat fall skulle kunna användas till andra ändamål. Landstinget Gävleborg 12 av 18

Nedan redovisas några exempel på förändringar i tidplanerna (beloppen för 2013 avser januari-april); Centraloperation Gävle Byggnationerna avseende operationshuset beräknas vara klart årsskiftet 2013/2014 med driftstart våren 2014. Under byggnationernas gång har landstingsfullmäktige beslutat att dagkirurgiska verksamheten i Sandviken skall överföras till lokaler i det nya operationshuset. Centraloperation, Gävle Före 2010 2010 2011 2012 2013 2014 Plan 2010-2012 10,0 150,0 60,0 Plan 2011-2013 47,0 75.0 90,0 Plan 2012-2014 125,0 125,0 Plan 2013-2015 140,0 17,0 Redovisning 2,1 6,1 14,5 109,9 52,3 Onkologiskt centrum, Gävle sjukhus Vissa mindre ombyggnationer har genomförts inom den onkologiska verksamheten. Landstinget har valt att vänta med större ombyggnationer för att göra dessa i samband med nytt Onkologiskt centrum. Våren 2011 påbörjades planeringen för nytt onkologiskt centrum. Planeringen avstannade emellertid bl a beroende att lokalbehov för andra verksamheter först måste klargöras ex ögonoperation. Planeringen påbörjades igen vintern 2012. Enligt uppgift kommer ett ärende avseende nytt onkologiskt centrum att presenteras för fullmäktige i början av 2014. 2010 2011 2012 2013 2014 Plan 2011-2013 70.0 Plan 2012-2014 1,0 50,0 74,0 Plan 2013-2015 Patienthotell, Gävle sjukhus I september 2010 beslutade landstingsfullmäktige på förslag från landstingsstyreslen om att genomföra projektering av nytt patienthotell i Gävle. Projekteringen skulle vara klar senast mars 2011 och samtidigt fick landstingsstyreslen i uppdrag att utreda utformning, bemanning etc för det nya patienthotellet. Projektet har funnits med i investeringsplanen sedan 2011. Det är i dagsläget inte klart vad patienthotellet ska innehålla. Landstinget Gävleborg 13 av 18

2010 2011 2012 2013 2014 Plan 2011-2013 50,0 50,0 Plan 2012-2014 10,0 90,0 Plan 2013-2015 Parkeringsdäck, Gävle sjukhus I juni 2011 behandlade landstingsfullmäktige ett ärende angående parkeringshus vid Gävle sjukhus. X-fastigheter fick i uppdrag att bygga parkeringshuset och investeringen skulle finansieras inom ramen för 2011 års investeringsbudget. Efter beslutet framkom att landstinget inte hade erhållit s k marklov och det framkom även att Gävle kommun har vattentäkt på området. Det är i dagsläget inte klart om byggnationer kommer att kunna ske på den plats som varit aktuell. Plan 2011-2013 20,0 2010 2011 2012 2013 2014 Plan 2012-2014 30,0 Plan 2013-2015 39,0 Samvård Mamma/barn Inom divisionen operation har ett projekt bedrivits under senare delen av 2012 och i början av 2013 för att klargöra behov, utformning etc. Projektet kan dock inte genomföras direkt utan måste tas in i en helhetslösning som även berör andra verksamheter. När förslaget kommer att presenteras för landstingsfullmäktige är inte klart för närvarande. 2010 2011 2012 2013 2014 Plan 2011-2013 5,0 10,0 Plan 2012-2014 15,0 Plan 2013-2015 30,0 Kortvårdskirurgi, Hudiksvalls sjukhus Landstingsfullmäktige beslutade i november 2010 om utveckling av kortvårdskirurgi i Hudiksvall. Utvecklingen skulle ske i tre etapper etapp 1 sterilgodshantering separat dagkirurgisk enhet, etapp 2 perioperativt torg och etapp 3 patienthotell. Etapp 1 skulle vara färdigställt sommaren 2012 och etapp 2 hösten 2012. Ombyggnationerna för kortvårdskirurgi berörde hus 08 vid Hudiksvall sjukhus. I september 2011 beslutade fullmäktige att bygga på en våning på hus 08 för att bl a inrymma nya lokaler för njur- och dialysenhet. Landstinget Gävleborg 14 av 18

I april 2012 återkom landstingsstyreslen med ett nytt förslag till ombyggnationer vid Hudiksvall sjukhus. Anledningen var att i samband med lokaldisposition för sjukhuset så konstaterades att det även krävs ombyggnationer för expeditioner, jourrum och personalutrymmen. Det krävdes således ett helhetsgrepp för att klara ut lokalfrågorna för flera verksamheter. Förslaget att genomföra en på- och ombyggnad av hus 07 för flera verksamheter däribland kortvårdskirurgi. Någon tidplan presenterades inte för fullmäktige. Ombyggnationer av hus 08 var inte längre aktuellt. 2010 2011 2012 2013 2014 Plan 2011-2013 5,0 30,0 Plan 2012-2014 5,0 24,5 Kortvårdskirurgi är i planen för 2013-2015 inte något specifikt projekt utan ingår i en helhetslösning. Projektet i sin helhet uppgår nu till ca 125 mnkr. Patienthotell, Hudiksvall sjukhus I samband med beslutet om kortvårdskirurgi i Hudiksvall (LF nov 2010) beslutade fullmäktige att projektering för nytt patienthotell vid Hudiksvalls sjukhus fick påbörjas och att styreslen skulle återkomma till fullmäktige med förslag till genomförande. Beslutet skulle vara genomfört senast 2012. I underlaget till beslut angavs att ett patienthotell var en viktig beståndsdel för att nå full kapacitet inom konceptet Kortvårdskirurgi. 2010 2011 2012 2013 2014 Plan 2012-2014 12,0 Plan 2013-2015 I samband med intervjuer anges att det inte är tillfredställande ur ett verksamhetsperspektiv att det blir förskjutningar i tidplaner. Orsaker som nämnts är att tidplaner inte varit realistiska och att alla delar inför ett beslutsunderlag inte har lösts till fullo Bedömning Ett viktigt syfte med lokalförsörjningsplanen är att säkerställa kvalitén i underlagen för planerade investeringar. Noteringarna från bilagor till revisionsberättelser 2011 och 2012 kvarstår med hänsyn till att nuvarande lokalförsörjningsplan inte klarar att säkerställa kvaliten för planerade investeringar. Landstinget Gävleborg 15 av 18

5. Sammanfattande kommentarer Under senare år har arbetet med att få en struktur och en fungerande process kring byggnadsinvesteringar förstärkts vilket är positivt. Arbetet startade 2010 då en lokalresursplan tog fram. Organisationen förstärktes då med bildandet av LRPgruppen samt rekrytering av lokalstrateg hösten 2011. I granskningen har framkommit att verksamhetsperspektivet/delaktigheten nu fått ett större genomslag i planeringen. I den lokalförsörjningsplan som antogs av fullmäktige juni 2013 återfinns en modell för såväl budget- som beslutsprocess. Det återstår dock insatser för att arbetssättet i sin helhet skall följa den modell som fullmäktige antagit. Behovsbeskrivningar Behovsbeskrivningar görs i större utsräckning nu än tidigare för enskilda projekt. Det finns dock ingen samlad behovsbedömning för landstinget med utvecklingsperspektiv för hur verksamheten kan komma att bedrivas på längre sikt och vilka lokaler detta kräver. Lokalförsörjningplan En lokalförsörjningsplan enligt antagen modell finns inte i dagsläget. Dokumentets namn är lokalförsörjningsplan men behandlar i huvudsak grunderna för en ändamålsenlig lokalförsörjning dvs mer strategiska ställningstaganden. Nuvarande plan hade kunnat delas upp i två delar för tydlighetens skull; Lokalförsörjningsfrågor på ett övergripande plan (principer, strukturer, processer, hyresmodell etc). Dokumentet förändras/revideras vid behov. Lokalförsörjning på objektnivå dvs de två avslutande att satserna under planens syfte. Aktuella lokaldispositionsplaner ger tillsammans med objektsförteckningar (pågående, beslutade, prioriterade) en samlad bild över lokalförsörjningen. Investeringsplan Planen återfinns i landstingets budgetdokument som beslutas i november respektive år. Då behovsbeskrivningar tidigare inte har funnits framme för aktuella projekt och därmed svårigheter att göra en samlad bedömning/ prioritering har kvaliteten i investeringsplanen påverkats. Därav förskjutningar i tidplaner, ändrade belopp etc. Ovanstående påverkar även landstingets likviditetsplanering negativt. Då investeringar i många fall blir senarelagda så reserveras kapital i förtid som i annat fall skulle kunna användas för andra ändamål. Landstinget Gävleborg 16 av 18

Koncernperspektivet Lokalförsörjningsplanen bör i större utsträckning beakta de lokaler som finns utanför sjukhusområdena exempelvis folkhögskolor och hälsocentraler. Primärvården har verksamhet som bedrivs i landstingsägda lokaler men hyr även lokaler för olika verksamheter. Detsamma gäller Folktandvården AB som ägs av landstinget. En tydligare helhetsbedömning bör eftersträvas ur ett koncernperspektiv. Ekonomiska konsekvenser i samband med investeringar Landstingets revisorer har tidigare år påtalat vikten av att kostnader som uppkommer i samband med en investering måste tydliggöras i samband med beslutsunderlag. Det är därför positivt att LRP- gruppen givit FM- avdelningen inom LOV i uppdrag att beräkna hyreskostnader för pågående/beslutade projekt. Det har även startats ett arbete med att beräkna hyreskostnader för projekt som är tänkta att tas med i investeringsplanen fr o m 2015. En redovisning av hyreskostnader kan då ingå i investeringsplanen. Den del som behöver utvecklas ytterligare är driftkostnadsförändringar med anledning av olika projekt. Det kan avse förändringar i personalkostnader, IT och service. En fungerande budgetprocess innebär att samtliga förändringar på ekonomin kan beaktas inför budgetarbetet och de ramar som fördelas till divisioner/förvaltningar. Detta innebär att det är möjligt för landstingsfullmäktige att bedöma om det är möjligt att genomföra de investeringar som är tänkta med hänsyn till landstingets totala ekonomiska situation inkl påverkan på likviditeten. Återrapportering Landstingets revisorer har bl a i revisionsbeättelsen för 2011 bedömt att återrapporteringen till landstingsfullmäktige av investeringsverksamheten kan utvecklas. Den noteringen kvarstod 2012. En förnyad bedömning kommer att ske i samband med årsredovisningen för 2013. Den sammanfattande revisionella bedömningen är att arbetsättet vad gäller lokalförsörjning/investeringsplanering har utvecklats positivt senare år men att det återstår åtgärder innan hela processen kan sägas bedrivas ändamålsenligt och med tillfredställande intern kontroll utifrån den modell som beslutats. Sammanfattande revisionell bedömning Arbetsättet vad gäller lokalförsörjning/investeringsplanering har till vissa delar utvecklats positivt under senare år. Den sammanfattande revisionella bedömningen är dock att Landstingsstyrelsen inte har säkerställt att arbetet med lokalförsörjning och investeringsplanering bedrivs på ett ändamålsenligt sätt utifrån den modell som fullmäktige beslutat om i juni 2013. Landstinget Gävleborg 17 av 18

Bilaga 1 Landstinget Gävleborg 18 av 18