INSTITUTIONEN FÖR KULTURVETENSKAPER Minnesanteckningar från institutionsråd Datum: 2016-10-26 Tid: 09.00-16.00 Plats: Ågrenska Närvarande: Mats Björkin, prefekt (ordförande) Kerstin Ahlskog Arbaeus, studievägledare Catharina Thörn, universitetslektor Christine Sjöberg, doktorandrepresentant Felicia Bigot Klinteberg, arbetsmiljöombud (adjungerad) Åsa Bergman, universitetslektor Tobias Pontara, universitetslektor Lena Martinsson, likabehandlingsrepresentant (adjungerad) Erika Alm, proprefekt Karin Wagner, viceprefekt för forskning (adjungerad punkt 9) Alf Björnberg, viceprefekt för forskarutbildning (adjungerad punkt 9) Frånvarande: Juan Velasquez, universitetslektor Astrid von Rosen, universitetslektor (avsagt sig uppdraget) Dagordning 1. Fastställande av dagordning Dagordningen fastställdes utan ändringar. 2. Minnesanteckningar från föregående möte Inga tillägg eller kompletteringar. 3. Prefektbeslut Inga nya prefektbeslut. 4. Information från prefekten Prefekten har börjat med lärarnas lönesamtal. Samtalen bokas in löpande och de ska vara klara i december. Tjänstgöringsplaner som visar en övergripande planering med total undervisningstid samt vilka ämnen var och en är verksam i kommer att skickas ut inom kort. Institutionen för kulturvetenskaper 1 (6) Vera Sandbergs Allé 8, Box 200, 405 30 Göteborg 031 786 00 00 www.kultur.gu.se
Torsdagens personalmöte är inställt på grund av att det sammanfaller med invigningen Första spadtaget av ny- och ombyggnaden av Humanisten. På plats under ceremonin som börjar 14:30 med mat och dryck (grillad korv och kaffe) är bland andra Helene Hellmark Knutsson, minister för högre utbildning och rektor Pam Fredman. Vi är alla välkomna att närvara på detta. För den som vill följa vad som händer med bygget finns det nu en hemsida, http://projekthumanisten.hum.gu.se/. 5. Valberedning Förslag till nyval av medlem till valberedning är Lise-Lott Gustafsson (ersätter Gunilla Zachau). Övriga, dvs. Helena Holgersson, Erik Persson och Mats Nilsson kvarstår tills vidare. Rådet ställer sig positiv till förslaget. Eftersom Astrid von Rosen har lämnat sitt uppdrag som ledamot i IR får valberedningen uppdraget att gå vidare med att ta fram förslag på ny ledamot. 6. Förslag till beslut av Viceprefekt för utbildning på grund och avancerad nivå om examinatorer på kurser respektive program (se bil. 1 och 2) Rådet ställer sig positiv till förslaget. 7. Förslag till ny kursplan KD2103. Kursen ges endast inom programmet H2KOD, Kultur och demokrati. Kursplanen har diskuterats i programrådet. Rådet invände mot numrering av lärandemålen, i övrigt inga justeringar. Rådet poängterade också vikten av att i studierektorsgruppen diskutera förkunskapskrav och hur de relaterar till retention inom program. 8. Budgetförutsättningar Eftersom institutionerna är mycket fria i att bestämma hur tilldelade resurser används finns ett behov av att på ett transparent sätt tydliggöra vad som gäller för vår institution. Beslutsunderlaget består av ett dokument som samlar principer som är styrande för resursfördelning och utgångspunkten har varit att hitta en lagom nivå på det som regleras. Prefekten presenterade förslaget som därefter diskuterades i rådet. Vid diskussionen framkom att förutom avsättning av resurser för resor och konferenser ska även avsättning för språkgranskning av artiklar (gäller inte abstracts, konferenspresentationer eller rena översättningar) finnas med men däremot inte anges som en specifik pott. Samma manus kan få två språkgranskningar (om det är krav från förlaget/tidskriften). Ansökan om sådana medel går via viceprefekt för forskning och i första hand ska upphandlade språkgranskare (som finns i inköpssystemet) användas. Frågan om doktoranderna får lov att använda sin pott (för resor och konferenser) även till språkgranskning ställdes. Eftersom medel för doktorander regleras i särskilt dokument skickas frågan vidare till viceprefekt för forskarutbildning. 2 (6)
Frågan väcktes om hur tiden för andra anställda än lärare regleras och att detta också bör framgå av dokumentet. Av dokumentet ska det också framgå vem som beslutar i frågorna, viceprefekter eller prefekt. Efter att dokumentet justerats och kompletterats enligt ovan kommer det att fastställas genom beslut av prefekten. Fortsättningsvis kommer dessa principer att diskuteras årligen på våren och revideras vid behov. Prefekten informerade om att tilldelning för merkostnader som vissa ämnen har haft kommer att upphöra fr.o.m. 2018 då man istället kommer att få ansöka om sådana medel hos fakulteten. Frågan bör därför diskuteras i studierektorsgruppen. 9. HP/VP Utbildning som förnyar Utbildning på grundnivå och avancerad nivå Det är viktigt att prioriteringar/mål, handlingsplan och verksamhetsplan (de olika kolumnerna) hänger ihop (horisontellt) och att planen också förhåller sig till fakultetens hp/vp samt policys som finns centralt. Ett sätt vore att använda fakultetens hp/vp mer som mall och relatera till pedagogiska seminarier, nätkurser, och breddad rekrytering. Rådet efterlyser en mer offensiv hållning, att inte bara titta på det vi har. För målet att stärka vår internationella profil bör handlingsplan och verksamhetsplan kompletteras med student- och lärarutbyte samt kompetensutveckling för lärare som ska undervisa på engelska. Rådet enades om att förslaget går tillbaka till viceprefekt för utbildning på grund och avancerad nivå som får arbeta igenom och lägga fram ett reviderat förslag som därefter diskuteras i studierektorsgruppen innan hp/vp fastställs efter nästa IR (17/11). Utbildning på forskarnivå Förslaget har diskuterats i handledarkollegiet och därefter reviderats. Förslaget ska kompletteras med att vi ska arbeta med att systematiskt kartlägga möjligheterna till internationellt utbyte för doktorander, (vilka stipendier som finns att söka och deadlines för dessa, se över befintliga avtal) ett arbete som doktoranderna själva kan delta i. Viktigt att även handledarkollegiet får ta del av den här informationen. Inför 2018 bör vi arbeta för att främja arbetslivsanknytning inom forskarutbildningen genom t.ex. praktik. I dokumentet ska också skrivas in att institutionen även fortsatt kommer att uppmuntra till doktorandinitiativ (t.ex. att doktoranderna läser varandras texter). 3 (6)
Förslaget kommer att revideras av viceprefekt för utbildning på forskarnivå innan hp/vp fastställs i nästa IR (17/11). Forskning som påverkar Förslaget ska kompletteras med mål vad gäller samverkan med det omgivande samhället där ett långsiktigt mål kan var kopplat till bildning, som blir ämnet på Bok- & Biblioteksmässan nästa år. Det är också viktigt att skriva in att institutionen avsätter en pott med pengar för samverkan. Även skriva in att vi arbetar strategiskt kring Högre seminariet med att utveckla tillgänglighet, tidpunkt och struktur. Ett förslag som kom upp i rådet var att ha Högre seminariet varannan vecka (torsdagar 15-17) och varannan vecka samma tid går andra seminarier parallellt, det vore ett sätt underlätta för samtliga att hålla reda på seminarierna, nu upplevs det som att det är lätt att missa då det går på många olika tider. En invändning var att det innebär att man inte kan gå på samtliga seminarier. Vi behöver också utveckla vår forskningskommunikation både internt och externt. Förslaget kommer att revideras av viceprefekt för forskning innan hp/vp fastställs i nästa IR (17/11). Arbetsmiljö som inspirerar Under kollegiala samarbetsformer lägga till ett mål om att, för att öka kunskapen om varandra så fortsätter vi serien under 2017 av forskningspresentationer där forskare och doktorander på ett populärvetenskapligt sätt presenterar sin forskning för administrationen. Internkommunikationen behöver förbättras, inte genom mer information utan genom bättre och att det synliggörs var informationen finns och varför. Viktigt att få med formulerade mål för pågående jämställdhetsarbete. Få med målsättningen att möjliggöra för alla medarbetare att vara en del i bredningen av ärenden i befintliga organ (kollegier, studierektorsgrupp, kommunikationsgrupp, arbetsmiljögrupp). I det sammanhanget också viktigt att fortsätta diskussionen från personaldagarna om medarbetarskap och medarbetarsansvar. Målsättning att förbättra och utveckla arbetet med tjänstgöringsplaner och att under 2017 utvärdera fördelar och nackdelar med Retendo. Förslaget kommer att revideras av prefekten innan hp/vp fastställs i nästa IR (17/11). 10. Institutionsrådets roll och funktion Prefekten inledde diskussionen med följande utgångspunkter. Bland frågor att diskutera är vilka ärenden som IR bör yttra sig om, vilka underlag IR behöver för sitt uppdrag, ledamöternas uppdrag som representanter för verksamheten, etc. Rektors delegation avslutas med prefekt och en lista på frågor som ska passera IR: - budget och verksamhetsplan, inklusive rekryteringar 4 (6)
- mål och strategier för utbildning och forskning inklusive samverkan - kursplaner - viktigare yttranden och remissvar - utseende av institutionens representanter i fakultets- och universitetsövergripande organ - övriga uppgifter som dekanen uppdrar åt rådet - arbetsmiljöfrågor Vad betyder det i praktiken? Och hur ser handläggningsordningen ut? Frågan kom upp i rådet om hur prefekten ser på IR s funktion, relationen mellan IR och ledningsgrupp samt viceprefekternas roll. Prefekten ser IR som ett forum för dialog och diskussion om strategiska frågor. Grundprincipen är att IR är ett rådgivande organ och efter att frågor diskuterats där ska det leda fram till beslut och det är därför viktigt att IR sätter sig in det formella regelverket. Om IR skulle fungera mer som en styrelse medför det ett större och bredare ansvar för ledamöterna när det gäller fattade beslut Viceprefekternas roll är att driva frågor inom respektive ansvarsområde i berörda grupper och därefter vara föredragande i IR. Ledningsgruppens uppdrag är större än IR s och den är involverad i ett ärende både före och efter beredning i IR. Alla frågor som behandlas i ledningsgruppen kommer inte upp i IR. När ett ärende kommer upp i IR så är det antingen väldigt tidigt i en beredningsprocess eller när det är nära till beslut. Prefekten betonar vikten av att konkretisera vilka ärenden som ska upp i IR samt hur handläggningsordningen för ärendena ser ut. Idealt sett ska inte en fråga som kommer upp i IR vara första gången ledamöterna hör talas om den utan den bör ha varit uppe tidigare i relevant forum (t.ex. studierektorsgruppen, handledarkollegiet). Prefekten understryker också de enskilda ledamöternas roll och ansvar att fånga upp verksamhetens frågor och att vi behöver utveckla former för hur frågor kan väckas och fångas upp. Rådet enades om att Felicia skapar ett kontaktformulär till IR på vår hemsida för att möjliggöra kontakt utan att en fråga måste gå via enskild ledamot. Frågan om rådets funktion i det strategiska arbetet diskuterades och det uttrycktes en vilja till att IR inte bara ska hantera beredningsärenden utan också föra mer av visionssamtal om vad vi vill göra som institution på lång sikt, vad det betyder i ett större perspektiv (omvärldsanalys hur vi förhåller oss till t.ex. flyktingfrågan, digitalisering, minskat söktryck, demografi m.m.) och vilka konsekvenserna blir. Viktigt att viceprefekterna deltar i det strategiska tänkandet och att de arbetar aktivt med dessa frågor. Vi behöver också ha möten med hela institutionen som är vigda åt visionsfrågor. Vi behöver profilera oss som institution och göra oss mer angelägna och i det arbetet är det viktigt att vi identifierar de styrkor vi har. Angelägenheten visar sig bl.a. i samverkan, och där kan institutionen bli en kritisk aktör som sätter saker i ett 5 (6)
vetenskapligt perspektiv. Ett sätt är att hitta strukturer för fler öppna kurser som kan sättas ihop med kort varsel. (Vi gör mycket av det här redan idag men är dåliga på att kommunicera ut det). Högre seminariet skulle kunna utgöra en plattform för den här typen av diskussioner i form av ett kollegialt samtal om begrepp, skillnader i perspektiv, angelägenhet m.m. Hur operationaliserar vi detta? IR s roll blir mer aktiv genom att initiera, plocka upp och diskutera strategiska och visionära frågor och några möten per termin viks för enbart dessa diskussioner (kommuniceras på vanligt sätt med kallelse och dagordning). För att göra dessa frågor angelägna internt bör det diskuteras på högre seminariet, i studierektorsgrupp, ämneskollegier och handledarkollegiet. Viceprefekternas roll blir att hålla frågan aktuell i relevanta grupper, delegera, samla ihop, föra ärendet vidare. Vi behöver förtydliga att alla medarbetare förväntas ta del i de visionära och strategiska diskussionerna och att det finns avsatt tid för detta inom ramen för kompetensutveckling och de 85 institutionstimmarna. Vi bör konkretisera i HP/VP under arbetsmiljö (kanske även under övriga rubriker utbildning och forskning) att dessa frågor ska diskuteras. Vi skapar ett kontaktformulär till IR på vår hemsida som medarbetarna kan använda sig av för att väcka frågor i IR. Vi kan göra oss angelägna genom att ge kurser som sätts ihop på kort varsel FFSK skulle kunna fungera som forum för samverkan med omvärlden. 11. Övriga frågor Inga övriga frågor 6 (6)