Förvaltningsinformation 2002 Etapp 2 - Preliminära rekommendationer

BYGGSTANDARDISERINGEN -IT-- -BYGG--- -OCH--- -FASTIGHET--- -2002--- Förvaltningsinformation 2002 Etapp 2 - a rekommendationer Fastighetssektorns rekommendationer för förvaltningsinformation Primär verksamhet Produktanvändning Produktframställning Produktframställning Produktframställning Produktbestämning Produktbestämning Produktbestämning Skapa, ordna och använda information vid programarbete och erfarenhetsåterföring Författare Christer Bergenudd, Kjell Svensson Erik Sandström, Håkan Yngve Finansiärer IT Bygg och Fastighet 2002: Byggherreföreningen Fastighetsbranschens Utvecklingsforum OFF-Gruppen SABO NUTEK

Denna publikation utgör en preliminär version av Fastighetssektorns rekommendationer för förvaltningsinformation Nr 5 Programarbete och erfarenhetsåterföring. Den ingår i en serie av sju rekommendationer som utvecklats under etapp 2 av projektet Förvaltningsinformation 2002 (FI 2002). Rekommendationerna bygger dels på en inventering som gjordes i en första etapp av projektet och dels på resultat från en rad utvecklingsprojekt som gjort utanför ramen av detta projekt men där medlemmarna i FI 2002-projektets arbetsgrupp i flera fall på olika sätt medverkat. Denna preliminära version av rekommendationen kommer i etapp 3 av FI 2002-projektet att testas och bearbetas till form och omfattning för att därefter i etapp 4 av projektet publiceras och implementeras. En beskrivning av rekommendationernas gemensamma utgångspunkter och övergripande arbetssätt samt korta sammanfattningar av innehållet i var och en av rekommendationerna finns i bilaga till denna publikation. Bilagan heter Översikt över Fastighetssektorns rekommendationer för förvaltningsinformation. K Projektledare Jan Forslund, Sveriges Fastighetägareförbund K Utredare Modellering av processer och informationsstrukturer Kjell Svensson, KS Konsult Klassifikationssamordning Håkan Yngve, FM-Konsulterna Byggproduktdokumentation Christer Bergenudd, Bergenudd Arkitektkontor AB Drift- och underhållinformation Erik Sandström, Theorells Installationskonsult AB

1(63) Innehåll Innehåll...1 Inledning...3 Syfte och läsanvisning...3 Målgrupp...3 Nyckelord...4 Introduktion...4 Informationens innehåll och struktur...6 Byggnaders och byggnadsdelars livscykel...6 Kärnprocessens plats i FM-verksamheten...7 Kärnprocessens delprocesser...9 121 Planera nyttjande och förändring...9 123 Förändra genom projektering och byggande...13 124 Kontrollera/ utvärdera förändring...16 Principer för hur informationen samlas in, lagras ajourhålls, sprids och förvaltas...16 Allmänt om ekonomistyrning...17 Befintliga fastigheter, nulägesanalys...17 Årkostnadsanalys...17 Lönsamhetsanalys...17 Nyttobedömning...17 Investeringskalkyler...18 Fakta och formler...19 Checklista för struktur och innehåll i verksamhetsbeskrivning...21 A. Kundens verksamhetsbeskrivning...21 B. Ägarens/byggherrens kravspecifikation...23 C. Förvaltarens- FM-leverantörens kravspecifikation...24 D. Ekonomiprogram...25 Checklista för struktur och innehåll i utrymmesprogram...29 A. Allmänna krav på hela förvaltningsobjektet,...29

2(63) B. Utvändiga utrymmen...30 C. Invändiga utrymmen, utrymmes-/rumsförteckning...30 D. Ekonomiprogram...32 Checklista för struktur och innehåll i byggnadsprogram...36 A. Befintliga förhållanden...36 B. Nybyggnadsprogram...39 C. Ombyggnadsprogram...42 D. Ekonomiprogram...42 Begrepp och definitioner...46 Litteratur och referenslista...52 Bilaga 1, Översikt över Fastighetssektorns rekommendationer för förvaltningsinformation...54

3(63) Inledning Syfte och läsanvisning Den här skriften vill visa hur fastighetsföretag kan utveckla och kvalitetssäkra sitt utredningsoch programarbete och sin erfarenhetsåterföring från byggprocess och användning med hjälp av informationsteknik där processynen är en viktig del. För brukaren av byggnader, kunden, är funktionella utrymmen i form av verksamhetsmiljö eller boendemiljö en grundläggande resurs. Byggnaderna utformas för att passa olika verksamheters behov. Information om organisationen och dess verksamhet är grundläggande för att planera och genomföranyttjandet av befintliga utrymmen och klarlägga behov av eventuella utrymmesförändringar m m. Verksamhetsbeskrivningen innehåller information som påverkar verksamhetens behov av utrymme och service. Informationen omfattar dagens och morgondagens behov och krav. På grundval av de behov och krav som redovisas i verksamhetsbeskrivningen kan man göra en beskrivning av de krav som ställs på de invändiga och utvändiga utrymmen, som tillsammans bildar den byggnad som skall användas i den specifika verksamheten. Denna beskrivning redovisar krav avseende bl a utrymmesfunktioner och utrymmessamband, teknisk försörjning och miljö och den kallas utrymmesprogram. Om man konstaterar att de krav och egenskaper som beskrivs i verksamhetsbeskrivningen och utrymmesprogrammet tillsammans endast kan uppfyllas inom ramen för en befintlig byggnad efter ombyggnad, tillbyggnad eller nybyggnad, innebär det att ett byggprojekt måste genomföras. Informationsresultatet av första steget i processen att bestämma utformning och utseende hos denna nya byggprodukt är ett byggnadsprogram. Föreliggande branschrekommendation är avsedd att stödja och effektivisera informationshanteringen i utrednings- och programarbetet. Målgrupp Denna rekommendation vänder sig till: Företagsledningen i FM-organisationen som svarar för strategi, långsiktlig planering av fastighetsportföljen mm Kunden/användaren som framställer krav på fastighet, byggnadsverk och utrymmen Lokalplanerare och marknadsansvariga som arbetar med utveckling av företagets utbud av produkter och service och med marknadsföring. Förvaltare eller motsvarande som ansvarar för service, underhåll och kundvård. Programskrivare, projektörer/konsulter och byggare som arbetar med produktbestämning och produktframställning

4(63) Nyckelord Följande begrepp är nyckelord för denna publikation: byggnadsprogram, FM-verksamhet, förvaltningshandling, primärverksamhet, produktanvändning, produktbestämning, produktframställning, programmering, projektering, relationshandling, utrymmesprogram, verksamhetsbeskrivning. De definieras i slutet av skriften. Dessutom definieras ytterligare en ganska stor mängd för rekommendationen centrala begrepp under rubriken Begrepp och definitioner i slutet av rekommendationen. Denna ordlista är ett utdrag ur Fastighetssektorns rekommendation för förvaltningsinformation nr 4- Förslag till terminologi för fastighetssektorn. Introduktion I all affärsverksamhet ökar intresset för att utveckla produkter och tjänster som i allt högre grad kan anpassas till kundernas/användarnas behov. Kundorientering har visserligen varit ett honnörsord och ledstjärna i utvecklingen av företagen under många år, men med dagens moderna ITteknik som medel får kundfokuseringen en delvis ny betydelse. Kundfokusering innebär att kunna tillgodose den individuella kundens behov och önskemål. Inom fastighetsbranschen pågår också en förändring mot ett mera kundorienterat arbetssätt. Fortfarande finns det dock företag som inte insett vilka möjligheter det nya sättet att göra affärer innebär. I framtiden blir det svårare att vara konkurrenskraftig och framgångsrik om man inte utvecklar sin förmåga att tillhandhålla kund/användaranpassade lokallösningar och förpackar dessa tillsammans med ett utbud av service som kunden kan välja bland och anpassa till sina egna behov. En kontinuerlig, strategisk utvärderings- och planeringsprocess som sker i syfte att utvärdera service och lokalutnyttjande, att bedöma behovet av förändringar med avseende på service och utrymmesbehov samt att initiera förändringar utgör en integrerad del av ett aktivt kvalitetsarbete. Traditionellt har utrednings- och programarbetet bedrivits så att en projektör utan djupare insikt i och förståelse för användarnas behov har utformat ett byggnadsprogram. En beskrivning och dokumentering av de verksamheter och utrymmen som en byggnad skall innehålla av kunden/användaren, ägaren/byggherren och förvaltaren/fm-leverantören innebär att man tillgodoser deras krav och behov på ett bättre sätt än man kunde göra i den traditionella processen. I dialogen mellan dessa tre aktörer har förvaltaren/fm-leverantören möjlighet att spela en central roll som länk. I programmeringen och den tidiga projekteringsprocessen sker fastighetsföretagets produktutveckling. Programmeringens funktionskrav blir prestandakrav eller börvärden i förvaltningsoch användningsprocessen. Nyttan av rubricerade rekommendation sammanfattas enligt följande: Den lägger grunden för bättre informationsöverföring från verksamhet till projektering, byggande, förvaltning och användning

5(63) Den bidrar till effektivare programarbete därför att kundens, ägarens/byggherrens och förvaltarens krav och behov beträffande förvaltningsobjekt, byggnadsverk och utrymmen tillgodoses på ett strukturerat sätt. Den bidrar till utvecklingen av nya upphandlingsformer, t ex funktionsupphandling, som kan innebära bättre och billigare byggnader genom att byggbranschen ges nya incitament för produktutveckling. Resultat av projektet Förvaltningsinformation 2002 är: 1. Processhandbok 2. Informationshandbok 3. Produktmodeller och klassifikation 4. Ordlista- Förslag till terminologi för fastighetssektorn 5. Programarbete och erfarenhetsåterföring 6. Drift- och underhållsinformation 7. Kvalitetssäkrad uthyrning Processanalys och informationsanalys har utförts med Business Viewer från Model Based Management Sweden AB.

6(63) Informationens innehåll och struktur Byggnaders och byggnadsdelars livscykel I FM-processen ingår byggnaders och byggnadsdelars livscykler som integrerade delar. Dessa livscykler innehåller i allmänhet upprepade produktbestämnings- (programmering och projektering) och produktframställningen (byggande) under ett kontinuerligt produktanvändningsprocess (förvaltning). Produktanvändningen styrs i hög grad av den primärverksamhet som försiggår i byggnadens utrymmen (Se Bild 1). Syftet med rekommendationen för programarbete och erfarenhetsåterföring är att ge stöd i utvärdering av lokalnyttjande och erfarenhetsåterföring från förvaltning samt i programarbetet så att kundens/användarens, byggherrens/ägarens och förvaltarens/fm-leverantörens krav på information under hela livscykeln tillgodoses. Program-, projekterings- och byggprocesserna har sin utgångspunkt i användnings- och förvaltningsprocessen. Primär verksamhet Produktanvändning Produktframställning Produktframställning Produktframställning Produktframställning Produktframställning Produktframställning Produktbestämning Produktbestämning Produktbestämning Produktbestämning Produktbestämning Produktbestämning Bild 1 Byggnader och byggnadsdelars livscykler innehåller upprepade projekterings- och byggprocesser under produktanvändningen Erfarenheter från existerande byggnader samt deras användning och förvaltning bör utnyttjas vid projektering och byggande av nya byggnader. Valet mellan att bygga om ett befintligt hus och att bygga ett nytt, eventuellt på platsen för det gamla, bestäms under det utredningsarbete som föregår ett byggprojekt. Varje byggprojekt kan på detta sätt ses som en integrerad del av byggnaders användning. Av både tekniska och ekonomiska skäl är det väsentligt att hantera byggnader och byggnadsdelar utifrån ett livscykelsynsätt. Byggnaders och byggnadsdelars livscykel samt integrationen av dessa beskrivs schematiskt i Bild 2. I livscykelns framåtriktning sammanlänkas livscykelns tre huvudprocesser produktbestämning, produktframställning och produktanvändning av upphandling respektive överlämnande. Projektering av en ny byggnad föregås av ett utrednings- och programarbete.

7(63) Integration i livscykelns andra riktning skapas av erfarenhetsåterföring inom de tre huvudprocesserna men också av erfarenhetsåterföring från användningen av existerande byggnader till projekteringsprocessen och, i begränsad omfattning, till byggprocessen för nya byggnader. Två informationsflöden av extra vikt för FM-verksamheten är erfarenhetsåterföring inom användningen och tillvaratagande och utvärdering av användarnas och förvaltarnas krav och behov inför projektering av nybyggnation eller ombyggnation. Detta sker via arbetet med verksamhetsbeskrivning och utrymmesprogram som utgör resultaten från processen 121 Planera nyttjande och förändring. Erfarenhets återföring Utredning Funktionsupphandling Produktanvändning (Förvaltning och användning av utrymme.) Överlämnande Verksamhets beskrivning Utrymmes program Byggbeslut Erfarenhets återföring Besiktning Erfarenhets återföring Förvaltnings Förvaltnings handling handling Relations Relations handling handling Produktframställning Produktframställning Byggande Byggande Produktions planering Erfarenhets återföring Upphandling Bygg- Bygghandling handling Huvud- Huvudhandling handling Förslags- Förslagshandling handling Produktbestämning Produktbestämning Bygg- Bygghandlingshandlingsprocess process Byggnads- Byggnadsprogram program Huvud- Huvudhandlingsproceshandlings- process Förslags- Förslagshandlingshandlingsprocess process Program- Programmering mering Erfarenhets återföring Bild 2 Integration av byggnaders och byggnadsdelars projekterings- och byggprocesser under produktanvändningen Kärnprocessens plats i FM-verksamheten En av FM-företagets två huvudverksamheter är 1 Tillhandahålla fastigheter och utrymmen. Denna innefattar tre typer av arbetsuppgifter nämligen 11 Finansiell fastighetsförvaltning, 12 Planera och genomföra förändringar och 13 Upplåta, hyra ut. Process 12 utgöres av fyra delpro-

8(63) cesser, 121 Planera nyttjande och förändring som utgör en process som inte behöver leda till en byggprocess utan kan leda till en förändring genom 122 Förändra genom omdisponering, inhyrning, avveckling. I de fall en byggprocess erfordras genomförs processen 123 Förändra genom projektering och byggande. Den fjärde delprocessen är 124 Kontrollera/utvärdera förändring som bl a är ett led i erfarenhetsåterföringen. Delprocesserna framgår av processkartan i Bild 3 och den totala FM- processhierarkin hämtade ur 1- Processhandbok. Ett utsnitt ur den senare redovisas i Tabell 1. Visioner och mål 01 Utveckla affärsstrategi Affärsstrategi 11 Finansiell fastighetsförvaltning Finansiellt resultat Primärverksamhet Kundbehov 02 Utveckla produkter och service Utbud av utrymme och service 13 Upplåta, hyra ut Utrymme med service FM-resultat Hyresavtal 121 Planera nyttjande och förändring Förvaltningsresultat Verksamhetsbeskrivning Utrymmesprogram Beslut att bygga 122 Förändra genom omdisp, inhyrning eller avveckling 123 Förändra genom proj och byggande Kundanpassat utrymme Förvaltningsinformation 21 Tillhandahålla fastighetsanknuten service 22 Tillhandhålla funktionella verksamhetsplatser 23 Tillhandahålla verksamhetsanknuten service Serviceresultat Bild 3 Processkarta över FM-verksamhetens viktigaste lednings- och kärnprocesser Med kunden i fokus bör fastighetsföretaget som ett av de huvudsakliga målen i sin verksamhet ha att tillhandahålla en för kunden anpassad fastighet med tillhörande utrymmen och med avtalad servicenivå. Med detta synsätt kan målet med denna kärnprocess uttryckas som att tillhandahålla fastigheter och utrymmen med kundanpassat klimat, kundanpassad försörjning, säkra och underhållna. Målet med delprocessen 12 Planera och genomföra förändringar är att lägga grunden för detta.

9(63) Tabell 1. Processhierarki för processen: Tillhandahålla fastigheter och utrymmen. Utsnitt ur den hierarkiska strukturen över FM- verksamheten i 1- Processhandbok. Nivå 0 Nivå 1 Nivå 2 Nivå 3 FM 1 Tillhandahålla fastigheter och utrymmen 11 Finansiell fastighetsförvaltning 12 Planera och genomföra förändringar 121 Planera nyttjande och förändring 122 Förändra genom omdisponering, inhyrning, avveckling 123 Förändra genom projektering och byggande 124 Kontrollera/utvärderaförändring 13 Upplåta, hyra ut Kärnprocessens delprocesser Nedan följer en sammanfattning av generella informationsflöden och materiella flöden som verkar eller används som resurser i delprocesserna. 121 Planera nyttjande och förändring Processen 121 Planera nyttjande och förändring (Se Bild 4) omfattar dels en beskrivning av kundens primära verksamhet och dess krav på utrymmen och service, dels en beskrivning av verksamhetens funktioner. Ägarens/byggherrens policy, strategi och specifika verksamhet är information som ingår i ägarens/byggherrens kravspecifikation som är en del av verksamhetsbeskrivningen. Dessutom omfattar processen de krav som förvaltaren/fm-leverantören ställer på bl a underhållsmål och strategier, underhållsmässighet, säkerhet, förvaltnings- och livscykelekonomi. Slutligen ingår i processens informationsinsatser, i de fall då en befintlig byggnad föreligger, information om byggnad-/tekniska system och utrymmen. Informationen beskriver ställda funktions- och miljökrav, aktuellt klimat, aktuell hyresgäst m m. Kundens verksamhetsbeskrivning avser dennes primära verksamhet och utgör kärnan i verksamhetsbeskrivningen. För brukaren av byggnader, kunden, är funktionella utrymmen i form av verksamhetsmiljö eller boendemiljö en grundläggande resurs. Byggnaderna utformas för att passa olika verksamheters behov. Information om organisationen och verksamheten är grundläggande för att planera nyttjandet av befintliga utrymmen och eventuella utrymmesförändringar m m.

10(63) Verksamhetsbeskrivningen innehåller information som påverkar verksamhetens behov av utrymme och service. Informationen omfattar dagens och morgondagens behov och krav. Bild 4 Processen 121 Planera nyttjande och förändring För ägaren/byggherren eller förvaltaren/fm-leverantören är de samhälls- och byggnadsknutna förutsättningarna att utföra drift- och underhåll på ett rationellt, ekonomiskt och resurssnålt sätt av fundamental betydelse. Ägaren/byggherren kan i samverkan med kunden åta sig att ajourhålla verksamhetsbeskrivningen och utrymmesprogrammet. Ägarens/ byggherrens kravspecifikation avser främst hans affärsidé, mål mm men även gemensamma verksamheter ute och inne för en speciell fastighet. Den kan, beroende på organisationen i det enskilda fallet sammanfalla med förvaltarens/fm-leverantörens kravspecifikation som avser bl a de verksamheter som behövs för att utföra erforderlig fastighetsservice. Utrymmesprogrammet avser byggnaden som utrymmen och en kombination av utrymmen med önskad funktion och service. På grundval av de behov och krav som redovisas i verksamhetsbeskrivningen kan man göra en beskrivning av de krav som ställs på de invändiga och utvändiga utrymmen, som tillsammans bildar det byggnadsverk som skall användas i den specifika verksamheten. Dessa krav och egenskaper kan avse såväl funktionalitet som geometriska och fysikaliska egenskaper hos byggnadsverket och dess samtliga utrymmen. Någon uppdelning av utrymmesprogrammet efter kundens/användarens, ägarens/byggherrens eller förvaltarens/fmleverantörens krav och behov som i verksamhetsbeskrivningen är inte nödvändig. Verksamhetsbeskrivningen och utrymmesprogrammet hålls automatiskt uppdaterade av en proaktiv fastighetsägare. Verksamhetens behov av förändring synliggörs då kontinuerligt. Genom denna jämförelse mellan nuläge, aktuella krav och behov och framtida krav och behov i verk-

11(63) samhetens funktioner, organisation och samband kan passformen till den fysiska byggnaden via utrymmesprogrammet ständigt optimeras. Viktigt är härvid att bygga upp ett förtroende mellan de olika aktörerna. Då tillräckligt stora förändringsbehov föreligger kan informationen i verksamhetsbeskrivningen och utrymmesprogrammet initiera en förändring av den fysiska byggnaden endera genom omdisponering, inhyrning enligt processen 122 Förändra genom omdisponering, inhyrning, avveckling eller genom projektering och byggande enligt processen 123 Förändra genom projektering och byggande. Först efter det att beslut har fattats om ny- om- eller tillbyggnad enligt den senare processen utarbetas byggnadsprogrammet. Beslutet har initierats av en bristande överensstämmelse mellan verksamhetens krav och behov avseende utrymmen och den fysiska verkligheten. Verksamhetens krav och behov beträffande funktioner, organisation, samband, utrymmen etc förutsätts föreligga i verksamhetsbeskrivningen och utrymmesprogrammet. Kraven och behoven skall i byggnadsprogrammet bli till projektbundna förutsättningar för förvaltningsobjektets tomt, anläggning/-ar/ och byggnad/-er/, väggar, golv och tak samt installationer och utrustning. Byggnadsprogram upprättas för varje ny byggprocess som genomförs under byggnadens eller anläggningens hela livscykel. Vid om- och tillbyggnad krävs en utförlig redovisning av förhållandena i det befintliga byggnadsverket medan redovisningen vid nybyggnad inskränker sig till tomtförhållandena. Byggnadsprogrammet utgör tillsammans med verksamhetsbeskrivningen och utrymmesprogrammet det samlade underlaget för projekteringen. Informationen i verksamhetsbeskrivningen, utrymmesprogrammet och byggnadsprogrammet vidarebearbetas under produktbestämningen och produktframställningen till projekteringshandlingar, relationshandlingar och slutligen förvaltningshandlingar. (Se Bild 6). Den pro-aktive fastighetsägaren håller förvaltningsinformationen uppdaterad på i princip samma sätt som informationen i verksamhetsbeskrivningen och utrymmesprogrammet. Den interna styrande informationen i process 121 Planera nyttjande och förändring kan sägas vara formulerade på en övergripande nivå och gäller för samtliga aktiviteter inom organisationen. Informationen består av visioner och mål, strategier och framgångsfaktorer, standardiserade aktivitetsutrymmen och ideala verksamhetsplatser (som kan vara framtagna via forskning), indikatorer/nyckeltal, ekonomiska ramar och feed-back, avvikelser. Speciellt intressanta styrande faktorer kan vara företagets strategi för utrymmesstandard och samband. Extern styrinformation består av lagar och samhällsdirektiv (myndighetskrav, förordningar, arbetsmiljökrav, utförandekrav mm), samhälls/befolkningsutvecklingen samt marknadsinformation (konkurrenter, politik, presumtiva kunder, konkurrenskraft mm). (Se Bild 5) Den stödjande informationen i process 121 Planera nyttjande och förändring består dels av information om intressenter och produktionsresurser (organisationen för genomförandet av processen, informationssystem och kapital/ekonomiska resurser) och dels av informationsresurser som t ex teknisk och administrativ stödinformation (avtalsmallar för upphandling av tillfälliga tjänster, kalkylverktyg, ekonomisystem, erfarenhetsdatasystem etc). och checklistor för verksamhetsbeskrivning och utrymmesprogram. Övrig stödjande information kan vara standarder, branschstöd som BSAB96, språk och termer. (Se Bild 5)

12(63) Visioner och mål Strategier och framgångsfaktorer Indikatorer, nyckeltal Standardiserade aktivitetsutrymmen Ideala verksamhetsplatser Ekonomiska ramar Intern styrinfo Extern styrinfo Lagar och samhällsdirektiv Marknadsinformation Feed-back, avvikelser Styrande information Samhälls/befolkningsutveckling Kundbehov Ägarspecifika krav Informationsinsatser 121 Planera nyttjande och förändring Informationsutfall Verksamhets- beskrivning Utrymmes- program Förvaltar/FMleverantörskrav Utrymmesinformation Stödjande information Checklista för verksamhetsbeskrivning Byggnad-/tekniska systeminformation Checklista för utrymmesprogram Annan information Intressenter Produktionsresurser Informationsresurser BSAB-klassifikation Teknisk stödinfo Omvärldsinformation Administrativ stödinfo Organisationsinformation Standarder Personella resurser Språk, termer Kapital/finansiella resurser Informationssystem Material,varuinformation Bild 5 121 Planera nyttjande och förändring, informationsbehov

13(63) 123 Förändra genom projektering och byggande Processen 123 Förändra genom projektering och byggande innebär att man genomför en byggprocess som kan indelas i två processer: produktbestämning och produktframställning (Se Bild 2). Produktbestämningen kan i sin tur indelas i programmering och projektering (Se Bild 6) Verksamhetsbeskrivning Styrande information Avvikelser Utrymmesprogram Beslut om byggprocess Programmering Byggnadsprogram Styrande information Primärverksamhet Projekteringshandlingar Styrande information Avvikelser Avvikelser Projektering Övriga informations insatser Stödjande information Stödjande information Produktframställning Stödjande information Kontrollera, utvärdera (123) Kundanpassat utrymme Relationshandlingar Förvaltningshandlingar Bild 6 Processen 123 Förändra genom projektering och byggande Om man konstaterar att de krav och egenskaper som beskrivs i verksamhetsbeskrivningen och utrymmesprogrammet endast kan uppfyllas efter ombyggnad, tillbyggnad eller nybyggnad, innebär det att ett byggprojekt måste genomföras. Som ett första steg i processen att bestämma utformning och utseende hos denna nya byggprodukt framställs ett byggnadsprogram. Då byggprojektet avser om- eller tillbyggnad av en befintlig byggnad ingår bland informationsinsatserna i denna process förutom verksamhetsbeskrivningen och utrymmesprogrammet även utrymmes- och byggnad-/teknisk systeminformation. (Se Bild 7). Bygghandlingarna, som är en del av projekteringshandlingarna, utgör informationen för själva byggandet, produktframställningen. Relationshandlingarna utgörs av bygghandlingarna kompletterade med information om alla ändringar som skett under byggnadstiden så att informationen ger en rättvisande redovisning av det färdiga byggnadsverket. Produktanvändningen utgör nyttjandet av hela FM-servicen, utrymmen med service, som en del i den primära verksamheten. Härvid utnyttjas förvaltningshandlingarna som är den kompletterade, transformerade och tillrättalagda informationen, till stora delar baserad på relationshandlingarna, som erfordras för en rationell användning och förvaltning av fastigheter. Relations- och förvaltningshandlingarna utgör informationsutfallet från denna process. Förvaltningshandlingarna behandlas inom FI 2002 i nr 6- Drift- och underhållsinformation, och nr 7- Kvalitetssäkrad upplåtelse. Av processbeskrivningarna framgår alltså att arbetet med verksamhetsbeskrivningen och utrymmesprogrammet ingår som aktiviteter i den primära verksamheten. Processen ligger före det val av åtgärd som innebär endera en byggåtgärd eller en annan förändring, t ex köp eller inhyrning av

14(63) lokaler. Byggnadsprogram utarbetas endast i det fall valet innebär Förändra genom projektering och byggande. Byggnadsprogrammet utarbetas av projektörerna i samarbete med kund, ägare/byggherre och förvaltare/fm-leverantör. Den interna styrande informationen i process 123 Förändra genom projektering och byggande består av visioner och mål, strategier och framgångsfaktorer, olika planer som projekterings-, produktions-, förvaltnings-, tids- och kvalitetsplan samt parternas miljöpolicy, ekonomiska ramar och feed-back, avvikelser. Extern styrinformation består av lagar och samhällsdirektiv ( normer, nybyggnadskartor, detaljplaner, myndighetskrav, förordningar, arbetsmiljökrav, utförandekrav mm), samhälls/befolkningsutvecklingen samt marknadsinformation (konkurrenter, politik, presumtiva kunder, konkurrenskraft mm). (Se Bild 7) Den stödjande informationen i process 123 Förändra genom projektering och byggande består dels av information om intressenter och produktionsresurser (organisationen för genomförandet av processen, informationssystem och kapital/ekonomiska resurser) och dels av informationsresurser som t ex teknisk och administrativ stödinformation (avtalsmallar för upphandling av tillfälliga tjänster, kalkylverktyg, ekonomisystem, erfarenhetsdatasystem etc). Dessutom består den stödjande informationen av branschrekommendationer som checklista för byggnadsprogram, mallar för drift- och underhållsinstruktioner och förvaltningsinformation samt standarder, branschstöd som Bygghandlingar 90, BSAB96, AMA etc. (Se Bild 7) [Byggstandardiseringen, 1991-92] [AB Svensk Byggtjänst, 1998a], [AB Svensk Byggtjänst, 1998b]

15(63) Visioner och mål Strategier och framgångsfaktorer Projekteringsplan Produktionsplan Förvaltningsplan Tidplan Miljöpolicy Kvalitetsplan Samhälls- och befolkningsutveckling Ekonomiska ramar Feed-back, avvikelser Intern styrinfo Extern styrinfo Marknadsinformation Lagar och samhällsdirektiv Utrymmes- program Styrande information Verksamhets- beskrivning Byggnad-/tekniska systeminformation Utrymmesinformation Informationsinsatser 123 Förändra genom projektering och byggande Informationsutfall Relationshandlingar Förvaltningshandlingar Annan information Stödjande information Organisationsinformation Produktionsresurser Intressenter Informationsresurser Checklista för byggnadsprogram Omvärldsinformation Upphandlingsmallar Personella resurser Mall för drift- och underhållsinstruktioner Material,varuinformation Mall för förvaltningsinformation Maskiner, fordon, hjälpmedel BSAB 96, B90, AMA mm Kapital/finansiella resurser Administrativ stödinfo Informationssystem Teknisk stödinfo Standarder Språk, termer Bild 7 123 Förändra genom projektering och byggande, informationsbehov

16(63) 124 Kontrollera/ utvärdera förändring Då en förändring genom en byggprocess eller en process som innebär omdisponering eller inhyrning är genomförd startar processen 124 Kontrollera/ utvärdera förändring som pågår under hela förvaltnings- och användningsskedet. Förändringarna finns dokumenterade i verksamhetsbeskrivningen och utrymmesprogrammet och erfarenheter förs kontinuerligt till dessa dokument. Resultatet av denna delprocess är kundanpassat utrymme. (Se Tabell 1). Principer för hur informationen samlas in, lagras ajourhålls, sprids och förvaltas Informationen som utgör utfall ur processen 121 Planera nyttjande och förändring, verksamhetsbeskrivningen och utrymmesprogrammet, skapas i produktanvändningen. Man kan tänka sig flera scenarier för hur informationen samlas in, lagras, ajourhålls, sprids och förvaltas. Det är av stor vikt för kvaliteten på informationen att den aktör som bäst känner till förhållandena också svarar för skapandet av informationen. Det innebär att främst kunden/hyresgästen bör skaffa sig rutiner som innebär att informationen om verksamheten och de utrymmen som behövs för denna alltid är uppdaterad. Eftersom en fastighet kan ha flera olika kunder/hyresgäster kan det i sådana fall vara fördelaktigt att fastighetsägaren/fm-leverantören förvaltar informationen om det aktuella objektet. Informationen i processen 123 Förändra genom projektering och byggande skapas i produktbestämningen och produktframställningen. Byggnadsprogrammet skapas normalt i programmeringen av en projektör på basis av informationen i verksamhetsbeskrivningen och utrymmesprogrammet. De tre informationsmängderna, verksamhetsbeskrivning, utrymmesprogram och byggnadsprogram utgör tillsammans underlag för projekteringen, den process som föregår produktionsprocessen. Informationsutfallet ur processen 123 Förändra genom projektering och byggande är relationshandlingar och förvaltningshandlingar. Information om verksamhetens krav på utrymmen samlades alltså in i verksamhetsbeskrivningen och utrymmesprogrammet. Denna information är verksamhetens börvärden. Börvärdena avspeglar sig i det färdiga byggnadsverkets egenskaper och förvaltningshandlingarna gör det möjligt att vidmakthålla dessa. Genom att verksamhetsbeskrivningen, utrymmesprogrammet hålls uppdaterade under byggnadsverkets livscykel har man kontroll på att börvärden och ärvärden stämmer överens Informationen i förvaltningshandlingarna samlas in, lagras, ajourhålls, sprids och förvaltas lämpligen av ägaren och/eller FM-leverantören. Eftersom denna information baseras på information som framtagits i produktbestämningen och produktframställningen är det av stor vikt att de rekommendationer som FI2002-projektet resulterat i också tillämpas av de aktörer, närmast projektörerna, som skapar densamma. I programmeringen och projekteringen finns nämligen de största möjligheterna att strukturera informationen med hänsyn till förvaltning. Detta förutsätter dock att användarna har klara och tydliga riktlinjer för vilken information som är viktig vilket framgår av rekommendationerna i FI2002-projektet. På sikt är målet att all information skapas

17(63) och lagras i samma databas (byggproduktmodell) varifrån samtliga informationstagare kan inhämta informationen i den form de önskar. Allmänt om ekonomistyrning Befintliga fastigheter, nulägesanalys Ekonomistyrningen bör baseras på nuläget hos det befintliga objektet. En nulägesanalys beskriver nuvarande ekonomiska situation och förutsättningar. Nulägesanalysen kan omfatta årskostnadsanalys och lönsamhetsanalys av det befintliga objektet. Ur kundens/brukarens perspektiv bör dessutom de ekonomiska analysernas kompletteras med en nyttobedömning. Årkostnadsanalys Årkostnadsanalys avser bedömning av objektets intäkter och kostnader och analys av kostnadseffektiviteten med hjälp av operativa nyckeltal. Exempel på innehåll: Kapitalkostnad, intäkter, driftkostnad, underhållskostnad, fastighetsskatt, driftnetto. Nyckeltal beräknas t ex som belopp per kvm, per arbetsplats, per lägenhet eller annan verksamhetsmått. Jämförelse riktvärden, marknadshyror, bruksvärdeshyror, tillgänglig statistik. Lönsamhetsanalys Lönsamhetsanalys avser bedömning av objektets lönsamhet med hjälp av finansiella nyckeltal t ex driftnetto och totalavkastning. Exempel på finansiella nyckeltal med förklaringar: Driftnettot är det årligt överskott som står till förfogande för förräntning av totalt fastighetskapital sedan utbetalningar för drift och underhåll dragits från bruttoinbetalningarna. Direktavkastningen är kvoten mellan en fastighets driftnetto och dess värde Totalavkastningen för ett visst år är summan av årets driftnetto och värdeökningen under året Totalavkastningen(%) är summa av direktavkastning(%) och värdeökning under året(%). Se t ex: [Svenskt Fastighetsindex, 1998] Nyttobedömning De ekonomiska nulägesanalyserna bör kompletteras med nyttobedömningar där värdet av den fysiska miljön och värdet av tillhandhållen service bedöms och värderas i relation till kundens/brukarens verksamhet. [Oresten et al, 1998]

18(63) Investeringskalkyler Ur ägarens perspektiv handlar en investering i ny-eller ombyggnad om att investeringen dvs den totala utgiften för anskaffning eller anpassningen skall vara ekonomiskt försvarbar vilket oftast är det samma som den skall vara lönsam. Lönsam betyder att investeringen skall ge ägaren tillräcklig stor avkastning på investerat kapital. För att kunna bedöma detta bör ett livscykelekonomiskt perspektiv anläggas. I samband med investeringar görs en rad olika ekonomiska bedömningar och kalkyler. De ekonomiska kalkylerna görs med hjälp av investeringskalkyler, som syftar till att bedöma en investerings lönsamhet. Även här bör de ekonomiska bedömningarna kompletteras med nyttobedömningar där investeringen bedöms i relation till den nytta eller det värde investeringen bedöms ha i relation till krav, uppfyllande av verksamhetsmål osv. I en investeringskalkyl jämförs grundinvesteringen med de framtida betalningsströmmarna, dvs med de in- och utbetalningar som en investeringen orsakar. Kalkylen kan göras med hjälp av olika kalkylmetoder men här redovisas endast en metod, nämligen en livscykelekonomisk metod som går ut på att beräkna och jämföra livscykelvinsten för den tänkta investeringen eller för de olika alternativen som analyseras. Ett livscykelekonomiskt synsätt kan användas redan från projektets tidiga processer med en successivt tilltagande detaljeringsnivå och en ökande kalkylsäkerhet. Arbetsgången rent generellt kan vara 1. Kalkylera grundinvesteringen, dvs den totala anskaffningskostnaden för projektet eller för det aktuella alternativet 2. Välj en lämplig kalkylperiod. Kalkylperiodens längd bör väljas med hänsyn till hyresgästrisker osv. I värderingssammanhang rekommenderas normalt mellan 5 10 år som en lämplig kalkylperiod men längre perioder kan bli aktuella om man anser sig kunna de ingående parametrarna över en längre tidshorisont. 3. Beräkna eller bedöm alla hyresintäkter och bedöm hyresutvecklingen under kalkylperioden med beaktande av alla påverkande parametrar såsom hyresutveckling, hyrgästrisker osv. Efterhand som projektet blir noggrannare bestämt och (prel) hyreskontrakt tecknas bör denna bedömning ske individuellt för varje nyttjandeenhet/kontrakt. 4. Beräkna eller bedöm första årets utgifter för drift, underhåll, fastighetsskatt och ev. tomträttsavgäld. Bedöm kostnadsutvecklingen under kalkylperioden för var en av dessa poster. Underhållsutgifterna bör baseras på en realistisk underhållsplan. Skillnaden mellan intäkterna enligt punkt 3 och utgifterna enligt punkt utgör driftnettot för respektive år. 5. Beräkna restvärdet vid kalkylperiodens slut. 6. Beräkna nuvärdet av de årliga driftsnettona och av restvärdet vid kalkylperiodens slut

19(63) 7. Beräkna livscykelvinsten som skillnaden mellan nuvärdet enligt punkt 6 oh grundinvesteringen enligt punkt 1. Fakta och formler n Nuvärde, V= Σ (H-D-F-T) t / (1+p) t + R n /(1+p) n t=1 Livscykelvinst, LCP = V A A= Anskaffningskostnad V= Nuvärde H= Hyra D = Driftutgift U = Underhållsutgift F = Fastighetsskatt T = Tomträttsavgäld R = Restvärde t = tidsvaribel n = Kalkylperiod p = kalkylränta

20(63) VERKSAMHETSBESKRIVNING Kundens verksamhetsbeskrivning Affärsidé, mål och inriktning Verksamhet: Nulägesbeskrivning. Aktuella krav och behov. Framtida krav och behov. Ägarens/ byggherrens kravspecifikation Affärsidé, mål och inriktning Specifik verksamhet i aktuellt projekt: Nulägesbeskrivning. Aktuella krav och behov. Framtida krav och behov. Förvaltarens/ FM-leverantörens kravspecifikation Affärsidé, mål och inriktning Specifik verksamhet i aktuellt projekt: Nulägesbeskrivning. Aktuella krav och behov. Framtida krav och behov. Ekonomiprogram Kundens ekonomiprogram Ägarens/ byggherrens ekonomiprogram Förvaltarens/ FM-leverantörens ekonomiprogram UTRYMMESPROGRAM Allmänna krav på hela förvaltningsobjektet Nulägesbeskrivning. Aktuella krav och behov. Framtida krav och behov. Utvändiga utrymmen Nulägesbeskrivning. Aktuella krav och behov. Framtida krav och behov. Invändiga utrymmen, utrymmes/rumsförteckning Nulägesbeskrivning. Aktuella krav och behov. Framtida krav och behov. Ekonomiprogram Kundens ekonomiprogram Ägarens/ byggherrens ekonomiprogram Förvaltarens/ FM-leverantörens ekonomiprogram BYGGNADSPROGRAM Befintliga förhållanden Det befintliga förvaltningsobjektet Befintliga byggnadsverk Befintliga utvändiga utrymmen Befintliga invändiga utrymmen, utrymmes- /rumsförteckning Övrigt Nybyggnadsprogram Hela förvaltningsobjektet Hela byggnadsverket Utrymmes-/rumsförteckning Övrigt Ombyggnadsprogram Ekonomiprogram Kundens ekonomiprogram Ägarens/ byggherrens ekonomiprogram Förvaltarens/ FM-leverantörens ekonomiprogram Tidplan Bild 8 Samband mellan innehållet i verksamhetsbeskrivning, utrymmesprogram och byggnadsprogram.

21(63) Checklista för struktur och innehåll i verksamhetsbeskrivning Verksamhetsbeskrivningen avser den primära verksamhetens krav och behov hos kunden. Dessutom ägarens/byggherrens och förvaltarens/fm-leverantörens kravspecifikation för den specifika delen av deras primära verksamhet som avser aktuell kund. Affärsidé, mål och inriktning i den primära verksamheten hos ägaren/byggherren och förvaltaren/fm-leverantören ingår för att öka förståelsen av deras specifika verksamheter. Checklistan är indelad i fyra huvuddelar: A. Kundens verksamhetsbeskrivning, B. Ägarens/beställarens kravspecifikation C. Förvaltarens/FM-leverantörens kravspecifikation. D. Ekonomiprogram 1. Kalkylmetod 2. Kundens ekonomiprogram 3. Ägarens/ byggherrens ekonomiprogram 4. Förvaltarens/FM-leverantörens ekonomiprogram Huvuddelarna A-C är i sin tur indelade i två delar: 1. Primärverksamheten, affärsidé, mål och inriktning 2. Verksamheten beskriven i nuläge samt beträffande aktuella krav och behov och framtida krav och behov. Checklistan avses använd i tillämpliga och erforderliga delar. A. Kundens verksamhetsbeskrivning Beskriver kunden (nyttjaren) och dennes verksamhet samt verksamhetens krav på aktivitetsplats. Normalt upprättas en verksamhetsbeskrivning per kund. 1. Primär verksamhet, affärsidé, mål och inriktning Eftersom verksamhetsbeskrivningen är avsedd som en information som ständigt hålls uppdaterad är de mer idémässiga aspekterna på verksamheten väsentliga för förståelsen av dess krav på och behov av utrymmen. En förändring av verksamhetens strategi kan medföra omfattande förändringar som t ex ett biltillverkningsföretag som finner det lämpligare att tillverka bilarna först efter kundernas beställning minskar radikalt behovet av lagerhållning av delar utan kan överlåta detta på underleverantörerna.

22(63) Orientering om verksamheten i stort Påverkande interna och externa faktorer som arbetskraftstillgång, marknadsförutsättningar, kundunderlag, befolkningsutveckling etc. Affärsidé Strategi Syfte och visioner Målbeskrivning (Kundens kundmål, resultatmål, produktionsmål, kvalitetsmål, miljömål och personalmål) 2. Verksamhet Nulägesbeskrivning, aktuella krav och behov, framtida krav och behov. Allmänt Kundens allmänna krav för verksamheten ges av affärsidé och målsättning. Ett reklamföretag t ex är beroende av sin arkitektur och image för att attrahera kunder med profil enligt sin affärsidé. Verksamhetens omfattning, t ex antal producerade enheter, dimensionerande antal boende och besökare etc Omgivning, infrastruktur och geografiskt läge, lokalisering Tillgänglighet, avskildhet, framkomlighet, kommunikationer, transporter Arkitektur, estetik och image Kulturskydd, historik, bevarande. (Vid krav för verksamhet i befintlig miljö.) Allmänna standardkrav på byggnaden Organisation och logistik Livslängd Kunderfarenheter Verksamhet känslig för yttre störningar (Av typen buller, lukt, vibrationer, kontamination, värme, kyla etc) Verksamhet störande eller farlig för omgivningen ( Bullrande, luktande, brandfarlig, strålning etc) Arbetsflödes- och arbetsprocesschema Transport- och kommunikationsschemor Organisations- och sambandsschemor Flexibilitet Anställda Personal- och besökandelistor mm Kundens kunder, intressenter och konkurrenter

23(63) Aktiviteter och aktivitetsplatser I detta avsnitt beskrivs krav på och behov för enskilda verksamheter i detalj på i princip rumsnivå. Beskrivning av verksamhetens enskilda aktiviteter och aktivitetsplatser, typer och antal Samband mellan aktivitetsplatser Inneklimat, termiskt klimat, luftklimat, ljusklimat, ljudklimat Försörjning med service, installationer, inredning, utrustning etc Säkerhet Underhåll/städning Miljö (Avser miljöeffekter av de enskilda aktiviteterna.) Kvalitetssäkring B. Ägarens/byggherrens kravspecifikation Denna kravspecifikation kompletteras av förvaltarens/fm-leverantörens kravspecifikation nedan i de fall då förvaltningen/fm-verksamheten ingår i ägarens/byggherrens verksamhet. I övriga fall tillämpas delar av förvaltarens/fm-leverantörens kravspecifikation nedan för ägarens/byggherrens egna utrymmen. 1. Primär verksamhet, affärsidé, mål och inriktning Ägaren/byggherren har egna affärsidéer, mål och inriktningar som styr fastighetsverksamheten som t ex kundprofil, bestånd av enbart vårdfastigheter eller centrala bostadsfastigheter. Affärsidé Strategi Syfte och visioner (Med det aktuella objektet/projektet) Målbeskrivning (Kundmål, resultatmål, produktionsmål, kvalitetsmål, miljömål och personalmål 2. Specifik verksamhet i det aktuella objektet/projektet Nulägesbeskrivning, aktuella krav och behov, framtida krav och behov. Allmänt Speglar affärsinriktning och mål.

24(63) Verksamhetens omfattning, t ex antal kunder, hyresgäster Arkitektur, estetik och image Kulturskydd, historik, bevarande Kunder Erfarenheter Livslängd Inriktning avseende kunder, hyresgäster Befintliga kunder, hyresgäster C. Förvaltarens- FM-leverantörens kravspecifikation 1. Primär verksamhet, affärsidé, mål och inriktning Avser de fall då förvaltning/fm-verksamhet inte ingår i ägarens/byggherrens verksamhet. Affärsidé Syfte och visioner FM-strategi Målbeskrivning (Resultatmål, produktionsmål, kvalitetsmål och personalmål) 2. Specifik verksamhet i det aktuella objektet/projektet Nulägesbeskrivning, aktuella krav och behov, framtida krav och behov. Allmänt Verksamhetens omfattning, t ex antal hissar, apparater Förvaltnings- och servicemässiga funktionskrav Kunder Krav på förvaltnings- och serviceinformation Företagsstandard Förvaltningserfarenheter Inriktning avseende kunder, hyresgäster Befintliga kunder, hyresgäster Organisation och logistik i förvaltarens/fm-leverantörens aktivitetsplatser

25(63) Arbetsflödes- och arbetsprocesschema Flexibilitet Transport- och kommunikationsschemor Anställda Organisations- och sambandsschemor Personal- och besökandelistor mm Aktiviteter och aktivitetsplatser Exempel på aktivitetsplatser kan vara varumottagning till affärsgalleria, hissmaskinrum eller gemensamhetslokal i flerbostadshus. Beskrivning av verksamhetens enskilda aktiviteter och aktivitetsplatser, typer och antal Samband mellan aktivitetsplatser Inneklimat, termiskt klimat, luftklimat, ljusklimat, ljudklimat Försörjning med installationer, inredning, utrustning etc Säkerhet Underhåll/städning Miljö Kvalitetssäkring D. Ekonomiprogram 1. Kalkylmetod Anskaffningskostnad Grov överslagsmetod baserad på referensdata, s k referenskalkyl. Hyror och årskostnader Intäkter baseras på kända eller uppskattade hyresnivåer, marknadshyror, vakansgrader, hyresgästrisker och bedömda marknadshyresförändringar. Kostnader baseras på nyckeltal för drift- och underhållsnyckeltal eller andra erfarenhetsvärden. Kostnadsutvecklingen bedöms med hänsyn till historik och realistiska inflationsantaganden. 2. Kundens ekonomiprogram Innehåller följande delar: a. Redovisning av nuläge b. Grov framtida årskostnadskalkyl

26(63) a. Redovisning av nuläge: Lokalkostnader Hyra Försäkring Driftkostnader (el, VA, värme, kyla, processmedia som ej ingår i hyra) Underhåll (som ej ingår i hyra) Övrigt lokalkostnader (inredning och utrustning) Totalt Verksamhetsanknuten service Ekonomiska ramar Ekonomiska prognoser (T ex krav på besparingar, utrymme för att öka verksamhetens kostnader) Nyttobedömning befintligt alternativ b. Grov framtida årskostnadskalkyl: Lokalkostnader Hyra Försäkring Driftkostnader (el, VA, värme, kyla, processmedia som ej ingår i hyra) Underhåll (som ej ingår i hyra) Övrigt lokalkostnader (inredning och utrustning) Totalt Verksamhetsanknuten service Besparingar mm. Redvisning av skillnader i förhållande till nuläge) Nyttobedömning 3. Ägarens/byggherrens ekonomiprogram Innehåller följande delar: a. Redovisning av nuläge b. Investeringskalkyl a. Redovisning av nuläge Redovisar ekonomiska förhållande i befintligt objekt. a1. Årskostnadsanalys

27(63) Fastighetsrelaterade Kalkylpost Operativa nyckeltal (för samtliga) Kapitalkostnad kr/per kvm, kr/verksamhetsmått Ev. räntebidrag Intäkter Driftkostnad Underhållskostnad Fastighetsskatt Tomträttsavgäld Driftnetto Servicerelaterade (verksamhetsanknuten service) Kalkylpost Operativa nyckeltal (för samtliga) Serviceintäkter Servicekostnader a2. Lönsamhetsanalys (för aktuellt år) Driftnetto, kr Direktavkastning, % Totalavkastning, kr Totalavkastningen(%) b. Investeringskalkyl b1. Anskaffningskalkyl (eller anpassningskalkyl) Total anskaffningskostnad inkl markförvärv, exploateringskostnader, produktionskostnader, projektadministration och finansiering. Investeringsram

28(63) Krav på/förutsättningar för finansiering Lönsamhetskrav (t ex krav på direktavkastning och totalavkastning) b2. Lönsamhetsanalys Inbetalningar, utbetalningar och driftnetto för år 1 Bedömning av kostnads- och hyresutvecklingen under kalkylperioden Nuvärdeskalkyl av kassaflöden per alternativ LCP-kalkyl per alternativ visar vilket alternativ som ger största vinst under kalkylperioden Beräkning av lönsamhetsnyckeltal (direktavkastning och totalavkastning) 4. Förvaltarens/FM-leverantörens ekonomiprogram Innehåller följande delar: a. Redovisning av nuläge b. Grov framtida årskalkyl a. Redovisning av nuläge: Drift- och underhållsintäkter Drift- och underhållskostnader Serviceintäkter Servicekostnader b. Grov framtida årskalkyl: Drift- och underhållsintäkter Drift- och underhållskostnader Serviceintäkter Servicekostnader

29(63) Checklista för struktur och innehåll i utrymmesprogram Utrymmesprogrammet avser byggnaden som utrymmen och en kombination av utrymmen med önskad funktion och service. På grundval av de behov och krav som redovisas i verksamhetsbeskrivningen kan man göra en beskrivning av de krav som ställs på de invändiga och utvändiga utrymmen, som tillsammans bildar den byggnad som skall användas i den specifika verksamheten. Dessa krav och egenskaper kan avse såväl funktionalitet som geometriska och fysikaliska egenskaper hos byggnaden och dess utrymmen. Checklistan är indelad i fyra huvuddelar med en underindelning av den fjärde: A. Allmänna krav B. Utvändiga utrymmen C. Invändiga utrymmen D. Ekonomiprogram 1. Kalkylmetod 2. Kundens ekonomiprogram 3. Ägarens/ byggherrens ekonomiprogram 4. Förvaltarens/FM-leverantörens ekonomiprogram Checklistan avses använd i tillämpliga och erforderliga delar. A. Allmänna krav på hela förvaltningsobjektet, Nulägesbeskrivning, aktuella krav och behov, framtida krav och behov. Överensstämmelse med kundens, ägarens/byggherrens och förvaltarens/fm-leverantörens affärsidé, mål och inriktning Omgivning, infrastruktur och geografiskt läge, lokalisering Tillgänglighet, avskildhet, framkomlighet, kommunikationer, transporter Förutsättningar för val av tomt. (Form och innehåll) Motstånd mot yttre påverkan. (Naturkatastrof, jordbävning etc) Arkitektur, estetik och image. (Ytterligare krav som ställs på utrymmena utöver dem i verksamhetsbeskrivningen) Kulturskydd, historik, bevarande Klimat. (Avser krav på klimatet som kan påverka byggnadernas placering eller orientering t ex förhärskande vindriktningar.)

30(63) Försörjning. (Avser krav på försörjning som berör själva lokaliseringen t ex krav på sjötransport) Säkerhet. ( Vissa verksamheter t ex tillverkning eller förvaring av explosiva ämnen kräver skyddsavstånd mm.) Underhåll/städning Miljö. (Vissa verksamheter kan medföra miljöpåverkan vilket kan påverka lokaliseringen) Övrigt B. Utvändiga utrymmen Nulägesbeskrivning, aktuella krav och behov, framtida krav och behov. Gemensamt eller specificerat per typ av utrymme t ex körbana, gångbana, parkeringsyta, vegetationsyta. Allmänna krav på utvändiga utrymmen. (Vegetation, utformning, konstruktion, material, markens bärighet och lastförmåga) Försörjning. (Dimensionerande förutsättningar t ex försörjningstyper, antal dagvattenbrunnar) Säkerhet. (Dimensionerande förutsättningar: t ex brandvägar, detektorer) Underhåll/städning (Dimensionerande förutsättningar t ex renhållning, gräsklippning, snöröjning) Inredningsenheter (Ange speciella krav på enheterna t ex anskaffning, underhåll, standard, ergonomi, omflyttning, anpassning) Utrustningsenheter (Ange speciella krav på enheterna t ex anskaffning, underhåll, standard, ergonomi, omflyttning, anpassning C. Invändiga utrymmen, utrymmes-/rumsförteckning Nulägesbeskrivning, aktuella krav och behov, framtida krav och behov. Specificerat per utrymme eller per typ av utrymme. Rumsliga basegenskaper: Ändamål Användning Läge/lokalisering Samband med andra utrymmen Flexibilitet Form/volym Antal personer (normalt) Antal personer (maximalt) Drfttid totalt per dygn

31(63) Drifttid, längsta sammanhängande Area: (Definitioner enligt SS 02 10 53) Areafördelningen kan användas för olika syften, se sid 73 i: Oresten, B., Löfvenberg, C. (1998) Rätt beslut. Investeringsbeslut i offentliga organisationer. UFOS. Bruttoarea Bruksarea för verksamhet/boende- BRAv/b Bruksarea för personalutrymmen- BRAp Bruksarea f. inv. kommunikationsutrymmen- BRAk Bruksarea f. allm. kommunikationsytor- BRAak Bruksarea för driftutrymmen- BRAd Nettoarea Allmänna krav på invändiga utrymmen Bärighet, lastförmåga Tillgänglighet, avskildhet Kulturskydd, historik, bevarande (Avser ombyggnad t ex bevarande av stuckaturer, fast inredning etc) Arkitektur, estetik och image Miljö (T ex krav på användning av material som inte ger emissioner.) Ergonomi (T ex krav på speciell höjd på arbetsytor mm) Inneklimat Termiskt klimat. (Dimensionerande förutsättningar t ex upplevt klimat, temperaturkrav, manövrerbarhet) Luftklimat. (Dimensionerande förutsättningar t ex upplevt luftklimat, luftfuktighet, luftomsättning, luftkvalitet, manövrerbarhet) Ljusklimat. (Dimensionerande förutsättningar t ex upplevt ljusklimat, dagsljus, ljusnivå, manövrerbarhet) Ljudklimat. (Dimensionerande förutsättningar t ex upplevt ljudklimat, ljudnivå, akustik, manövrerbarhet) Försörjning. (Dimensionerande förutsättningar t ex försörjningstyper (antal datauttag),telefon, l/s per tappställe, antal personer per hiss) Säkerhet. (Dimensionerande förutsättningar t ex skalskydd, inbrottssäkerhet, brandsäkerhet, utrymning, personsäkerhet, passagekontroll) Underhåll/städning. (Dimensionerande förutsättningar t ex framkomlighet, renhetsgrad, hygien) Inredningsenheter (Ange speciella krav på enheterna t ex anskaffning, underhåll, standard, ergonomi, omflyttning, anpassning) Utrustningsenheter (Ange speciella krav på enheterna t ex anskaffning, underhåll, standard, ergonomi, omflyttning, anpassning) Övrigt

32(63) D. Ekonomiprogram 1. Kalkylmetod Anskaffningskostnad Kombination av referenskalkyl och noggrannare kalkyl t ex byggdelskalkyl Underlag från utrymmesprogrammet utgörs av bl a Antal arbetsplatser, antal aktivitetsplatser Beräknad area, BOA, LOA eller BRA Funktions- och kvalitetskrav på objektet Specifika funktions- och kvalitetskrav per utrymme/utrymmesklass Hyror och årskostnader Intäkter baseras på kända eller uppskattade hyresnivåer, marknadshyror, vakansgrader, hyresgästrisker och bedömda marknadshyresförändringar. Kostnader baseras sannolika förbrukningar, kända eller bedömda taxor, sannolika underhållskostnader med hänsyn till standard och servicenivåer Kostnadsutvecklingen bedöms med hänsyn till historik och realistiska inflationsantaganden. 2. Kundens ekonomiprogram Innehåller följande delar: c. Redovisning av nuläge d. Grov framtida årskostnadskalkyl b. Redovisning av nuläge: Lokalkostnader Hyra Försäkring Driftkostnader (el, VA, värme, kyla, processmedia som ej ingår i hyra) Underhåll (som ej ingår i hyra) Övrigt lokalkostnader (inredning och utrustning) Totalt Verksamhetsanknuten service Ekonomiska ramar

33(63) Ekonomiska prognoser (T ex krav på besparingar, utrymme för att öka verksamhetens kostnader) Nyttobedömning befintligt alternativ b. Grov framtida årskostnadskalkyl: Lokalkostnader Hyra Försäkring Driftkostnader (el, VA, värme, kyla, processmedia som ej ingår i hyra) Underhåll (som ej ingår i hyra) Övrigt lokalkostnader (inredning och utrustning) Totalt Verksamhetsanknuten service Besparingar mm. Redvisning av skillnader i förhållande till nuläge) Nyttobedömning 3. Ägarens/byggherrens ekonomiprogram Innehåller följande delar: c. Redovisning av nuläge d. Investeringskalkyl a. Redovisning av nuläge Redovisar ekonomiska förhållande i befintligt objekt. a1. Årskostnadsanalys Fastighetsrelaterade Kalkylpost Operativa nyckeltal (för samtliga) Kapitalkostnad kr/per kvm, kr/verksamhetsmått Ev. räntebidrag

34(63) Intäkter Driftkostnad Underhållskostnad Fastighetsskatt Tomträttsavgäld Driftnetto Servicerelaterade (verksamhetsanknuten service) Kalkylpost Operativa nyckeltal (för samtliga) Serviceintäkter Servicekostnader a2. Lönsamhetsanalys (för aktuellt år) Driftnetto, kr Direktavkastning, % Totalavkastning, kr Totalavkastningen(%) b. Investeringskalkyl b1. Anskaffningskalkyl (eller anpassningskalkyl) Total anskaffningskostnad inkl markförvärv, exploateringskostnader, produktionskostnader, projektadministration och finansiering. Investeringsram Krav på/förutsättningar för finansiering Lönsamhetskrav (t ex krav på direktavkastning och totalavkastning) b2. Lönsamhetsanalys Inbetalningar, utbetalningar och driftnetto för år 1

35(63) Bedömning av kostnads- och hyresutvecklingen under kalkylperioden Nuvärdeskalkyl av kassaflöden per alternativ LCP-kalkyl per alternativ visar vilket alternativ som ger största vinst under kalkylperioden Beräkning av lönsamhetsnyckeltal (direktavkastning och totalavkastning) 4. Förvaltarens/FM-leverantörens ekonomiprogram Innehåller följande delar: c. Redovisning av nuläge d. Grov framtida årskalkyl c. Redovisning av nuläge: Drift- och underhållsintäkter Drift- och underhållskostnader Serviceintäkter Servicekostnader d. Grov framtida årskalkyl: Drift- och underhållsintäkter Drift- och underhållskostnader Serviceintäkter Servicekostnader

36(63) Checklista för struktur och innehåll i byggnadsprogram Checklistan består av fem huvuddelar: A. Befintliga förhållanden 1. Det befintliga förvaltningsobjektet 2. Befintliga byggnadsverk 3. Befintliga utvändiga utrymmen 4. Befintliga invändiga utrymmen, utrymmes-/rumsförteckning 5. Övrigt B. Nybyggnadsprogram 1. Hela förvaltningsobjektet 2. Hela byggnadsverket 3. Utrymmes-/rumsförteckning 4. Övrigt C. Ombyggnadsprogram D. Ekonomiprogram 1. Kalkylmetod 2. Kundens ekonomiprogram 3. Ägarens/ byggherrens ekonomiprogram 4. Förvaltarens/FM-leverantörens ekonomiprogram E. Tidplan Checklistan avses använd i tillämpliga och erforderliga delar. A. Befintliga förhållanden I erforderlig omfattning. Beskrivningen av de befintliga förhållandena ger utgångspunkt för nybyggnadsprogrammet. 1. Det befintliga förvaltningsobjektet Kan bestå av flera byggnadsverk. Orientering i stort Läge/ lokalisering

37(63) Omgivning och infrastruktur (Trafik- och transportleder, gång- och cykelstråk, kollektiva kommunikationer, park- och grönområden, idrottsområden, störningar som buller, lukt, nedsmutsning mm, skolor, daghem etc) Motstånd mot yttre påverkan (Naturkatastrof, jordbävning etc) Tomt (Gränser, tomtarealer, tomtindelning, servitut, arrenden etc) Varu- och godshantering Tillgänglighet, avskildhet, framkomlighet Planer och myndigheters krav (Generalplan, detaljplan, exploateringsmöjligheter, byggnadshöjd, skyddsrum etc) Kulturskydd, historik, bevarande (Naturskydd, fornlämningar, byggnadsminnesmärken etc) Eventuell rivning Klimat (Förhärskande vindar, sol, nederbörd, temperatur etc) Försörjning (Avfallshantering, anslutningspunkter till externa nät, anslutningskapacitet, centraler, stationer etc) Säkerhet Underhåll/städning (Park- och trädgårdsskötsel, snöröjning etc) Kvalitet och miljö 2. Befintliga byggnadsverk Utformning (Våningsantal, antal rum, utnyttjandetal, byggnadsvolym, areor, ålder, ombyggbarhet etc) Samband. Funktion. Flexibilitet. Motstånd mot yttre påverkan (Naturkatastrof, jordbävning etc) Tillgänglighet (Handikappade, sotare etc), avskildhet, framkomlighet Arkitektur, estetik och image Klimat (Invändigt) Försörjning (Va-,VVS- kyl- och processmediasystem, el- data- och telesystem, transportsystem, styr- och övervakningssystem) Säkerhet (Skalskydd, inbrottssäkerhet, brandsäkerhet, personsäkerhet, inre säkerhet) Underhåll/städning Kvalitet och miljö Sammansatta byggdelar och installationssystem Undergrund, underbyggnad, grund- och stödkonstruktioner Konstruktion, bärverk och material (Typ, belastningsförutsättningar, dimensionerande laster, tillåtna deformationer i bjälklag etc) Rumsbildande byggdelar, huskompletteringar, ytskikt och rumskompletteringar, klimatskiljande delar och kompletteringar

38(63) 3. Befintliga utvändiga utrymmen Flera olika sorters utrymmen är tänkbara t ex trädgårdsutrymmen, parkeringsutrymmen etc Mark och grund (Bärighet, fast botten, geoteknik, nivåer, grundvattennivå, dränering, infiltration etc) Intern trafikförsörjning (Bil-, gång- och cykelvägar, parkeringsanläggning) Ytskikt, överbyggnadstyper och anläggningskompletteringar Försörjning (Ledningar, brunnar, avskiljare, cisterner mm) Underhåll/städning (Renhållning, gräsklippning, snöröjning) Vegetation Utformning, konstruktion och material Inredningsenheter (Ange speciella krav på enheterna) Utrustningsenheter (Ange speciella krav på enheterna) Säkerhet (Brandvägar, detektorer mm) 4. Befintliga invändiga utrymmen, utrymmes-/rumsförteckning Beskrivs för vart och ett av i förvaltningsobjektet ingående byggnadsverk. Avser samtliga utrymmen i ett byggnadsverk. Rumsliga basegenskaper: Ändamål Användning Läge/lokalisering Samband med andra utrymmen Flexibilitet Form/volym Antal personer (normalt) Antal personer (maximalt) Drfttid totalt per dygn Drifttid, längsta sammanhängande Area: (Definitioner enligt SS 02 10 53) Areafördelningen kan användas för olika syften, se sid 73 i: Oresten, B., Löfvenberg, C. (1998) Rätt beslut. Investeringsbeslut i offentliga organisationer. UFOS. Bruttoarea Bruksarea för verksamhet/boende- BRAv/b Bruksarea för personalutrymmen- BRAp

39(63) Bruksarea f. inv. kommunikationsutrymmen- BRAk Bruksarea f. allm. kommunikationsytor- BRAak Bruksarea för driftutrymmen BRAd Nettoarea Rumsbildande byggdelar, huskompletteringar, ytskikt och rumskompletteringar, klimatskiljande delar och kompletteringar Övriga byggdelar och installationssystem Bärighet, lastförmåga Klimat Försörjning (Va-,VVS- kyl- och processmediasystem, el- data- och telesystem, transportsystem, styr- och övervakningssystem) Säkerhet (Skalskydd, inbrottssäkerhet, brandsäkerhet, personsäkerhet, inre säkerhet) Ergonomi Inredningsenheter Utrustningsenheter 5. Övrigt B. Nybyggnadsprogram Delar av nybyggnadsprogrammet avser de fall då inga befintliga förhållanden finns att beskriva t ex då i nybyggnadsåtgärderna ingår att beskriva krav och behov som avser lokalisering, tomt mm. 1. Hela förvaltningsobjektet Orientering i stort Läge/ lokalisering Omgivning och infrastruktur (Trafik- och transportleder, gång- och cykelstråk, kollektiva kommunikationer, park- och grönområden, idrottsområden, störningar som buller, lukt, nedsmutsning mm, skolor, daghem etc) Motstånd mot yttre påverkan (Naturkatastrof, jordbävning etc) Tomt (Gränser, tomtarealer, tomtindelning, servitut, arrenden etc) Eventuell rivning Varu- och godshantering Tillgänglighet, avskildhet, framkomlighet Planer och myndigheters krav (Generalplan, detaljplan, exploateringsmöjligheter, byggnadshöjd, skyddsrum etc) Kulturskydd, historik, bevarande (Naturskydd, fornlämningar, byggnadsminnesmärken etc) Klimat (Förhärskande vindar, sol, nederbörd, temperatur etc)

40(63) Försörjning (Anslutningspunkter till externa nät, anslutningskapacitet, centraler, stationer etc) Säkerhet (Brandvägar, detektorer etc) Underhåll/städning (Avfallshantering, park- och trädgårdsskötsel, snöröjning etc) Kvalitet och miljö Markanläggningar (Markunderbyggnad, byggda delar i och på mark, marköverbyggnad, markkompletteringar) Projekterings- och byggerfarenheter 2. Hela byggnadsverket Då förvaltningsobjektet består av flera byggnadsverk beskrivs vart och ett. Utformning (Våningsantal, antal rum, utnyttjandetal, byggnadsvolym, areor, ålder, ombyggbarhet etc) Samband. Funktion. Flexibilitet. Tillgänglighet (Handikappade, sotare etc), avskildhet, framkomlighet Arkitektur, estetik och image Försörjning (Va-,VVS- kyl- och processmediasystem, el- data- och telesystem, transportsystem, styr- och övervakningssystem) Säkerhet (Skalskydd, inbrottssäkerhet, brandsäkerhet, personsäkerhet, inre säkerhet) Underhåll/städning Sammansatta byggdelar och installationssystem Undergrund, underbyggnad, grund- och stödkonstruktioner Konstruktion, bärverk och material (Typ, belastningsförutsättningar, dimensionerande laster, tillåtna deformationer i bjälklag etc) Rumsbildande byggdelar, huskompletteringar, ytskikt och rumskompletteringar, klimatskiljande delar och kompletteringar Allmänna standardkrav på byggnaden 3. Utrymmes-/rumsförteckning Uppdatering och komplettering av utrymmes/rumsförteckningen från utrymmesprogrammet. Anges per byggnadsverk.

41(63) Rumsliga basegenskaper: Ändamål Användning Läge/lokalisering Samband med andra utrymmen Flexibilitet Form/volym Antal personer (normalt) Antal personer (maximalt) Drfttid totalt per dygn Drifttid, längsta sammanhängande Area: (Definitioner enligt SS 02 10 53) Areafördelningen kan användas för olika syften, se sid 73 i: Oresten, B., Löfvenberg, C. (1998) Rätt beslut. Investeringsbeslut i offentliga organisationer. UFOS. Bruttoarea Bruksarea för verksamhet/boende- BRAv/b Bruksarea för personalutrymmen-brap Bruksarea f. inv. kommunikationsutr- BRAk Bruksarea f. allm. kommunik.-ytor- BRAak Bruksarea för driftutrymmen BRAd Nettoarea Allmänna krav på invändiga utrymmen: Bärighet, lastförmåga Tillgänglighet, avskildhet Kulturskydd, historik, bevarande Arkitektur, estetik och image Miljö Ergonomi Inneklimat Termiskt klimat. (Dimensionerande förutsättningar t ex upplevt klimat, temperaturkrav, manövrerbarhet) Luftklimat. (Dimensionerande förutsättningar t ex upplevt luftklimat, luftfuktighet, luftomsättning, luftkvalitet, manövrerbarhet) Ljusklimat. (Dimensionerande förutsättningar t ex upplevt ljusklimat, dagsljus, ljusnivå, manövrerbarhet) Ljudklimat. (Dimensionerande förutsättningar t ex upplevt ljudklimat, ljudnivå, akustik, manövrerbarhet) Försörjning. (Dimensionerande förutsättningar t ex försörjningstyper (antal datauttag),telefon, l/s per tappställe, antal personer per hiss) Säkerhet. (Dimensionerande förutsättningar t ex skalskydd, inbrottssäkerhet, brandsäkerhet, utrymning, personsäkerhet, passagekontroll) Underhåll/städning. (Dimensionerande förutsättningar t ex framkomlighet, renhetsgrad, hygien Inredningsenheter. (Ange speciella krav på enheterna t ex anskaffning, underhåll, standard, ergonomi, omflyttning, anpassning) Utrustningsenheter (Ange speciella krav på enheterna t ex anskaffning, underhåll, standard, ergonomi, omflyttning, anpassning) Övrigt

42(63) 4. Övrigt C. Ombyggnadsprogram Program för rivning, demontering, flyttning, skydd, återanvändning etc Innehåll i princip som nybyggnadsprogrammet, valda delar. D. Ekonomiprogram 1. Kalkylmetod Anskaffningskostnad Kombination av byggdelskalkyl och referenskalkyl Underlag från utrymmesprogrammet utgörs av bl a Antal arbetsplatser, antal aktivitetsplatser Beräknad eller uppmätt area, BOA, LOA, BRA eller BTA, bruttovolym, BTV Detaljerade funktions- och kvalitetskrav på objektet Specifika funktions- och kvalitetskrav per utrymme/utrymmesklass Hyror och årskostnader Intäkter baseras på kända eller uppskattade hyresnivåer, marknadshyror, vakansgrader, hyresgästrisker och bedömda marknadshyresförändringar. Kostnader baseras beräknade förbrukningar, kända eller bedömda taxor, sannolika underhållskostnader enligt preliminär underhållsplan. Kostnadsutvecklingen bedöms med hänsyn till historik och realistiska inflationsantaganden. 2. Kundens ekonomiprogram Innehåller följande delar: e. Redovisning av nuläge f. Grov framtida årskostnadskalkyl c. Redovisning av nuläge:

43(63) Lokalkostnader Hyra Försäkring Driftkostnader (el, VA, värme, kyla, processmedia som ej ingår i hyra) Underhåll (som ej ingår i hyra) Övrigt lokalkostnader (inredning och utrustning) Totalt Verksamhetsanknuten service Ekonomiska ramar Ekonomiska prognoser (T ex krav på besparingar, utrymme för att öka verksamhetens kostnader) Nyttobedömning befintligt alternativ b. Grov framtida årskostnadskalkyl: Lokalkostnader Hyra Försäkring Driftkostnader (el, VA, värme, kyla, processmedia som ej ingår i hyra) Underhåll (som ej ingår i hyra) Övrigt lokalkostnader (inredning och utrustning) Totalt Verksamhetsanknuten service Besparingar mm. Redvisning av skillnader i förhållande till nuläge) Nyttobedömning 3. Ägarens/byggherrens ekonomiprogram Innehåller följande delar: e. Redovisning av nuläge f. Investeringskalkyl a. Redovisning av nuläge Redovisar ekonomiska förhållande i befintligt objekt.

44(63) a1. Årskostnadsanalys Fastighetsrelaterade Kalkylpost Operativa nyckeltal (för samtliga) Kapitalkostnad kr/per kvm, kr/verksamhetsmått Ev. räntebidrag Intäkter Driftkostnad Underhållskostnad Fastighetsskatt Tomträttsavgäld Driftnetto Servicerelaterade (verksamhetsanknuten service) Kalkylpost Operativa nyckeltal (för samtliga) Serviceintäkter Servicekostnader a2. Lönsamhetsanalys (för aktuellt år) Driftnetto, kr Direktavkastning, % Totalavkastning, kr Totalavkastningen(%) b. Investeringskalkyl b1. Anskaffningskalkyl (eller anpassningskalkyl) Total anskaffningskostnad inkl markförvärv, exploateringskostnader, produktionskostnader, projektadministration och finansiering.

45(63) Investeringsram Krav på/förutsättningar för finansiering Lönsamhetskrav (t ex krav på direktavkastning och totalavkastning) b2. Lönsamhetsanalys Inbetalningar, utbetalningar och driftnetto för år 1 Bedömning av kostnads- och hyresutvecklingen under kalkylperioden Nuvärdeskalkyl av kassaflöden per alternativ LCP-kalkyl per alternativ visar vilket alternativ som ger största vinst under kalkylperioden Beräkning av lönsamhetsnyckeltal (direktavkastning och totalavkastning) 4. Förvaltarens/FM-leverantörens ekonomiprogram Innehåller följande delar: e. Redovisning av nuläge f. Grov framtida årskalkyl e. Redovisning av nuläge: Drift- och underhållsintäkter Drift- och underhållskostnader Serviceintäkter Servicekostnader f. Grov framtida årskalkyl: Drift- och underhållsintäkter Drift- och underhållskostnader Serviceintäkter Servicekostnader

46(63) Begrepp och definitioner Följande begrepp och definitioner speglar innehållet i föreliggande branschanvisningar. En mer omfattande ordlista utgör delresultatet i FI 2002: 4- Ordlista- Förslag till terminologi för fastighetssektorn. aktivitetsutrymme avgränsad volym reserverad för en specifik aktivitet [ISO 6707-1:1989], anläggning byggnadsverk som inte är hus [AB Svensk Byggtjänst, 1998a] Exempel: vägar, järnvägar, broar, ledningar i mark samt iordningställd mark i anslutning till fastighet. En naturtomt är ingen anläggning. area storlek av en avgränsad yta Termen area bör inte förväxlas med termen yta som beskriver den fysiska företeelse som är föremål för mätning. [BST, 1999] beskrivning av utrymmen process vars syfte är att upprätta ett utrymmesprogram beskrivning av verksamheten process vars syfte är att upprätta en verksamhetsbeskrivning byggande; byggproduktion process som innebär fysiska aktiviteter för att åstadkomma byggnadsverk Byggandet utgör en delprocess i produktframställningen. byggdel del av byggnadsverk som fyller en huvudfunktion i byggnadsverket Byggdelar definieras utan hänsyn till teknisk lösning, materiellt innehåll eller produktionsmetod. I begreppet ingår även installationssystem. Exempel: överbyggnader, pelarstommar, rörledningar i mark, tappvattensystem. [AB Svensk Byggtjänst, 1998a] byggdelstyp teknisk lösning av byggdel En byggdelstyp består av ett eller flera produktionsresultat. Exempel: pelarstomme av platsgjuten betong, innervägg av skivor på regelstomme. [AB Svensk Byggtjänst, 1998a]

47(63) bygghandlingar handlingar som tillsammans utgör en fullständig redovisning hur ett projekt skall genomföras Kompletta bygghandlingar innefattar alla handlingar som är nödvändiga för produktion av byggnaden eller anläggningen [SS 03 22 01] bygghandlingsprocess process som syftar till att åstadkomma handlingar som tillsammans utgör en fullständig redovisning hur ett projekt skall genomföras Bygghandlingsprocessen utgör en del av produktbestämningen och har traditionellt benämnts bygghandlingsskede byggherre roll som för egen räkning utför eller låter utföra arbete på byggnadsverk byggnadsprogram information som kompletterar och omvandlar krav från verksamheten på utrymmen till krav på byggnadsverket Byggnadsprogrammet utgör tillsammans med verksamhetsbeskrivningen och utrymmesprogrammet det samlade underlaget för projekteringen. byggnadsverk tillverkat föremål som har fast läge och som självständigt möjliggör en verksamhet Ett byggnadsverk kan vara antingen ett hus eller en anläggning. Kravet att ett byggnadsverk självständigt skall möjliggöra en verksamhet gör att t ex en prydnadsbro i en parkanläggning (som ju inte ensam möjliggör parkverksamheten) inte är ett byggnadsverk utan en parkanläggningskomplettering, medan en bro för trafik över ett vattendrag är ett byggnadsverk eftersom det självständigt möjliggör trafikverksamheten över vattendraget. [AB Svensk Byggtjänst, 1998a] byggprocess process som syftar till att åstadkomma byggnadsverk Byggprocessen utgår från en verksamhets behov av utrymmen för sina aktiviteter och leder fram till det färdiga byggnadsverket, dvs innefattar både utredning, produktbestämning och produktframställning. byggproduktmodell konceptuell modell av produkten byggnadsverk Den är en informationsstruktur för byggnader och dess delar, uppställd enligt i förväg bestämda regler, utarbetade för ett bestämt syfte. Enligt STEP specialiseras definitionen med att byggproduktmodellen skall vara representerad på ett neutralt och standardiserat sätt för återanvändning av informationen under byggnadens hela livscykel. fastighet fast egendom som är upptagen i eller planeras upptas i fastighetsregister såsom en självständig, rättslig enhet [TNC, 1994] fastighetsföretagande verksamhet som innefattar anskaffande, vidmakthållande, utveckling och upplåtelse av utrymmen med service på en

48(63) lokal- eller bostadsmarknad Fastighetsföretagandet ses här som företagsaspekt på den mera övergripande FM-verksamheten. Fastighetsföretaget kan bedriva FM-verksamhet. Fastighetsföretagandet innefattar såväl projektering och byggande som vidmakthållande, anpassning, upplåtelse och avveckling. fastighetsförvaltare roll som ansvarar för att FM-verksamhet utförs för en viss fastighet fastighetsförvaltning verksamhet som omvandlar förvaltningsresurser till verksamhets- eller boendemiljö eller "utrymme med service" Med förvaltningsresurser avses t ex materiella resurser, kunskap och information Termen fastighetsförvaltning används endast i begränsad omfattning i Förvaltningsinformation bl a därför att den leder tankarna till en mera passiv syn på fastighetsföretagandet. [Yngve, H. et al, 1999] fastighetsägare ägare till en eller flera fastigheter FM-leverantör leverantör som tillhandahåller varor eller tjänster inom FM-verksamhet FM-verksamhet verksamhet som samordnar stödtjänster med fysisk miljö för att medverka till att primärverksamhetens strategiska mål uppnås FM-verksamhet omfattar kontinuerlig ledning och genomförande av arbetet i samverkan med den nyttjande organisationens olika delar och verksamheter. Målet är att tillfredsställa kunden (primärverksamheten) och ge bästa nytta för pengarna. Exempel på aktiviteter som kan ingå i FM är att planera, genomföra och utvärdera fastighetsinnehav och upplåtelser av utrymmen, att anskaffa eller anpassa, inreda och underhålla utrymmen, att utföra fastighetsanknuten service och verksamhetsservice. FM är en förkortning av facilities management (brittisk engelska) eller facility management (amerikansk engelska). förslagshandlingar översiktlig redovisning av ett projekts utformning med utgångspunkt från krav som givits i programhandlingarna [SS 03 22 01] förslagshandlingsprocess process som syftar till att åstadkomma en översiktlig redovisning av ett projekts utformning med utgångspunkt från krav som givits i programhandlingarna Förslagshandlingsprocessen utgör en del av produktbestämningen och har traditionellt benämnts förslagshandlingsskede försörjning förvaltningsresultat som består av tillförsel av resurser och bortförsel av restprodukter

49(63) förvaltningshandling handling som utnyttjas i produktanvändningen hus; byggnad byggnadsverk med uppbyggd ytterklimatskärm omkring beträdbara utrymmen [AB Svensk Byggtjänst, 1998a] I entreprenadsammanhang omfattar hus installationer men inte omgivande eller under mark liggande konstruktioner, t ex underbyggnad, pålning eller annan grundkonstruktion. huvudhandlingar handlingar som tillsammans utgör redovisning av projektet med avseende på form, konstruktion och installationer Huvudhandlingarna utgör underlag för bygghandlingar. Delar av huvudhandlingarna ingår i ansökan om bygglov. [SS 03 22 01] huvudhandlingsprocess process som syftar till att åstadkomma handlingar som tillsammans utgör redovisning av projektet med avseende på form, konstruktion och installationer Huvudhandlingsprocessen utgör en del av produktbestämningenoch har traditionellt benämnts huvudhandlingsskede eller systemhandlingsskede inomhusklimat förvaltningsresultat som består av värden på egenskaper hos luft, ljud och ljus i upplåtna utrymmen inredning och utrustning komponenter avsedda för användning i primärverksamheten vilka normalt inte är fast förankrade i byggnadsverket [ISO 6707-1:1989] kund roll som representerar mottagare av produkt eller tjänst livscykelkostnad ;LCC summan av nuvärdet av årliga drift- och underhållskostnader och grundinvestering Livscykelekonomisk strategi baserad på livscykelkostnader, Life Cycle Cost (LCC), som syftar till att minimera den totala kostnaden (summan av kapital-, drift- och underhållskostnader) under ett objekts livslängd. Används för t ex alternativvalskalkyler, när man inte kan bedöma intäktssidan [Bejrum, 1999] livscykelvinst ;LCP summan av nuvärdet av årliga driftnetto minus grundinvestering Livscykelekonomisk strategi baserad på livscykelvinst, Life Cycle Profit (LCP), som syftar till att maximera differensen mellan intäkter och kostnader under objektets livslängd, dvs en strategi som tar hänsyn till både kostnads- och intäktssidan [UFOS 1999] primärverksamhet

50(63) verksamhet för vilken ett utrymme eller service är avsett [AB Svensk Byggtjänst, 1998a] Primärverksamheten bedrivs av FM-organisatonens kund. Exempel: För ett bostadsföretag är primärverksamheten att tillhandahålla bostäder, för ett universitet att tillhandahålla undervisning och möjliggöra forskning, för ett hotell att tillhandahålla logi inklusive kost till hotellgäster, för ett sjukhus att tillhandahålla behandling och vård av sjuka. Primärverksamhet skall inte benämnas kärnverksamhet produktanvändning process vars syfte är att använda och förvalta ett byggnadsverk eller en del därav produktavveckling process vars syfte är att avveckla ett byggnadsverk eller en del därav produktbestämning process vars syfte är att programmera och projektera ett byggnadsverk eller en del därav produktframställning process vars syfte är att upphandla, bygga eller förändra ett byggnadsverk eller en del därav produktionsplanering process som innebär planering av byggande Produktionsplaneringen utgör en delprocess i produktframställningen. programmering process som omvandlar krav på verksamhet och utrymmen till krav på byggnadsverketn Programmeringen utgör en delprocess i produktbestämningen. projektering process som omvandlar krav till produktegenskaper Projekteringen utgör en delprocess i produktbestämningen. Processen benämns i vissa sammanhang designprocess projekteringshandling handling som tas fram i produktbestämningen projekthandlingar alla handlingar som upprättas för eller i ett bestämt projekt i bygg-, förvaltnings- eller avvecklingsprocesserna [AB Svensk Byggtjänst, 1998] relationshandling handling som visar det verkliga utförandet av ett byggnadsverk rum

51(63) beträdbart och klimatavskärmat utrymme, som på alla sidor är begränsat av tak, väggar eller golv i byggnadsverk säkerhet förvaltningsresultat som består av kundanpassad nivå på skydd mot olyckor, brand, inbrott m m i utrymmen. underhåll/städning förvaltningsresultat som består av skick hos ytor i utrymmen Detta förvaltningsresultat inkluderar resultatet av underhåll av rumsbildande delar, kompletteringar och ytskikt. Det avser både utvändiga och invändiga utrymmen. upphandling process som syftar till val av leverantör utrymme rymd med bestämd utsträckning inuti eller i anslutning till byggnadsverk, vilken kan användas för visst ändamål Ett utrymme kan vara fysiskt, funktionellt eller visuellt avgränsat. Exempel: rum, brandcell, körfält på väg. [AB Svensk Byggtjänst, 1998] utrymmesprogram information som på ett strukturerat sätt beskriver krav på utrymmen för en viss verksamhet Utrymmesprogrammet avser krav på utrymmen och en kombination av utrymmen med önskad funktion och service nu och i framtiden. verksamhet system av aktiviteter som utförs fortlöpande i bestämt syfte [AB Svensk Byggtjänst, 1998a] verksamhetsbeskrivning information som beskriver en primär verksamhet ur de aspekter som påverkar verksamhetens krav på och behov av utrymme och service Verksamhetsbeskrivningen avser kundens primära verksamhets- och, för aktuellt objekt/projekt, ägarens/byggherrens och förvaltarens/fm-leverantörens specifika verksamheters krav på och behov av utrymme och service nu och i framtiden.

52(63) Litteratur och referenslista AB Svensk Byggtjänst (1999) SB-Rekommendationer 11, CAD-lager AB Svensk Byggtjänst (1998a) BSAB 96. System och tillämpningar. AB Svensk Byggtjänst (1998b) Hus-AMA 98. Allmän material och arbetsbeskrivning för husbyggnadsarbeten Bergenudd, C. (1997) Informationsstrukturer i projekterings- och förvaltningshandlingarna, Report, Department of Building Science, LTH, Lund, Sweden Bejrum, H., Hanson, R. och Johnson B. G. (1996) Det levande husets ekonomi. Livscykelekonomiska perspektiv på drift och förnyelse, Byggforskningsrådet. A3:1996, Council for Building Research, Stockholm Bejrum, (1999) Se om sitt hus - Strategier för underhåll av offentliga fastigheter, Svenska Kommunförbundet. Byggstandardiseringen, (1991-96) Bygghandlingar 90. Byggsektorns rekommendationer för redovisning av byggprojekt. Del 1-8. SIS Standardiseringskommisionen i Sverige. BST, Byggstandardiseringen, (1999) SS 021053 Area och volym för husbyggnader - Terminologi och mätregler, Svensk standard. SIS Förlag, Stockholm. BST, Byggstandardiseringen, (1989) ISO 6707-1:1989 Svensk standard. SIS Förlag, Stockholm. Byggstandardiseringen, (1999) SS-ISO 13567-1 Teknisk produktdokumentation - Organisation och benämning av CAD-lager - Del 1: Översikt och principer Internationell och svensk standard. SIS Förlag, Stockholm. Eliasson et al, (1980) Bestämning av inredd miljö. Redovisningsformer och arbetsmetoder. Del 3: Nybyggnad, ombyggnad, Byggforskningsrådet. Rapport R1:1980 Estlander, L. (1997) Designteori för plan-, bygg- och förvaltningssektorn, Teknisk licentiatavhandling, Inst. för Arkitektur och stadsbyggnad, KTH, Stockholm. Fortifikationsverket, (1999). Projekthandlingar Lokaler (ProjLok) Handbok 1999:2, Fortifikationsverket fastighetsstaben. Fristedt, S. (1997) Byggnadsprogramskrivning. En översikt över ämnesområdet med förslag till frågeställningar för utveckling, CTH. Arkitektur. Inst. för Byggnadskonst.

53(63) Johnson Controls Coordinator AB. (1999) Produktbestämning. En modell för utveckling av stödfunktioner för organisationer i förändring, Forskningsstiftelsen för Samhällsplanering, Byggnadsplanering och Projektering. Rapport KBS Byggnadsstyrelsen, (1978) Handbok i programmering. Karpe, J. (1997) Projektet Förvaltningshandlingar 2000. Rapport från förstudie, Rapport daterad 1997-01-17 och presenterad vid seminarium 1997-02-19 arrangerat av BST och BFR Landstingsfastigheter Sörmland, (1999) Generella projekteringsanvisningar. Exempel: Avdelningsfunktionsprogram, rumsfunktionsprogram, tekniska matriser, förvaltnings- och miljöprogram, Arbetsprogram för FUTURLOC 1999-2000 Liss & Mossberg Inredningsarkitekter AB. (1992) Landstinget i Uppsala län. Uppsala akademiska sjukhus. Rumsfunktionsprogram Hus B17. Lundequist, J. (1995) Design och produktutveckling - Metoder och begrepp, [Design and Product Development - Methods and Concepts] Studentlitteratur, Lund. Projekt Coordinator, (1998) Översiktligt lokalprogram. KTH delfakultet MMT och KSIM. Oresten, B. och Löfvenberg, C. (1998) Rätt beslut - Modell för handläggning av investeringsbeslut, UFOS, Svenska Kommunförbundet, Stockholm. Svenskt Fastighetsindex (1998) Värderingshandledning. Formler och definitioner. SFI/IPD. Svensson, K., Arremo, J.-O., Bergenudd, C.och Yngve, H (1998) Projektplan för projektet Förvaltningshandlingar 2000 - FH 2000, Rapport. Byggstandardiseringen, Stockholm Svensson, K., Yngve, H., Bergenudd, C., Arremo, J.-O., Forslund, J. och Uhlin, S. (1999) Förvaltningshandlingar 2000. Etapp 1- Inventering, Slutrapport. Byggstandardiseringen, Stockholm Svensson, K., Yngve, H., Bergenudd, C., Sandström, E., Törnqvist, L. (2000) Förvaltningsinformation 2002. Etapp 2- a rekommendationer. Delresultat 1-7, Rapportserie. Byggstandardiseringen, Stockholm TNC, Tekniska Nomenklaturcentralen, (1994) Plan- och byggtermer 1994, TRIGONOM Byggteknik AB, (1996) KTH Planeringsunderlag. Yngve, H. et al (1999) Förvaltningsresultat ur kund och utförarperspektiv - Principer för förvaltningsklassifikation, Rapport 20. Svensk Byggtjänst.

54(63) Bilaga 1, Översikt över Fastighetssektorns rekommendationer för förvaltningsinformation Översikt över resultatet från etapp 2 av projektet Förvaltningsinformation 2002 FI 2002-projektets utgångspunkter Projektets syfte Syftet definierar och sätter ramar för projektet och utgör utgångspunkt för det arbete som görs. Det bidrar också till att behålla fokus under arbetet. FI 2002-projektets syfte är att skapa bättre förutsättningar för Sveriges fastighetsbransch(fmverksamheten) att utnyttja IT:s potential och därmed på ett avgörande sätt medverka till effektivare FMarbete och ökad kundnytta. Projektets strategi Strategien definierar det tillvägagångssätt eller den metodik som används för att uppnå projektets syfte. Den kan också ses som en beskrivning av vilka resultat som projektet skall åstadkomma. FI 2002-projektets strategi är att utveckla en branschgemensam och stabil infrastruktur för frekvent använd FM information samt att med utgångspunkt från denna utveckla anvisningar, rekommendationer standarder mm för hur information i olika dokument och datoriserade informationssystem skall struktureras och redovisas. Projektets vision Visionen ger en samlad bild av en önskad framtid vad gäller informationshantering inom FMverksamheten. FI 2002-projektets vision kan sammanfattas enligt följande. FM-branschen har en effektiv informationshantering som bygger på en standardiserad infrastruktur för hantering av information som följer förvaltningsobjektet och dess användning under hela dess livscykel. Detta ökar kundnyttan och möjliggör bl a högre verksamhetskvalitet och ett större hänsynstagande till miljöaspekter, vilket leder till lönsammare fastighetsföretag. Infrastrukturen är anpassad till den internationella utvecklingen vilket bl a underlättar informationsutbytet med företag i andra länder.

55(63) FI 2002-projektets genomförande Projektets etappindelning Projektet Förvaltningsinformation 2002 beskrivs i sin helhet i projektplan daterad 1998-11-18 [Svensson m fl, 1998). FH 2000-projektarbet planeras omfatta totalt cirka fyra år och fyra etapper, som samtliga även kommer att generera direkt tillämpliga delresultat som anvisningar, mallar, checklistor m m. Etappindelningen kan beskrivas enligt följande. Etapp 1 Inventering bestod huvudsakligen av en inventering av branschens krav och behov, goda lösningar, externa projekt, informationskällor och experter som kan stå till projektets förfogande. Resultatet från etapp 1 ska utgöra en gemensam plattform för det fortsatta arbetet. För denna plattform är gemensamma grundläggande utgångspunkter och en helhetssyn viktiga delar. Etappen är avrapporterad 1999-10-23 [Svensson m fl, 1999]. Etapp 2 Analys och resultat består av fortsatt analys och vidareutveckling av resultaten från etapp 1 i samverkan med branschen. Arbetet resulterar i förslag till modeller, strukturer, mallar och andra resultat som kan stödja och effektivisera informationshanteringen i FM-arbetet. Arbetet i etapp 2 innebär en ökad fokusering på de konkreta delarna av projektarbetet. I viss omfattning kan implementeringsarbete göras redan i denna etapp. Etappen är avrapporterad i rapportserie innehållande sju rekommendationer för förvaltningssektorns förvaltningsinformation daterade 00-10-19 [Svensson m fl, 2000]. Etapp 3 Tillämpning och test omfattar planering och genomförande av tillämpning, test och vidareutveckling av de preliminär rekommendationer som utvecklats i etapp 2 av FI 2002-projektet. Etapp 4 Sammanfattning och implementering omfattar fastställande av en branschgemensam infrastruktur för fastighetsinformation och framtagande av anvisningar, rekommendationer, standarder m m som ska underlätta dess implementering i fastighetsbranschen. Grundläggande synsätt som bör karaktärisera projektarbetet Helhetssyn. Projektet utgår från FM-begreppet som står för ett samordnat stöd åt kundens (utrymmesanvändarens) primära verksamhet. Stödja utan att styra Vara framtidsinriktat Tillgodose olika aktörers informationsbehov Stödja olika ledningssystem i företaget Samordning med internationell utveckling Konkreta mål - delprojekt På vägen mot FI 2002-projektets vision har ett antal konkreta mål identifierats. Målformuleringarna är konkretiseringar av projektets syfte. Målen definierar styrparametrar inom ramen för projektets vision. Målen är avsedda att vara realistiska, konkreta och mätbara och har formulerats så att det är möjligt att verifiera att de har uppnåtts. Målen behandlar olika frågeställningar och vart och ett av dessa mål utgör kärnan i ett delprojekt.

56(63) Resultat av etapp 2 - Infrastruktur för FM-information Nedan beskrivs några grundkomponenter i FI 2002-projektets förslag till infrastruktur för FMinformation ( Fastighetssektorns rekommendationer för förvaltningsinformation ). Grundläggande modeller Utgångspunkt för alla modeller är systemsynsättet eller helhetssynsättet som innebär att man koncentrerar sig på helheten snarare än detaljer. Tre typer av modeller har frekvent använts i projektet, nämligen processmodeller, verksamhetsmodeller och produktmodeller. Processmodeller: Mängden processer och sambanden mellan dessa beskrivs av processträd och processkarta. Den s k IDEF 0-notationen tillämpas vid beskrivning av processernas innehåll. Notationssättet har blivit praxis i pågående utvecklings- och standardiseringsarbeten. Ett generellt processmönster tillämpas som innebär att följande fyra delar normalt återfinns i varje process; primärverksamhet, planering, genomförande och styrning. En övergripande processmodell tillämpas i specifika modeller för olika kärnprocesser. Verksamhetsmodeller: Utgångspunkt för verksamhetsmodellerna är processynsättet d v s att fokusera på verksamhetens resultat och därmed på kunden och på arbetsflödet oberoende av verksamhetens hierarkiska organisation. Verksamhetsmodellerna är strukturerade utifrån olika medverkande intressenter. Därmed kan de visualisera verksamhetens syften och mål. Verksamhetsmodellen är samanhållande för övriga modeller genom att de kopplar ihop verksamhet, processer, organisation, intressenter, information och IT. Olika vyer ger möjlighet att se olika aspekter på FM-verksamheten. Produktmodeller (objektmodell): Produktmodellerna är STEP/IFC-baserade dvs standardiserade. De skall kunna användas vid beskrivning av byggnaden utifrån tre olika vyer. 1. Vid beskrivning av kundens/verksamhetens krav och behov med utgångspunkt från verksamhet och omgivning. 2. Vid beskrivning av byggnaden som ett utrymmessystem dvs användarens syn på byggnaden som en samling av funktionella utrymmen. 3. Vid beskrivning av fysisk byggnad och tekniska system dvs teknikerns/ingenjörens syn på byggnaden som en samling tekniska system.

57(63) Andra grundläggande strukturer i arbetet Följande begrepp och tankemönster är viktiga utgångspunkter för modellerna ovan och för hela FI 2002-arbetet. FM-begreppet och det därmed förknippade synsättet som innebär att fastighetsförvaltningsverksamheten är den kontinuerliga ledningen och genomförandet av arbetet med att tillhandahålla och samordna verksamhetsutrymmen inklusive utrustning och stödtjänster i samverkan med den nyttjande organisationens olika delar och verksamheter på ett sätt som tillfredställer kunden (primärveksamheten) och ger bäst nytta för pengarna. I de visioner och mål som utgör utgångspunkt för fastighetsföretagets verksamhet omfattar en bred målstruktur. Externa organisationsmål utgår i huvudsak från omgivningens krav och förväntningar medan interna organisationsmål är mera relaterade till företagets interna processer och resurser. Livscykelsynsätt på byggprodukter där en ny generation av byggprodukter har sin utgångspunkt i existerande (tidigare generationer) byggprodukter. Att behov och krav från alla tre beslutsnivåerna i en organisation (strategisk, taktisk och operativ) skall tillgodoses.

58(63) Sektorgemensamma rekommendationers grundstrukturer Rekommendationerna skall kunna läsas var för sig men de ingår i en helhet som tillsammans skall utgöra en redovisning av FI 2002-projektets infrastruktur för FM-information. Bilden nedan är ett försök att sammanfatta flera olika grundläggande utgångspunkter som beskrivits ovan och som genomsyrar hela FI 2002-projektet. resultat Ändamålsenliga utrymmen Processer åstadkommer Underhållna och städade utrymmen som ger stöd åt Kunden Tillhandahålla utrymme Inneklimat Försörjda utrymmen Fastighetsanknutna tjänster Säkra utrymmen Verksamhetsanknutna tjänster Inredda och utrustade utrymmen Organisationsanknutna tjänster Personanknutna tjänster

59(63) De tre kärnprocesserna som affärsprocesser Genom tillämpning av flera av de grundläggande synsätt som beskrivits i text och i bild ovan på de tre kärnprocesser som fokuserats i etapp 2 av projektet har dessa i en matrisstruktur beskrivits som affärsprocesser. I alla tre processerna är utrymmet ett centralt objekt. I kärnprocess 13 Upplåta, hyra ut handlar det om att hyra ut ett utrymme som passar en kunds behov. I kärnprocess 12 Planera och genomföra förändringar handlar det om att på lämpligt sätt anpassa ett utrymme till ett visst behov hos kunden. I kärnprocess 21 Tillhandahålla fastighetsanknuten service handlar det om att leverera service som är kopplad till utrymmen. I alla tre kärnprocesserna handlar det om att erbjuda kunden (primärverksamheten) en tjänst eller lösning som passar kundens specifika behov. Det handlar också om att bygga upp en kundrelation för att vinna och behålla en kund. Process Funktion /skede Kundens behov börvärde Erbjuda lösning ärvärde börvärde Realisera lösning ärvärde Kärnprocess 13 Upplåta/hyra ut Hur kan utrymmet användas? Affärsrelationens kvalitet/innehåll Kontraktering/ kundvård Kärnprocess 12 Planera och genomföra förändringar Kärnprocess 21 Tillhandahålla fastighetsanknuten service Informationsbärare/ klassifikation/ objektmodellering Hur behövs utrymmet? (verksamhetsbeskrivning) Vilket servicebehov finns? Funktionella utrymmen Kvalitet hos utrymme Utrymmets utformning (utrymmesprogram) Sätt att genomföra servicen Funktionella utrymmen Kvalitet hos utrymme Utrymmets principiella konstruktion (byggprogram) Leverera service Fysiska byggnadsdelar Var och en av de tre kärnprocesserna (matrisens tre mittrader) indelas i tre skeden (matrisens tre högra kolumner); skede 1: Kundens behov definieras, skede 2: Kunden erbjuds en lösning och skede 3: Lösningen realiseras. I skede 1 kan jämföras med skede 2 i form av börvärde med ärvärde och på motsvarande sätt kan skede 2 jämföras med skede 3.

60(63) 7 rekommentationer till struktur för förvaltningsinformation Resultatet av etappen två av FI 2002-projektet, förslag till fastighetssektorns rekommendationer för förvaltningsinformation, beskrivs i en skriftserie i sju delar med en rekommendation i varje del enligt följande. 1. Processhandbok 2. Informationshandbok 3. Produktmodeller och klassifikation 4. Ordlista 5. Programarbete och erfarenhetsåterföring 6. Drift- och underhållsinformation 7. Kvalitetssäkrad uthyrning I följande text sammanfattas var och en av de sju rekommendationerna. 1. Processhandbok Processynsätt och processmodellering för FM Målgrupp : IT-ansvariga, kvalitets- och miljöansvariga, processansvariga, processteam, företagsledning och verksamhetsansvariga. Syfte : Att ge stöd vid införande av informationssystem, kvalitetssystem, system för verksamhetsstyrning, miljöledning, förbättringsarbete osv där processanalyser kan tillämpas. Innehåll : Handboken ger grundläggande kunskap om processer, processorientering och bakomliggande synsätt. Den beskriver därefter en generell processtruktur för hela FM-området samt i detalj de tre konkreta kärnprocesser som fokuseras i FI 2002- projektet. Branschnytta Ökar kunskapsnivån om verksamhetsstyrning, processer och processorienterat arbetsätt. Presenterar en generell processmodell som kan tillämpas för alla FM-processer. Ger en generell FM-processkarta och konkreta processmodeller som utgångspunkt för egna analyser. Ger exempel på hur användning av moderna modelleringsverktyg kan underlätta arbetet. 2. Informationshandbok Rekommendationer och krav avseende informationsbehov och informationssystem Målgrupp : IT-ansvariga, kvalitetsansvariga, processansvariga, processteam, företagsledning leverantörer av informationsstöd och informationssystem. Syfte : Att sammanfatta informationsbehovet främst ur fastighetsföretagets, FM-organisationens eller hyresgästernas/brukarnas perspektiv och att sammanfatta viktiga krav på informationssystem.

61(63) Innehåll : Beskriver, med utgångspunkt i FM-verksamhetens syfte, innehåll och organisatoriska sammanhang, informationsbehov och informationskrav, både generellt och specifikt för tre prioriterade kärnprocesser. Beskriver vidare, med utgångspunkt från informationsanalysen, viktiga aspekter och krav på informationssystem i det enskilda fastighetsföretaget. Informationssystemanalys per kärnprocess/ prioriterat tillämpningsområde Branschnytta Ökar kunskapen om fastighetsföretagets informationsbehov och bidrar därmed till utvecklingen av bättre informationssystem. Ger konkreta råd för utformning informationsstrategi och informationssystemstrategi. Ger branschen bättre beställarkompetens vad gäller utveckling och upphandling av informationssystem. 3. Produktmodeller och klassifikation Rekommendationer och krav avseende samverkan mellan informationssystem Målgrupp : Leverantörer av branschstandarder, informationsstöd och informationssystem, ITansvariga, kvalitetsansvariga samt processansvariga och processteam. Syfte : Att sammanfatta fastighetssektorns krav på informationsstrukturer i form av produktmodeller med samverkande klassifikation i syfte att på verka andra aktörer på IT-området. Innehåll : Beskriver nyttan med, behovet av och specifika krav på två verktyg som är absolut nödvändiga för en ändamålsenlig informationsintegration inom fastighetssektorn. Branschnytta Ökar kunskapen om informationsstrukturer och klassifikationsbehov. Bidrar till utvecklingen av de-factostandarder och branschgemensam systematik som utgör viktiga inslag i dagens och morgondagens informationssystem, t ex IFC och BSAB 96. Ger branschen möjlighet att använda två verktyg som på ett helt avgörande sätt kan effektivisera informationshanteringen i branschen. Ger möjlighet att på ett avgörande sätt påverka den internationella utvecklingen inom området. 4. Ordlista Förslag till terminologi för fastighetssektorn Målgrupp : Hela fastighets- och byggsektorn. Syfte: Att medverka till en mer enhetlig terminologi inom fastighetssektorn genom att ge förslag till definitioner av centrala begrepp/termer inom fastighets/fm-området. Ordlistan kommer också att ingå en kontinuerligt uppdaterad och sökbar databas som publiceras via Internet på www.byggtjanst.se/term. (Lösenord begärs separat via e-post!) Innehåll : Beskriver kort terminologisamordningens bakgrund och metodik. Redovisar därefter en ordlista med ca 250 termer och definitioner av dessa samt en översikt över svenskt, europeiskt och internationellt terminologiarbete.

62(63) Branschnytta Bidrar till en mera enhetlig terminologi inom bygg- och fastighetssektorn som på sikt förenklar informationsutbyte och jämförelser. Bidrar till att fastighetssektorns terminologi harmoniseras med pågående internationell standardisering. Bidrar till att terminologin inom bygg- och fastighetssektorn samordnas internt och nationellt med andra angränsande utvecklingsarbeten. 5. Programarbete och erfarenhetsåterföring Skapa, ordna och använda information vid programarbete och erfarenhetsåterföring Målgrupp : Kunder/brukare, lokalförsörjare, byggherre, förvaltare, lokalplanerare, programskrivare, projektörer/konsulter Syfte : Att ge stöd i utvärdering av lokalnyttjande och erfarenhetsåterföring från förvaltning samt i programarbetet så att kundens, byggherrens/ägarens och förvaltarens/fm-leverantörens krav på information under hela livscykeln tillgodoses. Innehåll : Beskriver mallar och checklistor för erfarenhetsåterföring och programarbete baserade på den grundläggande klassifikation av förvaltningsresultat och hur dessa ändamålsenligt kan tillämpas i bygg- och fastighetssektorns informationssystem. Branschnytta Lägger grunden för bättre informationsöverföring från verksamheten till byggande, förvaltning och användning. Gör det möjligt att bättre kontrollera att verksamhetens krav på utrymmen och byggnadsverk blir tillgodosedda. Bidrar till effektivare programarbete baserat på en klarare arbetsfördelning och på bl a ett strukturerat sätt att formulera funktionskrav på utrymmen. Bidrar till utvecklingen av nya upphandlingsformer. 6. Drift- och underhållsinformation Skapa, ordna och använda drift- och underhållsinformation Målgrupp : byggherrar, förvaltare, driftpersonal, leverantörer av fastighetsanknuten service, installationskonsulter/ projektörer samt installationsentreprenörer/leverantörer Syfte : Att skapa en branschstandard för innehåll och utformning av drift- och underhållsinformation och att säkerställa att informationsbehovet från projektering och byggande till drift och underhåll tillgodoses och vise versa. Innehåll : Rekommendationen visar hur drift- och underhållsinformationen kan struktureras i enlighet med den grundläggande klassifikation - förvaltningsresultat - som utgör en röd tråd genom hela projektet. Detta innebär bl a att de grundläggande funktionskraven (för t ex inneklimat, försörjning och säkerhet) ligger till grund för drift- och underhållsstrategier, drift- och under-

63(63) hållsinstruktioner och för att ställa funktionskrav vid upphandling och vid kontroll av genomförande. Vidare att informationen i t ex ritningar, modeller, beskrivningar och instruktioner kan struktureras och selekteras enligt denna struktur (utöver t ex den traditionella byggdelsstruktur). Branschnytta Bidrar till ökat kvalitet i drift- och underhållsleveranser genom en mera resultat- och kundorienterad struktur. Bidrar till en helhetssyn på drift- och underhåll genom att ett teknisk synsätt kopplas till en övergripande verksamhets- och kvalitetsstyrning. Bidrar till att dokumentation lättare kan utbytas vid t ex ägarbyte. 7. Kvalitetssäkrad uthyrning Skapa, ordna och använda information vid inhyrning och uthyrning Målgrupp : företagsledning, personer som arbetar med utveckling av företagets utbud av produkter och service och med marknadsföring, förvaltare eller motsvarande som ansvarar för uthyrning och kundvård, kvalitets- och miljöansvariga. Lokalförsörjare och personer som svarar för inhyrning av lokaler. Syfte : Att visa hur företag kan utveckla och kvalitetssäkra sin uthyrningsverksamhet eller hur hyresgäster kan kvalitetssäkra sin inhyrning med hjälp IT och verksamhetsstyrning där processynen är en viktig del. Att visa hur den grundläggande förvaltningsresultatstrukturen utgör underlag för att beskriva krav på lokal (krav/egenskapsprofil). Innehåll : Beskriver uthyrning som fastighetsföretagets övergripande marknadsförings-, försäljnings- och kundvårdsprocess och tillhandahåller mallar för kvalitetssäkrad inhyrning och uthyrning. Ger exempel på hur dagens hyreskontrakt kan kompletteras med krav som medverkar till att utveckla affärsrelationen mellan parterna. Branschnytta Bidrar till att utveckla relationerna mellan hyresvärd hyresgäst. Ger en arbetsmodell / mall för att beskriva och kvalitetssäkra uthyrning/inhyrning. Sammanfattning av rekommendationerna 1 till 7 Nyttan av de sju olika rekommendationerna kan sammanfattas enligt följande. Dokumenten 1-4 är branschanvisningar som på olika sätt kan vara underlag för (till nytta i) det enskilda fastighetsföretagets eget arbete med att utveckla sin verksamhet och sina informationssystem. Dokumenten 5-7 är branschanvisningar som visar och exemplifierar hur beskrivningarna/anvisningarna i dokumenten 1-4 kan tillämpas i tre olika kärnprocesser vilka i sin tur kan vara underlag för det enskilda företagets utveckling av t ex system för verksamhetsstyrning, kvalitetssystem, informationssystem och andra interna anvisningar eller stödrutiner.