Regionservice Huvudkontor Johanna Löthberg Upphandlingsstrateg 046-675 31 86 Johanna.lothberg@skane.se Rapport Datum 2015-05-13 Version 1 Dnr 1402146 1 (9) Rapport utredningsuppdrag från servicenämnden 2015-03-19 till servicedirektören 1 Utredningsuppdrag Servicenämnden beslutade 2015-03-18--19 14 att uppdra åt servicedirektören att utreda möjlighet och konsekvenser av att utföra städtjänster i egen regi vid sjukhusområdet i Lund, lasarettet i Trelleborg, Rättspsykiatriskt Centrum samt städtjänster för primärvården och Folktandvården Skåne AB. 2 Grunder städtjänster 2.1 Bakgrund Den utredning som har gjorts har tagit sikte på hur ett återtagande påverkar. Regionstyrelsen fattade 2009-06-09 beslut om att införa Regiongemensam städstandard, diarienummer 0801017, vilken innehåller en miniminivå som kan kompletteras med tilläggstjänster eller frekvensökning om brukarna ser behov av detta. Regiongemensam städstandard har införts succesivt i de olika förvaltningarna och all upphandlad lokalvård har upphandlats i enlighet med Regiongemensam städstandard. Detta har inneburit att Regiongemensam städstandard har implementerats i samband med leverantörsbyte. Därmed har det funnits synpunkter på lokalvården i samband med förändring. Motsvarande synpunkter har inkommit i samband med att Regionservice har infört Regiongemensam städstandard gällande lokalvård utförd med egen personal. Synpunkterna och behoven har lett till att det har tecknats avtal om tilläggstjänster utöver Regiongemensam städstandard. beslutade att konkurrensutsätta den typ av verksamhet som lokalvården utgör. Under de senaste 15 åren har beslut fattats på olika nivåer i enlighet med inriktningsbeslutet. Det senaste beslutet togs av fastighetsoch servicenämnden 2012 när det gäller primärvården i nordvästra, norra och östra Skåne. Upphandlingar som ligger till grund för nuvarande avtal Postadress: 291 89 Kristianstad Organisationsnummer: 23 21 00-0255 Telefon (växel): 044-309 30 00 Fax: 044-309 32 98 Internet: skane.se
2 (9) har genomförts i enlighet med strategin att ha funktionella och kvalitativa krav. I dessa sammanahang har synpunkter framförts från de fackliga organisationerna om att entreprenörerna inte till fullo har erbjudit sin personal heltidstjänstgöring. Regionservice har i samband med övertagandet av försörjningsverksamheten övertagit samtliga avtal inom lokalvård och tillhandahåller denna service till samtliga förvaltningar utom Skånetrafiken. 2.2 Fakta omfattning av vårdnära lokalvård För att se omfattningen av de städtjänster som utförs inom s sjukhusområden finns nedanstående siffror från Landstingsbenchmarking för året 2014. Landstingsbenchmarkingen omfattar mätning och jämförelse mellan 17 landsting, 48 sjukhus och 10 processer där lokalvård är en av de processer som mäts. Omfattningen för primärvården och folktandvården kommer från avtalsuppföljningen. Städyta /år med hänsyn till frekvens Mkvm Kostnade r städ Mkr Antal kvm Avtalspart Område Trelleborg 23 000 ISS 5,9 5,5 226 Lund 000 Sodexo 52,9 48,8 Sodexo * 18,2 Norra Skåne & FTV 113 000 Sydvästra Skåne 97 000 Förenadeservice * 22,7 Landsdomaren 30 000 ISS * 12,0 Landskrona 20 500 Sodexo 3,8 3,7 Orup 9 000 Sodexo * 1,7 Mellersta Skåne 60 000 Sodexo * 13,5 Entremattor Fönsterputsning Helsingborg 96 500 Egen 19,2 20,5 Hässleholm 29 000 Egen 5,9 9,1 Kristianstad 105 500 Egen 16,7 22,8 Malmö 203 000 Egen 40,1 52,5 Ystad 39 500 Egen 8,3 10,3 Ängelholm 51 500 Egen 10,0 13,1 RPC 12 700 * *
3 (9) 2.3 Kvalitetsmätningar INSTA 800, en nordisk standard som används för mätning och utvärdering av städkvalitet, har succesivt införts inom både vad gäller upphandlade avtal och lokalvård i egen regi. Mätningarna har resulterat i flera kvalitetshöjande åtgärder både i egen och i leverantörernas regi. Mätningarna visar var i lokalerna som eventuella brister finns och åtgärder planeras därefter. Städkrav anpassas till verksamheten som bedrivs i lokalerna (kvalitetsstyrd städning), personal med kunskapsluckor utbildas och anpassad städutrustning införskaffas. Preliminär rapport från mätning 2015 indikerar att standarden på städ hos leverantör motsvarar standarden på den i egen regi. Dansk hygienstandad 2451:10 har införts under 2014 som mätmetod för hela städprocessen. Vid de mätningar som utförs på lokalvården mäts först enligt dansk hygienstandard och sedan enligt INSTA800. Dansk hygienstandard, som har de hårdare kraven, är den som ska uppfyllas för att utförandet ska anses godkänt. 2.4 Marknadssituation På marknaden för städtjänster finns många olika aktörer allt från renodlade lokalvårdsföretag till företag som tillhandahåller hela FM-konceptet. Vårdens hygienkrav och övriga förutsättningar för att utföra lokalvård gör att många städ- och serviceföretag inte lämnar anbud. I de senaste upphandlingarna har fem (5) företag lämnat anbud och Sodexo, ISS och Förenadestäd är våra nuvarande entreprenörer. Inom området FM-tjänster finns idag fyra potentiella externa leverantörer för. Vissa av våra entreprenörer har erfarenheter från andra delar av världen att leverera FM-tjänster till vården. Att ha en extern samarbetspartner har i flera fall visat sig vara positivt då det finns möjlighet för ömsesidigt lärande och utveckling. 2.5 Tjänsteutvecklingsarbete Regionservice arbetar utifrån att säkerställa en jämn kvalité i tjänsteleveranserna. Utöver detta finns önskemål om att tillföra nya tjänster för att frigöra vårdresurser att leverera vård. När avtal går ut finns ett möjlighetsfönster att genomföra förändringar oavsett om avtalet ska upphandlas på nytt eller om det ska återtas i egen regi. Dessa justeringar i avtalen mot extern part eller den interna leveransen kan vara oerhört viktiga för förändringsarbetet. Det är viktigt att det finns
4 (9) utrymme och resurser med rätt kompetens att tillgå från både Regionservice och berörda kunder i samband med förändringsarbete. 2.5.1 Servicevärdar Vid Servicenämndens möte i april 2015 presenterades servicevärdskonceptet vilket har motagits positivt från SUSförvaltningsledning vilka ser en möjlighet att frigöra tid för vårdanställd personal. Erfarenheten från andra landsting visar att den typ av vårdnära servicetjänster som ska utföras av servicevärdarna kan kombineras med lokalvårdsutförande. Det finns olika utmaningar vid införandet av servicevärdar beroende på om vi gör detta med lokalvården i extern eller egen regi. Vid extern drift måste hänsyn tas till vad som är avtalat och vilka gränsdragningar som har gjorts vid upphandlingen. En extern leverantör kan vara en fördel vid rekrytering av personal. Kompetensutveckling och kompetenskrav behöver hanteras i samband med att införa nya tjänster. Vid drift med egen personal är förhandling av förändrade tjänster så väl med individer som de fackliga organisationerna något som behöver tas med i planeringen. 3 Möjligheter och konsekvenser 3.1 Sjukhusområdet i Lund Lokalvård och andra FM-tjänster ingår idag i det avtal Regionservice har med Sodexo för sjukhusområdet i Lund. Avtalet gäller till och med 2016-08-31 och kan inte förlängas. Avtalet innehåller optioner vilka har kunnat avropas under avtalstiden. Optionerna har varit till gagn för Regionservice verksamhetsutveckling under de senaste åren. Bland annat kan nämnas avrop av FM-tjänst till den administrativa byggnaden på Kioskgatan 17-21 och tjänster i vården för att hantera övergången till nytt måltidsavtal i Lund. Vid mätningar enligt INSTA800 och Dansk standard är det ingen skillnad i kvalité på den lokalvård som utförs i egen regi och den som utförs av leverantör. Vid drift i egen regi kommer möjligheten att jämföra två likvärdiga omfattningar på tjänster i olika driftsformer, sjukhusområdet i Lund och sjukhusområdet i Malmö, att försvinna. Egen regi kommer att kräva stora arbetsinsatser samt rekrytering av chefer. Inköp behöver genomföras av städmaterial och maskiner då dessa idag ägs av den externa entreprenören. Bland annat följande kommer behöva anskaffas:
5 (9) Städmaskiner Städvagnar Övrig städutrustning 3.1.1 Extern entreprenör Eventuell upphandling behöver påbörjas snarast. Senast Lund upphandlades påbörjades upphandlingen 3 år före avtalsstart. I maj 2015 är det 15 månader kvar till nytt avtal ska driftsättas. Med tanke på omfattningen behöver det finnas ledtid att hantera ett eventuellt leverantörsbyte oavsett driftsform. 3.2 Sjukhusområdet i Trelleborg Den nuvarande driften av sjukhusområdet i Trelleborg har ett avtal som gäller till och med 2016-02-29 utan möjlighet till förlängning. Vid drift i egen regi kommer det finnas behov av att köpa in städutrustning då denna i dag ägs av leverantören som utför tjänsterna. Bedömningen är att städutrustning kan avropas via befintliga avtal eller direktupphandlas. Likaså behöver ledningsstrukturen klarläggas. 3.2.1 Extern entreprenör För sjukhusområdet i Trelleborg behöver nytt avtal tecknas i december 2015 för att säkra leveranserna. Detta innebär att det inte finns några marginaler för oförutsedda händelser i denna upphandling och att resurser behöver avsättas omgående för genomförandet inom utsatt tid. RPC, Rättspykiatriskt centrum, kan ingå som en option i upphandlingen. Optioner innebär en möjlighet att avropa men inga skyldigheter. 3.3 Rättspsykiatrisk Centrum,(RPC) Trelleborg Det rättspsykiatriska centrum som är under uppbyggnad i Trelleborg har speciella behov när det gäller de lokalvårdstjänster som ska utföras där med tanke på patienternas speciella situation. Behoven är ännu inte klarlagda men diskussioner pågår mellan Regionservice och Skånevård Sund. Vid drift i egen regi med FM-tjänsterbjudande och multiskilling tjänster för personalen på motsvarande sätt som Psykiatrin på Landsdomaren i Lund skulle jämförelser mellan drift i extern och intern regi vara möjligt.
6 (9) 3.4 Gemensamma förutsättningar Trelleborg och RPC Trelleborgs sjukhusområde och Rättspsykiatriskt centrum motsvarar storleksmässigt Ystad lasarett när det gäller ytor. Med tanke på storleken finns fördelar om driftsformen är lika för sjukhusområdet i Trelleborg och RPC. Ett återtagande i egen regi kommer att kräva en anställning av ny chef för området omgående. Att rätt person rekryteras är viktigt för att främja nöjda kunder och trivsel hos personalen. 3.5 Folktandvården och Primärvården I detta sammanhang menas med primärvården; vårdcentraler, psykiatrimottagningar, habiliteringsinrättningar, palliativ vård, distriktssköterskemottagning, barnavårdcentraler, mödravårdscentraler och administrativa enheter utanför sjukhusområdena. Folktandvården är den verksamhet som idag bedrivs inom Folktandvården AB. Avtalen för primärvården och folktandvården omfattar 350 enheter. De enheter som ligger inne på ett sjukhusområde omfattas av den driftsform som gäller för sjukhusområdet. Vid drift i egen regi av hela eller delar av städningen på primärvårds eller folktandvårdsenheter finns flera stora utmaningar med den geografiska omfattning som åtagandet har. Städningen på varje enhet ska göras varje dag och motsvarar generellt en begränsad del av dag (2-3 timmar). Kundönskemålet är att städningen ska utföras utanför öppettider för minimal verksamhetspåverkan. Möjligheten att erbjuda utförande personal heltidstjänstgöring eller sammanhängande tjänstgöring under dagtid är därmed starkt begränsad. Extern entreprenör kan ofta erbjuda sin personal heltid i och med de också har uppdrag utanför. I det fall Regionserviceanställd personal ska utföra lokalvården hos folktandvården och primärvården ska de erbjudas heltid enligt Region Skånes personalpolicy. Heltidtjänstgöringen kommer att påverka schemaläggningen av lokalvården. Risken är att vissa enheter blir städade under öppettid vilket är en försämring mot idag. Städningen förläggs idag utanför öppettid för att möjliggöra ett optimalt nyttjande av lokalerna och högre tillgänglighet för patienter. Hanteringen av tvätt av städmaterial kommer att behöva lösas vilket kan leda till ökat transportbehov, behov av ombyggnad för att kunna tvätta på plats alternativt att upphandling sker av tillhandahållande av rent städmaterial. Smutsiga personaltextilier kan ligga i en vecka, städmaterial ska tvättas inom 48 timmar vilket, om det inte ska tvättas på plats, innebär transport till och från lokalerna minst tre gånger per vecka.
7 (9) Det kommer också att finnas ett behov av att förflytta personalen mellan orterna i poolbilar eller motsvarande vilket blir fördyrande. Nuvarande städorganisationer inom egenregin är koncentrerade till sjukhusområden. Ett övertagande av städningen inom folktandvården och primärvården skulle innebära en mycket utspridd organisation där avståndet mellan arbetsledning och städpersonal skulle bli betydligt större än vad som gäller för egenregin idag. Funktioner som arbetsledare, utbildning, kontroller mm skulle behöva byggas ut. Extern regin har möjlighet till närhet till sin personal vilket också har visat sig var viktigt för trivseln för medarbetarna. Innan extern lokalvårdsleverans infördes var viss lokalvårdspersonal stationerad hela sin arbetstid vid enheterna och där varje enskild enhet ansvarade för materialhantering och -anskaffning, arbetsledning mm. Denna modell skulle innebära att förvaltningarna och Folktandvården Skåne AB tar ansvaret för lokalvårdspersonalen. Detta alternativ skulle dock innebära mycket stora kostnadsökningar. Uppskattad besparing vid övergången till de upphandlade avtalen var att kostnaderna sänktes med cirka 25 %. Planering för och ersättning av personal vid kort- och långtidsfrånvaro blir omfattande för en verksamhet som är geografiskt spridd, så som den är för primärvårds- och folktandvårdsenheter. För vårdcentralerna bland annat i Malmö utgick personal från sjukhusområdet och körde runt på de olika enheterna och utförde städningen. Då omfattningen på uppdragen är många enheter innebär detta att inköpsbehoven kommer vara av den omfattningen att upphandling kan behöva göras av följande: Städmaskiner Städvagnar Övrig städutrustning Utöver detta kommer också poolbilar behöva avropas på befintligt ramavtal. 3.5.1 Extern entreprenör För primärvården finns idag tre olika avtal som upphör under 2016 och 2017 alla med möjlighet till förlängning. Norra Skåne & FTV ursprungligt avtalsslut 2015-08-31 o Möjlig förlängning t.o.m. 2017-08-31 Sydvästra Skåne ursprungligt avtalsslut 2016-09-30 o Möjlig förlängning t.o.m. 2018-09-30 Mellersta Skåne ursprungligt avtalsslut 2017-11-30 o Möjlig förlängning t.o.m. 2019-11-30
8 (9) I de gällande avtalen finns möjlighet till förlängningar som gör det möjligt att få önskvärda ledtider för genomförande av upphandlingar. Folktandvården som bolagiserades 2014-01-01 är en stor kund när det gäller lokalvård. Deras medverkan i kommande upphandlingar är en fråga som utreddes i samband med bolagiseringen. Folktandvården har som majoritetsägt aktiebolag en skyldighet att upphandla enligt LOU. Genom de beslut som fattades när det gäller kommande upphandlingar som Folktandvården kan vara inkluderade i har Regionservice och Koncerninköp ett ansvar att säkerställa att de kan delta i en samupphandling av tjänsterna. Folktandvården blir i dessa upphandlingar en egen avtalspart mot leverantören efter genomförd upphandling. De nuvarande avtalen har goda möjligheter till förlängning vilket gör att det finns tid att genomföra kvalitativa upphandlingar på ett förtjänstfullt sätt. Det rättsläge som föreligger med Folktandvården gör det lämpligt att upphandla. Vid en eventuell kommande upphandling är det lämpligt att se över vad som ska ingå i upphandlingen, dvs vilka tjänster och hur det ska delas upp geografiskt och vilken kravnivå som ska gälla och vilka möjliga tilläggstjänster som ska kunna hanteras och hur dessa ska prissättas och utvärderas. 3.6 Ekonomi Ekonomiska konsekvenser av ett återtagande i egen regi bedöms vara fördyrande då benchmarking resultatet är entydigt i att städleveranser i extern regi är billigare än de i egen regi vid jämförelser mellan sjukhusområdena. När det gäller städtjänster för folktandvården och primärvården så är bedömningen att kostnaderna kommer att öka avsevärt i samband med ett återtagande i egen regi. 4 Upphandlingsinformation 4.1 Ledtider Framtagande av förfrågningsunderlag för städtjänster är beroende av storleken på upphandlingsobjektet. Även om området är väldokumenterat krävs en inventering av tillkommande och bortfallande behov vilket innebär att det tar tid att få fram ett förfrågningsunderlag. Annonseringstiden är lagstadgad och utvärdering, tilldelningsbeslut och avtalsspärr måste hanteras. Följande är generella ledtider för olika upphandlingsfaser:
9 (9) Förfrågningsunderlag 4-12 månader Annonseringstid 7 veckor Utvärdering 2-6 veckor (beror på utvärderingsmodell) Avtalsspärr ca 2 veckor Ev. Överprövning 2-6 månader Övergång till ny leverantör 3-6 månader Sammantaget 11-27 månader 4.2 Omförhandlingsbegränsningar En av utmaningarna med upphandlingslagstiftningen är att omförhandlingsmöjligheterna under gällande avtal är begränsade, dels av vad som står i upphandlingsunderlaget, dels av lagstiftningen som inte tillåter väsentliga förändringar. Sammanfattning Det finns både positiva och negativa konsekvenser av ett återtagande i egen regi. Till de negativa hör ökade kostnader, framför allt för städtjänster som utförs utanför sjukhusområdena. Arbetsinsatsen av att gå över från extern driftsform till intern driftsform innebär stora arbetsinsatser av personal med annan kompetens än de som arbetar med upphandling. Att mista externa samarbetspartner att driva gemensam utveckling med är en ytterligare negativ konsekvens. Då det finns begränsningar i att förändra ingångna avtal är flexibilitet att göra förändringar i levererade tjänster en positiv möjlighet av egen regi. Även möjligheten att styra fortbildning av personalen är positivt. Att ha en blandning mellan leverans i egen regi och extern regi när det gäller städtjänster och FM-tjänster ger och Regionservice en möjlighet att säkra leveranserna till vården i både kvalitativt som kvantitativt syfte. Att säkerställa att Regionservice kan ge vården den avlastning vården har behov av i rätt tid med optimal kvalité. Flexibilitet är viktigt oavsett driftsform för att möta vårdens behov. Med rätt utformning på upphandlade avtal ges möjlighet för Regionservice att lära sig av leverantörernas erfarenheter vilka kan bidra till att utveckla Regionservice leveranser oavsett driftsform.