Utbildningsnämndens arbetsutskott 7 Utdrag ur PROTOKOLL 2017-01-31 Särskild granskning vuxenutbildningen Beslut Arbetsutskottet föreslår utbildningsnämnden besluta att godkänna rapporten Särskild granskning- registrering och uppföljning i vuxenutbildningen. att muntlig återrapportering av arbetet med utvecklingsområden ska ske vid utbildningsnämndens sammanträde i april 2017. Yrkande Björn-Owe Björk tilläggsyrkar att muntlig återrapportering av arbetet med utvecklingsområden ska ske vid utbildningsnämndens sammanträde i april. Propositionsordning Ordförande Björn-Owe Björk finner att arbetsutskottet bifaller utsänt förslag till beslut samt Björn-Owe Björks tilläggsyrkande. Ärende Muntlig information från verksamhetscontroller om utvecklingsområden och arbetet runt detta. En redaktionell ändring ska göras för att förtydliga tabellen på sida Tjänsteskrivelse 2017-01-19 och rapport har varit utsänd.
Sida 1 av 3 Handläggare Tjänsteskrivelse Diarienummer Datum Verksamhetscontroller 2017-01-19 Rev. 2017-02-06 Utbildningsnämnden Särskild granskning- registrering och uppföljning i vuxenutbildningen Förslag till beslut Utbildningsnämnden beslutar att godkänna rapporten särskild granskning- registrering och uppföljning i vuxenutbildningen, samt att muntlig återrapportering av arbetet med utvecklingsområdena i rapporten ska ske vid utbildningsnämndens sammanträde i april 2017. Sammanfattning Under hösten 2016 har en granskning genomförts av registrering och uppföljning i vuxenutbildningen. Intervju, genomgång av studeranderegistreringssystemet och dokumentstudier har varit underlag för granskning och bedömning. Vid granskningen har ett antal utvecklingsområden identifierats. - Utnyttja kommunens upphandlade registreringssystem utifrån dess potential. - Genomlysa verksamhetens rutiner gällande strukturerande personuppgifter. - Ställa krav på uppföljning vid upphandling av utbildning och i samarbetet med kranskommunerna. - Kommunen bör genomföra effektstudier av vuxenutbildningen och forma system för uppföljning i syfte att få svar på om utbildningen leder till de uppsatta målen för individen. - Verksamheten bör ta fram en handläggningsordning för att kvalitetssäkra inlämning av betyg och offentlig statistik. Om nämnden beslutar att godkänna rapporten godkänner de samtidigt att den utförda kontrollen av kontrollområdet registrering och uppföljning i vuxenutbildningen i internkontrollplan för kvalitet för utbildningsnämndens verksamheter år 2016 är tillfredsställande. Bakgrund Utgångspunkt för granskningen har varit de krav på uppföljning och kvalitetsarbete som ställs på kommuner och rektorer i skollag och Läroplan för de frivilliga skolformerna (Lpf 94). De frågeställningar som belysts är hur kommunen: - har system för registrering av studerande
Sida 2 av 3 - följer upp de studerandes betygsresultat - följer upp att utbildningen leder till att de studerande fullföljer sina planer på fortsatt utbildning eller arbete - säkrar arbetet med rapportering av offentlig statistik Ekonomisk konsekvensanalys Föreslaget beslut bedöms inte leda till några ekonomiska konsekvenser utöver befintlig budgetram Barnkonsekvensanalys Barnkonsekvensanalys är gjord enligt checklista. Hans Åhnberg Utbildningschef Beslutet ska expedieras till: Akten
Sida 3 av 3 Barnchecklista inför beslut 1. Påverkar beslutet barn? Ja Nej X Enligt FN är alla under 18 år att betrakta som barn Förklara oavsett svar. Uppföljningen och granskningen av utbildningsnämndens fastställda kontrollområden för 2016 syftar till att visa på hur förvaltningen under året arbetat med registrering och uppföljning inom vuxenutbildningen. Om, ja fortsätt med frågorna. 2. Hur har barns bästa beaktats? 3. Beskriv eventuella intressekonflikter. 4. Har barn fått uttrycka sina åsikter? Ja Nej Förklara oavsett svar.
Särskild granskning Registrering och uppföljning av studerandes studier inom Komvux
Inledning Den formella vuxenutbildningen ska fungera som ett system för vuxnas kontinuerliga utveckling och omställning utifrån varierande individuella behov. I Knivsta kommun erbjuds distansstudier via Hermods inom kommunal vuxenutbildning, utbildning i svenska för invandrare bedrivs i egen regi och kommunen köper utbildningsplatser på särskild utbildning för vuxna av Sigtuna kommun. Vuxenutbildning Kommunal vuxenutbildning Utbildning i svenska för invandrare Särskild utbildning för vuxna Utifrån utbildningsnämndens internkontrollplan gällande kvalitet för 2016 ska det göras en uppföljning av hur kommunen säkerställer att vuxenutbildningen har fungerande system för registrering och uppföljning av studerandes studier inom Komvux. Uppföljningen gäller både SFI och vuxenutbildning oavsett vilken aktör det är som är utbildningsanordnare. Bakgrund Utgångspunkt för granskningen har varit de krav på uppföljning och kvalitetsarbete som ställs på kommuner och rektorer i skollag och Läroplan för de frivilliga skolformerna (Lpf 94). De frågeställningar som belysts är hur kommunen: - har system för registrering av studerande - följer upp de studerandes betygsresultat - följer upp att utbildningen leder till att de studerande fullföljer sina planer på fortsatt utbildning eller arbete - säkrar arbetet med rapportering av offentlig statistik Metod Intervju, genomgång av studeranderegistreringssystemet och dokumentstudier har varit underlag för granskning och bedömning. Rektor har intervjuats och delgett underlag på rutiner och arbetssätt. Kommunens styrdokument, lagstiftning, elevregistreringssystemets möjligheter och verksamhetens organisation har varit grunder vid intervjutillfället.
Resultat Registrering av studerande Kommunen registrerar alla studerande i kommunens elevregistreringssystem Extens. Extens är ett system för elevregistrering, schemaläggning och frånvarohantering från förskola till vuxenutbildning. I systemet har respektive studerande ett elevkort med personuppgifter och aktiviteter, kurser som studerande är inskriven på. Dock saknas ett fält med vilken utbildningsanordnare som den studerande är rregistrerad hos. Systemets funktion är att kommunen ska kunna följa de studerandes påbörjade- och avslutade kurser och här i samband med det även registrera respektive kursbetyg. Systemet ska vara ett verktyg för registrering, uppföljning och som en länk till nationella myndigheter och Statistiska centralbyrån vid inlämning av offentlig statistik och betyg. På sidan om elevregistreringssytemet registrerar kommunen de studerande och deras uppgifter i ett excelark. Strukturerade personuppgifter har hanteringsregler enligt personuppgiftslagen (PUL). Elevregistreringssystemet Extens finns till för att stödja denna lagstiftning och förenkla för verksamheterna. Uppföljning av betygsresultat Kommuner och verksamheter har ansvar för att följa upp den verksamhet som bedrivs. Syftet är att kontrollera att man arbetar i riktning mot de nationella målen. I detta fall innebär det att följa upp om de studerande fullföljer de planer de hade med sin utbildning. Kommunen får in månatlig uppföljning från utbildninganordnaren Hermods med kvalitets- och resultatmått. Från de kommunala utbildningsanordnarna i kranskommunerna dröjer det till terminsslut innan kommunen får någon återkoppling och ibland uteblir den helt. Systemet kan även kopplas till ett webbvekryg (QlikView) som ger verksamheten möjlighet att konsolidera, analysera och söka igenom alla dina data. Visuellt, effektivt och säkert utan att man behöver kunna systemet eftersom man inte kan ändra i data. Effekter av utbildningen I dagsläget genomförs ingen uppföljning av att utbildningen leder till att de studerande fullföljer sina planer på fortsatt utbildning eller arbete. Andel studerande med godkända betyg eller avslutad SFI ger inte analysunderlag för att bedöma om utbildningen gett effekt för framtida studier eller försörjning. Offentlig statistik Vuxenutbildningen levererar både betyg och statistik till Statistiska centralbyrån och Universitets- och högskolerådet. Elevregistreringssystemet ska i detta avseende vara ett verktyg för att kvalitetssäkra dessa uppgifter. Verksamheten saknar både rutiner och kvalitetsansvarig för hur denna process ska säkras och hanteras. Vid en genomgång av offentlig statistik 1 kopplat till vuxenutbildning återfinns ett nyckeltal som inte överensstämmer med verkligheten, kostnaden per heltidsstuderande i grundläggande vuxenutbildningen är fem gånger högre än den jämförande kommungruppen. (Se i gult nedan) 1 Skolverkets kommunblad för 2015
Analys/Slutsatser Verksamheten registrerar eleverna i ett Excel ark. Förklaringen är att detta förenklar uppföljningen och möjligheten att kontrollera kostnader. Detta sker som ett komplement till elevregistreringssystemet och verksamhetsansvarig bör utifrån personuppgiftslagen (PUL) kontrollera detta och se till att detta genomförs i enlighet med lagstiftningen. Större kommuner har inte möjlighet att ha sitt stora antal elever i ett Excel ark och därför finns det lösningar med rapporter och webbverktyg som ska förenklas uppföljning av resultat och kostnader. Verksamheten bör därför genomföra en omvärldsbevakning och lyfta frågan till systemleverantören för att hitta lösningar som leder till att kommunen inte behöver arbeta parallellt i två system samt för att följa gällande lagstiftning. Då vuxenutbildningen i Knivsta kommun omfattar få individer är det troligt att uppföljningar kan göras mera effektivt i samverkan kommuner emellan. Kommunen bör ställa högre krav på kranskommunerna vad det gäller uppföljning av studerande och deras resultat. Uppföljning om studerande befinner sig i studier eller arbete 6 månader efter avslutad utbildning skulle ge verksamhet och politik ett underlag till framtida beslut och regleringar av urvalsprocessen. Ännu viktigare blir denna uppföljning då antalet nyanlända vuxna i kommunen ökar. Då är inte vuxenutbildningen bara en utveckling i det vuxna lärandet eller en omställning på arbetsmarknaden utan ett måste för att ta sig in på den rådande arbetsmarknaden.
Verksamheten bör ta fram en handläggningsordning för att kvalitetssäkra inlämning av betyg och offentlig statistik. Syfte med en handläggningsordning för exempelvis SCB 2 -statistik är att kvalitetsgranska och säkerställa kommunens officiella statistik. Rektor ska vara ansvarig uppgiftslämnare och ska med hjälp en handläggningsordning skapa ett system för den officiella statistiken. Kommunens egna statistiska modeller bör matchas med SCB:s för att verksamhetens statistik ska vara byggd på samma grunder och med samma resultat som den statistik som lämnas till SCB. Målet med att kvalitetsäkra statistik är att med hjälp av SCB:s krav skapa statistik som både finns för användning i den egna organisationen och också som grund till politiska beslut där möjligheten ska finnas att jämföra sig med andra kommuner. Utvecklingsområden Utifrån det som framkommit av den intervju och dokumentstudier som genomförts har fem utvecklingsområden identifierats: - Utnyttja kommunens upphandlade registreringssystem utifrån dess potential. - Genomlysa verksamhetens rutiner gällande strukturerande personuppgifter. - Ställa krav på uppföljning vid upphandling av utbildning och i samarbetet med kranskommunerna. - Kommunen bör genomföra effektstudier av vuxenutbildningen och forma system för uppföljning i syfte att få svar på om utbildningen leder till de uppsatta målen för individen. - Verksamheten bör ta fram en handläggningsordning för att kvalitetssäkra inlämning av betyg och offentlig statistik. 2 Statistiska centralbyrån