Ärende 8 Verksamhetsrapport för kommunstyrelsens ledningskontor 2019

Ärende 8 Verksamhetsrapport för kommunstyrelsens ledningskontor 2019

Tjänsteskrivelse 1(4) 2019-08-16 KS. 2019-00013 Verksamhetsrapport till kommunstyrelsen den 27 augusti 2019 Sammanfattning Kommunstyrelsens ledningskontor sammanfattar månadsvis viktiga händelser och aktuella arbetsuppgifter för respektive avdelning i Verksamhetsrapport för kommunstyrelsens ledningskontor Beslutsunderlag Verksamhetsrapport för kommunstyrelsens ledningskontor den 9 augusti 2019 Ekonomisk månadsrapport för juli månad 2019 Befolkningsstatistik januari-maj 2019 Ekonomiavdelningen Under sommaren har ekonomiavdelningens redovisningsenhet som vanligt haft öppet och hanterat löpande fakturor och bokföring. Även upphandlingsenheten har haft bemanning hela sommaren. Förberedelser inför delårsrapporten per sista augusti har genomförts i beslutsstödsystemet Hypergene där rapporteringen sker. Arbetet med att utreda framtida organisation för Kultur- och föreningsförvaltningen har påbörjats. Uppdraget utförs av KPMG Örebro. Intervjuer med berörda nyckelpersoner är bokade i augusti. Rapportskrivningsfasen sker i september där risk- och konsekvensanalys ingår. Slutrapporten presenteras till kommunstyrelsen den 22 oktober 2019. Kansliavdelningen Våren har varit intensiv med anordnande av många utbildningstillfällen för nya förtroendevalda. Under hösten fortsätter avdelningen att gå ut till de olika nämnderna rörande finskt förvaltningsområde samt mutor och bestickning. Etiska riktlinjer för politiskt förtroendevalda ska också kommuniceras. Utbildning för styrelserna i våra kommunala bolag sker under hösten. Voteringsutrustning i fullmäktigesalen är under installation och utbildning av presidiet samt kanslipersonal sker under september. Förhoppningsvis är systemet i drift till fullmäktiges möte den 17 september. Ett antal brister och avvikelser har noterats kring utbetalningar av arvodet till vårens valarbetare. Det är mycket bekymmersamt då det redan i dag är svårt att hitta lämpliga personer som vill hjälpa till med valarbetet. En enkät för att inventera nationella minoriteter tas fram under sommaren. Upphandling av tolktjänster pågår, delvis med hjälp av kansliavdelningen.

Tjänsteskrivelse 2019-08-16 2(4) KS 2019-00013 Personal- och kommunikationsavdelningen Ny kommunikationschef börjar 15 augusti, Victoria Cassersten. Visstidsanställd personalavdelningen har avslutats per 21 juli. Inriktningen för personalavdelningen har ändrats till: Mer närvaro ute i verksamheterna för att fånga upp frågor tidigare i syfte att kunna ge support och därmed hantera risker bättre. 6 områden kommer prioriteras och projekt med verksamheterna har startas med målet att kunna göra förbättringar den 31/12 19: Attrahera öka attraktionskraften att vilja arbeta i kommunen och göra en fullständig kompetensförsörjningsplan. Rekrytera förändra och förbättra kvaliteten på rekrytering av chefer och nyckelpersoner. Personalavdelningen med i alla rekryteringar. Introducera med digitalisering av introduktionsprogram korta ledtiden nya medarbetare att lära sig system, rutiner och processer Utveckla utveckla ledarprogrammet med bättre anpassade utvecklingsprogram för chefer Behålla förändra feedback processen för chefer och medarbetare för att stärka ledarskapet Avveckla tydligare förväntningar på medarbetare i krav, ansvar, befogenheter och konsekvenser. Namnbyte för att markera förändringen från PA till HR. Sjukfrånvaron för kommunstyrelsens ledningskontor tom juni 2019 är 2,05 % vilket är 1,72 procentenheter lägre jämfört med samma period 2018. Kvinnornas sjukfrånvaro var 2,64 %. Jämfört med samma period 2018 så har den minskat med 2,42 procentenheter. Sjukfrånvaron för män var 0,76 %, samma period 2018 var sjukfrånvaron 0,6 %. Av sjukfallen är 43,19 % långtidssjukskrivningar (mer än 59 dagar) och det är 3,6 procentenheter högre jämfört med samma period 2018. Vi kommer fortsätta prioritera korttidsfrånvaro där vi ser störst risker att gå in i en längre sjukfrånvaro och där kostnaderna för kommunen är störst. Utvecklingsavdelningen Så gott som samtliga medarbetare på Utvecklingsavdelningen har nu kommit tillbaka till arbete efter semestern. Mycket tid har inledningsvis gått åt till att vara behjälplig med VM i dynamiskt skytte och Diggiloo, som båda äger rum i början av augusti. Både VM i dynamiskt skytte och Diggiloo har krävt en hel del samordning, planering och koordinering inom framförallt kommunens egen organisation men även med externa parter. Generellt har det varit ett väldigt bra samarbete där samtliga aktörer har jobbat mot samma mål. Avdelningen har även planerat och koordinerat kommunens vistelse under Almedalen, där även en representant från avdelningen deltog i arrangemanget. Samhällsplanering Program för område längs Timsälven- sträckan Alfred Nobels Björkborn till Möckeln Fortsatt utredningsarbetet för en eventuell utveckling av bostäder i området Hägnan/Tuggen. Bland annat har vi arbetat med miljöutredningen, där vi undersökt och kartlagt tidigare verksamheter, boende, mm för att kunna finna eller utesluta potentiellt

Tjänsteskrivelse 2019-08-16 3(4) KS 2019-00013 förorenade områden eller områden som på annat vis kan förorsaka skada på människa eller egendom. Förberet för en arkeologisk undersökning där vi bland annat har undersökt fornminnen och kulturminnen inom hela programområdet. Materialet kommer i nästa steg att analyseras av Länsstyrelsen som kommer bedöma om det är nödvändigt med en mer fördjupad utredning. Vidare har vi tagit fram volymskisser och gestaltningsillustrationer för bostäder, infarter och vägar inom området Hägnan/Tuggen. Via volymskisserna har vi kommit fram till att området kan inrymma mellan 150-300 bostadsenheter. Vi har även tagit fram material för en utredning för ras- och skredrisk inom Hägnan och Tuggen som fortsättningsvis kommer analyseras av en konsult, som inledningsvis skall bedöma om det är nödvändigt med vidare utredning. Integration Länsstyrelsen i Örebro Län har beviljat kommunen som projektägare projektmedel á 450,000 kr, inom ramen för 37-medel för insatsen Grön i naturen- språka mellan tallarna 2, under tidsperioden 2019-07-01 2020-12-31. Projektets fokus är att underlätta etablering för nyanlända genom olika aktiviteter, främst genom att upptäcka natur/miljö med språkträning, vägar till och in i ett föreningsliv, etc. Insatserna sker i samverkan med Naturskyddsföreningen i Karlskoga, Naturskyddsföreningen Örebro län och Studiefrämjandet Örebro/Värmland. T.o.m. 1/8-19 har 40 personer med uppehållstillstånd bosatt sig i kommunen. Av dessa är 21 barn/ungdomar och 19 vuxna. T.o.m. 1/8-19 bor det 150 asylsökande i kommen, enligt Migrationsverkets siffror. Av dessa är 69 kvinnor och 81 män. IT Det finns inget av större vikt att rapportera från verksamheten under sommaren. Det har varit normal sommar med få störningar i verksamheten. Ny teleoperatör har dock fått tilldelning efter upphandling, vilket blev Telia. Semesterperioden är uppstartad vilket innebär att vi är reducerad personalstyrka på IT. Miljöstrateg Under sommaren har många skrivande insatser genomförts. Ett första utkast på miljöprogrammet är klart och kommer att tas i den politiska referensgruppen i slutet på augusti. Under arbetet med miljöprogrammet har workshops med både politiker och berörda tjänstemän genomförts och efter en sista avstämning med den politiska referensgruppen kommer programmet att skickas ut på remiss inom kommunens organisation. De sista justeringarna på vattenplanen är klara och planeras för beslut om samråd under hösten tillsammans med grönstrukturplanen. Inför semestern har de sista avstämningarna för både flextrafiken och arbetsskyttelns sommartider och budget genomförts. Detta är första sommaren vi har flextrafik och

Tjänsteskrivelse 2019-08-16 4(4) KS 2019-00013 arbetsskyttel och vi försöker hela tiden hitta bra lösningarna för att utnyttja resurserna på bästa sätt som möter medborgarnas/pendlarnas behov. Kommunstyrelsens ledningskontors förslag till beslut Kommunstyrelsen godkänner rapporten

Upprättad av: Diarienummer: Marina Wesström Diarienummer Ekonomisk månadsrapport Kommunstyrelsen Utgåva: Ekonomisk månadsrapport januari-juli Rapportperiod: 2019-07-31 Organisation: Kommunstyrelsen

Driftsredovisning Redovisning (tkr) Utfall 2019 jan-jul Prognos 2019 Budget 2019 Avvikelse 2019 Kostnader 121 768 214 054 210 354-3 700 *Varav personal 74 816 125 993 122 293-3 700 Intäkter -44 502-76 567-76 567 0 Nettokostnader 77 266 137 487 133 787-3 700 Nettobudget 78 042 133 787 133 787 0 Eventuella avvikelser 776-3 700 0 3 700 Nettokostnader per verksamhet Nämder 4 240 6 593 6 593 0 KS oförutsedda 80 4 099 4 099 0 Kommundirektören 37 860 64 149 60 449-3 700 Utvecklingsenheten 2 324 4 375 4 375 0 IT-enheten 8 529 16 455 16 455 0 Kansliavdelningen 5 459 9 315 9 315 0 Ekonomiavdelningen 7 080 11 412 11 412 0 Personalenheten 7 997 14 719 14 719 0 Kommunikationsenheten 3 868 6 370 6 370 0 Bemanningsenheten -171 0 0 0 Summa nettokostnader 77 266 137 487 133 787-3 700 Kommunstyrelsen redovisade per juli ett positivt resultat på 776 tkr i jämförelse med periodens budget. Främsta anledningen till det positiva resultatet härleds till att kostnaderna för Kommunstyrelsens oförutsedda medel är långt under periodens budget. I kommundirektörens del av budgeten återfinns flera stora avvikelser. Den största posten som har kostnader över budgetramen är personalkostnader, detta på grund av avgångsvederlaget i uppgörelse med föregående kommundirektör då kostnaden för hela avtalsperioden är bokförd. De poster som också ligger över sin budgetram förutom avgångsvederlaget är kostnader för försäkringar, färdtjänst, 2019-08-16 07:44 2

bevakning samt rekrytering. Att resultatet trots detta inte avviker mer beror på att kostnader för utvecklingsprojekt och civilt försvar kommer senare under året. Övriga enheter ligger i stort sätt i linje med budget förutom IT-enheten som bidrar till det positiva resultatet på grund av att intäkterna för telefoni är högre än kostnaderna för perioden. Prognosen för kommunstyrelsens driftsbudget 2019 sätts till ett underskott på 3 700 tkr, detta med anledning av avgångsvederlaget till föregående kommundirektör. KS oförutsett Budget 4 099 tkr Stöd till Karlskoga Business week -80 tkr KS beslut 2019-02-05 Återstår 4 019 tkr Från kommunstyrelsens budget för oförutsedda medel har det 2019 fattats ett beslut på 80 tkr, således återstår 4 019 tkr av budgeten. Löneutfall Redovisat löneutfall (tkr) jämfört med 2018 Utfall jan-jul 2019 Utfall jan-jul 2018 74 816 69 581 Personalkostnaderna har ökat mellan 2018 och 2019. Förklaringen till den stora förändringen härleds till avgångsvederlaget till föregående kommundirektör. Utöver detta ligger ökningen av löner i linje med löneöversynen 2018. Treårsbudget Redovisning (tkr) Ingående balans 2019 Prognos 2019 Prognos 2017-2019 Resultat i förhållande till budget 7 165-3 700 3 465 Kommunstyrelsen har en positiv ingående balans på 7 165 tkr sedan tidigare år i treårsbudgeten, dessa kommer delvis användas för att täcka kostnader för kommundirektörens avgångsvederlag. Prognosen för 2019 driftsbudget sätts till ett underskott på 3 700 tkr, således sätts prognosen för treårsbudgeten till ett positivt resultat på 3 465 tkr. Hela överskottet från tidigare år i treårsbudgeten kommer inte användas p.g.a. befarat underskott i andra nämnder. 2019-08-16 07:44 3

Investeringskostnader Investeringar (tkr) Utfall 2019 jan-jul Prognos 2019 Budget 2019 Avvikelse 2019 Varav överförs till nästa år Löpande IT-Investeringar 308 1 300 1 300 0 Beslutsstödsystem 660 1 200 1 200 0 IT-byte av trådlöst nätverk 332 1 000 1 000 0 Personalsystem 0 2 000 2 000 Möbler & Inventarier 29 100 100 0 Digital reklam / inf.skyltar 360 360 0 Karlskoga-app 230 230 0 Webbplats platsmarknadsföring 178 250 250 0 Investering i www.karlskoga.se 12 225 225 0 Ny säkerhetsplattform 1 372 1 800 1 800 0 Licensavgifter MS Office 365 1 892 1 900 1 900 0 Summa investeringsutgifter 4 783 8 365 10 365 2 000 0 Kommunstyrelsens investeringsbudget 2019 inklusive medel överförda från förra årets budget avseende digital reklam. Investeringarna kommer göras löpande under året och hela investeringsbudgeten prognostiseras att förbrukas under året förutom personalsystemet som inte kommer att bli en investering, den blir istället en driftskostnad i Administrativa nämnden. 2019-08-16 07:44 4

Befolkningsstatistik per månad 2019 2019-08-16 Kommun: 1883 Karlskoga Månad Folkmängd vid Folk- Levande Död- Döda Födelse- Invand- Utvand- Invand- Inrikes Inrikes Inrikes Nyblivna Nyblivna Änklingar Justeperiodens slut ökning födda födda överskott ringar ringar rings- inflyttningar utflyttningar flyttnings- gifta skilda och änkor ringar överskott överskott Januari 30 399-20 21 0 27-6 27 6 21 95 129-34 6 5 12-1 Februari 30 398-1 25 0 38-13 23 0 23 68 76-8 14 14 12-3 Mars 30 383-15 20 0 40-20 10 3 7 77 84-7 13 3 11 5 April 30 402 19 28 0 39-11 14 2 12 94 80 14 15 10 10 4 Maj 30 410 8 28 0 22 6 9 8 1 83 83 0 20 13 6 1 Summa -9 122 0 166-44 83 19 64 417 452-35 68 45 51 6 Kommentar: Statistiken under året är preliminär på grund av eftersläpning av inrapportering. Först när uppgifter för december ingår i materialet är statistiken slutlig. Folkökningen definieras som skillnaden mellan folkmängden vid två perioders slut. Folkökning kan också definieras som födda - döda + inflyttade - utflyttade + justeringar Fr.o.m. maj 2009 ingår enkönade äktenskap i statistiken över gifta, skilda, änklingar och änkor. Uppgifterna om nyblivna gifta och nyblivna skilda avser par t.o.m. år 2010 men personer fr.o.m. år 2011.

Preliminär befolkning fördelad på ålder och kön år 2019 från SCB Popdatum: 2019-05-31 Kommun: 1883 Karlskoga Ålder årets slut Män Kvinnor Totalt 0 55 67 122 1 139 157 296 2 156 159 315 3 161 138 299 4 170 159 329 5 163 150 313 6 169 142 311 7 164 161 325 8 156 157 313 9 186 143 329 10 169 181 350 11 170 173 343 12 175 179 354 13 198 170 368 14 175 133 308 15 167 167 334 16 180 194 374 17 187 181 368 18 184 158 342 19 195 169 364 20 185 174 359 21 175 173 348 22 176 147 323 23 179 126 305 24 176 146 322 25 199 151 350 26 184 173 357 27 186 182 368 28 218 196 414 29 228 191 419 30 206 176 382 31 209 196 405 32 161 180 341 33 203 140 343 34 157 148 305 35 168 156 324 36 146 153 299 37 154 154 308 38 151 118 269 39 183 172 355 40 130 139 269 41 137 147 284 42 163 172 335

43 130 163 293 44 170 164 334 45 211 192 403 46 190 194 384 47 188 190 378 48 200 210 410 49 210 211 421 50 211 201 412 51 204 206 410 52 242 201 443 53 234 207 441 54 248 213 461 55 231 216 447 56 203 175 378 57 190 180 370 58 196 186 382 59 189 161 350 60 182 178 360 61 169 188 357 62 182 196 378 63 173 174 347 64 190 165 355 65 153 172 325 66 178 217 395 67 205 184 389 68 142 160 302 69 177 178 355 70 176 202 378 71 163 204 367 72 181 208 389 73 196 235 431 74 218 198 416 75 209 203 412 76 188 208 396 77 163 168 331 78 118 170 288 79 134 187 321 80 119 126 245 81 119 141 260 82 97 116 213 83 83 111 194 84 79 97 176 85 59 96 155 86 69 82 151 87 57 75 132 88 43 70 113 89 36 62 98 90 35 51 86 91 32 44 76 92 23 45 68 93 12 43 55 94 11 22 33 95 5 19 24 96 4 14 18 97 5 21 26 98 2 19 21

99 0 5 5 100+ 0 11 11 Summa 15 227 15 183 30 410

Ålder vid årets slut Antal personer vid månadens slut 2019 Antal personer 31 december 2018 januari februari mars april maj juni juli augusti september oktober november december 1 (3) Förändring från 31/12 2018 0 295 21 45 65 95 122-173 1 309 289 288 292 294 296-13 2 297 312 312 313 315 315 18 3 332 297 296 295 295 299-33 4 320 330 329 330 329 329 9 5 313 319 316 315 313 313 0 6 324 312 312 313 313 311-13 7 313 326 325 326 326 325 12 8 327 313 312 312 311 313-14 9 352 327 327 327 329 329-23 10 343 354 353 350 349 350 7 11 350 342 343 344 344 343-7 12 372 350 353 354 354 354-18 13 306 371 371 372 371 368 62 14 333 306 307 308 307 308-25 15 373 333 334 334 332 334-39 16 365 373 373 373 374 374 9 17 341 363 366 367 369 368 27 18 354 341 341 340 340 342-12 19 355 356 358 361 364 364 9 20 335 360 358 356 358 359 24 21 331 336 338 336 341 348 17 22 307 328 326 324 325 323 16 23 325 303 304 304 306 305-20 24 345 326 321 325 326 322-23 25 359 339 341 342 348 350-9 26 361 357 359 357 357 357-4 27 418 362 365 365 368 368-50 28 414 416 417 415 415 414 0 29 384 415 416 415 416 419 35 30 410 381 383 378 379 382-28 31 340 410 409 408 411 405 65 32 348 340 341 342 344 341-7 33 312 346 347 344 343 343 31 34 325 309 307 308 307 305-20 35 295 325 324 324 323 324 29 36 307 297 297 299 300 299-8 37 271 308 307 307 307 308 37 38 358 272 273 270 268 269-89 39 264 357 356 356 356 355 91 40 282 266 266 266 268 269-13 2019-08-16

Ålder vid årets slut Antal personer vid månadens slut 2019 Antal personer 31 december 2018 januari februari mars april maj juni juli augusti september oktober november december 2 (3) Förändring från 31/12 2018 41 334 284 283 283 284 284-50 42 293 335 337 336 336 335 42 43 333 293 293 295 294 293-40 44 405 333 332 333 334 334-71 45 391 404 404 404 403 403 12 46 382 389 389 387 384 384 2 47 410 382 381 380 380 378-32 48 416 413 412 412 409 410-6 49 415 417 418 420 420 421 6 50 405 415 414 413 412 412 7 51 441 405 406 407 407 410-31 52 438 442 442 441 442 443 5 53 458 437 438 439 441 441-17 54 442 457 460 459 460 461 19 55 381 445 445 446 447 447 66 56 372 380 380 379 379 378 6 57 382 372 371 370 370 370-12 58 347 382 382 382 382 382 35 59 360 347 349 351 350 350-10 60 357 360 360 360 360 360 3 61 380 357 357 356 356 357-23 62 350 380 379 380 378 378 28 63 356 349 349 348 348 347-9 64 328 356 355 354 355 355 27 65 397 326 326 326 326 325-72 66 393 396 397 397 397 395 2 67 301 392 392 391 390 389 88 68 357 302 304 303 302 302-55 69 382 356 355 355 354 355-27 70 369 382 379 379 378 378 9 71 392 369 367 367 366 367-25 72 432 391 389 389 389 389-43 73 423 433 432 432 432 431 8 74 415 421 421 420 417 416 1 75 403 414 412 411 412 412 9 76 333 400 399 398 398 396 63 77 294 333 332 332 332 331 37 78 326 294 295 294 289 288-38 79 251 325 325 322 322 321 70 80 263 250 249 249 246 245-18 81 218 261 261 260 260 260 42 2019-08-16

Ålder vid årets slut Antal personer vid månadens slut 2019 Antal personer 31 december 2018 januari februari mars april maj juni juli augusti september oktober november december 3 (3) Förändring från 31/12 2018 82 200 218 216 215 214 213 13 83 183 200 199 198 195 194 11 84 160 182 179 178 177 176 16 85 156 159 159 156 155 155-1 86 141 156 155 154 153 151 10 87 122 139 138 135 134 132 10 88 101 120 117 117 115 113 12 89 93 100 99 99 98 98 5 90 82 91 90 88 88 86 4 91 74 82 81 79 77 76 2 92 57 73 70 69 68 68 11 93 34 57 57 57 57 55 21 94 28 34 34 34 34 33 5 95 24 28 27 27 24 24 0 96 31 20 19 18 18 18-13 97 23 31 31 29 27 26 3 98 7 23 23 22 21 21 14 99 8 6 5 5 5 5-3 100+ 5 13 12 11 11 11 6 30 419 30 399 30 398 30 383 30 402 30 410 0 0 0 0 0 0 0-9 Åldersgrupp 0-6 2 190 1 880 1 898 1 923 1 954 1 985 0 0 0 0 0 0 0-205 7-16 3 434 3 395 3 398 3 400 3 397 3 398 0 0 0 0 0 0 0-36 17-20 1 385 1 420 1 423 1 424 1 431 1 433 0 0 0 0 0 0 0 48 21-64 15 932 15 927 15 933 15 920 15 939 15 939 0 0 0 0 0 0 0 7 65-79 5 468 5 534 5 525 5 516 5 504 5 495 0 0 0 0 0 0 0 27 80-100+ 2 010 2 243 2 221 2 200 2 177 2 160 0 0 0 0 0 0 0 150 Summa 30 419 30 399 30 398 30 383 30 402 30 410 0 0 0 0 0 0 0-9 2019-08-16