Internkontroll 2018 Intern Service Fastighet Kost Städ inkl. Kontakten och Fordon Stab/adm. Kommunstyrelsen 2018-12-12
Internkontroll 2018 Intern Service Område: Avtal Granska att avtalstroheten följs på inköp av livsmedel och måleritjänster. Granskningsansvarig sommarvikarie Jonna Hasselgren med handledning av Maarit Engblom ekonom Intern Service. Granskningen har gjorts med underlag tagna ur ekonomisystemet. Granskningsperioden för livsmedel och måleritjänster är kvartal 4, 2017 och kvartal 1, 2018. I underlagen Internkontroll Livsmedel Internkontroll Måleri kan man utläsa de urval som använts till utsökningen i ekonomisystemet. För livsmedel har det granskats 38 861 rader med totalt inköpsbelopp 23 843 tkr, varav 103 rader med totalt inköpsbelopp på 128 tkr kom från ej avtalsleverantörer. Köp som går utanför avtal under granskningsperioden är mindre än 1 % av inköpsvärdet. Orsaker till att andra leverantörer än livsmedelsleverantörer finns under kontot för livsmedel är att fakturor är felkonterade, avtal saknas för vissa produkter, livsmedel har köpts från lokala leverantörer samt kompletteringsköp har gjorts vid bristsituationer. För måleri har det granskats 170 rader med totalt inköpsbelopp på 2 494 tkr. Avvikelser mot avtalsleverantörer för måleri hittades på 3 rader och dessa avsåg felkontering samt förarbete till måleri vilket medför att fakturan var konterad på måleri. Av granskningen framkommer att avtalen för livsmedel och måleritjänster följs utan några större anmärkningar. Område: Avtal och fakturering t med granskningen är att kontrollera om våra ramavtalsleverantörer följer ramavtalen och fakturerar enligt de satta prislistorna. Granskningsansvarig sommarvikarie Jonna Hasselgren med handledning av Maarit Engblom ekonom Intern Service. Tre ramavtalsleverantörer har granskats för perioden december 2017. Fakturor har sökts fram i ekonomisystemet med hjälp av leverantörernas organisationsnummer. Avgränsat sökområde är ansvaren under Intern Service/ Fastighet. Fakturerade timpriser har jämförts med ramavtal. Ramavtal el och VS: 1
Under perioden finns 150 fakturor i ekonomisystemet till ett inköpsvärde på totalt 1 823 tkr. Timpriset för elektriker, tele- och datatekniker samt VS-montör stämmer med ramavtalet samt materialpåslaget. Vissa fakturor är svåra att stämma av mot följesedlar då de innehåller många artiklar. Ramavtal bygg: Under perioden finns 61 fakturor i ekonomisystemet till ett inköpsvärde på totalt 3 229 tkr. Fakturerat timpris stämmer med avtalat på 52 fakturor, på 9 fakturor har en leverantör fakturerat med 2018 års timpris. Till några enstaka faktura saknas följesedlar och mindre differenser har hittas vi avstämning av fakturor och följesedlar. Ramavtal måleri: Under perioden finns 31 fakturor i ekonomisystemet till ett inköpsvärde på totalt 1 016 tkr. Fakturerat timpris stämmer med avtalat. Till några enstaka faktura saknas följesedlar och mindre differenser har hittas vi avstämning av fakturor och följesedlar. Generellt så följer leverantörerna avtalade timpriser och påläggssatser. Vid avvikelser på fakturerat belopp och följesedlar finns interna rutiner där leverantörer kontaktas och fakturerat belopp säkerställs. För att säkerställa kännedom gällande timpriser för året finns lathundar men kommunikationen kring dessa ska förbättras. Område: Attestreglemente t med granskningen är att se hur Policy och riktlinjer för representation och personalförmåner samt attestreglementet efterlevs. Granskningskriterier har hämtas från attestreglementet för Lidköpings kommun antagen 2012-09-17, Generella tillämpningsanvisningar till attestreglementet för Lidköpings kommun antagna 2012-10-31 och Policy och riktlinjer för representation och personalförmåner antagen 2015-11-23. Granskningsansvarig Maarit Engblom ekonom Intern Service. Ur ekonomisystemets fakturasök har konton för representation och telefoni sökts ut för perioden 201710-201713. I granskningen har ingått följande punkter: - Vem avser fakturan - Vem har varit mottagningsattestant - Vem har varit beslutsattestant - Deltagare och syfte för fakturor som avser representation. För representation har 32 fakturor granskats och för telefoni har 111 fakturor granskats. Representation: Följande punkter har haft anmärkningar: 2
- Vid några enstaka tillfällen har ansvariga chefer som varit med på tillställningen attesterat fakturan själva. - Deltagare ha angivits som grupp istället för att man skrivit ner alla deltagare. Telefoni: 4 av 111 fakturor har anmärkning och i samtliga fall har beslutsattestant attesterat egen telefonräkning. En telefonfaktura av dessa hade utlandssamtal och kontrollfrågor har ställts och klargjorts med berörd person. Inga av ovan nämnda anmärkningar är av större karaktär. Men för att tydliggöra reglerna och rutinerna kring attestering och representation kommer en lathund att tas fram under början av 2019. Denna kommer att kommuniceras ut till chefer och medarbetare på förvaltningen. Område: Egenkontroll i kök med granskningen är att säkerställa att de egenkontroller som finns i varje kök är uppdaterade och används inom samtliga enheter. Granskningsansvarig Kostchef Nathalie Thorstensson genom Områdesansvarig/chef och Vid varje höstterminsstart ska samtliga egenkontrollpärmar i 46 kök uppdateras av köksansvarig och när det är klart i november ska detta meddelas till områdesansvarig/chef. En översyn av rutinen har gjorts. Rutinen med att uppdatera egenkontrollen fungerar i samtliga kök. Eftersom egenkontrollen är ett av Kost viktigaste styrdokument för att säkerställa att livsmedelslagen efterlevs är det viktigt att varje kök ser detta verktyg som ett levande dokument och använder det regelbundet. Område: Städutrymmen med elcentraler Inom de fastigheter där Intern Service/Fastighet har förvaltaransvar finns ungefär 30 städutrymmen i vilka det finns en elcentral. Granskningskriterierna för att avgöra om det kan föreligga risk för brand eller personskada är inhämtade från räddningstjänsten och från det regelverk som elrevisionen görs mot. De som är relevanta i sammanhanget är: Det är godkänt att ha en befintlig utslagsvask med inkopplat vatten i närheten av elcentralen så länge denna har en klassning av IP20 (klassning enligt elsäkerhetsverket) eller högre. Vid nybyggnation gäller IP 30 eller högre på elcentral om denna installeras i närheten av vatten och/eller avlopp. Det finns inget direkt skyddsavstånd mellan brännbart material och elcentral men det ska inte vara belamrat på hyllor i närheten av elcentral och det ska vara god ordning. 3
Det är godkänt att ha exempelvis en städvagn som lätt rullas ut parkerad under elcentralen men allt som finns på golvet inom ett avstånd på 120 cm från elcentralen ska enkelt och snabbt kunna avlägsnas. Granskningsansvarig, Fastighetschef Nils Gustavsson Elrevisionsrapporter för åtta slumpmässigt utvalda utrymmen har granskats. Platsbesök på tre städutrymmen har genomförts. Elrevisionsrapporterna hade inga anmärkningar på städutrymmena. På ett av platsbesöken är bedömningen att det står för mycket svårflyttade saker på golvet i anslutning till elcentralen. Utifrån att ett av städutrymmena behöver åtgärdas med avseende på städmaterial på golvet under elcentralen så behöver en ny intern rutin tas fram. Intern Service/Fastighet tar fram denna och den ska i bild och ord beskriva hur det ska se ut i anslutning till elcentralen. Denna kommer kommuniceras till Intern Service/Städ. Kontroll av ovanstående ska läggas till i den årliga skyddsronden. Tredjepartsgranskning sker var tredje år genom de elrevisioner som görs. Om det kommer anmärkningar denna väg så ansvarar säkerhetsansvarig på Intern Service/Fastighet för att kontrollera att brister åtgärdas. Område: Fastighetssyn och skyddsronder, Kost Kontroll punkten kommer att åtgärdas under 2019 Område: Kontanthantering t med granskningen är att se om gällande riktlinjer för kontanthantering efterföljs Granskningsansvarig Maarit Engblom Ekonom Intern service En översyn av Kosts insättningsmönster för kontanter har gjorts med hjälp av ekonomisystemet samt en fysisk kontroll av en enhet. I granskningen har ingått fem enheter som har handkassor. Granskningsperioden har varit 201801-201810. På två av fem enheter finns mycket kontanter vilket kan undvikas med tätare insättningar av dagskassor. På en enhet har insättning av kontanter inte gjorts på fyra månader. Handkassor stämde och avstämningen av dagsrapporten genomfördes enligt rutin. 4
Rutinen för kontantinsättning måste ses över och tydliggöras för Kost. Det är av största vikt att det blir tydliga rutiner för hur ofta kontanterna ska sättas in för att minska mängden kontanter som förvaras ute i verksamheterna. Område Fordon, besiktning t med granskningen är att säkerställa att bra rutiner för besiktning finns för kommunens fordon. Granskningsansvarig, Städchef Anders Kindberg genom ekonom Maarit Engblom för granskningen har varit intervju med fordonssamordnare (FS) för kommunen. Arbetsgång/Ansvarsområden: Fordonssamordnare (FS) i kommunen får meddelande från Besikta och bilprovningen om att kommunens bilar ska besiktigas. Ett mail från FS skickas till förvaltningarnas fordonsansvariga om att bilarna ska besiktigas innan datumet för körförbud. Ansvaret för besiktning ligger på fordonsansvarig på respektive förvaltning. De bokar tid för besiktning själva om bilarna inte ingår i projektet Bilvård. I projektet Bilvård ansvarar FS att bilarna som ingår i projektet blir besiktigade. Under året har vissa problem funnits då FS inte fått meddelande från Besikta och bilprovningen om att det är dags att besiktiga bilar. Orsaken till detta är att breven med meddelandet om besiktning styrs av ägandet av fordonet, vilket betyder att de hamnar på olika förvaltningar. Förbättringar under året: I Boka, biladministrationssystemet, finns en funktion, besiktningsinformation, som hämtar information om tider för besiktning från transportstyrelsen. Idag använder FS funktionen och får en bevakningslista för besiktning i Boka. Detta medför att FS får en bra överblick på om fordonsansvarige på respektive förvaltning har besiktat bilen eller inte. Om bilarna inte är besiktade kan FS påminna förvaltningar om besiktning utifrån bevakningslistorna. Under året har brister för besiktning framkommit, troligtvis för att ingen kommunövergripande rutin och ansvarområden finns nedskriven och kommunicerad till förvaltningar. För att komma tillrätta med bristerna kommer en ny nedskriven rutin tas fram för besiktning under början av 2019 samt kommer FS att arbeta vidare med att förbättra bevakningen av besiktning i Boka och kommunikationen kring frågan. 5
Område: Representation, teambuilding, utbildning, t med granskningen är att se om några större skillnader finns mellan representation, teambuilding och extern utbildning för anställda som finns inom förvaltningen Intern Service. Granskningskriterier har hämtas från Policy och riktlinjer för representation och personalförmåner antagen 2015-11-23. Granskningsansvarig Maarit Engblom ekonom Intern Service. Ur ekonomisystemets har kostnader för utbildning, representation, resor och logi sökts ut för perioden 2016 och 2017. Kostnaderna har dividerats med antalet årsarbetare i december aktuellt år. I granskningen ingår samtliga enheter inom Intern Service och dessa är Fastighet, Kost, Stab och Städ. Kostnader för utbildning, representation, resor per årsarbetare varierar mellan 2 613 kr 22 092 kr för 2016 och mellan 3 849 kr -25 200 kr för 2017. Behov av utbildning mm är svår att avgöra för andra än för berörda chef. Inga kända policy och riktlinjer finns för utbildning och teambildning inom kommunen utan det är upp till varje chef att bedöma. Behov av utbildning för den anställde bedöms av varje chef. Inom Intern Service finns ett stort spann av behov av utbildningsinsats. Vissa specialistkompetenser kräver en hög utbildningstakt jämfört med andra yrkeskategorier. Att specialistkompetenserna besitter specialistkompetens gör att inköp av konsulter kan hållas nere. Ett stort spann på utbildningskostnader är befogat inom förvaltningen då det finns ett stort spann av olika yrkeskategorier. Område: Skyddsutrustning och arbetskläder, Städ För att säkerställa att Städ gör ett professionellt och arbetsmiljömässigt säkert arbete kontrolleras att skyddsutrustning och arbetskläder används i den omfattning som krävs. Praktiskt innebär det att medarbetarna skall tillämpa innehållet i enhetens rutin för Städvagn kem. Granskningsansvarig, Städchef Anders Kindberg Stickprov har gjorts på tio städobjekt. Uppföljningen visade ingenting att anmärka på. 6
Dagliga rutiner efterlevs, ingenting att anmärka på. Område: Systematiskt Brandskyddsarbete (SBA) Det ligger inom fastighetsägarens ansvar att upprätthålla ett brandskydd ur byggnadens perspektiv. Det finns inte lagstadgat hur ofta en SBA ska genomföras. Verksamheten ska genomföra sin egen SBA. t är att kontrollera att ansvarsfördelningen mellan Intern Service/Fastighet och hyresgästen är tydlig och efterlevs. Granskningsansvarig, Fastighetschef Nils Gustavsson Intervju har skett med Säkerhetsansvarig på Intern Service/Fastighet Intern Service/Fastighet har tidigare gjort SBA-kontroller men inte med jämna intervall. Det finns inte lagstadgat hur ofta en SBA ska genomföras. Nu har en ny rutin införts där Säkerhetsansvarig på Intern Service/Fastighet koordinerar arbetet med SBA-kontroll som sker en gång om året på alla fastighetsobjekt där det finns någon form av verksamhet. Den fastighetsskötare som är ansvarig för objektet genomför denna utifrån en framtagen checklista. Vid genomgång av fyra verksamheter inom Vård & Omsorg har man tittat på följande punkter: Ansvarsfördelning Utbildning Information Övningar Instruktioner och rutiner Kontroller På samtliga verksamheter har chefen delegerat ett visst ansvar till en eller flera personer i personalen. Dessa blir då brandskyddsansvariga för platsen. I SBA-pärmen finns en lista på gränsdragningar mellan ägare och verksamhet. Det ser bra ut gällande alla rutiner kring kontrollerna och vem som gör vad i ett skarpt läge. Det som saknas hos verksamheterna är viss dokumentationen till exempel när kontrollrundorna är gjorda och med vilket intervall SBA-pärmen uppdateras. Från att det tidigare inte varit ett tillfredsställande arbete med SBA har Intern Service/Fastighet fastlagt rutiner med ett årligt kontrollprogram. Under 2019 kommer det att göras en extra insats vid Intern Service/Fastighets SBA-kontroll. Då ska genomgång ske av bland annat ansvarsfördelningen med verksamhetsansvarig och/eller brandskyddsansvarig för att säkerställa att rutinerna är tydliga och följs. 7