Journalhanteringssystem för World Scout Jamboree 2011 Datum: 2011-01-19 Int09 Per Borneng Mikael Gustafsson Martin Runnding Claes Sundström 1
Executive summary Syftet med denna studie är att ta fram belägg för hur ett journalhanteringssystem för World Scout Jamboree 2011 bör utformas. Studierna har genomförts med deltagare som är verksamma inom vården och har erfarenhet av olika journalhanteringssystem. För att skaffa belägg för beslut gällande innehåll, kategorisering, design av systemet och organisering av innehåll har tre olika undersökningsmetoder använts. Resultaten av de olika delundersökningarna gav grundläggande information om hur ett effektivt journalhanteringssystem bör utformas. 2
EXECUTIVE SUMMARY 2 PURPOSE OF THE STUDY 4 PARTICIPANTS 4 METODER 5 Introduktion: 5 Metoder 5 Kortsortering 5 Intervju 5 Användartest 5 FINDINGS AND RECOMMENDATIONS 6 Fynd vid kortsortering 6 Rekommendationer vid kortsortering 6 Fynd vid intervju 6 Fynd vid visning av användartest 7 Korrigering 7 Redigering 7 SLUTSATS 8 BILAGOR 9 Empirisk undersökning 1 9 Empirisk undersökning 2 9 Underlag för designbeslut 9 Tidsplanering 9 Mockup 9 Prototyp 9 Interaktionskarta 9 3
Purpose of the study Syftet med denna studie är att ta fram belägg för att hur ett journalhanteringssystem för World Scout Jamboree 2011 bör utformas. För vidare utveckling av journalsystemet grundar vi detta på vår första delundersökning genom att göra skisser (mockups), hur journalsystemet kan se ut. Till följd av skisserna kan vi gå vidare till nästa delundersökning och ge prov på en annan användare. Användaren ska kunna ge oss information vad det kan tänka sig att ändra på eller komma med fler tänkbara funktioner. Participants Studierna har genomförts med deltagare som är verksamma inom vården och har erfarenhet av olika journalhanteringssystem. Deltagarna använder idag motsvarande systemen för att fylla i och läsa sig till information om patienter och dess sjukinformation. Deltagare 1: Deltagaren medverkade i metoderna kortsortering och intevju. Kvinna 27 år. Jobbar som undersköterska inom äldrevården och använder sig idag av systemet TakeCare. Hon har en datorvana som motsvarar medelnivå. Deltagare 2: Deltagaren medverkade i metoderna kortsortering och intevju. Kvinna 26 år. Jobbar som sjuksköterska på ett större sjukhus och använder sig idag av journalsystemet TakeCare. Deltagare 3: Deltagaren medverkade i low-fi användartest En kvinna i 29 års ålder, jobbar som sjuksköterska på psykiatriska avd. på S.t Görans sjukhus. Hon har erfarenhet av tio olika journalsystem. 4
Metoder Introduktion: Deltagarna i undersökningarna gavs inledningsvis information om projektet och deras roll som deltagare i vår studie. Vi förklarade att deras medverkan var helt anonym och på vilket sätt informationen vi fick skulle användas. Deltagarna informerades även om att undersökningen dokumenterades skriftligt och/eller med inspelningsbartröstmemo. Metoder Kortsortering För att skaffa belägg för beslut gällande innehåll, kategorisering, design av systemet och organisering av innehåll, valdes kortsortering. Deltagarna delgavs kort som hade antingen hade en funktion eller en rubrik. Det fick även ett antal blanka kort där det fick skriva till egna kategorier, funktioner eller rubriker. Därefter förklarades reglerna för kortsorteringen. Intervju Kortsorteringen kompletterades med en öppen diskussion för att få större insikt i hur ett journalhanteringssystem fungerar och hur man inom branschen arbetar med det idag. Vi sökte även efter fördelar och nackdelar inom det befintliga system som användarna idag använder sig av för att se om det fanns saker som kunde förbättras eller dra lärdom ifrån till vårt system. I denna intervju/diskussion gavs inga specifika frågor utan deltagarna uppmuntrades till att prata öppet om deras upplevelser kring det system det använder och vad det saknar eller uppskattar med dem idag. Användartest Delundersökningen utfördes med hjälp av mockups som presenterades med dator. Användaren informerades om att dessa bilder endast är skisser som är ett work in progress. Användaren fick se en skiss i taget från början till slut av journalsystemet och fick frågor om hur hon tror kunna ta sig vidare i systemet. Användaren fick peka på dataskärmen för att indikera att hon uppfattar varje fråga rätt. 5
Findings and recommendations Fynd vid kortsortering Användarna kategoriserade själva korten och valde hur det skulle grupperas in, och skrev till egna namn på kategorirubrikerna på tomma kort. Resonemanget kring indelningen styrdes mycket av de erfarenheter från det system som användarna använder idag. Det var tydligt att vana och igenkännande styrde resonemanget av grupperingarna samt negativa upplevelser kring det system användarna brukar i dagsläget. Utöver det kort på funktioner användarna blev tilldelad lades även följande till: Beställning - svar röntgen och röntgen beställning Varningar Blodsmitta/Kronisk Diktat Journaltext Varningar av blodsmitta/kroniska sjukdomar var användarna noga med att prioritera. Det kort som användarna valde att utesluta var: Kroniska sjukdomar Ärende nummer Rekommendationer vid kortsortering Användarnas indelning av kategorierna kommer att ligga till grund för strukturen av systemet. Fynd vid intervju Intervjun gav kvalitativ information kring vad ett journalsystem bör innehålla. Intervjudeltagarna baserade sina åsikter på sin erfarenhet och de attityder som de har av de journalhanteringssystem som de använder idag. Journalhanteringssystemen som våra respondenter använder sig av är relativt avancerade, men trots detta uppfattas de ändå som lätta att navigera sig igenom då användarna har en vana att hantera dem. Våra intervjudeltagare upplevde dock att viss information kunde var svår att hitta som till exemplen patients exakta åkomma, det krävs ofta att man är tvungen att läsa onödigt mycket text för att få redan på informationen istället för att den direkt presenterads på ett tydligare sätt. Även här belystes vikten av att allvarliga varningar som t.ex. blodsmitta, allergier och kroniska sjukdomar visas tydligt direkt. Rekommendationer vid Intervju Det indikationer som vi fick vid intervjun var som beskrivs ovan att tydligt markera om en patient har någon allvarlig blodsmitta, allergier eller kroniska sjukdomar som personalen bör känna till på en gång. Därför har vi valt att lägga en varningsruta längst upp på sidan vid inloggning som sedan ligger kvar där även när andra undersidor används. 6
Fynd vid visning av användartest Efter delundersökningen märkte användaren två punkter, hon vill korrigera om menyn i kategorin Sjukdomstillstånd och lägga till en redigeringsknapp. Korrigering Föregående meny var: - Nuvarande åkomma - Kända allergier - Kända sjukdomar - Nuvarande husläkare Användarens korrigering från föregående meny: - Kända sjukdomar - Kända allergier - Nuvarande åkomma - Nuvarande husläkare Användaren vill ha Kända sjukdomar ska vara först placerad i menyn. Det är för att som sjuksköterska eller läkare vill märka av det först vad för sjukdomar patienten har. Redigering Användaren vill ha en redigeringsknapp på varningsrutan för att kunna lägga till mer information om patientens varningar, istället för att klicka sig vidare i menyn. Slutsatsen kring designen ändrades efter användaren synpunkter som inte var mycket, men vi behöll redigeringsknappen för det var mer logiskt att kunna redigera från menyn. Delundersökningen av journalsystemet del 2 blev lyckad, tanken av en ren, enkel och användarvänlig system är användaren nöjd efter det hon har sett. 7
Slutsats Resultatet av kortsorteringen, intervjun och användartesterna är att vi har fått grundläggande struktur av det informationskategorier som journalhanteringssystemet bör innehålla, gett insikt i hur ett journalhanteringssystem fungerar och fått information om vad respondenterna ansåg var viktigt att tänka på vid utvecklingen av systemet så som t.ex. varningar vid blodsmitta. 8
Bilagor Empirisk undersökning 1 Kortsortering/ intervju Empirisk undersökning 2 Användartest / Observation Underlag för designbeslut Varför ser sidan ut som den gör? Tidsplanering GANT-schema Mockup Första skissen på sidan Prototyp High Fidelity-prototyp Interaktionskarta Karta över interaktionens väg i systemet 9