Funktionsbeskrivning

Funktionsbeskrivning [UB20 Överföring ] 2012-03-26 Version: Beteckning: 1.07

2012-03-26 2 (14) Ändringshistorik Revision Datum Av Kommentar 1.01 2007-03-15 Maria Valtersson Tagit bort information om systempreferensen DEFAULTTID eftersom den inte bör användas i nuläget. Kan användas när 16449 levererats. 1.02 2007-05-16 Maria Valtersson Lagt till systempreferensen DEFAULTTID igen. Den ska vara Nr 2. 1.03 2007-08-21 Maria Valtersson Lagt till nyckelordet SERIE i systempreferenserna. Numreringen spelar ingen roll längre. 1.04 2008-12-17 Christoffer Aronsson Redigerat preferensstyrningar då UB20 numera läser individuella preferenser för varje delformulär. 1,05 2009-03-02 Maria Valtersson Förtydligar prefstyrningarna. 1.07 2009-04-29 2009-05-25 Jenny H Svensson Jenny Sandqvist Möjlighet att ange villkor för merituppgifter Kompletterat informationen om villkor för merituppgifter 1.08 2011-02-03 Håkan Lindgren Tagit bort kravet att villkor måste finnas för finansieringsform. 2012-03-26 Eyad Alshiekhkhalil Ändringar för skärmdumpar. Innehållsförteckning FUNKTIONSBESKRIVNING... 3 UB20 - ÖVERFÖRING AV UPPGIFTER TILL CSN... 3 1. BESLUT... 3 2. ALLMÄNT OM FUNKTIONEN... 3 3. UPPDELNING TILL DELFUNKTIONER... 3 4. BEHÖRIGHETSANALYS... 4 5. PREFERENSSTYRNING... 4 6. UTSKRIFTER... 5 7. AVVIKELSER FRÅN S & G... 5 8. FORMULÄR OCH HJÄLPTEXTER... 6 9. ÖVRIGT... 14

2012-03-26 3 (14) Funktionsbeskrivning UB20 - Överföring 1. Beslut Följande beslut finns som påverkar denna funktion. Nr Ärende Anmärkning 2. Allmänt om funktionen Denna funktion används för att beställa batch-körningar för överföring. Funktionen används för att överför kataloguppgifter, registreringsuppgifter och merituppgifter till CSN. För kataloguppgifterna anges den termin som kataloguppgifterna avser. Batchen ska läggs upp som engångsbeställning. För registreringsuppgifter anges inga parametrar. De uppgifter som lagts in i Ladok sedan förra överföringen hämtas. Villkor ska inte anges för dessa beställningar. Batchen ska läggas upp som en stående beställning. För merituppgifter kan parametrar anges. CSN skickar en frågefil med personnummer för de studenter de vill ha meriter för. Batchen hämtar merituppgifter för personerna i frågefilen. Villkor ska anges för beställning. De finansieringsformer som används för basår (gymnasiekurser) ska listas. I batchen byts de sedan ut mot B som CSN tolkar som basår. Batchen ska läggas upp som en stående beställning. Funktionen ersätter Classic-rutinerna UC05, UC25 och UC30. Funktionen använder formulär från GB01 i samband med beställning och inställning: - GB01A00G beställningsformulär - GB01A02G inställningar av e-post och skrivare. 3. Uppdelning till delfunktioner Funktionen har tre delfunktioner: - Överföring av kataloguppgifter - Överföring av registreringsuppgifter - Överföring av merituppgifter

2012-03-26 4 (14) 4. Behörighetsanalys Behörighetsklass styr behörigheten till funktionen. 5. Preferensstyrning Individuella preferenser för samtliga delformulär I och med att NOUVSD-7724 levereras (090204) kommer samtliga delformulär som hör till UB20 att använda sig av individuella systempreferenser. Detta gäller både användar- och systempreferenser. Konsekvensen av denna ändring är att varje preferens nu måste sättas mot samtliga delformulär där preferensen skall gälla preferenser som sätts mot UB20 kommer inte att användas överhuvudtaget i delformulären. Delformulären skall benämnas enligt följande vid inläggning/redigering av preferenser: UB20B00G benämns UB20_B UB20C00G benämns UB20_C UB20D00G benämns UB20_D Användarpreferenser Funk Nr Vad vill man styra Nyckelord Värde: Resultat Default Typ UB20_B/C/D 1 Lägg till/ta bort ändra andras beställningar SUPER J N A Systempreferenser För att det ska vara möjligt att lägga in avvikande terminstider i SY06 och för att sedan skicka de avvikande terminstiderna till CSN måste följande preferens läggas in i UB20. Funk Nr Vad vill man styra Nyckelord Värde: Resultat Default Typ UB20_B/C/D 1 Den lokala serie som SERIE Ange den lokala serie som S anger avvikande terminstider. används för avvikande terminstider. Serien bör heta CSN, men även andra lokala serier kan användas. UB20_B/C/D 2 Defaulttid DEFAULTTID 2000 S För att ge korrekt tillgång till villkorsformulär måste följande preferens läggas in på varje delformulär.

2012-03-26 5 (14) Funk Nr Vad vill man styra Nyckelord Värde: Resultat Default Typ UB20_B 1 Tillgång till VILLKOR J=Villkorsformulär är J S villkorsformulär tillgängligt, N=Villkorsformulär är inte tillgängligt Preferensen måste sättas till J. UB20_C 1 Tillgång till villkorsformulär VILLKOR Se ovan. Preferensen måste sättas till N. J S UB20_D 1 Tillgång till villkorsformulär VILLKOR Se ovan. Preferensen måste sättas till J. J S 6. Utskrifter Utskrifter av resultat av batch-körningarna sker genom e-post till angiven e-postadress. 7. Avvikelser från S & G Nedanstående är inte längre giltigt i och med leveransen av NOUVSD-7724 (inför läsning av preferenser på delformulärnivå), samt NOUVSD-5854 (utökar preferenssystemet för hantering av delformulär). I delfunktionen överföring av registreringsuppgifter tänds Villkors-knappen upp trots att Villkor inte ska anges. Det är i dagsläget inte möjligt att göra olika lösningar för de olika delfunktionerna eftersom de alla baseras på samma formulär.

2012-03-26 6 (14) 8. Formulär och hjälptexter Startformulär UB20A00G UB20 Överföring. Senast uppdaterad 2006-06-09 I denna funktion beställer du: Överföring av kataloguppgifter till CSN. Överföring av registreringsuppgifter till CSN. Överföring av merituppgifter till CSN. Välj delfunktion och tryck ok

2012-03-26 7 (14) UB20B00G Överföring av kataloguppgifter Funktionshjälp UB20 - Överföring av kataloguppgifter Allmänt Här kan du lägga upp batchbeställningar. Välj beställning Du börjar med att fylla i beteckningen på den beställning du vill göra. Du anger därefter vilket tidigaste kördatum och vilken tidigaste körtid du vill att batchen ska startas. Denna batch ska inte läggs upp som stående beställning. Om du inte kryssar för någon veckodag körs batchen endast en gång. Du kan välja om du vill att beställningen ska sparas efter det att batchen är körd. Om du vill se alla beställningar för funktionen finns ett menyalternativ för detta. Vill du av någon anledning att en körning inte ska göras, så ska du sätta status till VILANDE. Då görs inga körningar på den beställningen. Du kan lägga till och ta bort beställningar via knapparna "Ny" och "Stryk". För att spara ändringar klickar Du på "Uppdatera". För att ändra i en befintlig beställning markerar du aktuell beställning i listan och ändrar aktuella parametrar under 'Välj beställning'. För att spara ändringar klickar du på "Uppdatera". Villkor Man kan normalt för varje batchbeställning gå in och specificera vilka villkor som ska gälla för den specifika beställningen. Detta görs genom att gå in i villkorsformuläret via villkorsknappen. Villkorsknappen tänds upp efter det att du sparat beställningen. Observera att det inte är tillåtet att använda villkor för vissa funktioner.

2012-03-26 8 (14) Inställning För varje beställning går det också att ange olika inställningar. Fyller du i en e-postadress så kommer information om hur körningen gått att skickas till den angivna adressen. Fyller du i en skrivare så kan du få ev. utskrifter skickade direkt till den angivna skrivaren. Dessa två inställningar görs genom att gå in i inställningsformuläret via inställningsknappen.

UB20B01G Villkor överföring av kataloguppgifter 2012-03-26 9 (14) Funktionshjälp UB20 Villkor överföring av kataloguppgifter Allmänt I detta formulär anger du villkor för överföring av kataloguppgifter till CSN. Ange beställningsvillkor Ange den termin Du vill skicka kataloguppgifterna för. Format (TÅÅ), t.ex. V06. UB20C00G Överföring av registreringsuppgifter

Funktionshjälp UB20 - Överföring av Registreringsuppgifter Allmänt Här kan du lägga upp batchbeställningar. 2012-03-26 10 (14) Välj beställning Du börjar med att fylla i beteckningen på den beställning du vill göra. Du anger därefter vilket tidigaste kördatum och vilken tidigaste körtid du vill att batchen ska startas. Därefter anger du om du vill att det ska vara ett stående beställning, dvs. en batch som körs regelbundet. Du anger vilka dagar i veckan du vill att batchen ska köras. Om du inte kryssar för någon veckodag körs batchen endast en gång. Denna batch bör läggas upp som en stående beställning. Du kan välja om du vill att beställningen ska sparas efter det att batchen är körd. Om du vill se alla beställningar för funktionen finns ett menyalternativ för detta. Vill du av någon anledning att en körning inte ska göras, så ska du sätta status till VILANDE. Då görs inga körningar på den beställningen. Du kan lägga till och ta bort beställningar via knapparna "Ny" och "Stryk". För att spara ändringar klickar du på "Uppdatera". För att ändra i en befintlig beställning markerar du aktuell beställning i listan och ändrar aktuella parametrar under 'Välj beställning'. För att spara ändringar klickar Du på "Uppdatera". Villkor Villkor ska inte läggas upp för denna beställning. Inställning För varje beställning går det också att ange olika inställningar. Fyller du i en e-postadress så kommer information om hur körningen gått att skickas till den angivna adressen. Fyller du i en skrivare så kan du få ev. utskrifter skickade direkt till den angivna skrivaren. Dessa två inställningar görs genom att gå in i inställningsformuläret via inställningsknappen.

2012-03-26 11 (14) UB20D00G Överföring av merituppgifter Funktionshjälp UB20 - Överföring av merituppgifter Senast uppdaterad 2009-05-14 Allmänt Här kan du lägga upp batchbeställningar. Välj beställning Du börjar med att fylla i beteckningen på den beställning du vill göra. Du anger därefter vilket tidigaste kördatum och vilken tidigaste körtid du vill att batchen ska startas. Därefter anger du om du vill att det ska vara ett stående beställning, dvs. en batch som körs regelbundet. Du anger vilka dagar i veckan du vill att batchen ska köras. Om du inte kryssar för någon veckodag körs batchen endast en gång. Denna batch bör läggas upp som en stående beställning. Du kan välja om du vill att beställningen ska sparas efter det att batchen är körd. Om du vill se alla beställningar för funktionen finns ett menyalternativ för detta. Vill du av någon anledning att en körning inte ska göras, så ska du sätta status till VILANDE. Då görs inga körningar på den beställningen. Du kan lägga till och ta bort beställningarna via knapparna "Ny" och "Stryk". För att spara ändringar klickar du på "Uppdatera". För att ändra i en befintlig beställning markerar du aktuell beställning i listan och ändrar aktuella parametrar under 'Välj beställning'. För att spara ändringar klickar Du på "Uppdatera". Villkor Man kan normalt för varje batchbeställning gå in och specificera vilka villkor som skall gälla för

2012-03-26 12 (14) den specifika beställningen. Detta görs genom att gå in i villkorsformuläret via villkorsknappen. Villkorsknappen tänds upp efter det att du sparat beställningen. De villkor som ska anges här är märkning av basårskurser inför överföring av merituppgifter till CSN. Det är viktigt att CSN uppmärksammas att dessa kurser inte genererar högskolemeriter. Inställning För varje beställning går det också att ange olika inställningar. Fyller du i en e-postadress så kommer information om hur körningen gått att skickas till den angivna adressen. Fyller du i en skrivare så kan du få ev. utskrifter skickade direkt till den angivna skrivaren. Dessa två inställningar görs genom att gå in i inställningsformuläret via inställningsknappen. UB20D01G Villkor överföring av merituppgifter Funktionshjälp UB20 - Villkor överföring av merituppgifter Senast uppdaterad 2009-05-11 Allmänt I detta formulär anger du villkor för överföring av merituppgifter till CSN. Ange finansieringsform Ange vilka finansieringsformer/kurstyper som används för att märka upp basårskurser/gymnasiekurser. Informationen används för att göra CSN uppmärksam på att dessa kurser inte genererar högskolemeriter. Så länge den aktuella beställningen inte gått iväg finns de villkor man lagt in kvar så att man vid behov kan komplettera/ändra/ta bort dessa bara genom att starta upp formuläret på nytt.

GB01A02G Inställning för e-post och skrivare 2012-03-26 13 (14) Funktionshjälp Batchbeställning - Inställningar Allmänt Här kan du lägga upp e-postadresser och skrivare. Du kan lägga till och ta bort e-postadresser och skrivare via knapparna "Ny" och "Stryk". För att spara ändringar aktiverar du "Uppdatera". E-post Fyller du i en giltig e-postadress och uppdaterar så kommer information om hur körningen går att skickas till den angivna adressen. I annat fall skickas informationen till ev. fördefinierad e-postadress under 'Egna användaruppgifter'. Skrivare Fyller du i uppgifter om skrivare och uppdaterar kan du få ev. utskrifter skickade direkt till en skrivare. Observera att du ska ange skrivarens namn, inte adressen till skrivaren. Observera att vissa funktioner inte stöder användningen av skrivare.

9. Övrigt 2012-03-26 14 (14) När det gäller delfunktionerna överföring av kataloguppgifter och överföring av registreringsuppgifter så har vi en god uppfattning om vilka data som skickas och hur dessa data sedan tolkas hos CSN. När det gäller överföring av merituppgifter så har vi mindre inblick i hur de uppgifter som vi skickar tolkas hos CSN. När vi började titta på det i projektet så uppstod en del frågor kring detta. Vi tog fram nedanstående exempel i projektet för att kunna diskutera kring och vi vill dela med oss av det. CSN skickar en frågefil till alla högskolor. Om personen i frågefilen har meriter i den aktuella högskolans LADOK-register returneras ett svar. CSN anger två from-datum och ett tom-datum som meriterna kontrolleras mot. Exempel på merituppgifter: Studenten påbörjade sina studier höstterminen 2002. Studenten har ett beslut om studiemedel för perioden 2005, v 36 till 2006, v 23. CSN frågar då efter periodens slut hur resultatet sett ut under beslutsperioden. De vill veta både poängen för senast beviljade period (hösten 2005-våren 2006) och även totalt sedan studiernas start (hösten 2002-våren 2006). Man vill också veta totala antalet poäng och då räknas även poäng tagna efter perioden men som hör till den (dvs resttentor med godkännande datum efter v23, men där den ordinarie tentan går inom perioden 2005, v 36 2006, v 23). Man skickar i frågefilen alltså med två fr o m datum. Det första för den senaste beviljningsperioden och det andra för start av studiemedel. Det är alltså tre olika poäng som skickas till CSN: Poäng för senaste beviljningsperioden ( i kravspecen = Poäng). Poäng sedan studiemedelsstart (i kravspecen = Summa poäng) Poäng totalt, där även poäng efter periodens slutdatum tas med t.ex. resttenta den 4 oktober. (i kravspecen = Poäng totalt) Beslutets period kan variera för olika personer.