Kallelse till Gemensam överförmyndarnämnd 2019-05-23 Kl. 08:30 Överförmyndarnämndens kansli, Österängsskolan
KALLELSE Datum 2019-05-20 Sida 2(3) Gemensam överförmyndarnämnd Ledamöter Ersättare Nils Hultin, C, ordförande Erik Danielsson, C Anna-Carin Hammarberg, M, vice ordförande Jean Luc Kabisa, S Carl Michael Sillström, M Jessica Rundberg, S Maj Söderström, S Mattias Ekstrand, S
KALLELSE Sida 3(3) Datum 2019-05-20 Ärende Budgetuppföljning, delårsbokslut och prognos för gemensamma överförmyndarnämnden 2019 Dnr 00011-2019 Delegationsärenden Dnr 00003-2019 Meddelanden Dnr 00004-2019 Informations- och överläggningsärenden Dnr 00002-2019 Nils Hultin Ordförande Alexandra Karlsson Nämndsekreterare
Kommunledningsförvaltningens förslag till beslut Datum 2019-05-10 Sida 1(3) Diarienummer GON 00011-2019 Budgetuppföljning, delårsbokslut och prognos för gemensamma överförmyndarnämnden 2019 Sammanfattning av ärendet Överförmyndarkansliet har upprättat budgetuppföljning per 30 april 2019 och prognos för helår 2019 avseende gemensamma överförmyndarnämndens budget. Förvaltningens förslag till beslut 1. Budgetuppföljning för gemensamma överförmyndarnämnden 2019-04-30 godkänns och läggs till handlingarna. 2. Gemensamma överförmyndarnämndens budgetuppföljning 2019-04- 30 överlämnas till kommunfullmäktige. 3. Mål 13 avseende minskad energiförbrukning tas bort. Underlag för beslut Överförmyndarkansliets tjänsteskrivelse 2018-05-02. Överförmyndarnämndens budgetuppföljning per 30 april 2019 Bakgrund Överförmyndarkansliet har upprättat budgetuppföljning per 30 april 2019 och prognos helår 2019 avseende gemensamma överförmyndarnämndens budget. Mål 13 som avser minskad energiförbrukning är något som överförmyndarnämnden inte kan påverka och bör tas bort från nämndens budget från och med apriluppföljningen. 1/1 2019 bildades en gemensam överförmyndarnämnd tillsammans med Åres och Krokoms kommuner. Under 2019 arbetar kansliet med att sammanföra de resurser och akter som ingår i de tre kommunernas överförmyndarverksamhet. Syftet är bl a att minska sårbarheten och öka
Datum 2019-05-10 Sida 2(3) rättssäkerheten, samt hitta samordningsvinster. Över hela landet bildas gemensamma överförmyndarnämnder/-förvaltningar. I samband med en hopslagning av kansliet, där Östersunds kommun är värdkommun, har också ett byte av verksamhetssystem påbörjats. Det nya systemet, som ersätter ett system med många år på nacken, ska underlätta platsoberoende arbete och ska även möjliggöra digital redovisning för ställföreträdare. Arbete pågår med att förändra och förbättra rutiner, men upplärningstiden för nyanställd personal är lång. Arbetssituationen de senaste fyra åren har medfört att i princip all personal är utbytt, och ett stort kompetenstapp har tidigare ägt rum. I dagsläget är personalsituationen stabil och kansliet har även tillgång till timanställd extrapersonal vid behov. Utökat utbildningsbehov har till viss del uppstått pga den nya organisationen. Överförmyndarkansliets konsekvensbedömning I samband med hopslagningen av kanslifunktionen för tre kommuner och den planerade digitaliseringen kan vissa oförutsedda kostnader bli konsekvensen under 2019. ÖVERFÖRMYNDARKANSLIET Gemensamma överförmyndarnämnden för Åre, Krokom och Östersund Beslutet skickas till Redovisningschef Ella Sandström Kommunkansliet Östersunds kommun Åre kommun Krokoms kommun Verksamhetscontroller Maria Hagnestad
Datum 2019-05-10 Sida 3(3) Underskrifter Åsa Pettersson Områdeschef
Delårsrapport Tertial 1 2019 Överförmyndarnämnden 1 (8)
1 Nämndens/Styrelsens uppföljning till fullmäktige 1.1 Måluppfyllelse och bidrag till Kommunövergripande mål 1.1.1 Demokratisk hållbarhet Kommunövergripande mål 1. Valdeltagandet i EUvalet 2019 ska öka och tillhöra det övre skiktet i kommungruppen. Beskrivning av insatser mot kommunövergripande mål Överförmyndarnämnden har informerat på hemsidan, skickat e-post till ställföreträdare som lämnat sådan adress samt lämnat samma info till föreningen för frivilliga samhällsarbetare som i sin tur delat informationen i sin slutna FB-grupp. Uppmaningen bygger på rätten till valdeltagande för alla röstberättigade medborgare. Nämndsmål Information till ställföreträdare om huvudmännens rätt att delta i EU-valet Kommentar till mål och måluppfyllelse Info på hemsidan, e-post till ställföreträdare som lämnat sådan samt direktinformation till föreningen för frivilliga samhällsarbetare som delar informationen i sin slutna FB-grupp. 1.1.2 Social hållbarhet Kommunövergripande mål 9. Medborgarnas upplevelse av trygghet ska öka och överstiga genomsnitt i riket år 2020. 11. Kommunen skapar förutsättningar för ett Östersund som är inkluderande och där alla känner sig välkomna och behandlas lika. Beskrivning av insatser mot kommunövergripande mål Överförmyndarnämnden har erbjudit flera utbildningstillfällen, bättre information på hemsidan och har ersatt telefontider med röstbrevlådor vilket bör vara anledningen till färre klagomål på tillgänglighet. Överförmyndarnämnden har reviderat och uppfört nya rutiner kring mottagande av årsredovisningar, granskning och arvodering. Detta har medfört en enhetlig handläggning vad gäller tillsyn och beslut. Nämndsmål Antal klagomål på tillgängligheten ska minska från året innan Handläggningsprocessen är rättssäker, tydlig och effektiv Kommentar till mål och måluppfyllelse Fler utbildningstillfällen, bättre info på hemsidan, röstbrevlådor har ersatt telefontider bör vara anledningen till färre klagomål på tillgänglighet. Klagomål på att blanketter inte skickas ut rutinmässigt som tidigare och att man måste beställa dem tyder dock på att ytterligare informationsinsatser behövs. Reviderade och nya rutiner kring mottagandet av årsredovisningar, granskning och arvodering har medfört en så likriktad handläggning som är möjligt i dagsläget vad gäller tillsyn. 1.1.3 Ekologisk hållbarhet Kommunövergripande mål 12. De fossila koldioxidutsläppen ska minska med 100 % till 2030 13. Energiförbrukningen ska minska med 20 % till 2030 jämfört 2010. Beskrivning av insatser mot kommunövergripande mål Tåg är förstahandsval vid resor. Videokonferenser och videomöten har ersatt ett flertal resor inom länet. Vi önskar få målet borttaget vid apriluppföljning. Nämndsmål Kommentar till mål och måluppfyllelse 2 (8)
Kommunövergripande mål 16. Kommunen skapar förutsättningar för ett Östersund som är ekologiskt hållbart. Beskrivning av insatser mot kommunövergripande mål Överförmyndaren arbetar med att införa ett nytt verksamhetssystem som kommer att innebära minskad användning av papper, fler digitala tjänster samt möjliggör distansarbete vilket medför färre arbetsresor. Nämndsmål Minskad användning av papper Kommentar till mål och måluppfyllelse Överförmyndarnämndens verksamhet bygger på att all dokumentation sker med papper. Pappersex måste finnas i varje akt, och även om akterna digitaliseras enligt plan, så måste alla pappersakter finnas kvar och fyllas på. Målet med minskad pappersanvändning kan därför inte uppnås ännu. Arbete pågår med digitalisering och framtagande av e-tjänster, men det finns inte möjligheter att uppnå ett pappersfritt kontor med de lagar och regler som gäller idag. 1.1.4 Ekonomisk hållbarhet Kommunövergripande mål Beskrivning av insatser mot kommunövergripande mål Nämndsmål Kommentar till mål och måluppfyllelse 21. Kommunen har god finansiell hushållning Arvodesriktlinjer och fastställda rutiner säkerställer att kommunen inte betalar arvoden som huvudmannen själv ska betala. Säkerställa att fördelning av kostnader för arvoden mellan huvudmän och kommun sker enligt föräldrabalken Överförmyndarens arvodesriktlinjer fastställer vem som ska betala arvode till ställföreträdarna vilket säkerställer att kommunen inte betalar arvode som huvudmannen ska stå för. Om det finns tveksamheter, eller om beslut fattats som medför att en ställföreträdare inte kan få sin ersättning, tas beslut om hur detta ska hanteras i nämnden. 1.2 Verksamhetsutveckling - kvalitet och effektivitet Östersunds kommun bildade gemensam överförmyndarnämnd med Åre och Krokoms kommuner 1 januari 2019. Under 2019 sker arbetet med att sammanfoga tre kommuners överförmyndarverksamhet till en, där Östersunds kommun står för värdskapet. Parallellt med detta ska ett byte av verksamhetssystem genomföras och samtliga pappersakter flyttas till Östersundskontoret. Det nya systemet förväntas möjliggöra platsoberoende arbete. Verksamhetssystemet innebär även möjlighet till ett ändrat arbetssätt som kan säkerställa att handläggningen blir utförd även om någon är sjuk eller har semester. Den största utmaningen är att få samtliga akter inskannade. En av överförmyndarens största utmaningar är rekrytering för att säkerställa kompetenta ställföreträdare.bättre utbildning och hårdare kontroll krävs för att minska antalet ej lämpliga ställföreträdare. Övermyndarnämnden har under lång tid varit underbemannade med långa handläggningstider som följd. Utökningen av ram 2018 medgav en utökning av handläggare och fokus har därefter legat på att granskningar av årsredovisningar och beslut om arvode sker inom den tidsram som anges i förvaltningslagen och som tidigare påtalats av såväl JO som länsstyrelsen. Att handlägga inkomna årsredovisningar snabbare än tidigare år medför förhoppningsvis att fler ställföreträdare är nöjda med handläggningen och kan tänka sig att ta på sig flera uppdrag, eller ge positiva signaler om överförmyndarnämndens verksamhet till allmänheten. 1.2.1 Kvalitetsindikatorer till fullmäktige Indikatorer Kommentar 3 (8)
Indikatorer Antal överklaganden under året som fått bifall i tingsrätten Kommentar Antal arvodesbeslut under året 2019 avser antal arvoderade 190430. Andel inkomna godkända årsräkningar per första mars som är arvoderade sista juni Rapporteras i T2. Målvärdet 80% bör kunna uppnås. Andel granskade och arvoderade årsräkningar per sista september Målvärdet bedömns kunna uppnås. Antal beslutade rutiner under året Totalt antal händelser/aktiviteter i ärenden Mängden händelser under 2016-2017 ökade på grund av antalet ensamkommande barn. 4 (8)
Indikatorer Totalt antal pågående ärenden Kommentar 1.3 Driftredovisning Nämnden har under våren granskat och arvoderat inkomna årsredovisningar i högre grad än tidigare vilket medfört att kostnaderna för arvoden och löner är högre per tertial 1 jämfört med föregående år. Redovisat resultat avser Östersunds kommun. Prognos kostnader per helår Åre: 1 324 000 kr Prognos kostnader per helår Krokom: 1 005 000 kr Driftsredovisning, Mnkr Budget 2019 Utfall 2019-04-30 Prognos 2019 Utfall 2018-04-30 Utfall 2018 Intäkter 0,2 0,7 2,5 0,2 0,4 Kostnader 13,9 5,4 15,9 3,3 11,6 Kommunbidrag och tilläggsanslag 13,7 4,6 13,8 3,8 12,6 Resultat 0,0-0,1 0,4 0,7 1,6 1.4 Underskrifter Underskrifter Nils Hultin Ordförande Åsa Pettersson Förvaltningschef 5 (8)
2 Nämndsspecifik uppföljning Planering av förbättringar och kvalitetshöjning görs av kansliet gemensamt och omfattar den gemensamma nämndens hela verksamhetsområde. Samma gäller utbud av utbildningar och hantering av årsräkningar. Indikatorer i rapporten grundar sig enbart på Östersunds kommuns ärenden. Under våren har nämnden fokuserat på att förbättra handläggningstiden vad gäller granskning av årsredovisningar. Planen för hösten är att göra satsningar på rekrytering och utbildning av ställföreträdare samt att erbjuda möjligheten för de ställföreträdare som vill att redovisa digitalt. Arbetet med att ta fram dokument och riktlinjer som ska anpassas till en gemensam nämnd pågår fortlöpande. 2.1 Nämndsspecifika mål Nämndsmål Alla kompletta årsräkningar inlämnade före 1 mars ska vara granskade och arvoderade senast 30 juni. Alla årsräkningar ska vara granskade och arvoderade sista september Fortsatt dokumentation av rutiner Kommentar till mål och måluppfyllelse Målet bedöms kunna uppfyllas. Målet bedöms kunna uppnås om alla inlämnade årsäräkningar är kompletta och granskningsbara. Revidering av rutiner och samordning av rutiner från tre olika kommuner är en förutsättning för att handläggningen ska kunna fungera på ett bra sätt. De rutiner som prioriterats vad gäller revidering är främst de som berör granskning och arvodering. 2.2 Nämndsspecifik redovisning och kvalitetsindikatorer Indikatorer Antal överklaganden under året som fått bifall i tingsrätten Kommentar Antal arvodesbeslut under året 2019 avser antal arvoderade 190430. Antal inkomna godkända årsräkningar per första mars En viss ökning har skett men troligen finns det en del ställföreträdare som väntar, eftersom man utgår från att handläggningen ska ta lika lång tid som tidigare år. 6 (8)
Indikatorer Andel årsräkningar inkomna per första mars som är granskade sista april Kommentar En gemensam insats och omfördelning av resurser har medfört ett bra resultat! Andel årsräkningar inkomna per första mars som är granskade sista juni Redovisas T2, men måluppfyllelsen beräknas uppnås Andel inkomna godkända årsräkningar per första mars som är arvoderade sista april Stort fokus har lagts på att arvoderingen ska följa granskningen och det har gett resultat. Andel inkomna godkända årsräkningar per första mars som är arvoderade sista juni Rapporteras i T2. Målvärdet 80% bör kunna uppnås. Andel granskade och arvoderade årsräkningar per sista september Målvärdet bedömns kunna uppnås. Antal beslutade rutiner under året 7 (8)
Indikatorer Antal nya ärenden Kommentar Toppen under 2016-2017 beror på antalet ensamkommande barn. Antal avslutade ärenden Rapporteras vid årsbokslut Totalt antal händelser/aktiviteter i ärenden Mängden händelser under 2016-2017 ökade på grund av antalet ensamkommande barn. Antal granskade redovisningshandlingar Rapporteras vid årsbokslut I redovisningshanadlingar ingår: tillgångsförteckningar, årsredovisningar och slutredovisningar. Totalt antal pågående ärenden 8 (8)
Kommunledningsförvaltningens förslag till beslut Datum 2019-05-20 Sida 1(1) Diarienummer GON 00003-2019 Delegationsärenden Inga delegationsbeslut att anmäla under perioden 2019-04-17 2019-05-23.
Kommunledningsförvaltningens förslag till beslut Datum 2019-05-20 Sida 1(1) Diarienummer GON 00004-2019 Meddelanden Inga meddelanden att anmäla under perioden 2019-04-17 2019-05-23.
Kommunledningsförvaltningens förslag till beslut Datum 2019-05-20 Sida 1(1) Diarienummer GON 00002-2019 Informations- och överläggningsärenden - Lägesrapport årsräkningar - Lägesrapport Provisum - Arvodesriktlinjer - Klagomål