Landstingets/regionens eller kommunens logotyp Patientsäkerhetsberättelse för medicinska insatser i elevhälsan. Grundskolan Barn och ungdom Eslövs kommun År 2014 Datum och ansvarig för innehållet 2015-02-28 Mats Swensson, Skolöverläkare och Medicinskt Ledningsansvarig för skolhälsovården, Lex Maria ansvarig Lotta Ljungström, Verksamhetschef enligt HSL 29 1
Innehållsförteckning Sammanfattning 3 Övergripande mål och strategier 4 Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet 4 Struktur för uppföljning/utvärdering 5 Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet 5 Uppföljning genom egenkontroll 7 Samverkan för att förebygga vårdskador 8 Riskanalys 8 Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet 9 Hantering av klagomål och synpunkter 9 Samverkan med patienter och närstående 9 Sammanställning och analys 9 Övergripande mål och strategier för kommande år 10 Patientsäkerhetsberättelsen ska ha en sådan detaljeringsgrad att det går att bedöma hur det systematiska patientsäkerhetsarbetet har bedrivits i verksamhetens olika delar, och att informationsbehovet hos externa intressenter tillgodoses. SOSFS 2011:9 7 kap. 3 Förklaring av förkortningar i texten: BOU = Barn och ungdom PMO = Journaldatasystemet MLA = Medicinskt ledningsansvarig HPV = Humant papillomvirus PM = Rutiner ht/vt = Hösttermin/Vårtermin 2
Sammanfattning Under år 2014 har det åtgärdats en del tekniska problem med journalsystemet PMO. Journalsystemet PMO uppdateras kontinuerligt när ny programvara finns för installation, för att skolhälsovårdens system för dokumentation ska vara patientsäkert. PMO journalsystem kan användas av olika yrkeskategorier, där varje yrkesgrupp endast har tillgång till sina egna moduler. Skolsköterska med samordningsansvar är systemansvarig för PMO skolhälsovård tillsammans med en skolsköterska på gymnasiet inom BOU. HPV-vaccinering ht-14/vt-15. Erbjudande om vaccinering hemskickat till kommunens samtliga flickor i åk 5 om vaccination med 3 doser. Under hösten tog Socialstyrelsen ett beslut att det bara behövs två doser. Eslövs kommun följer denna rekommendation. Dessa vaccinationer är förlagda delvis utanför skoltid för att inte ta av studietiden. Under 2014 har skolsköterskorna haft professionsmöten 3 ggr/månad på torsdagseftermiddagar. Här har det bland annat tagits upp nya rutiner, PM, kompetensutbildning, avvikelser, nyheter. Fördjupning och analys har gjorts i styrdokumenten ur Verksamhetsplanen för BOU. Vägledningsdokumentet för elevhälsa är ett viktigt styrdokument som alltid är aktuellt och som började gälla från och med den 31 mars 2014. Våra tidigare riktlinjer benämns i detta dokument som vägledning. En skolsköterska långtidssjukskriven våren 2014. Vikarie anställd. Under hösten var en skolsköterska tjänstledig och en skolsköterska slutade i augusti. Det har varit svårt att rekrytera nya skolsköterskor varvid det funnits vakans på ca 1,80 tjänst under hösten. Två nya skolsköterskor har anställts och börjar sitt arbete i Eslöv i mitten av februari 2015. Ny modell framtagen för elevhälsan gällande utredningar av läs- och skrivsvårigheter Nätverket mellan-skånes skolsköterskor träffas en gång per termin för att utbyta erfarenheter och samverkan. Nätverket mellan-skånes medicinskt ledningsansvariga träffas 1-2 gånger per termin för att diskutera patientsäkerhet, arbetssätt och metoder, kvalité, dokumentation och andra viktiga ämne för att öka patientsäkerheten. Nätverket Södra Sveriges medicinskt ledningsansvariga skolsköterskor, skolläkare och verksamhetschefer för skolhälsovården, träffas en heldag en gång per år. PMO-systemansvariga skolsköterskor i Skåne träffas 1 gång per termin.. 3
Övergripande mål och strategier SFS 2010:659,3 kap. 1 och SOSFS 2011:9, 3 kap. 1 Under år 2014 har dokumentationen i journalsystemet fortsatt att utvecklas och mallar, sökord, vårdplanering är uppdaterat enligt VIPS-metoden som är en dokumentationsmodell. Säkerställa hantering av läkemedel, kylkedjan för vaccin, vaccinationsrutiner. Öka miljötänket inom skolhälsovården, genom att ta med miljöperspektiv i det dagliga arbetet. Medverka till att göra vårdnadshavare och elev delaktiga, i att kunna påverka skolhälsovården. Organiserad journalgranskning, för att på detta sätt identifiera behov av individuell kompetensutveckling i VIPS-metoden. MLA och verksamhetschefen kontinuerligt se över att det finns tydliga dokument i E-handboken för att minska risk för vårdskada och ökad patientsäkerhet vid administration av läkemedel och vaccin. Tillsammans leda och utveckla vårdkvaliteteten och säkerheten inom verksamhetsområdet utifrån frågeställningar: Har vi hög vårdkvalitet?, Har vi hög patientsäkerhet?, Har elev och vårdnadshavare inflytande i skolhälsovården? Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet SFS 2010:659,3 kap. 9 och SOSFS 2011:9, 7 kap. 2, p 1 Vårdgivare Barn- och familjenämnden är enligt 10 respektive 22 HSL (Hälso- och sjukvårdslagen) vårdgivare för skolhälsovården som i skollagen benämns som, elevhälsans medicinska insats. Samma lag 29 föreskriver att en verksamhetschef skall vara den som ansvarar för verksamheten. Vårdgivaren i detta fall nämnden bestämmer vilken kompetens denna chef ska ha. Verksamhetschef enligt HSL I Eslövs kommun har Barn- och familjenämnden utsett Lotta Ljungström, enhetschef för Barn- och elevstödsenheten, till verksamhetschef för skolhälsovården. Medicinskt Ledningsansvarig skolsköterska (MLA) I Eslövs kommun har Barn- och familjenämnden utsett Lizbeth Blennerup att fr.o.m. 2012-05-23 ha det Medicinska ledningsansvaret och Lex Maria ansvar. Lizbeth Blennerup har varit tjänstledig under hösten 2014 och under denna period har Mats Swensson, skolöverläkare, varit Medicinskt Ledningsansvarig och Lex Maria ansvarig, på uppdrag av verksamhetschefen. 4
Struktur för uppföljning/utvärdering SOSFS 2011:9 3 kap. 2 Utifrån rapporter och avvikelsehantering ska vårdskador mätas kontinuerligt. Framtagen blankett för avvikelsehantering fylls i av berörd vid avvikelse och lämnas därefter till Lex Maria ansvarig som gör en bedömning av vilka åtgärder som ska vidtas i samråd med verksamhetschef. Resultatet av åtgärderna sammanställs och återförs avidentifierat till verksamheten. Då det under senare delen av år 2014 funnits två vakanta tjänster har inte samtliga mål och strategier för 2014 kunnat genomföras. Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 1-2 Avsikten är att åstadkomma kvalitet och säkerhet i skolhälsovården. Den ska vara uppdaterad, evidensbaserad och rutiner ska kontinuerligt omprövas och analyseras. E-handboken för elevhälsans medicinska insats uppdateras kontinuerligt och är tydlig med enhetliga PM, rutiner och blanketter. Detta leder till att alla inom elevhälsans medicinska insats jobbar enligt samma mål för god vård, vilket ger en ökad patientsäkerhet för vårdtagaren Arbetet med att undersöka möjligheterna för en regelbunden uppdatering av elevlistor i PMO av IT-ansvarig. Finns möjlighet att man skulle kunna köra en elevimport en ggr/månad under september-maj varje läsår? Detta skulle innebära ökad patientsäkerhet. Detta arbete har påbörjats men behöver utvecklas ytterligare. Fortsatt samarbete med Verksamhetschef inom primärvården om önskemål att inga BVC-journaler bör skickas till skolhälsovården i original, utan endast kopior. Är en ökad patientsäkerhetsrisk då journaler flyttas mellan olika enheter. Påbörjat men behöver utvecklas då de flesta journaler i dag levereras i pappersform. En stark önskan att arbeta med att utveckla digital överföring. Möjligt eftersom vårdcentralerna har samma journalsystem. Brev/information till vårdnadshavare skrivs direkt i PMO och ligger då som ett dokument i journalen. Skickas till folkbokföringsadressen. Påbörjats. Nya rutiner för posthantering och remisshantering har tagits fram under 2014. Utvärdera att alla kan dokumentera enligt VIPS-modellen i datajournalen. Ej genomfört. 5
E-handboken utvärderas regelbundet.. Hur kan vi bli mer miljömedvetna i vårt arbete inom skolhälsovården? Ta fram förslag på åtgärder ur ett miljöperspektiv. Ej genomfört. Återuppta arbetet att säkerställa att skolhälsovårdens lokaler uppfyller ändamålslämplighet avseende sekretess och medicinsk säkerhet. Pågår men fortfarande återstår en del arbete. Utvärdera rutinerna för mottagande av nyanlända elever. Utvärdera rutinerna för Modell för utredning av läs- och skrivsvårigheter. Ej genomfört. Årlig kontrollservice av teknisk utrustning är genomförd. Fortsatt samarbete med externa aktörer för utarbetande av gemensamma rutiner som berör patientsäkerhetsområdet. Kompetensutveckling: Två skolsköterskor, MLA, verksamhetschef och skolöverläkaren deltog i Skolsköterskekongressen 2014. Informationen har återförts till övriga skolsköterskor. Verksamhetschef och MLA kommer under året att se över de skolhälsovårdsmottagningarna behov och säkerställa hantering av läkemedel och journaler ute på de olika enheterna. Detta arbete är ständigt pågående. MLA genomgick under våren -14 att gå utbildning i Utvecklingsprogram för Elevhälsans medicinska insatser som är en utbildning för MLA/Verksamhetschef som ansvarar för vårdkvalitet och patientsäkerhet i elevhälsan. Dåvarande MLA har slutat sin anställning i augusti 2014. Två av kommunens skolors elevhälsoteam har deltagit i en utbildning, Elevhälsa, som genomförts av Skolverket under 2014 Även under 2014 beslutade verksamhetschef i samråd med MLA att Gardacil-vaccinations erbjudandet för flickor i åk 5 skulle ligga utanför studietid, mellan kl. 13.00-17.00 på skolan. Flertalet vårdnadshavare i Eslövs kommun har i utvärdering 2012 beskrivit detta som tryggt och positivt, då de bl.a. känt att de var välkomna att följa med sina flickor till vaccinering, och själv fick möjlighet att bestämma klockslag. Vårdnadshavare har även haft möjlighet att om så önskat, erbjudas vaccinering på annan dag på annan skolenhet. Större delen av det vaccin som beställs, levereras till MLA, som förvarar det i en medicinkyl på Stadshuset tills det ska användas ute på skolorna. Detta leder till att inget vaccin behöver finnas i medicinkylarna på skolenheterna, då de inte är bemannade dagligen. Under 2014 har Eslövs mottagningsskola för nyanlända elever, skrivit in drygt 54 elever i förberedelseklass. Skolsköterskan deltar i inskrivningsmötet med rektor och annan berörd personal. I samband med inskrivningsmötet träffar skolsköterskan elev, vårdnadshavare, vid behov med tolk, och gör en förenklad hälsostatus med bland annat en TBC-screening inför skolstart Snarast och högst en vecka efter detta möte, rapporterar och överlämnar Mottagningsskolans skolsköterska eleven till ansvarig skolsköterska på elevens hemskola, som kallar till hälsobesök. 6
Den generella läkemedelslistan har setts årligen över av MLA och skolläkaren för att minska hantering av läkemedel i skolan. Endast akuta läkemedel och värktabletter ska finnas i skolhälsovården. Även uppdaterad läkemedelsinstruktion är framtagen och finns i E- handboken för skolhälsovården. Under 2014 har regelbundna Öppna mottagningar 1 ggr/månad för personal hos skolläkaren och MLA. Detta görs för att öppna upp möjligheten för konsultation, vaccinationsordinationer m.m. utanför de ordinarie skolläkarmottagningarna som endast är 1-2 ggr/skola. De öppna mottagningarna är centralt placerade i Stadshuset där tillgång till PMO datajournal även finns. I samband med att läkemedelsverket gick ut med information den 8 november 2013, att det var Sällsynta fel på injektionspennor JEXT (adrenalin) togs beslut av MLA i samråd med skolläkaren att vid vaccinationer ska det alltid finnas tillgång till minst två JEXT adrenalinpennor på vaccinationsmottagningen. Detta gällde även för 2014. Utbildningar för HLR för både barn och vuxna har erbjudits personal i Eslövs kommun under hela året med syfte att hjärtsäkra arbetsplatser för både barn och vuxna. Under 2014 har det utbildats 90 personer i Vuxen-HLR, 32 st. i Barn-HLR och 11st. till instruktörer i Vuxen- HLR. Alla skolelever i kommunen erbjuds även utbildning i Skol- HLR i årskurs 1-3-5-8. Samtliga elever i Eslövs kommun bör fått erbjudande om komplett utbildning i HLR innan de slutar grundskolan. Samarbete har påbörjats med externa vårdenheter för att öka patientsäkerheten och kommer att fortsätta under 2015. I enlighet med Socialstyrelsen information gällande vårdnadshavares underskrift på vaccinationsmedgivande, begärs idag samtliga vårdnadshavares underskrift och medgivande till vaccination, för att vaccinering ska kunna ske. Det kan i undantag föreligga särskilda skäl att det inte går att få samtliga vårdnadshavares underskrift, och då tar verksamhetschef och MLA i samråd med skolläkaren, ställning i det enskilda fallet, om erbjuden vaccination trots detta bör genomföras utifrån barnets bästa. Uppföljning genom egenkontroll SOSFS 2011:9, 5 kap. 2, 7 kap. 2 p2 Inom skolhälsovården finns ett patientsäkert system för dokumentation, i det kommungemensamma datajournalprogrammet PMO. 7
Detta behöver kontinuerigt uppdateras i takt med att systemet uppgraderas. Det finns delar i PMO-systemet som behöver förbättras hos Compu Group Medical. Inom skolhälsovården finns ett kontinuerligt behov av fortlöpande stöd och utbildning. Skolsköterskan har ett yrkesansvar att genom egenkontroll i sin skolenhet utföra skolhälsovårdsarbetet utifrån evidens och patientsäkerhet och rapportera genom avvikelse om det finns brister som behöver åtgärdas. Samverkan för att förebygga vårdskador SOSFS: 2011:9,4 kap. 6, 7 kap. 3 p 3 Kontinuerlig samverkan har påbörjats med lokala primärvårdsenheter, BUP, HAB för utarbetande av gemensamma rutiner och samarbete över huvudmannagränser. Det kvarstår på en del skolenheter problem med att information om nya elever inte alltid når fram till skolsköterskan i samband med inskrivning i skolan. För att skolsköterskan ska kunna ge god och säker vård samt verka för en gynnsam lärandemiljö i skolan, är det av stor vikt att hon får tidig kännedom om samtliga inskrivna elever inom sitt ansvarsområde. Skolsköterskan kan behöva erhålla tidig information från föregående skola eller annan vårdenhet, för att ta vid där tidigare skolsköterska avslutat ett pågående arbete med den enskilde. Riskanalys SOSFS: 2011:9, 5 kap. 1 Kontinuerligt genomföra riskanalyser i samband med vaccinering för att förebygga vårdskada. Detta sker genom att varje skolsköterska i god tid före varje vaccineringstillfälle, gör en bedömning om att vaccinering kan ske på ett tryggt och säkert sätt enligt PM i lokal metodbok. Vaccinations PM uppdateras kontinuerligt. Varje skolsköterska har ett eget ansvar att vid kännedom av exv. smittsam sjukdom hos elev, göra en riskanalys och se PM för skolhälsovårdens hantering. Viktigt med dokumentation i journalen om vidtagna åtgärder och hur hantering ska ske i det enskilda fallet. 8
Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet SFS 2010:659, 6 kap. 4 och SOSFS 7 kap. 2 Avvikelser Skolsköterska och skolläkare ska rapportera till Lex Maria ansvarig händelser som har medfört skada, eller hade kunnat medföra skada i samband med vård och omhändertagande. Lex Maria ansvarig utför en händelseanalys och vidtar åtgärder. Resultatet ska avidentifieras och återföras till verksamheten. I de fall det bedöms av MLA och verksamhetschef att det ska göras en Lex Maria anmälan, görs denna anmälan av Lex Maria ansvarig. Skolsköterskorna fått genomgång av hur avvikelsehanteringen genomförs och de avvikelser som inkommit, har lett till att verksamheten fått uppdatera alternativt skapa nya rutiner. Ingen avvikelse har bedömts var en Lex Maria. Resultatet har avidentifierat och återkopplats till skolsköterskegruppen. Hantering av klagomål och synpunkter SOSFS 2011:9, 5 kap. 3, 7 kap 2 p 6 Verksamhetschef och rektor tar emot och utreder klagomål och synpunkter. Om det är frågor som rör patientsäkerhet är det Lex Maria ansvarig som utreder, i samverkan med verksamhetschefen. Samverkan med patienter och närstående SFS 2010:659 3 kap. 4 Elevhälsans medicinska insats arbetar för ett nära samarbete med elev och vårdnadshavare. Elevens mognad och ålder avgör hur mycket eleven ska involveras. Sammanställning och analys SOSFS 2011:9, 5 kap. 6 Verksamhetschef och MLA sammanställer och beslutar om eventuella åtgärder av negativa händelser och återför resultatet till verksamheten. 9
Övergripande mål och strategier för kommande år Avsikten är att åstadkomma kvalitet och säkerhet i skolhälsovården. Den ska vara uppdaterad, evidensbaserad och rutiner ska kontinuerligt omprövas och analyseras. Fortsätta öka kunskapen inom PMO s användningsområde. Undersöka möjligheterna för en regelbunden uppdatering av elevlistor i PMO av IT-ansvarig. Finns möjlighet att man skulle kunna köra en elevimport en ggr/månad under september-maj varje läsår? Detta skulle innebära ökad patientsäkerhet. Fortsatt samarbete med Verksamhetschef inom primärvården om önskemål att inga BVC-journaler bör skickas till skolhälsovården i original, utan endast kopior. Är en ökad patientsäkerhetsrisk då journaler flyttas mellan olika enheter. Brev/information till vårdnadshavare skrivs direkt i PMO och ligger då som ett dokument i journalen. Skickas till folkbokföringsadressen. Utvärdera att alla kan dokumentera enligt VIPS-modellen i datajournalen. Regelbundet uppdatera E-handboken. Hur kan vi bli mer miljömedvetna i vårt arbete inom skolhälsovården? Ta fram förslag på åtgärder ur ett miljöperspektiv. Återuppta arbetet att säkerställa att skolhälsovårdens lokaler uppfyller ändamålslämplighet avseende sekretess och medicinsk säkerhet. Utarbeta nya rutiner för mottagande av nyanlända elever då alla nyanlända inte screenas vid mottagningsskolan på Norrevångsskolan. Utvärdera rutinerna för Modell för utredning av läs- och skrivsvårigheter. Detta genomförs i samverkan med enhtens logopeder och psykologer. Fortsatt årlig kontrollservice av teknisk utrustning. Fortsatt samarbete med externa aktörer för utarbetande av gemensamma rutiner som berör patientsäkerhetsområdet. Kompetensutveckling: Tre skolsköterskor kommer att delta i Skolsköterskekongressen 2015. Informationen kommer därefter att återföras till övriga skolsköterskor. Verksamhetschef och MLA kommer under året att se över skolhälsovårdsmottagningarna behov och säkerställa hantering av läkemedel och journaler ute på de olika enheterna 10