Avtal Avtalets namn: Upphandling: Startdatum: Översättningstjänster 2012 Referensnr: 96-79-2011:020 Översättningstjänster 2012 Upph. ref.nr: 96-79-2011 2012-07-01 Slutdatum: 2014-06-30 Typ av avtal: Ramavtal Förlängning: 2 st á 1 år Parter: Köpare Upph. enhet: Handläggare: Org. nr: Moms reg nummer: Adress: Postnummer: Postort: Land: Telefon: Mobil: Fax: E-post: Säljare: Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet Säljare: Språkservice Sverige AB Jeanette Hemmingsson Kontaktperson: Caroline Düberg Martinsson 2021000829 Org. nr: 5566291513 SE202100082901 Moms reg SE556629151301 nummer: Box 2218 Adress: Föreningsgatan 15 103 15 Postnummer: 21144 Stockholm Postort: MALMÖ Sverige Land: Sverige +46 (8)700 07 28 Telefon: +46 40 28 62 25 Mobil: Fax: jeanette.hemmingsson@kam E-post: cm@sprakservice.se markollegiet.se Ramavtal 1. Ramavtal om översättningstjänster 1.1. Ramavtalets parter Detta Ramavtal med ramavtalsnummer 96-79-2011:020 har träffats mellan Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet, i fortsättning kallad Statens inköpscentral, organisationsnummer 202100-0829 och Språkservice Sverige AB organisationsnummer 556629-1513, nedan kallad Leverantören. 1.2. Ramavtalsperiod Ramavtalet träder ikraft när parterna har undertecknat Ramavtalet. Leverans från Ramavtalet får tidigast ske från och med 2012-07-01. Ramavtalet gäller i tjugofyra (24) månader från och med 2012-07-01. Ramavtalet upphör att gälla utan uppsägning den sista dagen i den månad som infaller tjugofyra (24) månader från det att Ramavtalsperioden börjar löpa. Eventuell förlängning av Ramavtalet sker på initiativ av Statens inköpscentral. Förlängning av Ramavtalets Ramavtalsperiod kan uppgå till högst sammanlagt tjugofyra (24) månader. Förlängning regleras genom avtalsförlängning. Om Statens inköpscentral fattar beslut att förlänga Ramavtalet, har Statens inköpscentral rätt att för enskilda Leverantörer, göra en uppföljning av kraven i förfrågningsunderlaget och Utskrivet: 2012-05-29 15:37 Sida 1 av 23
Leverantörens åtaganden enligt Ramavtalet. Att Ramavtalet upphört att gälla påverkar inte giltigheten av beställning som ingåtts under Ramavtalets giltighetstid. Beställning kan emellertid inte ingås efter det att Ramavtalets avtalsperiod har upphört. Detta hindrar dock inte att leverans kan ske vid en senare tidpunkt, under förutsättning att beställning tecknats inom Ramavtalets giltighetstid. 1.3. Avtalsparternas roller Ramavtalet reglerar det övergripande rättsliga förhållandet mellan Statens inköpscentral och Leverantören, samt förhållandet mellan avropande myndigheter och organisationer (nedan kallad Beställaren) och Leverantören. 1.4. Avropsberättigade Nedan följer de som under Ramavtalsperioden är berättigade att avropa från Ramavtalet. 1. Myndigheter under regeringen Deltar med stöd av förordning (1998:796) om statlig inköpssamordning. 2. Till staten närstående myndigheter (deltar efter särskild anmälan (fullmakt)) Riksdagens Ombudsmän, 202100-2650 Riksdagsförvaltningen, 202100-2627 Riksrevisionen, 202100-5422 Sveriges Riksbank, 202100-2684 3. Förvaltning skild från staten (deltar efter särskild anmälan (fullmakt)) Chalmers Tekniska Högskola AB, 556479-5598 Hjälpmedelsinstitutet, 802406-9372 Nordiska Museet, 802002-4686 Norrlandsfonden, 897000-3003 Riksteatern, 802006-1365 Stiftelsen Dansens Hus, 802014-7792 Stiftelsen för Föremålsvård i Kiruna, 897300-3265 Stiftelsen för internationalisering av högre utbildning och forskning, 802400-3512 Stiftelsen för Kunskaps- och Kompetensutveckling, 802400-4213 Stiftelsen för Miljöstrategisk Forskning, 802017-9324 Stiftelsen Högskolan i Jönköping, 826001-7333 Stiftelsen Skansen, 802003-0154 Stiftelsen Svenska barnboksinstitutet, 802007-5852 Stiftelsen Tekniska Museet, 802005-9187 Svenska Filminstitutet, 802004-1748 Sveriges Civilförsvarsförbund, 802005-8460 4. Statliga aktiebolag (deltar efter särskild anmälan (fullmakt)) Radiotjänst i Kiruna AB, 556300-4745 Specialfastigheter Sverige AB, 556537-5945 1.5. Omfattning Ramavtalet omfattar översättningstjänster, specificerade i förfrågningsunderlaget och i Leverantörens anbud. Beställaren ges möjlighet att avropa översättningstjänster, dvs. företag som utför översättning från efterfrågade språk till svenska samt från svenska till efterfrågade språk. Ramavtalet omfattar följande anbudsområden: Utskrivet: 2012-05-29 15:37 Sida 2 av 23
Språkområde B som innefattar följande språk: Albanska, BKS (bosniska, kroatiska, serbiska), bulgariska, danska, estniska, grekiska, isländska, italienska, lettiska, litauiska, nederländska, norska, persiska (dari), portugisiska, rumänska, slovakiska, slovenska, sydkurdiska (sorani), thailändska, tjeckiska, turkiska och ungerska. Statens inköpscentral garanterar inga försäljningsvolymer för de enskilda språken, antal uppdrag och/eller timmar under Ramavtalsperioden. 1.6. Parternas förhållningssätt Parterna ska verka för att en god avtalsrelation upprätthålls genom att kontinuerligt informera varandra om händelser som påverkar, eller kan komma att påverka Ramavtalet. Leverantören ska inte verka i sådana sammanhang som är ägnade att rubba förtroendet för Statens inköpscentral eller Beställarens verksamhet. Parterna är skyldiga att vara väl förtrogna med Ramavtalets villkor, samt i övrigt hålla sig informerade om Ramavtalets praktiska tillämpning och utveckling. En händelse som inträffar under Ramavtalsperioden hanteras i omedelbar anslutning till händelsen i syfte att möjliggöra en enklare hantering för inblandade parter. 1.7. Handlingars inbördes ordning Avtalshandlingarna kompletterar varandra. Om avtalshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat, sinsemellan i följande ordning: 1. Skriftliga ändringar och tillägg till Ramavtalet och dess bilagor. 2. Detta dokument ( Ramavtalet ), inklusive Ramavtalsbilagor, se punkt 6.1.8. (Förteckning av tillhörande bilagor till Ramavtalet). 3. Förfrågningsunderlaget (diarienummer 96-79-2011) inklusive bilagor, frågor och svar i upphandlingen samt eventuella förtydliganden och kompletteringar. 4. Svensk Standard SS-EN 15038:2006 Översättningstjänster - Krav, med undantag för punkt 5.4.3 Kontrolläsning. 5. Antagen Leverantörs anbud, inklusive bilagor samt eventuella förtydligande och kompletteringar. Innehåller Leverantörens anbud uppgifter som inte efterfrågats i upphandlingen blir dessa endast giltiga om en skriftlig överenskommelse träffats särskilt angående detta. En hänvisning till Leverantörens allmänna villkor eller motsvarande är aldrig giltigt. 1.8. Förteckning av tillhörande bilagor till Ramavtalet Ramavtalsbilaga 1 Kontaktpersoner för Ramavtalet Ramavtalsbilaga 2 Priser Ramavtalsbilaga 3 Underleverantörer (ej aktuellt vid avtalstecknande) Ramavtalsbilaga 4 Avropsblankett [tillkommer vid avtalstecknande] 1.9. Kontaktpersoner Kontaktpersoner för Ramavtalet finns angivna i Ramavtalsbilaga 1 - Kontaktpersoner för Ramavtalet. Byte av kontaktperson ska skriftligen och omgående meddelas till motparten. Kontaktperson hos Leverantören har, om inte annat skriftligen meddelats Statens inköpscentrals kontaktperson, behörighet att på Leverantörens vägnar och med för denne bindande verkan, företräda Leverantören i frågor avseende Ramavtalet. Utskrivet: 2012-05-29 15:37 Sida 3 av 23
1.10. Leverantörens åtagande Leverantören ska leverera tjänster enligt detta Ramavtal till samtliga avropsberättigade myndigheter i enlighet med villkoren i detta Ramavtal. Leverantören ska vid beställning erbjuda de tjänster som omfattas av Ramavtalet. I Leverantörens åtagande ingår att informera Beställaren om Ramavtalet och verka för att beställningar sker i enlighet med Ramavtalet. Leverantören ska tillämpa Ramavtalsvillkoren även om Beställaren inte uttryckligen åberopar Ramavtalet vid köp av tjänster som omfattas av Ramavtalet. Leverantören ska tillhandahålla översatta och granskade texter av mycket hög kvalitet som är färdiga att använda eller publicera. Med mycket hög kvalitet avses att texterna ska vara korrekta språkligt, stilistiskt och facktekniskt med en enhetlig användning av uttryck, begrepp, ord och förkortningar. Språket ska vara lättflytande, lättläst, lätt för målgruppen att förstå och idiomatiskt korrekt. Uppdrag ska genomföras i enlighet med: Kammarkollegiets "God translatorssed" för branschen gällande god sed och etiska normer. Svensk Standard SS-EN 15038:2006 Översättningstjänster - Krav, med undantag för punkt 5.4.3 Kontrolläsning. Eventuella riktlinjer, anvisade ordlistor, skrivregler etc. för översättningar som finns hos Beställaren. Leverantören ska ha väl dokumenterade rutiner för Ramavtalsadministration, som garanterar samtliga åtaganden enligt detta Ramavtal. Leverantören ska ha en kvalitetssäkrad rutin för hantering av uppdrag. Med kvalitetssäkrad rutin menas någon form av kundstöd, Customer relationship management (CRM). Kundstöd kan omfatta styrning, organisering och administration av kunder och kundrelationer. Leverantören ska vid beställning från Beställaren kunna utföra datorstödd översättning med hjälp av ett CAT-verktyg och ta emot och använda tillhandahållna översättningsminnen samt vid begäran från Beställaren leverera under uppdraget producerade översättningsminnen. Detta ska ske kostnadsfritt. Kontaktpersoner mot Beställaren ska behärska svenska i tal och skrift. Detta innebär att obehindrat kunna tillgodogöra sig information och kommunicera inom detta ramavtalsområde. Leverantören åtar sig att aktivt medverka vid införande av stöd för elektroniskt avrop och elektronisk signering under ramavtalsperioden. 1.11. Statens inköpscentrals åtagande Statens inköpscentral ska verka för att Beställare agerar i enlighet med Ramavtalets villkor. Statens inköpscentral ska erbjuda stöd och information inom Ramavtalsområdet till både Beställare och Leverantörer. Statens inköpscentral ansvarar för att Ramavtalet med tillhörande dokument finns tillgängliga på www.avropa.se. Utskrivet: 2012-05-29 15:37 Sida 4 av 23
Statens inköpscentral ska agera som Ramavtalspart med Leverantören, men strävar även efter att utgöra ett stöd till ett gott samarbete mellan Leverantörer och Beställare. 1.12. Beställarens åtagande Beställaren ska förse Leverantören med nödvändig information samt på annat sätt medverka till att Leverantören ska kunna fullgöra tjänsten. Detta rör främst att i tid lämna informationen som erfordras för att tjänsten ska kunna utföras. Beställaren ansvarar för handlingar till dess handlingarna har kommit Leverantören tillhanda. 1.13. Leveranskapacitet Leverantören ska i samverkan med eventuella underleverantörer/översättare tillförsäkra en hög och jämn kvalitet och säkra leveranser under hela Ramavtalsperioden. Beställaren som är berättigad att göra en beställning får inte vägras leverans av tjänster som omfattas av Ramavtalet. I tider av stor efterfrågan ska Beställaren tillhöra Leverantörens högst prioriterade beställare. 1.14. Uppfyllande av krav De tjänster som levereras av Leverantören med stöd av detta Ramavtal ska uppfylla de i upphandlingen ställda kraven under hela Ramavtalets giltighetstid. Detta ska även gälla beställningar gjorda under Ramavtalets giltighetstid, men som levereras efter giltighetstidens utgång. Detta omfattar hela Leverantörens organisation, inklusive eventuella underleverantörer/översättare. Statens inköpscentral genomför löpande uppföljning av ställda krav i upphandlingen under Ramavtalsperioden. Om Leverantören inte längre uppfyller ställda krav ska Leverantören åtgärda detta omgående, dock senast inom en (1) månad från det att Statens inköpscentral påkallade felet eller från det att Leverantören insåg eller borde ha insett att denne inte uppfyllde ställt krav. Om Leverantören underlåter att meddela Statens inköpscentral om brister enligt ovan, eller om mer än en (1) månad passerat från det att bristen uppdagades och åtgärd inte har skett, har Statens inköpscentral rätt att besluta om att Leverantören inte har rätt att motta beställningar från Beställare tills bristen är åtgärdad. 1.15. Rangordning I Ramavtalet tillämpas en fast avropsordning, dvs. rangordning. 1.16. Avvikelse från rangordning Beställaren ska i första hand kontakta den Leverantör som har plats ett (1) i rangordningen inom respektive språkområde. I de fall någon av omständigheterna A-L nedan är tillämpliga har Beställaren rätt att avvika från avropsordningen och kontakta nästkommande Leverantör i rangordningen, osv. A) Om Leverantören inte besvarat beställningen alternativt inte återkommit med bekräftelse av beställning. B) Om Leverantören inte kan åta sig uppdrag. C) Om Leverantören inte kan erbjuda auktoriserad translator inom det språk som ska översättas. D) Om Leverantören inte kan erbjuda översättning inom efterfrågat språk. E) Om Leverantören inte kan erbjuda översättning inom efterfrågat ämnesområde. Utskrivet: 2012-05-29 15:37 Sida 5 av 23
F) Om Leverantören inte kan erbjuda översättning inom efterfrågad dokumenttyp. G) Om Leverantören inte kan tillhandahålla en översättare med rätt kompetens och/eller lämplighet för uppdraget. H) Om Leverantören inte kan leverera enligt den leveransdag som begärts av Beställaren. I) Om Leverantören avbryter uppdrag, och detta beror på Leverantören. J) Om Beställaren avbeställer uppdrag, och detta beror på Leverantören. K) Om Beställaren hävt eller sagt upp uppdrag och detta beror på Leverantören. L) Om Beställaren har påkallat sin rätt till vite och/eller skadestånd. 1.17. Tillgänglighet vid beställning samt frågor Leverantören ska vara organiserad på ett sådant sätt att Beställaren tillhandahålls en snabb och högkvalitativ service genom att erbjuda korta svarstider, tydlig återkoppling samt ett trevligt bemötande. Leverantören ska finnas tillgänglig för att ta emot beställningar och besvara frågor under kontorstid. Med kontorstid avses helgfri måndag till fredag 08.00 17.00, med eventuellt avbrott för max en (1) timmes lunch. Leverantören ska säkerställa att beställningar kan tas emot och frågor kan besvaras i samma omfattning som ovan även i samband med sjukdom, semester eller annan frånvaro. Leverantören ska kunna ta emot och leverera uppdrag per e-post, telefon, fax och post. I det fall Beställaren har angivit att leverans ska ske per post ska handlingarna skickas kostnadsfritt med A-post. 1.18. Beställning (avrop) Leverantören ska i samband med beställningen registrera och efterfråga de uppgifter som krävs för att kunna utföra uppdraget enligt de krav som ställts av Beställaren. I de fall beställningen är ofullständig eller oklar ska Leverantören begära in ett förtydligande. Den av Leverantören utsedda översättaren ska i de fall Beställaren tillhandahåller ordlistor, särskild terminologi eller annat referensmaterial som är specifik för den enskilde myndigheten använda dessa vid genomförande av uppdrag. I de fall Beställaren efterfrågar en namngiven översättare ska Leverantören i möjligaste mån tillgodose detta. Om Leverantören inte kan tillhandahålla den av Beställaren efterfrågade översättaren ska detta motiveras. Leverantören ska, i de fall Beställaren begär detta, tillhandahålla curriculum vitae (CV) på den översättare som ska utföra uppdraget. Detta för att Beställaren lättare ska kunna bedöma översättarens lämplighet och kompetens för det aktuella uppdraget. Beställaren ska ha rätt att begära en annan översättare om Beställaren finner att översättarens kompetens och/eller lämplighet inte är tillräcklig. Beställaren ska ha rätt att välja bort översättare som har levererat bristande eller felaktiga översättningar vid tidigare uppdrag. I de fall Beställaren använder avropsblankett vid beställningen ska Leverantören lämna sitt svar, dvs bekräftelse, i avropsblanketten. Utskrivet: 2012-05-29 15:37 Sida 6 av 23
1.19. Bekräftelse av beställning Leverantören ska omgående skriftligen via e-post bekräfta beställningen, dock senast nästkommande arbetsdag, genom att skicka en bekräftelse enligt nedanstående punkter och därigenom meddela om denne kan åta sig uppdraget. Med senast nästkommande arbetsdag avses senast kl. 15.00 nästkommande helgfria arbetsdag efter att beställningen inkommit. Leverantören ska på begäran från Beställaren vid brådskande uppdrag som innebär översättning av högst 500 ord skriftligen via e-post bekräfta beställningen senast kl. 16.00 samma arbetsdag förutsatt att beställningen kommit Leverantören tillhanda senast kl. 12 samma dag. Bekräftelsen ska minst innehålla: 1. Leveransdag 2. Namn på kontaktperson (projektledare). 3. Namn på översättaren eller översättarens unika identitet. 4. I de fall Beställaren efterfrågat översättarens curriculum vitae (CV) ska denna bifogas. 5. Uppgift om pris. 6. I de fall Beställaren efterfrågat auktoriserad translator ska namn på den auktoriserade translatorn anges. 7. I de fall Beställaren efterfrågat att översättaren har fördjupad kunskap inom ett eller flera ämnesområden ska det beskrivas hur detta tillgodoses. 8. I de fall Beställaren efterfrågat att översättaren ska ha erfarenhet av en eller flera dokumenttyper ska det beskrivas hur detta tillgodoses. 9. Eventuellt övriga uppgifter som efterfrågats av Beställaren. I de fall Leverantören inte kan åta sig uppdraget i enlighet med beställningen ska denne skriftligen meddela Beställaren detta via e-post omgående, dock senast nästkommande arbetsdag. Med senast nästkommande arbetsdag avses senast kl. 15.00 nästkommande helgfria arbetsdag efter att beställningen inkommit. Leverantören ska informera Beställaren om skälet till att denne inte kan åta sig uppdraget, t.ex. på grund av omständigheter enligt punkt 6-8 ovan eller annat skäl. Om Leverantören inte åtar sig ett uppdrag ska detta registreras av Leverantören för att sedan kunna uppvisas på anmodan av Statens inköpscentral. Det är önskvärt att Leverantören skickar ett mottagningsbevis som visar att beställningen har mottagits. I det fall Leverantören besvarar att beställningen mottagits är detta inte att likställa med att Leverantören åtagit sig att utföra uppdraget. Själva bekräftelsen av beställningen ska istället ske enligt ovan. 1.20. Ändringar under uppdragstiden Ändringar som innebär att uppdraget utökas eller på annat sätt ändras enligt beställning ska av Leverantören kunna påvisas innebära en kostnadsökning för Leverantören. Kostnadsökningar ska debiteras per timme och överenskommas skriftligen mellan parterna. 1.21. Avbeställning Beställaren har rätt att utan kostnad avbeställa sådana delar av uppdraget som inte genomförts. Avbeställning ska ske skriftligen till Leverantören. Beställaren får också avbeställa uppdrag eller del av uppdrag som genomförts, men ska i så fall ersätta Leverantören för utfört arbete och styrkta nödvändiga kostnader. Detta gäller även om avbeställning beror på myndighetsbeslut som Beställaren inte kunnat råda över, Utskrivet: 2012-05-29 15:37 Sida 7 av 23
eller om förutsättningarna för fullföljandet av uppdraget, utanför Beställarens rådighet, har ändrats i väsentlig omfattning och det med hänsyn till detta inte är rimligt att fullfölja uppdraget. Vid avbeställning ska resultatet av helt eller delvis utfört arbete redovisas och överlämnas omgående till Beställaren. Efter överlämnandet får resultatet av uppdraget användas på samma sätt som om uppdraget fullföljts. Om uppdrag avbeställes på grund av omständighet hänförlig till Leverantören eller dennes underleverantör/översättare utgår inte ersättning till Leverantören. 1.22. Kontaktperson (projektledare) Leverantören ska tillhandahålla kontaktperson/er som ska fungera som projektledare. Projektledaren ska ansvara för uppdraget gentemot Beställaren. Projektledaren ska vara ansvarig för att uppdraget genomförs i enlighet med beställningen, samt bestämmelserna i detta Ramavtal. Projektledaren ska för uppdraget: utse lämplig översättare för det aktuella uppdraget. utfärda instruktioner till alla parter som berörs av uppdraget. möjliggöra och se till att översättningen blir konsekvent. ansvara för att tidsschema följs. se till att kontakt upprätthålls med alla parter som berörs av processen, inklusive Beställaren. godkänna leverans. 1.23. Översättarens kontroll av översättningen innan leverans När översättningen är slutförd och innan leverans sker ska Leverantören ansvara för att översättaren själv kontrollerar sitt arbete. Kontrollen ska minst innefatta att innebörden av texten översatts korrekt, att översättningen är fullständig, att den inte innehåller felaktigheter och att de angivna specifikationerna är uppfyllda. Översättaren ska göra eventuella nödvändiga ändringar. Ovanstående kontroll ska ske kostnadsfritt, dvs. ingå i de lämnade priserna. 1.24. Slutlig verifiering innan leverans Leverantören ska ansvara och slutligt verifiera att tjänsten som levererats är i enlighet med angivna specifikationer i beställningen. Den slutliga verifieringen ska ske kostnadsfritt, dvs. ingå i de lämnade priserna. 1.25. Pris Prisuppgifterna som offererats i upphandlingen är fasta i ett (1) år från och med tidigast 2012-07-01. Priserna finns angivna i Ramavtalsbilaga 2 - Priser. Lämnade priser ska omfatta ersättning för samtliga kostnader och utgifter för fullgörandet av i Ramavtalet nämnda åtaganden. De lämnade priserna ska anges i SEK exklusive mervärdesskatt. Ordräkningen som ska ligga till grund för prissättningen ska göras i källspråket. I de fall Utskrivet: 2012-05-29 15:37 Sida 8 av 23
ordräkning inte kan göras i källspråket, t ex om underlaget inte finns digitalt eller om källspråket/texten är av en sådan art att summering av antalet ord inte är möjlig, ska debitering baseras på antalet ord i målspråket. Timdebitering kan förekomma då pris/ord-modellen inte kan användas. Kostnader för förmedling av översättare och eventuell portokostnad mellan Leverantören och översättare ska ingå i lämnade priser. Kostnader för porto vid leverans per A-post till Beställaren ska ingå i lämnade priser. Lägsta debitering då det sammanlagda antalet ord i en text eller flera korta texter i en beställning understiger 200 ord tillämpas ersättning för 200 ord alternativt i de fall debitering inte kan ske per ord debiteras en (1) timmes arbete som minimiersättning. Redan översatta mall- eller blankettexter som Beställaren tillhandahåller i digitalt format eller på papper får inte debiteras igen vid senare tillfälle. 1.26. Prisjustering Priser kan justeras en gång per år i enlighet med Statistiska Centralbyråns, tjänsteprisindex (TPI) (2005=100), som basvärde gäller kvartal 2 år 2012 efter produktgrupp 64+69-71+73. Prisjustering kan påkallas av båda parter. Förändringar vars resultat enligt beräkningen understiger 2 % justeras inte. Om justering inte sker har Leverantör rätt att tillgodoräkna den ej nyttjande förändringen i nästa prisjustering. Prisändringen får tillämpas tidigast vid påföljande kalendermånadsskifte efter av Statens inköpscentral genomförd prisjustering. Nya priser ska gälla minst tolv (12) månader i taget. Begäran om prisjustering är giltig när båda parter har undertecknat överenskommelsen. Vid eventuell förlängning av Ramavtalet sker prisjustering enligt ovanstående modell. 1.27. Fakturering och betalningsvillkor Leveransmottagaren respektive Beställarens adress meddelas av Beställaren i anslutning till beställningen. Tjänster faktureras månadsvis. Betalning sker trettio (30) dagar efter fakturans ankomstdag, under förutsättning att fakturaunderlaget är ostridigt. Leverantören ska inte debitera faktureringsavgift eller andra liknande avgifter. Fakturor ska om Beställaren så anger innehålla specificering av delsummor per avdelning/enhet/kostnadsställe. All fakturering ska ske från Leverantören, vilket innebär att ingen fakturering får ske från underleverantör/översättare. Faktura ska innehålla uppgifter om inte annat anges: Datum för utfärdandet Namn, adress, kostnadsställe samt referens Beställarens namn, referens Faktureringsadress Leverantörens namn, organisationsnummer, adress, telefonnummer, plus eller bankgiro Utskrivet: 2012-05-29 15:37 Sida 9 av 23
samt referens Fakturerat belopp i SEK specificerat i eventuella delposter samt mervärdesskatt Specifikation av tjänst samt leveransdatum Eventuella övriga uppgifter som Beställaren önskar Leverantören har rätt till dröjsmålsränta enligt räntelagen (1975:635) i de fall Beställaren inte betalar i rätt tid. Eventuella anspråk regleras på anmodan av Leverantören. Beställaren har rätt till dröjsmålsränta enligt räntelagen i de fall Leverantören åläggs att betala vite och inte betalar i rätt tid. Eventuella anspråk regleras på anmodan av Beställaren. 1.28. Normalleverans Uppdrag som avser normalleverans ska kunna levereras enligt följande: För texter upp till 2 000 ord ska leverans ske inom 5 arbetsdagar exkl. postbefordran (A-post). För texter med 2 001 till 10 000 ord ska leverans ske inom 10 arbetsdagar exkl. postbefordran (A-post) För texter över 10 000 ord ska leverans ske enligt överenskommelse mellan Beställaren och Leverantören. Vid försening av uppdrag ingår det i Leverantörens åtagande att återkoppla omgående till den angivna kontaktpersonen för beställningen om inte överenskommen leveransdag kan hållas. Om inget anges vid beställning från Beställaren gäller normalleverans, och inte expressleverans. 1.29. Expressleverans Uppdrag som avser expressleverans ska kunna levereras enligt följande: För texter upp till 2 000 ord ska leverans ske inom 3 arbetsdagar exkl. postbefordran (A-post). För texter med 2 001 till 10 000 ord ska leverans ske inom 5 arbetsdagar exkl. postbefordran (A-post) För texter över 10 000 ord ska leverans ske enligt överenskommelse mellan Beställaren och Leverantören. Vid försening av uppdrag ingår det i Leverantörens åtagande att återkoppla omgående till den angivna kontaktpersonen för beställningen om inte överenskommen leveransdag kan hållas. 1.30. Dokumentformat vid leverans Leverantören ska kunna leverera utförda översättningar på papper och i digital form som ska vara läsbara i Word 2003 eller senare version, eller likvärdigt ordbehandlingsprogram samt i PDF-format. Leverans enligt ovan stycke ska ske kostnadsfritt, dvs. ingå i de lämnade priserna. Beställaren anger vid beställning i vilket dokumentformat översättningarna ska levereras. 1.31. Brist vid utförandet av tjänsten Brist föreligger om tjänsten avviker från vad angivits i de krav som ställts i upphandlingen, Utskrivet: 2012-05-29 15:37 Sida 10 av 23
beställningen eller avviker från vad som i övrigt kan förväntas. Om bristen är av sådant slag att Beställarens syfte med tjänsten förfelas har Beställaren rätt att påkalla rättelse av bristen på Leverantörens bekostnad eller säga upp beställningen alternativt, om bristen är väsentlig, häva beställningen. Leverantören är skyldig att utan dröjsmål vidta rättelse. Utan dröjsmål innebär, om inte omständigheter i det enskilda fallet föranleder annan bedömning, att bristen ska vara avhjälpt senast tio (10) arbetsdagar från det att Beställaren påkallar bristen. Med arbetsdag avses helgfri måndag till fredag. Sker inte rättelse utan dröjsmål har Beställaren rätt till nedsättning av den avtalade ersättningen med ett belopp som skäligen kan anses motsvara bristen. Härutöver har Beställaren rätt till skadestånd inom ramen för avtalad ansvarsbegränsning enligt punkt 6.1.59. (Ansvarsbegränsning). Nedsättning av ersättningen som har utgått på grund av brist ska avräknas från sådant skadestånd. Leverantörens ansvar för brist gäller tre (3) månader efter Beställaren mottagit leveransen. Beställarens godkännande av Leverantörens resultat av uppdraget befriar inte Leverantören från sådana brister som uppenbart inte kunnat upptäckas av Beställaren. 1.32. Leveransförsening Leverantören åtar sig att leverera i enlighet med överenskommelse med Beställaren. I de fall Leverantören befarar en försening gäller följande: Leverantören ska omgående skriftligen meddela Beställarens kontaktperson detta. Leverantören ska ange orsaken till förseningen och den tidpunkt då utförande beräknas kunna ske. Beställaren har rätt att säga upp alternativt häva beställningen på grund av att förseningen innebär sådan olägenhet att ny leveranstid inte kan godkännas. Underlåter Leverantören att omgående lämna sådant meddelande eller då förseningen innebär sådan olägenhet för Beställaren att den inte kan godkännas har Beställaren utöver vite enligt punkt 6.1.34. (Vite vid leveransförsening) även rätt till skadestånd inom ramen för avtalad ansvarsbegränsning enligt punkt 6.1.59. (Ansvarsbegränsning). Om ny leveranstid kan godkännas ska detta ske skriftligen. Om förseningen beror på Beställaren eller på något förhållande som Beställaren svarar för eller på omständighet enligt punkt 6.1.60. (Force majeure) ska tiden för utförandet, efter anmälan enligt ovan, förlängas till en med hänsyn till omständigheterna motiverad tidpunkt. 1.33. Vite vid leveransförsening Om uppdraget/leveransen försenas och inget annat skriftligen avtalats ska Leverantören utge vite till Beställaren med 2 % av värdet av den del av uppdraget/leveransen som är försenad. Vite utgår per påbörjad förseningsdag. Vite utgår med maximalt 10 % av det avtalade arvodet för uppdraget. Vid uppnått maxvite äger Beställaren rätt att säga upp alternativt häva beställningen. Vite förfaller till betalning en (1) månad efter första förseningsdagen under vilken förseningen föreligger. Beställaren har rätt att från fakturerat belopp avräkna upplupet vite. Förseningsvite gäller inte när beställning har avbeställts. Utskrivet: 2012-05-29 15:37 Sida 11 av 23
1.34. Hantering och förvaring av handlingar Leverantören ska ansvara för samtliga handlingar, underlag och översatt material, såväl i pappersform som i elektronisk form, som hanteras av Leverantören i uppdraget. All hantering av handlingar ska ske under sådana förhållanden att uppgifter skyddas mot obehörigs åtkomst. Leverantören ansvarar för handlingar till dess handlingarna har kommit Beställaren tillhanda. Leverantören ska hantera och förvara handlingar som innehåller sekretessreglerad text eller annan text med känsliga uppgifter så att de inte är tillgängliga för obehöriga. När handlingar inte är under uppsikt ska de förvaras i låst utrymme. Leverantören ska ha nödvändig utrustning och utrymme för att säkerställa konfidentiell hantering och i de fall behov finns även destruktion av handlingar och data. 1.35. Informationssäkerhet Leverantören ska ha rutiner för att säkerställa att informationssäkerhet upprätthålls. Rutinerna ska gälla i alla led, även när handlingar eventuellt skickas mellan Leverantören och underleverantör eller översättare. Leverantören ska ha följande rutiner: rutiner för att säkerställa hanteringen av sekretessreglerad text eller annan text innehållande känsliga uppgifter. rutiner för att säkerställa att text inte sprids på ett otillbörligt sätt. rutiner för att säkerställa att Beställarens handlingar under uppdraget förvaras på ett säkert sätt. Då Beställarens handlingar kan vara behäftade med sekretess avgör Beställaren hur leverans ska ske. Destruktion av handlingar som ingått i ett utfört uppdrag sker efter överenskommelse med Beställaren. Handlingar som skickas via e-post ska skickas som en krypterad fil i de fall Beställaren begär detta. 1.36. Personal Leverantören får inte utse ersättare till i beställningen namngiven översättare utan Beställarens skriftliga medgivande. Leverantören är skyldig att utan oskäligt dröjsmål och utan kostnad för Beställaren byta ut översättare i det fall att Beställaren anser att denne inte uppfyller ställda krav, såsom att denna saknar erforderlig kompetens, att samarbetssvårigheter förekommer eller att resursen på annat sätt försvårar eller fördyrar uppdragets genomförande. Ny översättare ska uppfylla krav och villkor enligt beställningen. Leverantören ska ha rutiner för att säkerställa att uppdrag kan genomföras om översättaren exempelvis blir sjuk eller avslutar sin anställning eller avslutar sitt samarbetsavtal. Leverantören ska omgående meddela Beställaren i det fall att byte av översättare kan bli aktuellt och om detta kan komma att innebära dröjsmål. 1.37. Översättare Leverantören ska tillhandahålla: Utskrivet: 2012-05-29 15:37 Sida 12 av 23
Översättare som godkänts i Kammarkollegiets auktorisationsprov från svenska till angivet språk där sådana finns att tillgå (auktoriserad translator). Översättare som godkänts i Kammarkollegiets auktorisationsprov från angivet språk till svenska där sådana finns att tillgå (auktoriserad translator). Övriga översättare (icke-auktoriserad translator). Översättarens yrkeskompetens definieras i enlighet med svensk Standard SS-EN 15038:2006 Översättningstjänster - Krav. De översättare som tillhandahålls ska ha minst följande kompetens: Översättningskompetens Språklig och textuell kompetens inom käll- och målspråk Undersöknings- faktainhämtnings- och faktabearbetningskompetens Kulturell kompetens Teknisk kompetens Ovan nämnda kompetenser ska ha förvärvats på ett eller flera av följande sätt: Formell högre utbildning i översättning Motsvarande behörighet inom något annat ämne samt minst två (2) års dokumenterad översättningserfarenhet Minst fem (5) års dokumenterad yrkesmässig översättningserfarenhet Leverantören ska ha en dokumenterad rutin som säkerställer att översättare som tillhandahålls för översättningsuppdrag har kompetens enligt ovan och att denna kompetens bibehålls. Vid översättning ska översättaren ha eller införskaffa sig sådan kunskap inom det för uppdraget aktuella ämnesområdet för att i de fall ett ord har flera betydelser förstå vilket ord eller begrepp som är det mest lämpliga i sammanhanget så att inget missförstånd uppstår. Leverantören svarar för översättarens arbete såsom för eget arbete. Leverantören svarar för att översättare följer de villkor och förutsättningar som anges i Ramavtalet. 1.38. Revision och uppföljning Statens inköpscentral ska äga rätt att genomföra revision i syfte att kontrollera att Leverantörens åtagande utförs i enlighet med Ramavtalet. Revision omfattar även Leverantörens underleverantörer/översättare i de fall sådana ingår i Ramavtalet. Vid revision ska Statens inköpscentral ha rätt att ta hjälp av en utomstående kontrollorganisation. Statens inköpscentral svarar för kostnaden för revisionen om Leverantören fullgjort sitt åtagande. I annat fall ska Leverantören stå för kostnaden. Leverantören ska på begäran tillhandahålla de handlingar som Statens inköpscentral behöver för att genomföra revisionen t.ex. fakturor och räkenskapsmaterial avseende beställningar i den utsträckning som erfordras och som inte står i strid med lagstiftning och börsregler som är tillämpliga för Leverantören. Statens inköpscentral förbehåller sig rätten att följa upp kvalitén i levererade översättningar genom att kontrollera översättningar, att utföra oanmälda kvalitetsrevisioner under Ramavtalsperioden samt att testa översatt material hos särskilda målgrupper. Leverantören ska vara Statens inköpscentral behjälplig i revisionen genom att lämna ut relevanta handlingar, ställa personal till förfogande för frågor o dyl. Under Ramavtalsperiodens sex (6) första månader kommer Statens inköpscentral att följa upp att Leverantören kan erbjuda översättare med fördjupad kunskap inom minst fem (5) Utskrivet: 2012-05-29 15:37 Sida 13 av 23
de ämnesområden som efterfrågas av Beställare. Därefter sker uppföljning kontinuerligt under Ramavtalsperioden. Under Ramavtalsperiodens sex (6) första månader kommer Statens inköpscentral att följa upp att Leverantören kan erbjuda översättare med erfarenhet av dokumenttyper som efterfrågas av Beställare. Därefter sker uppföljning kontinuerligt under Ramavtalsperioden. Under Ramavtalsperiodens sex (6) första månader kommer Statens inköpscentral att följa upp att de översättare Leverantören tillhandahåller för översättningsuppdrag har den yrkeskompetens som anges i punkt 6.1.38. (Översättare). Därefter sker uppföljning kontinuerligt under Ramavtalsperioden. Under Ramavtalsperiodens sex (6) första månader kommer Statens inköpscentral att följa upp att Leverantören kan erbjuda auktoriserade translatorer. Därefter sker uppföljning kontinuerligt under Ramavtalsperioden. I de fall Statens inköpscentral vid revision enligt detta avsnitt finner att Leverantören i väsentlig mån brister i sina åtaganden enligt Ramavtalet har Statens inköpscentral rätt till vite om tiotusen (10 000) kronor alternativt rätt att med omedelbar verkan häva Ramavtalet. Då vite grundar sig på felaktigt redovisad försäljning enligt punkt 6.1.49. (Administrationsersättning till Statens inköpscentral) kommer en korrigering att göras av det belopp som Statens inköpscentral fakturerat. Korrigering kommer att göras i samband med nästföljande redovisningstillfälle. Vite kommer ej att återbetalas. 1.39. Nöjd-kund-index (NKI) För att Statens inköpscentral ska få en bra bild av hur nöjda Beställare är med Ramavtalet kommer upprepade Nöjd-kund-index (NKI) mätningar göras under Ramavtalsperioden. Åtgärdsplan I de fall att det efter genomförd mätning framkommer att Beställare har uttryckt att en eller flera Leverantörer brister i utförandet av tjänsterna kommer en dialog föras med de enskilda Leverantörerna. Dialogen syftar till att upphovet till klagomålen ska åtgärdas. Statens inköpscentral kommer att kalla Leverantören till möte där Leverantören ska presentera en åtgärdsplan för att komma till rätta med problemen. Uppföljning av åtgärdsplan En tid efter den första mätningen kommer en ytterligare kontakt tas med de Beställare som inkommit med klagomål, detta sker tidigast tre (3) månader efter den första mätningen. Denna kontakt syftar till att utröna huruvida det som var upphov till klagomålen har åtgärdats. Kontakten med de Beställare som har inkommit med klagomål sker genom möten och/eller skriftväxling. Därtill kan en ny NKI mätning genomföras. Skriftlig varning Framkommer det att Leverantören inte har åtgärdat bristerna enligt den överenskomna åtgärdsplanen kommer Statens inköpscentral att utdela en skriftlig varning till den enskilda Leverantören. I de fall en skriftlig varning utfärdas av Statens inköpscentral ska denna grundas på sakliga skäl. Beslut om beställning från nästkommande Leverantör i rangordningen Tidigast en (1) månad efter att en skriftlig varning har utdelats kommer Statens inköpscentral att göra en återkoppling till Beställare för att följa upp att Leverantören åtgärdat bristerna enligt den överenskomna åtgärdsplanen. Kvarstår bristerna förbehåller sig Statens inköpscentral rätten att besluta om att Leverantören inte har rätt att motta Utskrivet: 2012-05-29 15:37 Sida 14 av 23
beställningar från Beställare under högst sex (6) månader. 1.40. Länk för synpunkter Statens inköpscentral kommer att tillhandahålla en länk på www.avropa.se där Beställare kan lämna synpunkter på utförda översättningar och andra delar av tjänsten, såväl positiva som negativa. Åtgärdsplan Inkomna synpunkter via länken samt via direktkontakt med ramavtalsförvaltare kommer att sammanställas och utvärderas. Framkommer det klagomål om brister kommer kontakt tas med Beställaren för återkoppling. Syftet med återkopplingen är att utröna vad som är upphovet till klagomålen. Statens inköpscentral kommer sedan att kalla den enskilda Leverantören till möte där en åtgärdsplan tas fram för att komma till rätta med problemen. Uppföljning av åtgärdsplan En tid efter att en åtgärdsplan har tagits fram kommer en ytterligare kontakt tas med de Beställare som inkommit med klagomål, detta sker tidigast efter tre (3) månader. Denna kontakt syftar till att utröna huruvida det som var upphov till klagomålen har åtgärdats. Kontakten med de Beställare som har inkommit med klagomål sker genom möten och/eller skriftväxling. Skriftlig varning Framkommer det att Leverantören inte har åtgärdat bristerna enligt den överenskomna åtgärdsplanen kommer Statens inköpscentral att utdela en skriftlig varning till den enskilda Leverantören. I de fall en skriftlig varning utfärdas av Statens inköpscentral ska denna grundas på sakliga skäl. Beslut om beställning från nästkommande Leverantör i rangordningen Tidigast en (1) månad efter att en skriftlig varning har utdelats kommer Statens inköpscentral att göra en återkoppling till Beställare för att följa upp att Leverantören åtgärdat bristerna enligt den överenskomna åtgärdsplanen. Kvarstår bristerna förbehåller sig Statens inköpscentral rätten att besluta om att Leverantören inte har rätt att motta beställningar från Beställare under högst sex (6) månader. 1.41. Tre (3) varningar Statens inköpscentral kommer att summera antalet skriftliga varningar som utdelats inom det tilldelade språkområdet. Har Statens inköpscentral utdelat totalt tre (3) skriftliga varningar till en enskild Leverantör inom ett och samma språkområde kan detta innebära att någon av följande sanktioner tillämpas: Att Leverantören flyttas till sista plats i rangordningen inom det språkområde Leverantören tilldelats tre (3) varningar. Att Statens inköpscentral häver Ramavtalet med den enskilda Leverantören vad gäller det språkområde Leverantören tilldelats tre (3) varningar. Statens inköpscentral förbehåller sig rätten att avgöra vilken av ovanstående sanktioner som ska tillämpas i det enskilda fallet. 1.42. Fast e-postadress/gruppbrevlåda Leverantören ska tillhandahålla en fast e-postadress/gruppbrevlåda (icke-personbunden organisations e-postadress) till vilken Beställaren ska kunna skicka sina Utskrivet: 2012-05-29 15:37 Sida 15 av 23
avropsförfrågningar. Leverantören ansvarar för att den e-postadress som angetts i upphandlingen är korrekt. Vid byte av e-postadress ska detta anmälas till Statens inköpscentral omgående. Statens inköpscentral ansvarar inte för att den av Leverantören angiven fast e-postadress/gruppbrevlåda inte är korrekt. 1.43. Partsträffar Parterna ska träffas minst en (1) gång per år för uppföljning av Ramavtalet. Statens inköpscentral kallar till dessa möten. Parterna ska ha en löpande dialog för att upprätthålla en god avtalsrelation. Vardera parten uppbär sina egna kostnader i samband med aktuella möten. Därutöver ska parterna på var sitt håll och tillsammans verka för att information om Ramavtalet sprids samt för att utöka nyttjandet av Ramavtalet. 1.44. Marknadsföring Marknadsföring av Ramavtalet föregås av samråd mellan Statens inköpscentral och Leverantören. Material som avser Ramavtalet och som på något sätt distribueras till Beställare, ska godkännas av Statens inköpscentral innan materialet används. Leverantören ska i marknadsföring riktad mot Beställaren, alltid iaktta särskild noggrannhet och tydlighet vad gäller frågor om Ramavtalens omfattning, hur en korrekt beställning ska gå till och andra frågor där andra intressenter kan komma att påverkas. Leverantören äger inte rätt att med hänvisning till detta Ramavtal, marknadsföra eller sälja tjänster som inte omfattas av Ramavtalet. Hänvisning till Statens inköpscentral i reklam eller i marknadsföring får inte göras av Leverantören eller av denne anlitad underleverantör utan Statens inköpscentrals skriftliga godkännande. Detta gäller även efter det att Ramavtalet upphört att gälla. Kammarkollegiets logotyp och/eller Statens inköpscentrals sigill får endast användas efter Statens inköpscentrals skriftliga godkännande. 1.45. Underleverantörer Med underleverantörer avses samtliga bolag/företag/organisationer som Leverantören använder för att utföra förpliktelser i enlighet med detta Ramavtal. Detta innebär att även t.ex. dotterbolag till Leverantören är underleverantörer under förutsättning att de verkar inom ramen för detta Ramavtal. Leverantören svarar för underleverantörs arbete såsom för eget arbete. Leverantören svarar för att underleverantör följer de villkor och förutsättningar som anges i Ramavtalet. Detta gäller även i förhållandet underleverantör till underleverantör. Underleverantörer har ingen möjlighet att mottaga beställningar eller att ha en direkt avtalsrelation med Beställaren. Leverantören äger endast rätt att använda sig av de underleverantörer som på förväg är godkända av Statens inköpscentral. Godkännande kan endast erhållas genom ett skriftligt godkännande från Statens inköpscentral. Eventuellt byte och/eller tillägg av underleverantörer under Ramavtalsperioden får endast ske efter godkännande från Statens inköpscentral och i enlighet med lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Ansökan om att byta eller lägga till underleverantör ska ställas till Statens inköpscentral i god tid före det planerade datumet för bytet. Detta gäller inte frilansande översättare. Utskrivet: 2012-05-29 15:37 Sida 16 av 23
Statens inköpscentral förbehåller sig rätten att under Ramavtalsperioden kontrollera att angivna underleverantörer har inbetalt skatter och lagstadgade avgifter, samt uppfyller de krav som ställts i förfrågningsunderlaget för att kunna tillhandahålla tjänster med stöd av detta Ramavtal. Detta gäller även förhållandet underleverantör till underleverantör. Finner Statens inköpscentral vid kontroll att underleverantör inte uppfyller ställda krav och om rättelse inte vidtas inom en (1) månad räknat från och med det att Statens inköpscentral påkallade felet eller från det att Leverantören och/eller underleverantören insåg eller borde ha insett att de inte uppfyllde ställt krav, har Statens inköpscentral rätt att med omedelbar verkan besluta att underleverantören inte längre får anlitas av Leverantören inom ramen för Ramavtalet. Leverantören är i detta fall skyldig att omgående, dock senast inom en (1) månad tillförsäkra motsvarande kapacitet. Skattekontroll Leverantören ska var 6:e månad kontrollera att samtliga underleverantörer som nyttjas vid utförande av detta uppdrag fullgör sina skyldigheter avseende registrering, skatter och sociala avgifter. Första kontrollen ska ske vid ramavtalsstart. Detta gäller inte frilansande översättare. I det fall en underleverantör inte uppfyller ställda krav avseende registrering, skatter och sociala avgifter ska Leverantören påtala detta till den underleverantör som ej fullgjort sina skyldigheter. Har underleverantören inte åtgärdat felet inom trettio (30) dagar från de att Leverantören påtalade felet äger Leverantören inte rätt att nyttja den aktuella underleverantören. Underleverantör som i och med ovanstående skrivning avstängts, äger endast rätt att åter nyttjas inom ramen för detta ramavtal efter skriftligt godkännande från Statens inköpscentral. Efter avslutad kontroll av registrering, skatter och sociala avgifter, ska en kortfattad rapport skickas till ramavtalsansvarig på Statens inköpscentral för kännedom. Rapporten ska innehålla antalet kontrollerade underleverantörer och antal underleverantörer som har blivit påtalade om att åtgärda fel. Ovanstående stycken som rör skattekontroll avser även underleverantörens underleverantör. 1.46. Försäkringar Det åligger Leverantören att på egen bekostnad teckna och vidmakthålla sedvanlig ansvarsförsäkring till ett betryggande ansvarsbelopp med hänsyn tagen till Ramavtalets art och omfattning. Försäkringen ska gälla under hela Ramavtalsperioden och även innefatta eventuella underleverantörer/översättare. På begäran av Statens inköpscentral tillställer Leverantören bevis om giltig ansvarsförsäkring. 1.47. Äganderätt Eventuell upphovsrätt till översatta texter ska tillfalla Beställaren utan att särskild ersättning utgår. Beställaren får därmed fritt nyttja arbetsresultat. Leverantören får inte publicera eller på annat sätt nyttja arbetsresultatet utan Beställarens skriftliga medgivande. Beställaren har äganderätten till originalhandlingarna och det översatta materialet liksom till Utskrivet: 2012-05-29 15:37 Sida 17 av 23
de datafiler och elektroniska konfigurationer som handlingarna framställs ur samt övrigt material som framställs i anledning av uppdraget. 1.48. Administrationsersättning till Statens inköpscentral Leverantören ska till Statens inköpscentral erlägga en administrationsavgift avseende all försäljning under detta Ramavtal. Leverantören erlägger en avgift om högst en procent (1 %) av fakturerat nettobelopp, dvs. fakturavärdet exklusive mervärdesskatt. Leverantören ska till Statens inköpscentral lämna en redovisning av till avropsberättigade Beställare försålda tjänster som ingår i Ramavtalet. Redovisningen ska ske i enlighet med instruktioner från Statens inköpscentral och omfatta föregående kvartal fakturerat belopp exklusive mervärdesskatt. Redovisningen ska vara undertecknad av behörig företrädare för Leverantören. På begäran av Statens inköpscentral ska Leverantören tillhandahålla en specificerad kvartalsvis sammanställning avseende vilka leveranser som har fakturerats till respektive Beställare. Redovisning ska lämnas senast den 15:e i andra månaden efter det kvartal som redovisningen avser, enligt följande: Redovisningsperioder, Sista datum för redovisning 1 januari - 31 mars, 15 maj 1 april - 30 juni, 15 augusti 1 juli - 30 september, 15 november 1 oktober - 31 december, 15 februari Efter mottagen redovisning fakturerar Statens inköpscentral en administrationsavgift inklusive mervärdesskatt. Fakturan förfaller till betalning 30 dagar från fakturans utställningsdatum. Statens inköpscentral fakturerar administrationsavgiften och övriga avgifter med Svefaktura. Fullgör inte Leverantören sina skyldigheter äger Statens inköpscentral rätt att ta ut en påminnelseavgift. Påminnelseavgiften kommer att utgå med femtusen (5 000) kronor för varje försenad, bristfällig eller utebliven redovisningsperiod. Påminnelseavgiften utgår om Leverantören inte åtgärdar brister enligt ovanstående inom 10 arbetsdagar efter skriftlig erinran från Statens inköpscentral. I de fall Leverantören inte fullgör sina åtaganden avseende redovisningen i den utsträckning att påminnelseavgift utgår vid två (2) tillfällen under en tolv (12) månaders period äger Statens inköpscentral rätt att vid en tredje försenad, bristfällig eller utebliven redovisning, istället för påminnelseavgift, kräva vite om tiotusen (10 000) kronor alternativt rätt att med omedelbar verkan säga upp Ramavtalet. Leverantören åtar sig att medverka i de övriga uppföljningar av användningen av Ramavtalet som Statens inköpscentral kan komma att genomföra. Formerna för redovisning kan ändras under Ramavtalsperioden. 1.49. Redovisning av statistik Statistik ska tillhandahållas kostnadsfritt till Statens inköpscentral en (1) gång per år. Statistiken ska avse ett kalenderår, dvs avse perioden 1 januari till 31 december. Statistiken ska redovisas senast 31 mars efterföljande kalenderår. Utskrivet: 2012-05-29 15:37 Sida 18 av 23
Sammanställning av statistik ska lämnas med följande innehåll: Totalt försäljningsbelopp per språk samt per språkområde (SEK) Totalt försäljningsbelopp per språk per myndighet (SEK) Totalt försäljningsbelopp auktoriserade translatorer (SEK) Totalt försäljningsbelopp korrekturläsning (SEK). Totalt försäljningsbelopp språkgranskning (SEK). Totalt försäljningsbelopp bestyrkande av handling (SEK). Antal utförda uppdrag per språk Antal utförda uppdrag totalt Antal utförda uppdrag av auktoriserade translatorer Statistiken ska vara uppdelat per respektive språk, således ska flera språk inte läggas samman till ett språk, t.ex. ska Dari och Farsi inte redovisas som Persiska. Statistiken ska vara på svenska språket och inte innehålla förkortningar, t. ex. ska engelska inte förkortas EN. Leverantören ska ha system för att kunna leverera begärd statistik i digital form och läsbar i Excel 2003 eller senare version, eller likvärdigt kompatibelt kalkylprogram med exportfunktion till Excel 2003. I de fall Leverantören inte fullgör sina åtaganden avseende redovisning av statistik äger Statens inköpscentral rätt att vid bristfällig eller utebliven redovisning kräva vite om femtusen (5 000) kronor. Vite utgår om Leverantören inte åtgärdar bristen inom 10 arbetsdagar efter skriftlig erinran från Statens inköpscentral. Därefter utgår vite om femtusen (5 000) kronor för varje kalendermånad som bristen kvarstår. 1.50. E-faktura En e-faktura är en faktura som både skickas och tas emot i elektronisk form. En e-faktura kan skickas direkt mellan två (2) parter eller via en mellanhand, en s.k. fakturaväxel. Det finns olika tekniska standarder för e-fakturor. Skannade pappersfakturor betraktas inte som e-fakturor. E-fakturering är ett koncept som bygger på att en Leverantör skickar e-fakturor. Leverantören bör vid beställning kunna erbjuda elektroniska fakturor. Dessa ska vara av standarden Svefaktura (VERVAFS 2007:1) enligt överenskommelse mellan Leverantören och Beställaren. 1.51. E-handel Elektronisk handel, e-handel, inbegriper alla situationer där parter utväxlar affärsinformation via olika former av elektronisk kommunikation och där minst en part har ett ekonomiskt intresse av kommunikation. E-handel omfattar aktiviteter inom upphandling, inköp och fakturering. Statlig förvaltning ska vid utgången av 2013 hantera all beställning genom elektroniska inköpssystem. Om Beställaren och Leverantören är överens under Ramavtalsperioden kan sådan elektronisk utväxling av handelsdokument påbörjas 1.52. Lagar och förordningar Översättningstjänster ska bedrivas i enlighet med gällande lagar och förordningar. Om nya lagar, förordningar och ändringar enligt ovanstående tillkommer under Ramavtalsperioden ska även dessa gälla för detta ramavtalsområde. Vid beställningstillfället Utskrivet: 2012-05-29 15:37 Sida 19 av 23
ska Beställaren kunna ställa krav enligt nytillkomna lagar, förordningar och ändringar. 1.53. Sekretess Leverantören är skyldig att iaktta den sekretess som är bruklig inom branschen samt tillämpliga delar av offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Parterna förbinder sig att inte röja eller på något sätt utnyttja enligt lag sekretessbelagd uppgift som part får del av genom tillkomsten eller genomförandet av detta Ramavtal. Leverantören åtar sig därvid och ansvarar för att samtliga de medarbetare Leverantören sysselsätter med uppdrag enligt detta Ramavtal har gjorts uppmärksamma på gällande relevanta bestämmelser om sekretess enligt detta Ramavtal samt vad som i övrigt följer av lag eller föreskrift avseende sekretess. Sekretess enligt denna punkt gäller även efter det att Ramavtalet i övrigt upphört att gälla mellan parterna. Sekretessförbindelser ska tecknas i de fall Beställaren begär detta. 1.54. Hantering av personuppgifter I den utsträckning som Leverantörens utförande av tjänsten innefattar behandling av personuppgifter i enlighet med PUL ska Leverantören utföra sådan behandling för Beställarens räkning såsom Beställarens personuppgiftsbiträde. Leverantören får inte behandla personuppgifter i större utsträckning än vad tjänsten i det enskilda fallet erfordrar. Leverantören ska följa PUL och hålla sig informerad om den. För det fall registrerad, Datainspektionen eller tredjeman kontaktar Leverantören och begär information från Leverantören som berör behandling av personuppgift för Beställarens räkning ska Leverantören omgående informera Beställaren om eventuella kontakter samt hänvisa till Beställaren. Leverantören ska vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter mot obehörig åtkomst, förseelser och ändring samt iaktta vad som fordras för att uppfylla vad PUL vid var tid kräver. Leverantören ska särskilt iaktta Datainspektionens instruktioner och allmänna råd avseende hantering av personuppgifter. Leverantören är införstådd med och accepterar att Beställaren kan komma att registrera information om kontaktuppgifter för företrädare för Leverantören och/eller annan personal som utpekas eller presenteras för Beställaren i samband med beställningen. Beställarens behandling av personuppgifter i enlighet med ovanstående sker i enlighet med PUL och i syftet att fullgöra beställningen. Det åligger Leverantören att i vederbörlig ordning informera sådana personer som berörs härav. 1.55. Antidiskrimineringsklausul Leverantören förbinder sig att vid utförande av tjänstekontraktet i Sverige följa alla svenska lagar mot diskriminering som gäller för denne under Ramavtalsperioden. Den lag som gäller vid Ramavtalsperiodens början är diskrimineringslagen (2008:567). Om inte annat uttryckligen angetts ska förbindelsen enligt ovan inte omfatta den del av tjänstekontraktet som avser varor. Leverantören ska på begäran av Statens inköpscentral inkomma med följande uppgifter och handlingar som följer av Leverantörens förbindelse enligt ovan: a) Jämställdhetsplan enligt 3 kap. 13 diskrimineringslagen, alternativt uppgift om antalet Utskrivet: 2012-05-29 15:37 Sida 20 av 23