Befattningsbeskrivningar vid Institutionen för lingvistik och filologi Dokumentet har behandlats av institutionsstyrelsen 2009-03-27 och har reviderats 2010-03-08. BEFATTNINGSBESKRIVNINGAR VID INSTITUTIONEN FÖR LINGVISTIK OCH FILOLOGI...1 PREFEKT...2 OMRÅDESANSVARIGA...3 ADMINISTRATIV SAMORDNARE...4 PERSONAL- OCH KURSADMINISTRATÖR...6 EKONOMIADMINISTRATÖR...7 FÖRSTE FORSKNINGSINGENJÖR...9 STUDIEREKTOR FÖR FORSKARUTBILDNINGEN...11 STUDIEREKTOR FÖR GRUNDUTBILDNINGEN...13 PROGRAMSAMORDNARE/ÄMNESSAMORDNARE...15 KURSADMINISTRATÖR...17
Prefekt Enligt Rektors beskrivning av prefektuppdraget (UFV 2004/964 och 2009/7, Datum: 2004-06-29, reviderad 2009-01-20) är följande: Prefektens övergripande uppgifter är: att verka för att forskning och utbildning av hög kvalitet bedrivs inom institutionens verksamhetsområde och att främja institutionens samverkan med det omgivande samhället, att disponera institutionens personal och resurser på ett effektivt och ändamålsenligt sätt i enlighet med gällande föreskrifter, att utveckla en god anda och kreativ miljö för alla anställda liksom för gästforskare, doktorander och studenter vid institutionen, att verka för hela universitetets utveckling och därvid vara en del av universitetets ledningsorganisation, att verka för god intern styrning och kontroll av verksamheten samt att prefekten skall inom ramen för uppdraget fullgöra de åligganden som enligt högskolelagen, högskoleförordningen, verksförordningen, lagen om likabehandling av studenter och övrig lagstiftning ankommer på rektor, inom sitt ansvarsområde fullgöra arbetsgivarens skyldigheter enligt gällande lagar och avtal på arbetsrätts- och arbetsmiljöområdena, inom sitt ansvarsområde fullgöra de skyldigheter som åvilar universitetet enligt miljölagstiftningen, fullgöra de skyldigheter som åvilar personuppgiftsansvarig enligt personuppgiftslagstiftningen, inom sitt ansvarsområde fullgöra universitetets skyldighet enligt avtal för kopiering av upphovsrättsskyddat material, i förekommande fall fullgöra de skyldigheter som åvilar den som har tillstånd enligt djurskyddslagstiftningen att använda djur för vetenskapliga ändamål, i förekommande fall inom sitt ansvarsområde fullgöra de skyldigheter som åvilar universitetet enligt biobankslagstiftningen i förekommande fall i egenskap av forskningshuvudman fullgöra de skyldigheter som åvilar enligt etikprövningslagstiftningen. Utöver vad som regleras i författningar och kollektivavtal tillkommer ansvaret för att lokala beslut, riktlinjer, anvisningar och instruktioner följs. Övrigt
Områdesansvariga (oftast programprofessorn för huvudområdet) ska på delegation av prefekt svara för: Verksamhetsplanering leda arbetet med akademisk kvalitetssäkring inom forskning och utbildning inom ämnesområdet utarbeta en plan för utveckling av ämnesområdet samt löpande följa upp och revidera den efter verksamhetens och omvärldens förändringar utifrån givna ekonomiska ramar ansvara för att årliga medarbetarsamtal hålls med samtliga anställda inom ämnesområdet förutom doktorander stimulera och skapa förutsättningar för och leda strategiska diskussioner inom ämnesområdet fungera som sammankallande person vid ämneskollegier utarbeta ämnesområdets bemanningsplan och ansvara för löpande komplettering och revidering av denna rekrytera timlärare i det egna ämnet och informera prefekt, personalansvarig, ekonomiansvarig och studierektor om vilka timlärare som anlitas i god tid i samband med kursens schemaläggning samt följa upp antalet arbetstimmar timläraren genomfört och meddela prefekten inför attestering ansvara för arvodesunderlag till personalhandläggare ansvara för att schemaunderlag kommer in till schemaläggare inför schemaläggningsperioderna examinator sköter tillgodoräknanden och dispenser inom det egna ämnet ansvara för att kursplaner finns och revideras vid behov inom ämnesområdet verka för att universitetets skyldighet enligt avtal för kopiering av upphovsrättsskyddat material följs inom det egna ämnesområdet Löpande lägga förslag till fördelning av resurser inom ämnesområdet informationsansvarig för frågor rörande ämnet både externt och internt framställa förslag till anställning av lärare i samråd med studierektor för grundutbildningen och prefekt Övrigt På lämpligaste sätt medverka till att institutionen kan fullgöra sina åtaganden så väl som möjligt och utföra arbetsuppgifter efter prefektens anvisningar.
Administrativ samordnare ska på delegation av prefekten svara för: Förvaltningsansvar biträda prefekten för att säkra att gällande författningar och kollektivavtal samt universitetets eget regelverk, avtal, antagna riktlinjer och anvisningar följs och används Personalfrågor - arbetsrätt, rekrytering och arbetsmiljö vara rådgivare i personalfrågor bevaka att arbetsrättsliga lagar och avtal följs medverka i rekryterings- och övertalighetsärenden biträda prefekten i informations- och förhandlingsärenden enligt MBL biträda prefekten i arbetet med arbetsmiljöfrågor/utredningar/jämställdhet mm och se till att dessa sköts enligt gällande regelverk vara samordnare av information om personalförändringar Löpande personaladministration föredra personalfrågor inför institutionsstyrelsen ansvara för introduktionen av nyanställda handlägga ärenden rörande ledigheter, semester, sjukledighet, rehabilitering, omplacering och krishantering biträda prefekten för att de administrativa stödsystemen fungerar ansvara för fördelning av lokal för anställda biträda prefekten för utveckling av de administrativa rutinerna kontakter med universitetsförvaltning och myndigheter ansvara för underlag till universitetskatalog och e-post-behörighet samt att information i universitetets databaser är uppdaterade gästforskarservice utfärda intyg Arbetsledning ansvara för personaladministratör uppmuntra ovanstående personal att tillgodose sin kompetens och vidareutvecklingsbehov Ekonomi upprätta underlag och registrera arvodes- och reseräkningar Diarium ansvara för arkiv gällande personal ansvara för diarieföring vidarebefordra information från postöppningen inom institutionen Löpande övrigt ansvara för protokoll och mötesordning i institutionsstyrelsen samt uppföljning
av där tagna beslut ansvara för praktiskt arrangemang vid disputationer och lic.seminarier (vara behjälplig med information, administration och viss service) vara behjälplig med service rörande forskning och forskarutbildning ansvara för anpassning av arbetsmiljön/studiemiljön till personal och studenter inklusive de med särskilda behov/handikapp i samråd med UU:s kontaktperson för stöd till studenter med funktionshinder ersätta kurs- och ekonomiadministratör vid behov I övrigt på lämpligaste sätt medverka till att institutionen kan fullgöra sina åtaganden så väl som möjligt och utföra arbetsuppgifter efter prefektens anvisningar.
Personal- och kursadministratör ska på delegation av administrativa samordnaren och/eller prefekten svara för: Personalfrågor - arbetsrätt, rekrytering och arbetsmiljö vara rådgivare i personalfrågor medverka till att gällande författningar och kollektivavtal samt universitetets eget regelverk, avtal, antagna riktlinjer och anvisningar följs och används bevaka att arbetsrättsliga lagar och avtal följs medverka i rekryterings- och övertalighetsärenden biträda prefekten och den administrativa samordnaren i informations- och förhandlingsärenden enligt MBL biträda prefekten i arbetet med arbetsmiljöfrågor/utredningar/jämställdhet mm och se till att dessa sköts enligt gällande regelverk Löpande personaladministration biträda den administrativa samordnaren med introduktionen av nyanställda biträda den administrativa samordnaren med doktorandregistret (Uppdok) ta ut statistik och uppföljningsunderlag ur doktorandregistret vara behjälplig med information, administration och viss service vid disputationer och lic seminarier vara behjälplig med service rörande forskning och forskarutbildning handlägga prolongationer vara behjälplig med underlag till universitetskatalog och e-post-behörighet samt att information i universitetets databaser är uppdaterade biträda den administrativa samordnaren för att de administrativa stödsystemen fungerar biträda prefekten och den administrativa samordnaren för utveckling av de administrativa rutinerna kontakter med universitetsförvaltning och myndigheter ge informationsstöd i personal- och kursadministrativa frågor på t.ex. webben ge service till internationella studenter och vara kontaktperson till internationella kansliet handha information och administration av utbytesstudenter Övrigt ersätta administrativ samordnare och kursadministratör vid behov vidarebefordra information från postöppningen inom institutionen I övrigt på lämpligaste sätt medverka till att institutionen kan fullgöra sina åtaganden så väl som möjligt och utföra arbetsuppgifter efter prefektens anvisningar.
Ekonomiadministratör ska på delegation av prefekt svara för: Verksamhetsplanering tillsammans med områdesansvariga ansvara för att förslag till bemanningsplaner samt budget upprättas i enlighet med institutionens intentioner ansvara för utarbetandet av utvecklingsplan för den ekonomiska verksamheten samt ansvara för genomförande och uppföljning av denna ansvara för att ekonomiadministrationen sköts enligt gällande regelverk ansvara för utvecklingen av de administrativa rutinerna inom ekonomiområdet Ekonomi vara rådgivare i ekonomifrågor föredra ekonomifrågor inför institutionsstyrelsen upprätta budgetförslag för institutionens verksamhet sammanställa budgetförslag för institutionens totala verksamhet löpande följa upp ekonomi och resultat mot budget upprätta bokslut uppföljning av bokslut ansvara för att realistiska projektkalkyler görs, att avtal och kontrakt tecknas med externa finansiärer och att återredovisning till dessa fungerar kontaktperson med ekonomiavdelningen Projektstöd för externa anslag vara behjälplig vid upprättande av kostnadskalkyler för externa anslag samt vid tecknande av avtal och kontrakt vara kontaktperson gentemot bidragsgivare vara kontaktperson vid upprättande/redovisning av EU-projekt lägga upp nya projektkonton svara för att realistiska projektkalkyler görs, att avtal och kontrakt tecknas med externa finansiärer och att återredovisning till dessa fungerar Löpande ekonomihantering lägga upp nya kunder/leverantörer ankomstregistrera fakturor hantera fakturor - se till att de attesteras och efter betalning arkiveras kontera och betala leverantörsfakturor hantera kund- och internfakturor lägga in omföringar i ekonomisystemet utfärda rekvisitioner för köp med betalkort ombesörja rekvisitioner av externa anslag utifrån underlag upprätta anläggningsregister uppdatera kontraktdatabasen Övrigt beställa kontorsmaterial
vidarebefordra information från postöppningen inom institutionen ersätta administrativ samordnare och kursadministratör vid behov I övrigt på lämpligaste sätt medverka till att institutionen kan fullgöra sina åtaganden så väl som möjligt och utföra arbetsuppgifter efter prefektens anvisningar.
Förste Forskningsingenjör ska på delegation av prefekt svara för: Övergripande verksamhet medverkan i datorrelaterad strategisk planering, IT-ansvarig fungera som institutionens kontaktperson mot IT-stöd och intendenturen mottagande och vidareförmedling av central information i IT-frågor beställning och mottagning av datorrelaterad utrustning utanför intendenturens ansvarsområde medverkan och rådgivning vid upphandling och inköp av datorer och kringutrustning via ITS, Dustin samt annan leverantör där institutionen har konto driva institutionens intresse i frågor gällande drift och underhåll av gemensamma datorsystem, servrar, säkerhetskopiering, incidentövervakning, användarkonton etc. kontaktperson för datorrelaterad utrustning av typ skrivare och skrivarservrar, fax, skanner, projektorer kännedom och information om befintliga datorsystem och programvara vid institutionen deltagande i seminarier och kurser för IT-ansvariga Löpande överblick och ansvar för institutionens webbplats redaktionellt och tekniskt underhåll av institutionens centrala webbsidor råd och stöd till personal med egen webbsideutveckling upplysa om tillämpningen av s grafiska profil skötsel och underhåll av webbplatsens databaser och skript vara rådgivare för policyfrågor avseende informationsförmedling rådgivning, hänvisning och viss support till personal vid handhavande av mjukvara och datorer Utveckling driva vidareutveckling och uppgradering av datormiljön i samråd med intendenturen, enheten för IT och telefoni och IT-stöd systemförvaltning och vidareutveckling av institutionsspecifika programvaror (databaser och GUI för kalendarium, kursutvärdering etc.) bevakning av den tekniska utvecklingen underhåll av vissa gemensamma system, lånedator, forskningsserver integration mellan LINUX- och PC-miljöerna aktivt säkerhetstänkande förnyelse och uppdatering av institutionens hemsidor Undervisande och forskande verksamhet undervisning (kursansvarig 1 kurs/läsår samt enstaka föreläsningar och labbhandledning) projektmedverkan, forskning, analys, programmering, etc.
Övrigt I övrigt på lämpligaste sätt medverka till att institutionen kan fullgöra sina åtaganden så väl som möjligt och utföra arbetsuppgifter efter prefektens anvisningar.
Studierektor för forskarutbildningen ska på delegation av prefekt svara för: Strategiska uppgifter stimulera och skapa förutsättningar för strategiska diskussioner i handledar/professorskollegiet, med syfte att synliggöra de olika forskningsinriktningarna samt stärka samverkan inom institutionen. Verksamhetsplanering initiering och uppföljning av den årliga revisionen av doktorandernas individuella studieplaner ansvara för att årliga medarbetarsamtal hålls med samtliga doktorander introducera nya doktorander verka för kvalitetsutveckling av förfarande vid nyantagning av doktorander (t.ex. se till att skriftliga kriterier finns samt att de sökande ska rangordnas med skriftlig motivering) ansvara för att förslag till verksamhetsplan och verksamhetsberättelse för forskarutbildningen sammanställs Löpande kontaktperson mot fakultet och institution i forskarutbildningsfrågor samordnar kontakt mellan institutionen och nationella/internationella forskarskolor tillgänglig för handledare och doktorander fungera som informationskanal i frågor som rör forskarutbildningen ledamot i Nämnden för forskarutbildning (NUF) utveckla och upprätthålla institutionsgemensamma rutiner kring forskarutbildningen (de dagliga rutinerna handläggs av personalassistenten) organiserar institutionens antagningsprocess (av doktorander) organiserar institutionens introduktion och välkomnande av nyantagna doktorander hantera prolongationsfrågor i samarbete med personaladministrationen fungera som stöd till doktorander och handledare i frågor kring forskarutbildningen ansvara för information på institutionens hemsidor som gäller forskarutbildningen lämna förslag till och initiera institutions- och fakultetsgemensamma doktorandkurser vid behov ordna möten med institutionens forskningsledare och doktorander utarbeta en plan för utveckling av forskarutbildning och löpande följa upp samt revidera den efter verksamhetens och omvärldens förändringar ansvara för att utvärdering av forskarutbildningen följs upp och att detta används som underlag för kvalitetsutveckling ansvara för doktorandregistret (Uppdok) närvara vid disputationer Övrigt
I övrigt på lämpligaste sätt medverka till att institutionen kan fullgöra sina åtaganden så väl som möjligt och utföra arbetsuppgifter efter prefektens anvisningar.
Studierektor för grundutbildningen ska på delegation av prefekt svara för: Studierektor leder grundutbildningen och kursadministrationen på löpande delegation från prefekt och under prefekts överinseende. Övergripande överblick och samordning av grundutbildning Studierektor ansvarar för att planera, genomföra och utvärdera utbildningsuppdraget i enlighet med gällande kursplaner och med de resurser som finns. Samverkan och regelbundna kontakter med ämneskollegier och med relevanta intressenter förutsätts. Studierektor övervakar att institutionens grundutbildning genomförs inom ramen för lagar, förordningar och lokala riktlinjer. Studierektor övervakar att kvaliteten inom institutionens grundutbildning är godtagbar och så hög som möjligt givet verksamhetens ramar, med särskild hänsyn till pedagogiska frågor (ämnesinnehållsliga specifika frågor är examinatorers ansvar) Studierektor ansvarar för att aktuella styrdokument för grundutbildningen framtas och finns tillgängliga (kursplaner, litteraturlistor, utvärderingar, scheman) Studierektor skall vara tillgänglig för lärare och studenter Verksamhetsplanering ansvara för att bemanningsplan för institutionens kurser, inkl examensarbeten finns ansvara för löpande framtagning av förslag till komplettering och revidering av bemanningen verka för utveckling av kursutbudet; initiering och avveckling av kurser ansvara för framtagning av underlag till utbildningskatalog föreslå antagningstal för kurser och förslag till uppdrag i verksamhetsplanen för prefekt sammanställning/uppföljning av institutionens utbildningar i samband med budgetarbetet med avseende på ekonomi, genomströmning, mm planering, genomförande och utvärdering av uppdragsutbildningskurser samt förbereda avtal mellan institutionen och uppdragsgivare i samråd med juridiska enheten vid UU förbereda ärenden och yttranden till institutionsstyrelsen och andra instanser Pedagogisk ledning ansvara för utveckling av undervisning och examinationsformer ansvara för kvalitetssäkring och kvalitetsutveckling inom grundutbildningen ansvara för introduktion av nya lärare i samråd med administrativ samordnare verka för pedagogisk utveckling av lärarna genom t ex pedagogiska samtal/auskultation och bevaka behovet av kompetensutveckling hos grundutbildningens personal samt regelbundet organisera pedagogiska seminarier för lärare vid institutionen ansvara för att kursvärderingar, terminsvärderingar och kursrapporter utförs och uppföljs i enlighet med gällande bestämmelser
ansvara för uppföljning av studieresultat sammankalla och leda den pedagogiska ledningsgruppen verka för att lärarkollegiet sammankallas för att diskutera gemensamma frågor utfärda tjänstgöringsintyg avseende pedagogisk verksamhet organisera arbetet med allmän information till antagna studenter Löpande hålla kontakt med programsamordnare och områdessamordnare ansvara för upprättning och revidering av kursplaner samt ansvara för att databaser uppdateras besluta i antagningsfrågor i samråd med prefekt fastställa kurslitteratur efter förslag från ämnesansvariga ansvara för att informera bokhandeln om kurslitteratur inför terminsstart ansvara för att examination kan genomföras hantera fuskärenden ta fram/presentera material till studentrekrytering och marknadsföring av grundutbildningen fortlöpande informera prefekt om kommande och pågående grundutbildningsärenden ansvara för allmän information om institutionens grundutbildning, kursinformation till webbsidor och andra media samt att institutionen presenteras vid högskoledagar Övrigt delta i fakultetens studierektorsmöten ledamot i grundutbildningsnämnden bidra med text om grundutbildningen vid besvarandet av skrivelser och remisser I övrigt på lämpligaste sätt medverka till att institutionen kan fullgöra sina åtaganden så väl som möjligt och utföra arbetsuppgifter efter prefektens anvisningar.
Programsamordnare/Ämnessamordnare ska på delegation av studierektorn för GU svara för: Samverkan och regelbundna kontakter inom gruppen och med relevanta intressenter förutsätts. Kurser och program Bereda arbetet med utbildningskatalogen: lämnar underlag för kursutbudet inför nästa läsår enligt prefektens/studierektors instruktioner Ge underlag och läsa korrektur för ämnes- och/eller programtexter i utbildningskatalogen Samordna hanteringen av kursplaner inom det egna ämnet. Ansvara för att kursplan finns för alla kurser som ges inom ämnet och mata in kursplanerna i SELMA samt meddela studierektor när ändring i kursplan sker alt. en ny kursplan tillkommer för att studierektor ska kunna skicka vidare dessa till beslut i styrelsen. I kursplanearbetet ingår även beredningen och sammanställningen av kurslitteraturen där en ev. ändring måste fastställas av studierektor (löpande). Ansvara för samordning av schema terminsvis för ämnets kurser och för att inga krockar uppstår för studenter och lärare enligt instruktioner från studierektor Introducera timlärare i det egna ämnet. Publicera scheman och annan utbildningsinformation om ämnet på nätet (löpande) Informationsmöte (registrering): Samordna och hålla i det första informationsmötet för nyantagna studenter enligt instruktioner från studierektor Kursvärdering: Se till att kursvärderingar och terminsvärderingar görs enligt instruktioner från studierektor (löpande) Studievägledning Sköta ämnesspecifik studievägledning per e-post och genom studentbesök Fungera som kontaktperson mellan ämnet och administrationen så att expeditionen har någon att hänvisa till i ämnesspecifika frågor Hantera klagomål från studenter och vidarebefordra komplicerade ärenden till studierektor Marknadsföring Fungera som kontaktperson i olika informationsfrågor. Informera om det egna ämnet vid högskoledagar och gymnasiedagar Rekrytera studenter till välkomstringningarna Annonsera i tidningar, på affischer o. dyl. när behov uppstår efter samråd med prefekten Övrigt I övrigt på lämpligaste sätt medverka till att institutionen kan fullgöra sina åtaganden
så väl som möjligt och utföra arbetsuppgifter efter studierektors och områdesansvariges anvisningar.
Kursadministratör ska enligt anvisningar eller i samråd med studierektor för GU svara för: Studentservice ge service som rör institutionens kurs- och programutbud till studenterna (t.ex. skriva intyg till studenter) besvara telefon- och e-postförfrågningar under studentexpeditionens öppettider göra utskrifter av Uppdok-intyg registrera och lämna ut tentor ta hand om institutionsgemensam studievägledning Lärarservice lämna antagnings- och registreringsunderlag till lärare inför kursstart lämna resultatlistor till examinator kontinuerligt informera berörda lärare om uppkomna problem Kursadministration registreringar, reserv- och efterantagningar samt rapportera in studieresultat i Uppdok göra kompletterande behörighetskontroll av antagna studenter inför kursstart handlägga studieuppehåll och studieavbrott hålla kontakt med antagningsenheten vid behörighetskontroll statistik- och uppföljningsunderlag ur Uppdok för grundutbildning ha kontakt med Uppdok-enheten, t ex beställa nya kurs-, prov- och anmälningskoder sammanställa lokalbokningsönskemål utifrån schemaläggningsunderlag till program- samt fristående kurser boka tentamenslokaler lokalbokning extern och intern arkivera betygslistor, examensarbeten och tentafrågor dokumentation av tentamensfrågor och inlämningsuppgifter rensa ut betygsrapporterade tentor efter ett år handha information och administration av utbytesstudenter uppdatera GU-webben (kurssidor) och GU-databaser (t.ex. SELMA) ansvara för att kurs/prov/anmälningskoder hålls aktuella beställa och distribuera informationsmaterial angående studier vid universitetet, institutionen, ämnet försäljning av kurslitteratur kontroll av fakturor för bokade skrivsalar uppföljning av kompendieförsäljning Övrigt
I övrigt på lämpligaste sätt medverka till att institutionen kan fullgöra sina åtaganden så väl som möjligt och utföra arbetsuppgifter efter studierektorns anvisningar.