MEDARBETARSAMTAL vid miljöförvaltningen
Medarbetarsamtal vid miljöförvaltningen Vi är alla anställda på miljöförvaltningen för att utföra ett arbete som ska leda till att verksamheten lever upp till målen och närmar sig visionen. För att nå visionen har vi behov av specifik kompetens inom förvaltningen, avdelningen och enheten. Därför är det viktigt att ta vara på och utveckla din specifika kompetens som ligger i linje med verksamhetens behov. Varför har vi medarbetarsamtal? Medarbetarsamtalen vid miljöförvaltningen är ett av våra arbetssätt för att säkerställa att vi har rätt kompetens för att nå verksamhetens mål. Samtalen ska bidra till vår verksamhetsutveckling och leda till att vi får en väl fungerande verksamhet där vi arbetar tillsammans för att nå förvaltningens gemensamma mål. Medarbetarsamtalet ska ge dig och din chef möjlighet att prata om hur ni uppfattar varandra. Samtalet är främst till för att du och din chef ska kunna prata om hur du utför dina arbetsuppgifter och lever upp till de mål och förväntningar som verksamheten har på dig. Syftet med detta är att du och din chef ska ha samma uppfattning om vilket arbete som ska utföras och på vilket sätt. Samtalet syftar även till att skapa bättre förutsättningar för dig att få helhetssyn i uppdraget * och möjlighet till utveckling på kort och lång sikt. Genom att skapa förutsättningar för att nå verksamhetsmålen på ett effektivt och professionellt sätt kan vi skapa verksamhetsnytta och en rättssäker och trovärdig verksamhet för dem vi är till för. Bra att veta inför medarbetarsamtalet Alla medarbetare ska ha medarbetarsamtal med sin chef minst två gånger under ett år. Samtalen ska vara planerade och strukturerade på ett sådant sätt att det finns möjlighet att prata om allt som påverkar dig som medarbetare på arbetsplatsen. Det är betydelsefullt att både du och din chef är förberedda inför varje samtal och att ni har samma förväntningar på vad ni ska prata om och varför. Du och din chef har lika stort ansvar att förbereda er inför samtalet. Inför samtalet ska du tänka igen vad som är dina styrkor, vad du behöver utveckla och vilken kompetens du behöver. Du kan ta hjälp av frågeområdena på nästa sida för att förbereda dig inför medarbetarsamtalet. Större delen av frågorna är hämtade från medarbetarenkäten. Till själva samtalet är det bra att du tar med: Ditt förslag till utvecklingsplan Kompetensområden och kompetensnivåer används främst på vårens samtal Eventuell dokumentation från tidigare medarbetarsamtal Anteckningsmaterial * Ditt uppdrag innebär inte enbart dina faktiska arbetsuppgifter utan omfattar också hur du förhåller dig till miljöförvaltningens verksamhetsidé, vision och förhållningssätt. 2
Ta hjälp av dessa frågeområden för att förbereda dig inför medarbetarsamtalet Uppdrag och arbetsuppgifter - delaktighet, påverkan och engagemang Jag har tydliga uppdrag och arbetsuppgifter Jag vet vad som förväntas av mig i mitt arbete Jag känner väl till och förstår verksamhetens mål Jag deltar aktivt i att förbättra och utveckla vår verksamhet Jag tycker att vi utvärderar vad som fungerar bra och mindre bra Jag deltar aktivt i planering, genomförande och utveckling av vår verksamhet Jag tycker att vi arbetar aktivt med attityder och gemensamma förhållningssätt Jag upplever att våra APT ger goda möjligheter till dialog och delaktighet Jag är nöjd med min arbetssituation och fördelning av arbetsuppgifter under det gångna året Mitt arbete känns meningsfullt Jag ser fram emot att gå till arbetet Mina kunskaper och min förmåga tas tillvara på ett bra sätt Jag upplever att jag lär mig nytt och utvecklas i mitt dagliga arbete Jag får den kompetensutveckling jag behöver för att göra ett bra arbete Jag delar med mig av mina kunskaper och erfarenheter Jag tar själv ansvar för att söka den information som jag behöver för arbetet Jag uppmuntras att tänka själv och ta egna initiativ och jag upplever att mina idéer och synpunkter tas tillvara Arbetsmiljö Jag tycker att arbetstakt och arbetsbelastning fungerar bra och jag kan påverka hur jag utför mina arbetsuppgifter Jag tycker att min arbetsmiljö är trygg och säker och jag upplever att vi arbetar aktivt för att arbetsmiljön ska bli så bra som möjligt Jag har bra balans mellan arbete och privatliv Jag tycker att relationer och samarbetet med kollegor på enheten och avdelningen fungerar bra Jag tycker att miljöförvaltningen arbetar aktivt med mångfald och jämställdhet Jag brukar säga till om något inte fungerar som det ska Medarbetare och chef Jag upplever att min chef är tydlig med vilket uppdrag jag har och hur jag ska förhålla mig till våra verksamhetsmål Jag upplever att jag har tydliga individuella mål Jag upplever att chefen är bra på att motivera och engagera och ger mig det stöd som jag behöver i mitt dagliga arbete Jag känner att chefen har förtroende för mig som medarbetare och att jag får uppskattning för mina arbetsinsatser Jag vet vilka kriterier som gäller när min lön bestäms och jag har fått en tydlig motivering av min lön från min chef 3
Hur går medarbetarsamtalet till? Under samtalet ska du och din chef ta upp frågan om hur ni upplever möjligheter och förutsättningar för dig att utföra ditt arbete på bästa sätt. Det kan till exempel handla om hur den fysiska och psykosociala arbetsmiljön ser ut, ditt behov av kompetensutveckling, samarbetet kollegor emellan samt mellan dig och din chef. Ni diskuterar även vad du har för specifik kompetens, vilka utvecklingsmöjligheter du respektive din chef ser att du kan ha och om förvaltningens kompetensbehov stämmer överens med de önskemål och möjliga utvecklingsvägar som du ser. Tänk på att medarbetarsamtalet inte är det enda tillfälle då du har möjlighet att påverka din chefs bild av dig, det måste du göra i vardagen. Medarbetarsamtalet ska även leda till att vi kan ta bort de eventuella hinder som finns för att du ska kunna göra ett så bra arbete som möjligt. På så sätt hoppas vi öka din trivsel och arbetsglädje vilket också gör att miljöförvaltningen får nytta av din kompetens på det bästa och mest effektiva sättet. Din chef leder samtalet men ni bestämmer tillsammans vad ni ska prata om. Du är ansvarig för att anteckna även om din chef ibland skriver egna stödanteckningar. Samtalet ska leda till att du och din chef tar fram en individuell utvecklingsplan och tanken är att anteckningarna ska vara till hjälp när du ska skriva den. Du skriver ditt förslag till utvecklingsplan direkt efter medarbetarsamtalet. Detta förslag ska din chef godkänna. Vad händer efter medarbetarsamtalet? Efter medarbetarsamtalet ska det vara tydligt både för dig och för din chef vad du ska arbeta vidare med och utveckla. Utveckling handlar inte enbart om ökad faktakunskap utan kanske i högre grad om hur du kan tillämpa den kunskap du har så att du kan utföra dina arbetsuppgifter på bästa sätt för att uppnå våra mål. Du ska utveckla din kompetens utifrån vad ni kommit överens om i medarbetarsamtalet, men ibland behöver du göra detta i samverkan eller med stöd av din chef för att det ska fungera. Det behöver därför vara tydligt vad chefen ska göra och vad som är ditt ansvar. Ibland kan de åtgärder som behövs bestämmas direkt under samtalet och i andra fall krävs det en prioritering inom avdelningen eller till och med på hela förvaltningen. Om du efter medarbetarsamtalet inser att något är otydligt, inte stämmer med vad du uppfattar att du och din chef kommit överens om eller inte är tillräckligt för att utvecklas så är det viktigt att du tar upp detta med din chef. 4
Hur och när följs medarbetarsamtalet upp? Hur och på vilket sätt din utveckling och dina behov ska följas upp bör du och din chef komma överens om vid medarbetarsamtalet. Det kan ske vid flera tillfällen under året, men som vi redan har nämnt ska varje medarbetare få minst två samtal per år. I och med att vi är relativt små arbetsgrupper och träffas nästan dagligen så sker uppföljning och utveckling ofta vid flera tillfällen under året både i informella samtal mellan dig och din chef och i mer strukturerade och planerade samtal. Eftersom samtalet är ett individuellt samtal mellan dig och din chef kan det vara olika fokus på de frågor som ni pratar om jämfört med vad dina kollegor pratar om. Det är dina behov och önskemål som styr samtalets innehåll. Din utveckling är en förutsättning för att kunna utveckla verksamheten, därför hänger dessa frågor tätt ihop. Medarbetarsamtalen är en del i en ständigt pågående process som har till syfte att du ska utvecklas utifrån dina förutsättningar. Medarbetarsamtalen är därför en del i förvaltningens övergripande planerings- och uppföljningsprocess: Vid medarbetarsamtalet planerar du och din chef din utveckling. Du arbetar utifrån det du och din chef kommit fram till. Vid nästa samtal följer ni upp vad som gått bra och mindre bra. Ni gör en analys av hur ni behöver gå vidare, lägger upp en ny plan eller justerar i den tidigare. Hur hänger lön och medarbetarsamtal ihop? På våren ingår även samtal inför löneöversynen i medarbetarsamtalet där du och din chef pratar om din prestation och din lönenivå. På miljöförvaltningen har vi individuell lönesättning vilket betyder att du får lön efter hur du presterar. Din prestation ska vara till nytta för verksamheten. Kriterierna för din lön är därför hur väl du presterar utifrån ditt uppdrag och verksamhetens mål. Till hjälp inför och i samtalet har ni dokumentet Kompetensområden och kompetensnivåer. Lönekriterierna är i sin tur uppbyggda utifrån de kompetensområden som förvaltningen ser som avgörande för verksamhetens framgång och som beskriver vilken kompetens du behöver för att fullgöra uppdraget. Kompetensområdena är också beskrivna i fyra kompetensnivåer, som beskriver hur du använder dina förmågor och kunskaper och hur du utvecklar din kompetens för att skapa nytta för verksamheten. Din vilja och förmåga att utvecklas inom dessa områden är grunden för din löneutveckling. I dokumentet Kompetensområden och kompetensnivåer har vi angett ett antal stödord till varje område och när du själv värderar din kompetens kan du med fördel utgå från stödorden och fundera över var du har dina styrkor och utvecklingsområden inom varje kompetensområde. Dokumentet används i första hand på medarbetarsamtalet på våren som ett stöd för samtal kring utveckling och lön. Det finns inget som hindrar att det används fler gånger under året om det hjälper till i samtalen. 5
Stöddokument och mallar i verksamhetshandboken Kompetensområden och kompetensnivåer Individuell utvecklingsplan Lönebildning vid miljöförvaltningen Du hittar dessa dokument i verksamhetshandboken under Personal och arbetsmiljö - kompetens och lön. 6