Information Utvecklingssamtal Enköpings kommun
Utvecklingssamtal i Enköpings kommun Till dig som är chef: Medarbetarna är den viktigaste resursen i organisationen. Hur våra verksamheter ser ut och fungerar bygger i stor utsträckning på vilka insatser den enskilda medarbetaren gör. Förutsättningarna för våra verksamheter är i ständig förändring, precis som det finns ett ständigt behov av att utveckla och förbättra verksamheterna. Det här gör att organisationen måste ställa höga krav på alla medarbetare vad det gäller till exempel öppenhet för förändring, flexibilitet och eget ansvarstagande. För att medarbetarna ska kunna bidra till att verksamheterna utvecklas på ett positivt sätt, behöver de ha både insyn och kunskap om förutsättningarna i verksamheten, men även möjligheter att vara delaktiga och kunna påverka. En väl fungerande kommunikation är grunden i detta arbete. Om kommunikationen fungerar på ett bra sätt, kan du som chef inte bara ta vara på erfarenhet, kunskap och ambition hos dina medarbetare, utan även skapa förändring och utveckling. Kommunikation mellan chef och medarbetare handlar inte bara om att formulera förväntningar på medarbetaren och gruppen utan även att avgränsa och klargöra hur uppdragen ser ut. Medarbetarskapet är faktiskt en direkt återspegling av ledarskapet, eftersom grunden för det goda medarbetarskapet handlar om de förutsättningar som organisationen och ledarskapet ger. Utvecklings- och lönesamtalen är ett viktigt instrument i processen med att utveckla organisationen och verksamheten som helhet. Genom att du har regelbundna utvecklingssamtal med dina medarbetare lägger du grunden för en god kommunikation om vilka ömsesidiga krav och förväntningar som finns i just din arbetsgrupp. Syftet med utvecklingssamtal är att genom en fördjupad dialog om arbetsförhållanden, förutsättningar, utvecklings- och framtidsmöjligheter bidra till kommunens verksamhetsutveckling. Ett syfte är också att ge ökad stimulans för både chef och medarbetare att skapa förutsättningar för att på bästa sätt tillvarata varandras kunskaper och kompetens.
Vad är ett utvecklingssamtal? Utvecklingssamtalet är ett individuellt, planerat och strukturerat samtal mellan dig som chef och din medarbetare. Syftet med samtalet är att genom dialog utveckla verksamheten, arbetsplatsen och organisationen, men också att se vilket behov av utveckling den enskilda medarbetaren har. Under samtalet ska medarbetaren ha möjlighet att ge sin syn på sin arbetssituation, sina arbetsuppgifter, den fysiska och psykosociala arbetsmiljön, sitt behov av kompetensutveckling och sina framtidsutsikter. Under samtalet får du som chef en möjlighet att se om dina medarbetare arbetar mot gemensamma mål, men även ge din syn på enskilda arbetsinsatser och utvecklingsbehov. Samtalet ger dig även möjlighet att få information och idéer som kan förbättra och utveckla verksamheten, samtidigt som du får återkoppling på hur du fungerar som chef. För att det ska bli lättare att kunna följa upp varje samtal med varje enskild medarbetare är det lämpligt att dokumentera det som kommer fram under samtalet i en individuell utvecklingsplan. Tanken med ett utvecklingssamtal är att det ska leda framåt och till en utveckling. Alla medarbetare inom Enköpings kommun ska ha ett utvecklingssamtal med sin chef minst en gång per år. Vad är ett lönesamtal? Varje medarbetare ska i samband med löneöversynen ha ett lönesamtal för att följa upp den individuella utvecklingsplanen och stämma av resultaten av medarbetarens arbete under året. Utifrån det förs sedan en dialog mellan chef och medarbetare om prestationer och resultat utifrån kommunens och arbetsplatsens lönekriterier. Den nya lönen bör inte komma som en överraskning för medarbetaren, utan som en bekräftelse på den dialog som fördes under utvecklingssamtalet. Individuell lön I Enköpings kommun använder vi oss av individuell lönesättning. Anledningen är att det i kommunens riktlinjer för lönesättning står att det ska finnas en tydlig koppling mellan mål för enheten, arbetsresultat hos medarbetaren och löneutveckling. Individuell lönesättning är ett verktyg för att främja individuella insatser. Men för att det ska kunna bli en positiv verksamhetsutveckling, där alla medarbetare genom sin enskilda arbetsprestation ska kunna påverka sin lön, förutsätter det att lönekriterierna ska vara väl förankrade på varje arbetsplats. Då vet alla medarbetare vilka förväntningar som finns och hur det går att påverka sin lön. Så här gör du vägledning för utvecklingssamtal Dialog Dialogen är sannolikt det viktigaste verktyget för dig som chef och för dina medarbetare. Det allra bästa är om dialogen mellan chef och medarbetare är en ständigt pågående process som minst en gång per år går på djupet med ett dokumenterat utvecklingssamtal och ett lönesamtal. Det är viktigt att komma ihåg att dialog inte betyder att chef och medarbetare måste vara eniga i alla frågor. Dialog handlar snarare om att förtydliga, utbyta åsikter och tolkningar för
att sedan samarbeta med en tydlig kommunikation som grund. Det finns tre förutsättningar för att det ska bli en så bra dialog som möjligt: 1. 2. 3. Både du som chef och din medarbetare är öppna och visar god vilja att genomföra ett bra samtal. Både du som chef och din medarbetare visar respekt för att båda är vuxna och kan ta ansvar. Båda är överens om att det som kommer fram i samtalet sker i förtroende och båda måste vara överens om vad som får tas upp utanför rummet. Några tips under samtalet För att ett samtal ska kunna bli riktigt bra ska du som chef vara uppriktigt intresserad av vad din medarbetare säger. Att lyssna handlar om mer än att bara höra. Om du visar att du är uppriktigt intresserad av vad din medarbetare säger kommer du oftast få motsvarande gensvar. Använd dig av öppna frågor för att få så informativa svar som möjligt. Öppna frågor är till exempel hur, vad, när, var och på vilket sätt. Att ställa frågan varför som öppen fråga leder lätt till att personen går i försvarsställning. Förhållningssätt Beskriv själv vad du skulle vilja se för förändring hos din medarbetare. Beskriv också hur du kan stötta honom eller henne i denna förändring. Tänk igenom på vilket sätt du skulle kunna stötta personen. Vad är du beredd att förändra för egen del? Hur långt kan du sträcka dig? Gör klart för dig själv var gränserna går före samtalet. Återkoppling Uppmuntra och ge beröm Alla människor behöver få uppmuntran och bli sedda. Att ge positiv återkoppling eller beröm är minst lika viktigt som att ge negativa synpunkter. Med hjälp av beröm kan medarbetaren växa och utveckla sin kompetens, kapacitet och kreativitet och på så sätt ytterligare bidra till att utveckla verksamheten. Tänk på det här när du ger beröm: ge beröm för någonting konkret. förklara vad du tycker är bra ge beröm för någonting som är motiverat det är viktigt att medarbetaren uppfattar ditt beröm som uppriktigt och ärligt och inte som smicker ibland kan det vara på sin plats att ge beröm i stunden, men ofta är det en fördel att ta sig tid att framföra sin uppskattning. Ge synpunkter och kritik Att ge kritik är det mest krävande i en dialog. För att kritiken ska vara konstruktiv måste den bara handla om vad medarbetaren har gjort (eller inte gjort) och inte om personen i sig. Fokus ska med andra ord ligga på handling och inte på egenskaper. När du ska ge kritik, tänk på att kritiken ska bidra till att utveckla och hjälpa medarbetaren, inte stjälpa.
Tänk på det här när du ger kritik: ge kritik enskilt kritisera beteendet, inte personen, det vill säga skilj på sak och person kritiken ska gälla något som medarbetaren kan ändra på ge kritik i nära anslutning till händelsen, inte långt efteråt ge medarbetaren möjlighet att själv beskriva sin bild av vad hon eller han har gjort eller gör och varför ge medarbetaren en chans att visa vad hon eller han känner inför kritiken. Respektera känslan han eller hon beskriver. Förbered samtalet Planera, boka in och förbered ett utvecklingssamtal i god tid. Både du som chef och din medarbetare behöver förbereda er inför samtalet. Genomför samtalet ostört, utan telefoner och besökare. Varje samtal är individuellt men det är ändå värdefullt med ett innehåll som stämmer överens med övriga medarbetare och med organisationen i övrigt. Samtalet bör utgå från följande områden: vision, verksamhetsidé och mål arbetsuppgifter utförande vidareutveckling och kompetenshöjning arbetsmiljö, samarbete och delaktighet framtiden. Avsluta, dokumentera och följ upp I samband med att ni avslutar samtalet bör du och din medarbetare tillsammans sammanfatta vad samtalet har handlat om och vilka slutsatser som samtalet har lett fram till. Summera hur ni upplevde att samtalet fungerade. Ni har båda lika stort ansvar för att följa upp samtalet och för att fortsätta dialogen. För att göra det enklare att följa upp utvecklingssamtalet är det bra om det finns en dokumentation om individuella mål och övriga resultat. Målen bör vara: konkreta mätbara tidsatta. De kan exempelvis handla om: frågor som hela arbetsgruppen bör diskutera kompetensutveckling stödåtgärder arbetsmiljöåtgärder tid för nästa eller för kompletterande samtal.
Checklista för utvecklingssamtal Hur fylls formuläret i? Tanken är att chefen och medarbetaren var för sig ska ha förberett sig och gått igenom frågorna före samtalet. Medarbetaren uppmanas också att förbereda konkreta exempel på vad den presterar bra med utgångspunkt i våra olika lönekriterier. Under utvecklingssamtalet uppmanas medarbetaren skatta sin prestation utifrån en skala från ett till tio. Chefen gör sedan sin bedömning utifrån samma skala. Chef och medarbetare kan sedan föra ett resonemang om var eventuella skillnader ligger i bedömningen samt gemensamt konkretisera vad som behöver hända för att medarbetaren ska kunna höjas på skalan. De aktiviteter som föreslås för att medarbetaren ska kunna höjas på skalan dokumenteras i den individuella utvecklingsplanen. Komplettering till checklistan: Individuell handlingsplan Fyll i den individuella handlingsplanen direkt efter utvecklingssamtalet. Här listar du och medarbetaren tillsammans de fyra viktigaste utvecklingsmål som ni ska arbeta med under det kommande året. Målen följer ni sedan upp under det kommande lönesamtalet. Du och din medarbetare ska ha varsitt exemplar av den individuella handlingsplanen. Den är ett arbetsmaterial som ligger till grund för individuella åtgärder, uppföljning och kommande lönesamtal. Se även bilaga karriärkurvan som kan användas som komplement till denna modell.
HR-avdelningen 2013-09-02