Offentlig Privat Samverkan (OPS) Nya lösningar för: en bättre logistik, OPS en bättre ekonomi, större tillgänglighet och bättre nyttjande av samhällets resurser.
Torbjörn Ekelund PROD OPS (P7) Agenda Föreläsningen kommer att belysa: Varför satsar FM på OPS? Hur är strategin utformad? Vad pågår just nu? Ekonomin, Kvalitet och Verksamhetsledning Ekonomichef (Lv6) Redovisningschef (P7) Controller (P7) Kvalitetschef (P7) Var finns det mer fakta att inhämta?
Agenda Föreläsningen kommer att belysa: Varför satsar FM på OPS? Hur är strategin utformad? Vad pågår just nu? Var finns det mer fakta att inhämta?
Varför OPS? BEHOV AV OPS- STRATEGI - En strategi för Offentlig- Privat Samverkan i Försvarsmakten
2.1 DIREKTIV OCH KRAV FRÅN POLITISK LEDNING Riksdagens beslut om Sveriges försvarspolitik 2005-2007: Det militära försvarets förmåga till internationella insatser samt territoriell integritet är styrande för bl.a. materielförsörjningen. När det är kostnadseffektivt, bör försvarsindustriell kompetens i högre grad än idag utnyttjas för systemintegration, underhåll och tillgänglighet samt i vissa fall även som systempartner. Försvarsmakten skall pröva olika modeller för samarbete med leverantörer för att göra det möjligt för näringslivet att ta ett större ansvar för systemintegration, löpande drift och underhåll. Det är riksdagens bedömning att tillämpning av s.k. Supply Chain Management (SCM) inklusive utkontraktering bör kunna prövas i högre grad än idag.
2.1 DIREKTIV OCH KRAV FRÅN POLITISK LEDNING Regleringsbreven till Försvarsmakten för budgetåren 2005 & 2006: Direktiv att fortsatt utveckla handlingsfriheten i materielförsörjningen Säkerställa att behov av kompetens på kort och på lång sikt tillgodoses. Krav på särskilda redovisningar inom OPS-relaterade områden har givits och kan förväntas även för kommande budgetår. Uppdragen avser att se hur Försvarsmaktens relationer, med i Sverige verkande försvarsindustri samt forskning och utveckling, kan utvecklas så att materielförsörjningsprocessen blir än mer kostnadseffektiv.
SOU 2005:96 Översyn av lednings- och myndighetsorganisationen i det militära försvaret (Försvarsförvaltningsutredningen) Mängden egenutvecklad materiel bör minska, särpräglade krav undvikas och färdigutvecklad materiel utgöra förstahandsalternativet vid anskaffning. En förändrad ansvarsfördelning mellan myndigheterna och industrin föreslås. Om industrin övertar ansvaret för tillgängligheten av olika befintliga system skapas tydliga incitament till effektiviseringar av verksamheten och till att skapa synergieffekter inom produktionen. Gränsen för systemnivåansvar mellan industri och stat kommer att, och bör, variera mellan olika materielsystem. Denna inriktning medför en betydande överföring av uppgifter och därvidlag personal från staten till industrin
Riksdagens beslut (Prop 2000/01:113) med förarbeten FMLOG ska leverera logistiken till konkurrenskraftiga priser. Försvarsmaktens logistik ska värderas och jämföras med externa leverantörer. I detta ingår att avgöra vad som bör respektive inte bör bedrivas i Försvarsmaktens regi.
Riksdagsskrivelse 2005/06:131 avseende tillgänglighetsåtaganden Vad avser underhåll och drift bör tillgänglighetsåtaganden avseende materielen leda till mer rationella processer och ekonomiska besparingar då det medger ett minskat produkt- och ägandeansvar inom staten. Ett tillgänglighetsåtagande minskar antalet inblandade aktörer och förenklar processerna. Främst berör det den del av Försvarsmakten som organiseras inom FMLOG.
Regeringsförklaringen vid öppnandet av Riksmötet 2007/2008 Särskild utredningsgrupp tillsätts för att studera Försvarsmaktens anslag för materielanskaffning. FM åtgärder för att utveckla OPS står omnämnt i budgetproposition med finansplan
2.2 FÖRSVARSMAKTENS STRATEGISKA MÅLSÄTTNINGAR Effektivisering och ökad handlingsfrihet med våra resurser (mål R1), bland annat genom att reducera långsiktiga bindningar samt fokusera verksamheten på processer som skapar efterfrågad insatsförmåga och reducera övrig verksamhet så långt som är möjligt. Icke relevant verksamhet skall avvecklas så snabbt som möjligt. Balans mellan insatsförmåga och långsiktig utveckling (mål R2), bland annat genom att samarbetet med andra myndigheter och den privata sektorn utvecklas avseende anskaffning, försörjning och underhåll. Detta bidrar till balans i resursutnyttjandet.
2.2 FÖRSVARSMAKTENS STRATEGISKA MÅLSÄTTNINGAR Effektivare försvarsmyndigheter med insatsförsvaret i fokus (mål I4), genom att aktivt sträva efter en effektiv samverkan med andra försvarsmyndigheter, eftersom förutsättningarna för Försvarsmakten att lösa givna uppgifter och uppfylla ställda krav i väsentlig grad påverkas av dessa.
2.3 INTERNATIONELLT SAMARBETE KRÄVER UTVECKLING AV OPS Utvecklingen baseras alltmer på gemensam utveckling och anskaffning tillsammans med andra länder med likartade behov och krav. Offentlig-Privat Samverkan är redan en realitet i många länder. Internationellt samarbete kommer att ställa allt högre krav såväl vid utveckling av komplexa materielsystem i samarbete med andra nationer, som vid organisering av gemensamma funktioner och förmågor vid multinationella insatser. Näringslivet måste förstå Försvarsmaktens syn på OPS, för att förstå och möta myndighetens behov.
OPS vanligt internationellt. Vi måste förstå lösningarna och ha förmåga att samarbeta med civila aktörer på den internationella arenan Norge - Ett antal olika privatiserings- och OPS-projekt på gång. T ex Privatisering av tungt underhåll Byggnation av ny torrdocka och Drift av IT-system Tyskland - Tillgänglighet vapensystem, Fordonshantering, Uniform och beklädnad, Datasystem, Catering Fastigheter och Logistik. Skapar nya AB om marknaden inte har en bra leverantör. Frankrike - Några mindre projekt på gång. Förändring av inställning till OPS pågår sakta. USA - Vanligt långt in i operationsområden. Svårt att skydda civila contractors. Omfattande förluster i Irak och Afgahnistan Storbritannien - Mycket vanligt förekommande. Välutvecklad strategi och många Exempel på OPS. Österrike - Fordonshantering första OPS lösningen. Har med både Outsourcing och samarbete med industrin som medel att få mer försvar för pengarna. Schweiz - Outsourcing och OPS vanligt inom civila sektorn (järnvägar, vägar) Logistikbasis der Armee exempel på rationalisering (spar 300 milj CHF per år). OPS inom försvaret diskuteras för bland annat fastighetsförvaltning
2.4 OLIKA AKTÖRER BEDRIVER MÅNGA OPS-AKTIVITETER OPS-aktiviteter pågår inom flera försvarsmyndigheter, framför allt inom FMV och Försvarsmakten (främst FMLOG). OPS-lösningar har ofta påverkan på andra ansvarsområden och kan i vissa fall få långtgående konsekvenser för andra aktörers verksamhet. Exempelvis påverkar utkontraktering behovet av Fortifikationsverkets (FORTV) lokaler och näringslivets övertagande av underhållsaktiviteter minskar nyttjandet av FMLOG resurser.
Därför OPS! BEHOV AV OPS- STRATEGI - En strategi för Offentlig- Privat Samverkan i Försvarsmakten
Agenda Föreläsningen kommer att belysa: Varför satsar vi på OPS? Hur är strategin utformad? Vad pågår just nu? Var finns det mer fakta att inhämta?
FM strategi för OPS: En helhetssyn som samlar tanken i alla perspektiv!
Facility Management: Stödtjänster knutna till någon form av anläggning. hård facility management omfattar tjänster knutna till själva underhållet/förbättringar av byggnaden mjuk facility management, t.ex. bevakning, reception, städning eller IT-stöd. Tillhandahålls idag av: FORTV ( hård facility management) FMLOG ( mjuk facility management) Antingen med resp organisations egen personal eller genom att externa leverantörer upphandlas.
Insatskontraktering Kontraktering av tjänster/förnöden-heter/anläggningar i samband med en i tid och storlek avgränsad insats, företrädesvis utomlands. NATO skiljer på insatskontraktering som kompletterar den egna verksamheten (t.ex. underhåll av komplex materiel) och insatskontraktering som ersätter egen verksamhet (t.ex. restaurangverksamhet). Får inte ske ad hoc eller reaktivt till följd av att egen bristande förmåga upptäcks i sista minuten. Kräver stöd av juridisk och finansiell expertis på ett tidigt stadium. Viktigt att rätt upphandlings-/beställar-kompetens finns på plats även under löpande avtal.
Outsourcing FMLOG definition: Under Försvarsmaktens kontroll överföra verksamhet till annan aktör där organisationsförändringar omfattas i någon form och syftande till ekonomisk vinst Exempel: brandsläckarservice, reservdelshantering och transporter, lokalvård, militärrestaurang Partiell outsourcing Att behålla egen kompetens och egna resurser som utnyttjas i vissa situationer, medan civila leverantörer tillhandahåller funktionen i andra kan vara ett sätt att undvika kompetenstapp. Dock finns risk för redundanta resurser i parallella organisationer.
Leasing (en form av uthyrning av egendom) Avtal om hyra eller hyrköp får träffas under förutsättning att det leder till en lägre kostnad för staten än anskaffning genom köp. Finansiell leasing leder sällan till lägre kostnader för staten och är därför ej tillåtet i FM. Finansiell leasing Leasegivaren fungerar som finansiär för leasetagaren att förvärva egendom som han önskar använda i sin verksamhet, utan krav på insatskapital eller annan säkerhet än leasingobjektet. Operationell leasing Vid operationell leasing så överförs inte risken för förnödenheten/anlägg-ningen till Försvarsmakten utan stannar kvar hos leasegivaren. I praktiken innebär detta att Försvarsmakten hyr en funktion eller en tillgänglighet utan att behöva bekymra sig över t.ex. framtida behov av uppgraderingar eller skrotning.
PFI-lösningar Private Finance Initiative Privata aktörer står för finansieringen och drift av infrastruktur/anläggning. Kontrakten skall vara långa, typiskt 25 år. En viss volym krävs för att den komplexa upphandlingen skall löna sig och för att i förekommande fall möjliggöra billig privat finansiering. I Sverige finns Arlandabanan och Öresundsbron som exempel på OPS-lösningar av PFI-typ. Inom Försvarsmakten har tankar på PFI funnits i anslutning till simulatoranläggningar.
Strategiskt partnerskap Ett sätt att effektivisera framtagningen av en komplex tjänst/ förnödenhet/anläggning. Målet är att försöka dra nytta av marknadens funktionssätt och företagens kunskaper och kompetenser. Försvarsmakten eftersträvar kostnadseffektivitet samtidigt som de privata aktörerna eftersträvar en acceptabel vinstmarginal. Exempel på vad som historiskt åstadkommits genom denna typ av samarbete är fartyg, flygplan och stridsfordon. Försvarsmakten har via FMV arbetat nära de utvalda leverantörerna och leverantören skall kunna garantera uppgraderingar etc. över materielsystemets livslängd.
Projektallianser Om det inte går att bestämma en slutgiltig kravbild eftersom slut-produkten behöver anpassas till en ständigt förändrad omvärld. Projektallianser lämpar sig för högriskprojekt där det återfinns: Hög grad av oprövad teknik, komplexa och/eller odefinierade gränssnitt, pressat tidsschema, komplex bild av intressenter och stort behov av interaktion mellan kund och leverantörer under resans gång samt kontinuerliga kravändringar under pågående projekt, s.k. moving target. Parterna är kollektivt ansvariga för att utföra arbetet och tar gemensamt ansvar för alla risker förenade med att genomföra projektet. Metoden kräver kompromisslöst stöd från koncernnivån hos de deltagande aktörerna.
De 20 stegen mot en OPS lösning (ur handledningen till FM strategi för OPS) 1. Definiera vad som skall göras. Formulera Försvarsmaktens behov av aktuell tjänst/förnödenhet/ anläggning i termer av: funktionalitet kvalitet tid. 2. Beskriv hur verksamheten bedrivs/kommer att bedrivas. För befintlig verksamhet: Beskriv hur verksamhet bedrivs idag samt vilka aktörer som deltar i leverans av tjänsten/förnödenheten/ anläggningen För befintlig verksamhet: Finns det potential till effektivisering? (Hur skulle vi t.ex. bedriva verksamheten om vi skulle starta upp den idag?) För ny verksamhet: Beskriv hur verksamheten skulle anskaffas och bedrivas i egen regi samt vilka aktörer som sannolikt skulle delta i leverans av tjänsten/förnödenheten/ anläggningen.
De 20 stegen mot en OPS lösning 3. Svara på frågan om vilka huvudmetoder som är användbara. Generera alternativa sätt att uppfylla Försvars-maktens behov och beskriv kortfattat dessa. 4. Beskriv hur insatsförmågan påverkas. Påverkan på Försvarsmaktens förmåga till insats nationellt samt internationellt Konfliktnivå Geografi Folkrätt 5. Beskriv hur regelverket påverkar möjligheterna. Identifiera vilka lagar, regler, förordningar och avtal som påverkar möjligheterna att nyttja föreslagna OPS-lösningar i det aktuella fallet.
De 20 stegen mot en OPS lösning 6. Dokumentera förväntade effekter och syfte med OPS-lösningen. Syfte och förväntade effekter av OPS-lösningar skall vara genomtänkta och tydliga och dokumenterade. 7. Kartlägg kunskapsläget. Identifiera vilka aktörer som borde delta i vidare beredning av en eventuell OPS-lösning. Identifiera även behov av eventuell extern kompetens i form av specialister. 8. Analysera marknaden. Analys av leverantörsmarknaden för efterfrågad tjänst/förnödenhet/ anläggning. Genomför vid behov RFI (Request for Information).
De 20 stegen mot en OPS lösning 9. Identifiera vilka som skall bedriva fortsatt arbete. Inrätta en arbetsgrupp (eventuellt i form av IPT -Integrated Project Team) samt tilldela personella och monetära resurser till denna. Eventuellt deltagande från möjliga leverantörer måste följa LOU. 10. Klargör beslutsgång och tidskrav. Vem beslutar? När skall det vara klart? Klargör beslutsgång, tidplan samt mandat för arbetsgruppen fram till upphandlingen påbörjas. 11. Beräkna referenskostnad. Vad kostar det kostar oss respektive vad har det kostat andra? Detta förutsätter en analys av den egna verksamheten inklusive potentiella effektiviserings-möjligheter.
De 20 stegen mot en OPS lösning 12. Identifiera risker. Identifiera risker samt föreslå fördelning på de olika aktörerna, samt klarlägg, i förekommande fall, hur dessa risker hanteras idag. 13. Tredjepartsintäkter och andrahandsvärde. Identifiera eventuella möjligheter till tredjepartsintäkter och/eller andra-handsvärde kopplat till anskaffningen. 14. Möjlighet till återtagande. Beskriv hur ett framtida återtagande av tjänsten/förnödenheten/anlägg-ningen kan genomföras och om möjligt kostnaderna därför.
De 20 stegen mot en OPS lösning 15. Säkerställ kompetens och kunskap över tiden. Identifiera vilka kunskapsöverföringar som Försvarsmakten behöver få över tiden för OPS-lösningen. Genom att säkerställa nödvändig tillgång till t.ex. rådata och bearbetade data samt erfarenheter skapas möjligheter att över tiden bibehålla beställar- och utvärderingskompetens. 16. IPR (Intellectual Property Rights) Identifiera IPR-frågor och föreslå hur dessa skall hanteras. 17. Nyckelkompetens Presentera plan för hur nyckelkompetens vid Försvarsmakten eller Försvarsmaktens ombud (t.ex. för projektledning, beställning och utvärdering) skall säkerställas över tiden.
De 20 stegen mot en OPS lösning 18. SWOT-analys En analys skall genomföras, där styrkor (strength), svagheter (weakness), möjligheter (opportunities) och hot (threats) belyses. Samtliga alternativ, som alltifrån att fortsätta att behålla verksamheten i egen regi till att genomföra OPS i olika hög grad, sammanställs i en SWOT-matris. Denna matris utgör grunden för beslut om eventuell OPS-lösning. 19. Uppföljning, styrning och utvärdering Förslag till hur uppföljning, styrning, utvärdering samt återmatning av erfarenheter skall ske under OPS-projektets löptid. 20. Beslut att gå vidare till upphandling via FMLOG respektive FMV.
Agenda Föreläsningen kommer att belysa: Varför satsar vi på OPS? Hur är strategin utformad? Vad pågår just nu? Var finns det mer fakta att inhämta?
Pågående OPS aktiviteter FMV: SK60 Flygutbildning - Konkurrensupphandling klar. Behov av beslut i Riksdagen. Förväntas i vår. Potential för kostnadsreducering i förhållande till nuläget är mer än 100 milj kr/år Hkp14 Training Services - Förfrågningsunderlagets funktionella kravspecifikation består av ett antal målsättningar (Training Objectives) som ska uppnås med servicen. Utrustningen som ska användas för träningen är inte specificerad utan industrin uppmanas att vara innovativ och komma med kreativa lösningar. Samarbete med Finland. UV Insatsvapenfunktion - Anskaffningsstrategi avstämd internt FMV och på remiss på HKV.
Pågående OPS aktiviteter FMLOG: Servicecentrallager (FMCL) - Eventuell OPS av FMCL finns med utrednings- och projekteringsskedet. Samverkan mellan Försörjningsdivisionen och Teknikdivisionen för att uppnå en gemensam syn på OPS för försörjningskedjorna. Arbetsläge: Möte initierat på ledningsnivå inom båda divisioner för att hitta en gemensam framtida OPS lösning. Lagerdrift inom reservmaterielförsörjningen - Centrallager driftsatt och överfört till SAAB. Pilotprojekt delvis genomfört och förlängd pilot under genomförande. Driftsättning av uppföljning pågår/genomfört. Muskövarvet (PPM) Kockums har övertagit driften under 2007.
Pågående OPS aktiviteter FMLOG: Försvarsmaktens centrala bok- och blankettförråd - SAT Arboga. Verksamheten är i drift. Skyddsmaskservice - Nytt avtal sedan 060501. Driftsatta nya rutiner för inlämning och insändning. Serviceavtal truckar - Avtalet gäller till våren 2008 då det måste förhandlas om/upphandlas på nytt. Fredförplägnad Fem av sju grupper av militärrestauranger är utkontrakterade. Kostnadsreduceringspotential på de fem klara är 250 milj kr på tre år. De två återstående läggs ut under 2008 och förväntas ge ökad kostnadsreducering i förhållande till FM takpris (drift i egen regi).
Pågående OPS aktiviteter FMLOG: Postservice - Posten AB hämtar och lämnar post inklusive värdepost mellan postterminal och garnisonerna samt distribuerar post inom garnisonerna. Lokalvård - Ny upphandling av lokalvård för hela landet 2008 alternativt 2009. Inarbetning av övriga servicetjänster i lokalvårdsavtal i nästa upphandling. Tjänster som vaktmästeri mm. Facilitykoncept. För 3 verksamhetsorter pågår utredning om konkurrensutsättning i närtid. För övriga verksamhetsorter med egen personal finns, ur säkerhetsaspekt, inga möjligheter att överföra lokalvården till extern leverantör.
Pågående OPS aktiviteter FMV/FM: Ammunitionslogistiken FM och FMV har tillsammans utarbetat en Request for information (RFI) som nu skickats ut till ett 20-tal aktörer på marknaden. Svar förväntas in inom två månader. Underlaget kommer att utgöra en del av ett samlat beslutsunderlag, tillsammans med tidigare analyser, för beslut om hur verksamheten skall utvecklas.
Erfarenheter OPS aktiviteter Outsourcing Avtalen är detaljerade. Konserverar verksamheten under avtalsperioden. Korta avtal (max tre år) är viktigt för flexibiliteten. Partnerskap Avtal om att tillsammans utveckla verksamheten för att nå effektivitetsvinster. Kräver längre avtal. Potential för kostnadsreducering på sikt. Storleken okänd då inga partnerskap verkställts. Kräver ett nytt mind set från både FM och leverantör. Även FM måste lära sig att hantera partnerskapet som skiljer sig från enklare outsourcing genom att FM måste vara en aktiv aktör i partnerskapet och bidra till utvecklingen för att nå gemensam förbättring. Risker OPS innebär risker avseende kompetens. När andra aktörer bedriver verksamhet som FM tidigare finns risk att FM tappar kompetens. Riskanalys är avgörande för framtida handlingsfrihet. Bedömning av om aktuell kompetens är viktig för insatsförbanden eller ej är nödvändig i varje enskilt fall.
Agenda Föreläsningen kommer att belysa: Varför satsar vi på OPS? Hur är strategin utformad? Vad pågår just nu? Var finns det mer fakta att inhämta?
Var finns mer kunskap att hämta? Internet Sökmotorer PPP, OPS eller Offentlig Privat Samverkan Internet mil.se Nyhet för någon månad sedan. Egen sida på sikt HKV PROD OPS Torbjörn Ekelund
Tack för visat intresse