1(11) Plats och tid Mörby Ungdomsmottagning/Restaurang Vernissage, Svärdvägen 23-25, Kl 19.00-21.50 Paragrafer 21-32 Beslutande Ersättare Boris von Uexküll, ordf. (M) Richard Jansson, (M) Peter Forssman, v ordf. (KD) Ulrika Bergqqvist, (M) Hans Hedin, (M) Ers. f. Jan Björkman, (M) Leif Ahrle, (M) Anders Norlander, (M) Patrik Nimmerstam, (C ) Gunilla Friis, (M) Per-Ove Lannerö (KD) 21-29 Bigitta Sundman, (M) Eva Regård, (M) Hasse Barkman, (C ) 21 27 Gustaf Stjernberg, (C ) Lilian Grassman (FP) Ers. f. Lars-Gunnar Wallin, (FP) Robert Cloarec, (S) Patrik Nimmerstam (C ) Ers. f. Hasse Barkman 28-32 Övriga deltagare Tommy Fabricius, prod.-dir. Agneta Ahlbäck Re-chef ungd.-mott. 21-23 Sören Alexandersson, sekr. Anita Davén Söder, barnmorska 21-23 Britt-Marie Camp Gunnar Rydwik, Rektor Friberga 21-24 Johan Österberg Ing-Marie Bostam Hegnelius, Rektor Mörby 21-24 Pia Åkermark Monica Rydberg, Re-chef LSS Personstöd 21-24 Therése Wandebäck, Re-chef Hemtjänst 21-25 Utses att justera Gustaf Stjernberg Justeringens plats och tid Produktionskontoret Onsdag 2009-03-18 Kl 11.00 Underskrifter Ordförande Justerande Nämnd/Styrelse ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Sammanträdesdatum 2009-02-11 Datum för anslags uppsättande 2009-03-19 Datum för anslags nedtagande 2009-04-09 Förvaringsplats för protokollet Underskrift Produktionskontoret
2(11) 21 Justering Gustaf Stjernberg (C ) utses att jämte ordföranden justera dagens protokoll. 22 Fastställande av dagordning beslutar fastställa den föreslagna dagordningen. 23 Mörby Ungdomsmottagning Besök i Mörby Ungdomsmottagning Svärdvägen 25 b där Re-chef Agnetha Ahlbäck och barnmorskan Anita Davén Söder visar de nya lokalerna och informerar om den pågående verksamheten. 24 Presentation av ny Re-chefer Fyra nya Re-chefer presenteras för produktionsstyrelsen: Gunnar Rydwik, rektor vid Fribergaskolan Ing-Marie Bostam Hegnelius, rektor vid Mörbyskolan Monica Rydberg, chef för LSS Personstöd Therese Wandebäck, chef för Hemtjänst
3(11) 25 PS 2009/0034 Analys av redovisade resultat för 2008 och uppsatta resultatmål för budgetåret 2009 har vid fastställande av budget för 2009 gett produktionskontoret i uppdrag att återkomma med en redovisning av arbetet med resultatenheternas formulering av resultatmål för 2009. Från produktionskontoret föreligger PM 2009-02-24 som med utgångspunkt från resultatenheternas egna styrkort redogör för uppnådda värden 2008 samt uppsatta mål för 2009. Dessa berör alla verksamhetsområden däribland kundernas nöjdhet med verksamheten som helhet (kundperspektivet). huruvida chefen uppfyller kraven på en bra ledare (personalperspektivet). uppnådda resultat i verksamheten (avser endast skolor). Redovisningen av analysarbetet kring 2008 års uppnådda resultat och planering av insatser för högre måluppfyllelse under 2009 visar på att samtliga verksamheter driver ett förbättringsarbete som har sin grund i chefernas och medarbetarnas analys av resultat och uppsatta mål. Hemtjänstchefen Therése Wandebäck beskriver sitt kvalitetsarbete. Produktionskontoret avser också att under 2009 ytterligare stärka arbetet med att utveckla resultatenhetschefernas förmåga till förklarande analyser kring mål, resultat och åtgärder. Beslut 1. beslutar godkänna rapporten och lägga denna till handlingarna.
4(11) 26 PS 2034/0026 s verksamhetsberättelse år 2008. Produktionens samlade resultat för år 2008 visar ett underskott på 6 121 tkr eller 0,8 % av intäkterna. I sitt tjänsteutlåtande 2009-03-04 rev. redovisar produktionskontoret ett förslag till verksamhetsberättelse som innehåller viktiga händelser, måluppfyllelse, uppdrag lämnade av kommunstyrelsen samt utmaningar för framtiden. Under rubriken måluppfyllelse redovisas det ekonomiska utfallet för produktionen totalt, per verksamhetsområde samt per enhet med förklaringar och kommentarer. Det ekonomiska utfallet för hela produktionen 2008 var: 2005 2006 2007 Budget 2008 2008 Budget 2009 Intäkter 733 488 719 551 691 497 699 141 729 741 739 279 Kostnader -731 738-718 787 691 520-699 141 735 863 742 879 Resultat 1 750 763-23 0-6 121-3 600 Resultatet fördelar sig per verksamhetsområde enligt följande: Budget Res % av Verksamhetsområde 2005 2006 2007 2008 2008 omsl Förskola 1 779 1 235-970 646-2 745-2 Äldre- o funktionshindrade 101-122 -262 697 284-0,2 Ungdom o Skola 2 851 1 824 668-1 534-553 -0,1 Kultur, fritid, ungdom -2 109-1 605 - - - - Summa resultatenheter 2 622 1 332-564 -191-3 014-0,04 Ledning och styrning -42-117 1 101 383 1 422 17,5 Res.utj, projekt, arbetsvård -831-453 -559-192 -2 361-86,3 Fskl.utb/Lärarlyftet - - - -3100-2 168-138,1 Summa centralt -873-570 542-2909 -3107 25 Summa totalt 1 750 763-23 -3 100-6 121 0,8 Resultat/omslutning % 0,2 0,1 0 0 0 0 Utöver verksamhetsberättelsen ovan finns för produktionsstyrelsen en framtagen kortversion begärd av kommunstyrelsen. Beslut
5(11) 1. beslutar fastställa produktionskontorets förslag till verksamhetsberättelse år 2008 och överlämna denna till kommunstyrelsen. Exp: Kommunstyrelsen 27 PS 2005/0100 Internkontroll inom produktionen Genom interna kontroller kan en effektiv verksamhet/förvaltning säkras och risken att undgå allvarliga fel minimeras. I PM rev. 2009-03-05 framhålls att internkontrollen i den decentraliserad organisation, som produktionen utgör, ingår såsom en integrerad del i chefernas arbete med verksamheten. s ansvar för den interna kontrollen grundar sig på Kommunallagen 7 kap 9, som anger varje styrelses/nämnds ansvar för utformningen av en god intern kontroll. Med utgångspunkt från kommunens regler för den interna kontrollen skall preciserade regler och rutiner finnas för den egna kontrollen. Under 2008 har samtliga resultatenheter som har någon form av kontanthantering granskats avseende dokumenterade rutiner, ansvar och säkerhetsaspekter. De centralt utfärdade riktlinjerna som gäller för hantering av handkassa efterföljs av samtliga enheter. Inom 7-9 skolorna, gymnasiet samt äldreboendena har internkontroll genomförts med avseende på ovanstående punkter. Inom skolorna finns dokumenterade rutiner, ansvarig utsedd och säker förvaring av kontanterna. När det gäller äldreboenden är det i huvudsak i privata medel som man hanterar kontanter. De rutiner och riktlinjer som framtogs 2005 efterlevs och ordning och reda råder hos samtliga enheter. Då produktionskontorets ekonomifunktion är vakant fram till maj månad föreslås att ingen internkontroll görs under året, om inte särskild anledning uppstår. Kommunledningskontoret kommer att göra en central intern kontroll vad gäller självservice (löner, sjukanmälningar mm) ute på enheterna. Förslag till beslut beslutar 1. att godta den gjorda internkontrollen för år 2008. 2. att ingen internkontroll görs under året, om inte särskild anledning uppstår.
6(11) Yrkande Hasse Barkman (C ) yrkar att punkt 2 i förslaget utgår. Ordförandes förslag Punkt 2 får följande lydelse: att ingen internkontroll görs under året utöver enheternas reguljära internkontroll och den centrala internkontrollen angående självservice. Beslut beslutar 1. att godta den gjorda internkontrollen för år 2008. 2. att ingen internkontroll görs under året utöver enheternas reguljära internkontroll och den centrala internkontrollen angående självservice. Reservation Gustaf Stjernberg (C) reserverar sig mot beslutet i punkt 2. Exp: Kommunledningskontoret Ekonomikontoret Revisorerna
7(11) 28 PS 2009/0046 Anpassning av tillagningsköken vid förskolorna Rosenvägen och Sätraäng. Förskolorna Rosenvägen i Enebyberg och Sätraäng i västra Danderyd har under senare år utökats med provisoriska paviljonger i avvaktan på ställningstaganden om permanent utbyggnad. Förslag har under 2008 tagits fram om permanenta lösningar vid dessa genom utbyggnad av Rosenvägen med två avdelningar och Sätraäng med 1-2 avdelningar. I budgetarbetet för 2009 förelåg förslag till investeringar om 20 respektive 15 mkr för 2009. Båda förslagen ströks i budgeten för 2009. För Rosenvägens del föreslås investeringsmedel om 10 mkr för vart och ett av åren 2010 och 2011. För Sätraäng finns inga investeringsmedel under perioden. Eftersom förskolorna idag omfattar närmare det dubbla antalet barn jämfört med det antal som förskolan var avsedd för anser ansvariga resultatenhetschefer det angeläget att åtgärder vidtas för att anpassa köken till den utökade verksamheten för att möta krav såväl miljö- och hälsoskyddssynpunkt som ur arbetsmiljösynpunkt. Beslut beslutar att hos tekniska nämnden begära att förslag till anpassning av tillagningsköken till nuvarande verksamhetsvolym utarbetas i samråd med de två resultatenhetscheferna produktionskontoret och huvudskyddsombud inför ett fortsatt ställningstagande i produktionsstyrelsen. Exp: Tekniska kontoret Förskolorna Rosenvägen och Sätraäng
2009-02-11 8(11) 29 PS 2009/0028 Remiss: Detaljplan för Tranholmen 1:91 i Stocksund Danderyds kommun. Anmälan Beredningsutskottet har beslutat avstå från yttrande över förslag till detaljplan för Tranholmen 1:91 i Stocksund Danderyds kommun. Beredningsutskottet ser liksom produktionskontoret ingen anledning att yttra sig eftersom den berör en privat förskoleverksamhet som finns på ön. Justerandes sign.........
2009-02-11 9(11) 30 Skolvalet 2009. Information. Produktionsdirektören informerar om de nu genomförda skolvalen i år F, år 4 och år 7 vid kommunens grundskolor. En ambition har varit att skapa fyllda klasser vilket i viss mån begränsar möjligheterna i kundvalet. Intagningen till klasser i Djursholms skolor ger en bra grund för en effektiv organisation. Antalet elever är särskilt stort i skolorna i Enebyberg och Stocksund. Justerandes sign.........
2009-02-11 10(11) 31 Information avseende socialnämndens uppföljning av hemtjänsten hösten 2008. Produktionskontoret redogör för socialnämnden beslut med anledning av socialkontorets uppföljning av kommunens alla hemtjänstutförare i syfte att säkerställa att de krav som är inskrivna i kommunens auktorisationsvillkor upprätthålls. Socialnämnden beslutade 1. godkänna anmälan om socialkontorets uppföljning av vårdgivare inom hemtjänsten i Danderyds kommun 2. överlämna anmälan till produktionsstyrelsen och övriga berörda vårdgivare 3. ge samtliga vårdgivare i uppdrag att senast den 31 mars 2009 inkomma till socialkontoret med planer för kontinuerlig information till personalen avseende Lex Sarah, 14 kap. 2 SoL, och utveckling av dokumentation. När det gäller produktionens hemtjänst framkom vissa brister avseende personalens kunskaper om vad, hur och varför man ska dokumentera. Vidare upptäcktes någon brist som skulle kunnat leda till en Lex Sarah anmälan om personalen haft bättre kunskap om denna lag. Produktionskontoret kommer med anledning av detta noga följa upp att de planer som socialkontoret begärt in enligt punkt 3 samt också tillse att planerade insatser genomförs och följs upp löpande. Beslut beslutar godkänna informationen och lägga rapporten till handlingarna Justerandes sign.........
2009-02-11 11(11) 32 Anmälningsärenden Föreligger förteckning över inkommande och utgående handlingar för perioden 2009-01-01-2009-03-05 Justerandes sign.........