Revisionsrapport 1/2010. Åstorps kommun. Granskning av den fysiska inventariehanteringen

Revisionsrapport 1/2010 Åstorps kommun Granskning av den fysiska inventariehanteringen Bengt Sebring, ordf Tord Sturesson, 1:e v ordf. Bengt Joehns, 2:e v ordf. Stig Andersson Nils Persson

Innehållsförteckning SAMMANFATTNING... 3 1 INLEDNING... 4 1.1 Bakgrund... 4 1.2 Syfte... 4 1.3 Tillvägagångssätt... 4 1.4 Rapportens struktur... 4 2 INTERN KONTROLL... 5 2.1 Vikten av god intern kontroll... 5 2.2 Åstorps kommun reglemente för intern kontroll... 5 3 GENOMFÖRANDE... 6 3.1 Kommunstyrelseförvaltningen... 6 3.2 Räddningstjänsten... 6 3.3 IT-avdelningen... 7 3.4 Bildningsförvaltningen... 8 3.5 Medborgarförvaltningen... 8 3.6 Hälso- och omsorgsförvaltningen... 9 3.7 Kommunala bolag... 9 3.8 Sammanfattning av iakttagelser...11 4 ANALYS OCH FÖRSLAG TILL FÖRBÄTTRINGAR... 12 4.1 Generella synpunkter...12 4.2 Dokumentering...12 4.3 Samordning via intranät...12 4.4 Möjlighet att använda inventeringar i kommunens redovisning...13 4.5 Märkning och identifiering...13 5 REFERENSER... 14 Åstorps kommun Granskning av den fysiska inventariehanteringen, november 2010 2

Sammanfattning Ernst & Young har på uppdrag av kommunrevisionen i Åstorps kommun genomfört granskning av den fysiska inventariehanteringen i kommunen och dess helägda bolag. Syftet med granskningen är att bedöma hur den fysiska inventariehanteringen fungerar. Granskningen har genomförts genom intervjuer. Studier av relevanta dokument har kompletterat intervjuerna för att skapa en förståelse för den fysiska inventariehanteringen. Stickprovsvis har register testats mot fysiska inventarier. Den generella slutsatsen av granskningen är att det inte finns någon övergripande rutin för hur arbetet med den fysiska inventariehanteringen ska genomföras. Inga av de granskade nämnderna har arbetat med den fysiska inventariehanteringen som en del av upprättade intern kontrollplaner. I flera fall konstateras att förteckningar/inventeringar ej har genomförts. Något upplevt problem med svinn eller stölder har ej framkommit av intervjuerna. Då tillförlitliga rutiner för kontroll av inventarier saknas anser vi att förekomsten av svinn eller stölder ej kan uteslutas. Som en följd av ovanstående har granskningen resulterat i följande förslag till förbättrande åtgärder för att stärka kommunens arbete med den fysiska inventariehanteringen: En dokumenterad rutin bör tas fram som återspeglar hela kommunens arbete med den fysiska inventariehanteringen. Rutinen bör innehålla instruktioner för hur och när inventering av inventarier ska ske, vilken beloppsgräns som ska gälla för förteckning, när och av vem registrering ska ske samt kontrollfunktioner som säkerställer insamling av genomförda åtgärder. Syftet med varför detta arbete görs måste preciseras. Det bör tas fram en standardiserad mall för hur inventarier ska förtecknas. Alla förvaltningars och verksamhetsgrenars tillgångar är kommunens tillgångar. En instruktion för hur inventeringslistor samlas via exempelvis intranätet rekommenderas. Detta skulle kunna innebära en möjlighet för samordning av inventarier mellan verksamhetsdelar. En positiv effekt av att inventera tillgångar innebär även en möjlighet att löpande kunna uppdatera kommunens centrala anläggningsregister. Värdet på kommunens investeringar ska utvärderas årligen i enlighet med gällande redovisningspraxis. En aggregering av genomförda inventeringar skulle kunna underlätta denna utvärdering. Det bör poängteras att avsikten inte är att samtliga inventarier ska förtecknas i kommunens centrala anläggningsregister. Om det finns aktuella inventarieförteckningar i verksamheterna kan dessa också användas för jämförelse mot det centrala anläggningsregistret i de fall inventarieförteckningarna innehåller poster som även ingår i det centrala anläggningsregistret. Exempel på detta är kontroller av inventerade anläggningstillgångar mot anläggningsregistret samt identifiering av sålda/utrangerade anläggningstillgångar. För att underlätta identifiering av tillgångar bör en rutin för märkning införas. Detta bedöms även öka trovärdigheten i genomförda inventeringar. Åstorps kommun Granskning av den fysiska inventariehanteringen, november 2010 3

1 Inledning 1.1 Bakgrund Ernst & Young har på uppdrag av kommunrevisionen i Åstorps kommun genomfört granskning av den fysiska inventariehanteringen i kommunen och dess helägda bolag Björnekulla Fastighets AB med dess dotterbolag AB Kvidingebyggen och Björnekulla IT AB. De frågeställningar som bedömts relevanta och som genomförd granskning avser att besvara är följande: Hur hanteras inventarier av alla slag inom kommunen och dess bolag? Finns relevanta register och omfattas dessa av dokumenthanteringssystemet samt finns tillgängliga via intranätet? När kommer inventarierna in respektive ur registren? Vilka rutiner finns för att säkerställa att inventarierna inte försvinner eller hanteras på ett felaktigt sätt? Vilken är gränsen (beloppsmässigt) när inventarier ska förtecknas? Vilka delar av organisationen registrerar inventarier i register? Finns ansvarig för hantering av inventarier? Finns det en separation av ansvar mellan den fysiska och registermässiga hanteringen? Finns ändamålsenliga rutiner för inventering? Är inventariehanteringen en del av det övergripande arbetet för den interna kontrollen? 1.2 Syfte Syftet med granskningen är att bedöma hur den fysiska inventariehanteringen fungerar. 1.3 Tillvägagångssätt Granskningen har genomförts genom intervjuer. Studier av relevanta dokument har kompletterat intervjuerna för att skapa en förståelse för den fysiska inventariehanteringen. Stickprovsvis har register testats mot fysiska inventarier. 1.4 Rapportens struktur I avsnitt tre framgår resultatet av de intervjuer och dokumentstudier som har legat till grund för granskningens slutsatser. För att skapa en enkelhet i presentationen och ge helhetsbild Åstorps kommun Granskning av den fysiska inventariehanteringen, november 2010 4

över hur verksamheten arbetar med den fysiska inventariehanteringen har underavsnitt skapats utifrån de verksamhetsområden som har varit föremål för granskning. Beroende på att alla verksamhetsområden har arbetat på olika sätt med den fysiska inventariehanteringen är det svårt att skapa en stringent struktur på dessa underavsnitt. Avsnitt tre avslutas med en sammanfattande tabell utifrån hur verksamhetsområdena arbetar med den fysiska inventariehanteringen. Detta görs för att under avsnitt fyra kunna analysera hela kommunens arbete med den fysiska inventariehanteringen och på så sätt kunna presentera relevanta och ändamålsenliga förslag till förbättring. 2 Intern kontroll 2.1 Vikten av god intern kontroll En god intern kontroll behövs i alla typer av organisationer. En rätt hanterad intern kontroll innebär stor nytta och stöd för verksamheten i form av exempelvis effektivare processer och undvikande av kostsamma fel. En fungerade intern kontroll och behovet av densamma är en effekt av de risker som organisationen möter. Syftet med intern kontroll är att hantera dessa risker. 2.2 Åstorps kommun reglemente för intern kontroll Åstorps kommun har ett reglemente för intern kontroll (KFS 227) som är antagit av kommunfullmäktige 2003-08-25. I reglementet specificeras bland annat att syftet med intern kontroll för Åstorps kommun ska vara att skydda mot förluster eller förstörelse av kommunens tillgångar. Enligt reglementet framgår att kommunstyrelsen har det yttersta ansvaret för att det finns en god intern kontroll samt organisering av densamma. Nämnderna har det yttersta ansvaret för intern kontroll inom respektive verksamhetsområde. Förvaltningschefen ansvarar för att det finns regler och anvisningar för att kunna upprätta en god intern kontroll inom respektive ansvarsområde. Förvaltningschefen ska också löpande rapportera till nämnden om hur den interna kontrollen fungerar. Vidare anges att verksamhetsansvariga chefer på olika nivåer i organisationen är skyldiga att följa regler och anvisningar om intern kontroll och samtidigt informera övriga anställda om betydelsen av regler och anvisningar. Om det identifieras brister i den interna kontrollen ska detta rapporteras till närmaste chef omedelbart. Vidare anger reglementet att det ska finnas en särskilt antagen plan för uppföljning av den interna kontrollen samt att varje nämnd har en skyldighet att följa upp kontrollsystemet inom intern kontroll. Uppföljningen ska ske löpande och rapportering ska ske till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen ska ha kännedom om hur den interna kontrollen fungerar i de kommunala företagen. I reglementet för intern kontroll återfinns även ett mallförslag för nämndernas intern kontrollplaner. Under punkt nio framgår följande: Områdesansvarig eller motsvarande ansvarar för att en inventarieförteckning upprättas och underhålls för all stöldbergärlig egendom. Inventering ska ske en gång per år av två personer tillsammans. Åstorps kommun Granskning av den fysiska inventariehanteringen, november 2010 5

Ovanstående tolkas dock inte som ett krav utan snarare som ett exempel på hur innehållet i intern kontrollplanen kan se ut varav en del kan motsvara den fysiska inventariehanteringen. 3 Genomförande Under följande underrubriker redovisas de iakttagelser som har framkommit i samband med intervjuer och dokumentstudier för respektive förvaltning/verksamhetsområde. Avsnittet avslutas med en tabell över sammanfattande iakttagelser. 3.1 Kommunstyrelseförvaltningen För kommunstyrelseförvaltningen finns register för inventarier men alla register ser olika ut. Det finns således ingen generell mall för hur inventarier ska förtecknas/registreras. Det finns inga instruktioner för avdelningarna under kommunstyrelseförvaltningen beträffande den fysiska inventariehanteringen. I vissa fall är genomförda förteckningar signerade av den person som har genomfört förteckningen samtidigt som det i vissa fall är svårt att utläsa vilket datum som gäller för förteckningens aktualitet i form av att förteckningen enbart är daterad 2010. Detta medför en svårighet att avgöra när nya inventarier förtecknas i registret, hur förteckningen sker, rutin för utrangering eller vem som är ansvarig för inventering och registrering. Genomförda inventeringar är inte en del av dokumenthanteringssystemet men finns i excelfiler oftast upplagda på kommunens server. Detta innebär samtidigt att vem som helst kan gå in och redigera/ändra i registret. För vissa typer av inventarier sker i vissa fall en form av kvittenshantering men det finns i övrigt inga särskilda åtgärder för att förhindra att inventerar försvinner eller hanteras på ett felaktigt sätt. Det finns ingen fastställd rutin för märkning av inventarier för att underlätta identifieringen. Det har inte framkommit uppgifter på att det historiskt sett funnits en stor del svinn eller stöld av inventarier. På grund av att det inte finns någon övergripande rutin för arbetet med inventarier går det inte att presentera en ansvarig person för hantering av inventarier även om ansvaret åligger verksamheten vilket i sin tur innebär verksamhetsansvarig. Samma slutsats gäller huruvida det finns en separation av ansvar mellan den fysiska och registermässiga hanteringen. Hanteringen av inventarier är inte en del av upprättad intern kontrollplan. 3.2 Räddningstjänsten Avdelningen har ett register som tar upp poster med ett värde överstigande 3 tkr. Detta belopp skulle enligt uppgift vara en generell gräns för Åstorps kommun. Beloppet bygger på en äldre bokslutsinstruktion som har fått någon form av informellt fäste i kommunen. Registren är uppbyggda i excel men omfattas inte av det kommunala dokumenthanteringssystemet. Räddningstjänsten har en egen server. Alla inom räddningstjänsten kan gå in och ändra i registren. Nya inventarier registreras direkt vid inköp alternativt vid inventering. Att registrera inventarierna görs i samband med inköp alternativt i samband med inventering. Att göra Åstorps kommun Granskning av den fysiska inventariehanteringen, november 2010 6

ändringar i registret i samband med inventering kan innebära en risk då svinn, stöld och övrig identifiering kan vara svår att göra. Någon märkning av inventarier görs ej med undantag för fordon. Det finns en materialansvarig som tillsammans med räddningschefen är ansvariga för den fysiska inventariehanteringen inom räddningstjänsten. Räddningschefen samråder med materialansvarig för förteckning och räddningschefen är också ytterst ansvarig för att detta genomförs. Det uppges historiskt sett inte ha funnits en stor del svinn eller stölder. Handverktyg och liknande inventarier hålls inlåsta medan övrig utryckningsutrustning finns tillgänglig. Registret är totalt, innebärande att det görs ingen skillnad på om posterna de facto är med i kommunens centrala anläggningsregister eller avser inventarier av mindre värde och ej registreras i det kommunala anläggningsregistret. Detta bedöms positivt. Inventering sker årligen i samband med årsskiftet. Enligt intervju framkommer att det finns krav att räddningstjänsten ska genomföra inventeringar men det har dock aldrig samlats in centralt. Detta innebär att kommunstyrelseförvaltningen aldrig krävt att få in underlaget för inventering. I samband med genomförd intervju med räddningschefen gjordes även ett antal stickprov mot upprättad inventarieförteckning. Inga avvikelser konstaterades. 3.3 IT-avdelningen IT-avdelningen använder sig av en rad register/förteckningar beroende på vilken typ av inventarier som avses. För datorer och servrar finns varje dator registrerad i samband med att den blir inkopplad på nätverket. Detta register medför att det för varje enskild dator går att se exempelvis vilken hårdvara som ingår i datorn. När datorn inte har varit aktiv under en viss tid ges en signal att datorn inte längre används och då kan personal gå in och ta bort datorn från registret. För bärbara datorer krävs att det sker inloggning på det kommunala nätverket under en viss period för att den ska registreras. Syftet med denna kontroll är i grunden för att säkerställa att virusprogram etc uppdateras för att datorn ska vara säker men granskarens bedömning är att detta också fungerar som en inventeringsåtgärd. Det finns också en lista/register över samtlig hårdvara som har tilldelas ett IP-nummer 1. Vid utrangering av datorer används dessa oftast i den kommunala utbildningsverksamheten. Om så är fallet görs en fullständig formatering av hårddisken. Om datorn ej ska användas i utbildningsverksamhet görs den obrukbar genom borrning av hårddisken. Detta sker i kommunhuset under övervakning. IT-avdelningen har även som policy att inga hårddiskar lämnar kommunhuset i samband med reklamation eller liknande. Generellt sker allt arbete vid datorerna mot den kommunala servern. Det finns även ett register över inventarier som har stöldmärkts. Dessa hamnar i ett särskilt register och innefattar även den ringa mängd bord, stolar och övriga kontorsinventarier som 1 IP (internet protocol) är ett nummer som används som adress för enskilda datapaket. IP-standarden är den grundläggande standarden för trafik på internet. Åstorps kommun Granskning av den fysiska inventariehanteringen, november 2010 7

IT-avdelningen förfogar över men även exempelvis datorer. Ett test genomfördes att en slumpvis utvald dator var sökbar i stöldmärkningsregistret. Det konstateras att i utbildningssalar är datorerna fastlåsta men i kontor och vid arbetsplatser har datorerna ingen låsvajer eller liknande. IT-avdelningen ansvarar även för mobiltelefoner. För samtliga mobiltelefoner finns ett register över telefonnummer, namn och telefonens IMEI-nummer 2. Det skickas även listor från mobiltelefonoperatören över aktuella abonnemang/nummer. En form av inventering sker genom att det för varje räkning som kommer skickas internfakturor till respektive avdelning inom kommunen. Genom att närmaste chef för den som har använt telefonen attesterar denna räkning ger detta en kontroll att telefonen är aktiv. IT-avdelningen gör även analyser av exempelvis de dyraste alternativt längsta samtalen. Årsvis gör kontroll att det är kommunens telefoner som används och inga främmande modeller. I övrigt görs inga fysiska inventeringar. Kontroll av inventarier mot kommunens redovisning uppges ske för inventarier med avskrivningstid. I övrigt sker ingen samordning mot den centrala kommunförvaltningen. 3.4 Bildningsförvaltningen Bildningsförvaltningen består av ett bildningskontor, sju rektorsområden, kulturskola, kostenhet samt gymnasieenhet. Förvaltningen hänvisar till informationen i reglementet för intern kontroll innebärande att en inventarieförteckning ska upprättas. Beloppsmässigt hänvisar även bildningsförvaltningen till att poster med ett ekonomiskt värde överstigande 3 tkr ska förtecknas och att detta ska genomföras en gång per år av två personer tillsammans. Som tidigare konstaterats är beloppsgränsen om 3 tkr ej en fastställd policy i kommunen. Beträffande aktuella register uppges att sex områden följer dessa anvisningar. Det görs ingen kontroll från förvaltningsledning i form av krav på återrapportering alternativt sammanställning av alla inventarier för hela förvaltningen. Det kommuniceras således ingen instruktion till de olika enheterna för hur och när inventering och registrering ska ske. De verksamhetsområden som inte har genomfört inventeringar och förteckningar har inte gjort detta på flera år. Enligt uppgift kommer detta att ske i år. Hanteringen av inventarier är inte en del av nämndens intern kontrollplan. 3.5 Medborgarförvaltningen Generellt finns inga aktuella inventarieregister för medborgarförvaltningen. Avseende konsten som finns på Medborgarkontoret uppges register finnas. Det finns således ingen dokumenterad rutin för genomförande av inventeringar och något krav på insamling sker varken till central kommunfunktion alternativt bland olika verksamhetsområde i förvaltningen. Det är därmed svårt att bedöma hur arbetet med 2 IMEI är en akronym av International Mobile Equipment Identity och är en form av personlig identifiering av mobiltelefoner och är oftast utskriven på eller under telefonens batteri. Åstorps kommun Granskning av den fysiska inventariehanteringen, november 2010 8

inventarier hanteras med avsikt på genomförande av inventeringar, registrering, svinn, utrangeringar med mera. Arbetet med den fysiska inventariehanteringen är inte ett moment i upprättad intern kontrollplan. 3.6 Hälso- och omsorgsförvaltningen På vissa områden inom hälso- och omsorgsförvaltningen finns uppdaterade listor över inventerade inventarier men på merparten av verksamhetsområdena finns inga förteckningar. Det finns inga dokumenterade rutiner inom förvaltningen för hur inventering ska genomföras och förtecknas. Förvaltningsledningen uppger att det inte finns några krav eller instruktioner från den centrala kommunorganisation som kräver insamling av inventeringslistor/förteckningar eller liknande kontroll som medför att arbetet med hanteringen av inventarier är ändamålsenlig. De inventeringslistor som återfinns på kommunens nätverk är upprättade i excelformat. Detta innebär samtidigt innebär att vem som helst kan gå in och ändra i förteckningarna. Det finns en mall för inventarieförteckning samtidigt som stickprovsvis kontroll av genomförda inventeringsförteckningar visar på andra dokumentationsformer än den ursprungliga mallen. Någon enhetlighet gällande dokumenterade inventeringar/förteckningar finns således ej. Eftersom det inte finns en rutin som säkerställer inventering av inventarier går det heller ej att uttala sig om när inventarier registreras i registret. Risken är att detta sker i samband med en eventuell inventering. Det sker ingen märkning av inventarier, förutom konst, vilket borde försvåra genomförandet av inventeringar. Enligt intervju framkommer inte någon indikation på en stor andel svinn eller stölder. Arbetet med inventariehanteringen har ej varit en del av intern kontrollarbetet men enligt intervju framkommer att detta ska vara en del vid framtida, reviderade intern kontrollplaner. 3.7 Kommunala bolag Björnekulla Fastighets AB är Åstorps kommuns helägda dotterbolag. Bolaget äger i sin tur AB Kvidingebyggen samt Björnekulla IT AB till 100 %. Bolagen har en policy avseende aktiverbara utgifter i verksamheten. Med aktivering förstås sådana utgifter som skrivs av under tillgångens ekonomiska livslängd. I policydokumentet framgår att alla projekt som uppgår till mer än ett basbelopp ska genomgås tillsammans med projektansvarig och ekonom i bolaget. Vidare anger dokumentet klassificering av tillgångar samt vilka avskrivningstider som gäller. För att en investeringsutgift ska aktiveras anger policyn en gräns om att inköpspriset ska överstiga ett halvt basbelopp och den ekonomiska livslängden förväntas överstiga tre år. Detta harmoniserar med gällande skattelagstiftning. Bolagen har ett inventarieregister som visar anskaffningsår, inköpspris och avskrivningstakt. Anläggningsregistret uppdateras vid delår- och årsbokslut. Åstorps kommun Granskning av den fysiska inventariehanteringen, november 2010 9

I övrigt finns inventarieförteckning fördelade på olika fordon (reservdelar etc) och i samlingslokalerna. En inventering av verktyg har genomförts under 2010. Förra gången detta gjordes var 2008 vilket innebär att årliga inventeringar inte genomförs även om den framtida intentionen är sådan. Registrering sker ej löpande i registret utan hanteras i samband med inventering. Det finns ingen dokumenterad rutin för hantering av inventarier som inte är aktiverbara. Bolagen har också ett löpande lager av vitvaror vilka inventeras löpande. För de inventarier som finns installerade i hyresgästernas lägenheter (kyl, frys, ugn m.m.) finns detta registrerat i hyressystemet. Detta uppdateras i samband med besiktningar, utbyte av vitvaror och registrerar även ommålningar etc. Bolagen har även ett policydokument som anger hantering och nyttjande av fordon. Detta dokument beskriver föreskrifter för uppställning av fordon, nyttjande av bolagens fordon utanför arbetstid samt drivmedel. Åstorps kommun Granskning av den fysiska inventariehanteringen, november 2010 10

3.8 Sammanfattning av iakttagelser Finns relevanta register? Kommunstyrelseförvaltning Räddningstjänst IT Bildningsförvaltning Hälso- och omsorgsförvaltning Medborgarförvaltning Helägda bolag För de flesta Ja Ja Delvis Delvis Nej Delvis Finns enhetliga och dokumenterade riktlinjer för inventariehantering? Nej Nej Nej Nej Nej Nej Nej Är registren standardiserade? Nej Ja (för räddningstjänsten) Ja (för ITavdelningen) Nej Nej Nej Nej Görs märkning för att förhindra stöld och underlätta identifiering vid inventering? Finns krav på återrapportering till förvaltningsledning av inventarielistor samt genomförd inventering? Finns inventariehanteringen med i intern kontrollplan? Nej Nej Ja Nej Nej Nej Nej Nej Nej Nej Nej Nej Nej Nej Nej se KSF se KSF Nej Nej Nej Nej Åstorps kommun Granskning av den fysiska inventariehanteringen, november 2010 11

4 Analys och förslag till förbättringar 4.1 Generella synpunkter Åstorps kommun har ett reglemente för intern kontroll som innehåller förslag att den fysiska inventariehanteringen kan vara ett moment i nämndernas interna kontrollplan. Genomförd granskning resulterar dock i slutsatsen att hanteringen av inventarier inte finns i någon intern kontrollplan och någon insamling av genomförda inventeringar har i princip inte genomförts. Granskningen har gett vissa svar på beloppsgräns för förteckning av inventarier men bedömningen görs att det inte finns någon fastställd beloppsgräns för värdet på de inventarier som ska förtecknas. Ovanstående analys ger följande förbättringsförslag: En dokumenterad rutin bör tas fram som återspeglar hela kommunens arbete med den fysiska inventariehanteringen. Rutinen bör innehålla instruktioner för hur och när inventering av inventarier ska ske, vilken beloppsgräns som ska gälla för förteckning, när och av vem registrering ska ske samt kontrollfunktioner som garanterar insamling av genomförda åtgärder. Syftet med varför detta arbete görs måste preciseras. 4.2 Dokumentering Granskningen av genomförda förteckningar av inventarier resulterar i slutsatsen att det finns en rad olika sätt att förteckna inventarier samt dokumentera genomförda inventeringar. För att skapa ett system där det finns möjlighet att samordna genomförda inventeringar/förteckningar bör ett enhetligt rapporteringsverktyg arbetas fram. Detta resulterar i följande förbättringsförslag: Det bör tas fram en standardiserad mall för hur inventarier ska förtecknas. 4.3 Samordning via intranät En kommun är en stor organisation med en stor variation på ansvarsområden. De inventeringar som har genomförts har enbart dokumenterats hos det verksamhetsområde som har genomfört inventeringen/förteckningen. För att ge möjlighet för hela kommunen att identifiera de inventarier som finns kan inventerade listor vara en del av dokumenthanteringssystemet och åskådliggöras via kommunens intranät. Listor som redovisas bör vara skrivskyddade. Alla förvaltningars och verksamhetsgrenars tillgångar är kommunens tillgångar. En instruktion för hur inventeringslistor samlas via exempelvis intranätet rekommenderas. Detta skulle kunna innebära en möjlighet för samordning av inventarier mellan verksamhetsdelar. Åstorps kommun Granskning av den fysiska inventariehanteringen, november 2010 12

4.4 Möjlighet att använda inventeringar i kommunens redovisning Som tidigare konstaterats sker ingen samordning av genomförda förteckningar för hela kommunen. Ett tydligt ansvar bör specificeras och syftet med genomförandet är centralt. Genom sammanställning av förteckningar i verksamheterna kan även trovärdigheten i det kommunala anläggningsregistret förbättras. En positiv effekt av att inventera tillgångar innebär även en möjlighet att löpande kunna uppdatera kommunens centrala anläggningsregister. Värdet på kommunens investeringar ska utvärderas årligen i enlighet med gällande redovisningspraxis. En aggregering av genomförda inventeringar skulle kunna underlätta denna utvärdering. Det bör poängteras att avsikten inte är att samtliga inventarier ska förtecknas i kommunens centrala anläggningsregister. Om det finns aktuella inventarieförteckningar i verksamheterna kan dessa också användas för jämförelse mot det centrala anläggningsregistret i de fall inventarieförteckningarna innehåller poster som även ingår i det centrala anläggningsregistret. Exempel på detta är kontroller av inventerade anläggningstillgångar mot anläggningsregistret samt identifiering av sålda/utrangerade anläggningstillgångar. 4.5 Märkning och identifiering Enbart IT-avdelningen arbetar med märkning av inventarier. För att öka trovärdigheten i årliga inventeringar/förteckningar i form av att säkerställa att det är de facto samma inventarier som identifieras bör ett system för märkning införas. Detta är nödvändigtvis inte stöldskyddsmärkning utan kan även vara att alla inventarier får ett nummer utifrån ett givet system. För att underlätta identifiering av tillgångar bör en rutin för märkning införas. Detta bedöms även öka trovärdigheten i genomförda inventeringar. Åstorp den 2 november 2010 Alexander Carlsson Revisor Åstorps kommun Granskning av den fysiska inventariehanteringen, november 2010 13

5 Referenser Namn Drakulic, Magdalena Flenner, Jessica Grönsund, Kurt Hjort, Maria Jarlvi, Claes Johansson, Thomas Lundberg, Ingela Månsson, Anita Tublén, Annika Velin, Gunilla Titel Ekonom, kommunstyrelseförvaltning Ekonom, kommunala bolag samt samhällsbyggnadskontoret IT-chef Förvaltningsekonom, hälso- och omsorgsförvaltningen samt medborgarförvaltningen TF kommunchef samt förvaltningschef, bildningsförvaltningen Räddningschef Förvaltningsekonom, bildningsförvaltningen Förvaltningschef, medborgarförvaltningen Controller, kommunstyrelseförvaltningen Förvaltningschef, hälso- och omsorgsförvaltningen Åstorps kommun Granskning av den fysiska inventariehanteringen, november 2010 14