Protokoll från KarlEkons Styrelsemöte 2017-05-23 Plats: CAPS Närvarande: Mikaela Lind, Elvira Eråker, Daniel Eriksson, Elinor Carlén Björemo, Malin Karlsson, Amos Friedman, Manfred Bergkvist, Johanna Sjödahl, Carl-Fredrik Hugosson, Marcus Pfeiff, Malin Andersson Icke närvarande: Närvarande utan rösträtt: Edward Montgomery, Matilda Persson, Joakim Lind, Joakim Knutas, Axel Almqvist, Linnea Wigström, Jessica Kajs, Richard Beergrehn, a) Ordförande, Mikaela Lind Edin, förklarar mötet öppnat kl. 16.14 b) Till justeringsman valdes Manfred Bergkvist c) Fastställande av dagordningen. Joakim Knutas yrkar att vi går in på dagordning punkt 1. d) Godkännande av föregående mötesprotokoll. 1. Föregående protokoll 1. SM i Ekonomi 2018 (Mikaela) SM i Ekonomi kommer att anordnas i Karlstad 2018 och det har redan nu visats ett stort intresse för deltagande i projektgruppen. Det är dags att informera både Karlstads Universitet och Handelshögskolan om att projektet kommer att gå av stapeln. Situationer med sovplatser är nu löst. Det är värt att prata med kommunen om de vill bidra med pengar, eftersom det här stora projektet även gynnar de. Det är extremt viktigt att sälja in det på allra bästa sätt och ta hjälp från övriga universitet för att få tillgång till de som sitter på bäst kunskap och färdigheter. Återkommer när det kommer mer information angående projektet. 2. Utvärdering SM (Elvira) Angående att ta med utomstående till konferensen är det positivt då de får mersmak för styrelsearbete och lockas till att engagerar sig. Linnea som var utomstående fick ut väldigt mycket av konferensen då hon nu blivit taggad att göra ännu mer för Karlekon. Det var god mat, inspirerande föreläsare, bra finsittning och en väldigt lärorik helg. Något som måste utvecklas är kommunikationen och samspelet inom gruppen. Bra att det finns en ledare som är ansvarig över gruppen. För att få bättre sammanhållning kan vi sitta tillsammans på föreläsningar och äta tillsammans. Kom ihåg att hålla humöret uppe inom gruppen, blir dålig stämning annars. Projektgruppen ska synas mer utåt och få den uppmärksamheten de förtjänar. Tänk även över spexet inför kommande konferens så vi vet vad som krävs. 2. Dagordning 1. Nollningen (Joakim Lind & Joakim Knutas) Idag är generalerna på besök och de berättar att arbetet med nollningen går framåt. Nuvarande schema presenteras och dess justeringar.
Måndag- Programintro kl.11 i idrottshallen, avslutar med lära-känna-kväll. Tisdag- stadsvandring, verkar bli 2 företagsbesök men är inte bestämt. Lekar med styrelsen från kl.20. De gör ett bättre schema så vi vet vilka som kommer. Kl.22 mot nöjesfabriken. Onsdag- superhjältedag. Tävlingar mellan grupperna där det avslutas med en tävling där alla involveras. Torsdag- after school efter studiecirkel med ett liveband. Denna dag är det ingen utdelning av nollevin. Fredag- poängjakt, för att faddrarna ska bli mer involverade sker någon typ av tipspromenad som ger extra poäng. Lördag- föreningskamp på Sundsta, gubbholmen på kvällen liknade valborgsfirandet. Söndag- CAPS anordnar brunch, öppet för alla. Måndag- Ärtor och punsch, planera tillsammans med de ansvariga för att inte grupperna ska mötas. Tisdag- flottbygge, kommittén ska dela upp sig och hänga och leka med nollorna. Onsdag- flottrace, lekar tillsammans med grupperna där fadderansvariga styr. Torsdag- Karlekon-dagen, en lugnare dag med vollyboll, kubb, grillning. Kom när du vill och häng utan hets på alkohol. Styrelsen får även chans att visa upp sina utskott. Fredag- faddrar mot nollning. Kolla över lekar om det möjligtvis blir något nytt. Höra om KEY vill ha en station för att synas. Lördag- faddermiddag, kommittén delar upp sig och avslutar tillsammans på WELO, Välkomstfesten- förfest med grill utanför CAPS. Det sista arbetet med goodiebags, tröjor och märken slutförs. Det räcker med ett inköp av 100 märken, eftersom det inte brukar gå åt. Bättre att ha få och först till kvarn så de går åt. Nollehäfte börjar bli klart, ska även fixa sponsorer som får synas i häftet. På fredag har kommittén möte med alla fadderansvariga. Det finns fortfarande chans att vara med, ingen reservlista ännu. Angående användning av nollevin är det Karlekon och firmatecknarna som står som ansvariga. För att förbättra situationen måste hanteringen av nollevinet bli bättre och även benämningen ska ändras. Marknadsföringsutskottet vill ha tillgång till schemat för att kunna planera marknadsföringen. Går in på föregående protokoll. Joakim och Joakim justeras ut kl.16:46 2. KEY - Värmlands revision (Daniel) Helge som är vår revisor vill att hans företag som expandera ska delta på KEY-dagen. Daniel anser att vi gör ett eget kontrakt mot de, med ett billigare pris för tacksamhet från vår sida. Han har varit till stor hjälp och ett bollplank. Måste skötas på ett snyggt sätt, för att undvika frågetecken. Projektgruppen gör en avvägning om nyttan. Skapa ett nytt avtal och skriv även en bakgrund till varför och hur de gick till väga för att
underlätta för framtida situationer. 3. Annonsering Ny student Sälja en annonsplats på hemsidan. Marknadsföra studentbostäder på Karlekon, under fliken ny student. Pris 2400kr eller 3600kr om vi gör det för 3 terminer. Vet inte hur många vi når genom hemsidan. Finns det ens ett intresse från bostadsföreningen. Elvira yrkar att vi först kollar intresse innan vi sätter pris, lönnen vet vi har ett intresse. Richard tycker vi sätter ett högt pris från start. Vi uppmuntrar nya studenter att gå in på hemsidan för att Elvira yrkar för streck i debatten. Skattmästarna kan kolla i års redovisning vilka summor de lägger på sponsring. 4. Studentkårens Jubileumsbankett (Daniel och Mikaela) Daniel och Mikaela var på jubileumsbankett med kåren. Det var en trevlig tillställning med mycket intressanta diskussioner. Kom ihåg att vi som styrelse alltid backar besluten vi tagit. Samarbete med kåren måste förbättras. 5. Bankkonton (Daniel) För att fortsätta överlämningen till Richard behöver han ha tillgång till saldo på KarlEkons bankkonton. Samt att Manfred skall tilldelas behörighet till CAPSbankkonto och Visma i fortsatt steg för bli insatt. Elvira yrkar att anta Daniels förslag. Styrelsen beslutar att ge Richard tillgång till saldo på Karlekons bankkonto och Manfred behörighet till CAPS bankkonto och Visma. Styrelsen går till beslut att ge Richard tillgång till saldo på Karlekons bankkonto och Manfred behörighet till CAPS bankkonto och Visma. Richard justeras ut kl.17:53 6. Utvärderingsmöten (Daniel) Det är dags att utvärdera posterna samt styrelsearbete innan avgång. Det blir först individuella möten innan gemensam diskussion på det sista styrelsemötet. Det är bra att ge återkoppling för att utvecklas och göra ett ännu bättre arbete. 7. Universitetsfejden fd. P3 turneringen Uppsala universitet (Marcus) Uppsala universitet anordnar en futsalturnering i 27-29 oktober och vi har fått en inbjudan. Ett lag består av 10 deltagare och Karlekon kan marknadsföra det här till medlemmarna och se om det finns ett intresse. Johanna tycker även att övriga föreningar och KAUFIF ska få informationen. 8. Karlekon twitter (Carl-Fredrik) Carl-Fredrik berättar att vår twitter kommer till god användning då b.la. Grant Thornton taggar oss. Den är även kopplad till våra övriga sociala medier och länkar
uppdateringar som görs. Malin A letar i protokoll efter beslut om användningen av Twitter. Eftersom vi vill minska ner antalet kanaler och vi som förening inte använder denna aktivt kanske den får ligga nere. 9. Styrdokument (Elvira) Elvira fick tidigare i uppdrag att göra ett styrdokument, som behandlar att ingen styrelseledamot får sitta på två uppdrag som kan komma i konflikt. Vi måste kunna ta beslut på samma grund och att vi i styrelsen ska vara opartiska. Detta styrdokument är inte beslutat. Därför yrkar Elvira att vi antar styrdokument 2016:02. Styrelsen beslutar att anta styrdokumentet 2016:02 Styrelsen går till beslut att anta styrdokument 2016:02 3. Rundan/vad ska göras till nästa möte Elinor- uppstartsmöte, mentorskap med Nordea, möte med Academic work. Marcus- nollningsdag, avboka hallar. Daniel- fixa kontodiffar, aktivera bankkonton och nya fullmakter, annonspaket ny student. Johanna- överlämning med Axel, personalfest, måla DJ- båset Malin K sista planering med cykelfesten, överlämning, inventera overall Mikaela- individuella möten, möte och fotografering med nya styrelsen, beställa tröjor och namnskyltar Manfred- personalfest, Carl-Fredrik publicera inlägg, välkomstvideo, Amos- boka utskottsmöte, studiecirkel Malin A leta efter beslut om Twitter, 4. Övrigt Elvira- Ålderskontroll på CAPS, för att se om att alla är myndiga. Det kommer finnas nya rutiner på CAPS för att hålla ordning. Elvira justeras ut kl. 18:25 Carl-Fredrik- Marknadsföring hade tillsammans med sexmästeriet ett möte om samarbete och kommunikation. Det finns nu kontaktpersoner i marknadsföringsutskottet som sköter marknadsföring för olika utskott. Julia sköter kontakten med sexmästeriet, Emma sköter utbildning och idrott och Alexander sköter näringsliv. Ska dela video under sommaren, för att tagga upp inför hösten. 5. Nästa möte 30/4 6. Fika Axel
7. Mötet avslutas Ordförande, Mikaela Lind, avslutar mötet kl. 18:45 Mikaela Lind Malin Andersson Manfred Bergqvist Ordförande Sekreterare Justeringsman