Systemförvaltning och systemdrift Föredragande Anders Mobjörk Systemansvarig 010-470 06 38 anders.mobjork@uhr.se BESLUT Diarienummer 4.2.2-1263-2015 Datum 2015-12-04 Postadress Box 45093 104 30 Stockholm Besöksadress Wallingatan 2 111 60 Stockholm Telefon 010-470 03 00 Org nr 202100-6487 www.uhr.se Förvaltningsplan NyA 2016 Sida 1 (10)
Innehåll Inledning... 3 Syfte... 3 Definitioner och förkortningar... 3 Referenser... 3 Versionshistorik... 3 Förvaltningsobjektet, förvaltningens omfattning och organisation... 4 Målsättningar och planer... 5 Förvaltningsstrategi... 5 Långsiktiga mål... 5 Verksamhetsprocesskartläggning... 6 Prioriterad utveckling 2016... 6 För 2016 planeras följande större utvecklingssatsningar. Utöver dessa satsningar sker ett löpande underhåll och förbättringsarbete utifrån aktuella behov.... 6 Modernisering och förbättring av handläggningsfunktionaliteten... 6 Kommunikation med sökande... 7 Tillgänglighet på sökandewebben... 7 Systemstöd för separat antagning av avgiftsskyldiga sökande... 7 Höjda krav på grundläggande behörighet från visst datum... 7 Ny lösenordshantering, Beda... 7 Roll- och behörighetshantering i Bedas administrationsgränssnitt... 8 Agil utveckling och utvecklingsspår... 9 Sökandespåret... 9 Institutionsanvändarspåret... 9 Spåret för infrastruktur och processtöd... 9 Produktionsstyrningsspåret... 9 Handläggarspåret... 10 Bedaspåret... 10 Spåret för arkitektur och teknisk strategi... 10 Sida 2 (10)
Inledning Syfte Förvaltningsplanen utgår från Förvaltningsstrategin för NyA och utgör den övergripande planen för vidareutveckling och underhåll av förvaltningsobjektet NyA under 2016. Förvaltningsplanen innehåller framför allt målsättningar och planer för förvaltningsåret 2016. Inledningsvis ges en sammanfattande redogörelse för förvaltningsobjektet och förvaltningens organisation och omfattning. En mer detaljerad beskrivning av förvaltningsobjektet och förvaltningens organisation och omfattning finns i förvaltningsdokumentationen av förvaltningsobjektet NyA, ref [1]. Definitioner och förkortningar BEDA BM Ladok Den nationella betygsdatabasen Maskinell behörighetsprövning och meritvärdering Ett nationellt system för studiedokumentation för universitet och högskolor Referenser [1] Förvaltningsdokumentation för förvaltningsobjektet NyA [2] NyA Förvaltningsstrategi [3] Releaseplan 2016 [4] Strategi för kvalitetssäkring och test inom NyA-förvaltning [5] Processbeskrivning Releasehantering [6] Releasepolicy NyA förvaltning Versionshistorik Versioner Datum Författare Kommentar 0.01 2015-11-24 Anders Mobjörk Första utkast 0.02 2015-11-27 Anders Mobjörk Version för granskning av systemägare 1.0 2015-12-04 Anders Mobjörk Version för fastställande Sida 3 (10)
Förvaltningsobjektet, förvaltningens omfattning och organisation Med förvaltningsobjekt menas det som förvaltas av förvaltningsorganisationen. Förvaltningsobjektet NyA omfattar inte bara NyA-systemet som sådant utan även gränssnitt mot andra externa system, verksamhetsprocessen som systemet stödjer samt dokumentationen om systemet. Systemförvaltningens omfattning regleras delvis genom överenskommelser med varje lärosäte. I överenskommelserna beskrivs förvaltningens verksamhetsområden, vilka tjänster som ingår i dessa samt i relevanta fall vilka de förväntade servicenivåerna är. I avtalen regleras också ansvarsförhållandet mellan NyA förvaltning och respektive högskolas lokala förvaltningsorganisation för NyA. Förvaltningen av NyA är organiserad i en verksamhetsdel och en teknisk del. Verksamhetsförvaltningen utgör beställare av förvaltningsåtgärder från den tekniska systemförvaltningen. Roller och ansvarsfördelning mellan de olika aktörerna inom förvaltningen beskrivs tillsammans med förvaltningsobjektet och förvaltningens omfattning i förvaltningsdokumentationen för NyA ref [1]. Sida 4 (10)
Målsättningar och planer Förvaltningsstrategi Nedanstående mål och direktiv finns angivna i NyA:s förvaltningsstrategi (ref [2]), vilken är det huvudsakliga styrande dokumentet för förvaltningsarbetet. Utöver denna strategi finns UHR:s verksamhetsplaner som styrande dokument för förvaltningsarbetet. Långsiktiga mål Nöjda lärosäten Det övergripande målet vid förvaltningen av NyA är att lärosätena ska vara nöjda med det stöd till antagningsverksamheten som förvaltningsobjektet erbjuder. Nöjda sökande Förvaltningsobjektet NyA ska bidra till att de sökande blir nöjda. Funktionaliteten på sökandewebben liksom de texter och meddelanden som systemet skapar ska vara utformade utifrån de sökandes behov. Stabilitet och driftsäkerhet Förvaltningsobjektet NyA ska vara ett stabilt, driftsäkert och tillgängligt stöd för antagning. Stabilitet och driftsäkerhet är prioriterade områden med tanke på att hela antagningsverksamheten är beroende av ett väl fungerande systemstöd. Objektets ITkomponenter ska vara konstruerade i enlighet med rådande standarder och normer för enklare och mer effektiv utveckling, förvaltning, drift och systemadministration. Effektivitet Förvaltningsobjektet NyA ska bidra till en effektiv studieadministration genom att erbjuda ett effektivt, användbart och uppföljningsbart system- och processtöd genom hela antagningsprocessen. Rättssäkerhet Förvaltningsobjektet NyA ska bidra till en rättssäker hantering av sökande genom hela antagningsprocessen. God arbetsmiljö Förvaltningsobjektet NyA ska bidra till en god arbetsmiljö för sina användare genom att erbjuda ett användbart och målgruppsanpassat stöd för samtliga delar av antagningsprocessen. Sida 5 (10)
Verksamhetsprocesskartläggning Under NyA-projektet (2000-2005) gjordes ett arbete för att dokumentera den verksamhetsprocess som NyA-systemet skulle stödja. Under åren efter utvecklingsprojektet har det inte gjorts något samlat arbete med att analysera förändrade verksamhetsbehov på en processnivå och uppdatera processbeskrivningen utifrån de förändringar som trots allt skett i verksamheten. Frånvaron av en väldokumenterad, aktuell och förankrad processbeskrivning utgör ett problem inom utveckling, kravanalys och test såväl som inom övergripande förvaltningsstyrning som till exempel förvaltningsstrategi och förvaltningsplanering. Under 2016 genomför vi en större verksamhetsanalysinsats för att ta fram en nulägesbeskrivning för den befintliga verksamhetsprocessen för att kunna identifiera förbättrings- och utvecklingsmöjligheter inom systemstöd och manuell hantering. Utöver kartläggning och dokumentation av befintliga processer syftar arbetet till att identifiera förbättringsmöjligheter inom hela eller delar av processen. Detta verksamhetsanalysarbete kommer att pågå parallellt med löpande förvaltning och vidareutveckling av systemet och avsikten är att verksamhetsanalysarbetet ska fortsätta framöver och utgöra en integrerad del av förvaltningsplanering och systemutveckling. Prioriterad utveckling 2016 I förvaltningen av NyA ingår både underhåll och vidareutveckling av systemet. Underhåll kan sägas vara åtgärder för att vidmakthålla befintlig funktionalitet medan vidareutveckling innebär en större förändring eller utökning av funktionaliteten. Nedlagda resurser inom vidareutveckling hanteras som investeringar och skrivs av under systemets livstid. För 2016 planeras följande större utvecklingssatsningar. Utöver dessa satsningar sker ett löpande underhåll och förbättringsarbete utifrån aktuella behov. Modernisering och förbättring av handläggningsfunktionaliteten Funktionerna för att handlägga ärenden i NyA är de allra mest använda i hela systemet. Samtidigt finns det betydande brister i just dessa delar av systemet. Bristerna är både av teknisk karaktär och av användbarhets-/verksamhetsstödjande karaktär. Användargränssnittet är komplicerat och svåröverblickbart och det finns sedan lång tid tillbaks önskemål om att förenkla och renodla systemstödet för ärendehandläggning. Emellertid finns det tekniska brister i den underliggande programkoden vilka hindrar större förändringar i funktionaliteten. Det är helt enkelt svårt att göra förbättringar utan att riskera att införa fel i andra delar av koden. Strukturen i programkoden för handläggningsfunktionaliteten är också av en sådan karaktär att den inte är möjlig att testa med hjälp av automatiserade tester, vilka vi har byggt ut som ett led i de senaste årens satsningar på kvalitetssäkring och test. Detta innebär en betydligt högre tidsåtgång och risk och utgör ett hinder för att komma vidare med en snabbare och säkrare leveransprocess. Sammantaget innebär detta att vi måste göra en större insats med att bygga om handläggningsfunktionaliteten för att kunna tillgodose de omfattande verksamhetsbehov som finns sedan en lång tid tillbaka. Målsättningen för denna satsning är att skapa ett nytt handläggningsgränssnitt som bygger helt på handläggarnas reella behov i handläggningssituationen. På detta sätt Sida 6 (10)
ser vi stora möjligheter att effektivisera handläggningen och skapa en betydligt bättre arbetsmiljö i handläggningsarbetet. Kommunikation med sökande Förbättringar inom kommunikationen med sökande har varit starkt efterfrågade under många år och förekommer som ett prioriterat utvecklingsområde i NyA:s förvaltningsstrategi. Området har utretts under 2014 och vissa mindre åtgärder har genomförts under 2015. Kommunikationsprocesser i NyA idag utgår väldigt mycket från ett fysiskt pappersutskickstänkande, trots att enbart en bråkdel av dagens sökande som har papper som kommunikationssätt. Under 2016 påbörjar vi arbetet med ta fram ett nytt koncept för lärosätena att kommunicera med de sökande under antagningsprocessen. Inledningsvis satsar vi på att göra om meddelandehanteringen i systemet för att möjliggöra ett mer flexibelt sätt för lärosätena att publicera meddelanden till de sökande på sökandewebben. Denna förändring är ett komplext arbete som omfattar processförändringar och direkta förändringar i många delar av systemet, såväl inom NyA-klienten som på sökandewebben och i databasen. Tillgänglighet på sökandewebben Från och med 1 januari 2015, och den nya diskrimineringslagen som då trädde i kraft, anses bristande tillgänglighet också vara en form av diskriminering. Som myndighet har man ett ännu större ansvar att var en förebild i samhället i tillgänglighetsuppfyllandet. Detta är ännu viktigare om det rör sig om mer samhällskritiska tjänster eller information. Under 2014 och 2015 har vi genomfört ett antal åtgärder för att förbättra tillgängligheten. Under hösten 2015 genomför vi en förnyad analys av tillgängligheten med syfte att ta fram en strategi för tillgänglighetsanpassningar av sökandewebben. Med utgångspunkt från den genomförda analysen ska vi under 2016 fortsätta utvecklingsarbetet för att ytterligare förbättra tillgängligheten på sökandewebben. Systemstöd för separat antagning av avgiftsskyldiga sökande Förändringar i högskoleförordningen innebär att det nu är möjligt att separera antagningen av sökande utifrån om de är studieavgiftsskyldiga eller inte till utbildningen. För att det ska vara möjligt att separera de studieavgiftsskyldiga sökandena krävs det att systemet anpassas för att kunna ta hänsyn till studieavgiftsstatus i meritvärdering och urval. Bland annat behöver urvalshanteringen göras om för att möjliggöra en separat hantering av sent anmälda sökande samt att den maskinella meritvärderingen behöver anpassas för att särskilja sökande utifrån studieavgiftsstatus. Sammantaget innebär detta omfattande förändringar i centrala delar av systemet. Höjda krav på grundläggande behörighet från visst datum Från och med januari 2017 gäller höjda krav för grundläggande behörighet för sökande med avgångsbetyg och slutbetyg, vilket innebär att den maskinella behörighetsbedömningen behöver anpassas till detta under 2016. Ny lösenordshantering, Beda Gymnasieskolor och gymnasial vuxenutbildning har ett gränssnitt vilket används för att skicka in betyg till den nationella betygsdatabasen Beda. Den nuvarande lösningen för hantering av lösenord i detta gränssnitt har underkänts vid granskning av jurist och Sida 7 (10)
säkerhetsexpert, så av datasäkerhetsskäl samt för att minska det administrativa arbetet kring lösenordsutskick behöver lösenordshanteringen moderniseras. Roll- och behörighetshantering i Bedas administrationsgränssnitt Administrationsgränssnittet i Beda har mycket begränsad behörighetshantering, vilket innebär att alla användare kan nå i princip alla funktioner i systemet. Det innebär en risk att obehöriga kan göra ändringar i systemet som påverkar hela betygsprocessen. Behörighetshanteringen behöver därför förändras så att man kan särskilja användarkategoriers tillgång till systemets funktioner. Sida 8 (10)
Agil utveckling och utvecklingsspår Inom NyA-förvaltningen bedrivs utvecklingen enligt principer för agil systemutveckling. Detta innebär i korthet att man arbetar tätt tillsammans mellan utvecklare och verksamhet, man utvecklar och levererar funktionalitet i korta iterationer och utvärderar löpande att det som utvecklas motsvarar verksamhetens behov. Syftet med att bedriva utvecklingen enligt agila principer är framför allt att öka kvaliteten på det som levereras, det vill säga att det som levereras bättre motsvarar verksamhetens behov. Ett agilt arbetssätt ger också bättre förutsättningar att delleverera funktioner alltefter de blir klara istället för att vänta på att allt ska bli färdigt. Man kan således snabbare få ut verksamhetsnytta till användarna. Utvecklingen inom NyA-förvaltningen är huvudsakligen organiserad i ett antal utvecklingsspår, dels utifrån målgrupper för funktionaliteten, dels utifrån tekniska skäl. Varje utvecklingsspår har en produktägare som ansvarar för den löpande planeringen och prioriteringen av arbetet. Till sin hjälp ska produktägaren bland annat ha ett antal verksamhetsspecialister som kan stödja produktägaren med att delta i arbetet med kravhantering och att verifiera att överenskomna krav uppfylls i utvecklingsarbetet. Varje utvecklingsspår har också ett utvecklingsteam som är långsiktigt bemannat. Grundidén är att samma produktägare och utvecklingsteam långsiktigt kan underhålla, vidareutveckla, utvärdera och förbättra systemets funktionalitet utifrån verksamhetens behov. Under året ansvarar respektive produktägare för att kartlägga kravbilden och förankra lösningsförslag med verksamheten. Följande utvecklingsspår är planerade för 2016: Sökandespåret Utvecklingsspåret omfattar sådan funktionalitet som huvudsakligen vänder sig till sökande. Inom spåret hanteras underhåll och vidareutveckling av sökandewebben för svenska och internationella sökande liksom hanteringen av information i form av mailutskick och dylikt från NyA. Institutionsanvändarspåret Utvecklingsspåret omfattar sådan funktionalitet som huvudsakligen vänder sig till användare utanför de centrala antagningsavdelningarna på lärosätena. Inom spåret hanteras underhåll och vidareutveckling av NyA-webben, ett webbgränssnitt till NyA som huvudsakligen vänder sig till sällananvändare av NyA. Spåret för infrastruktur och processtöd Inom utvecklingsspåret för Infrastruktur och processtöd hanteras sådan vidareutveckling av antagningssystemet som berör effektiviseringar av antagningsprocessen samt sådan grundläggande funktionalitet som används inom flera delar av systemet. Till utvecklingsspåret räknas också vidareutveckling av gränssnitt mot externa system. Produktionsstyrningsspåret Produktionsstyrningsspåret hanterar framför allt underhåll och vidareutveckling av systemstödet för produktionsansvariga inom lärosäten och UHR. Inom spåret hanteras också den maskinella behörighets- och meritvärderingsfunktionaliteten avseende framför allt akademiska meriter. Sida 9 (10)
Handläggarspåret Utvecklingsspåret omfattar sådan funktionalitet som huvudsakligen vänder sig till antagningshandläggare inom UHR och lärosätenas centrala antagningsavdelningar. Detta omfattar även det arbete som görs inom de virtuella organisationerna och sådant antagningsarbete som är utlagt på entreprenad hos externa leverantörer. Inom handläggarspåret hanteras också den maskinella behörighets- och meritvärderingsfunktionaliteten avseende gymnasiala meriter samt sådan funktionalitet som rör registrering och validering av gymnasiebetyg. Bedaspåret Den nationella betygsdatabasen (Beda) är en databas som förvaltas och administreras av UHR. Till denna databas sänder gymnasieskolorna och gymnasial vuxenutbildning in betyg att använda i antagnings- och statistiksammanhang. Betygen i Beda överförs regelbundet till NyA-systemet för de sökande som har en aktuell anmälan. Spåret för arkitektur och teknisk strategi Spåret ansvarar för systemets långsiktiga förvaltningsbarhet och beredskap att möta nya krav på funktionalitet. Detta innebär en löpande analys och förbättring av informationssäkerhet, den övergripande systemarkitekturen samt refaktorisering av centrala funktioner. Därutöver stöds övriga spår med information och utbildning samt förbättringar av metoder och verktyg för utveckling och test. Sida 10 (10)