Genomgång av det systematiska

Genomgång av det systematiska arbetsmiljöarbetet 2013 samt handlingsplan för 2014 Institutionen för kliniska vetenskaper

2 Arbetsmiljö Institutionen för kliniska vetenskaper (KLV) har i sitt arbetsmiljöarbete beaktat de mål som Göteborgs universitetet har i sin arbetsmiljöploicy. http://medarbetarportalen.gu.se/arbetsmiljohandboken/arbetsmiljopolicy/?skipssocheck=true Institutionen har även beaktat den handlingsplan för det gemensamma arbetsmiljöarbetet som finns inom Sahlgrenska akademin. http://www.sahlgrenska.gu.se/internt/arbetsmiljo/arbetsmiljohandbok/3_handlingsplan/ Institutionen skall följa de föreskrifter från Arbetsmiljöverket som gäller för verksamheten. Universitetets övergripande arbetsmiljöpolicy Den goda Arbetsmiljön skall vara känd av all personal. http://www.av.se/aktuellt/kunskapsoversikt/goda_arbetsmiljon/index.aspx?aspxautodetectcooki esupport=1 Göteborgs universitet har inför 2013 fastställt ett visionsdokument - Vision 2020. Institutionen för kliniska vetenskaper har med utgångspunkt i universitetets och Sahlgrenska akademins handlingsplaner formulerat konkreta planer o mål för verksamheten. Inom området Arbetsmiljö framgår bland annat att mål som ska stödja en Arbetsmiljö som inspirerar. http://www.clinsci.gu.se/digitalassets/1446/1446763_vision- 2020- - institutionen- f- - r- kliniska- vetenskaper- version- 3.pdf Verksamheten skall bedrivas utifrån ett systematiskt arbetsmiljöarbete med målsättningen att förebygga ohälsa. Inom institutionen bedrivs ett systematiskt arbetsmiljöarbete utifrån de förutsättningar och omständigheter som råder. Det systematiska arbetsmiljöarbetet innebär en kvalitetssäkring av verksamheten och innebär planering, ledning och uppföljning av arbetsmiljöarbetet. Institutionsledningen och övriga ledningsfunktioner har i sitt ansvar för arbetsmiljöarbete i uppgift att samverka med arbetsmiljöombud, studentarbetsmiljöombud och de anställda. Institutionen för Kliniska vetenskaper har i enlighet med riktlinjer från universitetets centrala arbetsmiljökommitté under 2013 inlett ett arbete med att se över så att institutionens anställda erbjuds möjligheten att nominera nya arbetsmiljöombud, detta då dags arbetsmiljöombuds mandatperiod löper ut 2013-12- 31. Arbetet kommer att fortsätta under första kvartalet 2014. Arbetsgivaren är delaktig i nomineringsprocessen på initiativ från centrala arbetsmiljökommittén genom att arbetsgivaren ska möjliggöra för anställda att välja nya arbetsmiljöombud. I detta ingår även att undersöka och eventuellt lämna förslag på nya arbetsmiljöområden. Arbetsmiljöbarometern IV 2012 Resultatet av Göteborgs universitets fjärde arbetsmiljöundersökning för anställda finns att läsa i Arbetsmiljöbarometern IV arbetsmiljöundersökning vid Göteborgs universitet 2011 (http://www.arbetsmiljo.gu.se/sam/arbetsmiljoundersokningar/). Tidigare mätningar har gjorts 2003, 2005 och 2008 vilket innebär att det finns jämförelsetal över tid. Undersökningarna omfattar personalens uppfattning om arbetsmiljön vid universitetet.

3 Sahlgrenska akademin hade en svarsfrekvens på 60 %. Exemplar av undersökningen kan beställas från Marianne Leffler (marianne.leffler@gu.se), personalavdelningen. Institutionen för Kliniska vetenskaper har haft en svarsfrekvens på 60 %. Fördelat mellan institutionens olika sektioner har svarsfrekvensen varit följande: Pediatrik m.fl. 61 %, Radiofysik m.fl. 77 %, Biomaterialvetenskap m.fl. 59 % och Kirurgi m.fl. 52 %. Institutionen har mottagit det insamlade materialet och har där ledningen sett behov av insatser utifrån undersöknings resultat medverkat till att åtgärder utförts. Bedömning har gjorts som visar på att åtgärderna haft en positiv effekt. Arbetsmiljöansvarig Arbetsmiljöansvarig är Ian Milsom, prefekt Arbetsuppgifter är vidaredelegerade till sektionschefer/ämnesföreträdare/administrativ chef (dnr V 2013/322). Information Arbetsmiljö finns alltid som en punkt på chefsledningsmöten och institutionsråd. Punkten tas också vid behov upp på arbetsplatsträffar (ATP), och anställda erbjuds alltid att inkomma med förslag och synpunkter på dagordningen. Utbildning Göteborgs universitet erbjuder kontinuerligt utbildningar gällande arbetsmiljö. Prefekt, proprefekt, sektionschefer, administrativ chef, ämnesföreträdare och arbetsmiljöombud har gått eller erbjudits att gå relevanta arbetsmiljöutbildningar. Vidare uppmanar institutionen alla som inte haft möjlighet att delta på utbildningarna eller som är nya i sin anställning, att delta på utbildningar inom arbetsmiljö. Alla nyanställda likväl studerande erbjuds introduktion och kunskap om rutiner vid sin nya arbetsplats samt vilka lagar och regler som styr verksamheten. Fysisk och psykisk arbetsmiljö Institutionen strävar efter att alla anställda och studenter ska ha en god arbetsmiljö både fysiskt och psykiskt. Institutionen har som mål att snabbt hantera och åtgärda fysisk och psykisk ohälsa på arbetsplatsen. Institutionens ambition är att rätt kompetens, rätt befogenheter och tillräckliga resurser ska finnas för att lösa arbetsuppgifter på ett tillfredsställande sätt. Dagliga möten Dagliga möten är olika former av samtal som sker i det dagliga arbetet för att bedriva verksamheten framåt. Dessa sammankomster fyller en viktig funktion, eftersom det oftast är här de anställda ges möjlighet att påverka utformandet av arbetsuppgifterna och vardagen.

4 Arbetsplatsträffen (ATP) Arbetsplatsträffen är ett forum för dialog mellan chef och medarbetare för att gemensamt arbeta med utveckling, planering och uppföljning av arbetet inom det egna området. Eftersom arbetsgrupperna kan variera i storlek är det viktigt att utforma arbetsplatsträffarna så att alla ges möjlighet att vara delaktiga. Arbetsplatsträffen är en formaliserad mötesform än verksamhetsmötet, med dagordning och mötesanteckningar. Målsättningen är att dessa möten ska ske regelbundet med utgångspunkt i avdelnings-, sektions- och administrationsområde och att dessa möten skall fortsätta och utvecklas. Utvecklingssamtal och Lönesamtal Utvecklingssamtal är ett individuellt och regelbundet återkommande samtal mellan chef och medarbetare. Samtalet som ska vara planerat, strukturerat och väl förberett utgör ett viktigt komplement till dialogen i det dagliga arbetet och till inflytande i verksamheten. Anställda i ledningsroller har erbjudits att genomgå utbildning i utförandet av dessa samtal. Ett viktigt mål för institutionen och för dessa former av samtal är att verksamhetens mål skall vara tydliga och kända av alla, samt att målen skall fortsätta att utvecklas och förbättras. Alla anställda erbjuds ett lönesamtal per år inför aktuell lönerevision. Lönekriterier skall vara klara och tydliga i enlighet med aktuella regler och rutiner inom Göteborgs universitet, och förmedlas därför till alla anställda. Information om RALS2013 har skickats ut till alla chefer inom institutionen under hösten 2013 och därigenom har det informerats om vilka regler och riktlinjer som gäller, samt att alla anställda ska erbjudas ett lönesamtal. Friskvård Göteborgs universitet beslutade 2002 om en friskvårdspolicy. Varje heltidsanställd som innehar anställning får idag bidrag med upp till 2 000 kr per kalenderår för motion och/eller annan friskvård. Varje anställd medges även ledighet för motion och/eller annan friskvård motsvarande en timma per vecka. Detta uppmuntras av institutionen. Rehabilitering Rehabilitering sker enligt Göteborgs universitets handlingsplan. Bevakning sker fortlöpande av sjukskrivningar och eventuella rehabiliteringsärenden, för att om möjligt förhindra längre sjukskrivningsperioder. Arbetsskador, olycksfall och tillbud rapporteras och åtgärdas enligt de instruktioner som finns inom universitetet.

5 Genomgång av 2013 Institutionen för kliniska vetenskaper är geografiskt utspridd på Medicinareberget, Sahlgrenska universitetssjukhuset (SU)/Sahlgrenska, SU/Östra samt vid SU/Mölndal. Institutionen består av 14 avdelningar indelade i fyra sektioner. Under sektionen för kvinnors och barns hälsa finns även ett informationscentrum för ovanliga diagnoser. Sammanlagt var 242 personer anställda vid institutionen i november 2013. Verksamheten är integrerad med SU s arbetsmiljöarbete då den bedrivs i sjukvårdens lokaler. Arbetsmiljöronder, medarbetarsamtal och riskhantering genomfördes enligt gällande regelverk. Nedan följer en kortfattad sammanställning över varje sektion. Sektionen för kvinnors och barns hälsa Paul Uvebrant är sektionschef, och sektionen består av följande avdelningar och avdelningschefer/ämnesföreträdare: avdelningen för pediatrik Paul Uvebrant avdelningen för obstetrik och gynekologi Mats Brännström Informationscentrum för ovanliga diagnoser (IOD) Lena Kolvik Sektionen för anestesi, biomaterial, ortopedi samt öron-, näs- och halssjukdomar Jon Karlsson är sektionschef, och sektionen består av följande avdelningar och avdelningschef/ämnesföreträdare: Avdelningen för anestesiologi och intensivvård Sven- Erik Ricksten Avdelningen för Biomaterialvetenskap Peter Thomsen Avdelningen för Ortopedi Helena Brisby Avdelningen för Öron-, Näs- och Halssjukdom Johan Hellgren Sektionen för kirurgi, gastroforskning och plastikkirurgi Peter Naredi är sektionschef, och sektionen består av följande avdelningar och avdelningschef/ämnesföreträdare: Avdelningen för kirurgi Peter Naredi Avdelningen för Gastroforskning Lars Fändriks Avdelningen för Plastikkirurgi Anna Elander Sektionen för onkologi, radiofysik, radiologi, urologi samt dermatologi och venereologi Eva Forssell- Aronsson är sektionschef, och sektionen består av följande avdelningar och avdelningschef/ämnesföreträdare: Avdelningen för Radiofysik Eva Forssell- Aronsson Avdelningen för Onkologi t.f. Eva Forssell- Aronsson Avdelningen för Radiologi Mikael Hellström Avdelningen för Urologi Jan- Erik Damber Avdelningen för dermatologi och venereologi Jan Faergemann

6 Administrativ personal Administrativ chef på institutionen är Göran Liljedahl. Under 2012 planerade Göteborgs universitet för en omorganisation av administrationen. Efter ett omfattande projektarbete implementerades en ny administrativ organisation 1 januari 2013 vid universitetets samtliga institutioner. Institutionen för kliniska vetenskapers administrativa organisation har under året starkt präglats av den av universitetet beslutade organisationsformen. Målsättningen har bland annat varit att i enlighet med fattade beslut skapa tydliga funktionsområden. I den inledande fasen skapades en central funktion för övergripande institutionsadministration. Vidare har det införts ett förebyggande administrationsarbete, genom att tidigt identifiera deadlines. Under 2013 har det även implementerats en administrativ organisation med bas i institutionens avdelningar. Med tydlighet kring administrativa funktionsområden och med kompetent och kunnig personal inom respektive arbetsområde har ambitionen varit att minimera sällanförekommande arbetsuppgifter, och därmed åstadkomma högre kvalitet och effektivitet i arbetet. Inom Göteborgs universitet erbjuds internt kompetenshöjande utbildningar/kurser, vilka administratörerna uppmanas att delta i med utgångspunkt i verksamhetens behov, d.v.s. utifrån aktuella arbetsuppgifter. Anmälan till utbildning bekräftas av administrativ chef. Nyanställd personal har erbjudits Introduktion för nyanställda samt utbildning i de administrativa system som fordras för respektive arbetsuppgifter. Samtliga har även fått en genomgång av universitets regler och riktlinjer, personalpolicy, arbetsmiljö, brandinformation med mera. Inom institutionen har sex arbetsplatsträffar genomförts, samt regelbundna mindre möten för exempelvis ekonomigruppen. Då administrationen är geografiskt utspridd bedöms det vara av stor vikt med regelbundna APT. Syftet med stormöten i form av APT är i första hand att utbyta information på ett övergripande plan. Mötena ger också möjlighet för administratörerna till informationsutbyte avseende arbetsuppgifter, övriga frågor och gemenskap. Medarbetarsamtal och lönesamtal har genomförts under 2013. Riskbedömning och åtgärder Under 2013 har omorganisationen skapat viss oro bland den administrativa personalen. Omfördelning och tillkommande arbetsuppgifter och har i sin tur föranlett förutsättningar för stressrelaterad ohälsa. De medarbetare som berörts har erbjudits kontakt med företagshälsovård samt återkommande samtal med administrativ chef. Efter bedömning av arbetsuppgifterna har också viss omfördelning kunnat genomföras. Under januari månad 2014 planeras för sektionsvisa avstämningsmöten för den administrativa personalen. Huvudfrågan handlar om den genomförda omorganisationen och hur man ser på det kommande året. En fortlöpande bevakning och uppföljning har varit väsentlig då omorganisationen ej är helt genomförd och nya arbetssätt/rutiner ej hunnit sätta sig. Under 2013 genomförda verksamhetsförändringar vid institutionen (forskande o undervisande personal samt teknisk personal), har resulterat i två uppsägningar och två omplaceringar. I de fall det varit aktuellt har det erbjudits kontakt med företagshälsovård och uppföljningsmöten. Bedömningen av 2014 visar inte på att det finns konkreta underlag för någon verksamhetsförändring.

7 Utöver ovanstående angående undervisande o forskande personal samt teknisk personal finns inga ytterligare kommentarer. Uteslutande har dessa personalkategorier sina arbetsplatser placerade inom Sahlgrenska sjukhusets miljöer. Studenternas arbetsmiljö bevakas i första hand av kursledare och av studentkår utsedda studentarbetsmiljöombud. Inga kända incidenter eller händelser finns att rapportera. Institutionens ambition med det systematiska arbetsmiljöarbetet är att förekomma incidenter som kan leda till ohälsa. Om det ändå uppstår skall professionalitet prägla åtgärderna, bland annat genom att erbjuda relevant stöd inklusive rätt åtgärder vid rätt tidpunkt. Sjukfrånvaro vid institutionen Sjukfrånvaron på institutionen är låg under 2013 (1,87 %) och antalet personer som har en längre sjukskrivning är också låg (6 st) i förhållande till antalet anställda (240 st). Institutionen strävar efter att ha så låg sjukfrånvaro som möjligt, och sett över perioden 2007 2013 så är den totala sjukfrånvaron låg på institutionen (se tabell A). Sjukfrånvaro (%) Sjukfrånvaro minst 60 dgr (med sjukersätn.), antal personer 2013 (jan-nov) 1,87 % 6 240 2012 2,52 % 11 245 2011 3,28 % 10 241 2010 2,69 % 12 242 2009 1,69 % 6 247 2008 2,85 % 7 240 2007 2,95 % 8 219 Tabell A: Sjukfrånvaro på institutionen för kliniska vetenskaper hämtad från datalagret- PA Brandskydd Totalt antal anställningar Som klinisk institution har merparten av de anställda erbjudits att delta i brandskyddsövningar genom SUs försorg. Anställda har även erbjudits att gå Göteborgs universitets interna brandskyddsutbildning. Flertalet anställda har även under de senaste 3 åren deltagit i brandskyddsövningar arrangerad av Göteborgs Brandkår i SUs regi. Anställda har uppmanats att delta i Hjärt- och lungräddningsutbildning.

8 Handlingsplan för 2014 Institutionen för kliniska vetenskaper kommer att följa Göteborgs universitets nya vision 2020 samt arbets- och delegationsordning. Institutionen kommer även att följa den verksamhetsplan som finns på Sahlgrenska akademin och institutionen. Institutionen kommer också att fortsätta arbeta utifrån de resultat som redovisades i arbetsmiljöbarometern från 2012. På den administrativa sidan kommer omorganisationen som påbörjades 2012 att fortsätta sin implementering, och institutionen kommer fortsätta att satsa på en effektiv och väl fungerande administration. Utbildning Fortsatt utbildning för sektionschefer, ämnesföreträdare i arbetsmiljöansvar, riskbedömningar, personalfrågor, lönesamtal, medarbetarsamtal och myndighetsrollen. Utbildning i konflikthantering för institutionsledning och forskningsledare. Utbildning för personal och studenter i arbetsmiljöfrågor. Institutionen kommer att fortsätta att uppmana sina anställa att delta i kompetenshöjande utbildningar inom ramen för verksamhetens behov och deras arbetsuppgifter. Brandskydd Fortsätta uppmana anställda att gå Göteborgs universitets interna brandskyddsutbildning, samt informera nyanställda kring agerande vid en eventuell brand, återsamlingsplats och vem som är brandskyddsombud på den avdelningen som personen kommer arbeta. Medarbetar- och lönesamtal Alla anställda kommer att erbjudas medarbetar- och lönesamtal med ett uppföljande muntligt lönebesked. Arbetsmiljö/miljöronder Då merparten av institutionens anställda är fysiskt placerade i Sahlgrenska universitetssjukhusets (SU) lokaler, sker idag ronderna med SU- personal. Det pågår ett arbete mellan SU och Sahlgrenska akademin att formalisera ett gemensamt arbetssätt avseende ronder med både personal från SU och de institutioner vid Göteborgs universitet som finns i lokalerna. Sexuella trakasserier och kränkningar Här gäller nolltolerans. Chefer och arbetsledare skall i alla lägen föregå med gott exempel och visa att kränkande handlingar är oacceptabla.

9 Alkohol och droger Institutionen ställer krav på sina anställda, studenter och uppdragstagare att ej vara påverkade av alkohol när personen utför arbete eller bedriver studier inom universitetets/institutionens verksamhet och lokaler. Vid representation på arbetstid och i samband med tillställningar utanför ordinarie arbetstid som anordnas av verksamheten förutsätts att anställda såväl som studenter tar ett gemensamt ansvar. Alkoholfria alternativ skall alltid erbjudas vid tillställningar med anknytning till institutionens verksamhet. Institutionen strävar efter att: säkerställa en alkohol- och drogfri arbetsplats förebygga alkohol- och/eller drogrelaterade olyckor förhindra nedsättning av arbetsprestationer på grund av alkohol- /drogintag tidigt upptäcka och åtgärda eventuella problem, och därigenom förhindra sjukdom och utslagning på grund av alkohol- / droganvändande Se vidare information i universitetets policy och regler för alkohol och andra droger: Jämställdhet http://medarbetarportalen.gu.se/digitalassets/1409/1409518_policy_och_regler_f r_al kohol_och_andra_droger_090622.pdf En jämställdhetsplan håller på att arbetas fram, ett arbete som kommer fortsätta under 2014. När jämställdhetsplanen är klar kommer den att publiceras på institutionens hemsida.