Arbetsmiljöuppföljning IFO-FH enhet: Familjehemsenheten 1

Arbetsmiljöuppföljning 2018 IFO-FH enhet: Familjehemsenheten 1

Innehållsförteckning 1 Uppföljning vår 2018... 5 1.1 Analys av nyckeltal... 5 1.1.1 Arbetsskador, otillåten påverkan och tillbud... 5 1.1.2 Sjukfrånvaro... 6 1.1.3 Frisknärvaro... 7 1.2 Utvärdera föregående handlingsplan... 8 1.3 Arbetsmiljörond (social och organisatorisk)... 9 1.4 Arbetsmiljörond (fysisk)... 10 1.5 Riskanalys och handlingsplan... 11 1.6 Friskfaktorer och handlingsplan... 13 1.7 Tillfälliga uppföljningsfrågor... 14 1.8 Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen... 15 2 Mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön... 16 2.1 Arbetsmiljö och hälsa... 16 2.1.1 Alla enheter ska ha ett mål och/ eller en aktivitet avseende arbetsmiljö och hälsa... 16 3 Uppföljning höst 2018... 17 3.1 Analys av nyckeltal... 18 3.1.1 Arbetsskador, otillåten påverkan och tillbud... 18 3.1.2 Sjukfrånvaro... 18 3.2 Uppföljning och revidering av handlingsplan... 19 3.3 Hot- och våldsplan... 20 3.4 Brandskydd (SBA)... 21 3.5 Heltidsarbete... 21 3.6 Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen... 21 4 Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljösarbetet... 23 2

Du, som chef, ansvarar för att systematiskt undersöka, rapportera, åtgärda och följa upp arbetsmiljön och hälsan inom din verksamhet. I juridisk mening, enligt Arbetsmiljölagen, är även chefer medarbetare. Observera att det på grund av detta finns två separata arbetsmiljöuppföljningar i Rappet. För mer information om arbetsmiljöarbete och ditt ansvar som chef, se Styrande dokument/personal/arbetsmiljö och hälsa. I SDF Östra Göteborgs arbetsmiljöuppföljning ingår att du som chef analyserar nyckeltal, analys av nyckeltal samt genomför arbetsmiljöronder och rapporterar in resultat och analys för dessa, samt åtgärder. Arbetsmiljöronder gör du tillsammans med dina medarbetare. Under rubriken Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen skriver du in de frågor som du och dina medarbetare behöver stöd och hjälp med att hantera, från sektorsledning, lokal samverkansgrupp (LSG), förvaltningsledning eller förvaltningens samverkansgrupp (FSG). Att tänka på i analysarbetet ämlikhetsperspektivet (ämlikhet är alla människors lika värde oavsett kön, könsidentitet eller könsuttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning, ålder, socioekonomi och geografisk hemvist i staden. ämställdhet är jämlikhet mellan könen) Identifiera risk- och friskfaktorer utifrån resultatet* * En riskfaktor är något i arbetsmiljön som kan leda till ohälsa och ska tas bort eller minimeras. En friskfaktor är något i arbetsmiljön som gör att hälsan bevaras eller förbättras hos de anställda på arbetsplatsen. Tänk på att faktorerna kan gälla såväl fysisk, psykisk eller social arbetsmiljö samt finnas på så väl organisations-, gruppsom individnivå. Du, som chef, ansvarar för att systematiskt undersöka, rapportera, åtgärda och följa upp arbetsmiljön och hälsan inom din verksamhet. I juridisk mening, enligt Arbetsmiljölagen, är även chefer medarbetare. Observera att det på grund av detta finns två separata arbetsmiljöuppföljningar i Rappet. För mer information om arbetsmiljöarbete och ditt ansvar som chef, se Styrande dokument/personal/arbetsmiljö och hälsa. I SDF Östra Göteborgs arbetsmiljöuppföljning ingår att du som chef analyserar nyckeltal, analys av nyckeltal samt genomför arbetsmiljöronder och rapporterar in resultat och analys för dessa, samt åtgärder. Arbetsmiljöronder gör du tillsammans med dina medarbetare. Under rubriken Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen skriver du in de frågor som du och dina medarbetare behöver stöd och hjälp med att hantera, från sektorsledning, lokal samverkansgrupp (LSG), förvaltningsledning eller förvaltningens samverkansgrupp (FSG). Att tänka på i analysarbetet ämlikhetsperspektivet (ämlikhet är alla människors lika värde oavsett kön, könsidentitet eller könsuttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning, ålder, socioekonomi och geografisk hemvist i staden. ämställdhet är jämlikhet mellan könen) Identifiera risk- och friskfaktorer utifrån resultatet* * En riskfaktor är något i arbetsmiljön som kan leda till ohälsa och ska tas bort eller 3

minimeras. En friskfaktor är något i arbetsmiljön som gör att hälsan bevaras eller förbättras hos de anställda på arbetsplatsen. Tänk på att faktorerna kan gälla såväl fysisk, psykisk eller social arbetsmiljö samt finnas på så väl organisations-, gruppsom individnivå. Tidplan 2018 Tidplan för arbetsmiljöuppföljningen våren 2018 Den 21 april ska du som chef vara klar med din uppföljning och ha rapporterat in den i Rappet. Senast vecka 21 ska redovisning och slutsamverkan ha skett i lokal samverkansgrupp (LSG). För detta ansvarar du som områdeschef. Det innebär att arbetsmiljöuppföljningen - inklusive analys och handlingsplan för enheterna respektive områdena - redovisas och samverkas i den lokala samverkansgruppen. Tänk på att det kan behövas två tillfällen. Senast vecka 25 ska redovisning och slutsamverkan ha skett i förvaltningens samverkansgrupp (FSG). För detta ansvarar du som sektorschef. Det innebär att arbetsmiljöuppföljningen - inklusive analys och handlingsplan för sektorn - redovisas och samverkas i förvaltningens samverkansgrupp. Tänk på att det kan behövas två tillfällen. Tidplan för arbetsmiljöuppföljningen hösten 2018 Den 21 oktober ska du som chef vara klar med din uppföljning och ha rapporterat in den i Rappet. Senast vecka 47 ska redovisning och slutsamverkan ha skett i lokal samverkansgrupp (LSG). För detta ansvarar du som områdeschef. Det innebär att arbetsmiljöuppföljningen - inklusive analys och handlingsplan för enheterna respektive områdena - redovisas och samverkas i den lokala samverkansgruppen. Tänk på att det kan behövas två tillfällen. Senast vecka 51 ska redovisning och slutsamverkan ha skett i förvaltningens samverkansgrupp (FSG). För detta ansvarar du som sektorschef. Det innebär att arbetsmiljöuppföljningen - inklusive analys och handlingsplan för sektorn - redovisas och samverkas i förvaltningens samverkansgrupp. Tänk på att det kan behövas två tillfällen. Två gånger per år ska förvaltningen rapportera nuläge och handlingsplan avseende arbetsmiljö och hälsa till nämnden. 4

1 Uppföljning vår 2018 1.1 Analys av nyckeltal 1.1.1 Arbetsskador, otillåten påverkan och tillbud Statistik finns i IT-systemet LISA. Du kan även be din HR- specialist eller processledaren för arbetsmiljö och hälsa om stöd. Du behöver inte föra in statistiken utan bara analysera den. Analys Vilka är de vanligaste händelserna som förorsakar arbetsskador eller tillbud? Vad beror detta på? Analysera utifrån modellen Människa- Teknik- Organisation. Ta med jämlikhetsperspektiv i analysen. För in risker samt åtgärder/aktiviteter för att förebygga ohälsa i 1.5 Riskanalys och handlingsplan. Under förra året sett till den nya enheten, Familjehemsenhet 1, har ett tillbud i LISA anmälts i december därefter har två LISA anmälts i februari. Det är medarbetare som ramlat på väg till arbetet. Den främsta anledningen till olyckorna har varit halt väglag. Den av olyckorna som skett i när anslutning till arbetsplatsen har berott på dåligt saltad väg. Detta har rapporterats in till fastighetsförvaltarna med uppmaning att åtgärda saltning och skottning. I övrigt har inga arbetsskador, otillåten påverkan eller tillbud rapporterats. Enheten arbetar riktat mot uppdragstagare varför de situationer där hot på olika sätt kan uppstå är 5

väldigt få. Utifrån blankett som lämnats ut avseende den psykosociala arbetsmiljön så har ingen medarbetare uppgett att de utsatts för någon hot- eller våldssituation under året som varit. 1.1.2 Sjukfrånvaro Statistik kan tas fram ur IT-systemet Nekksus, se anvisning längst ned i denna textrutan. Du behöver inte föra in statistiken utan bara analysera den. Analysera total sjukfrånvaro samt korttidsfrånvaro (1-14 dagar) för helår 2016 och 2017. På områdes- och sektorsnivå ska statistiken även analyseras per kön. På sektorsnivå ska de befattningar som har högst sjukfrånvaro tas fram och analyseras. Analysfrågor: Varför ser sjukfrånvaron ut som den gör? Vilka risk- respektive friskfaktorer påverkar? Vad kan vi som arbetsgivare påverka? Analysera ur ett jämlikhetsperspektiv. För in risker samt åtgärder/aktiviteter för att förebygga ohälsa i 1.5 Riskanalys och handlingsplan. För in friskfaktorer och aktiviteter för att främja hälsan och arbetsmiljön i 1.6 Friskfaktorer och handlingsplan Instruktion för att ta fram statistik i Nekksus Välj enhet. År: 2016 respektive 2017 Period: december Kolumnuppsättning Sjuk% ackumulerad Anställningsform: alla Du kan även be din HR-specialist eller processledaren för arbetsmiljö och hälsa om stöd. Analys Under 2017 bestod familjehemsenhet 1 delvis av andra medarbetare än idag. Tidgare var det Ensamkommande-enheten och Kontakt- och familjehemsenheten. Dessa två enheter bestod av barnsekreterare och familjehemssekreterare mixade. Från sen höst 2017 justerades enheterna och blev familjehemsenhet 1 estående av enbart familjehemssekreterare och kontaktsekreterare och familjehemsenhet 2 bestående av barnsekreterare. Analysen blir därför en analys av båda enheternas siffror från statistiken. 6

Den korta sjukfrånvaron var 1.6 (ensamkommande) och 2.5 (kontakt- och familjehem). Dessa siffror är inom vad som anses vara normal sjukfrånvaro. Den totala sjukfrånvaron var 8.5 (ensamkommande) och 5.4 (kontakt-och familj). Båda enheterna har haft flera långtidssjukskrivna dels utifrån graviditet men också utifrån andra orsaker dock inga arbetsrelaterade orsaker utifrån de medarbetare som idag tillhör familjehemsenhet 1. Från 2016 har sjukfrånvaron på tidigare ensamkommandeenheten sjunkit generellt och tidigare kontakt- och familjehem har den totala sjukrånvaron sjunkit men kortidsfrånvaro ökat något. Tidigare kontakt- och familjehems-enhet där kortidsfrånvaron ökat något har under första halvan av föregående år flera medarbetare med lång erfarenhet i yrket slutat samtidigt som enheten var utan 1:e socialsekreterare. Detta kan ha påverkat korttidsfrånvaron. För att motverka sjukfrånvaro så har friskvård på arbetstid lyfts och påmints om på APT. På APT i april har friskvård på arbetstid lyfts för att alla medarbetare ska ha god kännedom om vilka aktiviteter som finns på enheten och inom området. Flertalet medarbeterar nyttjar friskvård på arbetsid. De nyttjar kontorsyoga därutöver har ett flertal medarbetare under det innevarande året påbörjat gemensamma promenader, joggingrundor och träningspass på närliggande gym. 1.1.3 Frisknärvaro Frisknärvaro mäter hur stor andel av de anställda som har max 4 sjukdagar under ett år. Statistik kan tas fram ut IT-systemet Nekksus, flik "personal". Du behöver inte föra in statistiken utan bara analysera den. Du kan även be din HR-specialist eller processledaren för arbetsmiljö och hälsa om stöd. Analysfrågor: Vad främjar frisknärvaro hos er? Analysera ur ett jämlikhetsperspektiv. På sektorsnivå ska frågan varför frisknärvaron ser ut som den gör besvaras. För in friskfaktorer samt insatser/aktiviteter för att främja hälsa och arbetsmiljö i 1.6 Friskfaktorer och handlingsplan Instruktion för att ta fram statistik i Nekksus Välj enhet. År: 2017 Kolumnuppsättning Frisknärvaro % jmf Anställningsform: alla Du kan även be din HR-specialist eller processledaren för arbetsmiljö och hälsa om stöd Analys och prioriterade åtgärder maa frisknärvaron Då enheterna slagits samman så har analys endast gjorts på sjukfrånvaro. 7

1.2 Utvärdera föregående handlingsplan Följ upp föregående arbetsmiljöprotokoll/handlingsplan. Har åtgärderna som beslutats i handlingsplanen genomförts? Om inte, varför? Har genomförda åtgärder lett till önskat resultat? Vad återstår? Hur ska de lösas? Finns det andra lösningar än de tänkta åtgärderna? Föregående handlingsplan som kopplats i Stratsys till nuvarande enhet, Familjehemsenhet 1, har arbetats fram av tidigare kontakt- och familjehemsenheten. Den är framtagen utifrån barnsekreterare, kontaktsekreterare och familjehemssekreterare. Utvärderingen nedan är utifrån den del i handlingsplanen som kontakt- och familjehemssekreterare. I planen lyftes att det var av vikt att arbeta med arbetsbelastning, möjlighet till återhämtning, oklara förväntningar (hur mycket ska jag göra -vad ingår i rollen) samt önskan om avlastning i det akutstyrda. Enheten hade tidigare arbetat med rollbeskrivningar vilket ledde till att uppdrag gavs på vilket sätt man skulle arbeta bäst med förväntningar som avser både medarbetare och arbetsledning kopplat till frågor som medarbetarna först arbetat med. Detta arbete påbörjades men har inte fortsatt under hösten 2017 då enheterna organiserades om och fokus mer lades på att forma en enhet. På APT i maj 2018 kommer detta åter lyftas utifrån de nya arbetsmiljömål som satts med förfrågan om enheten önskar ta upp denna metod som en del av medarbetarna tidigare påbörjat att använda. Avseende frågan om det akutstyrda så pårbörjades under sommaren 2017 en s k jourgrupp för att avlasta det akutstyrda arbetet. Denna verksamhet har utvärderats och har av både medarbetare i familjehemsenhet 1 och de enheter vi samverkar med uppfattats som mycket positiv. Det har varit färre att samverka med i Familjehemsenhet 1 avseende det akuta och övriga medarbetare i Familjehemsenhet 1 har i något mindre omfattning behövt avsätta tid för den delen av det akutstyrda i arbetet. Denna verksamhet har dock haft svårigheter att fortskrida då det varit svårt att motivera medarbetare att arbeta i denna grupp. Vi står i dagsläget åter inför att gruppen som ska bestå av tre medarbetare inom kort endast består av en medarbetare. Detta arbete får fortsatt utvärderas. Kontaktsekreterargruppen lyfte att samverkan med andra enheter behövde utvecklas och upprätthållas. Detta är en fråga som försvunnit i organisationsförändringen och åter lyfts vid arbetsmiljöuppföljning 2018 och även då enheten satte målen för verksamheten 2018. Det framkom i tidigare handlingsplan att enheten önskade bevara ett respektfullt bemötande, trygghet i gruppen, trivsel samt att man upplevde att man har ett meningsfullt arbete. Hur man skulle bevara detta har inte lyfts fram i någon handlingsplan föregående år. Av vikt att poängtera är att under föregående år (vår och sommar) har flera familjehemsseketerare bytts ut och nya medarbetare utan erfarenhet av just familjehemssekreterararbetet börjat. Under samma period var enheten även utan 1:e socialsekrerare. Detta har under året som varit påverkat medarbetarna. Under hösten har en organistionsförändring gjorts och under hösten då förändringen skedde så rekryterades en 1:e som vikarierade i väntan på rekrytering av tillsvidareanställd 1:e och 8

även enhetschef rekryterades till enheten under hösten 2017. Detta har också påverkat medarbetarna och de processer som påbörjats men inte avslutats utifrån handlingsplanen. 1.3 Arbetsmiljörond (social och organisatorisk) Forskning visar på att flera faktorer påverkar den sociala och organisatoriska arbetsmiljön. Exempel på faktorer att undersöka är rimliga krav/arbetsbelastning, påverkansmöjligheter, socialt stöd, balans och återhämtning. Arbetsmiljöronden genomförs exempelvis genom att arbeta med resultatet i medarbetarenkäten i dialog med arbetsgruppen. Nedanstående frågor har plockats ut ur medarbetarenkäten då de har en tydlig koppling till nämnda faktorer ovan. I tabellen nedan ska du skriva i det värde som är aktuellt och sedan göra en analys av det samlade resultatet. Utifrån analysen, för in risker samt åtgärder/aktiviteter för att förebygga ohälsa i 1.5 Riskanalys och handlingsplan respektive friskfaktorer samt insatser/aktiviteter för att främja hälsa och arbetsmiljö i 1.6 Friskfaktorer och handlingsplan. Analysera resultatet ur ett jämlikhetsperspektiv. Observera att ni inte behöver göra en separat handlingsplan utifrån resultatet från medarbetarenkäten! Tillsammans med skyddsombud beslutades att i första hand använda checklista avseende den psykosociala arbetsmiljön. Beslutet grundar sig i att enheten har delats under 2017 och att enkäten inte är besvarad enbart av medarbetarna på Familjehemsenhet 1. Dock beslutades att medarbetarenkäten omnämns på APT då social och organisatorisk arbetsmijlö ska lyftas. Inför APT 180312 har skyddsombud och EC sammanställt de inlämnade cheklistorna. Det som enheten utifrån presentation av sammanställda checklistor och gruppdiskussioner kommit fram till är följande som är viktigt att prioritera att arbeta med: Att samtliga medarbetare upplever trötthet när de kommer hem och återhämtning lyfts av medarbetarna som en viktig fråga att arbeta med. Enheten står fortfarande till viss del i process att bli en enhet med många medarbetare som har samma profession. Detta är av vikt att vi fortsatt arbetar med. Ett flertal ser behov av att lyfta samarbetssvårigheter och på APT framkommer det tydligt att samarbetssvårigheterna är det externa samarbetet dvs gentemot de enheter som ger uppdrag om behov av familjehem. - Detta område har av enheten rödmarkerats Det som är viktigt att bevara: Arbetet som familjehems- och kontaktsekreterare upplevs av samtliga medarbetare som ett intressant och meningsfullt arbete. På APT framkommer att man önskar fördjupa och öka delen i arbetet som består i att ge uppdragstagare råd, stöd och handledning. Det goda kollegiala medarbetarskapet sätter enheten stort värde på att bevara och förstärka. 9

Observera att olika nivåer ska svara på olika frågor. Orsaken till detta är att vissa frågor kräver närhet till medarbetarna för att kunna göra en korrekt analys medan andra kräver en större grupp för att resultat ska vara säkerställt. Nivå som ska svara Fråga i medarbetarenkäten Värde som ska redovisas Värde Alla 41. Med stress menas ett tillstånd då man känner sig spänd, rastlös, nervös eller orolig eller inte kan sova på natten eftersom man tänker på problem hela tiden. Känner du av sådan stress för närvarande? Andel av medarbetarna som har svarat att de upplever väldigt mycket stress för närvarande Alla 13. ag har möjlighet att återhämta mig efter perioder av hög arbetsbelastning Medelvärdet för frågan Enhet 42. Hur ofta känner du av fysiska besvär (t ex huvudvärk, ont i rygg och nacke, musarm) som du tror beror på din arbetsmiljö? Andel av medarbetarna som har svarat att de känner av fysiska besvär varje dag Område och sektor 43. Hur många gånger de senaste 12 månaderna har det hänt att du arbetat, trots att du med tanke på ditt hälsotillstånd borde ha sjukanmält dig? Andel av medarbetarna som har svarat att de gått till arbetet trots sjukdom 4-5 gånger eller fler det senaste året Område och sektor 44. Kryssa för det alternativ som närmast beskriver hur fysiskt aktiv du har varit under de senaste 3 månaderna Frågan om fysisk akvititet: Andel av medarbetarna som har svarat att de är mest stillasittande Medarbetarenkäten har tillsammans med skyddsombud beslutats att inte använda då enhterna har organiserats om. Största vikten vid arbetsmiljöarbetet har lagts på den enkät som delats ut inför APT 12 mars 2018. 1.4 Arbetsmiljörond (fysisk) 10

Forskning visar på att flera faktorer påverkar den fysiska arbetsmiljön. Exempel på faktorer att undersöka är belastning, buller, luftkvalitet, kemikalier mm. Tänk särskilt på kemikalier i arbetsmiljön som är ett område som följs upp i Miljöledningssystemet Östra Göteborg- för klimat och miljö. Arbetsmiljöronden genomförs i dialog med arbetsgruppen. Under styrande dokument/personal/arbetsmiljö och hälsa hittar du stöddokument och information som underlättar arbetet med den fysiska arbetsmiljön. I chefsbrevet/miljödatabasen finns information om Göteborg -för klimat och miljö. Analysera resultatet ur ett jämlikhetsperspektiv. Identifiera risk- och friskfaktorer utifrån resultatet. För in risker samt åtgärder/aktiviteter för att förebygga ohälsa i 1.5 Riskanalys och handlingsplan respektive friskfaktorer samt insatser/aktiviteter för att främja hälsa och arbetsmiljö i 1.6 Friskfaktorer och handlingsplan. Tillsammans med skyddsombud beslutades att i första hand använda checklista avseende den fysiska arbetsmiljön. Beslutet grundar sig i att enheten har delats under 2017 och att enkäten inte är besvarad enbart av medarbetarna på Familjehemsenhet 1. På APT 180312 har enheten delats upp i tre grupper där medarbetarna tillsammans har gått igenom enkät utifrån fysisk arbetsmiljö. EC har tillsammans med skyddsombud sammanställt enkäterna. Samtliga kontorsrum har gåtts igenom utifrån fysisk arbetsmiljörond. Alla fel och avsaknad av hjälputrurstning noterades. På APT 180416 skickas sammanställning av behov av plan för åtgärder ut för genomgång. Större delen av medarbetarna har bra arbetsplatser med god belysning och rätt utrurstning i övrigt. Det var två stolar som var utjänta vilka har bytts ut. Det saknas skrivbordslampor på en del arbetsplatser och de som önskar kommer att få skrivbordslampa. Under föregeånde år erbjöds en ergonomisk genomgång av arbetsplatsen. Flertalet önskar en ny genomgång för att påminnas om hur man bäst står och sitter vid sin arbetsplats. De bekymmer som lyfts är gemensamma ytor där några mötesrum är för kalla och har för högt ljud från fläktsystem. Detta lyfts på husmöte för vaktmästargruppen att i sin tur lyfta till lokalförvaltningen. Det framkommer också att städningen av både kontor och gemensamma ytor inte är fullgod. Frågan lyfts på husmöte och medarbetarna har därefter fått del av vad som ska ingå i städningen, när den ska ske och vad de ska göra för bästa städning ska kunna utföras. Förhoppning är att detta ska förbättra städningen. 1.5 Riskanalys och handlingsplan Riskanalys Bedöm riskfaktorns allvarlighetsgrad. Prioritera vad som är viktigast att arbeta med. Många gånger kan riskerna bedömas direkt, ta annars hjälp av stödfrågor och riskmatris nedan. 11

Orsakas risken av mänskliga, tekniska och/eller organisatoriska faktorer? Hur troligt är det att något ska hända? Kan en eller flera medarbetare utsättas för risker? Vid vilka arbetsmoment är riskerna särskilt stora? Hur länge är medarbetarna utsatta? Vilket slags ohälsa och olycksfall kan inträffa? Bedöm om risken är acceptabel (grön), medelstor (gul) eller stor (röd). Bestäm vilka risker ni ska fokusera på och För in åtgärder/aktiviteter för att förebygga ohälsa i 1.5 Riskanalys och handlingsplan. Dessa kan du även med fördel omvandla till ett mål/aktivitet och föra in i din verksamhetsplan under uppdraget arbetsmiljö och hälsa Riskkällor/Risker Bedö m- ning Till handli ngspla n? Åtgärd/aktivitet för att minimera risken Ansva rig Klart när? Uppska ttad kostnad Ojämn arbetsbelastning i kontaktgruppen Grön Översyn av fördelning av uppdragen och arbetsuppgifter. 1:e och EC EC/1:e Dec 2018 12

Riskkällor/Risker Bedö m- ning Till handli ngspla n? Åtgärd/aktivitet för att minimera risken Ansva rig Klart när? Uppska ttad kostnad Svårt att styra arbetstakten - trött efter arbetet/ta med hem Gul På ett APT under våren och två under hösten arbeta med frågan tillsammans med medarbetarna. EC Dec 2018 Skapa en enhet - vi är många med samma eller liknande profession Gul Skapa en arbetsgrupp bestående av representant från de tre grupperna för att utveckla enheten och samverkan inom enheten. EC Oktobe r 2018 Samarbete med andra enheter som ger ger remisser om behov av familjehem Röd På ett APT på våren och två under hösten arbeta med "vad kan vi göra på vår enhet för att förbättra samverkan" EC Dec 2018 En av riskfaktorerna som lyfts är densamma som från föregående handlingsplan, att medarbetarna är trötta och tar med arbetet hem i tankarna. Den plan som togs fram under föregående år och som påbörjades att arbeta med på dåvaranade enhet kommer att tas upp på APT under våren. Frågan kommer lyftas om den nya enheten vill arbeta utifrån den strukturen eller om medarbetarna vill arbeta fram ett nytt sätt att förhålla sig till den upplevda arbetsbelastningen som påverkar fritiden. Enheten är ny och en riskfaktor lyfts runt detta dock ser även medarbetarna detta som en möjlighet där vi kan hitta nya arbetssätt att nyttja att vi är många med samma eller liknande professioner. Det som medarbetarna framhåller som ett område som behöver prioriteras utifrån arebtsmiljön är samarbetet med andra enheter. Samarbetet sker många gånger i akuta skeden vilket är en extra riskfaktor. Då det på flera av de enheter vi arbetar mot har skett personalomsättning kommer vi fokusera på vad vår enhet kan göra för att stärka och trygga samarbetet och i detta bli tryggare i vår roll och se över vad vi kan stötta våra kollegor på andra enheter med. Fokus kommer initialt vara runt de samarbetesytor som sker i akuta skeden då den största riskfaktorn finns där. 1.6 Friskfaktorer och handlingsplan Analysera friskfaktorer genom att bedöma hur de bidrar till en god arbetsmiljö och hälsa. Analysera gärna med hjälp av MTO, Människa, Teknik, Organisation. Är det mänskliga, tekniska eller organisatoriska faktorer som spelar roll för att medarbetare ska må bra? Kan dessa utvecklas för att fler ska må bra? Prioritera vad som är viktigast att arbeta med. Skapa insatser/aktiviteter för att främja hälsa. Dessa kan du med fördel omvandla till ett mål/aktivitet och föra in i din verksamhetsplan under uppdraget arbetsmiljö och hälsa 13

Friskfaktorer Till handli ngspla n? Åtgärd/aktivitet för att främja hälsa Ansva rig Klart när? Uppska ttad kostnad Kollegialt handledarskap för att motverka att ta med arbetet hem. HUR kan vi förstärka/värna detta ska ges möjlighet att arbete med på ett APT under våren och ett under hösten. EC Oktober 2018 De omväxlande arbetsuppgifterna N Enheten lyfter en önskan om en utveckling av vår handledning till våra uppdragstagere vilket finns med i våra mål för verksamheten och läggs därför inte till handlingsplan. Friskvård på arbetstid Ska lyftas på APT i april där gemensamma aktiviteter ska tas fram EC Maj 2018 Enheten lyfter att det finns en god gemenskap och ett gott kollegialt handledarskap. Hur vi kan stärka detta kommer enheten ges tid att diskutera på APT hösten och våren 2018. Samtliga medarbetare uppskattar sitt arbete utifrån att de har ett omväxlande arbete och för att stärka detta önskar man förstärka den handledande delen i arbetet mot uppdragstagarna. Detta har enheten lyft i vårt målarbete och har påbörjat ett arbete med varför detta inte läggs till handlingsplan i arbetsmiljöarbetet. Friskvård på arbetstid önskar enheten värna som en viktig friskfaktor. På APT i april har vi samlat alla aktiviteter som görs gemensamt som friskvård på arbetstid för att alla ska känna till de olika aktivitetarna och att förebygga att medarbetare känner utanförskap. 1.7 Tillfälliga uppföljningsfrågor För att uppnå en hälsofrämjande arbetsmiljö måste alla medarbetare känna sig välkomna och en del av gemenskapen. En arbetsmiljö fri från trakasserier, sexuella trakasserier, diskriminering och kränkande särbehandling är en grundsten för att våra medarbetare ska må bra. Dessa frågor kommer att ligga till grund för kommande kompetensutvecklingsinsatser inom ramen för En hälsosam arbetsplats. Har du som chef hanterat ärenden på din/dina enheter med koppling till följande under det senaste året: N - diskriminering? N - trakasserier kopplat till diskrimineringsgrunderna? N - sexuella trakasserier? N kränkande särbehandling? Har du i så fall tagit stöd av HR för att hantera dessa ärenden? N 14

Har du som chef?genomfört en analys av risker för diskriminering, trakasserier kopplat till diskrimineringsgrunderna, sexuella trakasserier på din enhet/enheter? Har du som chef?analyserat orsakerna bakom eventuella risker? Har du vidtagit några förebyggande och främjande åtgärder med koppling till diskriminering eller trakasserier på din enhet/enheter? 1.8 Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen Beskriv arbetsmiljöfrågor eller åtgärder som det finns anledning att lyfta i organisationen utifrån att du behöver stöd i frågan av sektorsledning, lokal samverkansgrupp (LSG), förvaltningsledning eller förvaltningens samverkansgrupp (FSG). Vissa utrymmen i en av de större samlingssalarna på Tellusgatan är för kall. Den lokal som lyfts som ett arbetsmiljöproblem är Storefjäll på Tellusgatan. Enheten använder denna lokal på veckobasis och samtliga medarbetare fryser under de ofta lite längre möten som hålls där. Detta lyfts av enhetschef på s.k. husmöte där även vaktmästare/intendent ingår och är av vikt att möjligheter till åtgärder ses över då denna lokal tidigare lyfts ett flertal tillfällen som ett arbetsmiljöproblem. Även fläktsystemet i denna lokal lyfts då ljudet stör. 15

2 Mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön Enligt AFS 2015:4 om Social och organisatorisk arbetsmiljö ska arbetsgivaren ta fram mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Målen ska syfta till att främja hälsa och arbetsmiljö samt öka organisationens förmåga att motverka ohälsa, exempelvis genom att stärka och förbättra kommunikation, lärande, ledarskap, samarbete, inflytande och delaktighet. Arbetsgivaren ska ge arbetstagarna möjlighet att medverka i arbetet med att ta fram målen och se till att arbetstagarna känner till dem.samtidigt ska målen vara förankrade i högsta ledningen och utgå från arbetsmiljöpolicyn. Det innebär att förvaltningen kommer att sätta mål på alla nivåer. Varje enhet tar fram minst ett mål eller en aktivitet utifrån er arbetsmiljökartläggning. Detta mål/aktivitet lägger du till i justera plan under området Styrning och ledning där det finns ett uppdrag som heter "Alla enheter ska ha ett mål och/eller en aktivitet avseende arbetsmiljö och hälsa." Det blir då synligt i tabellen nedan. Förvaltningsledningen och sektorsledningarna tar därefter fram övergripande mål som gäller för förvaltningen respektive sektorerna. 2.1 Arbetsmiljö och hälsa 2.1.1 Alla enheter ska ha ett mål och/ eller en aktivitet avseende arbetsmiljö och hälsa Beskrivning av uppdrag Enligt AFS 2015:4 om Social och organisatorisk arbetsmiljö ska arbetsgivaren ta fram mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Arbetsgivaren ska ge arbetstagarna möjlighet att medverka i arbetet med att ta fram målen och se till att arbetstagarna känner till dem. Målen ska syfta till att främja hälsa och arbetsmiljö samt öka organisationens förmåga att motverka ohälsa, exempelvis genom att stärka och förbättra kommunikation, lärande, ledarskap, samarbete, inflytande och delaktighet. 16

3 Uppföljning höst 2018 Du, som chef, ansvarar för att systematiskt undersöka, rapportera, åtgärda och följa upp arbetsmiljön och hälsan inom din verksamhet. I juridisk mening, enligt Arbetsmiljölagen, är även chefer medarbetare. Observera att det på grund av detta finns två separata arbetsmiljöuppföljningar i Rappet. För mer information om arbetsmiljöarbete och ditt ansvar som chef, se Styrande dokument/personal/arbetsmiljö och hälsa. I SDF Östra Göteborgs arbetsmiljöuppföljning ingår att du som chef analyserar nyckeltal samt genomför arbetsmiljöronder och rapporterar in resultat och analys för dessa, samt åtgärder. Arbetsmiljöronder gör du tillsammans med dina medarbetare. Under rubriken Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen skriver du in de frågor som du och dina medarbetare behöver stöd och hjälp med att hantera, från sektorsledning, lokal samverkansgrupp (LSG), förvaltningsledning eller förvaltningens samverkansgrupp (FSG). Att tänka på i analysarbetet ämlikhetsperspektivet (ämlikhet är alla människors lika värde oavsett kön, könsidentitet eller könsuttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning, ålder, socioekonomi och geografisk hemvist i staden. ämställdhet är jämlikhet mellan könen) Identifiera risk- och friskfaktorer utifrån resultatet* * En riskfaktor är något i arbetsmiljön som kan leda till ohälsa och ska tas bort eller minimeras. En friskfaktor är något i arbetsmiljön som gör att hälsan bevaras eller förbättras hos de anställda på arbetsplatsen. Tänk på att faktorerna kan gälla såväl fysisk, psykisk eller social arbetsmiljö samt finnas på så väl organisations-, gruppsom individnivå. Tidplan 2018 Tidplan för arbetsmiljöuppföljningen hösten 2018 Den 21 oktober ska du som chef vara klar med din uppföljning och ha rapporterat in den i Rappet. Senast vecka 47 ska redovisning och slutsamverkan ha skett i lokal samverkansgrupp (LSG). För detta ansvarar du som områdeschef. Det innebär att arbetsmiljöuppföljningen - inklusive analys och handlingsplan för enheterna respektive områdena - redovisas och samverkas i den lokala samverkansgruppen. Tänk på att det kan behövas två tillfällen. Senast vecka 51 ska redovisning och slutsamverkan ha skett i förvaltningens samverkansgrupp (FSG). För detta ansvarar du som sektorschef. Det innebär att arbetsmiljöuppföljningen - inklusive analys och handlingsplan för sektorn - redovisas och samverkas i förvaltningens samverkansgrupp. Tänk på att det kan behövas två tillfällen. Två gånger per år ska förvaltningen rapportera nuläge och handlingsplan avseende arbetsmiljö och hälsa till nämnden 17

3.1 Analys av nyckeltal 3.1.1 Arbetsskador, otillåten påverkan och tillbud Statistik finns i IT-systemet LISA. Du kan även be din HR- specialist eller processledaren för arbetsmiljö och hälsa om stöd. Du behöver inte föra in statistiken utan bara analysera den. Analys Vilka är de vanligaste händelserna som förorsakar arbetsskador eller tillbud? Vad beror detta på? Analysera utifrån modellen Människa- Teknik- Organisation. Ta med jämlikhetsperspektiv i analysen. Sedan föregående arbetsmiljöuppföljning så har två LISA-anmälningar gjorts. Det har inte varit relaterat till arbetet i direkt kontakt med våra uppdragstagare. Ett tillbud har orsakats av felaktigt hjälpmedel vid dataarbetet men detta har åtgärdats och ingen medarbetare ska använda liknande hjälpmedel. En struktur har skapats för arbetet med LISA-anmälningar där EC och skyddsombud har en stående tid varje månad efter APT där vi går igenom de LISA-anmälningar som gjorts. 3.1.2 Sjukfrånvaro Statistik kan tas fram ur IT-systemet Nekksus, se anvisning längst ned i denna 18

textrutan. Du behöver inte föra in statistiken utan bara analysera den. Analysera total sjukfrånvaro samt korttidsfrånvaro (1-14 dagar) för halvår 2016 och 2017. På områdes- och sektorsnivå ska statistiken även analyseras per kön. På sektorsnivå ska de befattningar som har högst sjukfrånvaro tas fram och analyseras. Analysfrågor: Varför ser sjukfrånvaron ut som den gör? Vilka risk- respektive friskfaktorer påverkar? Vad kan vi som arbetsgivare påverka? Analysera ur ett jämlikhetsperspektiv. För in risker samt åtgärder/aktiviteter för att förebygga ohälsa i 1.5 Riskanalys och handlingsplan. För in friskfaktorer och aktiviteter för att främja hälsan och arbetsmiljön i 1.6 Friskfaktorer och handlingsplan Instruktion för att ta fram statistik i Nekksus Välj enhet. År: 2016 respektive 2017 Period: juni Kolumnuppsättning Sjuk% ackumulerad Anställningsform: alla Du kan även be din HR-specialist eller processledaren för arbetsmiljö och hälsa om stöd. I augusti 2018 är den ackumulerade korttidsfrånvaron på 2.3% och långtidsfrånvaron 11,3%. På enheten har vi en medarbetare som varit långtidssjukskriven mycket lång tid och några medarbetare som varit långtidssjukskriven under 2018 vilket påverkar långtidsfrånvaron. Detta har varit en som är en kombination av privat- och arbetsrelaterat men den största delen har inte varit arbetsrelaterat utan bl.a. varit en fallolycka på fritiden och graviditet. Att jämföra sjukfrånvaron är idag inte relevant då förra årets siffror bygger på en annan enhet än den vi har idag. 3.2 Uppföljning och revidering av handlingsplan Följ upp 1.5 Riskanalys och handlingsplan samt 1.6 Friskfaktorer och handlingsplan och revidera vid behov. Fundera kring: 19

Har åtgärderna som beslutats i handlingsplanen genomförts? Om inte, varför? Har genomförda åtgärder lett till önskat resultat? Vad återstår? Hur ska de lösas? Finns det andra lösningar än de tänkta åtgärderna? På APT den 24 september har enheten delats upp i fem olika grupper. Två olika grupper som diskuterade handlingsplanen utifrån vårt arbetsmiljöarbete under våren och om planerade åtgärder lett till önskat resultat. Två olika grupper som arbetade med ett av våra mål i arbetsmiljöplanen, "Hur ska vi motverka att ta hem arbetet" och en grupp som arbetade med frågan som Förvaltnings Gemensam Samverkansgrupp, FSG, skickat ut avseende ideer om hur vi kan arbeta för att minska sjukfrånvaro. Uppföljning av handlingsplan inom vårt Arbetsmiljöarbete Kontaktgruppen har påbörjat, utifrån en av 1:e och arbetsgruppen skapad struktur för en form av ärendetyngdsmätning, att gå igenom handläggarnas ärendemängd och se över fördelningen. Detta arbete är inte färdigställt men arbetsbelastningen kommer innan året är slut att vara jämn i gruppen. På APT under våren och APT den 24 september har vi arbetat med frågan om hur vi motverkar att ta med arbetet hem och samtidigt hur förstärker vi det kollegiala som idag är en positiv kraft på enheten. Regelbunden ärendgenomgång med alla handläggare har påbörjats av 1:arna. På APT den 24 september lyfts att handläggarna önskar en tydlig struktur i detta. Som en utveckling i att motverka att ta med arbetet hem lyfts också en önskan om att på team ha en runda där alla ges möjlighet att berätta om sin vecka. Dessa förslag tar 1:arna med för att kunna påbörja att arbeta utifrån. Avseende att bli en enhet uppger medarbetarna att det målet upplevs att vi är i mål med trots att någon särskild grupp inte skapats dock är detta ett árbete att ha en medvetenhet runt och kontinuerligt ha med i arbetet. Samarbete med andra enheter är en fråga vi behöver fortsätta arbeta med enligt planen. Denna fråga kommer att lyftas på ytterligare APT under hösten och 1:arna arbetar på att hitta samverkansvägar mot de övriga enheterna både utifrån kontaktuppdragen och familjehemsuppdragen. Friskvårdsaktiviteter som finns har enheten på APT under våren gått igenom. Detta har haft en positiv påverkan och flertalet medarbetare nyttjar friskvård på arbetstid. En hälsoinspiratör har utsetts på APT den 24 september och frågan lyfts avseende att skapa en gemensam friskvårdsaktivitet i samband med APT. Vår hälsoinspiratör kommer att tillsammans med EC se över möjlighet till detta. Enheten kommer också tillsammans med hälsopinspiratören ansöka om medel från Hälsopotten. 3.3 Hot- och våldsplan Hot och våld Har enheten en rutin för hot- och våldssituationer som följer stadsdelens mall? Är den känd för alla medarbetare? Välj mellan a/nej/ej tillämplig 20

Hot och våld Har ni reviderat den minst en gång den senaste 12-månadersperioden? Välj mellan a/nej/ej tillämplig Enheten har på APT under våren genomfört en övning utifrån en hot- och våldssituation. Frågor lyftes då som kommer att tas med vid revidering av Hot- och våldsplanen under hösten 2018. 3.4 Brandskydd (SBA) SBA Har enheten SBA- föreskrifter? Är de kända för alla medarbetare? Har ni haft brandskyddsrond på alla arbetsplatser inom enheten under den senaste 12- månadersperioden? Har ni haft utrymningsövning under den senaste 12- månadersperioden? Har ni haft brandskyddsutbildning under de senaste 3 åren? Välj mellan a/nej/ej tillämplig N 3.5 Heltidsarbete ar Kommunal och Sveriges Kommuner och landsting har kommit överens om att heltid ska vara norm och att fler ska arbeta heltid. Alla arbetsgivare ska planera för hur andelen medarbetare som arbetar heltid ska ökad, vilket framgår av det centrala kollektivavtalet med Kommunal, HÖK 16. I Östra Göteborg ska en plan för detta tas fram på områdesnivå. Planen ska utgå ifrån verksamhetens behov och resurser. Planen ska stämmas av årligen fram till maj 2021. I början av hösten 2018 genomfördes en enkät till de medarbetare som var tjänstlediga enligt Heltidsavtalet mellan Göteborgs Stad och Kommunal. Syftet med enkäten är att identifiera om arbetsmiljön är orsaken till att medarbetare valt att gå ner i tid. Följ länk för sammanställning av enkätresultat på områdesnivå. Analysera ert område och ta fram åtgärder för att öka andelen som arbetar heltid. Fokusera på de orsaker som vi som arbetsgivare kan påverka. Skriv in åtgärderna i områdets 1.5 Riskanalys och handlingsplan. 3.6 Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen Beskriv arbetsmiljöfrågor eller åtgärder som det finns anledning att lyfta i organisationen utifrån att du behöver stöd i frågan av sektorsledning, lokal samverkansgrupp (LSG), förvaltningsledning eller förvaltningens samverkansgrupp (FSG). Det har kommit upp att sedan bilpoolen har minskat sitt antal bilar har det påverkat 21

kommunikationer och möjligheten att boka in möten. Detta ser enheten behov av att lyfta. Avseende lokaler så har det företrädesvis varit bekymmer med luft och temperatur i de stora samlingslokaler som idag är avstängda pga att de är under renovering. FÖrhoppning finns att de bekymmer som tidigare varit åtgärdas i samband med renoveringarna. 22

4 Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljösarbetet Den årliga uppföljningen av vårt systematiska arbetsmiljöarbete (SAM) är en lagstadgad återblick av hur vi under det gångna året arbetat med arbetsmiljöfrågorna. Syftet är att se hur vi i praktiken arbetar med dessa frågor. Uppföljningen ska säkerställa att vi lever upp till föreskrifterna om SAM, AFS 2001:1. Om det vid uppföljningen framkommer brister ska dessa åtgärdas. Den årliga uppföljningen är ett underlag för att förbättra arbetsmiljöarbetet nästkommande år på såväl enhets- som förvaltningsnivå. Enhetschef och skyddsombud går gemensamt igenom frågorna nedan i samband med höstens arbetsmiljöuppföljning. Detta för att stämma av hur SAM fungerar på enheten och vilka frågor enheten behöver fokusera på under nästkommande året. Frågorna besvaras i Stratsys, skrivs ut, undertecknas av chef och skyddsombud och skannas sedan in som en bilaga. Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet Område Väl mellan a, Nej eller Delvis Vilka åtgärder ska genomföras för att förebygga riskerna? Ansvarig för att åtgärderna genomför?s När ska åtgärderna vara genomförda? Datum för uppföljning I VERKSAMHETEN: Finns arbetsmiljöjfaktorerna med när beslut ska fattas? a När arbetsmiljöfrågorna hanteras i verksamheten, gäller det såväl fysiska som psykologiska och sociala arbetmiljöförhållanden? a Finns det mål för den sociala och organisatoriska arbetsmiljlön i er verksamhetsplan? a Sker arbetsmiljöarbetet i samverkan mellan arbetsgivaren, skyddsombud och övriga medarbetare? a Genomförs APT regelbundet (minst 10 ggr/år) då medarbetarna ges möjlighet att påverka arbetsmiljön och verksamheten? a RUTINER OCH INSTRUKTIONER: Är arbetsmiljöpolicyn känd hos alla medarbetare? Delvis Öka kännedom om dessa på ett APT EC Oktober 2018 December 2018 Finns det skriftliga instruktioner för a Dessa riskbedömningar 23

arbetsuppgifter som kan innebära allvarlig risk för ohälsa eller olycksfall? används dock företrädesvis på andra enheter då vi i första hand möter uppdragstagare. Har alla på arbetsplatsen tillräckliga kunskaper om riskerna och hur man aförebygger olhälsa eller olyckor? a Används personlig skyddsutrustning/hjälpmedel som är bestämt? a UNDERSÖKA, RISKBEDÖMA, ÅTGÄRDA OCH KONTROLLERA: Undersöks arbetsmiljön regelbundet enligt våra rutiner genom att ex. gå skyddsronder och genomföra medarbetarsamtal? a Undersöks även chefers arbetsmiljö enligt våra rutiner? a Görs en ABCD risk- och konsekvensbedömning inför planerade ändringar i verksamheten, ex omorganisation eller ombyggnation? a Åtgärdas de risker som upptäcks i arbetet så snart som möjligt? a Dokumenteras resultatet av undersökningen i en handlingsplan? Nej Då behov av ABC uppkommer skall detta göras. EC Utvärderas resultatet av genomförda åtgärder? a RAPPORTERING OCH UTREDNING Rapporteras tillbud och arbetsskador i verksamheten? a Utreds orsakerna till varför ohälsa, tillbud och olycksfall har intrräffat? a Anmäls allvarliga olycksfall och tillbud till Arbetsmiljöverket? a UTVÄRDERING AV UPPFÖLNING 24

Var ovan frågor lätta att svara på? Saknar ni något i materialet? a Nej 25