SMÅLANDSIDROTTEN 6/2018 Protokoll fört vid sammanträde med styrelsen för Smålands Idrottsförbund och SISU Idrottsutbildarna Småland torsdagen den 18 oktober 2018 klockan 18:30-20:00, via video (Jönköping, Kalmar, Växjö) Närvarande: Roger Ödebrink, ordförande Agneta Jäverskog Gunnar Bergman Thomas Bolin Agneta Hallberg-Hansson Marie Hedberg Thomas Olsson Jan Stemberger Anmält förhinder: Ann-Louis Edén Dessutom närvar: Ola Henriksson, hedersordförande Rickard Strandberg, tjänsteman Anders Johansson, tjänsteman Karin Carlsson, tjänsteman Vid protokollet: Rickard Strandberg 94 Öppnades sammanträdet av ordförande Roger Ödebrink som hälsade alla välkomna till dagens sammanträde. Uppdragslistan avrapporterades. 95 96 Den av sekreteraren utsända dagordningen godkändes, med ett par tillägg under rapporter och övriga frågor. 97 Föregående mötesprotokoll från 2018-09-15 lades med godkännande till handlingarna. 98 Ekonomiska rapporter a) Smålands Idrottsförbund Ekonomisk rapport för Smålands Idrottsförbund 2018-09-30 lades med godkännande till handlingarna (bilaga 1 till originalprotokoll). Inledning Uppdragslistan Dagordning Föregående protokoll Ekonomi b) SISU Idrottsutbildarna Småland Ekonomisk rapport för SISU Idrottsutbildarna Småland 2018-09-30 lades med godkännande till handlingarna (bilaga 2 till originalprotokoll).
99 Planeringsarbetet Karin rapporterade om det pågående planeringsarbete där vi bland annat genomför kontinuerliga planeringsmöten med RF/SISU. I samband med Riksidrottsforum i Ronneby kommer vi att finnas på plats med en monter/utställning. RIM 2019 Alexander Krüger, RF, närvarar vid vår styrelse/personalkonferens 2018-12-06, där han kommer berätta om de olika utredningarna/förslagen inför RIM, bland annat anslutning, samt stödformer. 2019-03-21 kommer en värdskapsutbildning med RF/SISU att genomföras i Jönköping för styrelse och personal. Planering angående vår monter vid mässan är påbörjad, liksom planering av Idrottens dag som kommer att genomföras i Jönköpings centrum under lördagen. På vår hemsida finns ett arbetsrum där vi bland annat speglar tre olika föreningars arbete med utvecklingsresorna inför resan fram till RIM. Mötesplatser/konferenser kommer att genomföras, bland annat med SDF och kommuner. Föredrogs även hela programmet från torsdagen (middag hos landshövdingen på kvällen) fram till söndagen. Smålands Idrottshistoriska sällskap Smålands Idrottshistoriska sällskapet fyller 30 år 2019. Under lördagen kommer en buss att transportera intresserade smålänningar till Elmia, där man även kommer att ha sitt årsmöte. Styrelsen beslutade godkänna rapporten samt att vi nästa styrelsesammanträde, 2018-12-06 i Växjö, diskutera inbjudningar samt innehåll till SDF och kommunkonferenser, tillsammans med representant från utsedd arbetsgrupp. 100 Strategisk plan Anders föredrog dokument som beskriver strategi/utveckling gällande Idrottsservice Småland AB (bilaga 3 till originalprotokoll). Tjänster som erbjuds i nuläget är ekonomi och personaladministration. Prioriterade målgrupper är SDF och IF. Visionen är att etablera oss med kontor och anställd personal i Jönköping (för närvarande två anställda), Kalmar och i Växjö. Fas 1 startade hösten 2017, uppstart/uppbyggnad. Fas 2 från och med hösten 2018 till och med 2021, ska ses som en etableringsfas för att från och med 2022 vara en fullt fungerande verksamhet med egen finansiering. Idrottsservice Småland AB Bolagets styrelse kommer noga följa utvecklingen av verksamhet och ekonomi med sex månaders intervall och kommer löpande rapportera till Smålands Idrottsförbunds styrelse. Styrelsen godkände den strategiska planen.
101 Kartläggning en juridisk person Rickard och Anders föredrog arbetet med sammanläggningen av DF och SISU-d. Som ett led i effektiviseringen av den regionala verksamheten kommer RF och SISU Idrottsutbildarna, i vårt fall Smålands Idrottsförbund och SISU Idrottsutbildarna Småland från och med 2020-01-01 sammanläggas till en juridisk person. Motsvarande förändring ser även i de övriga 18 distrikten. Sammanläggning DF/SISU Huvudanledning till sammanläggningen Vi förenklar administrationen, vilket ger oss ökad möjlighet till effektivisering inom bland annat ekonomi, kommunikation, IT och HR. Den gemensamma organisationen kommer fortsatt att ha två tydliga uppdrag, ett idrottsuppdrag och ett folkbildningsuppdrag. Vi kommer fortsätta att särredovisa folkbildningsstödet eftersom SISU Idrottsutbildarna även fortsättningsvis är ett fristående studieförbund. Process Beslut vid extrastämma RF och SISU i samband med Riksidrottsforum i Ronneby 2018-11-10 11, samt vid extra distriktsidrottsstämma 2019-03-04 i Växjö. Beslutsunderlag angående sammanläggning Smålands Idrottsförbund SISU Idrottsutbildarna Småland, se bilaga 4 till originalprotokoll. Styrelsen beslutar att såsom styrelsens förslag till extra årsstämman 2019 föreslå att SISU Idrottsutbildarna Småland, organisationsnummer 826001-2656 (Svenska Idrottsrörelsen DT Studieförbund i Småland SISU) läggs ner från och med 2020-01-01 och att såsom styrelsens förslag till extra årsstämma 2019 föreslå att samtliga tillgångar vid nedläggningen förs över till Smålands Idrottsförbund, organisationsnummer 826000-3747. 102 Förslag till ny Jämställdhetsplan 2019 2021 Rickard presenterade ett förslag till ny Jämställdhetsplan för perioden 2019 2021 (bilaga 5 till originalprotokoll). Jämställdhetsplan Beslutade styrelsen godkänna det upprättade förslaget till ny Jämställdhetsplan för 2019 2021. 103 Årsplan/mötesplan 2019 Följande möten planeras: 2019-01-24, styrelsemöte via video 2019-03-04, Extra distriktsidrottsstämma gällande sammanläggning, Växjö 2019-03-21, Värdskapsutbildning inför RIM, Jönköping 2019-05-23, Middag hos landshövding Helena Jonsson, Jönköping 2019-05-24-26, RIM Elmia, Jönköping 2019-06-10, Styrelsemöte i Växjö 2019-09-12-13, styrelsemöte - tillsammans med personal, plats ej fastställt 2019-11-04, Styrelsemöte i Växjö 2019-12-05, Styrelsemöte i samband med personalkonferens, preliminärt Jönköping Årsplan/ mötesplan 2019
I avvaktan på årsplan för möten med RF/SISU beslutade styrelsen att fastställa mötesplan 2019 vid styrelsemötet 2018-12-06. 104 Extern representation Styrelsen beslutade om ansvarsfördelning för extern representation enligt bilaga 6 till originalprotokoll. Extern-/ representation Övrig representation 2018-10-19 20, Golfting, Ekerum, Öland Roger Ödebrink 2018-26 27, Region Syds gemensamma styrelsekonferens, Växjö Thomas Bolin, Tomas Olsson, Roger Ödebrink, Jan Stemberger, Marie Hedberg samt Mikael Fagerström (verksamhetschef) 2018-11-01, Länskommitté Sveriges Nationaldag (beslut om nedläggning) Gunnar Bergman 2018-11-10 11, Riksidrottsforum, Ronneby Roger Ödebrink, Agneta Jäverskog, Rickard Strandberg samt Karin Carlsson (verksamhetschef) 2018-11-12, Folkrörelsearkivets årsmöte Gunnar Bergman 105 Sekreterarens rapport Sekreterarens rapport lades med godkännande till handlingarna (bilaga 7 till originalprotokoll). 106 Alkoholpolicy Rickard föreslog följande skrivning (ingår i Personalpolicyn): Vid intern och extern representation ska de råda restriktivitet beträffande nyttjande av alkohol. Alkoholfria alternativ ska alltid erbjudas. Vid interna möten (styrelse- och personalkonferenser) ska alltid alkoholhaltig dryck betalas av respektive individ. Om alkohol ska erbjudas vid extern representation, fattas beslut i särskild ordning av distriktsidrottschef och /eller ordförande. Rapporter Övriga frågor Styrelsen beslutade enligt nämnda förslag. Projektmedel till SDF, som beslutas av styrelsen Rickard föredrog arbetet med SDF-dialoger, där vi utöver SDF-bidrag, för dialog om satsningar som även kan finansieras av Idrottslyft, Inkludering med mera. För att få en snabbare handläggning önskar tjänstemännen få möjlighet att vid dialog även få mandat att kunna bevilja nämnda SDF-projektmedel, således utan beslut av styrelsen. I samband med förslag till budget kommer styrelsen presenteras förslag på disponering av Idrottslyft och Inkluderingsmedel, SDF-bidrag, samt en tydligare utvärdering och uppföljning. Styrelsen beslutade godkänna förslaget. 107 Nästa sammanträde genomförs 2018-12-06 i Växjö. Nästa sammanträde
108 Avslutades sammanträdet 20:15 av ordförande, Roger Ödebrink, som tackade alla för ett konstruktivt och bra sammanträde. Avslutning Vid protokollet: Rickard Strandberg