Sida 1 av 7 CF-P 1.10.2 2009/222 MÄLARDALENS HÖGSKOLA HANDLINGSPLAN VID SÄRSKILD HÄNDELSE Denna handlingsplan är senast reviderad 2015-05-06 Besöksadress: Drottninggatan 12 Besöksadress: Högskoleplan 1 Webb: www.mdh.se Postadress: Box 325, 631 05 Eskilstuna Postadress: Box 883, 721 23 Västerås E-post: registrator@mdh.se Tel: 016-15 36 00 Fax: 016-15 36 30 Tel: 021-10 13 00 Fax: 021-10 14 00 Org.nr: 2021002916
Sida 2 av 7 Innehållsförteckning 1. Inledning.3 2. Avgränsning..3 3. Generell åtgärdsplan.4 4. Massmedia..5 5. Information.5 5.1 Medarbetare och studenter 5.2 Anhöriga 6. Högskolans ledningsgrupp vid särskild händelse (LSH).6 7. Viktiga telefonnummer..7
Sida 3 av 7 1.Inledning Arbetsmiljöverket har i sina föreskrifter fastslagit att varje arbetsställe som omfattas av arbetsmiljölagen ska ha en organisation för kris och krishantering. På Mälardalens högskola är ledningsgruppen för särskilda händelser (LSH)den stödfunktion vid högskolan som samordnar krishanteringsarbetet enligt denna plan. Gruppen har en sammansättning som kan minskas eller utökas utifrån de krav på ledning som händelsen kräver. Gruppen samordnar all extern kontakt såsom polis, räddningstjänst, posom-grupp, massmedia och företagshälsovård. Samordning av all intern kontakt ingår också i gruppens ansvar. Handlingsplanen gäller vid oväntade större händelser, s. k särskild händelse, som på ett eller annat sätt kan komma att få stor påverkar på ordinarie verksamhet. Syftet med handlingsplanen är att skapa en grundläggande hanteringsförmåga vid särskilda händelser. Hanteringsförmågan omfattar att Leda, samordna och informera om händelseförloppet Besluta om och genomföra insatser vid händelseförlopp Högskolans åtgärder vid särskild händelse med personskador eller dödsfall som följd är inriktade på stödjande åtgärder direkt efter händelsen. Akuta insatser samordnas av SOS, alarmnummer 112. Akademichefer/ bibliotekschef och förvaltningschef ska på lämpligt sätt inom respektive verksamhet sprida kännedom bland medarbetare och studenter om denna handlingsplan och eventuella rutiner på lokal nivå. Orangefärgade informationsblad med rubriken SÄRSKILD HÄNDELSE finns uppsatta runt om i högskolans lokaler. Informationsbladet anger aktuellt telefonnummer samt kort beskrivning av vad som ska göras vid en särskild händelse. Informationsbladet uppdateras av personalsektionen vid förändringar och årligen. 2.Avgränsning Grundprincipen är att aktuell händelse om möjligt ska hanteras av berörd verksamhetschef. Det är därför viktigt att säkerställa att berörd/berörda chefer så tidigt som möjligt underrättas om vad som hänt så att beslut kan fattas om lämpliga åtgärder. Resor till och från arbetet samt resor i tjänsten omfattas av denna handlingsplan.
Sida 4 av 7 Denna handlingsplan är normalt inte tillämplig i situationer där medarbetare eller studenter skadas eller förolyckas utanför tjänsten eller studierna. Ledningsgruppen för särskilda händelser (LSH) ska kontaktas när det bedöms att något inträffat som kan komma att får allvarliga följder för medarbetare, studenter, gäster, lokaler och utrustning eller på annat sätt har en större påverkan på ordinarie verksamhet. Exempel på händelser som kan leda till att gruppen träder i funktion är händelse eller uppkommen situation som iakttagaren uppfattar som avvikande från normal. Brand eller explosion i högskolans lokaler med personskador eller skada på egendom och/eller dödsfall som följd Olycksfall inom högskolans lokaler Våld eller hot om våld i högskolans lokaler Olyckshändelser m.m. på annan plats än i högskolans lokaler där medarbetare på tjänsteresa eller studenter som ett led i studierna drabbas av personskador eller dödsfall Brottsliga handlingar av större omfattning såsom stöld av högskolans egendom, grov skadegörelse eller omfattande sabotage som drabbar strömförsörjning eller telefonidata verksamhet (system eller nät). 3.Generell åtgärdsplan - Den som upplever att något inträffat som kan komma att får allvarliga följder för medarbetare, studenter, gäster, lokaler och utrustning eller på annat sätt har en större påverkan på ordinarie verksamhet, kontaktar under kontorstid kl 08.00 16.30, i första hand närmaste chef och i andra hand någon ur LSH och beskriver det inträffade. Utanför ordinarie kontorstid kontaktas någon ur LSH på telefon 073-960 88 22. - Om chef kontaktats gör denne en bedömning om någon ur LSH ska informeras. - Skaffa snabb överblick. Vad har hänt? Hur många är drabbade? Är någon skadad? Är det möjligt att ge första hjälpen? Finns någon kvar i olycksområdet? - Om den i LSH som kontaktats gör bedömningen att det är en särskild händelse, övergår det operativa ansvaret till LSH. - LSH träder i tjänst och fördelar arbetsuppgifter och ger besked om vem som ger information internt och externt.
Sida 5 av 7 - Informationsmöte ordnas snarast. Till detta möte kallas personer som, utifrån händelsen, bedöms behöva information. Följande personers deltagande värderas särskilt. Akademi-,förvaltning- eller biblioteksledning, närmaste chef, huvudskyddsombud, fackliga företrädare. - Vid informationsmötet diskuteras framtagen handlingsplan för händelsen och ansvar för handlingsplanens delar tydliggörs. - Efter att ärendet avslutats sammankallar den som varit samordnare för ärendet till möte då analys av arbetet sker. Vid mötet deltar de som varit delaktiga i arbetet. - Den skriftliga analysen skickas till högskolan ledning, huvudskyddsombud och fackliga parter. Rapporten diskuteras i högskolans Kommitté för hållbar arbetsmiljö (KHA). 4. Massmedia Kontakterna med massmedia hanteras av högskolans kontaktperson för massmedia. För närvarande är detta kommunikationschefen. Frågor till enskilda medarbetare som rör krisen och myndighetens agerande till följd av den bör hänvisas till LSH. Självfallet står det varje medarbetare fritt att uttala sig till media men för att uppnå god kvalitet och för att kunna ge en samlad bild av händelsen är det önskvärt att endast en person uttalar sig på myndighetens vägnar. Om information ges i samlad form bidrar det till att förebygga ryktesspridning och spekulationer i media som kan medföra onödigt lidande för medarbetare, studenter och deras anhöriga. Information till media avser inte åtgärder och bedömningar som rättsväsende, räddningstjänst och sjukvård ansvarar för. 5. Information 5.1 Medarbetare och studenter Aktuell och korrekt information till medarbetare och studenter vid det arbetsställe som är drabbat har hög prioritet. Ansvarig chef ansvarar för att informationen lämnas på det sätt som bäst svarar mot behovet. Samråd bör ske med kommunikationschefen. För krissamtal, debriefing, åtgärder av specialistkaraktär och terapeutiska åtgärder på lång sikt är i de flesta fall landstingets ansvar. LSH kan rådfrågas om lämpligt tillvägagångssätt. Kontaktpersonen för massmedia svarar för den övergripande information som lämnas på högskolans webbplats. Informationen ska i första hand lämnas på den centrala webbsidan www.mdh.se och vänder sig till medarbetare respektive studenter.
Sida 6 av 7 Kan webbplatsen inte användas för att lämna information ska andra informationskanaler användas. 5.2 Anhöriga Det är polisens ansvar att informera anhöriga till olycksoffer. 6. Högskolans ledningsgrupp vid särskild händelse (LSH) Högskolans ledningsgrupp vid särskild händelse är de organ som samordnar insatser vid olycka/allvarliga händelser. Personalchefen ansvarar för att informationen är aktuella. LSH samlas i styrelserummet vid rektors kansli i Västerås, om inget annat överenskommits. Personalchefen ansvarar för att gruppen regelbundet genomgår utbildning och övning i krishantering. Ledningsgrupp vid särskild händelse har följande sammansättning. Rektor Karin Röding förvaltningschef Marie Eriksson Bitr förvaltningschef Björn Magnusson personalchef Jane P Ståhle Bitr personalchef Ulrika Kärrvall TF Kommunikations chef Sofia Norling Externa parter med särskild kompetens kan adjungeras vid behov
Sida 7 av 7 7. Viktiga Telefonnummer Högskolans växel Västerås 021-10 13 00 Eskilstuna 016-15 36 00 LSH 073-960 88 22 Rektor Karin Röding Förvaltningschef Marie Eriksson Bitr Förvaltningschef Björn Magnusson Personalchef Jane P Ståhle Bitr Personalchef Ulrika Kärrvall Tf Kommunikationschef Sofia Norling Stödresurser till krisledningsgruppen Vaktmästare Eskilstuna 016-15 37 70 Vaktmästare Västerås 021-10 15 05 Studenthälsan 021-10 73 80 Ordförande studentkåren V-ås/E-tuna 021-10 16 74 Smedhälsan Eskilstuna 016-17 21 03 Avonova Servicehälsan V-ås 010-810 40 22 Väktare Västerås 021-10 70 40 Väktare Eskilstuna 016-15 32 40 Övriga viktiga telefonnummer SOS 112 Sjukhuset i Västerås 021-17 30 00 Sjukhuset i Eskilstuna 016-10 30 00 Västerås stad (vxl) 021-39 00 00 Eskilstuna kommun (vxl) 016-710 10 00 POSOM grupp POSOM är en förkortning för "Psykiskt och socialt omhändertagande". POSOM är en beredskapsgrupp som träder in i samband med stora olyckor och katastrofer. POSOM-insats påkallas vanligtvis av räddningsledare, polis eller via SOS-Alarm till socialjouren.