Protokoll från styrgruppens möte den 17 mars 2016 Länsstyrelsen i Göteborg, kl. 13.00-15.00 ande Ulrika Samuelsson, Länsstyrelsens Miljöskyddsavdelning Johan Stern, Lidköping, Grästorp, Götene/Skaraborgs kommunalförbund Karin Lundborg, Länsstyrelsens Veterinär- och djurskyddsenhet Daniel Eek, Göteborgs Stad Joanna Friberg, Göteborgsregionens kommunalförbund (GR) Övriga deltagande Maria Andersson, projektledare Marie Skoglund, skugga till Daniel Eek 1. Fastställande av dagordning och utseende av justeringsman Med kallelsen utsänd dagordning fastställs med tillägget avtackning av Cecilia Lunder under Övrig punkt. Daniel Eek utses att justera protokollet jämte ordföranden. 2. Förslag till MVG:s verksamhetsberättelse Maria har tagit fram ett förslag till MVG:s verksamhetsberättelse för 2015. Förslaget är en power point med information om MVG:s arbete det senaste året. Målgruppen för power pointen är politiker i miljönämnd eller motsvarande. Vi diskuterar hur antalet projektdeltagare, deltagare i styrgrupp och beredningsgrupp ska presenteras i MVG:s verksamhetsberättelse för 2015. Maria presenterar underlaget till power point bilden Snabba fakta. Eftersom vi har projektgrupperna och beredningsgrupperna gemensamt för Miljösamverkan Västra Sida 1 av 5
Götaland och Miljösamverkan Halland finns det ingen anledning att endast redovisa deltagare från endast Västra Götalands län i verksamhetsberättelsen. Det borde förtydligas i verksamhetsberättelsen att det är för båda länen deltagare redovisas. Vi diskuterar hur deltagandet för respektive miljökontor har varit under 2015. Det finns kontor som inte deltagit i vare sig styrgrupp, beredningsgrupp, projektgrupp eller tillsynskampanjer. Av underlaget till verksamhetsberättelsen framgår det inte vilka som har deltagit på utbildningar som till exempel Kommunikation & Bemötande. När det blir aktuellt att arbeta mer med deltagandet i miljösamverkan kan underlaget för utbildningar tas fram. Styrgruppen beslutar att i verksamhetsberättelsen för 2015 ska projektdeltagare och deltagande i Beredningsgruppen redovisas gemensamt från båda länen. Styrgruppen beslutar att med förtydligandet ovan godkänna verksamhetsberättelsen för 2015. Projektledaren får i uppdrag att lägga till förklarande text till verksamhetsberättelsen gällande deltagandet och skicka ut power pointen till miljöcheferna i länet. 3. MVG och MH utvärdering senaste tre åren Maria har tagit fram ett förslag till presentation av MVG:s och MH:s utvärdering av miljösamverkans arbete de senaste tre åren. Vi diskuterade hur materialet i utvärderingen ska presenteras. Det finns inga formella krav på hur utvärderingen ska presenteras. Målgruppen för utvärderingen är miljösamverkans finansiärer (huvudmännen för miljösamverkan), miljökontoren och oss själva. Vi vill göra det lättförståeligt och ge samma presentation till målgrupperna. Vi diskuterade att vi ska ta fram en power point med utvärderingen av arbetet i miljösamverkan som kan presenteras på Chefsmötet den 19 maj. Maria och Daniel tar fram ett förslag till presentation av utvärderingen i en power point. Daniel kommer även att presentera utvärderingen på Chefsmötet den 19 maj. Johan kommer att granska förslaget. Förslaget ska vara klart till workshopen för MVG och MH den 12 april. Sida 2 av 5
4. Inför workshopen för MVG och MH den 12 april På workshopen den 4 februari beslutades det att MVG och MH i respektive styrgrupp skulle fundera över om det är något som ska kompletteras till listan i minnesanteckningarna från den 4 februari, det vill säga vad vi ska fortsätta med, börja med och sluta/göra mindre av. Först och främst konstaterade vi att det gjordes ett bra arbete på workshopen den 4 februari. Många bra saker kom fram. Det finns en arbetsgrupp som förbereder inför den gemensamma workshopen den 12 april. Den består av Maria Andersson, projektledare MVG, Teres Heidermark, projektledare MH, Daniel Eek, representant Styrgruppen MVG och Stefan Andersson, representant Styrgruppen MH. Styrgruppen MVG vill skicka med följande till arbetsgruppen: kan ni komma med konkreta exempel på det som kom fram den 4 februari så att vi snabbt kan komma in i diskussionen igen den 12 april. Det är inte självklart för alla vad punkterna innebär. Alla i styrgrupperna måste få ta del av informationen som arbetsgruppen arbetat fram innan den 12 april. Vi är överens om att det som kommer fram vid workshopen den 12 april är det som kommer att presenteras på Chefsmötet den 19 maj. Styrguppen var också överens om att det vi kommer fram till den 12 april måste vi gå ut med till cheferna innan Chefsmötet 19 maj så de har tid att förbered sig. Styrgruppen lämnar vidare till arbetsgruppen som arbetar med förberedelserna inför Chefsmötet att de (MVG och MH) vill en timme för att prata om miljösamverkan (utvärderingen och framtiden). Maria och Joanna sitter med i arbetsgruppen inför Chefsmötet och tar med sig detta. Joanna och Maria informerar om att det kommer att gå ut en inbjudan till Chefsmötet inom två veckor. Styrgruppen beslutade att innan den 12 april måste information ha gått ut till båda styrgrupperna så att alla har möjlighet att förbereda sig inför workshopen. 5. Information om videoinspelning Styrgruppen har givit projektledarna för MVG i uppdrag att undersöka vilken möjlighet det finns att spela in t ex seminarier och utbildningar och sända/streama det. Maria presenterade information om vilka möjligheter det finns att spela in och dela inspelningar från till exempel seminarier och utbildningar på Länsstyrelsen i Göteborg. Det har kommit fram i undersökningen att Länsstyrelsen har upphandlat en kommunikationsbyrå som kan göra uppdrag med filmning och redigering. Det Sida 3 av 5
finns en Youtubekanal som endast Kommunikationsavdelningen på Länsstyrelsen får administrera. Styrgruppen diskuterade att det vore önskvärt med en möjlighet att kunna streama till exempel en seminariedag för dem som kommer långt ifrån. De kan börja lyssna på dagens föreläsningar innan de kommit fram till själva utbildningen och därmed ökas delaktigheten för deltagaren. Styrgruppen diskuterade också om det finns någon möjlighet att söka extern finansiering inom till exempel klimatarbetet för att finansiera streamning av seminarier/utbildningar. Daniel informerade om att i staden finns det digitala projekt. Kanske vi kan dra nytta av något av det som görs där. Vi landade i att Ulrika tar kontakt med Kommunikationsavdelningen för att utreda frågan ytterligare. Styrgruppen beslutade att Ulrika tar kontakt med Länsstyrelsens Kommunikationsavdelning för att fortsätta utreda frågan om filmning/streamning av utbildningar/föreläsningar inom miljösamverkan. 6. Övrigt När det gäller årets verksamhetsplanering hade styrgruppen inget att tillägga. Vi diskuterade framtidens upplägg för verksamhetsplaneringen/ processen. Vi har kommit dit vi är på det sätt vi har arbetat hittills men vi vill komma en bit till. Det behövs nya arbetssätt för att gå vidare. Frågan är hur vi skapar delaktighet i länen. Grundkonceptet i miljösamverkan är att projektidéerna kommer från inspektörerna. Det finns kommuner som menar att de inte är med i miljösamverkans projekt för att de inte hinner- de måste fokusera på tillsyn. I miljösamverkans projekt är det viktigt att både de stora och de små kommunerna deltar för att vi ska kunna lära av varandra. Cecilia Lunder, tidigare projektledare i Miljösamverkan Västra Götaland, kommer att bli avtackad av miljösamverkan och miljöcheferna på Chefsmötet den 19 maj. Leif Schöndell har blivit avtackad från styrgruppen. Sida 4 av 5
Vi diskuterade Det önskade läget. Miljösamverkan jobbar på ett visst sätt för att nå Det önskade läget. Men har alla samma bild av hur vi tar oss dit? Vi borde ha en diskussion om hur vi ser på Det önskade läget i våra styrgrupper. Maria informerade om att projektledarna i de regionala och den nationella miljösamverkan ska ha en träff i april. Ett av syftena med träffen är att få en omstart i nätverket och komma fram till hur vi vill arbeta med nätverket. Daniel berättade om vetenskapen för att mäta effekt. Eller rättare sagt att vi måste finna verktyg för att göra det sannolikt att tillsynen/kontrollen ska ha effekt. Att det blir effekt ligger inte i våra händer och är inget vi kan påverka. Därför måste vi se till att påverka där vi kan. Det vi kan påverka är t ex hur vi förmedlar krav till kunden/verksamhetsutövaren. Se bilden nedan. Enligt vetenskapen har information liten betydelse för att människor ska ändra beteenden. Vi måste alltså hitta andra verktyg för att påverka kunden/verksamhetsutövaren. Det ska vara obehagligt att göra fel och kännas bra att göra rätt samt att det ska finnas hög grad för risk för upptäckt om man gör fel. Karin berättade om ett projekt där djurskyddsinspektörerna använde motiverande samtal i sina kontroller. Fokus låg på att försöka få kunden att förstå och därmed ändra beteende. Vi får inte glömma att kunden är expert på sin verksamhet. Vi måste diskutera detta med MH styrgrupp den 12 april för att hitta verktyg för att komma vidare. Ulrika Samuelsson Ordförande Daniel Eek Justerande Maria Andersson Sekreterare Sida 5 av 5