TJÄNSTESKRIVELSE 1 (5) 2011-04-18 Kommunstyrelsens arbetsutskott Dnr Kst 2011/148 Uppdrag till nämnder och styrelse att redovisa åtgärder med anledning av personalenkäten 2010 Förslag till beslut Kommunledningskontorets förslag 1. Redovisningen av Personalenkäten Arbetsmiljökompassen 2010 godkänns. 2. Samtliga nämnder och styrelsen får i uppdrag att senast 16 november 2011, redovisa åtgärder med anledning av resultatet från personalenkäten. 3. Kommunledningskontoret får i uppdrag att återkomma till kommunstyrelsens arbetsutskott i januari 2012 med en sammanställning utifrån inkomna redovisningar och förslag till eventuella insatser på kommunövergripande nivå. Ärendet i korthet Resultatet av föregående års personalenkät visade en viss försämring inom området arbetsmiljö. Det beslöts då att 2010 års personalenkät skulle genomföras med fokus på den psykosociala arbetsmiljön. Kommunen medverkade i ett forskningsbaserat projekt som resulterade i en ny fråge- och analysmodell, Arbetsmiljökompassen. Den användes som personalenkät 2010. Resultatrapporten som bifogas visar att merparten av medarbetarna i Järfälla kommun har bra arbetssituationer avseende den psykosociala arbetsmiljön, men att det finns en grupp som har Skadliga eller Påfrestande arbetssituationer. Denna grupp motsvarar 22 procent av medarbetarna. I rapporten betonas att denna grupp måste uppmärksammas. Hanteringsprocessen som gäller för personalenkäten är att arbetsplatserna och dess förvaltningar arbetar med sitt resultat under våren. Samtliga nämnder och styrelsen ges i uppdrag att redovisa analys och åtgärdsplaner med anledning av personalenkäten. Därefter återkommer kommunledningskontoret till kommunstyrelsens arbetsutskott med en sammanställning utifrån inkomna redovisningar och med förslag till eventuella insatser på kommunövergripande nivå. Handlingar 1. Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2011-04-18 2. Bilaga Arbetsmiljökompassen 2010 Järfälla kommun Kommunledningskontoret Besöksadress: Vasaplatsen 11, Jakobsberg Personalavdelningen Personal- och organisationsutveckling Postadress: 177 80 JÄRFÄLLA Anna Wersèn, Utredningsledare, enhetschef Telefon växel: 08-580 285 00 Telefon: 08 580 28618 (direkt) E-post: kommunstyrelsen@jarfalla.se Webbplats: www.jarfalla.se Fax: Organisationsnummer: 212000-0043 Plusgiro: 30918-7 Bankgiro: 239-2082
2011-04-18 2 (5) Bakgrund Det personalpolitiska målet är att arbetsgivaren ska bedriva en personalpolitik som medverkar till att kommunen är en attraktiv arbetsgivare där uppsatta verksamhetsmål nås genom ett bra ledarskap, aktivt medarbetarskap, jämställdhet, mångfald, professionalism och en god arbetsmiljö. Målet är att minst 80 procent av kommunens anställda ska anse att kommunens personalpolitiska inriktningsmål uppfylls. Målet mäts genom en kommungemensam personalenkät som genomförs vartannat år under hösten. Personalenkäten används också som ett verktyg för det löpande förbättringsarbetet i hela organisationen. Resultatet av 2008 års enkät visade en viss försämring inom området arbetsmiljö. I samband med ärendet Redovisningen av åtgärder med anledning av personalenkäten 2008 beslöt kommunstyrelsens arbetsutskott att 2010 års personalenkät skulle genomföras med fokus på arbetsmiljön och att den även skulle vara webbaserad. Mot den bakgrunden medverkade kommunen i ett forskningsbaserat projekt som skulle utveckla en ny typ av enkätmodell med fokus på den psykosociala arbetsmiljön. Projektet har genomförts tillsammans med Ekerö, Nynäshamn och Södertälje kommuner. Projektet drevs av Information Tools Scandinavia AB tillsammans med forskare från Centrum för tjänsteforskning, vid Karlstads Universitet och Statistiska institutionen vid Stockholms universitet. Projektet resulterade i en fråge- och analysmetod Arbetsmiljökompassen, som med ett begränsat antal frågor ringar in de viktigaste dimensionerna av den psykosociala arbetsmiljön. Kort om Arbetsmiljökompassen Arbetsmiljökompassen mäter hur den psykosociala arbetsmiljön upplevs på olika arbetsplatser i kommunen. Grundenkäten bygger på 30 strategiskt valda frågor. Den mäter på individnivå hur balansen är mellan arbetskrav, inflytande, socialt stöd och hur ledarskapet upplevs. Huvuddelen av frågorna har fasta svarsalternativ och två av frågorna är öppna, där medarbetaren får beskriva det bästa respektive sämsta med sin arbetsplats. Enkätsvaren sammanställs och analyseras utifrån åtta olika arbetssituationer som sedan grupperas i tre kluster varav ett är grönt, ett är gult och ett är rött. Den generella målsättningen är främst att eliminera de röda arbetssituationerna. Den vetenskapliga modellen menar att det är möjligt att ställa höga krav på medarbetarna så länge detta matchas av lika stora möjligheter för den enskilde att påverka sin arbetssituation. Det sociala stödet fungerar som en buffert och dämpar stressen när det råder obalans mellan arbetskrav och inflytande. Genomförandet av Arbetsmiljökompassen 2010 I samråd med förvaltnings- och driftschefer samt med centrala samverkansgruppen beslöts att Arbetsmiljökompassen skulle användas som personalenkät 2010 i hela organisationen. Den introducerades löpande under året bland annat via chefskonferenser, seminarier och via löpande information i portalen. Enkäten genomfördes under perioden 18 november - 22 december 2010 via webben genom mejl till varje anställd. Ett första preliminärt resultat presenterades på stora chefskonferensen i december. Alla anställda kunde sedan nå det slutgiltiga kommunresultatet via portalen.
2011-04-18 3 (5) Återredovisningen I början av februari 2011 fick alla chefer sin resultatrapport. Rapporten ger en översikt av de arbetssituationer som förekommer på arbetsplatsen och en jämförelse med förvaltningens resultat. Ett avsnitt är om ledarskapsindex, chefens styrkor och svagheter samt om medarbetarnas kommentarer om vad som är bäst och sämst med arbetsplatsen. Därutöver ges en analys av enkätsvaren med rekommenderade förbättringsområden och åtgärdsförslag. Sist i rapporten finns en beskrivning av modellen som undersökningen bygger på, samt en tabell med resultatet fråga för fråga. För uppföljning finns ett självtest som är helt fristående från undersökningen och ger medarbetaren en direkt återkoppling på sin arbetssituation i dagsläget. Resultatet av självtestet kan medarbetaren använda i samtal med sin chef för att förbättra sin arbetssituation. Stöd i hanteringen För att underlätta hanteringsprocessen anordnades seminarier för chefer och för personalkonsulter om hur man kan tolka och arbeta med Arbetsmiljökompassen. Samma tema behandlades i en medarbetardag och i de olika akademierna. Vid dessa tillfällen medverkade enkätansvarig från Information Tools Scandinavia AB tillsammans och forskare från Centrum för tjänsteforskning, vid Karlstads Universitet. Via portalen erbjuds olika slags stödmaterial såsom; Information om hanteringsprocessen, Fördjupad information om Arbetsmiljökompassen, en film med forskaren Patrik Larsson om modellen och Bilder med tips för att åtgärda resultatet. Kort om resultatet Svarsfrekvensen för hela kommunen uppgick till 75 procent, vilket får anses mycket bra med tanke på att det är första gången undersökningen görs via webben. Svarsfrekvensen varierade mellan förvaltningarna och ännu mer mellan arbetsplatserna. Några arbetsplatser hade låg svarsfrekvens som kan förklaras av kommunens då rådande mejl-system. Profilen för kommunen som helhet visar på en positiv bild. Nära 70 procent upplever ett högt socialt stöd från arbetskamrater, chef och andra arbetsrelaterade kontakter. Drygt hälften av medarbetarna upplever hög grad av inflytande över sin arbetssituation, medan lite mindre än hälften upplever låg grad av inflytande. Andelen medarbetare som har en optimal balans, en grön arbetssituation med höga arbetskrav och högt inflytande, uppgick till nästan 30 procent. Andelen medarbetare som har en obalans, en röd arbetssituation med höga arbetskrav och lågt inflytande, uppgick till drygt 20 procent. Nästan hälften av medarbetarna hamnar inom den gula zonen, som kännetecknas av att de har stora möjligheter att styra utförande av arbetet och oftast enkelt hinner med sina arbetsuppgifter. En del av dessa medarbetare kan dock sakna utmaningar, vilket med tiden kan leda till att arbetet känns otillfredsställande och kanske lite
2011-04-18 4 (5) tråkigt och enformigt. Bland dem som saknar stöd från chef, arbetskamrater eller andra arbetsrelaterade kontakter kan arbetet även upplevas som isolerat. Andelen chefer som har en optimal balans, en grön arbetssituation med höga arbetskrav och högt inflytande, uppgick till drygt 60 procent. Andelen chefer som har en obalans, en röd arbetssituation med höga arbetskrav och lågt inflytande, uppgick till drygt 10 procent. Ledarskapsindex uppgick till 63 på skalan 0-100. Förbättringspotentialen för chefskollektivet finns främst inom områdena återkoppling till medarbetarna, konflikthantering och hur verksamheten organiseras. Övervägande Resultatet på arbetsplatsnivå visar ganska stora variationer i hur medarbetare upplever sin arbetssituation, ännu mer varierande är det mellan olika yrkesgrupper. Merparten av medarbetarna har bra arbetssituationer utifrån analysmodellen. Men det framkommer att det finns en grupp medarbetare som har skadliga eller påfrestande arbetssituationer. Denna grupp måste tas på allvar. Det bör vara varje chefs och arbetsplats intresse att prioritera en förbättrad arbetssituation för dessa medarbetare. Ledarskapsindexet på aggregerad nivå bedöms som bra och det varierar en del mellan arbetsplatserna. De områden som generellt lyfts fram som ledarskapets svagheter är organisering av verksamheten, konflikthantering och återkoppling (feedback). I resultatapporten ges en bra vägledning för hur man kan hantera de olika arbetssituationerna. Röda arbetssituationer ska alltid ha högst prioritet att åtgärdas därför att de räknas till högstressarbete med obalans mellan arbetskrav (höga) och inflytande (lågt). En alltför stor andel av gula som är hämmande eller passiva arbetssituationer är inte heller önskvärda. De är en varningssignal som visar att medarbetare kan sakna utmaningar i arbetet, något som på sikt kan leda till låg arbetstillfredsställelse eller produktivitet. De gröna arbetssituationerna ska man försöka behålla eller utöka genom ett fortsatt högt inflytande. Det är viktigt att alla i den gröna zonen får ett bra socialt stöd som dämpar stressen och att de ibland kan få vara i den gula trivsamma zonen. Slutsatser Resultatrapporterna ger ett bra underlag för att formulera handlingsplaner med nya mål och förbättringsaktiviteter. Eftersom det är första gången som Arbetsmiljökompassen genomförs i kommunen, ska resultatet ses som en första utgångspunkt, en så kallad nollmätning. Resultatet kan dock inte relateras till nuvarande personalpolitiska mål eftersom Arbetsmiljökompassen har en annan beräkning för index jämfört med kommunens tidigare personalenkät.
2011-04-18 5 (5) Under våren arbetar förvaltningar och arbetsplatser med sin analys och åtgärdsdiskussion av resultatet. Respektive nämnd föreslås återkomma till kommunstyrelsens arbetsutskott, senast 16 november 2011, med en redovisning av förvaltningens analys och åtgärdsplan. Kommunledningskontoret återkommer därefter till arbetsutskottets sammanträde, januari 2012, med en rapport utifrån de underlag som har inkommit från nämnder och styrelse. Gemensamma ambitionen måste vara att både chef och medarbetare har en hållbar balans mellan arbetskrav, inflytande och socialt stöd. Organisationen ska sträva efter ett bra ledarskap och aktivt arbeta för att eliminera arbetssituationerna som är påfrestande, skadliga eller hämmande. Noteras bör att resultatrapporterna avser den period då mätningen gjordes och speglar de omständigheter som gällde då. För en uppföljande nulägesbild rekommenderas att använda självtestet. Resultatet av ledarskapsindexet avser det samlade ledarskapet på respektive arbetsplats eller förvaltning. Det är därför tänkt att bilden av ledarskapets styrkor och svagheter ska hanteras inom respektive ledningsgrupp eller chefskollegium. Elisabeth Särenfors Kommundirektör Pär Fridlund Personaldirektör Expedieras till Samtliga nämnder