29 oktober 2010 Ingvar Johansson, Senior Advisor, Ingvar Johansson AB torso.radhus@home.se 1
Att beskriva/kartlägga processen ger oss: En gemensam bild av nuläget Underlag för probleminventering Struktur för fortsatt förbättringsarbete Delaktighet Processbeskrivning/-kartläggning (flödesschema symboler i Microsoft) Start och slut/koppling till annan process/delprocess Aktivitet alt. Beslutspunkt alt Kontrollpunkt (med alt utgångar) Dokument (arkivering)/rapport Datalagring 2
Flödesschema - typer Makro flödesschema Visar flödet grovt med delprocesser, input & output Arbetsflödesschema Visar flödet detaljerat med information, dokumentation, kopplingar, beslutspunkter. Funktionsflödesschema Visar hur olika funktioner/ personer medverkar i processen Avd A Avd B Avd C Processnivåer/beskrivningsnivåer Process (övergripande) Huvudprocess eller Stödjande process Delprocesser och Underprocesser Aktiviteter Flödesschema och/ eller Aktivitetslistor 3
4.1 Genomför/planera för uppenbara förbättringar! 4
Checklista problem/risker att leta efter.. Oklara gränssitt mellan funktioner/vårdenheter Loopar i processflödet Många kontrollpunkter Avstämningar, kontroller etc Många omarbetningar, korrigeringar Omotiverat hög beslutsnivå Många informationslämnare Överbelastningar och flaskhalsar Stor andel passiv tid/väntetid Specialfall har styrt processutformningen Stort antal objekt i flödet Samma process på olika platser Back-up processer Dubbleringar, t ex samma data registreras in på flera ställen Många kontaktytor mot kund Ojämnt kapacitetsmönster Problembild - Problemlösning Orsaker Lösningar Prio - - 5
Prioritera lösningar Hög effekt Låg effekt Låg genomförbarhet Hög genomförbarhet Testa förslag till förbättringar/lösningar (PDSA) 6
Hur bra är processen? 1. Rätt resultat - möter resultaten ut ur processen de krav som ställs och de utfästelser som vi har gjort? Analys/utvärdering av resultat och måluppfyllelse 2. På bästa sätt - skapar processen resultatet på bästa sätt? Analys/utvärdering av processer, system, arbetssätt Hur ser variation/spridningen ut? Vad är slöseri/icke värdeskapande aktiviteter?.? Stabila och effektiva/dugliga processer Utfall/ nivå Stabilitet Effektivitet/ duglighet Tid 7
Körschema när problem presenteras Capio S:t Görans Sjukhus AB Ett problem presenteras Finns data? N Ta fram data Identifiera sp. orsaker Eliminera sp. orsaker N J Utforma ett styrdiagram Stabil process? J J Duglig process? Gör inget! N Förbättra Torsö processen Rådhus Akut ortopedi identifierade träsk Capio S:t Görans Sjukhus AB B 03:50 02:52 01:55 00:57 Akutmott Akut omh 1.Väntetid v1 v4 v7 v10 v13 v16 v19 v22 Rtg Rtg us Rtg us Rtg us v25 Rtg us Konsult Konsult bed 3 2 1 0 p1 p4 p7 p10 p13 Op/An 80 60 40 20 Narkos- 0 bed v2 2.Vänta på op Operation v6 v10 p16 p19 p22 p25 p28 p31 p34 p37 v14 Smärt V-avd Mott v18 v22 Smärt beh v26 3. Kontroll på mott Utr beh Preopvård Postop vård ÅB kontroll 4. Utskrivning ÅB kontroll S1 S2 8
Faktabaserat förbättringsarbete SexSigma Grunden i förbättringsarbete: Finn fakta innan åtgärder vidtages X2 X3 X1 Process Y (= Resultat, effekt, symptom,) X4 X5 X (= Input, orsaker, faktorer med variationer) Y = f(x1, X2, X3, Xn) (Resultatet = Funktion från de påverkande faktorerna) Genom att fokusera på X, analysera orsaker till X variation samt reducering av dessa genom faktakunskap, kommer resultatet Y att förbättras Önskvärd variation? Påverkbar? Exempel från Skatteverket Variation i rättslig bedömning ingen alls Variation i inflödet behöver vi känna till och agera utifrån Variation i arbetssätt minskad variation leder till ökad effektivitet och kortare handläggningstider Variation i tjänstens utformning/produktion handlingsutrymme behövs för att tillhandahålla en tjänst utifrån kundens behov 9
Normalt förbättringsarbete Effektivisera /minska resursinsatsen Minska slöseri (icke värdeskapande) Vi utför rätt saker effektivare! Hanterar verklig efterfrågan/ värdeskapande (value demand) Hanterar onödig efterfrågan/ icke värdeskapande (failure demand) Vi utför onödigt arbete effektivare! Ca hälften av allt arbete är slöseri Mellan 20-60% i en verksamhet är värdeskapande för kunden Allt som inte skapar värde ska bort Källa: Qulturum 10
Vad kan vara slöseri? Gör vi dubbelarbete? Finns saker placerade där arbetet utförs eller har vi onödigt spring? ( spagettidiagram ) Har vi störningar när vardagsarbetet hakar upp sig? ex. lunch avd., rond provsvar saknas osv. Gör vi saker fortare än behovet är? ex. provanalys Tar vi oss tid för avstämningmöte i teamet? Eller kör vi på var och en från sin karta? Går vi i otakt? Har vi ordning på våra prylar ex. i förråd, på exp. osv.? Har vi standardiserat så det är enkelt om någon ny ska lära sig våra vardagsrutiner? Gör vi lika? Gör vi oftast rätt från början eller rättar vi till mycket i efterhand? Har vi onödig väntetid för patienterna? Källa: Qulturum Förbättringsarbete att bli effektivare Yttre effektivitet = att göra rätt saker Det som efterfrågas och uppskattas Inre effektivitet (produktivitet) = att göra saker på rätt sätt Det som sparar onödigt arbete och minskar kostnaderna Total effektivitet = att göra rätt sak på rätt sätt 11