MANUAL 2015-09-01 Catarina Danielsson, May Olsson Uppdaterad 2017-10-24 Annette Mandorff, Mona Lindqvist Användarstöd... 2 Instruktioner för innehåll och administration... 2 2.1 Tjänstetelefon*... 3 2.2 Publik telefon (telefonnummer för patienter - obligatoriskt för hitta och jämför vård på 1177.se)... 3 2.3 Telefontid (obligatoriskt för hitta och jämför vård på 1177.se)... 3 2.4 Växeltelefon... 3 2.5 Fax*... 3 2.6 E-postadress (till funktionsbrevlåda)... 3 2.7 Webbplats extern... 4 2.8 Webbplats intern... 4 3.1 Besöksadress (obligatoriskt för hitta och jämför vård på 1177.se)... 4 3.2 Vägbeskrivning*... 4 3.3 Kommun (obligatoriskt för hitta och jämför vård på 1177.se)... 4 3.4 Geografiska koordinater (obligatoriskt för hitta och jämför vård på 1177.se)... 4 3.5 Geografisk plats/ort*... 5 3.6 Öppettider (obligatoriskt för hitta och jämför vård på 1177.se)... 5 3.7 Besökstid (för anhöriga)*... 5 3.8 Besöksregler (för anhöriga)*... 5 3.9 Tid för Drop-in*... 5 3.10 Åldersregler*... 6 3.11 Remisskrav*... 6 4.1 Postnummer... 6 4.2 Postadress... 6 4.3 Godsadress*... 6 4.4 Leveransadress*... 7 5.1 Ägarform... 7 5.2 Enhetstyp (obligatoriskt för hitta och jämför vård på 1177.se)... 7 5.3 Vårdform (obligatoriskt för hitta och jämför vård på 1177.se)... 7 5.4 Verksamhetskoder (obligatoriskt för hitta och jämför vård på 1177.se).7 5.5 Beskrivning (obligatoriskt för hitta och jämför vård på 1177.se)... 7 Manual för lokal administratör vk_03092015.docx Sida 1 av 11
9.1 Systemroll... 8 9.2 Medarbetaruppdrag... 9 10.1 Kontaktkortsadministrationen för 1177.se är ett komplement till verksamhetskatalogen... 11 10.2 Detta ska finnas med på kontaktkortet... 11 10.3 Gör din enhet synlig på 1177.se... 11 10.4 Här finns verktyget för kontaktkortsadministration... 11 10.5 Här finns manual för kontaktkortsadministration... 11 10.6 Behörighet... 11 Vårdsöksinformation I administrationsgränssnittet VK-adm finns samma anvisningar för fälten som i detta dokument. För att se anvisningarna i administrationsgränssnittet klickar du på frågetecknet framför respektive fält. En del fält är gråmarkerade, dessa hanteras av IT-avdelningen efter kontakt med enhetens IT-beställare. Administrationsgränssnitt: https://vkprod.ltkronoberg.se Du använder ditt SITHS-kort (e-tjänstekort) för att logga in. Användarstöd Innehålls- och användarfrågor skickas till katalog@kronoberg.se Frågor om kontaktkortsadministrationen, 1177 Vårdguiden, skickas till mona.lindqvist@kronoberg.se. Manualen för kontaktkortsadministration Skrivtips! Tänk på vem du skriver för. Målgruppen är främst invånare och patienter, inte fackfolk. Använd ett enkelt språk som är lätt att förstå. Undvik förkortningar som till exempel adm., avs., och undvik mindre kända ord, skriv till exempel röntgen istället för radiologi. Skriv kortfattat och konkret. Undvik onödigt långa meningar. Se till att texten är kort och lättläst. Skriv inga hela ord med stora bokstäver (versaler) och inga bokstavsförkortningar, som till exempel LL, vc. Slutligen, är språket korrekt? Dubbelkolla texten för att upptäcka eventuella stavfel, syftningsfel och liknande. Slå upp ord om du är osäker på hur de stavas. Uppgifter märkta med * ska lämnas tomma om uppgift saknas eller om informationen inte är relevant. På exempelvis en mottagning som inte har åldersregler lämnas det fältet tomt. Instruktioner för innehåll och administration Fyll i uppgifter för kliniknivån och era avdelningar/mottagningar. Sida 2 av 11
Under denna flik kan ni inte ändra några uppgifter, men rapportera gärna eventuella fel via er katalogadministratör, denna hittar ni via Sök i Verksamhetskatalogen för katalogen på webben. 2.1 Tjänstetelefon* Ange tjänstetelefon med landsprefixet +46 +46470580000 +46372580000 Lämnas tomt om tjänstetelefon inte används. 2.2 Publik telefon (telefonnummer för patienter - obligatoriskt för hitta och jämför vård på 1177.se) Enhetens publika telefonnummer (det telefonnummer som ska användas av patienter) inkl. riktnummer. Endast ett telefonnummer per enhet visas i Hitta och jämför vård. +46470588000 +46372588000 2.3 Telefontid (obligatoriskt för hitta och jämför vård på 1177.se) Den tid då någon svarar på det telefonnummer som angetts som enhetens publika telefonnummer eller då TeleQ är igång. måndag-torsdag 08:00-15:30 fredag 11:00-13:00 Exempel för avvikande öppettider: Enheten är normalt öppen mån-fre 8.00-17.00. Den 24-26 december är enheten stängd. Den 28-29 december är enheten öppen halva dagar och 29 december -1 januari är enheten stängd. Därefter är enheten öppen som vanligt, slutdatumet sätts till torsdagen innan påskhelgen då det på nytt kan vara dags att lägga in nya tidsangivelser. Start- och slutdatum ska alltid sättas när man vill ange en tidsperiod. Sida 3 av 11
2.4 Växeltelefon +46470588000 +46372585000 2.5 Fax* +46470588000 +46372588000 Lämnas tomt om fax inte används. 2.6 E-postadress (till funktionsbrevlåda) vc-teleborg@kronoberg.se 2.7 Webbplats extern Endast för externa vårdgivare. http://www.capiovardcentral.se/kronoberg/hovshaga/vardcentral/ 2.8 Webbplats intern Endast för internt bruk. http://intranat/organisation/halso-och-sjukvard/kirurgi-kvinno-barncentrum/kirurgkliniken/ 3.1 Besöksadress (obligatoriskt för hitta och jämför vård på 1177.se) Besöksadressen ska vara en hjälp och ledning så att besökaren hittar till rätt byggnad och ingång. Väl där ska skyltningen ta över. Besöksadressen måste till exempel vara tydlig nog för att en taxi ska hitta. Exempel (Hjärtmottagningen Växjö): Centrallasarettet Växjö, Strandvägen 8, huvudentrén Exempel (Vårdcentralen Centrum): Norra Esplanaden 5, Växjö Besöksadress används också när man behöver lägga till information som gör det lättare för en besökare att hitta rätt så som: röda dörren till höger om huvudentrén använd ringklocka på dörren för att bli insläppt Max 128 tecken inklusive mellanslag. 3.2 Vägbeskrivning* Här kan man ange olika färdsätt (buss, bil, cykel) och färdvägar för att ta sig till enheten utifrån olika utgångspunkter. Sida 4 av 11
Max antal tecken, inklusive mellanslag, är 1024. Lämnas tomt om ni bedömer att informationen inte behövs. 3.3 Kommun (obligatoriskt för hitta och jämför vård på 1177.se) Den kommun där enheten är placerad. 3.4 Geografiska koordinater (obligatoriskt för hitta och jämför vård på 1177.se) Ange koordinaterna för enhetens exakta placering enligt standard RT90 (7 siffror per koordinat). Koordinaterna används för att märka ut var enheten ligger på kartan. För att hitta koordinater kan du till exempel: a) Gå in på http://kartor.eniro.se b) Skriv in enhetens besöksadress c) Välj GPS koordinater och RT90 Centrallasarettet Växjö: (X) 6305747 (Y) 1439159 Ljungby lasarett: (X) 6302507 (Y) 138561 3.5 Geografisk plats/ort* Namn på plats där enheten är fysiskt placerad. Geografisk plats/ort kan vara detsamma som stad, stadsdel, kommun eller kommundel. Det kan vara annan geografisk plats/ort än det som anges i adressuppgifter. Lämnas tomt om ni bedömer att informationen inte behövs. 3.6 Öppettider (obligatoriskt för hitta och jämför vård på 1177.se) Den tid då personal finns på plats, då receptionen är bemannad eller då dörren är öppen. måndag-torsdag 08:00-15:30 fredag 11:00-13:00 Exempel för avvikande öppettider: Enheten är normalt öppen mån-fre 8.00-17.00. Den 24-26 december är enheten stängd. Den 28-29 december är enheten öppen halva dagar och 29 december -1 januari är enheten stängd. Därefter är enheten öppen som vanligt, slutdatumet sätts till torsdagen innan påskhelgen då det på nytt kan vara dags att lägga in nya tidsangivelser. Sida 5 av 11
Start- och slutdatum ska alltid sättas när man vill ange en tidsperiod. 3.7 Besökstid (för anhöriga)* Den tid då anhöriga/närstående kan komma på besök, till exempel på en vårdavdelning. Lämnas tomt om ni inte har besökstider. måndag-torsdag 14:00-19:00 fredag 15:00-20:00 Exempel för avvikande öppettider: Enheten är normalt öppen mån-fre 8.00-17.00. Den 24-26 december är enheten stängd. Den 28-29 december är enheten öppen halva dagar och 29 december -1 januari är enheten stängd. Därefter är enheten öppen som vanligt, slutdatumet sätts till torsdagen innan påskhelgen då det på nytt kan vara dags att lägga in nya tidsangivelser. Start- och slutdatum ska alltid sättas när man vill ange en tidsperiod. 3.8 Besöksregler (för anhöriga)* Texten beskriver eventuella regler för besökande till inneliggande patienter. Använd dig av skrivtipsen. Max antal tecken, inklusive mellanslag, är 128. På grund av allergirisken, tänk på att inte ta med blommor. Lämnas tomt om det inte finns några besöksregler. 3.9 Tid för Drop-in* Den tid då patienter tas emot utan tidsbokning. Sida 6 av 11
Lämnas tomt om mottagningen inte har drop in. måndag-torsdag 14:00-19:00 fredag 15:00-20:00 Exempel för avvikande öppettider: Enheten är normalt öppen mån-fre 8.00-17.00. Den 24-26 december är enheten stängd. Den 28-29 december är enheten öppen halva dagar och 29 december -1 januari är enheten stängd. Därefter är enheten öppen som vanligt, slutdatumet sätts till torsdagen innan påskhelgen då det på nytt kan vara dags att lägga in nya tidsangivelser. Start- och slutdatum ska alltid sättas när man vill ange en tidsperiod. 3.10 Åldersregler* Om mottagningen riktar sig till en specifik åldersgrupp. Ange ett min och ett maxvärde (xx-xx) och en eventuell kommentar. Max 16 tecken. 02-07 Ev kommentar Lämnas tomt om mottagningen inte har åldersregler. 3.11 Remisskrav* Texten ska svara på: Om remiss krävs Max antal tecken, inklusive mellanslag, är 64. Lämnas tomt om remiss inte krävs. 4.1 Postnummer Ange det postnummer där enheten fysiskt är placerad, utan mellanslag. Exempel CLV: 35185 Exempel Ljungby lasarett: 34182 4.2 Postadress Sida 7 av 11
Fullständig postadress, inklusive enhetsnamn, som extern avsändare ska använda. Kommunikationsavdelningen Region Kronoberg 351 88 Växjö 4.3 Fakturaadress* Kan lämnas tomt. 4.4 Godsadress* Kan lämnas tomt. Godsadress är avdelningen/enheten. 4.5 Leveransadress* Kan lämnas tomt. Leveransadress är Lastbryggan. 5.1 Ägarform Till exempel, Landsting/Region 5.2 Enhetstyp (obligatoriskt för hitta och jämför vård på 1177.se) Under denna flik kan ni inte ändra några uppgifter. Kontakta katalog@kronoberg.se. 5.3 Vårdform (obligatoriskt för hitta och jämför vård på 1177.se) Välj: Öppen vård, Sluten vård eller Hemsjukvård 5.4 Verksamhetskoder (obligatoriskt för hitta och jämför vård på 1177.se) Ange vilken/vilka typer av verksamhet som bedrivs på enheten och som är viktig att hitta för patienten. Försök i möjligaste mån sätta verksamhetskod/koder på mottagnings- och avdelningsnivå istället för att sätta koder på kliniknivån. Det vill säga sätt verksamhetskoden på den mottagning/avdelning du vill att patienten ska få träff på om de söker på verksamhetskoden. Verksamhetsnamn Barnhälsovård ska anges på barnavårdcentralen, inte på vårdcentralen. Kardiologi ska anges på hjärtmottagningen, inte på medicinkliniken. 5.5 Beskrivning, om oss (obligatoriskt för hitta och jämför vård på 1177.se) En mycket kortfattad presentation av verksamheten, samt verksamhetschefens namn och telefonnummer. Sida 8 av 11
Information om utbud ska läggas in i kontaktkortsadministrationen under utbud. Det är lämpligt att beskriva varje funktion under fliken utbud separat, och lägga till en liten beskrivande text under varje funktion. Det beror på vad som passar för just din enhet och vad som blir tydligast för besökaren. En mall för utbudstexter finns här. Under denna flik kan ni inte ändra några uppgifter, men rapportera gärna eventuella fel via din IT-beställare. Tillfällig information, här publiceras till exempel semesterstängningar, vaccinationstider, tillfällig flytt och annat av tillfällig karaktär som besökare kan behöva veta. Informationen visas på kontaktkortet i Hitta och jämför vård på 1177.se. Relaterade mottagningar används på 1177.se för att länka ihop flera kontaktkort med varandra med avsikt att hjälpa besökarna. Relaterade betyder i det här fallet att enheterna kan höra ihop ur besökarnas perspektiv. Det kan vara enheter som delar samma vårdflöde och har samma patienter. En vårdcentral kan till exempel relatera till barnavårdscentralens kontaktkort. Under denna flik kan ni inte ändra några uppgifter, men rapportera gärna eventuella fel via din IT-beställare som anmäler förändringen till IT-supporten via beställningsformulär. Region Kronoberg är del av ett antal nationella tjänster. Exempel på dessa tjänster är NPÖ (Nationell Patient Översikt), Pascal (ersätter e-dos), WebCert (fråga/svar till Försäkringskassan gällande sjukintyg), VRI (system för att registrera vårdrelaterade infektioner) och andra kvalitetsregister. I dessa tjänster hanteras behörighet med antingen systemroller eller medarbetaruppdrag. Medarbetaruppdragen är kopplade till vårdenheten och alla som ska ha behörighet till respektive tjänst måste ha ett uppdrag på vårdenheten. Dessa registreras i regionens verksamhetskatalog och synkroniseras sedan ut till nationell HSAkatalog. I verksamhetskatalogen ser man endast det man är behörig att göra. 9.1 Systemroll Sida 9 av 11
Klicka på systemroll under tjänster och välj därefter den tjänst som personen ska ha behörighet till. Kort beskrivning finns för tjänsten samt vilka krav som finns för att komma åt tjänsten. Om du vill lägga till en person anger du personens användar-id, väljer roll och klickar på Lägg till. Vill du ta bort en person markerar du den personen och klickar Ta bort. 9.2 Medarbetaruppdrag Sida 10 av 11
Medarbetaruppdragen ligger på vårdenheten, vilket i de flesta fall är liktydigt med kliniken. Man kan inte lägga till sig själv i ett medarbetaruppdrag. Efter att man lagt upp en person i ett medarbetaruppdrag tar det upp till max 20 minuter innan det är ute i den nationella HSA-katalogen. De medarbetaruppdrag du är behörig att lägga till och ta bort personer ur finns under Mina medarbetaruppdrag. Överst finns en förklaring till vad medarbetaruppdraget ger för typ av behörighet, om det är aktivt och vilken vårdenhet det tillhör. För att lägga till en person i ett medarbetaruppdrag, skriv in personens användarid och klicka på lägg till. Start- och slutdatum är inte obligatoriskt. Personen kommer inte automatiskt att tas bort om den har ett slutdatum. Slutdatum står för att personen inte kommer att komma åt tjänsten som ett medarbetaruppdrag ger behörighet till. För att ta bort en person från ett medarbetaruppdrag bocka för personen och klicka på Ta bort. Sida 11 av 11
Vill du lägga till t ex start eller slutdatum klickar du på personnamnet och skriver in datumen. 10.1 Kontaktkortsadministrationen för 1177.se är ett komplement till verksamhetskatalogen Kontaktkorten på 1177.se är ingången för patienter och invånare som letar kontaktuppgifter och information om en hälso- och sjukvårdsenhet eller vill jämföra olika enheter. De flesta uppgifterna på kontaktkortet hämtas från verksamhetskatalogen. Annan information, som till exempel utbud, relaterade mottagningar, egna e-tjänster, länkar till pdf:er eller länkar till redaktionella texter på 1177.se, lägger du in i verktyget för kontaktkortsadministrationen. 10.2 Detta ska finnas med på kontaktkortet Länk till vad kontaktkortet bör innehålla. 10.3 Gör din enhet synlig på 1177.se Länk till information om att visa sin enhet på 1177.se 10.4 Här finns verktyget för kontaktkortsadministration 10.5 Här finns manual för kontaktkortsadministration 10.6 Behörighet Behörighet delas ut av uppdragstilldelaren för administrativa uppdrag i Stödtjänst för behörigheter Inera. Uppdragstilldelaren är samma person som administrerar medarbetaruppdraget för vårdenheten i Verksamhetskatalogen. Du använder ditt SITHS-kort (e-tjänstekort) för att logga in. Sida 12 av 11