Inledning Dokumenthanteringsplaner är styrdokument för hur allmänna handlingar ska hanteras. Klassificeringen av allmänna handlingar är uppbyggd kring ett antal verksamhetsområden som är grunden för diariets serieindelning, och för arkiveringen. Verksamhetsområdena bygger i sin tur på de uppdrag universitet och högskolor har i enlighet med lagar och förordningar. Vid Linnéuniversitetet finns följande verksamhetsområden för klassificering av allmänna handlingar: - Styra verksamhet - Stödja verksamhet - Bedriva utbildning på grund- och avancerad nivå inklusive uppdragsutbildning - Bedriva utbildning på forskarnivå - Bedriva forskning - Samverka, informera och nyttiggöra externt I dokumenthanteringsplanen för verksamhetsområdet Stödja verksamhet anges vad som ska diarieföras i et W3D3 och vad som ska arkiveras på annat sätt. Planen omfattar alla kartlagda processer på området. Det finns ett antal processer inom Stödja verksamhet som ännu inte är kartlagda och vilka detta är framgår av dokumenthanteringsplanen. Dessa ska tillföras version 2.0 av denna plan, som beräknas kunna fastställas under våren 2013. Dokumenthanteringaplanen innehåller uppgifter om process, handlingstyp, bevarande/gallring med eventuell gallringsfrist, om det ska bevaras på papper eller digitalt, vilka som används för registrering av olika slag, vilken eller funktion som ansvarar för handlingarna, hur handlingarna hanteras och sorteras, och eventuell sekretess man ska vara uppmärksam på. En översikt av processerna finns i Linnéuniversitetets klassificeringsstruktur (fastställd av chefen för universitetsledningens kansli 2013-12-18, dnr 2013/480 1.1). Den finns tillgänglig på Medarbetare, liksom gällande dokumenthanteringsplaner. Dokumenthanteringsplanerna kompletteras av mer detaljerade processkartläggningar där aktiviteter och delaktiviteter finns angivna inom respektive verksamhetsområde. Dessa finns tillgängliga hos arkiv- och registratorsfunktionen. I denna dokumenthanteringsplan för verksamhetsområdet Stödja verksamhet klassificeras - Hantera ekonomi o Hantera intäkter o Hantera kostnader o Hantera löpande bokföring o Hantera anläggningar och inventarier o Hantera ekonomirapportering till andra myndigheter o Hantera upphandling och avrop 1(21)
o Hantera stipendier o Hantera donationer - Hantera personalfrågor o Tillsätta anställning o Hantera pågående anställning o Avveckla anställning o Hantera uppdrag o Hantera utnämningar - Hantera arbetsmiljö, lika villkor och hållbar utveckling o Hantera arbetsmiljö o Hantera lika villkor o Hantera hållbar utveckling - Hantera infrastruktur o Hantera lokaler o Hantera fastigheter o Hantera annan infrastruktur - Hantera säkerhetsfrågor - Hantera information och kommunikation - Hantera möten - Hantera allmänna handlingar - Hantera akademiska högtider och evenemang 2(21)
Innehållsförteckning 2.1 HANTERA EKONOMI... 7 2.1.1 Hantera intäkter... 7 2.1.2 Hantera kostnader... 7 2.1.3 Hantera löpande bokföring... 7 2.1.4 Hantera anläggningar och inventarier... 7 2.1.5 Hantera ekonomirapportering till andra myndigheter... 7 2.1.6 Hantera upphandling och avrop... 7 Anskaffningsbeslut... 7 Förfrågningsunderlag... 7 Annons i upphandlingsärende... 7 Anbud... 7 Anbudsförteckning/Öppningsprotokoll... 7 Utvärderingsprotokoll... 8 förbindelse vid utvärdering av anbud... 8 Tilldelningsbeslut/ Beslut om val av leverantör... 8 Upplysning om tilldelningsbeslut... 8 Annons efter avslutad upphandling... 8 Avtal efter upphandling... 8 Skriftlig beställning efter upphandling... 8 Överprövning upphandling... 8 2.1.7 Hantera stipendier... 9 2.1.8 Hantera donationer... 9 2.2 HANTERA PERSONALFRÅGOR... 9 2.2.1 Tillsätta anställning... 9 Befattningsprofil... 9 Beslut om rekrytering... 9 Annons rekrytering... 9 Ansökan om anställning... 9 Förslag på sakkunniga... 9 Beslut om sakkunniga... 9 Sakkunnigutlåtande... 9 Handlingar vid bedömning av sökande... 9 Beslut i anställningsärende... 10 Meddelande om beslut om anställning... 10 Överklagande av beslut om anställning... 10 Yttrande angående överklagande av beslut om anställning... 10 3(21)
Beslut i överklagande om anställning... 10 Anställningsavtal... 10 2.2.2 Hantera pågående anställning... 10 Ansökan om semester... 10 Ansökan om tjänstledighet... 10 Beslut om tjänstledighet... 11 Flextidsrapport... 11 Tjänstgöringsplan för lärare... 11 Reseräkning... 11 Beslut om reseersättning... 11 Beslut om uppdragstillägg... 11 Uppgifter om övertid/mertid... 11 Uppgifter om obekväm arbetstid... 11 Uppgifter om avvikelser vid löneberäkningar... 12 Lönespecifikation... 12 Beslut om ny lön inom lönerevision... 12 Beslut om ny lön utanför lönerevision... 12 Beslut om lönetillägg... 12 Uppgifter om intresseavdrag... 12 Uppgifter om friskvård... 12 Kvitto för friskvård... 12 Uppgifter om läkemedel och läkarbesök... 12 Kvitto för läkemedel och läkarbesök... 12 Anmälan om sjukdom... 12 Sjukförsäkran... 12 Läkarintyg... 12 Uppgifter om sjukskrivningar... 12 Tillbudsrapport... 12 Anmälan om arbetsskada... 12 Anmälan om personskada... 12 Uppgifter om rehabilitering... 12 Underlag i disciplinärende... 13 Beslut i disciplinärende... 13 Beslut om ny placering eller tjänstgöringsort... 13 Beslut om ändring av titel... 13 Anmälan om bisyssla... 13 Beslut att godkänna bisyssla... 13 Rapportering av bisyssla till annan myndighet... 13 Individuell utvecklingsplan... 13 4(21)
Dokumentation från utvecklingssamtal... 13 2.2.3 Avveckla anställning... 13 Begäran om entledigande... 13 Beslut om entledigande... 13 Underrättelse om att inte förlänga tidsbegränsad anställning 211... 14 Information om planerad driftinskränkning... 14 MBL-protokoll om medels- eller arbetsbrist och turordningskrets... 14 Beslut om fastställande av turordningskrets... 14 Beslut om uppsägning på grund av arbets- eller medelsbrist... 14 Uppsägningsbesked arbets- eller medelsbrist... 14 Beslut om att disciplinärende kommer att föranleda uppsägning... 14 Beslut om uppsägning på grund av personliga skäl... 14 Beslut om att disciplinärende kommer att föranleda avsked... 14 Beslut om avsked... 14 Begäran om entledigande med anledning av ålderspension... 15 Beslut om entledigande med anledning av ålderspension... 15 Ansökan om delpension... 15 Beslut om delpension... 15 2.2.4 Hantera uppdrag... 15 Beslut om utseende av valberedning... 15 Beslut om tidplan för val... 15 Röst- och vallängder... 15 Valberedningens förslag... 15 Beslut om utseende av valförrättare... 15 Röstresultat... 15 Valprotokoll... 15 Förslag till ledamöter... 16 Beslut om utseende av ledamöter... 16 Förslag till utseende av rektors ställföreträdare... 16 Beslut om utseende av rektors ställföreträdare... 16 Förslag till vicerektor... 16 Beslut om utseende av vicerektor... 16 Förslag till dekanus och prodekanus... 16 Beslut om utseende av dekanus och prodekanus... 16 Fastställd kravprofil för prefekt... 16 Ledigkungörelse av prefektuppdrag... 16 Ansökningar om prefektuppdrag... 16 Förslag till prefekt... 16 Beslut om uppdrag som prefekt... 16 5(21)
Förslag till innehavare av uppdrag... 16 Beslut om innehavare av uppdrag... 17 Avsägelse från uppdrag... 17 2.2.5 Hantera utnämningar... 17 Beslut om utseende av beredningsgrupp för hedersdoktorsutnämning... 17 Nominering av hedersdoktor... 17 Beslut om utseende av hedersdoktor... 17 Beslut om utseende av promotor... 17 Ansökan om utnämning till docent... 18 Prefektutlåtande om docentansökan... 18 Sakkunnigutlåtanden om docentansökan... 18 Beslut om utnämning till docent... 18 Docentintyg... 18 Förslag till kandidat för affiliering... 18 Beslut om utnämning av affilierad forskare/professor... 18 Nominering av kandidat till förtjänsttecken... 18 Beslut om tilldelning av förtjänsttecken... 18 2.2.6 Hantera intern kompetensutveckling... 18 Underlag inför beslut om interna kompetensutvecklingsuppdrag... 18 Beslut om interna kompetensutvecklingsuppdrag... 18 2.3 HANTERA ARBETSMILJÖ, LIKA VILLKOR OCH HÅLLBAR UTVECKLING... 19 2.3.1 Hantera arbetsmiljö... 19 2.3.2 Hantera lika villkor... 19 2.3.3 Hantera hållbar utveckling... 19 2.4 HANTERA INFRASTRUKTUR... 19 2.4.1 Hantera lokaler... 19 2.4.2 Hantera fastigheter... 19 2.4.3 Hantera annan infrastruktur... 19 2.5 HANTERA SÄKERHETSFRÅGOR... 19 2.6 HANTERA INFORMATION OCH KOMMUNIKATION... 19 2.7 HANTERA MÖTEN... 19 Beredningsunderlag... 19 Kallelse, dagordning... 19 Missiv... 19 Protokoll... 19 2.8 HANTERA ALLMÄNNA HANDLINGAR... 19 2.9 HANTERA ADADEMISKA HÖGTIDER OCH EVENEMANG... 19 6(21)
2.1 HANTERA EKONOMI 2.1.1 Hantera intäkter Kartläggning pågår 2.1.2 Hantera kostnader Kartläggning pågår 2.1.3 Hantera löpande bokföring 2.1.4 Hantera anläggningar och inventarier Kartläggning pågår Kartläggning pågår 2.1.5 Hantera ekonomirapportering till andra myndigheter 2.1.6 Hantera upphandling och avrop Kartläggning pågår Anskaffningsbeslut 2.1.6-111 Bevaras Papper W3D3 Handläggande 2.1.6 Förfrågningsunderlag 2.1.6-121 Bevaras Papper W3D3 Handläggande 2.1.6 Annons i upphandlingsärende 2.1.6-131 Bevaras Papper W3D3 Handläggande 2.1.6 Anbud 2.1.6-211 Se bilaga 1. Se bilaga 1. Papper W3D3 Handläggande 2.1.6 Anbudsförteckning/Öppningsprotokoll 2.1.6-221 Bevaras Papper W3D3 Handläggande Förvaras hos ansvarig upphandlare. Anbud tillförs diarieakten när ärendet slutbehandlats. Undantag gäller skrymmande bilagor som kan förvaras på annan plats än i akten. När så sker ska uppgift om fysisk förvaringsplats registreras i diariet. Se bilaga 2 31 kap, 16 OSL, se även bilaga 2. För uppgift om anbud. fram till beslut i ärendet. 31 kap, 16 OSL. 7(21)
2.1.6 Hantera upphandling och avrop Utvärderingsprotokoll 2.1.6-311 Bevaras Papper W3D3 Handläggande 2.1.6 förbindelse vid utvärdering av anbud 2.1.6-312 Bevaras Papper W3D3 Handläggande 2.1.6 Tilldelningsbeslut/ Beslut om val av leverantör 2.1.6-411 Bevaras Papper W3D3 Handläggande 2.1.6 Upplysning om tilldelningsbeslut 2.1.6-511 Bevaras Papper W3D3 Handläggande 2.1.6 Annons efter avslutad upphandling 2.1.6-512 Bevaras Papper W3D3 Handläggande Gäller endast upphandling över tröskelvärdet. För uppgift om anbud. fram till beslut i ärendet. För uppgift om anbud. fram till beslut i ärendet. 31 kap, 16 OSL. 31 kap, 16 OSL. 2.1.6 Avtal efter upphandling 2.1.6-312 Bevaras Papper W3D3 Handläggande 2.1.6 Skriftlig beställning efter upphandling 2.1.6-711 Bevaras eller, se bilaga 3. 2.1.6 Överprövning av beslut i upphandlingsärende Överprövning upphandling 2.1.6-811 Handlingar från överklagande part ska bevaras Bevaras eller, se bilaga 3. Papper W3D3 Handläggande Bevaras Papper W3D3 Handläggande Avtal efter avslutad upphandling skapar nytt ärende i W3D3. Handlingstypen avtal omfattar även kontrakt. Skriftlig beställning över ett basbelopp skapar nytt ärende i W3D3. Se bilaga 3 för beställning under ett basbelopp. Överprövningsärendet bildar nytt ärende i W3D3. Hänvisning sker till upphandlingsärendet. 8(21)
2.1.7 Hantera stipendier Kartläggning pågår 2.1.8 Hantera donationer Kartläggning pågår 2.2 HANTERA PERSONALFRÅGOR 2.2.1 Tillsätta anställning Befattningsprofil 2.2.1-111 Bevaras Papper W3D3 PA 2.2.1 Beslut om rekrytering 2.2.1-121 Bevaras Papper W3D3 PA Inklusive eventuellt underlag inför beslut, t ex Motvering inför rekrytering, behovsanalys, underlag till finansiering, men diarieförs endast om det inleds en rekrytering. 2.2.1 Annons rekrytering 2.2.1-211 Bevaras Papper W3D3 PA Information om doktorandanställning, se bilaga 4. 2.2.1 Ansökan om anställning 2.2.1-311 Se bilaga 5. Se bilaga 5. Papper W3D3 Reach Mee 2.2.1 Förslag på sakkunniga 2.2.1-411 Bevaras Papper W3D3 PA 2.2.1 Beslut om sakkunniga 2.2.1-421 Bevaras Papper W3D3 PA 2.2.1 Sakkunnigutlåtande 2.2.1-431 Bevaras Papper W3D3 PA 2.2.1 Handlingar vid bedömning av sökande 2.2.1-441 Får vid inaktualitet Tidigast när överklagandetid löpt ut, om inte överklagande inkommer. PA PA Sammanställning av ansökningar från Reach Mee samt ansökan som inte går via Reach Mee ska diarieföras. Befordran klassificeras inom 2.2.1 Tillsätta anställning. Information om doktorandanställning, se bilaga 4. Kan omfatta kallelser till intervjuer, genomförda intervjuer, intern rangordning (ej av sakkunniga), referenstagning, förslag till beslut. Information om doktorandanställning, se bilaga 4. 9(21)
2.2.1 Tillsätta anställning Beslut i anställningsärende 2.2.1-511 Bevaras Papper W3D3 PA Kan även omfatta beslut att avbryta rekrytering. Beslut om anställning i original anslås på anslagstavla och läggs därefter i personakt. Kopia läggs i det diarieförda ärendet. Information om doktorandanställning, se bilaga 4. 2.2.1 Meddelande om beslut om anställning 2.2.1-611 Gallras Vid PA inaktualitet 2.2.1 Överklagande av beslut om anställning 2.2.1-711 Bevaras Papper W3D3 PA Nytt ärende med hänvisning till anställningsärende. 2.2.1 Yttrande angående överklagande av 2.2.1-721 Bevaras Papper W3D3 PA beslut om anställning 2.2.1 Beslut i överklagande om anställning 2.2.1-731 Bevaras Papper W3D3 PA Beslut fattas av Överklagandenämnden för högskolan (ÖNH) 2.2.1 Anställningsavtal 2.2.1-811 Bevaras Papper PA Personaldossier. Inte detsamma som beslut om anställning. Anställningsavtal innehåller fler uppgifter, exempelvis lön. 2.2.2 Hantera pågående anställning Ansökan om semester 2.2.2-111 Får 2 år Primula PA Egenregistrering 2.2.2 Ansökan om tjänstledighet 2.2.2-121 Gallras (kortare ledigheter) Bevaras (ledigheter mer än 6 månader) 2 år Digitalt Papper Primula (korta) W3D3 (längre än 6 månader) PA Tjänstledighet som arbetstagare har lagstadgad rätt till (exempelvis föräldraledighet) omfattas inte av krav på diarieföring och bevarande. 10(21)
2.2.2 Hantera pågående anställning Beslut om tjänstledighet 2.2.2-122 Gallras (kortare ledigheter) Bevaras (ledigheter mer än 6 månader) Primula (korta) W3D3 (längre än 6 månader) PA Tjänstledighet som arbetstagare har lagstadgad rätt till (exempelvis föräldraledighet) omfattas inte av krav på diarieföring och bevarande. 2.2.2 Flextidsrapport 2.2.2-131 Får 2 år Primula PA 2.2.2 Tjänstgöringsplan för lärare 2.2.2-132 Får 2 år Institution Inklusive beslut om fastställande av plan, om sådant fattas. Inget universitetsgemensamt stöd. 2.2.2 Reseräkning 2.2.2-211 Får 10 år. Reseräkning i EU-projekt får dock först efter revision har gjorts. Rekommenderad gallringstid 17 år. Papper Primula PA Egenrapportering. Attest/godkännande enligt attestordning. 2.2.2 Beslut om reseersättning 2.2.2-212 Bevaras Papper W3D3 PA Avser i normalfallet beslut av övergripande karaktär, t ex reseersättning till studentrepresentanter. 2.2.2 Beslut om uppdragstillägg 2.2.2-221 Bevaras Papper W3D3 PA Förhandling enligt MBL. Avser ersättning för tilldelat uppdrag, t ex prefekter, dekaner, funktionsansvar. 2.2.2 Uppgifter om övertid/mertid 2.2.2-231 Får 2 år Primula PA 2.2.2 Uppgifter om obekväm arbetstid 2.2.2-232 Får 2 år Primula PA 11(21)
2.2.2 Hantera pågående anställning Uppgifter om avvikelser vid löneberäkningar 2.2.2-241 Får 2 år Primula PA Kan benämnas signallistor. 2.2.2 Lönespecifikation 2.2.2-251 Bevaras Digitalt Primula PA 2.2.2 Beslut om ny lön inom lönerevision 2.2.2-261 Bevaras Papper W3D3 PA Ingår i protokoll från RA- LS. 2.2.2 Beslut om ny lön utanför lönerevision 2.2.2-262 Bevaras Papper W3D3 PA Ingår i MBL-protokoll. 2.2.2 Beslut om lönetillägg 2.2.2-263 Bevaras Papper W3D3 PA 2.2.2 Uppgifter om intresseavdrag 2.2.2-271 Bevaras Digitalt Primula Agresso PA Kan föregås av inkommande beslut från annan myndighet, t ex Kronofogdemyndigheten 2.2.2 Uppgifter om friskvård 2.2.2-281 Gallras 10 år Primula PA Egenrapportering 2.2.2 Kvitto för friskvård 2.2.2-282 Gallras 10 år PA 2.2.2 Uppgifter om läkemedel och läkarbesök 2.2.2-291 Gallras 10 år PA Kan omfattas av sekretess. 2.2.2 Kvitto för läkemedel och läkarbesök 2.2.2-292 Gallras 10 år PA 2.2.2 Anmälan om sjukdom 2.2.2-311 Får 10 år Primula PA Egenrapportering Kan omfattas av sekretess. 2.2.2 Sjukförsäkran 2.2.2-312 Får 10 år Primula PA Egenrapportering Kan omfattas av sekretess. 2.2.2 Läkarintyg 2.2.2-313 Får 10 år Adato PA Kan omfattas av sekretess. 2.2.2 Uppgifter om sjukskrivningar 2.2.2-314 Får 10 år Adato PA Kan omfattas av sekretess. 2.2.2 Tillbudsrapport 2.2.2-321 Bevaras Papper W3D3 PA Anmälan om tillbud med Kan omfattas underskrifter görs på av sekretess. särskild blankett. 2.2.2 Anmälan om arbetsskada 2.2.2-331 Kopia bevaras Papper W3D3 PA Anmälan i original skickas till Försäkringskassan. Kopia bevaras i ärendet. Kan omfattas av sekretess. 2.2.2 Anmälan om personskada 2.2.2-332 Bevaras Papper W3D3 PA Kan omfattas av sekretess. 2.2.2 Uppgifter om rehabilitering 2.2.2-341 Bevaras Digitalt Adato PA Kan omfattas Papper av sekretess. OSL, 25 kap, 1 OSL, 25 kap, 1 OSL, 25 kap, 1 OSL, 25 kap, 1 OSL, 25 kap, 1 OSL, 25 kap, 1 OSL, 25 kap, 1 OSL, 25 kap, 1 OSL, 25 kap, 1 12(21)
2.2.2 Hantera pågående anställning Underlag i disciplinärende 2.2.2-411 Bevaras Papper W3D3 PA Vid diarieföring ska dokumenten ej läggas in som bifogade filer på handlingarna. Uppgifter som röjer personens identitet ska inte heller registreras på ärende eller handling. 2.2.2 Beslut i disciplinärende 2.2.2-421 Bevaras Papper W3D3 PA Beslut dokumenteras i personalansvarsnämndens protokoll. Protokollsutdrag läggs i ärendet. Om beslut leder till uppsägning eller avsked klassificeras dessa fortsatta processer inom 2.2.3, Avveckla anställning. 2.2.2 Beslut om ny placering eller 2.2.2-511 Bevaras Papper W3D3 PA tjänstgöringsort 2.2.2 Beslut om ändring av titel 2.2.2-521 Bevaras Papper W3D3 PA 2.2.2 Anmälan om bisyssla 2.2.2-611 Bevaras Digitalt Primula PA 2.2.2 Beslut att godkänna bisyssla 2.2.2-621 Bevaras Digitalt Primula PA 2.2.2 Rapportering av bisyssla till annan myndighet 2.2.2-631 Bevaras Papper W3D3 PA Rapportering till exempelvis Skatteverket. 2.2.2 Individuell utvecklingsplan 2.2.2-711 Anställd och chef 2.2.2 Dokumentation från utvecklingssamtal 2.2.2-712 Anställd och chef Hanteras och bevaras enligt chefs och anställds önskemål Hanteras och bevaras enligt chefs och anställds önskemål 2.2.3 Avveckla anställning Begäran om entledigande 2.2.3-111 Bevaras Papper W3D3 PA Begäran och beslut finns i regel i samma dokument. 2.2.3 Beslut om entledigande 2.2.3-121 Bevaras Papper W3D3 PA Begäran och beslut finns i regel i samma dokument. 13(21)
2.2.3 Avveckla anställning Underrättelse om att inte förlänga tidsbegränsad anställning 211 2.2.3 Information om planerad driftinskränkning 2.2.3 MBL-protokoll om medels- eller arbetsbrist och turordningskrets 2.2.3 Beslut om fastställande av turordningskrets 2.2.3 Beslut om uppsägning på grund av arbets- eller medelsbrist 2.2.3 Uppsägningsbesked arbets- eller medelsbrist 2.2.3 Beslut om att disciplinärende kommer att föranleda uppsägning 2.2.3 Beslut om uppsägning på grund av personliga skäl 2.2.3 Beslut om att disciplinärende kommer att föranleda avsked 2.2.3-121 Bevaras Papper W3D3 PA Arbetsgivaren har endast skyldighet att underrätta om att inte förlänga tidsbegränsad anställning om den är längre än ett år. 2.2.3-311 Bevaras Papper W3D3 PA 2.2.3-321 Bevaras Papper W3D3 PA Protokollsutdrag om MBL-protokollet omfattar fler ärenden än denna förhandling. 2.2.3-331 Bevaras Papper W3D3 PA 2.2.3-341 Bevaras Papper W3D3 PA 2.2.3-351 Bevaras Papper W3D3 PA 2.2.3-411 Bevaras Papper W3D3 PA Disciplinärende som föregår uppsägning av personliga skäl klassificeras i processen 2.2.2 Hantera pågående anställning. Korshänvisning mellan ärendena ska göras. 2.2.3-421 Bevaras Papper W3D3 PA 2.2.3-511 Bevaras Papper W3D3 PA Om avsked föranleds av ett disciplinärende i Personalansvarsnämnden (PAN) klassificeras denna del i process 2.2.2 Hantera pågående anställning. Korshänvisning mellan ärendena ska göras. 2.2.3 Beslut om avsked 2.2.3-521 Bevaras Papper W3D3 PA 14(21)
2.2.3 Avveckla anställning Begäran om entledigande med anledning av ålderspension 2.2.3 Beslut om entledigande med anledning av ålderspension 2.2.3-611 Bevaras Papper W3D3 PA Begäran och beslut finns i regel i samma dokument. 2.2.3-621 Bevaras Papper W3D3 PA Begäran och beslut finns i regel i samma dokument. 2.2.3 Ansökan om delpension 2.2.3-711 Bevaras Papper W3D3 PA Ansökan och beslut skrivs på samma blankett. 2.2.3 Beslut om delpension 2.2.3-721 Bevaras Papper W3D3 PA Ansökan och beslut skrivs på samma blankett. 2.2.4 Hantera uppdrag 2.2.4 Hantera val (inklusive fyllnadsval) Beslut om utseende av valberedning 2.2.4-111 Bevaras Papper W3D3 Handläggande 2.2.4 Beslut om tidplan för val 2.2.4-121 Bevaras Papper W3D3 Handläggande Val till ett organ för specifik mandatperiod bildar ett ärende. Utseende av stående valberedning för en viss organisatorisk nivå eller organ bildar ett eget ärende. 2.2.4 Röst- och vallängder 2.2.4-131 Bevaras Papper W3D3 Handläggande 2.2.4 Valberedningens förslag 2.2.4-141 Bevaras Papper W3D3 Handläggande 2.2.4 Beslut om utseende av valförrättare 2.2.4-151 Bevaras Papper W3D3 Handläggande 2.2.4 Röstresultat 2.2.4-161 Bevaras Papper W3D3 Medarbetare Handläggande 2.2.4 Valprotokoll 2.2.4-171 Bevaras Papper W3D3 Handläggande Röstning kan ske digitalt via Medarbetare (internwebb) 15(21)
2.2.4 Utseende av ledamöter Förslag till ledamöter 2.2.4-211 Bevaras Papper W3D3 Handläggande Utseende av ledamöter till ett organ för specifik mandatperiod bildar ett ärende. 2.2.4 Beslut om utseende av ledamöter 2.2.4-221 Bevaras Papper W3D3 Handläggande 2.2.4 Utse rektors Förslag till utseende av rektors 2.2.4-311 Bevaras Papper W3D3 PA ställföreträdare ställföreträdare 2.2.4 Beslut om utseende av rektors 2.2.4-321 Bevaras Papper W3D3 PA ställföreträdare 2.2.4 Utse vicerektor Förslag till vicerektor 2.2.4-411 Bevaras Papper W3D3 PA Från och med 2013 utses dekanerna till vicerektorer. 2.2.4 Beslut om utseende av vicerektor 2.2.4-421 Bevaras Papper W3D3 PA 2.2.4 Utse dekanus och Förslag till dekanus och prodekanus 2.2.4-511 Bevaras Papper W3D3 PA prodekanus 2.2.4 Beslut om utseende av dekanus och prodekanus 2.2.4-521 Bevaras Papper W3D3 PA 2.2.4 Utse prefekt Fastställd kravprofil för prefekt 2.2.4-611 Bevaras Papper W3D3 PA 2.2.4 Ledigkungörelse av prefektuppdrag 2.2.4-621 Bevaras Papper W3D3 PA 2.2.4 Ansökningar om prefektuppdrag 2.2.4-631 Bevaras Papper W3D3 PA 2.2.4 Förslag till prefekt 2.2.4-641 Bevaras Papper W3D3 PA 2.2.4 Beslut om uppdrag som prefekt 2.2.4-651 Bevaras Papper W3D3 PA 2.2.4 Utse övriga funktioner med uppdrag Förslag till innehavare av uppdrag 2.2.4-711 Bevaras Papper W3D3 Handläggande Exempelvis uppdrag som prorektor (som inte är rektors ställföreträdare), vicerektor, studierektor, funktionsansvarig. Det ska framgå av ärendemeningen i diariet vilket uppdrag som avses. 16(21)
2.2.4 Beslut om innehavare av uppdrag 2.2.4-721 Bevaras Papper W3D3 Handläggande 2.2.4 Avsäga sig uppdrag Avsägelse från uppdrag 2.2.4-811 Bevaras Papper W3D3 Handläggande 2.2.5 Hantera utnämningar Avsägelse som inte föranleder någon åtgärd bildar eget ärende i diariet. Om avsägelsen leder till att ny ledamot utses ingår avsägelsen i ärendet om att utse ny ledamot. 2.2.5 Hantera hedersdoktorsutnämning Beslut om utseende av beredningsgrupp för hedersdoktorsutnämning 2.2.5 Nominering av hedersdoktor 2.2.5-121 Bevaras (nominering av de som utses) Gallras (övriga) 2.2.5-111 Bevaras Papper W3D3 Fakultet Hedersdoktorsutnämningar diarieförs i ett ärende för hela universitetet, per år. I ärendet ingår beslut om ledamöter i beredningsgrupp, nomineringar för utsedda hedersdoktorer, beslut om utseende av hedersdoktor och beslut om utseende av promotor. Papper W3D3 Fakultet Endast nomineringar för de som accepterat utnämningen och blivit utsedda till hedersdoktorer registreras i diariet. Ingår i ärende om hedersdoktorer vid Lnu för aktuellt år. 2.2.5 Beslut om utseende av hedersdoktor 2.2.5-131 Bevaras Papper W3D3 Fakultet Ingår i ärende om hedersdoktorer vid Lnu för aktuellt år. 2.2.5 Beslut om utseende av promotor 2.2.5-141 Bevaras Papper W3D3 Fakultet Ingår i ärende om hedersdoktorer vid Lnu för aktuellt år. gäller nomineringar fram till dess att föreslagen hedersdoktor tackar ja och utsetts. 17(21)
2.2.5 Hantera Ansökan om utnämning till docent 2.2.5-211 Bevaras Papper W3D3 PA docenturutnämning 2.2.5 Prefektutlåtande om docentansökan 2.2.5-221 Bevaras Papper W3D3 PA 2.2.5 Sakkunnigutlåtanden om 2.2.5-231 Bevaras Papper W3D3 PA docentansökan 2.2.5 Beslut om utnämning till docent 2.2.5-241 Bevaras Papper W3D3 PA 2.2.5 Docentintyg 2.2.5-251 Kopia bevaras Papper W3D3 PA Original till den utnämnde. 2.2.5 Hantera utnämning till Förslag till kandidat för affiliering 2.2.5-311 Bevaras Papper W3D3 Fakultet affilierad forskare och professor 2.2.5 Beslut om utnämning av affilierad 2.2.5-321 Bevaras Papper W3D3 Fakultet forskare/professor 2.2.5 Hantera förtjänsttecken instiftade av universitetet Nominering av kandidat till förtjänsttecken 2.2.5-411 Bevaras Papper W3D3 PA Till exempel pedagogiska priser, pris för bästa lärare, bästa handledare, bästa forskare, utmärkelse för insatser för samhällelig drivkraft, globala värden. Ett samlat ärende per år för alla förtjänsttecken. 2.2.5 Beslut om tilldelning av förtjänsttecken 2.2.5-421 Bevaras Papper W3D3 PA Ett samlat ärende diarieförs per år för alla förtjänsttecken. 2.2.6 Hantera intern kompetensutveckling Underlag inför beslut om interna kompetensutvecklingsuppdrag 2.2.6 Beslut om interna kompetensutvecklingsuppdrag 2.2.6-111 Bevaras Papper W3D3 Handläggande 2.2.6-121 Bevaras Papper W3D3 Handläggande Exempelvis uppdrag till en institution att utveckla och ge kurs för universitetets anställda i kompetensutvecklingssyfte. Exempelvis uppdrag till en institution att utveckla och ge kurs för universitetets anställda i kompetensutvecklingssyfte. 18(21)
2.3 HANTERA ARBETSMILJÖ, Kartläggning pågår LIKA VILLKOR OCH HÅLLBAR UTVECKLING 2.3.1 Hantera arbetsmiljö Kartläggning pågår 2.3.2 Hantera lika villkor Kartläggning pågår 2.3.3 Hantera hållbar Kartläggning pågår utveckling 2.4 HANTERA Kartläggning pågår INFRASTRUKTUR 2.4.1 Hantera lokaler Kartläggning pågår 2.4.2 Hantera fastigheter Kartläggning pågår 2.4.3 Hantera annan Kartläggning pågår infrastruktur 2.5 HANTERA SÄKERHETSFRÅGOR 2.6 HANTERA INFORMATION OCH KOMMUNIKATION Kartläggning pågår Kartläggning pågår 2.7 HANTERA MÖTEN Beredningsunderlag 2.7-111 Gallras Vid inaktualitet 2.8 HANTERA ALLMÄNNA HANDLINGAR Handläggande Kallelse, dagordning 2.7-211 Bevaras Papper Handläggande Missiv 2.7-311 Se bilaga 6. Papper Handläggande Protokoll 2.7-321 Bevaras Papper Handläggande Kartläggning pågår Inte detsamma som beslutsunderlag, som bevaras i respektive diariefört ärende. Kallelser och protokoll arkivläggs per organ/ funktion per år. Kallelser och protokoll arkivläggs per organ/ funktion per år. 2.9 HANTERA ADADEMISKA HÖGTIDER OCH EVENEMANG Kartläggning pågår 19(21)
Bilaga 1 RA-FS 2013:1. Antagna anbud bevaras. Handlingar i anbud som inte tillför ärende sakuppgift, t ex årsberättelser och allmän information om anbudsgivaren, behöver inte tillföras akten utan när ärendet är avslutat. Ej antagna anbud 4 år efter slutet avtal eller beslut om att avbryta upphandling. Märks med ärendets diarienummer och förvaras åtskilt från övriga handlingar i ärendet. Bilaga 2 Anbud i upphandlingsärende omfattas av sekretess. Huvudregel är att sekretess upphör när ärendet slutbehandlats. I undantagsfall kan uppgifter hemlighållas även efter avslutat upphandling med stöd av 19 kap 1 och 3 OFS 2009:400 (skydd för myndigheten) eller 31 kap 16 OFS (skydd för extern uppdragsgivare). Bilaga 3 Skriftlig beställning över ett basbelopp bevaras. Beställningar under ett basbelopp hanteras inom ramen för ekonomiet och efter den frist som gäller för verifikationer. Bilaga 4 En person som söker en utlyst doktorandanställning ansöker samtidigt om att bli antagen till utbildning på forskarnivå (med undantag för de fall där den sökande redan är antagen i det berörda ämnet på Lnu). Anställningsprocessen och antagningsprocessen hänger ihop, och besluten i de båda processerna bygger till stor del på samma underlag. Trots detta ska doktorandanställningsärendet diarieföras för sig (PA-ärende) och antagningsärendet ska diarieföras för sig (UF-ärende). Anledningen är att doktorandanställning inte alltid leder till antagningsbeslut, och antagning inte alltid är kopplat till en utlyst doktorandanställning. Antagning bildar ett ärende per antagen doktorand, oavsett vilken finansiering som är aktuell (doktorandanställning eller annan finansiering). I antagningsärendet ingår vanligtvis - Ansökan från den som föreslås bli antagen i form av ansökningsblankett, CV, forskningsplan, betyg/examensbevis, åberopade skrifter. Åberopade skrifter (uppsatser, artiklar och liknande) diarieförs inte i ärendet. ig handläggare förvarar åberopade skrifter till dess att gallring kan ske. - Beslutsunderlag (yttrande från beredande organ/grupp med utlåtande över behörighet, lämplighet, finansiering och övriga resurser, förslag till beslut om antagning, utseende av examinatorer, handledare, eventuell tidavräkning) - Beslut om antagning - Antagningsbesked 20(21)
En utlyst doktorandanställning i ett visst ämne bildar ett ärende. I doktorandanställningsärendet ingår vanligtvis - Beslut om befattningsprofil och befattningsprofil - Annons rekrytering (ledigkungörelse) - Lista över sökande från e-rekryteringsverktyget ReachMee, och ansökningar som inte inkommit via ReachMee - Besked under rekryteringen som skickas till de sökande - Beslutsunderlag (yttrande från beredande organ/grupp med utlåtande över behörighet, lämplighet, finansiering och övriga resurser, förslag till beslut om antagning, utseende av examinatorer, handledare, eventuell tidavräkning, och beslut om antagning) - Beslut om anställning Bilaga 5 RA-FS 2004:1. Ansökningar med bilagor får två år efter det att beslut om anställning vunnit laga kraft. Om den sökande begär det skall ansökningshandlingarna återlämnas. Undantag från gallring gäller för den anställdes ansökningshandlingar och ansökningshandlingar från den som har överklagat anställningsbeslutet. Dessa handlingar ska bevaras. Ansökningshandlingar, som inte avser viss ledigförklarad tjänst, får återlämnas eller omedelbart. Bilaga 6 Gallras om det endast utgör en upprepning eller sammanfattning av övrigt beslutsunderlag och inte tillför ärendet information av vikt för beslutsfattandet. Bevaras i det diarieförda ärendet det tillhör, om det tillför ärendet information av vikt. Förkortningar PA Personalavdelningen 21(21)