RUTIN Gäller från och med Diarienummer Universitetsövergripande rutin för kommunikation av miljö och hållbarhet 2019-03-29 V-2019-0347 kskod 1.2 Beslutsfattare Datum för beslut Ansvarig avdelning Hållbarhetschef 2019-03-29 KTH Sustainability Universitetsövergripande rutin för kommunikation av miljö och hållbarhet 1. Syfte Syftet med den här rutinen är att beskriva hur miljö- och hållbarhetsarbetet på KTH kommuniceras internt och externt. 2. Omfattning/avgränsning Rutinen omfattar hela KTH. 3. Definitioner Intern miljö- och hållbarhetskommunikation Extern miljö- och hållbarhetskommunikation GVS KOM Kommunikation mellan olika funktioner och nivåer inom KTH. Kommunikation med KTH:s intressenter t.ex.: EU och internationella organisationer (FN); Riksdag, regering, lagstiftare, myndigheter, och kommun; samarbetspartner, avtal och nätverk; Finansiärer; Fastigheter, leverantörer; Studenter; Anställda samt samhället och arbetsgivare (se övergripande intressentanalys). Gemensamt verksamhetsstöd Avdelningen för Kommunikation 4. Ansvar Hållbarhetschef är övergripande ansvarig för intern och extern kommunikation gällande KTH:s miljöledningssystem och för hållbarhetspolicyn och hållbarhetsmålen. Vicerektor för hållbar utveckling är övergripande ansvarig för intern och extern kommunikation gällande hållbar utveckling i utbildning, forskning och samverkan. Avdelningen för Kommunikation har övergripande ansvar gällande strategin för kommunikation av hållbar utveckling kopplad till KTH:s varumärke. 1 (5)
KTH Sustainability är övergripande ansvarig för att upprätta, införa, underhålla de verksamhetsprocesser som är relevanta för den interna och externa kommunikationen avseende miljö- och hållbarhetsfrågor och för kommunikationen avseende KTH:s miljöprestanda (se KTH Sustainability kommunikationsplan). Skolornas chefer och cheferna inom GVS ansvarar för intern och extern kommunikation inom respektive skola/avdelning inom GVS samt ansvar inom ramen för sina ansvarsområden att tillämpa strategin för kommunikation av hållbar utveckling. Ansvariga funktioner ansvarar för att kommunicera intern och externt miljö- och hållbarhetsfrågan inom respektive skola enligt lokala rutiner och sprida information som distribueras av KTH Sustainability. Samtliga medarbetare ansvarar för att känna till Policy för hållbar utveckling för KTH och KTH:s hållbarhetsmål och ta del av relevant information som medarbetaren berörs av i sitt arbete. Medarbetare ska där så är relevant inom ramen för sina arbetsuppgifter kommunicera både internt och externt KTH:s Policy för hållbar utveckling och KTH:s hållbarhetsmål. 5. Genomförande Miljöledningssystemet och andra miljö- och hållbarhetsfrågor på KTH kommuniceras internt och externt genom olika kanaler, dessa beskrivs mer i detalj i separat kommunikationsplan för KTH Sustainability. 5.1 Intern och extern kommunikation Intern kommunikation sker både genom ordinarie kanaler samt genom riktade insatser, exempelvis: Intranätet Internt nyhetsbrev Mejl Möten Seminarier Nätverk Miljöredovisning Evenemang Extern kommunikation sker via KTH:s hemsida och mer riktade insatser, exempelvis: Hemsidan Externt nyhetsbrev Miljöredovisning Nätverk Seminarier Evenemang Pressmedelanden 2 (5)
5.2 Möten Följande återkommande mötesforum är centrala inom miljöledningssystemet på central nivå. Möte Deltagare Frekvens Dokumentation KTH:s styrelse Hållbarhetschef och vice 1/år Protokoll rektor för hållbar utveckling Möte KTH:s ledningsgrupp/råd KTH:s ledningsgrupp 2/mån Protokoll (inkl. vicerektor för hållbar utveckling, chef för GVS och vissa möten hållbarhetschef) Ledningens genomgång Rektor, chef för GVS, 1/år Protokoll vicerektor för hållbar utveckling och hållbarhetschef Ledningens genomgång Chef för GVS, vicerektor för hållbar utveckling och hållbarhetschef 1/år Protokoll Möten Akademisk referensgrupp Referensgrupp, vicerektor, Cirka 4/år Protokoll för hållbar utveckling hållbarhetschef och berörda i KTH Sustainability Ansvariga funktioner möten Ansvariga funktioner KTH Vid behov Minnesanteckningar Sustainability Gruppmöten KTH Sustainability Alla KTH Sustainability 1/gång varannan vecka 1/vecka Minnesanteckningar Gruppmöte miljöledning Berörda KTH Sustainability Minnesanteckningar Gruppmöte utbildning, forskning Berörda KTH 1/vecka Egna anteckningar och samverkan Sustainability Avdelningsmöte Hela avdelningen för 1/mån Minnesanteckningar hållbarhet, fastigheter och service Möte med KOM avdelning Berörda KTH 10ggr/år- Egna anteckningar Sustainability och Vid behov KOM avdelning, GVS Skolkommunikationsnätverket Kommunikatörer 8ggr/år Minnesanteckningar skolor/gvs KLARA administratörer KLARA administratörer 1-2ggr/år Minnesanteckningar och central KLARA handläggare 3 (5)
5.3 Dialog med intressenter Dialog med interna och externa intressenter, utöver planerade möten eller forum, kan ske via mejl eller via formulär på hemsidan. Synpunkter som inkommer genom dessa kanaler registreras kategoriseras och sparas. Inkommer mejl till personliga mejladresser skickas svar med kopia till funktionsmejlen för registrering. Relevanta mejl med tillhörande svar som inkommit till funktionsmejlboxarna arkiveras årligen, vid årsskiftet, i PDF format. Sammanställning av dialoger (frågor, synpunkter, klagomål) utgör underlag till ledningens genomgång. Funktionsmejl ( kth-miljo@kth.se och kth-sustainability@kth.se ) Formulär Rapportera avvikelse, förbättringsförslag och frågor Kommunikation av miljöledningssystem och miljöfrågor på skolor och GVS beskrivs i separata lokala rutiner. 6. Dokumentation Kommunikationsplan Logg avvikelser, förbättringsförslag och frågor Arkiverade dialoger/mejl med intressenter Protokoll och minnesanteckningar 7. Bilagor Inga bilagor. 8. Ändringslogg Fastställd Dokumentdatum Ändring version 04 2017-06-20 Ändring till ny funktionsbeteckning hållbarhetschef, uppdatering ansvar, möte och intressenter 05/00 2018-04-06 Tidigare MR-067,Ändring av Dokument ID i samband med skolsammaslagning/uppdatering av rutiner 06/00 2019-03-27 Revidering av rutin mot bakgrund av ny organisation för förvaltningen och miljöledningssystemets nya organisation och arbetssätt där miljömbudsrollen ersätts med ansvariga funktioner. Namn Erica- Dawn Egan Sabine Micksäter Kristina von Oelreich 4 (5)
5 (5)