Krishanteringsplan för Västfastigheter - Bilaga 2 Västfastigheters kriskommunikationsplan

Transkript

1 Krishanteringsplan för Västfastigheter - Bilaga 2 Västfastigheters kriskommunikationsplan Västfastigheter Tillsammans skapar vi hållbara miljöer

2 Innehåll Hittade inga poster för innehållsförteckning. Sida 2 av 6 Västfastigheter, Västra Götalandsregionen

3 Publicerat: Identitet: GENE-1589 Version: 0.1 Diarienummer: Titel: Krishanteringsplan för Västfastigheter - Bilaga 2 Västfastigheters kriskommunikationsplan Dokumentägare: Staffan Bengtsson Fastställt av: Lars Jansson 1. BAKGRUND Västra Götalandsregionen har en regional kriskommunikationsplan. Syftet med kriskommunikationsplanen är att Västra Götalandsregionens kommunikation ska fungera både externt och internt i händelse av en samhällsstörning. Varje enskild förvaltning ansvarar för att det finns en lokal kriskommunikationsplan. Västfastigheters kriskommunikationsplan är en bilaga till Västfastigheters krishanteringsplan och tydliggör vilka intressenter som finns, vilka kanaler vi har att kommunicera med för att nå ut med information samt roller, ansvar och samordning. Västfastigheters kriskommunikationsplan bygger till vissa delar på den regionala kriskommunikationsplanen men är anpassad för verksamhetsspecifika förutsättningar. Dessutom ligger följande principer som underlag: Ansvarsprincipen Samverkansprincipen Handlingsprincipen 1.1. Syfte med Västfastigheters kriskommunikationsplan Stärka Västfastigheters förmåga att kommunicera i händelse av en samhällsstörning Ge målgrupperna en god bild av händelsen och dess konsekvenser Ge kunskap för gruppers och individers agerande Ha en lugnande effekt för att inte skapa panik eller onödig oro Visa handlingskraft för att skapa förtroende 1.2. Målsättning med Västfastigheters kriskommunikationsplan Västfastigheters kriskommunikationsplan bygger på den regionala kriskommunikationsplanen 1 enligt följande: Den ska vara lättillgänglig Vara lätt att förstå även under stress Vara öppen Kan igångsättas snabbt Skall vara faktabaserad Skall vara sann och trovärdig Vara målgruppsanpassad 1.3. Ansvar Ytterst ansvarig för Västfastigheters kriskommunikationsplan är förvaltningschefen. Kommunikatör inom Västfastigheters krisledningsgrupp är ansvarig för aktivering av kriskommunikationsplanen samt all intern och extern kommunikation om inte annan överenskommelse skett med chefen för krisledningsgruppen eller stabschefen. Kommunikatören har ansvar att förmedla lägesbild till R-TiB, en rutin som följer övriga förvaltningars tillvägagångssätt 1. Västfastigheter, Västra Götalandsregionen Organisationsnummer: Sida 3 av 6

4 Titel: Krishanteringsplan för Västfastigheter - Bilaga 2 Västfastigheters kriskommunikationsplan 2. AKTIVERING OCH ESKALERING Västfastigheter har en upprättad eskaleringstrappa som visar vilka som hanterar samhällsstörningar vid diverse olika händelser. Tabell 1. Beskrivning av organisation vid samhällsstörning och eskalering 2.1. Information Vid en allvarlig händelse är informationen mycket viktig. Det gäller att informera så tidigt som möjligt. Även information så som att felsökning pågår eller att man ännu inte vet hur lång tid det kan ta att åtgärda ett fel kan vara viktig information för verksamheten. Säkerställ alltid att informationen är korrekt, och utgå från det värsta. Kommunikatören skall alltid informeras i stabsläge, och aktiveras om VF-TiB anser att behov föreligger. I Förstärkningsläge ska kommunikatören alltid aktiveras. Detta för att säkerställa att kommunikation sker på ett korrekt sätt enligt Västfastigheters målsättning med kriskommunikation Lägesbild I händelse av samhällsstörning sammanställs en skriftlig lägesbild. Det åligger kommunikatören att kommunicera aktuell lägesbild till R-TiB. Mall för Samverkansmöte behovsanpassad finns som bilaga till detta dokument och som bilaga till Västfastigheters krisplan, se bilaga 2.1. Samverkansmöte behovsanpassad Kontaktlista Västfastigheters gemensamma kontaktlista finns som bilaga till Västfastigheters krisplan, se bilaga 2.2. Västfastigheters kontaktlista vid krisledning. Sida 4 av 6 Västfastigheter, Västra Götalandsregionen

5 Titel: Krishanteringsplan för Västfastigheter - Bilaga 2 Västfastigheters kriskommunikationsplan 2.4. Målgrupper Avsändare för information är Västfastigheters krisledningsgrupp. Mottagare av information är diverse målgrupper. Med målgrupper avses intressenter som har varierande grader av informationsbehov om Västfastigheters hantering av samhällsstörningar. Västfastigheters krisledningsgrupp är en målgrupp vad beträffar internkommunikation. Följande målgrupper har identifierats: Internt inom Västfastigheters, krisledningsgruppen och förstärkningsresurser Övriga områden och medarbetare inom Västfastigheter Berörd krisledningsstab i regionförvaltning Övriga förvaltningar inom regionen, sekundärt berörda Patienter och anhöriga Allmänheten Media Leverantörer Myndigheter Vid varje kris behöver målgrupperna prioriteras utifrån störningens art Kommunikationskanaler Det är på förhand reglerat via vilka kanaler kommunikationen skall förmedlas, beroende på vilken målgrupp som är mottagare av information. För att säkerställa att information får avsedd effekt, finns även sekundära kanaler i händelse av störningar i ordinarie kommunikationskanaler. Tabell 2. Kommunikationsplan för målgrupper Målgrupp Primär kanal Sekundär kanal Notering Krisledningsgrupp inom Västfastigheter SOI och Analysgrupp Medarbetare inom Västfastigheter Berörd krisledningsstab i regionförvaltning Övriga förvaltningar inom regionen Stabsmöten, fysiska möten alt. masskommunikationsutrustning via Skype eller telefon samt videokonferens. SOI via telefon Analysgruppen fysiskt möte Västsidan Fysiskt på stabsmöten hos vårdverksamheter (SOI) WIS Videokonferens Västsidan till kommunikationschefer Sociala media Om gruppen är uppdelad på flera fysiska platser:, telefon, Rakel SOI via Rakel, telefon, Skype, Rakel till linjechefer att sprida informationen inom resp. enhet Informationsblad på kontor Rakel Bud/löpare Media Internt avser krisledningsgruppen inkl. förstärkningsresurser, SOI och analysgrupp Rapportering sker primärt till Ansvarig analys och omvärldsbevakning Avser övrig personal men även sekundära intressenter kan komma att ingå Primärintressenter, ex. berörd vårdförvaltning och Regionservice Sekundärintressenter som inte är direkt påverkade av ev. samhällsstörning Patienter och anhöriga Allmänheten Media Leverantörer till övriga förvaltningars kommunikationschefer Sociala media Anslag Via media Sociala media Fysiska presskonferenser Telefon Pressmedelande Telefon via ordinarie kontaktvägar inom Informationsblad vid entréer Regionala kanaler Telefon Bud/löpare Flera kanaler kan bli aktuella beroende på krisens art Västfastigheter, Västra Götalandsregionen Sida 5 av 6

6 Titel: Krishanteringsplan för Västfastigheter - Bilaga 2 Västfastigheters kriskommunikationsplan Västfastigheter Myndigheter Regionala stabsmöten via Skype eller telefon. WIS Telefon Rakel 2.6. Kommunikationsutrustning Enligt Tabell 2. Kommunikationsplan för målgrupper, beskrivs vilken typ av kommunikationskanal som ska användas/utföras beroende på vilken intressent som är mottagare. Ansvar, handhavande och placering av kommunikationsutrustning i kris finns beskriven i Bilaga 4. Lokalförsörjningsplan vid krisledning, som är ett underordnat dokument till Västfastigheter krishanteringsplan. 3. SAMVERKAN INTERNT OCH EXTERNT Larm- och informationsansvaret ska ingå i driftuppdraget för interna och externa driftenheter. VF-TIB ska informeras vid en allvarlig händelse. Kommunikatör ska säkerställa att intern och extern kommunikation fungerar när krisledningsgruppen aktiverats. Kontaktvägar till leverantörer (bl.a. media) finns dokumenterad i Bilaga 3. Västfastigheters kontaktlista för VF-TiB och vid krisledning, som är en bilaga till Västfastigheters krishanteringsplan. För kritiska leveranser ska en kriskommunikationsplan med leverantören ingå i avtal av leveranser. 4. UTBILDNING, TRÄNING OCH ÖVNING Kommunikationsövning bör ske årligen för att säkerställa att rutiner fungerar och kompetens säkerställs. Detta finns reglerat i övningsplan, se bilaga 1. Västfastigheters krisorganisation. 5. HÄNVISNING Bilaga 1.2 Samverkansmöte behovsanpassad 6. REFERENSER 1. Regional kriskommunikationsplan Västra Götaland Sida 6 av 6 Västfastigheter, Västra Götalandsregionen