Utbildnings- och arbetslivsförvaltningens krishanteringsplan

Transkript

1 1 (5) Utbildnings- och arbetslivsförvaltningens krishanteringsplan Bakgrund Samtliga förvaltningar inom Region Gotland ska ha krisledningsgrupper som ansvarar för verksamheterna i händelse av kris. Varje nämnd och styrelse är inom sin verksamhet ytterst ansvarig för planering och organisering av krishantering vid allvarliga händelser. Därför ska krishaneringsplaner för varje förvaltning finnas framtagna och antas av berörd nämnd. Vid en kris ska nämnden hållas kontinuerligt informerad om utvecklingen. Förvaltningarna ska även hålla sina larmlistor aktuella och se till att larmlistorna finns tillgängliga för den centrala krisledningsgruppen. Krisledning Förvaltningens krisledningsgrupp aktiveras vid allvarlig/extraordinär händelse som påverkar hela eller delar av förvaltningens organisation. Berör krisen flera delar i regionen skall samordning ske med regionens krisledning. Förvaltningens krisledningsorganisation skall ha omedelbar förmåga att utifrån rådande risker och hot kunna utöva ledning och samordning i förvaltningen som genomsyras av säkerhetstänkande med uthållighet över tiden. Förvaltningens krisledning skall samlas senast tre timmar efter larm. Förvaltningens krisledning, och stab skall övas minst en gång per år. Risk- och sårbarhetsanalyser Förvaltningen ska analysera vilka risker och sårbarheter som kan inträffa i förvaltningen och hur dessa händelser kan påverka den egna verksamheten. Resultatet av arbetet ska värderas och sammanställas i en risk- och sårbarhetsanalys. Förvaltningen ska vidare, med beaktande av risk- och sårbarhetsanalysen fastställa en plan för hur de skall hantera risker och sårbarheter. Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE Visby Telefon +46 (0) E-post regiongotland@gotland.se Bankgiro Postgiro Org. nr Webbplats

2 2 (5) Information om en extraordinär ändelse Chef för den verksamhet som omfattas av händelsen ansvarar för att informera närmast högre chef. Avdelningschef ansvarar för att informera förvaltningschef samt kommunikatör. Utbildnings- och arbetslivsförvaltningens krisledningsgrupp Utbildningsdirektör Anders Jolby Kommunikatör Barbro Engström Kommunikatör My Monzon Preis Kvalitets- och utvecklingschef/st f förvaltningschef Elisabeth Jonsson Höök Chef för barn- och elevhälsan Maria Benczy HR-chef Eva Edin Ekonomichef Jimmy Söderström Försörjningschef Rolf Andersson Avdelningschef för grundskolan Torsten Flemming Avdelningschef för förskolan Lena Gustavsson Avdelningschef gymnasie-/vuxenutbild Lena Nordström Avdelningschefs Särskola Siv Bendelin Kulturskolechef Hans-Åke Norrby Säkerhet Michael Carlsson Samlingsplats för krisledningen Utanför utbildningsdirektörens rum. Rum som krisledningen får till sitt förfogande är utbildningsdirektörens rum, kommunikatörs rum, stora rummet där barnomsorgsassistenterna sitter, samt östra korridoren i Gunnfjaun. Utrustning som alla ansvar för att ta med Alla i krisledningsgruppen ska, i möjligaste mån, själva medföra dator och mobiltelefon samt laddare. Utrustning som finns i kommunikatörs rum Analog telefon som inte är kopplad till mobilnätet. Krishanteringspärm Låda med magnetremsorna, withboardpennor, tejp, anteckningsblock. Krislåda

3 3 (5) Krisledningsgruppens roller Utbildningsdirektör: Samordnar och leder krisgruppens arbete. Presstalesman, ansvarar för kontakt med TIB1/ regionledning. Rapporterar lägesbilden vid stabsorienteringar. Samordnar lägesbilden i staben. Kvalitets och utvecklingschef/st f förvaltningschef: Inhämtar och samordnar information. Tar fram underlag från andra aktörer för att skapa en lägesbild. Uppdaterar lägesbilden kontinuerligt. Är ställ företrädare för utbildningsdirektören och avlastar denne i de uppgifter som de kommer överens om. Kommunikatörer: Ansvariga för intern och extern kommunikationen Sammanfattar/sammanställer och paketerar information. Ser till att adekvat information når berörda (press, allmänhet, medarbetare, högre chef mm). Ansvarar för att loggbok förs och kontaktlista upprättas på aktörer som är involverade i händelsen. Omvärldsbevakning. Omvärldsbevakningen ska ge information om andra aktörers verksamhet och ge underlag för beslut om åtgärder. Kommunikatör stödjer avdelningschef för verksamheten i den mån kommunikationsstöd behövs ute i verksamheten. Kommunikatör med ansvar för krishanteringsplanen sköter årligen uppdateringar av krishanteringsplanen och larmlistor, samt att de finns tillgängliga. Chef för barn- och elevhälsan: Stöder med de resurser (psykolog, skolsköterska, kurator) som bedöms nödvändiga utifrån händelsen. Kontaktperson mot regionens POSUM grupp 1 Tjänsteman i beredskap

4 4 (5) HR-chef/ekonomichef: Stöd inom HR-området med de resurser som bedöms nödvändiga utifrån händelsen. Avropar företagshälsovård vid behov. Ansvarar för personalförsörjning inom de centrala enheterna så att krisarbetet kan ha en uthållighet över tid. Administrerar all ekonomi kring händelsen. Försörjningschefen: Iordningställer den tekniska utrustningen (telefoner, faxar, datorer, skrivare mm) som behövs. Observera dock att alla medarbetare ska, i möjligaste mån, själva medföra dator och mobiltelefon samt laddare. Stöd inom säkerhets- och lokalområdet med de resurser som bedöms nödvändiga utifrån händelsen. Vid en långvarig kris ansvarar för att lokaler, kost och eventuellt logi finns för krisledningsgruppen. Avdelningschefer för skolformerna: Sakkunniga inom sitt verksamhetsområde Stödjer rektor/förskolechef i deras krisarbete Kommunikatörsstöd på plats

5 5 (5) Omedelbara åtgärder/checklista Information om inträffad händelse når förvaltningen och en bedömning om krisledningsgruppen behöver kallas in görs. Förvaltningschef informeras. Kommunikatörer informeras. (Förvaltningschef, avdelningschef) Fakta och information kontrolleras. (St f förvaltningschef) Tjänsteman i beredskap (TIB) informeras. (förvaltningschef) Ledningsrum iordningställs. (Försörjningschef) Krisledningen kallas samman (Förvaltningschef) Förvaltningschefen sätter in krisledningsgruppen i läget och fördelar uppgifter. Bedömning om särskild kompetens för situationen behöver kallas in. Bedömning om resurser utanför förvaltningen krävs. Informationen analyseras och föreslag på åtgärder tas fram. Kommunikation Information/kommunikationsfunktionen arbetar med information till allmänhet och media, interna och externa aktörer och särskilda målgrupper vid en allvarlig händelse. Syftet är att med saklig information kunna varna, vägleda och informera, så att de som berörs av den uppkomna situationen skall få så bra förutsättningar som möjligt att hantera den uppkomna situationen. Val av kanal för informationsspridning väljs utifrån vilken målgrupp informationen/kommunikationen vänder sig till. Krisens art avgör även hur funktionen kommunikation formerar sig.