Uppföljning av revisionsgranskningar genomförda år 2013 Osby kommun 25 februari 2015 Anna Hammarsten
Bakgrund, syfte, metod och avgränsningar Bakgrund Uppföljning är ett av nyckelmomenten i revisorernas granskning. Enligt god sed ska revisorerna regelbundet följa upp genomförda granskningsinsatser. Syfte Uppföljningen syftar till att ge svar på om åtgärder med anledning av revisorernas granskning har genomförts, det vill säga om granskad styrelse och nämnd har behandlat och beslutat med anledning av lämnade iakttagelser, bedömningar och rekommendationer, samt om besluten verkställts och givit avsedda effekter. Metod Uppföljningen har genomförts genom att en enkät skickats till personer med ansvar för respektive område, samt i genom avstämning vid behov. Inom ramen för uppföljningen har en del parallella kontroller av lämnade uppgifter genomförts. Uppföljningen utgår från de brister och förbättringsområden som identifierades i 2013 års djupgranskningar. Avgränsningar Enligt revisionsplanen för 2013 omfattar uppföljningen: Budgetering och ekonomisk uppföljning inom individ- och familjeomsorgen Granskning avseende det kommunala informationsansvaret för icke skolpliktiga ungdomar Granskning av verkställande av kommunens mål för befolkningsökning* (* följdes upp i september 2014) 2 Page 2
Syfte Budgetering och ekonomisk uppföljning inom individ- och familjeomsorgen Bedöma om socialnämnden har en ändamålsenlig process för budgetering och fortlöpande uppföljning. Vidare granskades hur avvikelser analyseras och åtgärdas, samt vad orsaken till att budget och utförd verksamhet inte sammanfallit. Rekommendationer Säkerställanden måste göras att budgeten är i fas med verkligheten och att den fungerar som styrinstrument. Budgetanpassningar behöver göras inom socialnämndens verksamhetsområde liksom på kommunövergripande nivå genom att verksamheter vägs mot varandra. Prognosarbetet behöver utvecklas och stärkas. Säkerställande måste göras att den administrative chefen/controllern inte begränsas i sina kontroller genom sekretessen. Säkerställande måste göras så att beslutsunderlagen till socialnämnden är tillförlitliga och genomarbetade samt innehåller ekonomiska ställningstaganden i förhållande till budget. Riskbedömningar och interna kontroller behöver genomföras avseende försörjningsstöd och placerade barn i HvB-hem och konsulentstödda familjehem. Vi föreslår en vandring genom processen för utbetalning av försörjningsstöd. Hemmaplanslösningar bör utvecklas som ett alternativ till placeringar. 3 Page 3
Kommunens arbetsfrämjande insatser behöver styras och följas upp för säkerställande att de leder till resultat. Samverkansrutiner bör tas fram med andra aktörer för att arbeta resultatinriktat med såväl biståndstagare som har försörjningsstödet som placerade barn och ungdomar. Genomförandeplaner till samtliga personer som har ekonomiskt bistånd för aktiv styrning mot egen försörjning. Socialnämnden måste säkerställa att det finns ett systematiskt kvalitetsledningsarbete inom individ- och familjeomsorgen med klargjorda processer, rutiner, samverkansformer samt med beskrivning hur egenkontroller ska genomföras. Socialnämnden bör regelbundet begära jämförande statistik för att följa upp hur kommunen ligger till i förhållande till andra kommuner. Utbildning i ekonomi och användning av ekonomisystemet bör erbjudas socialförvaltningens verksamhetschefer, enhetschefer och handläggare. Ekonomiskt ansvar bör delegeras till handläggarnivån. Vi ser det angeläget att socialnämnden emellanåt utvärderar sitt eget och förvaltningens arbete genom att ta del innehållet i akterna och de bedömningar, beslut och insatser som vidtagits över tiden i enskilda ärenden. Genom en sådan utvärdering kan viktig kunskap inhämtas om både det som blivit positivt och mindre bra. En sådan genomlysning kan ge nämnden viktiga erfarenheter i styrningen och uppföljningen av individ- och familjeomsorgsverksamheten. Page 4
Budgetering och ekonomisk uppföljning inom individ- och familjeomsorgen Bedömning Vår bedömning är att de rekommendationer som revisionen framförde i samband med 2013 års granskning av budgetering och ekonomisk uppföljning inom individ- och familjeomsorgen har beaktats. Budget i fas Budget 2015 på 9 miljoner kronor (10,03 mkr 2014). Enligt förvaltningen är den numera i fas med verkligheten, och uppfattar det som en realistisk budget Budgetanpassningar Vägt olika verksamheter mot varandra i budgetprocessen inför 2015. Utbildning och arbetes budget ökade från 90,2 mkr till 94,2 mkr. I socialnämndens protokoll framgår redovisning av stickprovskontroller Prognosarbetet Enhetschef och verksamhetscontroller har i uppgift att utveckla sitt arbete med prognoser. Enhetschefen har det yttersta ansvaret för att prognosen är väl underbyggd. Sekretessen Sekretesshinder är undanröjda. Verksamhetscontroller har tillgång till Treserva och ska vara informerad om kommande placeringar. Tillförlitliga beslutsunderlag Omvärldsanalys har en viktigare del 5 Page 5
Riskbedömningar och interna kontroller En kartläggning av hela handledningsprocessen ska genomföras. Stickprovskontroller genomförs varje månad, vilka föredras löpande för nämnden. Hemmaplanslösningar Hemmaplanslösningar för missbruks- och beroendevård anordnas numera genom boendestödjare och behandlingspedagog. Arbetsfrämjande insatser Arbetsmarknadsenheten har påbörjat ett arbete med att noggrant följa upp de som är inne i åtgärd och rapportera hur deras arbete påverkar försörjningsstödet. Samverkansrutiner Samverkansrutiner EKA-projektet (Effektivisering av det Kommunala Arbetsmarknadsansvaret) Utbyte mellan hanläggare ÄGG Försäkringskassan* Genomförandeplaner för ekonomiskt bistånd Mall för planering och genomförandeplan har tagits fram Page 6 Beslutskoder har tagits fram för sammanställning av statistik. För att skapa mer tid för planering och planer har tvåmånadersbeslut införts för enklare fall.
Systematiskt kvalitetsledningsarbete Vuxenenheten ska arbeta fram förslag till lämpliga punkter för intern kontroll. Jämförande statistik Ett regelbundet arbete med jämförande statistik har införts. Utbildning Ekonomiutbildning KOMMER att starta för enhetschefer. Verksamhetscontroller finns som stöd i detta arbete för samtliga chefer. Ekonomiskt ansvar Ekonomiskt ansvar kommer inte att delegeras till enskilda handläggare, men de kommer att göras medvetna om det ekonomiska läget på arbetsplatsträffar. Utvärdering av nämnden och förvaltningens arbete En utvärdering har inte gjorts efter kommunens stora omorganisation Page 7
Granskning avseende det kommunala informationsansvaret för icke skolpliktiga ungdomar Syfte Bedöma huruvida kommunen fullföljer det kommunala informationsansvaret för icke skolpliktiga ungdomar. Vidare syftade granskningen till att granska vilka stödinsatser som erbjuds samt hur resultatet av insatserna följs upp. Rekommendationer Kommunstyrelsen bör fastställa mål och viljeinriktningar för arbetet med det kommunala informationsansvaret. Eftersom lagstiftningen inte specificerar i vilken mån åtgärder ska erbjudas är arbetet beroende av att det finns politiskt satta mål. Studier har visat att politiskt förankrade mål är en framgångsfaktor i arbetet. Kommunstyrelsen bör säkerställa en tydlig ansvarsfördelning. Kommunstyrelsen kan föreslå fullmäktige att det i reglementet klart framgår att det är kommunstyrelsen som ansvarar för kommunens informationsansvar avseende icke skolpliktiga ungdomar i enlighet med 29 kap 9 skollagen. Kommunstyrelsen bör uppdra åt dem som arbetar med informationsansvaret att regelbundet rapportera till den politiska nivån om hur arbetet fortskrider. Kommunstyrelsen bör säkerställa att det finns en långsiktig organisation av arbetet samt resurstilldelning utifrån behov. Kommunstyrelsen bör säkerställa att arbetet följs upp och utvärderas som ett led i ett kontinuerligt förbättringsarbete. 8 Page 8
Granskning avseende det kommunala informationsansvaret för icke skolpliktiga ungdomar Bedömning Vår bedömning är att de rekommendationer som revisionen framförde i samband med 2013 års granskning avseende det kommunala informationsansvaret för icke skolpliktiga ungdomar har beaktats. Fastställa mål och viljeinriktningar KS har beslutat om en arbetsmarknadsprogram i vilket det framgår att arbetet med det kommunala aktivitetsansvaret ska redogöras för kommunstyrelsen. Kopplats till övergripande uppdraget att verka för att kommuninvånare får rätt kompetens så att de blir attraktiva på arbetsmarknaden. Tydlig ansvarsfördelning Reglementet, under 7 Kommunstyrelsens verksamhetsansvar har reviderats så att även det kommunala informationsansvaret innefattas Regelbundna rapporter Verksamheten rapporterar en gång per termin utifrån indikator/-er måluppfyllese till kommunstyrelsen Långsiktig organisation Praktiksamordnarens tjänst är numera bestående. Syftet är att denna tjänst ska fånga upp behovet. Uppföljning och utvärdering I Handlingsplan och rutiner gällande det kommunala informationsansvaret tydliggörs rutinen för att säkerställa kvaliteten på handlingsplaner och arbete med det kommunala informationsansvaret. En styrgrupp träffas, diskuterar, planerar och utvärderar arbetet. När förändringar sker i planen rapporteras detta till kommunstyrelsen i form av ett delegationsbeslut. Page 9
Syfte Granskning av verkställande av kommunens mål för befolkningsökning Belysa och bedöma kommunstyrelsens arbete med att förverkliga fullmäktigemålet om en positiv befolkningsutveckling Rekommendationer Att öka befolkningsmängden i kommunen bedöms vara det enskilt viktigaste målet i kommunens målhierarki. Målet innehar så många olika aspekter, infallsvinklar och perspektiv att kommunen bör utarbeta handlingsplaner för de olika målen som ska bidra till måluppfyllelsen för att precisera aktiviteter och delmål. Kommunstyrelsen bör bereda frågan om att öka exploateringsgraden i Osby tätort i syfte att attrahera externa byggherrar och möjliggöra attraktiva boenden i tätorten. Kommunstyrelsen bör fatta beslut om att exploatera attraktiva miljöer, t.ex. i anslutning till Osbysjön. Kommunstyrelsen bör upprätta en strategi för uppsikten av verksamheten som gör att samtliga styrelseledamöter får en god möjlighet till uppsikt. Bedömning efter uppföljningen hösten 2014 Vår bedömning var att Osby kommun har ett löpande utvecklingsarbete avseende handlingsplaner. Vidare konstaterar granskarna att kommunen delvis har beaktat rekommendationer från tidigare revisionsgranskningar. Av vad som framgått av en del intervjuer finns det dock förändringar att göra som kan bidra till en effektivare planprocess. Till exempel finns skilda uppfattningar om vilka områden som ska bebyggas. Av uppföljningen framgår även att det finns en betydande andel överklaganden till Länsstyrelsen avseende detaljplaner. 10 Page 10