Bilaga 1 till beslut 2012-06-20 Institutionsorganisation på LTJ-fakulteten från och med verksamhetsåret 2013 1(6) DNR: SLU ltj 1.0-581/2012 Fakulteten för landskapsplanering, trädgårds- och jordbruksvetenskap 2012-05-29 Konsekvensbeskrivning inför förändrad institutionsorganisation vid LTJ fakulteten Konsekvensbeskrivningen har beretts av personalspecialist Maria Pressing i samråd med processkoordinator Ida Andersson och dekanus Tiina Sarap. I det systematiska arbetsmiljöarbetet ingår att regelbundet bedöma och undersöka risker i den fysiska och psykiska arbetsmiljön. Arbetsgivaren ska, inför förändring, bedöma om ändringarna medför risker för ohälsa eller olycksfall som kan behöva åtgärdas. AFS2001:1 8, andra stycket. LTJ fakulteten har valt att göra riskbedömningen inför ändringar i verksamheten efter arbetsmiljöverkets rekommendationer Riskbedömning inför ändringar i verksamheten. A. Precisera den planerade ändringen 1. Vad består ändringarna av? Det blir höjda vetenskapliga krav på hela verksamheten vid fakulteten. Organisationsförändringen är ett led i detta. Åtta områden blir fem institutioner vid årsskiftet 2012-2013. Nuvarande område Växtskyddsbiologi blir i sin helhet och oförändrat en institution från och med januari 2013. Nuvarande område Arbetsvetenskap, ekonomi och miljöpsykologi blir i sin helhet och oförändrat en institution från och med januari 2013. Nuvarande områdena Landskapsutveckling i sin helhet och oförändrat och Landskapsarkitektur i sin helhet och oförändrat bildar tillsammans med Programmet för odlad mångfald (POM) i sin helhet och oförändrat en ny institution från och med januari 2013. Nytt namn föreslås bli institutionen för Landskapsarkitektur och samhällsplanering. Nuvarande område Växtförädling och bioteknik bildar i sin helhet och oförändrat tillsammans med forskargrupper inom hortikulturell produktkvalitet samt produktkvalitet och bioraffinaderi en ny institution från och med januari 2013. Den nya institutionen föreslås behålla sitt nuvarande namn. SLU, Box 7070, SE-750 07 Uppsala, Sweden tel: +46 (0)18-67 10 00 Org.nr 202100-2817 info@slu.se www.slu.se
Nuvarande områdena Agrosystem (minus forskargrupp inom bioraffinaderi och produktkvalitet) och Hortikultur (minus forskargrupp inom hortikulturell produktkvalitet) bildar tillsammans med område Lantbrukets byggnadsteknik (i sin helhet och oförändrat) en ny institution från och med januari 2013. Nytt namn föreslås bli institutionen för hortikulturella och agrikulturella produktionssystem. 2. Var ska ändringarna genomföras? Fakulteten för landskapsplanering, trädgårds- och jordbruksvetenskap. 3. Vilka arbetstagare eller grupper av arbetstagare berörs? Alla medarbetare på fakulteten berörs men framförallt de medarbetare som har en anställning inom de nuvarande åtta områdena och specifikt berörs: Den institution som bildas av nuvarande områdena Agrosystem, Hortikultur och Lantbrukets byggnadsteknik är en större sammanslagning av olika grupper med olika kunskaps- och samarbetstraditioner. Nuvarande områdena Landskapsutveckling och Landskapsarkitektur bildar tillsammans med Programmet för odlad mångfald (POM) en ny institution. Till nuvarande område Växtförädling och bioteknik tillkommer forskargruppen hortikulturell produktkvalitet samt forskargruppen produktkvalitet och bioraffinaderi. Nuvarande område Växtskyddsbiologi berörs mindre då de i sin helhet är oförändrade och nuvarande område Arbetsvetenskap, Ekonomi och Miljöpsykologi berörs genom de förhöjda kraven. Administrationen vid LTJ fakulteten berörs också av institutionsförändringen. Vid en förändring av organisation uppstår mycket merarbete för just administrationen och det kommer att innebär förändrade arbetsuppgifter eller snarare förändrade arbetsområden för de som jobbar med stöd mot de nya institutionerna. B. Gör riskbedömningen och C. åtgärda Institutionen som bildas av nuvarande områdena Agrosystem, Hortikultur och Lantbrukets byggnadsteknik: Risk 1: Blandar discipliner som inte tidigare haft samverkan. De enskilda medarbetarna känner oro för att deras ämnesområden inte har tillräckligt vetenskaplig gemenskap med övriga institutioner. Åtgärder: Ge nya institutionen uppdrag och resurser för att utveckla en verksamhetsidé och gemensamma frågeställningar. Jobba med SLU:s medarbetaridé för att sammanföra gruppen. Risk 2: Medarbetare oroar sig för att ingå i samma institution som verksamheter med negativa ekonomiska resultat. Oron kretsar kring att 2(6)
eventuella omprioriteringar som blir beslutade för att klara ekonomin innebär att just jag får gå. Åtgärder: Betona betydelsen av ämnesbredd och uppdrag till inomdisciplinär fördjupning. Nuvarande områdena Landskapsutveckling och Landskapsarkitektur bildar tillsammans med Programmet för odlad mångfald (POM) institutionen för Landskapsarkitektur och samhällsplanering. Risk: Oro för blandning av olika kunskaps- och samarbetstraditioner. Åtgärder: 1. Ge uppdrag att samla forskningen till färre och tydligare teman. 2. Jobba med SLU:s medarbetaridé för att sammanföra gruppen. Nuvarande område Växtförädling och bioteknik får tillskott av forskargruppen hortikulturell produktkvalitet samt forskargruppen produktkvalitet och bioraffinaderi och bildar institutionen för Växtförädling och bioteknik. Risk: Oro för blandning av olika kunskaps- och samarbetstraditioner. Åtgärder: Enligt det remissvar som nuvarande området har inkommit med ses denna sammanslagning som mycket positiv. Båda grupperna passar väl in i den forskningsstruktur som de har idag och båda grupperna använder till stora delar samma utrustning som redan finns inom området. Hortikulturell produktkvalitet ser utvecklingsmöjligheter i den nya konstellationen och ser positivt på det. Även de båda forskningsledarna ser positivt på förändringen. Nuvarande område Växtskyddsbiologi berörs mindre då de i sin helhet är oförändrade. Ingen risk föreligger. Nuvarande område Arbetsvetenskap, Ekonomi och Miljöpsykologi behåller sitt namn men blir som övriga enheter institution. Krav på ökad volym av vetenskaplig publicering ställs. Risk: Medarbetare känner sig osäkra på att leva upp till de vetenskapliga kraven och att institutionen som resultatenhet är för liten för nysatsningar och omprioriteringar. Arbetsgivaren kan se en viss risk i att institutionen blir liten i jämförelse med de fyra andra institutionerna, men värderar kontinuiteten. Åtgärd: 1. Uppdrag till förnyad verksamhetsidé. 2. Jobba med medarbetaridén under hösten 2012. Generell risk för alla nya institutioner: Att den vetenskapliga kvalitetshöjningen uteblir. 3(6)
Administrationen Risk: Mycket merarbete, stor arbetsbelastning på den administrativa personalen, osäkerhet om förväntningar på arbetsprestationer. Åtgärd: Enligt processkartan kommer vi att ta ett beslut om administrativt stöd på de nya institutionerna i augusti och har inget färdigt förslag till beslut vid dagen datum. Processkartan förväntas ge tydlighet i genomförandet. Förutom den administrativa processen finns det en ekonomiprocess, personalprocess m. fl processer för att täcka upp alla de arbetsuppgifter som måste göras. Övergripande ändringar att ta hänsyn till SLU har investerat i byggnader vilket kommer att generera neddragning av personal. Även LTJ fakulteten påverkas. Risk: Eventuella personalneddragningar till följd av organisationsförändringen Åtgärd: Beslutstöden har fått i uppdrag av personalspecialisten att detta år särskilt se över de nuvarande områdenas ekonomi. Utifrån detta får varje områdeschef göra sin personalplanering. Detta är ingen risk som vi bedömer öka av institutionsförändringen utan det ligger i den löpande översyn en arbetsgivare måste göra av sin verksamhet. Fakultetsnämnden har också fattat ett beslut om satsning på stark forskning vilket vi bedömer kan ha konsekvenser på personalplaneringen. Strategi för LTJ fakulteten, perioden 2011-2013 (SLU LTJ 26/2011) betonar att framtiden är dynamisk och att den kommer att innebära både utveckling och avveckling. Produktionsförändringar Risk: En förändring av organisationen kan medföra produktionsförändringar under en period i början innan gruppen har hunnit hitta sina former. Personalorganisationerna har påtalat detta vid flertalet tillfällen och arbetsgivaren väljer att ta med det som en möjlig risk. Åtgärd: De nya institutionerna får uppdrag att snabbt formulera nya verksamhetsidéer så att de kan leva upp till Strategi för LTJ fakulteten, perioden 2011-2013. Arbetet med verksamhetsidéerna ska ske med alla medarbetare vid respektive institution. Lokalbyten och ändringar i befintliga lokaler i anslutning till att medarbetare på de nya institutionerna ska lokaliseras tillsammans Risk: Medarbetarna känner oro för var de ska sitta och hur och när eventuella flyttningar kommer att ske. Åtgärd: I processkartan är lokaler en egen process och i augusti ska det påbörjas en utredning kring omflyttning på campus till de nya institutionerna. Detta görs i samråd med interimsprefekterna och i samtal med berörd personal. Målet är att man ska samla institutionerna för att få en 4(6)
sammanhållen grupp som tillsammans jobbar mot gemensamma mål och lyfter varandra. Liten påverkansmöjlighet Risk: Att medarbetarna känner att de inte kan påverka sin egen situation. Åtgärd: Institutionernas nya verksamhetsidéer ska formuleras i samarbete med alla medarbetare. Dekanus Tiina Sarap och processledare Ida Andersson gör en förnyad dialogturné till alla planerade institutioner. Under processen hittills har det funnits flera möjligheter till påverkan. Personallistor har sammanställts av personalspecialist. Vid önskemål om annan institutionstillhörighet ska skriftlig framställan om detta lämnas till dekanus, varefter dekanus fattar beslut. Vem blir min chef? Risk: Medarbetaren känner osäkerhet kring ledarskapet under hösten 2012 och våren 2013. Åtgärd: Tillsätta en interimsprefekt per institution f r om 2012-08-01 t o m 2013-03-31. Interimsprefekter ges ansvaret enligt en preciserad lista på frågeställningar som ska lösas, att se till att institutionsbildningen under hösten löper på. Rollen som interimsprefekt är betydelsefull för beslutskraft om ekonomi och personal. Den prefekt som utses 2013 av den valda dekanen ska genomföra det visionära lärar- och forskarsamlingsarbetet med en ny verksamhetsidé. Interimsprefekten kommer inte ha budget eller personalansvar för nuvarande områden utan det ansvaret ligger kvar på kvarvarande områdeschef fram till 2013-01-01 då den nya organisationen träder i kraft. Under hösten 2012 kommer det ges möjlighet för de nya institutionerna att i olika workshops jobba på en kravprofil på den nya prefekten (5 st) som ska utlysas externt, senast i oktober 2012. Arbetsmiljö Risk: Konflikter och dålig fysisk och psykisk arbetsmiljö Åtgärd: Vi är alla varandras arbetsmiljö! Arbetsgivaren och Regionala arbetsmiljökommittén tänker satsa mycket på arbetsmiljön under denna period. Framförallt under våren 2013 då de nya institutionerna har börjat jobba tillsammans. Det kommer att genomföras en obligatorisk arbetsmiljöutbildning för de nya prefekterna som även skyddsombuden kommer att bjudas in till. En viktigt bit är också att jobba med SLU:s medarbetaridé på gruppnivå. 5(6)
D. Uppföljning Uppföljning av att åtgärder vidtas ansvarar personalspecialist tillsammans med verksamhetsledningen för. 6(6)