Köptrohet mot ramavtal

Revisionsrapport Köptrohet mot ramavtal Region Halland Bo Thörn Cert. kommunal revisor Rebecca Andersson

Innehållsförteckning BAKGRUND 1 REVISIONSFRÅGA 1 GENOMFÖRANDE 1 IAKTTAGELSER 3 STYRANDE DOKUMENT 3 FRÅN INTERVJUERNA 4 ORGANISATION OCH STÖDSYSTEM 5 FRÅN INTERVJUERNA 6 INTERN KONTROLL OCH UPPFÖLJNING 7 FRÅN INTERVJUERNA 7 TOTALA INKÖP UNDER PERIODEN 8 REGIONENS INKÖP FRÅN LEVERANTÖRER ÖVER 237 TKR 8 INKÖPSOMRÅDEN DÄR UPPHANDLADE AVTAL ÄR FÅ 10 INREDNING OCH FÖRVARING (KONTO MÖBLER) 10 TELEFONER (KONTO MATERIAL FÖR KOMMUNIKATION) 10 DATORUTRUSTNING (KONTO DATORUTRUSTNING, TILLBEHÖR, NY- OCH REINVESTERING) 10 EXTERNA TJÄNSTER 11 KÖPTROHET - GRANSKNING AV REGIONENS SAMLADE INKÖP 11 HUR VI GENOMFÖRT KONTROLLER AV KÖPTROHET 11 GRANSKNING AV REGIONENS AVTALSTROHET 12 REVISIONELL BEDÖMNING 17 ÄR INKÖPSVERKSAMHETEN ÄNDAMÅLSENLIG OCH EKONOMISKT TILLFREDSSTÄLLANDE? 17 ÄR DEN INTERNA KONTROLLEN TILLRÄCKLIG? 18 April 2014 Region Halland

Bakgrund Revisorerna i Region Halland har gett i uppdrag att granska köptroheten mot ramavtal. Köptroheten är avgörande för leverantörers förtroende för regionen. En hög inköptrohet ger regionen bättre villkor i upphandlingar och avtal. Under år 2013 köpte Region Halland in bland annat läkemedel, sjukvårdsartiklar, fastighetskostnader/leasing, transporter och resor, konsulter, IT och diverse tjänster för 2,3 miljarder kronor. I granskningar av räkenskapsmaterial har noterats en relativt låg köptrohet. Utifrån sin analys av risk och väsentlighet vill revisorerna göra en granskning av köptroheten i Region Halland. Ansvarig nämnd är Regionstyrelsen och Driftnämnd Regionservice. Revisionsfråga Granskningen ska besvara följande revisionsfrågor: Bedrivs Region Hallands inköpsverksamhet när det gäller ramavtal på ett ändamålsenligt och ekonomiskt tillfredsställande sätt? Är den interna kontrollen av avtalstrohet tillräcklig? Revisionskriterierna för denna granskning har hämtats ur följande: Lagen om offentlig upphandling Region Hallands policy och riktlinjer för inköp och upphandling Vedertagna principer för vad som kännetecknar god intern kontroll Med utgångspunkterna från dessa har följande två kontrollområden formulerats: Täckningsgrad den del av regionens samlade inköp som det finns ramavtal för. Köptrohet i vilken utsträckning man gör inköp enligt ramavtal. Genomförande Regionens samlade inköp Ramavtal Inköp enligt ramavtal Region Halland 1 av 18

Resultatet av granskningen presenteras utifrån kontrollområdena: Täckningsgraden hur stor del av Region Hallands samtliga inköp som omfattas av ramavtal samt där regionen inte har avtal, men inköpen är i den storleken att ramavtal bör finnas. Köptrohet för vilka varugrupper eller tjänsteområden som köptroheten är låg samt vilka nämnder som berörs. Granskningen avgränsas till att omfatta Driftnämnden för regionservice, Driftnämnden för Hallands sjukhus, Driftnämnden för närsjukvård samt Regionsstyrelsen. Granskningen avser samtliga externa leverantörer/motparter som registrerats i ekonomisystemet Agresso under tio månader, från 1 juni 2013 till och med 31 mars 2014. Inköp registrerade i ekonomisystemet MEA har inte tagits med i analysen. I granskningen har vi tagit del av styrande dokument, ramavtal, inköpsorganisation, planer för intern kontroll mm. Uppgifter om inköp har hämtats ur Region Hallands leverantörsreskontra och jämförts med ingångna ramavtal. Med ledning av resultatet har vi intervjuat upphandlingsansvariga och nyckelpersoner i förvaltningarna. Region Halland 2 av 18

Iakttagelser Styrande dokument Regionfullmäktige beslutade senast i september 2011 om Reglemente för Regionstyrelsens samt Driftsnämnden för Regionservice underställd Regionstyrelsen. Enligt reglemente för Regionsstyrelsen ligger det i styrelsens ledningsfunktion att ha det övergripande ansvaret för verksamheten genom underställd nämnd för Regionservice. Enligt reglementet för Driftnämnden för Regionservice är nämndens uppgift att genom internavtal erbjuda försörjnings- och stödfunktioner som ur regionens perspektiv ger bästa service till regionens verksamheter varigenom dessa kan fokusera på sina kärnverksamheter. Nämnden ansvarar för de uppdrag som ges av Regionstyrelsen. Regionsstyrelsen fastställde i september 2013 uppdraget till Driftsnämnden för Regionservice. Driftnämndens huvuduppdrag är att, med utgångspunkt från regionens övergripande mål, erbjuda stöd, däribland upphandlingsstöd. Övriga nämnder och styrelser har ett kundförhållande till driftnämnden för Regionservice, där stödfunktionen upphandling ingår. Vidare ska Regionservice utveckla sina tjänster till verksamheten i egen regi. Region Hallands inköps- och upphandlingspolicy är beslutad av fullmäktige i juni 2011. Enligt denna svarar Regionstyrelsen för att strategiskt styra och följa upp upphandlingsprocessen inom Region Halland samt har ansvar för att övergripande samordna styrelser och nämnder när det gäller upphandling av varor och tjänster. När det gäller uppföljning anges att fortlöpande uppföljningar ska göras på samtliga upphandlade avtal. En aktiv avtalsvård såsom exempelvis uppföljning av prisjusteringar, leveranssäkerhet samt kvalitetsuppföljning är en nödvändighet. I policyn anges ansvarsfördelningen för uppföljningarna: Upphandlingsfunktionen följer upp upphandlade avtal när det gäller prisjusteringar och leveranssäkerhet. Beställare/verksamheten ansvarar för den kvalitetsmässiga uppföljningen av levererad eller utförd entreprenad, vara eller tjänst. Regiondirektören har fastställt Riktlinjer för inköp och upphandling. Förutom ansvarsfördelningen enligt ovan anges följande: Inom respektive avtalsområde utses en arbetsgrupp som kontinuerligt under avtalstiden följer upp avtalet, arbetsgruppen leds av ansvarig upphandlare. I policyn och i riktlinjerna framgår följande: För att nå effektivitet i upphandlingsverksamheten samt avtalstrohet är det viktigt att användaren får information om tecknade avtal. Informationen skall vara utformad så att den är lätt för verksamhet- Region Halland 3 av 18

en att förstå och använda. Alla regionövergripande avtal ska vara åtkomliga på Region Hallands intranät. Såväl policy som riktlinjer är skrivna med de förutsättningar som gällde före 2012 då upphandlingsfunktionen var organiserad inom Regionkontoret under Regionstyrelsen. Utöver policy och riktlinjer finns en uppdragsbeskrivning för arbetsgrupp samt en beskrivning av upphandlingsprocessen som tar utgångspunkt i de aktiviteter som sker i processen. I denna framgår ansvar och de dokument som är kopplade till respektive aktivitet. Från intervjuerna Regionupphandling upphandlar ramavtal på begäran från verksamheterna. Regionupphandling har en logg som används för registrering av så kallade anmodan. Enligt intervjuerna gör systemet med anmodan att ansvaret blir otydligt. Dels mellan Regionupphandling och dels mellan de förvaltningar som berörs av ett gemensamt avtalsområde. Den förvaltnings som svarar för den största inköpsvolymen skriver anmodan och ansvarar för avtalet. Hallands sjukhus har till exempel ansvar för stor del av materialförsörjningen. Avtalen gäller sedan också närsjukvården, ambulanssjukvård och medicinsk diagnostik. Hälso- och sjukvårdsstyrelsen är störst användare av sjukvårdsmaterial och tjänster som berör flera förvaltningar och ska därför initiera upphandlingar genom anmodan till Regionupphandling. Detta fungerar inte alltid optimalt. Exempelvis då närsjukvården ville göra en upphandling av medicinsk fotvård uppstod oklarheter och samordningsproblem mellan förvaltningen, regionupphandling och regionkontoret som medförde en stor tidsfördröjning. Närsjukvården är konkurrensutsatt och behöver alltid se över sina kostnader, men blir beroende av andras möjligheter att arbeta med upphandlingar, vilket försenar upphandlingen. Enligt intervju är köptroheten inte det stora problemet inom Region Halland utan att det saknas ramavtal inom flera områden. Grundorsaken anges enligt intervjuerna vara ansvarsfördelningen och systemet med anmodan som skapar oklarheter. Initiativ till att göra upphandlingar av ramavtal bör bygga på en konsekvent behovsanalys och omfatta samtliga förvaltningar. Ansvaret bör därför ligga på en högre nivå än en enskild förvaltning. Regionupphandling har inte alltid kunnat ta hand om anmodan på grund av kapacitetsbrist. Regionsstyrelsen gav i mars 2014 i uppdrag till ekonomidirektören att se över gällande styrdokument för inköp och upphandling. Översynen är bland annat föranledd av revisorernas granskning av upphandlingsverksamheten från 2013. I projektdirektiven anges att senast i maj 2015 ska ett förslag till styrdokument för en ändamålsenlig och effektiv inköp- och upphandlingsverksamhet, som innefattar systemstöd för hela processen från behov till faktura samt uppföljning, presenteras. I översynen kommer Regionkontorets roll att behandlas. En arbetsgrupp har tillsatts och påbörjat arbetet. Upphandlingsforum kommer att vara referensgrupp till arbetsgruppen. Region Halland 4 av 18

Nya gränser för direktupphandling införs 1 juli 2014 som innebär en högre gräns för direktupphandling samt ett krav på dokumentation för upphandlingar över 100 000 kronor. I Tendsign (system för administration av upphandlingar) finns ett system som stöder administrationen av direktupphandlingar. Vid granskningstillfäller finns inget beslut om att införskaffa modulen i Tendsign. På intranätet finns en rutinbeskrivning för direktupphandlingar. Organisation och stödsystem Enligt delegationsbestämmelser för Regionsstyrelsen, 2012-08-29, har Regionsstyrelsen ansvaret för strategiska upphandlingar. Verksamhetschef har rätt att fatta tilldelningsbeslut och teckna avtal i sådana upphandlingar. Enligt Allmänna bestämmelser för delegationsbeslut inom Driftnämnden för Regionsservice, 2013-04-18, under rubriken upphandlingsfrågor beslutar förvaltningschefen om tilldelningsbeslut och tecknande av avtal inom driftsnämndens ansvarsområde, av samordnad upphandling av förrådsvaror samt av samordnad upphandling med annan kommun, landsting eller region. Tilldelningsbeslut och tecknande av avtal avseende samordnad upphandling (driftsanknuten och över förvaltningsgränserna) beslutas av den förvaltningschef inom Region Halland som avser att avropa störst del av avtalet. Tilldelningsbeslut och tecknande av avtal för upphandlingar som samordnas med andra regioner, landsting eller kommuner beslutas av förvaltningschefen vid Regionservice. Respektive driftnämnd beslutar om delegation för upphandlingar inom respektive förvaltning. I bilaga till policyn finns en beskrivning av ansvarsfördelningen för de som medverkar i upphandlingsprocessen. I denna anges roller och definitioner av ansvar för: beställaransvarig/avtalsansvarig: den som har avgörande ansvar för vad som skall beställas och till vilken kvalitet. Ansvarar för avtalet och eventuella tilllägg eller justeringar samt godkänner kravspecifikation. Beställarrepresentant: den som på beställaransvariges uppdrag praktiskt handlägger beställaransvaret och kravspecifikationen. Beställarombud: förvaltningarna utser var sitt beställarombud och företräder förvaltningsledningen. Deltar i upphandlingsforum. Utser personer som ska ingå i arbetsgrupp. Upphandlare: leder upphandlingsprocessen och upprättar upphandlingsplan. Är kontaktperson mot leverantörer och entreprenörer. Arbetsgrupp: medarbetare som har god kompetens och som representerar verksamheten. Ställer krav i arbetet med upprättandet av kravspecifikation. I arbetsgruppen ingår alltid beställarrepresentant. Avtalstecknare: nämnd/styrelse eller den som enligt delegation har rätt att skriva under avtal. Uppföljningsansvarig: beställaransvarig utser person som följer upp avtalet kvalitetsmässigt. Upphandlare, upphandlingsstrateg och jurist följer upp avtalstrohet, prisjusteringar, valutajusteringar, avtalsförlängningar mm. Region Halland 5 av 18

Från intervjuerna Regionupphandling inom Regionservice administrerar vid granskningstillfället, enligt avtalskatalogen, 920 ramavtal inom 20 avtalsområden. Inom Regionupphandling har verksamheten organiserats inom följande fyra kategoriområden. Arbetsområde Antal avtalsområden Vårdtjänster, läkemedel och tillhörande tjänster 2 Vårdprodukter 3 Allmänna varor och tjänster 10 Teknisk utrustning och tillhörande tjänster 5 Enligt intervju är det respektive förvaltningschefen som har ansvaret över upphandlade ramavtal medan upphandlingsenheten fungerar som ett stöd till verksamheten. Inför kommande upphandlingar avser Regionupphandling att ta kontakt med förvaltningarna i ett tidigare skede. Syftet är att Regionupphandling ska kunna involveras tidigare i upphandlingsprocessen och att verksamheten ska ges tid att se över sina behov av upphandlingar. Regionupphandling kommer att ta över administrationen av upphandlingar av ramavtal inom fastighetsområdet. Inom Regionupphandling kommer ett forum för upphandlingsfrågor inom fastighet och medicinskteknik att bildas. Vid Hallands Sjukhus finns två tjänster som inköpscontroller. Deras arbetsområde gäller materialförsörjning, logistik, beställningssystem och avtalstrohet. Hallands sjukhus har samarbetsmöten med Regionupphandling en gång per månad där områdeschef logistikservice, representant för staben medicinskteknik, upphandlare inom logistikservice, sjukhuset materialförsörjning/driften och upphandlingsenheten medverkar. Uppgiften är att samordna arbete, se över rutiner och klara ut vem som gör vad. Enligt intervjuerna är det bra att denna mötesform med berörda parter finns, men Regionservice har hittills haft svårt att möte Hallands sjukhus behov på grund av brister i IT-stöd, information och kapacitet. Samtliga ramavtal finns idag samlade på Regionens intranät. Den som söker information som gäller avrop från ramavtal kan söka efter leverantör, efter avtal eller göra en fri sökning av vara eller tjänst. I databasen finns också avtalsinformation från respektive upphandling. Enligt intervjuerna har sökningen blivit lättare sedan administrationen av ramavtalen fördes över till Tendsign. En central aspekt för att nå en bra köptrohet är sökbarheten i ramavtalen. Hur en enskild beställning ska göras framgår av rutinbeskrivningen i avtalsdatabasen. Enligt intervjuen är sökbarheten inom sjukvården inte enkel eftersom finns det olika tillvägagångssätt för att göra till exempel beställningar av sjukvårdsmaterial: leverantör fyller på förrådet förrådsservice levererar varorna beställning hos Mediq beställning enligt avtalskatalogen Region Halland 6 av 18

om inte materialet finn hos någon av dessa, vänder man sig till närmaste chef Intern kontroll och uppföljning Driftnämnden regionservice har angivit i internkontrollplan för 2013 att kontroller ska ske så att lagen om offentlig upphandling följs. Kontrollmomentet innebär att en gång per år göra stickprov. Stickprovet syftar till att kontrollera att de samlade inköpen under året som överstiger beloppsgränsen för direktinköp från en och samma leverantör är upphandlade av Region Halland. Enligt uppföljningen av den interna kontrollplanen 2013 görs bedömningen att kunskaperna hos avdelningscheferna är goda och att avtalstroheten är stor samt att Region Hallands inköp och upphandlingspolicy följs. Anmodan lämnas in om upphandling när värdet beräknas överstiga 284 tkr. Det framgår inte om stickprov har tagits. Från intervjuerna Idag finns inget verktyg för att sammanställa rapporter om köptrohet. Under 2013 infördes det nya ekonomisystem Agresso. Regionupphandling avser att bygga upp rutiner för att hämta information om köpmönster och avtalstrohet från ekonomisystemet. Agresso innehåller också en modul för e-handel. Regionkontorets ekonomiavdelning kommer att inleda ett utvecklingsarbete med e-handel inom läkemedelsområdet. Inköp av varor och tjänster kan konteras på flera olika konton. Dessa konton har ingen motsvarighet och kan inte kopplas samman med respektive ramavtal. Ur upphandlingssynpunkt försvårar detta uppföljningen av ramavtal och analys av köptrohet. Enligt intervjuerna finns det en oklarhet i vem som gör vad när det gäller uppföljning av köptrohet mellan Regionupphandling och förvaltningarna. Regionupphandling genomför idag inga systematiska kontroller av köptrohet, men försöker indirekt påverka köptroheten genom att stärka verksamheternas delaktighet i upphandlingsprocessen. Inom Hallands Sjukhus arbetar deras inköpscontroller med att följa upp och förbättra köptroheten. Dessa är ute i verksamheten och samlar information om faktiska inköp för att påverka personalen att använda befintliga ramavtal där det är möjligt samt skriver vid behov anmodan till Regionupphandling. Enligt intervjuerna finns idag inget bra stödsystem för att följa varken avtalstrohet eller logistikprocessen som helhet. Dagens förrådssystem klarar inte att hantera 6-siffriga konton, vilket gör att kostnadsuppföljning av sjukvårdsmaterial är otillräcklig. Den upphandlare inom Regionupphandling som genomfört upphandlingen av ett ramavtal följer detta. De kontroller som görs handlar om att de priser som leverantörer fakturerar är rätt i jämförelser med avtalen. Enligt intervjun har den förvaltning som skriver under avtalen ansvar för avtalet och köptroheten. Region Halland 7 av 18

Totala inköp under perioden Den genomförda registeranalysen innehåller alla externa transaktioner från Region Hallands (exklusive inköp inom koncernen) leverantörsreskontra i Agresso under perioden 2013-06-30 till 2014-03-31. Leverantörerna ur reskontran har sedan stämts av mot avtalskatalogen där samtliga ramavtal finns upplagda. I avtalskatalogen finns inte avtal inlagda som är upphandlat på annat sätt, exempelvis objektsavtal, avtal tecknade via kammarkollegiet, samavtal, avtal inom nationella taxan/vårdval osv. I vår analys nedan finns även leverantörer inkluderade som ej är upphandlingsbara inom exempelvis nätavgifter, lokalhyror osv. Under perioden har inköp från externa leverantörer/motparter gjorts för 2 809 971 150 kr och från 6 069 leverantörer. Antal leverantörer % Belopp % Leverantörer i avtalskatalogen 419 7 891 414 439 32 Leverantör utanför avtalskatalogen 5 650 93 1 918 556 711 68 Antal leverantörer 6 069 100 2 809 971 150 100 I sammanställningen nedan har inköpen specificerat per organisation. Organisation Belopp Ambulans och Medicinsk diagnostik 202 824 814 Finansiering 345 764 684 Region Gemensamt 533 063 Hjälpmedelsnämnden* 9 623 Hallands sjukhus (samtliga) 401 975 035 Kulturförvaltningen 68 859 713 Lokal Nämnd 2 155 156 Närsjukvården 110 104 158 Nätverk, uppdrag och Hälsa 755 390 Psykiatrin 67 504 533 Regionstyrelsen 1 229 145 341 Regionservice 345 054 526 Skolförvaltningen 35 285 112 Summa 2 809 971 150 * Stor del av redov isningen ligger i MEA (annat ekonomisy stem) Regionens inköp från leverantörer över 237 tkr Underlaget för vår granskning baseras på 10 månader, vi har därmed valt att dra inköpsgränsen vid 237 tkr (10 av 12 månader för gränsen för direktupphandling 284 tkr). Region Halland 8 av 18

Inköp per leverantör Antal leverantörer % Belopp % Inköp > 237 tkr 671 11 2 678 891 702 95 -varav Kommuner/landsting/myndighet/förbund 68 565 124 637 Inköp < 237 tkr 5 398 89 131 079 448 5 Antal leverantörer 6 069 100 2 809 971 150 100 Utav de 671 leverantörer som regionen under perioden har gjort inköp av över 237 tkr avser 68 kommun/landsting/myndighet/förbund. Nedan redovisas inköpen exklusive dessa inköp: Klassificering > 237 tkr Antal leverantörer % Belopp % Avtal finns 205 34 877 564 886 42 Avtal hittas ej 398 66 1 236 202 179 58 Antal leverantörer 603 100 2 113 767 065 100 Tabellen ovan visar att det för 398 leverantörer inte har hittats något avtal i avtalskatalogen. Dessa har presenterats för upphandlingsenheten för kommentar enligt nedan: Antal Belopp % Regleras genom andra överenskommelser 66 594 500 170 48 Upphandlad leverantör 99 279 703 761 23 Ej upphandlad leverantör 150 151 444 356 12 Vårdgaranti 16 100 852 443 8 Leverantör enligt nationell taxa/vårdval 48 84 120 428 7 Externa hyreskontrakt 15 20 842 458 2 Pågående upphandling 4 4 738 563 0 Antal leverantörer 398 1 236 202 179 100 Enligt upphandlingsenheten är 99 av leverantörerna som inte kunde hittas i avtalskatalogen upphandlade. Anledningen till att de inte kunde hittas är följande: I avtalskatalogen finns endast ramavtal upplagda, då det har varit syftet att endast ha med avtal som berör verksamheten vid beställningar. Fastighetsavdelningens upphandlade leverantörer finns inte i avtalskatalogen. Upphandlingsenheten uppger att 17 leverantörer tillhör fastighetsavdelningen. Det finns avtal som upphandlats via Kammarkollegiet och samordnade upphandlingar. Vidare anger upphandlingsenheten att 150 av leverantörerna sannolikt inte är upphandlade. Av dessa har Region Halland köpt varor och tjänster för 151,4 mnkr un- Region Halland 9 av 18

der den granskade perioden. I första hand är det dessa inköp som Region Halland kan arbeta med för att höja effektiviteten. De leverantörer som regleras genom andra överenskommelser är 66 till antalet och inköp har gjort till ett belopp av 594,5 mnkr. Största leverantören inom denna kategori är Apoteket AB. Inköpsområden där upphandlade avtal är få Inredning och förvaring (konto möbler) Inom området inredning och förvaring finns fem tecknade avtal och inköp görs från 72 leverantörer, varav fyra är upphandlade enligt avtalskatalogen. Inköp har gjorts från en leverantör till ett belopp överstigande direktupphandlingsgränsen. Totalt sett har inköp gjorts för 10,8 mnkr och avtalstroheten är 84 %. Telefoner (konto material för kommunikation) Det finns ett tecknat avtal inom området telefoner (fasta och mobila operatörer) i avtalskatalogen och inköp görs från 30 leverantörer. Totalt sett har inköp gjorts till ett värde av 2,8 mnkr och avtalstroheten är 16 %. Inköp har gjorts av tre leverantörer till belopp överstigande direktupphandlingsgränsen med ett sammanlagt värde av 2 mnkr. Enligt uppgift köps IP-telefoner hos TDC som Region Halland har ett avtal med eftersom dessa telefoner är systembundna (detta avtal finns inte i avtalskatalogen). Utrustning kan köpas från underleverantörer. När det gäller analoga telefoner och specialutrustning görs inköp från de leverantörer som har tillgång till dessa. En ny upphandling pågår som kommer att gälla från om med 1 november. Datorutrustning (konto datorutrustning, tillbehör, ny- och reinvestering) Inom området finns det fyra tecknade avtal med tre leverantörer och inköp har gjorts från 90 leverantörer, varav 3 är upphandlade enligt avtalskatalogen. Totalt sett har inköp gjorts till ett värde av 13,8 mnkr och avtalstroheten är 13 %. Inköp har gjorts från fem leverantörer till ett belopp överstigande direktupphandlingsgränsen, sammanlagt 10,8 mnkr. Leverantörer där avtal saknas är TDC (nätverksdrift och produktförsörjning), Dell (hårdvara för klient och servers) och Office (skrivarförsörjning), enligt uppgift är avtalen utgångna och inköp görs via gamla och etablerade kontakter. Det totala inköpet från nämnda leverantörer är 32,6 mnkr (samtliga konton) och inom datorutrustning 10 mnkr för perioden. Under hösten 2013 inleddes en upphandling av IT-utrustning. Upphandlingen överklagades och kommer att göras om. För närvarande pågår en diskussion om val av operativsystem och om Region Halland ska äga eller hyra tjänsterna. En ny upphandling kommer troligen att starta under hösten 2014. Region Halland 10 av 18

Externa tjänster Det finns 34 tecknade ramavtal inom nedanstående områden. Inköp görs från totalt 372 leverantörer, varav 22 är upphandlade enligt avtalskatalogen. Det görs därmed inga inköp från 12 av de upphandlade leverantörerna. Områden Antal avtal Ekonomi och finansiella tjänster 2 IT-drift 2 IT-konsulter 2 IT-system 4 IT-tjänster 2 Konsulttjänster 1 Näringslivstjänster och regional utveckling 2 Personaltjänster 1 Rekryteringstjänster 6 Revisionstjänster 1 Tekniska tjänster 11 Totalt 34 Inom ovanstående områden har inköp gjorts till ett värde av 48,1 mnkr där avtalstroheten är 31 % (14,7 mnkr). Inköp har gjorts från 18 leverantörer till ett belopp överstigande direktupphandlingsgränsen, totalt 12,3 mnkr. Enligt intervjuerna finns det inte avtal för konsulter som motsvarar behoven. Den enskilde förvaltningen har inte någon uppfattning om det samlade behovet av konsulter. De intervjuade anger att bättre framförhållning och bättre arbetssätt kan skapa underlag för fler upphandlingar. Köptrohet - Granskning av regionens samlade inköp Hur vi genomfört kontroller av köptrohet För att konstruera ett underlag till analysen av köptrohet har vi i steg ett tagit bort betalningar som avser: Myndigheter Föreningar Andra kommuner, regioner och landsting, regionens egna bolag och förvaltningar Övrigt, till exempel hyror och personliga utlägg I steg två har utvalda konton matchats mot avtalskatalogen för att erhålla ett underlag till vidare analys. Kontona har dels valts ut genom dialog med de intervjuade men även utifrån analys av avtalskatalogen. I steg tre har hänsyn tagits till de synpunkter som upphanhandlingsenheten haft på inköp överstigande 237 tkr, gällande bl.a. objektsupphandlingar, samordande upp- Region Halland 11 av 18

handlingar osv. De leverantörer som har plockats bort kommenterats i avsnitten nedan. Granskning av regionens avtalstrohet Inköp av varor och tjänster kan konteras på flera olika konton. Dessa konton har ingen motsvarighet och kan inte helt kopplas samman med respektive ramavtal. Nedanstående analys är därmed inte absolut utan ger en indikation på köptrohet inom utvalda områden. Avtalstrohet på kontonivå Livsmedel (572xx) Regionen köper livsmedel för 23,5 mnkr under granskningsperioden. Regionen har sju avtal inom kategorin livsmedel Bakom dessa avtal finns sex identifierade leverantörer samt en identifierad leverantör inom lagerhållning. Ett avtal har identifierats inom kategorin husgeråd som konterats på detta konto. Då vi inte har granskat de enskilda transaktionerna har vi svårt att bedöma inköpen. Inköpen är inkluderade i nedanstående tabeller och motsvarar 577 tkr. Livsmedel Antal lev. Inköp (kr) inköp (%) Under granskningsperioden köps livsmedel från sammalagt 105 leverantörer, varav endast sju kan identifieras som upphandlade. Avtalstroheten är 88 % och sett till antalet transaktioner är andelen 59 %. Detta är en indikation på att det görs många småinköp av livsmedel från andra leverantörer än de upphandlade. Vi har även noterat att köp över direktupphandlingsgränsen har gjorts från tre leverantörer som inte är upphandlade till ett värde av 1,4 mnkr. Två av leverantörerna säljer dessutom frukt och grönt vilket regionen har en upphandlad leverantör för. Nedan visas en sammanställning av inköpen per förvaltning: Antal trans. trans. (%) Upphandlade leverantörer 7 20 798 227 88 2 162 59 Ej upphandlade 123 2 722 437 12 1 529 41 130 23 520 664 100 3 691 100 Förvaltning Inköp av upphandlad leverantör Inköp av ej upphandlad leverantör Totalt Avtals trohet (%) Ambulans och Medicinsk diagnostik 41 385 90 364 131 749 31 Hallands sjukhus (samtliga) 118 258 169 884 288 142 41 Närsjukvården 29 620 40 945 70 565 42 Psykiatrin 19 971 236 603 256 574 8 Regionservice 17 462 496 1 412 886 18 875 382 93 Skolförvaltningen 3 126 497 771 756 3 898 253 80 Totalt 20 798 227 2 722 437 23 520 664 88 Region Halland 12 av 18

Bemanningstjänster (555xx) Regionen köper bemanningstjänster för 65,8 mnkr under granskningsperioden. Regionen har 39 avtal inom kategorin bemanningstjänster. Bemanning Antal lev. Inköp (kr) inköp (%) Antal trans. trans. (%) Upphandlade leverantörer 24 41 181 989 63 830 48 Ej upphandlade 78 24 615 050 37 915 52 102 65 797 039 100 1 745 100 I tabellen ovan ingår 6 leverantörer som är kopplade till nationella taxan/vårdvalet med ett belopp på 4,8 mnkr. Under granskningsperioden köps tjänster från sammalagt 102 leverantörer, varav endast 24 kan identifieras som upphandlade. Avtalstroheten är 63 %, exkluderas leverantörer kopplade till nationella taxan/vårdvalet blir avtalstroheten 70 %. Vi har även noterat att köp över direktupphandlingsgränsen har gjort från 18 leverantörer som inte är upphandlade, till ett sammanlagt värde av 20,7 mnkr. Vidare görs inga inköp från 15 av de leverantörer där ramavtal är tecknat. Nedan visas en sammanställning av inköpen per förvaltning: Förvaltning Inköp av upphandlad leverantör Inköp vårdvalet /nationell taxa Inköp av ej upphandlad leverantör Totalt Utbildning (461xx, 547xx och 755xx) Regionen köper utbildning/kurs och konferens för 28 mnkr under granskningsperioden. Regionen har 4 avtal inom kategorin utbildning i avtalskatalogen, dock finns det efter genomgång med upphandlingsenheten ytterligare ett som inte är upplagt i katalogen. Då även kurs/konferens konteras i kontoklassen har dessa inköp exkluderats. I det som konterats på granskade konton finns det avtal med ytterligare 32 leverantörer till ett värde av 1 mnkr, dock visar kommentarer från upphandlingsenheten att det till största delen rör sig om serviceavtal. Detta gör det svårt att bedöma om det finns avtal gällande utbildning. Av denna orsak inkluderas dessa i tabellerna nedan. Avtals trohet (%) Ambulans och Medicinsk diagnostik 1 994 122 1 720 475 3 714 597 54 Hallands sjukhus (samtliga) 15 122 309 8 565 436 23 687 746 64 Närsjukvården 14 068 863 4 826 274 4 507 397 23 402 535 60 Psykiatrin 9 996 694 2 335 727 12 332 421 81 Regionservice 2 258 608 2 258 608 0 Regionstyrelsen 12 600 12 600 0 Skolförvaltningen 388 532 388 532 0 Totalt 41 181 989 4 826 274 19 788 776 65 797 039 63 Region Halland 13 av 18

Utbildning Antal lev. Inköp (kr) inköp (%) Under granskningsperioden köps utbildning från sammanlagt 628 leverantörer, varav fem kan identifieras som upphandlade. Avtalstroheten är 11 %, om man ser till antalet transaktioner är andelen 2 %. Vi har även noterat att köp över direktupphandlingsgränsen har gjort från 11 leverantörer som inte är upphandlade, till ett värde av 4 mnkr. Nedan visas en sammanställning av inköpen per förvaltning: Antal trans. trans. (%) Upphandlade leverantörer 5 2 088 129 11 44 2 Ej upphandlade 623 16 365 723 89 2 153 98 628 18 453 851 100 2 197 100 Förvaltning Inköp av upphandlad leverantör Inköp av ej upphandlad leverantör Totalt Avtals trohet (%) Ambulans och Medicinsk Diagnostik 757 412 1 331 846 0 Hallands Sjukhus 554 379 5 321 447 5 875 826 9 Kulturförvaltningen 69 584 69 584 0 Närsjukvården 22 191 2 662 955 2 685 145 1 Psykiatrin 35 667 1 504 120 1 539 788 2 Regionstyrelsen 910 545 1 916 299 2 826 844 32 Regionservice 565 347 2 485 343 3 050 690 19 Lokal nämnd 140 744 140 744 0 Skolförvaltningen 1 507 819 1 507 819 0 Totalt 2 088 129 16 365 723 18 453 852 11 Städ och hygien (573xx och 606xx) Regionen köper städ och hygien, material och tjänster för 4,4 mnkr under granskningsperioden. Regionen har 36 avtal inom kategorin städ och hygien. I det som konterats på granskade konton finns det avtal med ytterligare 14 leverantörer till ett värde av 232 tkr, dock är det svårt att bedöma om avtalen gäller städ och hygien. Av denna orsak inkluderas dessa i tabellerna nedan. Städ och hygien Antal lev. Inköp (kr) inköp (%) Antal trans. trans. (%) Upphandlade leverantörer 16 2 050 608 52 212 13 Ej upphandlade 111 1 883 992 48 1 451 87 127 3 934 600 100 1 663 100 Region Halland 14 av 18

Under granskningsperioden köps tjänster från sammalagt 127 leverantörer, varav endast 16 kan identifieras som upphandlade. Avtalstroheten är 52 % och sett till antalet transaktioner är andelen 13 %. Vidare görs inga inköp från 20 av de leverantörer som det finns ramavtal med. Vi har även noterat att köp över direktupphandlingsgränsen har gjort från en leverantör som inte är upphandlad. Nedan visas en sammanställning av inköpen per förvaltning: Förvaltning Inköp av upphandlad leverantör Inköp av ej upphandlad leverantör Totalt Avtals trohet (%) Ambulans och Medicinsk diagnostik 391 111 312 111 703 0 Hallands sjukhus 826 328 328 322 1 154 650 72 Kulturförvaltningen 4 559 4 559 0 Lokal nämnd 4 800 4 800 0 Närsjukvården 21 420 497 220 518 640 4 Psykiatrin -877 4 762 3 885-23 Regionservice 1 009 184 821 622 1 830 806 55 Skolförvaltningen 194 162 111 395 305 557 64 Totalt 2 050 608 1 883 992 3 934 600 52 Översättning och tolktjänster (755xx) Regionen köper översättning och tolktjänster för 5,3 mnkr under granskningsperioden. Regionen har två avtal tecknade inom kategorin översättning och tolktjänster. Under granskningsperioden köps tjänster från sammalagt 40 leverantörer, varav endast två kan identifieras som upphandlade. Avtalstroheten är 34 %, sett till antalet transaktioner är andelen 19 %. Tolk- och översättning Antal lev. Inköp (kr) inköp (%) Antal trans. trans. (%) Upphandlade leverantörer 2 1 797 532 34 755 19 Ej upphandlade 38 3 500 663 66 3 207 81 40 5 298 195 100 3 962 100 Till största delen har inköp utanför ramavtal gjorts från kommuner och landsting på cirka 2,9 mnkr. Inga inköp över upphandlingsgränsen har gjorts från andra leverantörer. Enligt intervju är detta ett område som har identifierats för vidare utredning. Upphandlade leverantörer har inte kunnat hålla avtalad nivå. Region Halland 15 av 18

Sjukvårdsartiklar och medicinskt material (563xx) Regionen köper sjukvårdsartiklar och medicinskt material för 147 mnkr under granskningsperioden. Regionen har 253 avtal med 132 leverantörer. Avtalsområdena i avtalskatalogen är följande: Anestesi-intensivvård Infusion Injektion infusion Lab. Utrustning Laboratorium Laboratorium, förbrukningsmaterial Operation Ortopedi Sjukvårdsprodukter och instrument Tandvårdsprodukter Thorax Medicinska gaser Förbrukning Antal lev. Inköp (kr) inköp (%) Under granskningsperioden köps tjänster från sammalagt 669 leverantörer, varav 118 kan identifieras som upphandlade. Avtalstroheten är 75 %, om man ser till antalet transaktioner är andelen 68 %. Vidare görs inga inköp från 15 av de leverantörer som det finns ramavtal med (11 %). Vi har även noterat att köp över direktupphandlingsgränsen har gjort från 31 leverantörer till ett värde av 20,7 mnkr, som inte är upphandlade. Nedan visas en sammanställning av inköpen per förvaltning: Antal trans. trans. (%) Upphandlade leverantörer 118 110 086 852 75% 11 964 68% Ej upphandlade 551 36 925 300 25% 5 545 32% 669 147 012 152 100% 17 509 100% Förvaltning Inköp av upphandlad leverantör Inköp av ej upphandlad leverantör Totalt Avtals trohet Ambulans och medicinsk diagnostik 21 729 405 11 749 889 33 479 294 65% Hallands sjukhus 68 865 666 19 436 428 88 302 094 78% Kulturförvaltningen 4 147 4 147 0% Närsjukvården 17 113 391 3 922 268 21 035 659 81% Psykiatrin 142 994 687 401 830 395 17% Regionstyrelsen 2 234 452 1 101 714 3 336 166 67% Regionservice 945 23 453 24 398 4% Totalt 110 086 852 36 925 299 147 012 152 75% Region Halland 16 av 18

Revisionell bedömning Granskningen ska besvara följande revisionsfrågor: Bedrivs Region Hallands inköpsverksamhet när det gäller ramavtal på ett ändamålsenligt och ekonomiskt tillfredsställande sätt? Är den interna kontrollen av avtalstrohet tillräcklig? Vårt svar på den första frågan är att Region Hallands inköpsverksamhet när det gäller ramavtal inte är ändamålsenlig och ekonomiskt tillfredsställande. Vi bygger denna bedömning på att Regionstyrelsen inte utövar någon strategiska styrningen av upphandlingsprocessen och att ansvarsfördelningen är oklar. Vi har noterat att det finns ett behov av att genomföra upphandlingar av ramavtal inom ett flertal områden. Vårt svar på den andra frågan är den interna kontrollen av avtalstrohet inte är tillräcklig. Vi bygger vårt svar på att inga aktiva och systematiska kontroller görs av köptrohet. Inom Sjukhus Halland bedrivs dock ett arbete för att förbättra köptroheten. Vi lämnar följande kommentarer kring revisionsfrågorna. Är inköpsverksamheten ändamålsenlig och ekonomiskt tillfredsställande? Regionsstyrelsen ansvarar, enligt fullmäktiges policy, för att styra och följa upp upphandlingsprocessen samt samordna styrelser och nämnder. Regionstyrelsen har gett uppdrag till Driftnämnden för Regionservice att svara för stöd till verksamheterna i upphandlingsfrågor. Region Hallands policy och riktlinjer för inköp och upphandling är inte omarbetade efter det att stödet för upphandlingsverksamheten fördes över till Driftnämnden för Regionsservice. Vi ser positivt på att Regionsstyrelsen beslutat om att se över gällande styrdokument för inköp och upphandling. Enligt granskningen utövar Regionstyrelsen eller regionkontoret inte någon aktiv strategisk styrning av upphandlingsfrågor. Vi har noterat att ansvarsfördelningen, som den framgår av policy, riktlinjer och uppdrag är oklar. Systemet med anmodan och att den förvaltning som svarar för den största volymen av inköpen för ett visst varu- eller tjänsteområde gör att ingen idag har samlad information om regionens totala inköp och köpmönster. En av de brister vi noterat gäller omfattningen av inköpen enligt ramavtal. Omfattningen bör vara större. Under de tio månader som granskningen avser har Region Halland gjort inköp från till ett värde av 2,8 miljarder kronor från drygt 6 000 leverantörer. Analyseras inköpen efter värdet som överstiger gränsen för direktupphandling har inköp gjorts till ett värde av 151 mnkr utanför ramavtal. Dessa inköp bör bir föremål för vidare analys som bildar underlag för upphandling av ramavtal. I Region Halland 17 av 18

granskningen har vi fångat in några varu- och tjänstområden där andelen upphandlade avtal är få. Vidare har det framkommit det finns ett antal avtalade leverantörer som Region Halland inte gör avrop ifrån. Enligt vår bedömning bör Regionstyrelsen i den kommande översynen se över på vilket sätt den strategiska styrningen av ska formas och utövas. Är den interna kontrollen tillräcklig? Enligt intervjuerna är det inte helt klar uttalat var i Region Halland som uppgiften att förbättra och bevaka avtalstrohet ligger. Dels ingår det i upphandlingsprocessen där upphandlare och arbetsgrupp ska följa upp avtalstrohet dels genomför inköpscontroller inom Hallands Sjukhus ett arbete med att förbättra köptroheten. Vidare har beställaransvarig i verksamheten ett ansvar för avtalet där bland annat uppföljning ingår. I Driftnämnden Regionservice internkontrollplan ingår att kontroller om det görs inköp från en och samma leverantör som överstiger gränsvärdet för direktupphandling. Vi kan notera att det idag inte genomförs några systematiska kontroller av köptrohet. Det saknas idag ett relevant system som kan stödja arbetet med att kontrollera köptroheten. I granskningen har vi genomfört fördjupade analyser av köptrohet inom ett flertal varu- och tjänsteområden. Vi konstarerat att köptroheten i de flesta områden är låg. Även om det kan finnas förklaringar till att köptroheten är låg noterar vi att det inte finns någon samlad kunskapen om den faktiska köptroheten. Informationen om befintliga ramavtal har förbättrats i och med att en ny databas infördes. Dock har vi i granskningen konstaterat att inte alla avtal finns upplagda i databasen. Som vi konstaterat kan beställningar av sjukvårdsmaterial enligt upphandlade ramavtal vara komplicerad. Enligt vår bedömning bör Regionstyrelsen i den kommande översyn se över på vilket sätt ansvar för och uppföljning av gjorda inköp kan förbättras. Region Halland 18 av 18