Request for Information (RFI) avseende systemstöd för dokument- och ärendehantering Dnr. 2015/0513 Handläggare: Mattias Hermansson
2 (11) Innehållsförteckning 1 INLEDNING... 3 2 OM ÖSTGÖTATRAFIKEN... 3 3 BAKGRUND... 3 3.1 SYFTE... 3 3.2 MÅL... 4 3.3 TEKNISK PLATTFORM... 5 3.3.1 IT-strategi och principer för systemstöd... 5 3.3.2 Infrastruktur... 5 3.3.3 Applikationer... 5 3.3.4 Beroenden och pågående förändringar... 8 3.4 VERKSAMHETSPROCESSER... 8 3.5 AKTIVITETER SOM ÄR I FOKUS... 8 3.5.1 Generell dokumenthantering... 9 3.5.2 Avtalshantering... 9 3.5.3 Diarieföring... 9 3.5.4 Kundärenden... 9 3.5.5 Kvalitetsavdrag... 9 3.5.6 Olika typer av trafiknära ärenden... 10 3.5.7 Förvaltningsärenden... 10 4 ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER... 10 4.1 INFORMATION BETRÄFFANDE DENNA RFI... 10 4.2 UPPLÄGG OCH TIDPLAN... 10 4.2.1 Tidplan... 10 4.2.2 Utskick av RFI... 10 4.2.3 Tid för frågor kring RFI... 10 4.2.4 Svar på RFI-frågor... 11 4.2.5 Demonstrationstillfällen... 11 Bilagor: 1. RFI-frågor att besvara 2. Översikt kring nuvarande system Boomerang instruktion och skärmbilder 3. Översikt kring nuvarande system ÄHS system för diarieföring 4. Översikt - applikationslandskap
3 (11) 1 Inledning ÖstgötaTrafiken inbjuder härmed till att lämna information avseende systemstöd för dokument- och ärendehantering. Syftet med denna RFI är att genom dialog med systemleverantörer öka den egna förståelsen om de standardlösningar som finns på marknaden, samt hur dessa kan tänkas möta de behov som ÖstgötaTrafiken har. Målet är att genom denna dialog skapa högre precision i den kravställning som kommer att ligga till grund för planerad upphandling av aktuellt systemstöd under 2016. Ambitionen är därmed också att underlätta för de leverantörer som önskar lämna anbud på den upphandlingen. Notera att detta är en RFI och ej ett upphandlingsförfarande. 2 Om ÖstgötaTrafiken ÖstgötaTrafikens vision är att vara regionens motor och att möjliggöra ett bra och effektivt resande för våra kunder. Våra viktigaste mål är att ta marknadsandelar från biltrafiken samt vara det naturliga valet vid resor och kunna erbjuda pålitliga och trygga resor. Varje år gör våra kunder ca 28 miljoner resor i vår trafik. Nästan var fjärde östgöte reser med ÖstgötaTrafiken varje månad, vilket gör ÖstgötaTrafiken till Sveriges fjärde största länstrafikbolag. Vi kör 9 300 mil ett vanligt vinterdygn med sammanlagt 4 500 turer och 350 fordon på 200 linjer i länets 13 kommuner och trafikerar 2 700 hållplatser på en dag. ÖstgötaTrafiken ägs av Region Östergötland och har uppdraget att samordna trafiken, allmän respektive särskild kollektivtrafik, inom länet. Detta innebär ett ansvar för upphandling och drift av den allmänna kollektivtrafiken, den färdtjänst som går över kommungränser samt kommunal färdtjänst och skolskjuts för de kommuner som valt att överlåta detta kommunala ansvar. Vi driver även tågtrafik inom länet. All trafik läggs på entreprenad där ÖstgötaTrafiken upphandlar och samordnar kollektivtrafiken, planerar linjer och tidtabeller med buss, tåg och spårvagn och båt samt arbetar med marknadsföring och information kring kollektivtrafiken. I ÖstgötaTrafikens uppdrag ingår också att utgöra ett stöd till den regionala kollektivtrafikmyndigheten, vars uppgift utförs av trafik- och samhällsplaneringsnämnden (TSN) i regionen. Detta myndighetsstöd har utökats under 2015. ÖstgötaTrafiken har även ett myndighetsuppdrag som innebär att vi representerar Region Östergötland på en tjänstemannanivå. En viktig del i myndighetsstödet är att vara drivande i utvecklingen av hur framtidens kollektivtrafik ska utformas och utföras. Vi hanterar ärenden och remisser som kommit in till Trafik- och Samhällsplaneringsnämnden och tar fram underlag som nämnden behöver för att kunna ta beslut som rör kollektivtrafiken. Dessutom företräder vi myndigheten i kontakten med kommuner, marknadsaktörer, nationella myndigheter, länsstyrelsen och andra läns regionala kollektivtrafikmyndigheter. 3 Bakgrund 3.1 Syfte ÖstgötaTrafiken har behov att stärka sin förmåga vad gäller elektronisk hantering av dokument och ärenden samt modernisera de system i vilka man skapar, delar och hanterar information inom verksamheten. Ett flertal av nuvarande system är idag ålderstigna och där utveckling inte sker längre. Vissa av dessa system kommer därför att avvecklas till förmån för en ny systemlösning. Den slutgiltiga lösningsarkitekturen är inte fastslagen, men ett stort antal av de aktiviteter som sker i
4 (11) dagens system kommer att övertas av ett nytt system. Behovet är starkast kring att få till stånd en sammanhållen dokumenthantering, med stöd för de olika typer av aktiviteter och ärenden som finns inom verksamheten. Samtidigt med denna RFI genomförs också en översyn kring hur verksamheten arbetar med sin dokumentstyrning. Resultatet av detta arbete sker parallellt med denna RFI och kommer att ligga som grund för kravställningen i samband med planerad upphandling under 2016. Ett nytt systemstöd kommer i det sammanhanget vara en viktig del i ett förändringsarbete. 3.2 Mål Det övergripande målet för ÖstgötaTrafiken är att åstadkomma ett informationsflöde som är öppet, effektivt, säkert och uppfyller lagkraven. Specifikt innebär det att ett framtida systemstöd behöver på flera sätt behöver stödja medarbetarna i deras vardag och utgöra en digital arbetsplats där man hanterar sina dokument, projekt och aktiviteter, söker och delar information på ett sammanhållet sätt samt möjliggör samarbete och informationsdelning med interna och externa aktörer. Den grundläggande funktionaliteten som efterfrågas innefattar stöd för dokumenthantering och diarium samt ärendehantering och workflowhantering. ÖstgötaTrafiken ser också gärna att det standardsystem/tjänst som ska upphandlas tar höjd för framtida utveckling inom e-förvaltning. Lösningen skall kunna hantera dokument och ärenden under hela livscykeln, från att informationen skapas eller inkommer till dess att den ska slutarkiveras eller gallras. Sammantaget ser ÖstgötaTrafiken följande övergripande behov: Ett centraliserat dokumentbibliotek som säkerställer att all dokumentation finns på ett och samma ställe, där sökbarhet och användarvänlighet är viktiga faktorer Att dessa dokument kan hanteras på ett ordnat och enhetligt sätt, med versionshantering och styrning av dokument enligt beslutat regelverk och med iakttagande av de regler som gäller för diarieföring och godkännandeförfarande inom offentlig verksamhet Att ett framtida systemstöd möjliggör en säker plattform för samarbete inom och utom organisationen, med en välutvecklad behörighetsstyrning Stöd för hantering av aktiviteter och ärenden kring en eller flera av de typer som idag hanteras i nuvarande system. Se vidare under 3.5 för ytterligare beskrivning. ÖstgötaTrafiken har för närvarade ett flertal valmöjligheter när det gäller hur och på vilket sätt ovan ska omhändertas. Resultatet av denna RFI ska därför skapa en större förståelse för de möjligheter som finns att tillgodose med hjälp av ett nytt systemstöd och ytterligare ge möjlighet till tydlig kravställning i en kommande upphandling. Några av de viktigaste mer specifika systemfunktionerna som idag finns behov av är: Hitta dokument och ärenden via navigering, filtrering och sök Kunna följa förändringar i dokument Kunna låsa dokument för redigering Få varning när åtgärd ska göras i ett ärende Kunna koppla/referera ärende till annat ärende Kunna dela dokument/samarbeta med externa parter Elektronisk signatur Visa sekretessbelagda dokument och ärenden enbart för behöriga Mallar tillgängliga i Office Hantering av två ärendeserier: o en för bolagets diarieärenden, projekt, samverkansaktiviteter och liknande o en för TSN: s diarium, det s.k. skuggdiariet
5 (11) 3.3 Teknisk plattform 3.3.1 IT-strategi och principer för systemstöd ÖstgötaTrafikens IT-strategi slår fast att de investeringar som görs ska ha ett nyttoperspektiv och att de satsningar som görs möjliggör såväl innovation som effektivisering för verksamheten. Utifrån beslutad IT-arkitektur strävar vi mot att så långt möjligt välja standardsystem som finns på marknaden samt reducera antalet applikationer som används inom verksamheten. 3.3.2 Infrastruktur ÖstgötaTrafikens driftorganisation ansvarar för driften av komponenterna nedan. En betydande del av servermiljön är virtualiserad och det förekommer en mängd integrationer mellan olika branschspecifika system. Klientplattform består primärt av en blandning av bärbart och stationärt, men även plattor och telefoner med viss begränsning. Nedan är en sammanställning över de viktigaste IT-komponenterna. Operativsystem: Databashanterare: Windows Server 2012 R2 Microsoft SQL Server E-postsystem: Microsoft Exchange Server 2010 Metakatalog: Webserver: Virtualiseringsplattform: Active Directory Internet Information Server (med EpiServer som webbpublicering) VMWare 3.3.3 Applikationer Det finns ett flertal system för hantering av dokument och ärenden. Följande befintliga system är identifierade som intressanta utifrån denna RFI då de helt eller delvis kan komma att ersättas eller påverkas av ett nyanskaffat systemstöd. Se även bilaga 2, bilaga 3 samt bilaga 4 för översikt kring specifika applikationer.
6 (11) Systemnamn Huvudsakligt syfte Ska ersättas Kommentar Boomerang Hanterar kundärenden Utgör avtalsregister Hanterar vitesärenden med visst inbyggt processtöd Ja Se bilaga 2 för ett utdrag ur systemet samt beskrivning av flöde/arbetsmoment ÄHS Diarieföring av ÖstgötaTrafikens handlingar Ja Se bilaga 3 för ett utdrag ur systemet. Innehåller även ett urklipp från skuggdiarium CRM Easit BPS Informationssystem kring ÖstgötaTrafikens kunder. (Är i dagsläget endast i planeringsstadiet) Ärendehanteringssystem som hanterar ett flertal typer av ärenden, varav majoriteten är transaktionsintensiva. Exempel på olika ärendetyper som hanteras: skolskjuts, hållplats och interna förvaltningsärenden inkl. IT Nej Eventuellt, delvis Utredning pågår kring omfattning av detta system Beroende på det nya systemets förmåga att möta behoven, så kan en eller flera ärendetyper lyftas ut Adressregister Accessdatabas innehållande adresser som används för utskick. Ja Under utredning var detta bäst omhändertas Debiteringsdatabas Accessbaserat försystem till ekonomisystemet som hanterar transaktioner som ska vidarefaktureras. Mottagaren av leverantörsfaktura registrerar fakturaavsändare, referenser och konteringsinformation. Detta sammanställs i ett underlag till ekonomiavdelningen som registrerar uppgifterna i ekonomisystemet Ja Sannolikt ska detta ersättas, men då av ett annat systemstöd
7 (11) Systemnamn Huvudsakligt syfte Ska ersättas Kommentar Microsoft Office 2010 Huvudsaklig kontorsprogramvara Eventuellt Utvärdering gjord kring Office 365. Särskilt intressant att se på vilka integrationsmöjligheter (både befintlig och eventuell molnbaserad Office) som finns med ett nytt system Regionens diarium Intranät Filarea Diariesystem utanför ÖstgötaTrafiken. Tabell 1: Översikt berörda applikationer/programvaror Ärenden skickas till ÖstgötaTrafiken vilket ställer krav på korsreferens mellan de olika diarierna Nyhets- och informationsspridning till den interna organisationen. Används som primär portal när det gäller tillgång till olika typer av publicerade sidor och dokument. Central systemdisk med folderstrukturer som fungerar som dokumentarkiv och lagringsyta för dokument. Används inom avdelningar och olika typer av aktiviteter där information ska delas mellan medarbetarna. Nej Eventuellt, delvis Ja, delvis Det kan finnas synergier i diariehanteringen som ska omhändertas. Särskilt intressant med vilka möjligheter det finns till elektronisk överföring mellan de olika diariesystemen Utifrån de möjligheter som finns i ett nytt system behöver intranätet tydligt inkorporeras när det gäller publicering av dokument Funktionalitet för dokumenthantering, såsom sökning, versionshantering, distribution och delning av dokument är sådant som saknas idag
8 (11) 3.3.4 Beroenden och pågående förändringar Ett flertal av de system som listats ovan är föremål för separata undersökningar. De listas här eftersom de antas ha betydelse för det slutgiltiga valet av lösning och har bäring på vilken lösning som till slut kommer att upphandlas. Under 2015 har ÖstgötaTrafiken genomfört en utvärdering av Office 365. Ett tänkbart scenario är därför att ett nytt systemstöd, om det är möjligt, integreras med denna programvara Kopplat till ovan, en översyn kring Sharepoint Online har också genomförts, vilket kan ställa krav på olika typer av informationsutbyte med ett nytt systemstöd för dokumenthantering En utredning kring ett nytt CRM-system för ÖstgötaTrafiken pågår, vilket kan påverka kundärenden som idag hanteras inom systemet Boomerang Region Östergötland driver ett projekt kring översyn av nytt systemstöd för diariehantering, vilket kan komma att påverka kravställningen på ÖstgötaTrafikens diarium i och med att man delar information inom ramen för det myndighetsstöd som ingår i ÖstgötaTrafikens uppdrag 3.4 Verksamhetsprocesser ÖstgötaTrafikens huvudprocesser beskrivs enligt Figur 1. Figur 1: Huvudprocesser inom ÖstgötaTrafiken Inom varje huvudprocess finns ett antal delprocesser som utgör de huvudsakliga aktiviteterna för verksamheten, såväl inom lednings, kärn- som stödverksamhet. Generellt kan sägas att samtliga processer har behov av systemstöd när det gäller en sammanhållen dokumenthantering. 3.5 Aktiviteter som är i fokus Inom ÖstgötaTrafiken hanteras ett stort antal aktiviteter och olika typer av ärenden. I dagsläget, vilket beskrivits under 3.3.3 så hanteras dessa i olika system. Här nedan följer en generell beskrivning över de viktigaste aktiviteterna som kommer eller kan komma att beröras av ett nytt systemstöd.
9 (11) 3.5.1 Generell dokumenthantering Inom ÖstgötaTrafiken drivs olika typer av projekt och samordnade aktiviteter där dokument typiskt lagras på central systemdisk. Varje avdelning inom ÖstgötaTrafiken har egna mappar där man samlar viktig dokumentation som berör verksamheten. Även specifika projekt och samordnade aktiviteter skapar mappar där man samlar allt material. Alla typer av dokument lagras och dessa kan vara av mer formell karaktär såsom policies, mötesprotokoll, dokumenterade beslut, olika typer av avtal och regelverk. Här samlas också arbetsdokument och andra typer av dokument av mindre formell karaktär. Flera av dessa dokument är också sådana som inte kan kopplas till ett specifikt eller formellt ärende. 3.5.2 Avtalshantering ÖstgötaTrafiken lyder under LoU och de upphandlingar som görs sker i enlighet med detta. De avtal som efter upphandling upprättats registreras i systemet Boomerang tillsammans med metadata om avtalsansvarig, leverantör, giltighetstider och innehåll/rubrik på avtalet. Det finns visst workflow-stöd i form av påminnelser som går ut till avtalsansvariga inom ÖstgötaTrafiken. Se bilaga 2 för mer detaljerad beskrivning kring avtalshanteringen i nuvarande systemet Boomerang. 3.5.3 Diarieföring Ett flertal av de dokument och handlingar som hanteras diarieförs i enlighet med det regelverk som gäller för offentligt ägda verksamheter. Ett diarienummer tas ut av registrator och obligatorisk information registreras, bl.a. ärendetyp (diarieplan), riktning (in/ut), sekretessgrad, handläggare och ärendets innehåll. Se bilaga 3 för en översikt av systemet ÄHS registerbild. I och med ÖstgötaTrafikens myndighetsuppdrag finns också en koppling mot Region Östergötland, där ärenden inkommer från regionen, och då redan är diarieförda hos regionen. Därför upprätthålls ett manuellt register över dessa ärenden fram till dess hanteringen är avslutad. Informationsutbytet mellan ÖstgötaTrafiken och regionen i dessa ärenden sker primärt via mail. 3.5.4 Kundärenden I det vardagliga arbetet inkommer ett stort antal kundärenden såsom frågor, synpunkter och ärenden som kommer in via de kanaler som ÖstgötaTrafiken använder, såsom telefon, webb, mail och brev. Dessa kategoriseras i typer av ärenden och hanteras inom olika delar av organisationen, beroende på vilket typ av ärende det handlar om. Se bilaga 2 för mer detaljerad beskrivning av hanteringen i nuvarande system Boomerang. 3.5.5 Kvalitetsavdrag I de avtal som ÖstgötaTrafiken har med de entreprenörer som utför trafiken finns olika typer av viten inbyggda när brister i avtalad kvalitet uppstår. Dessa administreras idag inom ramen för Boomerang, där ärendet registreras och hanteras fram till dess att ärendet avslutas. Entreprenörerna har tillgång till informationen via ett extern gränssnitt, där de kan se en delmängd av ärendet (bl.a. med hänsyn till personuppgiftslagen) och kan agera på den informationen. Se bilaga 2 för mer detaljerad beskrivning av hanteringen i nuvarande system Boomerang.
10 (11) 3.5.6 Olika typer av trafiknära ärenden I den dagliga driften uppstår ett stort antal ärenden som är direkt kopplade till trafikverksamheten. Några av dessa är: Skolskjutsärenden (ändringar från beställande kommuner) Hållplatsärenden Trafikhändelser Ett flertal av dessa ärenden sker till viss del i områdesspecifika system idag, där en viss hantering sker i systemet Easit BPS. 3.5.7 Förvaltningsärenden Under dessa typ av ärenden hanteras kontorsservice- och lokalfrågor, IT-ärenden och aktiviteter som utförs av serviceverkstaden. Information registreras i systemet Easit BPS och genererar ett unikt ärendenummer, med information om användare och ärendeinnehåll. En designerad handläggare hanterar och avslutar ärendet och besked går ut till berörda aktörer. Primärt hanteras alla dessa ärendetyper inom systemet Easit BPS. 4 Administrativa bestämmelser 4.1 Information beträffande denna RFI Om det i denna RFI finns oklarheter eller ofullständigheter tar ÖstgötaTrafiken tacksamt emot förslag på förbättring, så att svaren blir så fullständiga som möjligt. ÖstgötaTrafiken erbjuder ingen ersättning för arbete med RFI-svar och insända RFI-svar innebär ingen förtur vid senare upphandling. Även aktörer som väljer att inte delta i denna RFI kommer således att ha möjlighet att delta i den framtida upphandlingen. Eventuella frågor angående denna RFI ställs till odoc@ostgotatrafiken.se 4.2 Upplägg och tidplan 4.2.1 Tidplan Följande tidplan gäller för denna RFI: Utskick av RFI 2015-11-11 Tidsperiod för frågor på RFI 2015-11-12 -- 2015-12-02 Svar på RFI senast oss tillhanda 2015-12-07 Demonstrationstillfälle Vecka 3-4, 2016 enligt separat schema Eventuella ändringar i tidsplanen publiceras på hemsida samt kommuniceras direkt till de företag som anmält intresse av att delta. Meddela därför gärna om ni har för avsikt att delta i RFI. 4.2.2 Utskick av RFI Denna RFI publiceras via Dibus samt ÖstgötaTrafikens hemsida. 4.2.3 Tid för frågor kring RFI De leverantörer som har frågor på denna RFI och dess innehåll har möjlighet att ställa dessa fram till 2015-12-02. Frågor skickas till odoc@ostgotatrafiken.se.
11 (11) 4.2.4 Svar på RFI-frågor I bilaga 1 återfinns de frågor som ÖstgötaTrafiken har kring den systemlösning leverantören erbjuder. Svaren på dessa frågor sammanställs i bifogat dokument och enligt den struktur som framgår. All dokumentation i detta ärende skall vara på svenska. RFI-svaren ska innehålla: Företagets namn och adress Kontaktperson med e-postadress samt telefon Svar på angivna RFI-frågor Till detta får ni gärna lämna in övriga kommentarer som ni anser skulle vara av betydelse för ett eventuellt framtida avrop. Svaren på RFI mailas in till odoc@ostgotatrafiken.se och ska vara ÖstgötaTrafiken tillhanda senast 2015-12-07 om inte annat meddelas. 4.2.5 Demonstrationstillfällen ÖstgötaTrafiken har för avsikt att möjliggöra för deltagande leverantörer att demonstrera sin systemlösning. Dessa tillfällen, som kommer vara tidsatta till 90 min, kommer preliminärt att ske efter årsskiftet, under vecka 3 och 4. Separat tidsbokning sker hos ansvarig handläggare. Maila till odoc@ostgotatrafiken.se för att anmäla intresse. Innehållet i denna demonstration bör fokusera på: Generell dokumenthantering och funktionalitet kopplad till detta Diariehantering och funktionalitet kopplad till detta Ärendehantering och funktionalitet kopplad till detta Att visa ett helt arbetsflöde, från inkommande till avslutat, i systemet, gärna uppdelat på ett enklare samt ett mer komplext case Kort redogörelse kring underliggande teknik Kort redogörelse kring hur administration av systemet sker (förvaltning och systemändringar) Annan funktionalitet eller information som ni, baserat på den information ni fått om vad ÖstgötaTrafiken efterfrågar, kan vara relevant för att öka kunskapen om er systemlösning Linköping, 2015-11-10 Med vänlig hälsning ÖstgötaTrafiken Mattias Hermansson