Rutiner Version 3 Som antagna av kårstyrelsen 2007-06-05 Senast reviderad 2008-07-10 Revideringar i blått
INNEHÅLL Inledning s. 3 Administration s. 3-4 Kårstyrelseprotokoll Nya medlemmar Nycklar till lokalerna Medlemsavgift Närvarokort Ekonomi s. 4-5 Ekonomisk redovisning Faktura medlemsavgift Kårköp Kurser och arrangemang s. 5-6 Anmälan via Madicken Avanmälan till kurser Kursanmälan Resor till/från arrangemang Hemkomst efter kurs Sponsrade kurser Press och marknadsföring s. 6-8 Informationskommitté Grafisk profil Hemsida Kommunikationsplattform Rekrytering Artiklar Möte med media i kristider Rekrytering s. 8 Kampanjer Rekrytering av barn och unga Vuxenrekrytering Scoutlokalen Tea s. 8-10 Lokaler Ordningsregler Utlåning av saker Utrustning Kanoter Släpkärra Scoutstugan Kvarngölet s.10-11 Stugkommitté Arbetsdagar Bokning Fakturering Gräsklippning Ordningsregler Verksamhet s. 11 Avdelningar Bilskjuts Drogpolicy Årsmöte s. 11-12 Motioner Förberedelser inför årsmötet Årsmöteshandlingar Protokoll Bilaga 1: Ordlista s. 13 2
INLEDNING I och med att kåren utvecklas och nya ledare tillkommer, räcker det inte längre med att ha inofficiella rutiner. Det är nödvändigt att formellt fatta beslut om rutiner i kårens arbete, för att undvika missförstånd och onödigt arbete. ADMINISTRATION KÅRSTYRELSEPROTOKOLL Protokoll från kårstyrelsemöten skall skrivas och skickas till alla KS-ledamöter inom en månad efter aktuellt KS-möte. En kopia skall sättas in i kårpärmen i scoutlokalen, där alla intresserade kårmedlemmar kan ta del av fattade beslut och diskussioner. NYA MEDLEMMAR När ett barn kommer för första gången till ett möte skall ansvarig ledare skriva ner barnets för- och efternamn, födelsedatum, adress och telefonnummer på en lista. Listan skickas sedan till medlemsregistreraren för att läggas in i Madicken. I samband med barnets första möte, skall ansvarig ledare ge barnet ett infopack att ta med hem till föräldrarna. Infopacket innehåller en medlems- och hälsoblankett som skall fyllas i och returneras till ledaren, information om scouting i scouting, om kåren och den aktuella avdelningen i synnerhet. En faktura för medlemsavgiften finns också bifogat. För att räknas som ny medlem vid rapportering av medlemssiffrorna måste scouten ha betalat medlemsavgiften alternativt deltagit i minst tre möten. NYCKLAR TILL LOKALERNA Nycklar till scoutlokalerna på Tea och till Scoutstugan Kvarngölet hämtas ut hos kårordförande. Vid hämtningen kvitteras varje nyckel ut på en nyckellista, som KO har hand om. Efter kvittering har den person som kvitterat ut nyckeln ansvar för att den inte kommer bort. Varje enskild nyckel har ett IDnummer, så att eventuella funna nycklar kan identifieras. Kopiering av nycklar görs av kårordförande. Om en nyckel har kommit bort skall KO genast underrättas och den person som är ansvarig för nyckeln får betala kostnaden för att göra en ny nyckel eller eventuell kostnad för byte av lås. I de fall då någon som har kvitterat ut nycklar flyttar från orten eller slutar som medlem i kåren skall nyckeln omedelbart lämnas tillbaka till KO. MEDLEMSAVGIFTEN Ansvarig avdelningsledare skickar en komplett lista över avdelningens medlemmar till kassören i början av terminen. Nya namn skickas fortlöpande och snarast till kassören, som uppdaterar sin lista. Avdelningsledarna lämnar ut förifyllda fakturor till scouterna och i takt med att inbetalningarna kommer in, prickar kassören av namnen på sin lista. Kassören skickar ut medlemskort till ansvarig avdelningsledare, som delar ut korten till de medlemmar som betalt sin avgift. Kassören skickar ut fakturor till passiva medlemmar. Medlemsavgiften skall betalas inom tre möten och avgiftens storlek bestäms av kårens årsmöte. Fakturor för syskon ges till det yngre syskonet. På så sätt får varje familj endast en faktura. 3
NÄRVAROKORT Närvarokorten skall fyllas i vid varje möte av ansvarig ledare. En aktivitet måste vara minst en timme lång. Övernattningar och hajker räknas som två träffar, resa till och från läger och kurser räknas som skilda träffar om de är på olika dagar. Korten skall vara kompletta, d.v.s. innehålla samtligas närvaro (även ledarnas), för- och efternamn samt födelsedatum, information om mötesdagar, program, tider för möten samt underskrift av ansvarig ledare. Även namn och födelsedatum på deltagare som provar på vår verksamhet, men som ännu inte är betalande medlemmar skall finnas med på närvarokorten. Deltagarna skall dock inte vara summerade för varje mötestillfälle. Summering görs av sekreteraren som skickar in redovisning av närvaron till kommunen och förbundet. Senast en vecka efter terminens sista möte, både vår och höst, skall närvarokortet vara sekreteraren tillhanda. Kortet skall vara korrekt ifyllt och signerat av ansvarig ledare. EKONOMI EKONOMISK REDOVISNING Vid redovisning av kvitton och andra utlägg för kårens räkning, skall de framtagna kårblanketterna användas. Kårblankettsmallar finns tillgängliga för kopiering i kårpärmen i scoutlokalen samt på kårens hemsida. Blanketterna i pärmen är dock kopieringsunderlag och skall inte skickas till kassören. Scouter som har utlägg för kårens räkning skall få sin blankett attesterad av ansvarig ledare innan den skickas till kassören. För att få tillbaka för sina utlägg, skall inköpet redovisas till kassören inom tre månader efter att utlägget gjorts. Ingen ersättning ges för kvitton äldre än tre månader. FAKTURA MEDLEMSAVGIFT Medlemsavgiften betalas in via faktura. Ansvarig ledare delar ut fakturorna till sina scouter och kassören skickar till passiva medlemmar. Familjer med fler barn än ett får en faktura med samtliga barn uppskrivna. Fakturan skickas hem med det yngsta syskonet. För att undvika att ledarna ger samma fakturanummer och förvirrar kassören så fylls fakturorna i efter kodsystem. Först tre stycken tecken som identifierar vilken gren det handlar om, sedan vilken termin två tecken, följt av år två tecken och sist löpnumret. Exempel: JSCHT071 (juniorscout höstterminen 2007 nummer 1). HT byts ut mot VT på vårterminen. Betalar man avgiften årsvis så slopar man HT och VT i fakturakoden. Avdelningarna har följande koder: miniorscout MSC, juniorscout JSC, patrullscout PSC, seniorscout SSC. Ledare och övriga som inte hör hemma i en avdelning använder en egen kod. ÖVR initial två tecken årskoden löpnummer. Exempel: ÖVRJA071. Initialen hänvisar till den som delar ut fakturan, inte den som skall betala in. Lämnar man ut en faktura utöver sin egen, så blir det i det här faller ÖVRJA072. Ledaren fyller i summan som skall betalas, scoutens namn, förfallodatum, samt fakturanummer innan den delas ut. En lista med fakturanummer, summa, namn och adress lämnas till kassören snarast efter att fakturan lämnats ut. En lista behålls i avdelningens pärm i avdelningsskåpet på Tea, så att eventuella vikarier ser vid vilket löpnummer man är framme vid. KÅRKÖP Kåren arbetar för att minimera kontantbetalning och att istället använda inbetalningskort så mycket som möjligt. Alla summor över tjugo kronor skall betalas via inbetalningskort, som lämnas ut i samband med leverans. 4
Alla beställningar i Kårköp går via kårköpsansvarige, som skickar en lista till kassören över vilka som gjort beställningar och hur mycket de skall betala. Nya transaktioner skickas fortlöpande och snarast till kassören, som uppdaterar sin lista. I takt med att inbetalningarna kommer in prickar kassören av sin lista med folk som skall betala. Kassören skickar påminnelser till beställare som ännu inte betalat inom fyra veckor efter leverans. Kårköp ska bära sina kostnader med frakt och plockningsavgift, men inte generera någon vinst utöver det. KURSER OCH ARRANGEMANG Kåren uppmuntrar alla scouter och ledare att åka på kurser och arrangemang på olika platser i landet, även utomlands. Förfarandet kring kurser och arrangemang behövs standardiseras så att kåren inte går miste om eventuella bidrag samt att kåren vet vem som deltar på vad och när. ANMÄLAN VIA MADICKEN Anmälan till arrangemang som uppmanar till anmälan via Madicken sker via sekreteraren. Är man intresserad av att åka på ett arrangemang kontaktar man sekreteraren, som sedan anmäler eventuella deltagare. Endast sekreteraren och medlemsregistreraren har rätt att använda de koder som behövs för att kunna anmäla via nätet. AVANMÄLAN TILL KURSER OCH ARRANGEMANG Eventuella förhinder att delta i ett arrangemang som man blivit anmäld till skall meddelas sekreteraren så snart som möjligt samt till arrangören. Avbokning till arrangörerna görs av deltagaren själv, om sekreteraren och deltagaren inte kommit överens om något annat. Vid de fall då arrangemanget är ett kårsponsrat arrangemang, betalas eventuell avbokningsavgift av kåren, under förutsättning att avanmälan skett i enlighet med kårens och förbundets alternativt arrangemangets regler. Om så inte skett, får deltagaren själv betala eventuell avbokningsavgift oavsett om arrangemanget är kårsponsrat eller ej. KURS- OCH ARRANGEMANGSANMÄLAN Alla kurs- och arrangemangsanmälningar skall ske via kårens sekreterare. Om man vill åka på ett arrangemang kontaktar man sekreteraren antingen via telefon, email eller brevledes. Sekreteraren anmäler sedan till arrangörerna eventuella deltagare från kåren. Sekreteraren meddelar sedan kassören vilka som åker till vad och när, och om kåren sponsrar avgiften eller ej. RESOR TILL/FRÅN ARRANGEMANG Resor sker med billigaste färdsätt och biljetter skall bokas så fort som möjligt efter att deltagande på ett arrangemang bekräftats. Förskott betalas som regel inte ut från kåren. Samåkning gäller i största utsträckning för resa med bil. Även om man är ensam deltagare från vår kår, kanske grannkårerna skall på samma arrangemang och det är möjligt att åka med dem. Efter hemkomsten ifylles en kårutläggsblankett och originalbiljetterna (om möjligt eller kopia i andra hand) klistras på ett tomt papper. Dessa skickas till sekreteraren. Utan originalbiljett eller kopia kommer inga pengar att betalas ut för resan. En kårutläggsblankett kan man hämta hem från kårens hemsida eller be sin ledare om. Vid vissa kurser kan deltagare själv komma att stå för reskostnaden, om inget resebidrag erhålles från kommunen, förbundet eller distriktet. 5
HEMKOMST EFTER KURS Två dagar efter hemkomsten skall kursintyg, deltagarlista, kursprogram och kursinbjudan skickas till sekreteraren samt eventuella biljetter. Det är viktigt att detta kommer in snabbt, då det är bråttom att få in kursansökningarna till landstinget. Kurshandlingarna skall dock alltid skickas till sekreteraren även om de kommer senare än två dagar. Om kurshandlingarna är sekreteraren tillhanda för sent för att bidrag skall kunna sökas, får deltagaren själv stå för kursavgift och resekostnad oavsett om det är en kårsponsrad kurs eller ej. Vissa undantag finns, t.ex. om kurshandlingarna skickats ut i efterskott av kursteamet. SPONSRADE KURSER Kåren sponsrar hela kursavgiften och resa för ledare som deltar i någon av följande kurser: Lyktan Grenen Glöden Kompassen Treklöver-Gilwell Greppet för ledare Kåren sponsrar hela kursavgiften, men om de erhållna bidragen inte täcker reskostnaden får deltagaren själv betala resan: Solvargsveckan Vid övriga kurser får deltagaren betala det som inte täcks av de erhållna kursbidragen (kurskostnad och/eller resa): Hantverkskurser Idékursen Danskurser Fjällveckor Månugglan Kanotkurser ANT-kurser Greppet för patrullscout PRESS OCH MARKNADSFÖRING Trots att KS har det huvudsakliga ansvaret för arbetet med marknadsföring, måste samtliga medlemmar förstå att arbetet med marknadsföring av kåren och dess aktiviteter är allas ansvar. Alla kårens medlemmar är ambassadörer för vår kår och verksamhet. INFORMATIONSKOMMITTÉ Informationskommittén består av intresserade medlemmar som tillsammans med marknadsföringsansvarige i KS arbetar med kårens informations- och marknadsföringsfrågor. Kårstyrelsens representant sitter som IK:s ordförande. Gruppen förbereder och genomför uppgifter efter beslut av KS eller årsmöte. Informationskommittén har ingen beslutsrätt själv angående budget etc. KS eller årsmötet kan ge informationskommittén uppdrag att förbereda eller genomföra, till exempel framtagande av kårtröja, enkäter etc. IK ser till att hemsidan fyller sin funktion och uppdateras regelbundet. 6
GRAFISK PROFIL För att få en gemensam och sammanhängande design skall kårens grafiska profil användas. Den omfattar bland annat hemsida, blanketter och pressmeddelanden, logotyper samt information som skickas internt. Den grafiska profilen är ett pågående projekt och denna information uppdateras med mer detaljer så snart beslut har fattas om dess utseende. HEMSIDA Kårens hemsida strävar efter att visa kårens verksamhet från sin bästa sida. Enskilda medlemmar, patruller och avdelningar uppmuntras att ta foton och skriva om olika aktiviteter och skicka till web mastern för publicering. Web mastern har rätt att redigera inkomna bidrag innan publicering. För att få lägga ut foton på kårens medlemmar skall ett fotografitillstånd fyllas i och lämnas till web mastern. För barn under 18 år är det målsman som ska skriva under. Medlemmar som inte lämnat in ett sådant tillstånd får inte vara med på foton på hemsidan eller i utställningar. Vid publicering av foton av småscouter presenteras de bara med förnamnet. När det gäller vuxna medlemmar kan även efternamnet användas. KOMMUNIKATIONSPLATTFORM Kårens medlemmar är medvetna om vad scoutings huvudbudskap är och den bild vi vill ge av kåren och vår verksamhet. Genom att tillsammans i avdelningarna arbeta kring den kommunikationsplattform, som tagits fram av SSR, får vi våra medlemmar att förstå att de är vandrande reklampelare för scouting. REKRYTERING KS beslutar om rekrytering i samråd med avdelningarna. Det är dock inte bara KS som genomför rekryteringsaktiviteter, utan kampanjerna planeras gemensamt med eventuella funktionärer. Alla beslut om rekrytering skall gå via KS. Enskilda scouter är välkomna att bjuda in vänner att prova på scouting, men mer regelrätt rekrytering ligger inom KS ansvarsområde. För mer information, se avsnittet rekrytering. ARTIKLAR I PRESS All kontakt med press och media går via kårens marknadsföringsansvarig om man inte kommit överens om något annat. Eventuella texter som skall publiceras i lokaltidningarna skickas med email till denna person för redigering. Därefter skickas artiklarna till pressen. Eventuella flygblad och affischer skickas även de till den marknadsföringsansvarige för redigering innan distribution. För att få uppslag till intressanta artiklar till press och hemsida skall ansvarig avdelningsledare skicka en kopia av terminsprogrammet till kårens marknadsföringsansvarige, så snart programmet är färdigplanerat. Vid all kontakt med media används kårens grafiska profil med logotyp och namnet Flens Scoutkår alternativt Flens Scoutkår av Nykterhetsrörelsens Scoutförbund används i texten. Förkortningen NSF används ej oavsett om det handlar om extern eller intern kommunikation. Likaså använder vi Scoutstugan Kvarngölet, både internt och externt. Vi använder också begreppen miniorscout, juniorscout, patrullscout och seniorscout för att undvika förvirring med andra seniorer till exempel. 7
MÖTE MED MEDIA I KRISTIDER Om kåren skulle bli inblandad i en skandal eller liknande negativa situationer, som tilldrar sig medias uppmärksamhet, skall kårens medlemmar undvika att uttala sig. Istället hänvisar man till KO eller till kårens marknadsföringsansvarige. REKRYTERING KAMPANJER För att få största genomslag när vi rekryterar, deltar kåren i SSR:s och förbundets nationella rekryteringskampanjer. KS lägger upp den lokala kampanjen tillsammans med de funktionärer som ska delta i den. Avdelningsledarna deltar i kampanjen genom att planera extra utmanande, roliga och intressanta aktiviteter under den period som kampanjen pågår. Infokommittén ser till att pressmeddelanden skickas ut innan rekryteringsaktiviteterna går av stapeln och att artiklar skrivs efter att de skett. REKRYTERING AV BARN OCH UNGA Alla beslut om rekrytering skall gå via KS. Enskilda scouter är välkomna att bjuda in vänner att prova på scouting, men mer regelrätt rekrytering ligger inom KS ansvarsområde. VUXENREKRYTERING Alla beslut om vuxenrekrytering skall gå via KS. Enskilda medlemmar är välkomna att bjuda in vänner att prova på scouting, men det är KS som tillfrågar personen om han eller hon vill arbeta som ideell i kåren. Det är dock inte en rättighet att få arbeta som scoutledare eller funktionär i kåren, utan intresserade vuxna skall först utvärderas av KS. Om KS anser att den vuxne är lämplig att arbeta i kåren, utses han eller hon formellt som ledare eller funktionär. KS har också mandat att neka olämpliga ledare en fortsättning av ledaruppdraget. Vuxna i kåren som ej genomgått ovanstående process, får under inga omständigheter vara ensamma med kårens unga medlemmar. SCOUTLOKALEN TEA LOKALER Kåren hyr garaget, Vita Rummet och lyorna av IOGT-NTO i Flen. I garaget förvaras kårens utrustning som tält, grytor och sågar. Vita Rummet tjänar som ledarrum samt aktivitetsrum för junioroch miniorscoutavdelningarna. Här finns kårens administration; blanketter, protokoll, samt Kårköp. Referensböcker och programmaterial finns sorterat kategorivis. Första hjälpen-utrustning finns här. Lyorna erbjuder seniorscoutlaget samt patrullscoutpatrullerna ett eget tillhåll. Dessvärre finns det inte tillräckligt med lyor för alla att få varsin. Rummet delas med andra, men grupperna har möten vid olika tidpunkter och kan därför få vara i fred på sitt möte. Patrullens saker förvaras i en patrullåda i lyan. ORDNINGSREGLER Användandet av lokalerna omfattas av några enkla ordningsregler, för att det skall vara en trevlig miljö att vistas i. All utrustning och material skall ställas tillbaka varifrån de hämtades från. De som kommer efter skall inte behöva leta efter sakerna och inte heller behöva städa efter gruppen före. 8
Golven sopas efter varje möte oavsett om det ser ut att behövas eller ej. Vid behov tvättas de med vatten och såpa (finns i städskrubben på Tea). Borden skall vara renstädade från skräp och saker. Töm sopkorgen. Trasig utrustning som upptäcks läggs i fixarhörnan och meddelas till kårens materialförvaltare via fellistan. Den som tar det sista av någonting skriver upp det på inköpslistan. Sakerna på inköpslistan t.ex. tejp åtgärdas en gång i månaden. Köper någon det innan månadens inköp stryks varan på listan. Lamporna släcks och dörrarna låses efter mötets slut. UTLÅNING AV SAKER Vid utlåning av kårens utrustning fyller ansvarig avdelningsledare, seniorscouternas kontaktperson eller patrulledare i en utlåningslista. Därefter sätts listan i utlåningspärmen i Vita Rummet. Vid behov kan man behålla en kopia av listan. Det är ansvarig avdelningsledare, kontaktperson och PL som sedan ansvarar för utrustning under tiden som den är utlånad och tills den lämnats tillbaka. Vid tillbakalämning av utrustning kontrollerar ovanstående personer att utrustningen är hel och ren. Därefter prickar man av prylen från listan och ställer den tillbaka på sin plats, så att nästa kan låna den. Eventuella fel och brister i utrustningen rapporteras till materialförvaltaren via fellistan. Saknade grejor skrivs också upp på listan med noteringen borta. Förbrukningsvaror som tagit slut t.ex. aluminiumfolie skrivs upp på inköpslistan. Den som orsakar åverkan eller tappar bort saker genom uppenbart slarv eller felaktig hantering kan komma att bli ersättningsskyldig, så att en ersättare kan köpas in. En noggrann utredning sker i sådana fall. Då kåren har begränsat med utrustning för att hålla varje avdelning med en egen uppsättning, är det viktigt att utrustningen kommer tillbaka så snabbt som möjligt. UTRUSTNING Kårens utrustning används av alla och är därför allas ansvar att hålla den i bra skick. Varje avdelning har en egen uppsättning av pennor, suddgummin etc. som de förvarar i avdelningsskåpen vid ytterdörren i Vita Rummet. All annan utrustning är gemensam. Kåren har en materialförvaltare med uppgift att se till att underhåll, lagning och reparation av utrustningen blir gjord. Detta betyder dock inte att materialförvaltaren skall göra allt arbete själv. Materialförvaltaren ser till att grejor som behövs för att laga utrustningen finns på plats. Fel som upptäckts i t.ex. tält skrivs upp på fellistan, som sitter på ledarnas anslagstavla. Typ av fel och vilken pryl som drabbats beskrivs noga samt var prylen förvaras, så att man enkelt kan hitta den för att åtgärda felet, antecknas också på listan. Är prylen av mindre karaktär kan man lägga saken i fixarhörnan för åtgärd. Felet måste dock alltid skrivas upp på fellistan. Den som hittat felet skriver sitt namn, så materialförvaltaren kan kontakta den personen för ytterligare information om så behövs. KANOTER Alla kårens medlemmar har fri tillgång till kårens kanoter. Kanoterna förvaras i Scoutstugans förråd. Bokningar sker antingen via telefon till Stugkommittén eller via bokningslistan för Scoutstugan. 9
Kanotlistan finns bifogad där. Utomstående får hyra kanoterna men endast i samband med hyra av Scoutstugan Kvarngölet. Hyran bestäms av KS. Flytväst ingår i hyran. SLÄPKÄRRA Kårens medlemmar har fri tillgång till kårens släpkärra, som förvaras på Tea alternativt vid Scoutstugan. Bokningar sker antingen via telefon till KO eller via bokningslistan för Scoutstugan. Släpkärrelistan finns bifogad där. SCOUTSTUGAN KVARNGÖLET STUGKOMMITTÉ Årsmötet väljer kommitténs ledamöter samt beslutar om dess storlek. Stugkommittén arbetar självständigt med att utveckla Scoutstugan Kvarngölet. Utgångspunkten är kårens behov och önskemål, men kommittén beaktar även eventuella krav och önskemål från externa gäster. Kommittén har en egen budget och en egen kassör. Dess verksamhet redovisas som en egen punkt på årsmötet. All marknadsföring och alla bokningar ligger inom stugkommitténs arbetsområde. Två gånger om året anordnar kommittén en arbetshelg där kårens medlemmar uppmanas hjälpa till med stugans underhåll. Stugkommittén ansvarar för att web mastern har korrekta uppgifter om stugan att publicera på hemsidan. ARBETSDAGAR En arbetshelg anordnas på våren och en på hösten då kårens medlemmar och scoutfamiljer förväntas bidra till stugans underhåll. Deltagande är dock frivilligt. Stugkommittén inventerar innan vad som behövs göras och ser till att material och utrustning finns på plats den aktuella dagen. Det skall finnas uppgifter som passar både stora och små. Eventuella kringarrangemang anordnas av scoutkåren. BOKNING Interna bokningar sker via den mejllista som går till samtliga ledare och funktionärer i kåren. Mejllistan visar vilka tider stugan är bokad. Det går också bra att ringa till Stugkommitténs ledamöter. Kårens verksamhet i Scoutstugan Kvarngölet är en prioritet men det innebär inte att kåren har förtur. Därför är det viktigt att avdelningarna bokar stugan så fort de planerat terminsprogrammet. Kåren betalar ingen hyra för användandet av lokalerna. Externa bokningar sker huvudsakligen via telefon och email. I och med utbyggnaden av hemsidan kommer bokning även att kunna ske den vägen. Uthyrningstaxan bestäms av Stugkommittén. FAKTURERING Så snart bokningen kommit in skickar stugkassören en bokningsbekräftelse samt en faktura för bokningen. Bokningsavgiften, som är 20 % på totalsumman, betalas ej tillbaka vid sen avbokning. Sen avbokning räknas avbokningar gjorda med mindre än två veckor kvar till bokningsdatumet. Vid avbokningar gjorda med mindre än tre dagar kvar betalas ingen del av bokningskostnaden tillbaka. GRÄSKLIPPNING Gräsklippning under sommaren sker med hjälp av föräldrar, som skriver upp sig på en lista. En nyckelknippa lämnas till första föräldern, som sedan överlämnar den till nummer två på listan osv. Den som är sist på listan lämnar nycklarna till stugkassören. Kvitton för eventuella utlägg för bensin etc. lämnas till stugkassören, som ekonomiskt ersätter dessa kostnader. Ingen ersättning betalas ut utan kvitto. 10
ORDNINGSREGLER En utförlig beskrivning av de ordningsregler som gäller finns uppsatt på anslagstavlan i Storstugan. VERKSAMHET AVDELNINGAR Kåren bedriver verksamhet i fem olika avdelningar. Miniorscoutavdelningen Smådjuren, juniorscoutavdelningen Sjöfåglarna och patrullscoutavdelningen Rovfåglarna har aktiviteter varje vecka. Avdelningarna har möten samma dag, med överlappande tider så att det är liv och rörelse på Tea, samt att man ska lära känna de andra i kåren. Seniorscoutlaget Goliat har flexibla mötestider och avdelningen Nyingen är kårens avdelning för nya verksamhetsformer. BILSKJUTS I samband med arrangemang då vi behöver åka bil, så betalar varje medföljande scout fem kronor per mil till föraren. Innan ledare skjutsar scouter i sin bil så ska föräldern ha skrivit under ett medgivande att deras barn får åka med i ledarbilen. Medgivandet finns på hemsidan att ladda ner. DROGPOLICY All vår verksamhet är fri från alkohol, narkotika och tobak. Det gäller såväl arrangemang för barn och ungdomar, såväl som arrangemang för bara ledare. ÅRSMÖTE MOTIONER Motioner kan lämnas av enskilda medlemmar, patruller eller avdelningar i kåren. För att tas upp till diskussion på årsmötet skall motioner vara sekreteraren tillhanda senast den 10 januari. Motioner skall lämnas in skriftligt och en mall hur man skriver en motion finns i årsmötespärmen samt på kårens hemsida. FÖRBEREDELSER INFÖR ÅRSMÖTET Någon gång i februari, efter att årsmöteshandlingarna distribuerats, har avdelningarna egna årsmötesträffar. Där går avdelningen igenom motioner och förslag, diskuterar arbetsplan, budget och verksamhetsberättelse. Syftet med dessa träffar är att alla grenar skall få en chans att ta del av handlingarna och kunna lägga egna förslag på lagda handlingar och på så sätt öka intresset för kårens arbete och främja kårdemokratin. FÖRBUNDSMÖTE (FM) Kårstyrelsen utser de ombud som ska representera kåren på förbundsmötet. Inför årsmötet anordnas en kårstämma, där alla intresserade medlemmar är välkomna att tillsammans med kårstyrelsen diskutera FM-handlingarna och sedan fatta beslut. Kåren betalar ombudens alla omkostnader. Seniorscouter som följer med sponsras med 150 kronor, mot att de deltar i förhandlingarna. ÅRSMÖTESHANDLINGAR Årsmöteshandlingarna består av verksamhetsberättelse, arbetsplan, arrangemangsplan, motioner och budget. Underlag till dessa skall vara sekreteraren tillhanda senast den 10 januari. Årsmöteshandlingarna skall vara framtagna till den 1 februari och distribueras till avdelningarna, så 11
avdelningarna hinner diskutera handlingarna och formulera egna förslag kring handlingarna som finns innan själva årsmötet hålls. Efter årsmötet sätts kopior av samtliga handlingar i kårens årsmötespärm i scoutlokalen och läggs också ut på kårens hemsida. PROTOKOLL Årsmötesprotokoll skall skrivas rent och skickas till mötesordföranden, mötessekreteraren samt mötesjusterarna för underskrift. När samtliga skrivit under protokollet skickas originalet till kårsekreteraren för arkivering. Kopia av protokollet skickas till KS och samtliga ledare. En papperskopia sätts i kårens årsmötespärm som finns i scoutlokalen. 12
BILAGA 1: ORDLISTA D F I J K M P S DS: distriktsstyrelsen i Södermanland. Förbundets avbokningsregler: - Om anmälan återtas före sista anmälningsdagen faktureras ingen avgift. - Om återbud lämnas efter sista anmälningsdagen, men minst två veckor före kursstart, faktureras 300 kronor. - Om anmälan återtas mindre än två veckor före kursstart skall full kursavgift erläggas. Om platsen ersätts av deltagare utsedd av kursansvarig, i samråd med scoutsekreteraren, eller om kursdeltagaren kan uppvisa läkarintyg faktureras kåren 300 kronor. IK: informationskommittén som arbetar med marknadsföring. Infopack: kuvert med information om kåren som delas ut till nya medlemmar. Inköpslista: lista med saker som behövs köpas in i materialväg. Sitter på ledarnas anslagstavla. Justerare: personer som väljs för att kontrollera att protokollet stämmer. KO: kårordförande KS-ledamöter: personer i kårstyrelsen, valda av årsmötet. KS-möte: Kårstyrelsemöte Kårköp: kårens inköpskanal av scoutprodukter. Kårpärm: en pärm med aktuell information kring kårens uppbyggnad, blanketter, KSprotokoll, vision och uppdrag, miljö- och tobakspolicy, IK-information, stadgar och rutiner. Finns i Vita Rummet. Madicken: scoutförbundets centrala medlemsregister. Materialförvaltare: ansvarig som delegerar arbetet med att laga utrustningen och se till att det finns material att laga med. PL: patrulledare i en patrullscoutpatrull. SSR: Svenska scoutrådet; ett samarbetsorgan mellan de fem svenska scoutförbunden. 13