1(16) Plats och tid Gruesalen, Bjuv, kl 09.00-11.00 Beslutande Ledamöter Tjänstgörande ersättare Övriga närvarande Tjänstemän Anders Månsson (S), ordförande Christer Landin (S) Niklas Svalö (S) Stig Lundblad (C) Ninnie Lindell (M) Christer Pålsson, kommunchef, 26-31 Gunilla Abrahamsson, tf personalchef, 22-25 Thomas Johansson, PA-konsult, 22-25 Jarl Gustavsson, planeringschef, 26-28 Susan Elmlund, sekreterare Övriga Justering Justerare Tid och plats Niklas Svalö (S) Kommunkansliet, 2015-03-02, kl 15.00 Justerade paragrafer 21-31 Underskrifter Sekreterare Susan Elmlund Ordförande Anders Månsson (S) Justerande Niklas Svalö (S)
2 ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Beslutande organ Sammanträdesdatum Datum när anslaget sätts upp Förvaringsplats för protokollet Datum när anslaget tas ned Kommunstyrelsens förvaltning, Mejerigatan, Bjuv Underskrift Susan Elmlund
3 Innehåll Ksau 21... 4 Fastställande av dagordning... 4 Ksau 22 Ks 2015.00048... 5 Personalärende: Lönerevision 2015... 5 Ksau 23 Ks 2015.00086... 6 Personalärende: Revidering av samverkansavtal... 6 Ksau 24 Ks 2015.00087... 7 Personalärende: Utbildning arbetsgivarrollen och förtroendevalda... 7 Ksau 25 Ks 2015.00129... 8 Personalärende: Information om personalpolitiska åtgärder inom barn- och utbildningsförvaltningen... 8 Ksau 26 Ks 2015.00098... 9 Detaljplan för Bjuv 23:1 ny utfart... 9 Ksau 27 Ks 2015.00099... 11 Detaljplan för stationsområdet i Billesholm... 11 Ksau 28 Ks 2015.00100... 12 Tidigareläggande av plattformsbygge vid Billesholms station... 12 Ksau 29 Ks 2015.00081... 13 Förslag till gemensamma kontrollmomoent i 2015 års interna kontroll i Bjuvs kommun... 13 Ksau 30 Ks 2015.00077... 15 Revidering av attestreglemente för Bjuvs kommun... 15 Ksau 31 Ks 2015.00130... 16 Information om logistikcentrum Bjuv/Åstorp... 16
4 Ksau 21 Fastställande av dagordning Föreligger förslag till dagordning daterad 2015-02-17. Ordförande föreslår att ärende 4 Personalärende: Växling av semesterdagstillägg till ytterligare semesterdagar utgår, samt som nytt ärende 13 Information om logistikcentrum Bjuv/Åstorp beslutar enligt föreslagen dagordning med ordförandes förslag till ändringar.
5 Ksau 22 Ks 2015.00048 Personalärende: Lönerevision 2015 Vid kommunstyrelsens arbetsutskotts sammanträde 2015-01-26, 2, informerade tf personalchef Gunilla Abrahamsson och PA-konsult Thomas Johansson om förutsättningarna inför lönerevision 2015. Vid dagens sammanträde kompletterades tidigare lämnad information. Beslutsunderlag, 2015-01-26, 2 2 Ordförandes förslag till arbetsutskottets beslut Ordförande föreslår kommunstyrelsens arbetsutskott besluta att ge kommunchefen i uppdrag att tillsammans med kommunens ledningsgrupp prioritera personer som under sin anställning i Bjuvs kommun bidragit till utveckling i denna och varit i kommunen under flera år. Denna ska ske inom ramen för årets lönerevision. Prioriteringarna ska särskilt omfatta lärar- och förskolegrupperna samt enhetschefer inom omsorgen. Stor vikt ska lägga vid principen om individuell lönesättning i enlighet med samtliga avtalsområden. beslutar att ge kommunchefen i uppdrag att tillsammans med kommunens ledningsgrupp prioritera personer som under sin anställning i Bjuvs kommun bidragit till utveckling i denna och varit i kommunen under flera år. Denna ska ske inom ramen för årets lönerevision. Prioriteringarna ska särskilt omfatta lärar- och förskolegrupperna samt enhetschefer inom omsorgen. Stor vikt ska lägga vid principen om individuell lönesättning i enlighet med samtliga avtalsområden.
6 Ksau 23 Ks 2015.00086 Personalärende: Revidering av samverkansavtal Med anledning av att fyra av de fackliga organisationerna i Bjuvs kommun sa upp samverkansavtalet har kommunchefen och personalchefen haft ett flertal möten med dessa. I gruppen har även lärarförbunden och Dik ingått. Syftet har varit att hitta fram till ett reviderat samverkansavtal som båda parter kan ställa sig bakom. Bifogat finns det reviderade avtal som man kommit fram till efter en noggrann genomgång av det tidigare. Resultatet av detta arbete är att ett antal förtydliganden och att några frågetecken rätats ut. Förtydligandena är huvudsakligen sammanfattade i de två processbeskrivningarna av vad som ingår vid en rekrytering i samverkan och vad som omfattas vid en organisationsförändring i samverkan. Avtalet är nu ute på remiss till de fackliga organisationernas ombudsmän och förväntas återkomma senast per den 17 februari med intentionerna från dem. Vid dagens sammanträde var inte alla svar klara ännu eftersom vissa fackförbund måste ta upp frågan på förbundsnivå. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Christer Pålsson och Gunilla Abrahamsson, 2015-02-12 Förslag till reviderat samverkansavtal Ordförande föreslår kommunstyrelsens arbetsutskott besluta att lägga informationen till handlingarna. beslutar att lägga informationen till handlingarna.
7 Ksau 24 Ks 2015.00087 Personalärende: Utbildning arbetsgivarrollen och förtroendevalda Personalavdelningen håller på att ta fram ett utbildningsmaterial för de förtroendevalda i Bjuvs kommun som kommer att belysa vilket ansvar som följer med rollen som arbetsgivare när man är förtroendevald. Utbildningen kommer att ta upp arbetsmiljölagen, översiktlig information om delar av arbetsrätten, rehabiliteringsansvar och att vara en attraktiv arbetsgivare. Personalavdelningen beräknar att detta kommer att omfatta två timmar, dvs det kommer att bli en översiktlig genomgång. Personalavdelningen önskar att få synpunkter från personalutskottet på lämpliga tillfällen att genomföra detta. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Christer Pålsson och Gunilla Abrahamsson, 2015-02-12 Ordförande föreslår kommunstyrelsens arbetsutskott besluta att varje nämnd/styrelse ska ha en utbildning på två timmar, förslagsvis i samband med ordinarie sammanträde. Tf personalchef får i uppdrag att kontakta respektive nämnds/styrelses sekreterare för bokning av lämplig datum. beslutar att varje nämnd/styrelse ska ha en utbildning på två timmar, förslagsvis i samband med ordinarie sammanträde. Tf personalchef får i uppdrag att kontakta respektive nämnds/styrelses sekreterare för bokning av lämpligt datum.
8 Ksau 25 Ks 2015.00129 Personalärende: Information om personalpolitiska åtgärder inom barn- och utbildningsförvaltningen Tf personalchef Gunilla Abrahamsson informerade om de personalpolitiska åtgärder som genomförs inom barn- och utbildningsförvaltningen. Barn- och utbildningsförvaltningens ledningsgrupp har beslutat att höja kompetensen i organisationen för elever med särskilt stöd. Som en konsekvens av detta har man därför även beslutat att genomföra en omorganisation av verksamheten. Detta med syftet för att anställa fler lärare, specialpedagoger och annan kvalificerad personal. Därför inleds nu ett arbete med personalpolitiska åtgärder. Detta innebär att elevassistenter har möjlighet att söka lediga tjänster i kommunen innan de utannonseras externt. Ordförande föreslår kommunstyrelsens arbetsutskott besluta att tacka för informationen och lägga den till handlingarna. beslutar att tacka för informationen och lägga den till handlingarna.
9 Ksau 26 Ks 2015.00098 Detaljplan för Bjuv 23:1 ny utfart Byggnadsförvaltningen har tagit fram förslag till ändring av del av detaljplanen för Bjuv 23:1 (Findus fabriksområde). Ändringen avser att möjliggöra utfart mot Kristinetorpsvägen/väg 110 samt att ta bort kravet på plantering längs väg 110. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Christer Pålsson och Jarl Gustavsson,2015-02-03 Förslag till ändring av detaljplan för del av Bjuv 23:1 med samrådshandling 2015-01-07 Ärendet Findus har uppfört ett fryslager inom sin fastighet Bjuv 23:1 vilket kommer att vara färdigbyggt under våren. Kommunikation till och från fryslagret sker bäst via industriområdets södra del. Findus avser att provisoriskt lösa kommunikationen via Kristinetorpsvägen/väg 110 genom att bygga en anslutningsväg på sin fastighet och upprusta Kristinetorpsvägen fram till korsningen samt även bygga ut korsningen med väg 110. I nästa etapp kommer en permanent anslutning mot väg 110 att ske inklusive en omläggning av Kristinetorpsvägen. Gällande detaljplan medger dock ej utfart mot Kristinetorpsvägen eller väg 110. För att möjliggöra ovan redovisade tillfart och utfart från fryslagret krävs ändring av gällande detaljplan. Den planändring som föreslås innebär att utfartsförbudet från Findus industriområde hävs i den sydöstra delen. Dessutom tas bestämmelsen om plantering mot väg 110 bort. Innan detaljplanen antas måste avtal träffas med Findus om att Findus svarar för samtliga kostnader som är förenade med redovisade åtgärder. Ordförande föreslår kommunstyrelsens arbetsutskott besluta att till byggnadsnämnden framföra att inga erinringar finns mot detaljplaneförslaget, samt att avtal med Findus om kostnaderna ska vara tecknat före antagande av detaljplanen.
10 beslutar att till byggnadsnämnden framföra att inga erinringar finns mot detaljplaneförslaget, samt att avtal med Findus om kostnaderna ska vara tecknat före antagande av detaljplanen.
11 Ksau 27 Ks 2015.00099 Detaljplan för stationsområdet i Billesholm Utbyggnaden av Billesholms stationsområde kräver att en detaljplan finns som visar hur utbyggnaden ska genomföras. Detaljplanen bör tas fram snarast för att stämma överens med Trafikverkets planering. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Christer Pålsson och Jarl Gustavsson, 2015-02-11 Ärendet Trafikverket och Bjuvs kommun har träffat avtal om genomförande av stationsutbyggnad med trafikstart 2020. Under 2015 bygger Trafikverket mötesspår och gångtunnel. Bjuvs kommun har påbörjat planarbete med planprogram under 2014 för Billesholm. Det är dock angeläget att detaljplanen tas fram snarast för att korrespondera med Trafikverket byggnation. Detaljplanen ska redovisa hur parkering ska anordnas för både cyklar och bilar. Vidare ska ingå en redovisning av gång- och cykelvägar samt ställning tas till om bussangöring ska permanentas i nuvarande läge eller eventuellt förändras. Slutligen ska detaljplanen ligga till grund för kommunens markförvärv inom området. Arbetet med detaljplanen bör kunna drivas parallellt med planprogrammets avlutande del. Ordförande föreslår kommunstyrelsens arbetsutskott besluta ge byggnadsnämnden i uppdrag att ta fram detaljplan för stationsområdet i Billesholm beslutar ge byggnadsnämnden i uppdrag att ta fram detaljplan för stationsområdet i Billesholm
12 Ksau 28 Ks 2015.00100 Tidigareläggande av plattformsbygge vid Billesholms station Bjuvs kommun har fört förhandlingar med Trafikverket om byggnationen vid Billesholms station för att göra bygget billigare för kommunen. En uppgörelse har gjorts med Trafikverket innebärande att plattformarna till stor del byggs under 2015 när järnvägstrafiken är inställd. Härigenom förväntas kommunen kunna spara in ca sex miljoner kronor, jämfört med om plattformarna byggts 2020. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Christer Pålsson och Jarl Gustavsson, 2015-02-11 Skrivelse från Jack Bårström Trafikverket 2015-02-10 Ärendet Bjuvs kommun har före undertecknandet av medfinansieringsavtalet förgäves försökt få Trafikverket att acceptera att så mycket arbeten som möjligt bör göras under tiden som tågtrafiken är inställd, för att minska byggkostnaderna. Enligt medfinansieringsavtalet skall Bjuvs kommun erlägga 34 miljoner kr i prisnivå 2013 för åtgärder vid Billesholms station. Efter ytterligare förhandlingar har Trafikverket nu accepterat att plattformarnas underdel färdigställs i princip frånsett ytskiktet 2015. Härigenom sparar Bjuvs kommun ca sex miljoner kronor. 2020 utförs ytskikt samtidigt som plattformarna utrustas med biljettautomater och övrig utrustning. I skrivelse från Trafikverket, Jack Bårström, framgår att Bjuvs kommun sparar in 6,1 miljoner kronor. Det framgår också att kommunen under sista kvartalet 2015 måste betala 8 806 599 kr för plattformarna. Ordförande föreslår kommunstyrelsens arbetsutskott besluta att överlämna ärendet till beredningen för revidering av investeringsbudget 2015, plan 2016-2017. beslutar att överlämna ärendet till beredningen för revidering av investeringsbudget 2015, plan 2016-2017.
13 Ksau 29 Ks 2015.00081 Förslag till gemensamma kontrollmomoment i 2015 års interna kontroll i Bjuvs kommun Kommunstyrelsens förvaltning har tagit fram ett förslag på kommunövergripande kontrollmoment som samtliga nämnder ska granska i 2015 års interna kontroll. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, med bilaga Christer Pålsson och Tina Petersson, 2015-01-22 Ärendet Kommunstyrelsen ska varje år ta fram minst två kommunövergripande kontrollmoment som samtliga nämnder ska granska. Syftet med detta är att skapa en gemensam nivå för den interna kontrollen. (se Reglemente för intern kontroll i Bjuvs kommun, tillämpningsanvisningar till reglemente för intern kontroll, 2) Kommunens ledningsgrupp har genomfört en risk- och väsentlighetsanalys på sitt möte den 26 januari 2015. Årets medarbetarundersökning visade att 37 procent av de chefer som svarat anser att de inte har tillräckligt med stöd för att utföra sitt chefsuppdrag i form av nätverk, stödfunktioner, support etcetera. Med detta som utgångspunkt föreslår ledningsgruppen följande tre gemensamma kontrollmoment för kommunens styrelse och nämnder år 2015: 1. Hur väl fungerar stödfunktionen IT 2. Hur väl fungerar stödfunktionen Ekonomi 3. Hur väl fungerar stödfunktionen Personal De gemensamma kontrollmomenten skall arbetas in i nämndernas egna planer för intern kontroll 2015 och komplettera de kontrollmoment som nämnderna själva sätter upp. Hur granskningarna konkret genomförs avgörs av respektive nämnd. Enligt tillämpningsanvisningar till reglemente för intern kontroll 8 ska en intern kontrollplan för innevarande år antas senast under januari månad. På grund av olika skäl har arbetet försenats och kommunstyrelsen och nämnderna ska därför senast i maj 2015 redovisa sin plan för intern kontroll till kommunstyrelsen. Ordförande föreslår kommunstyrelsens arbetsutskott föreslå kommunstyrelsen besluta att anta följande tre gemensamma kontrollmoment för intern kontroll 2015:
14 1. Hur väl fungerar stödfunktionen IT 2. Hur väl fungerar stödfunktionen Ekonomi 3. Hur väl fungerar stödfunktionen Personal Analysen för samtliga tre kontrollmoment tar utgångspunkt i följande tre stödfunktioner: dokumentstöd, systemsstöd och personligt stöd. De gemensamma kontrollmomenten skall inarbetas i nämndernas planer för intern kontroll 2015 och komplettera de kontrollmoment som nämnderna själva sätter upp. Hur granskningarna konkret genomförs avgörs av respektive nämnd. Kommunstyrelsen och nämnderna ska senast i maj 2015 redovisa sin plan för intern kontroll till kommunstyrelsen. Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsens beslut föreslår kommunstyrelsen besluta att anta följande tre gemensamma kontrollmoment för intern kontroll 2015: 1. Hur väl fungerar stödfunktionen IT 2. Hur väl fungerar stödfunktionen Ekonomi 3. Hur väl fungerar stödfunktionen Personal Analysen för samtliga tre kontrollmoment tar utgångspunkt i följande tre stödfunktioner: dokumentstöd, systemsstöd och personligt stöd. De gemensamma kontrollmomenten skall inarbetas i nämndernas planer för intern kontroll 2015 och komplettera de kontrollmoment som nämnderna själva sätter upp. Hur granskningarna konkret genomförs avgörs av respektive nämnd. Kommunstyrelsen och nämnderna ska senast i maj 2015 redovisa sin plan för intern kontroll till kommunstyrelsen.
15 Ksau 30 Ks 2015.00077 Revidering av attestreglemente för Bjuvs kommun Kommunfullmäktige antog 2007-09-27, 60, riktlinjer med regler för kontroll (attest) av ekonomiska transaktioner. Förslag till revidering har tagits fram inom ekonomiavdelningen. Förslaget har moderniserats utifrån gällande praxis i Bjuv och andra kommuner, vilket bl a innebär att alla attestanter skall utses (tidigare hade förvaltningschefen per automatik attesträtt). Ansvaret som det innebär att vara attestant betonas ( 9) och sanktionsmöjlighet om inte reglementet följs har tydliggjorts ( 12). Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Christer Pålsson och Kenneth Jönsson, 2015-02-16 Förslag till revidering av attestreglemente, 2015-02-16 Ordförande föreslår kommunstyrelsens arbetsutskott föreslå kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta anta förslag till Attestreglemente för Bjuvs kommun att gälla från 2015-05-01. Nuvarande attestreglemente upphör att gälla från detta datum. Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktiges beslut föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta anta förslag till Attestreglemente för Bjuvs kommun att gälla från 2015-05-01. Nuvarande attestreglemente upphör att gälla från detta datum.
16 Ksau 31 Ks 2015.00130 Information om logistikcentrum Bjuv/Åstorp Ordförande informerade om det informationsmöte som hölls 2015-02-20 med bla kommunstyrelsens arbetsutskott i Bjuv respektive Åstorp angående planerna på eventuellt logistikcentrum i Bjuv/åstorp. Ordförande föreslår kommunstyrelsens arbetsutskott besluta lägga informationen till handlingarna. beslutar att lägga informationen till handlingarna.